„Klucz”, jego przygotowanie, przebieg i rezultaty zosta-ły szeroko rozpowszechnione. Podstawę promocji zawsze stanowi materiał audiowizualny z wydarzenia – o jego naj-wyższą jakość zadbał nasz zespół medialny, który poza aktywnym uczestnictwem w warsztatach, aktywnie je też dokumentował. Dzięki ich codziennej pracy od razu dyspono-waliśmy szerokim, gotowym do udostępniania materiałem.
Naturalnym obecnie sposobem promocji wydarzenia są me-dia społecznościowe. Organizacje partnerskie wykorzysty-wały przede wszystkim platformę Facebook, by informować zrzeszone wokół siebie społeczności o postępach projektu:
5%
19%
19%
57%
Źle
Raczej dobrze Dobrze Bardzo dobrze
Wykres 3. Odpowiedzi uczestników na pytanie:
„Jak oceniasz pomysł warsztatów praktycznych (opcjonalnych)?”
Źródło: Opracowanie własne na podstawie formularza ewaluacyjnego.
od rekrutacji, przez działanie, aż po jego podsumowanie. Jed-nak głównym źródłem promocji „Klucza” stał się niewątpliwie Instagram. Za pośrednictwem tego serwisu niemal wszyscy uczestnicy każdego dnia dzielili się ze swoimi obserwatorami zdjęciami oraz filmami relacjonującymi podejmowane przez nas aktywności. Finałowe prezentacje grup również opierały się na zbieranym przez członków grup przez cały czas trwa-nia wymiany materiale filmowym – wzruszająco pełnym jesz-cze żywych wspomnień.
Zgodnie z deklaracją zawartą we wniosku, nasza orga-nizacja stworzyła również niniejszą publikację: swoiste case study całego projektu. Mamy nadzieję, że stanie się ono źró-dłem inspiracji, dobrych praktyk, ale też wskazówek doty-czących możliwych trudności i sposobów ich rozwiązania w procesie realizacji projektów (nie tylko) międzynarodowych.
Publikacja zostanie zamieszczona publicznie w Internecie - w formie elektronicznej na naszej stronie – dzięki temu dostęp do zawartych w niej informacji jest niemalże nieograniczony.
Z perspektywy organizatorów najcenniejszym miernikiem jakości zrealizowanej wymiany, jej wpływu na zainteresowa-ne osoby, a pośrednio także promocji osiągniętych przez nią skutków jest fakt, iż duża część uczestników rozważa organi-zację własnego działania w ramach programu Erasmus+. Z ogromną przyjemnością wesprzemy wszelkie inicjatywy tych młodych ludzi, służąc im dotychczas zdobytą wiedzą i do-świadczeniem. Jest to dla naszej organizacji powód do dumy i mobilizacja do dalszej aktywności.
geneza wyzwania
wyzwania
N
ajwiększym wyzwaniem przy organizacji wymiany była bardzo późna rezygnacja z udziału w projekcie pięciu członków grupy węgierskiej. Decyzja ta została nam przeka-zana przez koordynatorów węgierskich jeszcze przed zaku-pem biletów lotniczych, jednak na tyle późno, że uruchomiony przez organizację węgierską uzupełniający proces rekruta-cyjny nie był w stanie zainteresować potrzebnej do zapełnie-nia grupy liczby chętnych. To niespodziewane wydarzenie skomplikowało cały dalszy proces przygotowania wymiany – czwórka organizatorów musiała chwilowo porzucić reali-zację pozostałych obowiązków na rzecz poszukiwań uczest-ników, a grupy „kompetencyjne” zostały pozbawione części członków. Szczęśliwie udało nam się dotrzeć do ośrodków akademickich w Budapeszcie, które zarekomendowały kilku ochotników. Rozwiązało to problem brakujących osób, jednak postawiło przed nami kolejne wyzwanie – byli to obywatele Etiopii, Kenii, Indii oraz Pakistanu, przebywający na Węgrzech w ramach wymiany studenckiej.rezygnacja uczestników
geneza wyzwania
Choć obywatelstwo nie jest w żadnym razie warunkiem uczestnictwa w realizowanym w ramach Akcji 1 projekcie mobilności młodzieży, koncepcja „Klucza”, tworzona w pier-wotnym gronie uczestników, zakładała tematykę finalnych prezentacji opartą na powiedzeniu „Polak, Węgier, dwa bra-tanki”. Zakupione już materiały promocyjne projektu również odnosiły się do tej tradycji. Odpowiedzią na nagłe zmiany w grupie beneficjentów były przede wszystkim udostępnione internetowo filmy, na których koordynatorka projektu bar-dzo precyzyjnie wyjaśniła ideę, plan i szczegóły działania, by uwspólnić wiedzę uczestników w tym zakresie. Ponadto umożliwiliśmy nowym osobom zgłoszenie swoich propozy-cji warsztatów praktycznych, a cztery grupy „kompetencyj-ne” zajęły się wdrożeniem nowych członków w swoje prace, uwzględniając ich wiedzę, umiejętności i pomysły. Podczas trwania wymiany, w momencie rozdysponowania materiałów promocyjnych projektu między beneficjentów, organizatorzy wyjaśnili ich powiązanie z mottem „Polak, Węgier…”, a temat prezentacji finałowych został zmodyfikowany i odtąd miał ob-razować dewizę Unii Europejskiej: „zjednoczeni w różnorod-ności”. Ogromną wartością obecności nowych uczestników stały się zaproponowane i przygotowane przez nich wieczorki kulturowe oraz prezentacje wprowadzające, które przybliżyły nam świat pozaeuropejskich potraw, tańców ludowych, sztu-ki, wierzeń, postaci, faktów historycznych i geograficznych.
To losowe zdarzenie pozwoliło nam też wysnuć wnioski na przyszłość – teraz wiemy, że już na bardzo wczesnym etapie przygotowań warto podpisywać z przyszłymi uczestnikami
wielokultu-rowość grupy
dedykowane umowy, zabezpieczające ich udział w działaniu.
Decyzja o oddaniu dużej części harmonogramu w ręce jego beneficjentów wymagała od nas bardzo dobrego przy-gotowania i bieżącego kontaktu z uczestnikami. Nie było to łatwe, jednak odpowiednia komunikacja oraz wyważone ter-miny realizacji poszczególnych zadań zdały egzamin. Punk-tem wyjścia dla przyjęcia takiego rozwiązania było uzyskanie jednomyślnej zgody i deklaracji zaangażowania ze strony uczestników. Dodatkową motywacją do pracy było dla nich wprowadzenie elementu konkurencji międzygrupowej – dzię-ki temu wszyscy członkowie zespołów czuli się współod-powiedzialni za przydzielone im zadania. Ważne było także wczesne uwspólnienie wizji każdego z przygotowywanych zajęć. Było to zadanie przypisane organizatorom. Zostało ono zrealizowane podczas spotkania przygotowawczego: za-mieszczone wyżej instruktarze od tego momentu stanowiły pomoc dydaktyczną i rozwiewały wątpliwości uczestników.
Ustanowiły pewne ramy (czasowe, tematyczne, celowościo-we), jednocześnie nie blokując kreatywności grup. Od tego czasu uczestnicy przygotowywali scenariusze swoich ćwi-czeń, konsultując je na bieżąco z organizatorami. Wyznaczy-liśmy terminy, w trakcie których każda z grup miała zgłosić kolejno: podział zadań w drużynie, temat przewodni swoich warsztatów, wstępną wersję scenariusza, pomysł na zadanie grupowe oraz potrzebne materiały. W przypadku braku kon-taktu ze strony reprezentanta którejś z grup, organizatorzy sami zwracali się do uczestników, dopytując o stan przygoto-wań i oferując wsparcie procesu. Również podczas wymiany
podział
odpowiedzial-ności
geneza wyzwania
dopytywaliśmy każdą z grup, czy jest gotowa do przeprowa-dzenia zajęć, czy potrzebna jest nasza pomoc, co jeszcze na-leży przygotować etc. Byliśmy obecni na każdych zajęciach, by w razie jakichkolwiek problemów móc sprawnie zareago-wać i zadbać o spokojny przebieg ćwiczenia.
Element dodatkowo wzbogacający system grywalizacyj-ny wymiagrywalizacyj-ny, tzn. „odznaki” otrzymywane przez uczestników w zamian za udział (przede wszystkim) w warsztatach umiejęt-ności praktycznych, powstał jako odpowiedź na zauważony przez organizatorów problem. Uznaliśmy, że przy tak silnej motywacji uczestników do udziału w konkurencji grupowej, opierającej się głównie na warsztatach teoretycznych oraz za-daniach grupowych, pozostałe części harmonogramu mogą zostać potraktowane jako mniej istotne, dodatkowe, pobocz-ne. Jednocześnie warsztaty praktyczne były niezwykle waż-nym aspektem projektu, kulminacją samodzielności uczest-ników i motywu uczenia się od siebie nawzajem, stanowiły bowiem okazję do kształcenia umiejętności cennych z per-spektywy pojedynczych beneficjentów, a ponadto zostały wy-brane przez wszystkich uczestników spośród większej liczby propozycji w ramach głosowania internetowego. Chcieliśmy upewnić się, że będzie to dla prowadzących zajęcia doświad-czenie jak najbardziej pozytywne, skupi wielu aktywnych słu-chaczy i będzie prawdziwą okazją do sprawdzenia się w roli dydaktyka. Z tego powodu uznaliśmy za słuszne, by w pewien systemowy sposób zachęcić uczestników wymiany do udzia-łu w tej części planu dnia. Uznaliśmy, że nagradzanie osób aktywnych będzie znacznie skuteczniejsze od
sankcjonowa-system motywacyjny
nia nieobecnych. W związku z tym obecność na zajęciach nie była obowiązkowa, jednak zdobycie tematycznej odznaki było równoznaczne ze zdobyciem punktu wliczanego do ostatecz-nego wyniku każdej drużyny. Liczba odznak zdobytych w ra-mach jednego zespołu, zsumowana z punktami przydziela-nymi za rozwiązywanie zadań grupowych, stanowiła finalny wynik konkurencji (a zwycięski puchar ostatecznie zdobyła drużyna związana z kompetencją „Umiejętność uczenia się”).
Rozwiązanie to wywołało wiele emocji wśród uczestników – rzeczywiście zmotywowało ich do uczęszczania na wszyst-kie dostępne zajęcia, jednak nie jesteśmy w stanie ocenić, czy był to zabieg konieczny. Fakt, iż mieli oni możliwość wyboru najatrakcyjniejszych warsztatów praktycznych przed rozpo-częciem wymiany, poziom zaangażowania prowadzących w
„szeptaną promocję” swoich zajęć oraz dynamika integracji uczestników (pojawiali się oni na ćwiczeniach również ze względu na sympatię do prowadzących) także bardzo pozy-tywnie wpłynęły na frekwencję. Niemniej jednak beneficjenci bardzo dbali o systematyczne uzupełnianie identyfikatorów odpowiednimi naklejkami i głośno wyrażali chęć zdobycia jak największej liczby punktów - dlatego uważamy system od-znak za ciekawe urozmaicenie i nie umniejszamy jego wpły-wu na zaangażowanie beneficjentów.
geneza
STOWARZYSZENIE MŁODZIEŻY RP 2019