Sposób organizacji zaopatrzenia medycznego

Minione dwie dekady funkcjonowania szpitali, w sferze zaopatrzenia medycznego, to praktyka organizacji postępowań przetargowych przez każdy podmiot osobno. W zdecydowanej większości były one przeprowadzane w postaci odrębnych przetargów na praktycznie każdy obszar asortymentowy. Szacunki ilościowe zapotrzebowania, a w następstwie tego – poprzetargowe umowy handlowe – były na ogół umowami rocznymi, rzadziej dwu lub trzyletnimi. Konwencja stosowania przepisów Ustawy z 29 stycznia 2004 roku Prawo zamówień publicznych, dotyczy nie tylko inwestycji i zakupów trwałego sprzętu medycznego, ale także całości asortymentu zużywalnego, jednorazowego w zakresie produktów leczniczych i wyrobów medycznych.

Przedstawiona formuła realizacji procesów zakupowych przez szpitale narzuca określony schemat wzajemnych relacji dostawców ze szpitalami, który opiera się na indywidualnym kontakcie producenta (dystrybutora, dostawcy) z każdym pojedynczym szpitalem, który występuje w roli organizatora postępowania przetargowego. W konsekwencji takiej organizacji procesów ma się do czynienia z kilkudziesięcioma postępowaniami w skali roku, ogłaszanymi przez każdy szpital (dokładna ich liczba jest uzależniona przede wszystkim od profilu działania danej placówki i wynikających z niego potrzeb zaopatrzeniowych), w których oferty składa niejednokrotnie kilkunastu oferentów.

Tak duża liczba różnorodnych postępowań wymaga wyodrębnienia osobnej jednostki organizacyjnej w szpitalu, która zajmuje się tylko organizacją przetargów – najczęściej w formie działu zamówień publicznych, działu logistyki czy podobnych. Przykładowy katalog zadań związanych z zaopatrzeniem medycznym ukazuje fragment regulaminu organizacyjnego Szpitala Wojewódzkiego w Opolu [Szpital Wojewódzki w Opolu 2006 ]: „Do zadań Działu Logistyki należy w szczególności:

1) w zakresie zaopatrzenia:

a. opracowywanie planów potrzeb zakupów materiałów na podstawie składanych zapotrzebowań z poszczególnych komórek organizacyjnych Szpitala,

b. sporządzanie zamówień zgodnie z podpisanymi umowami na faktyczną ilość potrzebnego asortymentu

c. bieżące kontrolowanie stanów magazynowych i uzupełnianie o brakujące artykuły; 2) zabezpieczenie przewozów posiadanymi środkami transportowymi;

33 a. ustalanie kierunków działań i koordynowanie przedsięwzięć informatycznych

w Szpitalu,

b. współdziałanie informatyczne z innymi jednostkami w zakresie organizowania i stosowania informatyki,

c. współdziałanie z organami samorządu terytorialnego, Narodowym Funduszem Zdrowia, Zakładem Ubezpieczeń Społecznych w zakresie wprowadzania nowych programów,

d. inicjowanie i organizowanie szkoleń pracowników Szpitala w zakresie stosowanych programów,

e. zapewnienie ochrony i bezpieczeństwa danych zawartych w zbiorach systemu informatycznego Szpitala przez Administratora Bezpieczeństwa Informacji, f. prowadzenie strony internetowej i BIP Szpitala;

4) przeprowadzanie postępowań o udzielanie zamówień publicznych; 5) organizacja pracy podległych magazynów…”.

Pomimo dedykowania tym zadaniom osobnych komórek organizacyjnych, nie są one w stanie całkowicie samodzielnie i sprawnie przeprowadzić całego postępowania, zwłaszcza w obszarze właściwego zdefiniowania merytorycznego opisu przedmiotu zamówienia. Każde postępowanie przetargowe wymaga zaangażowania po stronie szpitala wielu specjalistów z danej dziedziny, występujących w charakterze konsultantów i członków komisji przetargowych. Taka potrzeba wynika z co najmniej dwóch powodów:

 ogromnego zróżnicowania asortymentowego poszczególnych potrzeb zakupowych,

 złożoności ofert wynikających z zaawansowania technologicznego współczesnych wyrobów i materiałów medycznych.

Przypisanie właściwym komórkom organizacyjnym zadań związanych z zamówieniami nie określa jednoznacznie podziału kompetencji w zakresie przygotowania przedmiotu zamówienia, którego dotyczy procedura przetargowa. Istotna rolę w tym zakresie odgrywa także apteka szpitalna, jako odrębna komórka organizacyjna.

Prawo farmaceutyczne, w artykule 87 ust. 1 pkt 2 jednoznacznie określa, że apteki szpitalne, to apteki zaopatrujące szpitale lub inne przedsiębiorstwa podmiotów leczniczych wykonujących stacjonarne i całodobowe świadczenia zdrowotne. [Ustawa z 6 września 2001 r. Prawo farmaceutyczne]

Apteki szpitalne świadczą usługi farmaceutyczne określone w art. 86 ust. 2 ustawy, a ponadto świadczą usługi farmaceutyczne, obejmujące:

34

 sporządzanie leków do żywienia pozajelitowego,

 sporządzanie leków do żywienia dojelitowego,

 przygotowywanie leków w dawkach dziennych, w tym leków cytostatycznych,

 wytwarzanie płynów infuzyjnych,

 organizowanie zaopatrzenia szpitala w produkty lecznicze i wyroby medyczne,

 przygotowywanie roztworów do hemodializy i dializy dootrzewnowej,

 udział w monitorowaniu działań niepożądanych leków,

 udział w badaniach klinicznych prowadzonych na terenie szpitala,

 udział w racjonalizacji farmakoterapii,

 współuczestniczenie w prowadzeniu gospodarki produktami leczniczymi i wyrobami medycznymi w szpitalu [Ustawa z 6 września 2001].

Jeszcze szerszy katalog zadań związanych z zaopatrzeniem medycznym można znaleźć w definicji apteki określonej przez Międzynarodową Federację Farmaceutyczną (International Pharmaceutical Federation, FIP). Według zapisów Zespołu Konsultacyjnego Rady Europy apteka szpitalna jest odpowiedzialna za: [Grześkowiak 2011, s. 1]

 zakup i zarządzanie zapasami leków i prowadzenie rachunku materiałowego z uwzględnieniem właściwego przechowywania leków oraz monitorowania leków na oddziałach, gabinetach i przychodniach; do zadań apteki należy również opracowanie i stosowanie procedur przy zakupach leków i materiałów medycznych włącznie z preparatami krwiopochodnymi, radiopreparatami, gazami medycznymi, środkami dezynfekującymi, opatrunkami i bandażami, drobnym sprzętem chirurgicznym, medyczno-chirurgicznym sprzętem jednorazowego użytku, protezami, implantami itp.,

 zaopatrzenie oddziałów szpitalnych w leki, preparaty do żywienia jelitowego i pozajelitowego, środki kontrastowe, opatrunki biomateriały i sprzęt medyczny,

 wybór i nadzór nad systemem dystrybucji (system „unit dose") leków, materiałów medycznych i innych w tym nadzór i rozliczenie leków i wyrobów medycznych występujących na oddziałach, punktach zabiegowych poprzez rozliczenie indywidualnego pacjenta. Szczególną uwagę należy zwrócić na nowoczesne systemy dystrybucyjne wspierające ekonomiczne aspekty gospodarki szpitala w tym wprowadzanie standardów i procedur medycznych oraz kontrolę indywidualnych kosztów leczenia, co wymaga zwiększonego zaplecza lokalowego, sprzętowego i logistycznego,

35

 udział w komitecie terapeutycznym i redagowanie lekospisu szpitalnego - zadania te są realizowane przez dwa narzędzia; Receptariusz Szpitalny będący zbiorem zasad obowiązujących cały personel szpitala w zakresie ordynowania i dyspensowania produktów leczniczych oraz uczestniczenie w pracach komitetu terapeutycznego, analiza nowowprowadzanych produktów w zakresie bezpieczeństwa stosowania, kosztów terapii oraz porównania z innymi preparatami dostępnymi na rynku,

 wykonywanie analiz farmakoekonomicznych i opracowań ekonomicznych w celu obniżenia kosztów leczenia, w tym planowanie potrzeb asortymentowo-finansowych, kontrola i analizy zużycia leków, zarządzanie aptecznym systemem informatycznym, jako integralną częścią informatycznego systemu szpitalnego.

Zaprezentowana formuła organizacji postępowań w szpitalach publicznych, oparta na założeniu odrębnego procedowania w zakresie niemal każdego obszaru asortymentowego wymaga stworzenia ram organizacyjnych i proceduralnych znacznie wykraczających poza podstawowy obszar działalności szpitala. Alternatywą dla samodzielnych działań szpitala jest outsourcing procesów służących zaspokojeniu potrzeb zaopatrzenia medycznego i powierzenie ich specjalistycznemu podmiotowi, który może to robić w imieniu i na rzecz grupy podmiotów. Outsourcing jest jednym z najczęściej obecnie wykorzystywanych narzędzi restrukturyzacji w organizacjach medycznych. Jednym z twórców idei outsourcingu, jako metody zarządzania, był Henry Ford, który w 1923 roku sformułował zasadę mówiącą, że „Jeśli jest coś, czego nie potrafimy zrobić wydajniej, taniej i lepiej niż nasi konkurenci, nie ma sensu żebyśmy to robili; powinniśmy zatrudnić do wykonania tej pracy kogoś, kto zrobi to lepiej niż my”. [Skalik 2009, s. 497]

Mnogość i złożoność procesów zaopatrzenia realizowanych samodzielnie przez szpital, jednoznacznie uzasadnia zainteresowanie efektywnością działań prowadzonych w tym obszarze. Wyrazem tych studiów tematyki podjętych przez autora, są badania empiryczne w ich części dotyczącej sposobu organizacji postępowań przetargowych na potrzeby zaopatrzenia medycznego, których wyniki zostaną zaprezentowane w dalszej części dysertacji. W celu stworzenia swoistej mapy percepcji wyników tych badań, kolejny rozdział poświęcono próbie określenia roli szpitalnictwa w polskim systemie opieki zdrowotnej.

36

Rozdział 2. Rola szpitalnictwa w systemie ochrony zdrowia w Polsce