§ 47
Do zadań Administratora Bezpieczeństwa Informacji należy w szczególności 1. prowadzenie dokumentacji dotyczącej bezpieczeństwa danych osobowych w tym
Polityki Bezpieczeństwa;
2. prowadzenie jawnego rejestru zbiorów danych przetwarzanych przez administratora danych
3. opracowanie sprawozdania z sprawdzenia wykonywanego na wniosek Generalnego Inspektora u administratora danych, który go powołał.
4. prowadzenie ewidencji zbiorów danych osobowych przetwarzanych w Urzędzie Gminy;
5. prowadzenie ewidencji osób upoważnionych do przetwarzania danych osobowych;
6. sprawowanie nadzoru nad prawidłowym stosowaniem się do zasad i procedur określonych w Polityce Bezpieczeństwa Danych Osobowych oraz Instrukcji Zarządzania Systemami Informatycznymi w Urzędzie Gminy w Mogilanach;
7. sprawowanie nadzoru nad profilaktyką antywirusową;
8. sprawowanie nadzoru nad obiegiem oraz przechowywaniem dokumentacji zawierającej dane osobowe;
9. identyfikowanie i analizowanie zagrożeń oraz ryzyka, na które narażone mogą być dane osobowe przetwarzane w Urzędzie Gminy;
10. monitorowanie działania zabezpieczeń wdrożonych w celu ochrony danych osobowych;
11. przeprowadzanie kontroli w zakresie ochrony danych osobowych;
12. podejmowanie odpowiednich działań w przypadkach naruszenia bezpieczeństwa danych osobowych;
13. sprawowanie nadzoru nad procesem przyznawania praw dostępu;
14. organizowanie szkoleń z zakresu ochrony danych osobowych;
15. nadzorowanie osób upoważnionych do przetwarzania danych osobowych.
§ 48
Do zadań Inspektora Ochrony Danych należy:
1. informowanie administratora, podmiotu przetwarzającego oraz pracowników, którzy przetwarzają dane osobowe, o obowiązkach spoczywających na nich na mocy niniejszego rozporządzenia oraz innych przepisów Unii lub państw członkowskich o ochronie danych i doradzanie im w tej sprawie;
2. monitorowanie przestrzegania niniejszego rozporządzenia, innych przepisów Unii lub państw członkowskich o ochronie danych oraz polityk administratora lub podmiotu przetwarzającego w dziedzinie ochrony danych osobowych, w tym podział obowiązków, działania zwiększające świadomość, szkolenia personelu uczestniczącego w operacjach przetwarzania oraz powiązane z tym audyty;
36
3. udzielanie na żądanie zaleceń co do oceny skutków dla ochrony danych oraz monitorowanie jej wykonania zgodnie z art. 35 RODO;
4. współpraca z organem nadzorczym – Prezesem Urzędu Ochrony Danych Osobowych;
5. pełnienie funkcji punktu kontaktowego dla organu nadzorczego w kwestiach związanych z przetwarzaniem danych osobowych, w tym z ewentualnymi uprzednimi konsultacjami przed rozpoczęciem przetwarzania danych, oraz w stosownych przypadkach prowadzenie konsultacji we wszelkich innych sprawach.
§49
Do zadań Pełnomocnika ds. Ochrony Informacji Niejawnych należy:
1. zapewnienie ochrony informacji niejawnych, w tym stosowanie bezpieczeństwa fizycznego;
2. zapewnienie ochrony systemów teleinformatycznych, w których są przetwarzane informacje niejawne;
3. zarządzanie ryzykiem bezpieczeństwa informacji niejawnych, w szczególności szacowanie ryzyka;
4. kontrola ochrony informacji niejawnych oraz przestrzegania przepisów o ochronie tych informacji, w szczególności okresowa (co najmniej raz na trzy lata) kontrola ewidencji, materiałów i obiegu dokumentów;
5. opracowywanie i aktualizowanie, wymagającego akceptacji kierownika jednostki organizacyjnej, planu ochrony informacji niejawnych w jednostce organizacyjnej, w tym w razie wprowadzenia stanu nadzwyczajnego, i nadzorowanie jego realizacji;
6. prowadzenie szkoleń w zakresie ochrony informacji niejawnych;
7. prowadzenie zwykłych postępowań sprawdzających oraz kontrolnych postępowań sprawdzających;
8. prowadzenie aktualnego wykazu osób zatrudnionych lub pełniących służbę w jednostce organizacyjnej albo wykonujących czynności zlecone, które posiadają uprawnienia do dostępu do informacji niejawnych, oraz osób, którym odmówiono wydania poświadczenia bezpieczeństwa lub je cofnięto.
ROZDZIAŁ II.
Zasady podpisywania pism
§ 50
Do osobistej aprobaty i podpisu Wójta Gminy zastrzeżone są w szczególności pisma:
1. kierowane do:
Sejmu, Senatu, Prezydenta Rzeczypospolitej, Rady Ministrów,
organów administracji rządowej
Marszałków oraz Przewodniczących Sejmików, Przewodniczących Rad, organów
wykonawczych innych jednostek samorządu terytorialnego,
2. w sprawach o udzielenie dotacji, kierowane do organów funduszy celowych, 3. odpowiedzi na interpelacje i zapytania radnych, posłów i senatorów,
37 4. wnioski o nadanie odznaczeń,
5. zarządzenia, regulaminy,
6. pisma zawierające oświadczenia woli w zakresie zarządu mieniem Gminy, 7. decyzje z zakresu administracji publicznej, do wydania których nie upoważnił
pracowników Urzędu,
8. pełnomocnictwa i upoważnienia do działania w jego imieniu, w tym pisma
wyznaczające osoby upoważnione do podejmowania czynności z zakresu prawa pracy wobec pracowników Urzędu,
9. pełnomocnictwa do reprezentowania Gminy przed sądami i organami administracji publicznej,
10. projekty uchwał kierowane do Rady Gminy, 11. inne pisma wynikające z przepisów szczególnych, 12. inne pisma, jeśli podpisywanie Wójt zastrzegł dla siebie.
§ 51
Pisma wychodzące z Urzędu, nie będące decyzjami administracyjnymi w rozumieniu art.104 kodeksu postepowania administracyjnego oraz nie zawierające oświadczeń woli w imieniu Gminy w rozumieniu art. 46 ust. 1 ustawy o samorządzie gminnym w sprawach bezpośrednio przez nich nadzorowanych lub koordynowanych podpisują: Zastępca Wójta, Sekretarz Gminy oraz kierownicy referatów.
§ 52
Pisma i wszelkiego rodzaju dokumenty przedstawione do podpisu Wójtowi, Zastępcy Wójta lub Sekretarzowi uprzednio powinny być parafowane (podpis, data, pieczęć na kopii) przez osoby kierujące praca komórek organizacyjnych Urzędu, którzy je przygotowują.
§ 53
Projekty Uchwał Rady Gminy, zarządzeń Wójta, pism i dokumentów zawierających oświadczenia woli w imieniu Gminy wnoszą do Wójta – Sekretarz, Zastępca Wójta, Skarbnik, kierownicy referatów oraz pracownicy zajmujący samodzielne stanowiska pracy po uzyskaniu wszelkich wymaganych opinii.
Ustala się następującą kolejność opiniowania projektów uchwał:
1. opinia kierownika referatu – w szczególności, co do zgodności ze stosowanymi procedurami w Urzędzie,
2. kontrasygnata Skarbnika Gminy – zgodnie z zasadami gospodarki finansowej i rachunkowości,
3. radca prawny – pod względem formalno – prawnym.
38 Rozdział VIII
Zasady Organizacji Pracy Urzędu
§ 54
Przyjmowanie stron w urzędzie odbywa się w obowiązujących godzinach pracy.
§ 55
Organizowanie narad, odpraw, szkoleń i konferencji z udziałem pracowników w godzinach pracy winno odbywać się, o ile jest to możliwe tylko w przypadkach zapewnienia przez kierowników referatów obsługi interesantów przez wyznaczonych pracowników.
§ 56
1. Strony w ramach skarg i wniosków przyjmowane są przez Wójta, Zastępcę Wójta, Sekretarza, Skarbnika oraz kierowników referatów.
2. Zasady i tryb przyjmowania, rozpatrywania i załatwiania skarg i wniosków określa rozdział.
§ 57
Posłowie, senatorowie, radni oraz pracownicy Urzędu - w sprawach służbowych przyjmowani są poza kolejnością.
§ 58
1. Pracownicy załatwiający sprawy indywidualne obywateli winni w szczególności:
przestrzegać terminów i zasad przewidzianych w Kodeksie postępowania administracyjnego oraz w przepisach szczególnych,
udzielać dokładnych i wyczerpujących informacji o stanie załatwiania spraw w formie pisemnej, ustnej, telefonicznej,
w miarę możliwości załatwiać sprawy bez osobistego udziału interesantów w Urzędzie,
uzupełniać w miarę możliwości brakującą dokumentacje we własnym zakresie korzystając w maksymalnym stopniu z informacji zawartych w dowodach osobistych interesantów lub urzędowych dokumentach będących w ich posiadaniu bądź oświadczeń,
w maksymalnym stopniu wykorzystywać standardowe formularze i druki przewidziane przepisami szczególnymi.
2. Jeżeli załatwienie sprawy przekracza zakres działania określonego referatu i wymaga współdziałania innego referatu, referat załatwiający sprawę zobowiązany jest wyjaśnić
39
całokształt jej okoliczności, dokonać odpowiednich ustaleń z innymi referatami i poinformować o tym zainteresowanego.
3. W przypadkach określonych w ust. 2 niedopuszczalne jest zamieszczanie w udzielanych odpowiedziach stwierdzeń, że nie wyraża się stanowiska odnośnie określonego zagadnienia, gdyż w jakiejś części należy ono do zakresu działania innej jednostki organizacyjnej Urzędu lub też, że pozostawia się je nie załatwione ze względu na nie zajęcie stanowiska przez tę jednostkę.
§ 59
4. Obieg dokumentów, system rejestracji i oznakowanie spraw, sposób przechowywania i archiwizowania akt w Urzędzie określa instrukcja kancelaryjna dla gmin i związków międzygminnych oraz jednolity rzeczowy wykaz akt.
5. Obieg i zabezpieczenie dokumentów stanowiących tajemnice służbową o klauzuli
"poufne" oraz tajemnice państwową regulują odrębne przepisy.
§ 60
1. W Urzędzie prowadzi się rejestry kancelaryjne:
rejestr uchwał Rady Gminy,
rejestr zarządzeń Wójta,
rejestr wydawanych upoważnień i pełnomocnictw,
rejestr skarg i wniosków,
rejestr petycji
rejestr umów i zleceń.
2. Rejestry, o których mowa w ust.1 mogą być prowadzone również w formie elektronicznej.
3. Prowadzenie innych centralnych rejestrów kancelaryjnych niż wymienione w ust.: 1 dozwolone jest za zgodą Sekretarza.
§ 61
1. Przekazywanie zadań między referatami następuje komisyjnie, na podstawie protokołu zdawczo-odbiorczego, w ostatnim dniu ustalonego terminu wprowadzanej zmiany organizacyjnej.
2. W skład komisji wchodzą:
kierownik referatu przyjmującego jako przewodniczący komisji,
kierownik referatu przekazującego,
wskazany przez kierownika przedstawiciel referatu Organizacji i Nadzoru.
3. Do protokołu zdawczo-odbiorczego należy w szczególności dołączyć rzeczowy wykaz akt wraz z spisem spraw oraz odpowiadająca temu spisowi teczkę do przechowywania w niej spraw ostatecznie załatwionych, wykaz spraw niezałatwionych, wykaz zbiorów
40
danych osobowych, wykaz przekazywanych pieczęci i stempli, wykaz przekazywanego inwentarza.
4. Pieczęcie zbędne przekazuje się do referatu Organizacji i Nadzoru celem ich zaktualizowania względnie kasacji.
§ 62
1. W przypadku zmiany na stanowisku kierownika referatu przekazanie funkcji między ustępującym, a nowo powołanym kierownikiem następuje w formie protokołu zdawczo- odbiorczego.
2. Protokół zdawczo-odbiorczy powinien określać:
obsadę kadrową referatu,
wykaz niezałatwionych spraw w układzie stanowisk pracy,
wykaz zbiorów danych osobowych,
wykaz przekazywanych pieczęci i stempli.
§ 63
Przekazywanie zadań miedzy komórkami organizacyjnymi w referacie oraz między pracownikami następuje na podstawie protokołu zdawczo-odbiorczego zawierającego co najmniej: wykaz rzeczowy prowadzonych akt, wykaz spraw niezałatwionych, wykaz zbiorów danych osobowych oraz wykaz przekazywanych pieczęci i stempli.
§ 64
1. W przypadku zmiany kompetencji organów i jednostek organizacyjnych wynikającej z mocy prawa, zawartych porozumień, podjętych uchwał lub wydanych zarządzeń przekazanie zadań miedzy organami następuje komisyjnie na podstawie protokołu zdawczo-odbiorczego, którego jeden egzemplarz przekazywany jest do Referatu Organizacji i Nadzoru.
2. Protokół zdawczo-odbiorczy, w sprawach o których mowa w ust. l, musi zawierać co najmniej:
wykaz rzeczowy prowadzonych akt
wykaz spraw wszczętych a niezakończonych,
wykaz zbiorów danych osobowych,
wykaz przekazywanych pieczęci i stempli.
41
§ 65
Protokoły zdawczo-odbiorcze przekazywane są, w jednym egzemplarzu, do Referatu Organizacji i Nadzoru.
§ 66
Wzory protokołów zdawczo-odbiorczych ustala Sekretarz.
Rozdział IX
Organizacja przyjmowania, rejestrowania i załatwiania skarg i wniosków
§ 67
1. Wójt przyjmuje obywateli w sprawach skarg i wniosków w poniedziałki w godzinach od 13.00 do 16.15.
2. Poza godzinami pracy urzędu Wójt może przyjąć obywateli w ramach skarg i wniosków w obecności, Zastępcy Wójta, Sekretarza Gminy lub pracownika obsługującego
Sekretariat Urzędu Gminy.
3. Zastępca Wójta, Sekretarz, Skarbnik -Główny Księgowy oraz kierownicy referatów przyjmują obywateli w sprawach skarg i wniosków w miarę możliwości każdego dnia w czasie godzin pracy Urzędu.
4. Skargi i wnioski wnoszone za pośrednictwem Urzędu a dotyczące Rady Gminy, Przewodniczącego Rady lub Wójta przekazywane są odpowiednio Wojewodzie lub Przewodniczącemu Rady Gminy. Pozostałe wnioski - zgodnie z właściwością - rozpatruje Wójt.
5. Referat Organizacji i Nadzoru zapewnia właściwą informację o dniach i godzinach przyjęć w sprawach skarg i wniosków.
§ 68
1. Skargi i wnioski wpływające do Urzędu, a także wnoszone ustnie do protokołu podlegają rejestracji w Rejestrze Skarg i Wniosków prowadzonym przez Sekretarza.
2. Postępowanie wyjaśniające prowadzone jest przez kierownika właściwego merytorycznie Referatu przy udziale Sekretarza Gminy.
3. Odpowiedzi na skargi należące do kompetencji Rady Gminy podpisuje Wójt, Zastępca Wójta lub Sekretarz. Odpowiedzi na wnioski podpisuje Wójt, Zastępca Wójta lub Sekretarz.
42 Rozdział X
Regulamin kontroli wewnętrznej
§ 69
Regulamin kontroli wewnętrznej Urzędu Gminy Mogilany zwany Regulaminem określa organizację, zasady oraz tryb przeprowadzania kontroli wewnętrznej w Urzędzie Gminy Mogilany.
§ 70
Do przeprowadzania kontroli upoważnieni są:
1. Komisja Rewizyjna Rady Gminy - we wszystkich sprawach zleconych przez Radę Gminy oraz na podstawie planu pracy,
2. Wójt, Zastępca Wójta, Sekretarz, Skarbnik - w sprawach funkcjonowania Urzędu, 3. Wójt - w sprawach związanych z działalnością gminnych jednostek organizacyjnych, 4. Kierownicy Referatów - w stosunku do swoich podwładnych,
5. imiennie wskazani pracownicy działający na podstawie upoważnienia Wójta.
§ 71
Kontrola wewnętrzna obejmuje czynności polegające na:
1. ustaleniu stanu faktycznego,
2. badaniu zgodności podejmowanych rozstrzygnięć z aktami normatywnymi,
3. ustaleniu przyczyn i skutków stwierdzonych nieprawidłowości jak również osób za nie odpowiedzialnych,
4. wskazaniu sposobu i środków umożliwiających usunięcie stwierdzonych nieprawidłowości i uchybień w zaleceniach pokontrolnych.
§ 72
Kontrola wewnętrzna może mieć charakter:
1. kontroli wstępnej - polegającej na badaniu zamierzonych dyspozycji i czynności przed ich dokonaniem, ma na celu zapobieganie niepożądanym lub nielegalnym działaniom, 2. kontroli bieżącej - polegającej na badaniu czynności i wszelkich operacji
gospodarczych oraz finansowych w toku ich wykonywania w celu stwierdzenia, czy wykonanie to przebiega prawidłowo i zgodnie z ustalonymi zasadami. W czasie kontroli bieżącej bada się również rzeczywisty stan rzeczowych i pieniężnych składników majątkowych oraz prawidłowości ich zabezpieczenia przed kradzieżą, zniszczeniem i innymi szkodami,
3. kontroli następnej - obejmującej badanie dokumentów odzwierciedlających czynności już dokonane,
4. na dowód dokonania kontroli wewnętrznej dokumentu, kontrolujący opatruje go podpisem i datą.
43
§ 73
Kontrola wewnętrzna może być przeprowadzona w następujący sposób:
1. Kontrola formalna tj. badanie prawidłowości dokumentów, urządzeń ewidencyjnych i sprawozdań w zakresie zgodności z obowiązującymi przepisami określającymi zarówno sposób sporządzania, akceptowania, kontroli konfrontacji dokumentów jak i opracowania sprawozdawczości.
2. Kontrola rachunkowa tj. badanie prawidłowości działań arytmetycznych zawartych w dokumentach i sprawozdaniach.
3. Kontrola merytoryczna tj. badanie rzetelności, gospodarności oraz zasadności
wszelkich operacji gospodarczych z treścią badanych dokumentów i obowiązującymi przepisami.
§ 74
1. Kontrole przeprowadzone są w oparciu o plan kontroli bądź na zlecenie w sposób wyrywkowy.
2. Kontrolujący co najmniej trzy dni przed rozpoczęciem kontroli informuje kontrolowanego o terminie kontroli ustnie lub pisemnie.
3. Wójt zapewnia kontrolującym warunki i środki niezbędne do sprawnego przeprowadzenia kontroli, przedstawia żądane dokumenty przedmiotu kontroli, ułatwia terminowe udzielanie wyjaśnień przez pracowników oraz zapewnia oddzielne pomieszczenie i wyposażenie służące do przechowywania materiałów kontrolnych.
4. Kontrolę przeprowadza się w dniach i godzinach pracy obowiązujących w Urzędzie.
§ 75
Do obowiązków kontrolującego należy:
1. rzetelne i obiektywne ustalenie stanu faktycznego,
2. w razie stwierdzenia nieprawidłowości, uchybień, ustalenie ich przyczyn i skutków, 3. ustalenie osób odpowiedzialnych za stwierdzone uchybienia.
§ 76
1. Z kontroli kontrolujący jest zobowiązany sporządzić protokół opisując w nim stan faktyczny.
2. Protokół sporządza się w 3 jednobrzmiących egzemplarzach. Jeden egzemplarz otrzymuje osoba kontrolowana, drugi przełożony, a trzeci pozostaje w aktach kontrolującego.
3. Protokół kontroli przekazuje się za potwierdzeniem.
44
§ 77
Kontrolujący zobowiązany jest powiadomić o wynikach kontroli ten organ lub osobę, której kontrolowany podlega.
§ 78
Na żądanie osoby przeprowadzającej kontrolę wewnętrzną pracownicy jednostki kontrolowanej zobowiązani są do udzielania wszelkich wyjaśnień ustnych i pisemnych w sprawach przedmiotu kontroli.
§ 79
Kontrolowany może w ciągu siedmiu dni od daty otrzymania protokołu wnieść pisemne umotywowane zastrzeżenia do protokołu.
§ 80
Zalecenia pokontrolne kierowane do kontrolowanych podpisuje Wójt lub osoba działająca z jego upoważnienia.
§ 81
Kontrolowany jest zobowiązany do złożenia w ciągu 7 dni pisemnych wyjaśnień w stosunku do zawartych w wystąpieniu pokontrolnym.
§ 82
Dokumentacja Kontroli winna być rejestrowana w Referacie Organizacji i Nadzoru.
§ 83
Sekretarz Gminy prowadzi Książkę kontroli przeprowadzanych w jednostce przez podmioty zewnętrzne oraz przechowuje protokoły z kontroli zewnętrznych.
Rozdział X