Wsparcie organizacyjno-techniczne

Wsparcie organizacyjno-techniczne świadczone jest przez inkubator na każdym etapie jego działalności. Zdaniem pracowników reprezentujących inkubatory, zakres wsparcia organi-zacyjno-technicznego świadczonego przez inkubatory jest bardzo rozbudowany. Zadania organizacyjno-techniczne inkubatora wynikają z jednej strony z roli bycia pośrednikiem pomiędzy innowatorami a Ministerstwem, z drugiej świadczeniem bezpośredniego wspar-cia na rzecz grantobiorców. Respondenci zwracali uwagę w szczególności na

czasochłon-78

ność kompletowania dokumentacji, potrzebnych załączników czy podpisów, a także pracy administracyjnej związanej z wprowadzaniem modyfikacji w projekcie. Respondenci pod-kreślali, że zadania te realizowane są kosztem czasu i energii, który mógłby być przezna-czony na merytorykę projektu. Inkubatory wypracowały różne strategie radzenia sobie z tym problemem. Najbardziej oddane sprawie inkubatory wskazywały, iż osoby pracują „po godzinach”, albo opłacają dodatkowe etaty z pieniędzy własnych. Inne dopasowywały za-kres realizacji pracy do ram budżetu. Świadczenie bezpośredniego wsparcia organizacyjno-technicznego na rzecz innowatorów oceniane było jako zdecydowanie mniej uciążliwe niż działania administracyjne związane z prowadzeniem inkubatora. Najbardziej powszechną formą wsparcia było doradztwo w zakresie zasad konkursu, sposobu aplikacji do projektu.

Zdarzało się, że inkubatory udostępniały innowatorom przestrzeń do pracy, bądź networ-kingu.

Warto podkreślić, że stopień zaawansowania i zaangażowania inkubatora w pomoc i wspar-cie grantobiorcy bezpośrednio zależał od stopnia zaawansowania i doświadczenia granto-biorcy. Niemal w każdym inkubatorze były takie osoby, które zwracały się z bardzo wieloma pytaniami do inkubatora, byli niemal w codziennym kontakcie. Oto jak mówił o tym jeden z koordynatorów:

Dopytują nas jak chcą zatrudnić osobę: co ja muszę zrobić, gdzie muszę zgłosić, jaki po-datek muszę od tego odprowadzić itd. Wydzwaniają ciągle i dopytują, czy też jak spoty-kamy się na doradztwie to pokazują nam dokumenty - mam taką osobę, muszę ją za-trudnić, powiedzcie mi, co muszę zrobić, ile dni mam na to, na to - także my tutaj, nasza wiedza musi być szerokiego zakresu. dla nich to są bardzo ważne rzeczy, na które mu-szą zwrócić uwagę. Sami też podpowiadamy, widzimy, że coś co ma się dziać w projek-cie, w tej innowacji, no to wtedy mówimy - ale pamiętajprojek-cie, zwróćcie uwagę tu, tu, mu-sicie zrobić to, tu mumu-sicie zrobić tamto, więc staramy się ich nakierować.

Inkubator 1 Ocena wsparcia udzielanego w zakresie organizacyjno-technicznym jest bardzo wysoka, i przez ponad połowę grantobiorców (58%) uznane za bardzo dobre, zaś jako dobre oceniło je prawie 28% badanych. Za średnie uznało je 9% badanych, za złe w sumie nieco ponad 2%.

Ocena różniła się pomiędzy poszczególnymi inkubatorami, co pokazuje poniższy wykres.

79

Wykres 15. Ocena wsparcia organizacyjno-technicznego inkubatora

Źródło: CAWI grantobiorcy

14% Skrzydła dla innowacji przyszłością dojrzałej

edukacji

Inkubacja innowacji społecznych w obszarze kształcenia ustawicznego osób dorosłych

CZAS NA STAŻ Mikro innowacje - makro korzyści (Lubelska

Fundacja Rozwoju)

Akcja Inkubacja

TransferHUB

GENERATOR INNOWACJI. Sieci wsparcia.

Innowacje na ludzką miarę

Usługi opiekuńcze dla osób niepełnosprawnych

Inkubator Innowacji Społecznych Wielkich Jutra

Małopolski Inkubator Innowacji Społecznych

Przepis na wielkopolską innowację społeczną

Chcemy pracować

Jak ocenia Pan/i uzyskane wsparcie organizacyjno/techniczne udzielone przez Inkubator przed zgłoszeniem pełnego wniosku (Specyfikacji)?

N=321, CAWI Grantobiorcy

Bardzo źle Źle Średnio Dobrze Bardzo dobrze Nie dotyczy, nie było takiego wsparcia

80

Istotną kwestią poruszoną zarówno przez grantobiorców jak i przedstawicieli inkubatorów jest praca organizacyjno-administracyjna, którą muszą wykonywać innowatorzy w tracie realizacji grantu. Jak podkreślała większość badanych, inkubator jako organizacja nie ma możliwości towarzyszyć każdemu z projektów na każdym kroku i asystować mu we wszyst-kich realizowanych zadaniach. Zdaniem koordynatorów z jednej strony wynika to z ograni-czeń finansowych, które ma na sobie inkubator w ramach tzw. kosztów pośrednich, z któ-rych finansowane jest funkcjonowanie inkubatora. Jedną z wielu podobnych powtarzają-cych się opinii na temat zakresu wsparcia oraz jego finansowania, przytoczono poniżej:

Oczywiście my sobie zdajemy sprawę z tego, że założeniem, czy głosem Ministerstwa jest to, że te funkcje (organizacyjno-techniczne – red.) ma pełnić inkubator, ale jeżeli państwo ewaluujecie, że tak powiem procedurę to trzeba jasno powiedzieć, że w ra-mach 15% kosztów pośrednich, które się jakby w rara-mach tego konkursu żaden inkuba-tor nie jest w stanie zapewnić takiego sztabu ludzi, którzy mogliby na co dzień tymi in-nowacjami zarządzać. Bo pozbawiając innowatorów kompletnie kosztów związanych z zarządzaniem trzeba by tam być takim asesorem, czy cieniem wręcz, asystentem nowatora. No ale to jest sprzeczne z samą ideą złożenia innowacji, bycia autorem in-nowacji. Więc tutaj jest ewidentny problem z tym w jaki sposób te innowacje mają być zarządzane.

Inkubator 5 Jednocześnie sami badani przyznają, że właściwie nawet gdyby fundusze były znacząco podwyższone, to pewne działania i tak powinny być realizowane przez grantobiorców, po-nieważ to oni zajmują się nim od początku do końca:

Natomiast to nigdy nie jest tak, że jesteśmy w stanie przejąć wszystkie te funkcje, bo jakby koordynacyjnie to jest praca, którą oni częściowo muszą wykonać, więc tutaj my-ślę, że lepszym pomysłem niż szukanie jakiegoś outsourcing-u tych zadań od nich jest po prostu sfinansowanie im tych działań i to byłoby najbardziej funkcjonalne rozwiąza-nie.

Zasadniczo, nie zaobserwowano niechęci bądź nieumiejętności wykonywania zadań organi-zacyjn0-zarządczych w projekcie przez grantobiorców, choć niektórzy mieli z tym trudności.

Głównie wynikały one z zakresu finansowego rozliczania projektów u osób fizycznych oraz grup nieformalnych., o których piszemy w części dotyczącej wsparcia finansowego.

Inne, niewskazane powyżej, problemy dotyczące wsparcia organizacyjno-technicznego zo-stały opisane w rozdziałach dotyczących sprawozdawczości, a także ewaluacji i modyfikacji projektu.

Podsumowanie

Jednym z podstawowych zadań inkubatora jest świadczenie wsparcia organizacyjno-technicznego. Najczęściej pojawiającymi się formami wsparcia były: doradztwo w zakresie

81

zasad konkursu, sposobu aplikacji do projektu oraz pomoc w uzupełnianiu wniosku. W za-leżności od innowatora, jego wiedzy i doświadczenia wsparcie to musiało być świadczone w różnym zakresie. Mimo iż inkubatory organizują formalne ramy funkcjonowania inkuba-tora oraz obsługi innowatorów, to część pracy organizacyjnej i tak wykonywana jest przez grantobiorców. Dla innowatorów składających wniosek jako osoby fizyczne (często pracują-ce zawodowo) lub grup nieformalnych istotnym problemem było nieuwzględnianie w bu-dżecie kosztów zarządzania projektem. Ogólnie, wsparcie organizacyjno-techniczne in-kubatorów zostało ocenione przez 86% grantobiorców jako bardzo dobre lub dobre.

Rzeczywisty zakres obowiązków jest większy niż planowany (wyobrażany) na etapie skła-dania wniosków grantowych i strategii. W części przypadków wynika to z nadmiernie roz-budowanych procedur samych inkubatorów. Rekomenduje się mniej formalne podejście do współpracy pomiędzy inkubatorem a innowatorami więcej na ten temat w rozdziale dotyczącym sprawozdawczości.