Przeciwdziałanie korupcji

Dokumentem przedstawiającym stanowisko Banku Pocztowego dotyczące zwalczania i zapobiegania korupcji we wszelkich jej postaciach i przejawach, jest przyjęta przez Zarząd Polityka antykorupcyjna w Banku Pocztowym.

Celem wdrożenia w/w Polityki jest w szczególności:

a) określenie jednoznacznego stanowiska Banku wobec zjawisk o charakterze korupcyjnym,

b) określenie obszarów, szczególnie istotnych w procesach zapobiegania zjawisk o charakterze korupcyjnym, c) niedopuszczanie do tworzenia i używania przez jakiekolwiek osoby trzecie mechanizmów, służących powstawaniu zjawisk o charakterze korupcyjnym w tym, zjawisk korupcyjnych, wykorzystujących majątek Banku,

d) zapobieganie przypadkom podejmowania w Banku decyzji w sytuacji uwikłania (lub podejrzenia uwikłania) stron, mających wpływ na te decyzje w zdarzenia, mające lub mogące mieć charakter korupcyjny,

e) tworzenie kultury organizacyjnej, jednoznacznie odrzucającej korupcję jako narzędzie osiągania celów własnych lub biznesowych, poprzez m.in. szkolenie, propagowanie przepisów antykorupcyjnych, odpowiednie regulacje wewnętrzne oraz konstrukcje umów.

Polityka stanowi ogólną deklarację postępowania Banku i jego Pracowników w następujących obszarach:

a) przeciwdziałanie korupcji i łapownictwu,

111 b) przyjmowanie i wręczanie prezentów,

c) konflikty interesów,

d) etyka w procesach zakupów towarów i usług, e) działania sponsoringowe oraz darowizny.

Polityka wspierana jest odrębnymi regulacjami i przepisami funkcjonującymi w Banku, a także rozwiązaniami strukturalnymi i organizacyjnymi, które umożliwiają realizację jej celów. Bank jest zobowiązany wobec Pracowników i innych interesariuszy prowadzić działalność zgodnie z najwyższymi standardami etycznymi.

Standardy etyczne określone są w odrębnych regulacjach wewnętrznych Banku, zgodnych z przyjętymi rozwiązaniami w sektorze bankowym.

Do przestrzegania zasad zawartych w Polityce zobowiązani są wszyscy pracownicy bez względu na zajmowane stanowisko oraz formę zatrudnienia, a także członkowie organów statutowych Banku. Dodatkowo poszanowania jej zapisów oczekujemy od interesariuszy Banku. Postępowanie zgodne z niniejszą Polityką jest elementem zachowania zgodności z wymogami etycznymi obowiązującymi w Banku Pocztowym, deklarowanymi w Kodeksie etyki dla pracowników Banku Pocztowego S.A.

Polityka antykorupcyjna jest szeroko komunikowana i propagowana wśród Pracowników Banku, a także, jego kontrahentów, działających w imieniu i na rzecz Banku, przy wsparciu o inicjatywy szkoleniowe, umożliwiające właściwe zrozumienie oraz wykorzystanie jej zasad w codziennej pracy.

Przeciwdziałanie korupcji podlega identyfikacji, monitorowaniu, ocenie i raportowaniu w ramach systemu kontroli wewnętrznej oraz systemu zarządzania ryzykiem na zasadach określonych w odrębnych regulacjach wewnętrznych Banku, dotyczących systemu kontroli wewnętrznej i systemu zarządzania ryzykiem z uwzględnieniem odpowiednich przepisów prawa.

W Banku prowadzone są szkolenia poświęcone zapobieganiu korupcji, w szczególności dla doradców klientów, którzy są na szczególnie zagrożeni niebezpieczeństwem korupcji w związku ze swoją pracą. Działania edukacyjne w zakresie przeciwdziałania korupcji dla doradców klientów uwzględniane są także podczas szkoleń wprowadzających dla nowo zatrudnionych pracowników. Z kolei dla członków organów zarządzających, pozostałych pracowników i partnerów biznesowych odbywają się szkolenia z dziedziny etyki biznesu.

Kwestie przestrzegania zasad etyki i przeciwdziałania nadużyciom mają istotny wpływ na ograniczanie ryzyka reputacji w działalności Banku Pocztowego. Sposób pomiaru i zarządzania ryzykiem reputacji regulują szczegółowo Zasady zarządzania kapitałem w Banku Pocztowym. W oparciu o nie przygotowywany jest raport ryzyka reputacji, stanowiący wyliczenie poziomu ryzyka w danym okresie.

Dodatkowo w zakresie przeciwdziałania przestępstwom i korupcji, Bank opracował szczegółowe procedury w ramach należytej staranności. Procedury określają tryb postępowania w przypadku podejrzenia popełnienia przestępstwa na szkodę Banku oraz tryb działań, które mają na celu identyfikację ryzyk, ich minimalizację oraz ograniczenie strat z tytułu oszustw finansowych na szkodę Banku, w szczególności:

a) podejmowane rozwiązania prewencyjne,

b) monitoring informacji o potencjalnych przypadkach przestępstw, c) postępowanie w przypadku konieczności dodatkowej weryfikacji Klienta,

d) analizę działań pracowników Banku i pośredników celem identyfikacji nieuprawnionych lub przestępczych działań,

e) stosowanie blokady środków na rachunku i czasowe ograniczenie jego funkcjonalności, f) tryb obsługi przestępstw komputerowych i kartowych,

g) zgłoszenie i obsługa podejrzenia popełnienia przestępstwa,

h) mechanizm i obsługa zgłaszania zdarzeń o charakterze korupcyjnym, i) przekazywanie i wymiana informacji objętych tajemnicą bankową, j) obsługę zapytań objętych tajemnicą bankową,

k) zastrzeganie i anulowanie zastrzeżeń dokumentów.

112 Zarządzanie obszarem przyjmowania i wręczania prezentów

Elementem powiązanym z obszarem przeciwdziałania korupcji jest obszar przyjmowania i wręczania prezentów.

Bank uznaje, iż przyjmowanie i wręczanie prezentów, nawet o stosunkowo niskiej wartości może prowadzić do powstawania konfliktów interesów i/lub nieformalnych zależności pomiędzy Pracownikami, a osobami trzecimi, co rodzi ryzyko zdarzeń o charakterze korupcyjnym.

Bank stosuje limity oraz restrykcje, dotyczące właściwości oraz wartości przyjmowanych i przekazywanych prezentów lub zachęt.

Dokumentem przedstawiającym stanowisko Banku Pocztowego dotyczące przyjmowania i wręczania prezentów jest określone odrębnej regulacji wewnętrznej – „Zasady przekazywania i przyjmowania prezentów i zachęt w Banku Pocztowym S.A”, zatwierdzonej przez Zarząd Banku.

Zarządzanie obszarem konfliktu interesów

Dokumentem przedstawiającym stanowisko Banku Pocztowego dotyczące zarządzania konfliktem interesów są zatwierdzone przez Zarząd Banku są:

a) „Zasady przeciwdziałania konfliktowi interesów w Banku Pocztowym S.A.”

b) „Zasady zarządzania konfliktem interesów w Banku Pocztowym S.A.” (w zakresie powiązanym z działalnością inwestycyjną Banku).

Bank uznaje, iż jedną z podstawowych i niebezpiecznych dla Banku, jego klientów, akcjonariuszy i pracowników konsekwencji działań o charakterze korupcyjnym jest powstanie konfliktu interesów, polegającego przeważnie na sprzeczności interesów Banku oraz jego interesariuszy, a interesem Pracownika uwikłanego w działania korupcyjne (najczęściej o charakterze pasywnym).

Za główne przejawy konfliktu interesów, Bank uważa w szczególności prowadzenie działalności konkurencyjnej wobec Banku, bez zgody Banku oraz pozostawanie w jakimkolwiek stosunku zobowiązaniowym (formalno-prawnym, prywatnym) z podmiotami lub osobami prowadzącymi działalność konkurencyjną wobec Banku.

W celu przeciwdziałania prowadzeniu działalności konkurencyjnej Bank stosuje umowy o zakazie konkurencji.

Zarządzanie obszarem zakupu towarów i usług

Bank ze szczególną uwagą traktuje obszar zakupu towarów i usług, jako istotny z punktu widzenia ryzyka działań korupcyjnych wobec Pracowników (korupcja pasywna). Naczelną zasadą jest zapewnienie obiektywnego i optymalnego wyboru dostawców towarów i usług, czego elementem jest stosowanie odpowiednich mechanizmów kontrolnych, zapobiegających zdarzeniom korupcyjnym.

Obszar zakupu towarów i usług, w tym opis mechanizmów sprzyjających obiektywnemu i optymalnemu wyborowi dostawców towarów i usług określone są w „Zasadach realizacji zakupów w Banku Pocztowym S.A.”, zaś ogólne regulacje, dotyczące przeciwdziałania konfliktowi interesów na etapie wyboru dostawców i usług określone są „Zasadach przeciwdziałania konfliktowi interesów w Banku Pocztowym S.A.”

Dodatkowo w obszarze dokonywania zakupów, Bank opracował szczegółowe procedury wewnętrzne w ramach należytej staranności, określające m.in.:

a) rodzaje zamówień na zakup towarów i świadczenie usług,

b) proces przygotowywania i akceptacji wniosków o realizację zakupu,

c) tryb składania zamówień do dostawców towarów lub usług oraz dokonywanie odbioru towarów i usług, d) zasady wyboru dostawców towarów i usług,

e) zasady grupowania potrzeb zakupowych, f) zasady prowadzenia negocjacji.