Wymagania dotyczące partnerstwa

4.6.1 Każdy projekt zgłaszany w ramach niniejszego konkursu musi być realizowany w partnerstwie ponadnarodowym. Przy czym pod pojęciem partnerstwa ponadnarodowego należy rozumieć wspólną realizację działań przez Projektodawcę z co najmniej jednym podmiotem (jednym partnerem zagranicznym) pochodzącym z kraju członkowskiego Unii Europejskiej (bez względu na to, czy realizuje on projekt współfinansowany z EFS czy nie) lub z kraju nie będącego członkiem UE.

Idea partnerstwa zakłada udział partnera na wszystkich etapach realizacji projektu; nie dopuszcza zaś możliwości zlecania świadczenia usług czy zakupu towarów pomiędzy Beneficjentem (liderem) a partnerami, w tym także angażowania pracowników/współpracowników partnerów bezpośrednio przez Beneficjenta (lidera).

4.6.2 Na etapie składania wniosku, Projektodawcę i jego potencjalnego partnera/partnerów zagranicznych musi wiązać list intencyjny, którego wzór stanowi Załącznik nr 8.13 do niniejszej dokumentacji. List intencyjny musi jednoznacznie wskazywać na zamiar podpisania umowy o współpracy ponadnarodowej.

2 Zgodnie z Wytycznymi, siłę wyższą rozumie się jako zdarzenie zewnętrzne w stosunku do powołującego się na nią podmiotu, niemożliwe do przewidzenia (prawdopodobieństwo jego zajścia w danej sytuacji uznano za nikłe), zaś jego skutki są niemożliwe do zapobieżenia; jako siłę wyższą traktuje się katastrofalne działania przyrody (np. niezwykłe mrozy, powódź) oraz akty władzy ustawodawczej i wykonawczej (np. wywłaszczenie), jak też niektóre zaburzenia życia zbiorowego (np. zamieszki uliczne).

Wojewódzki Urząd Pracy w Poznaniu Dokumentacja konkursowa nr

4.6.3 Umowa o współpracy ponadnarodowej musi być podpisana niezwłocznie jednak nie później niż 60 dni roboczych od daty otrzymania pisma informującego o wynikach oceny merytorycznej wniosku o dofinansowanie. Umowa o współpracy ponadnarodowej musi być zatwierdzona przez IOK. Wzór umowy o współpracy ponadnarodowej stanowi Załącznik nr 8.14.

4.6.4 Instytucja Organizująca Konkurs zaleca, aby współpraca ponadnarodowa obejmowała nie więcej niż cztery podmioty (Projektodawca oraz trzech partnerów ponadnarodowych).

Projektodawca może złożyć maksymalnie trzy kopie listów intencyjnych w ramach jednego wniosku o dofinansowanie projektu. Dodatkowo IOK zaleca realizację projektu we współpracy z partnerami zagranicznymi reprezentującymi co najmniej 2 różne kraje.

4.6.5 Należy rozważyć dobór partnerów posiadających już doświadczenie w realizacji projektów we współpracy ponadnarodowej. W celu maksymalnego wykorzystania doświadczeń partnerów warto nawiązać współpracę z partnerami mającymi doświadczenie w obszarze zbieżnym z zakresem i celami projektu.

4.6.6 Partnerów do współpracy ponadnarodowej można poszukiwać korzystając z pomocy Krajowej Instytucji Wspomagającej (http://www.kiw-pokl.org.pl/), w tym korzystając z „Fishing Pool” - opracowanej i administrowanej przez KIW bazy potencjalnych partnerów do realizacji projektów współpracy ponadnarodowej w ramach PO KL, dostępną na portalu KIW. Baza „Fishing Pool”

zawiera informacje o potencjalnych partnerach - z Polski oraz innych krajów - zainteresowanych realizacją projektów w w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego w okresie programowania 2007 – 2013. Baza „Fishing Pool” składa się z krótkich opisów planowanego zakresu współpracy ponadnarodowej przygotowanych w formie ujednoliconych formularzy zawierających najważniejsze informacje o potencjalnym partnerze oraz przewidywanym zakresie współpracy ponadnarodowej (nazwa podmiotu, tytuł projektu, okres realizacji, grupy odbiorców, dane kontaktowe itp.). Formularze te nazywane są fiszkami projektowymi, a zawarte w ich informacje są przygotowywane w języku angielskim. Przeglądanie fiszek projektowych zamieszczonych w bazie nie wymaga rejestracji. Zainteresowani współpracą ponadnarodową kontaktują się bezpośrednio z osobami wskazanymi do kontaktu w fiszce. Podmioty poszukujące partnerów ponadnarodowych mogą pobrać wzór fiszki projektowej z portalu KIW oraz przekazać wypełniony formularz przedstawicielom KIW, którzy rozsyłają tak przygotowaną propozycję współpracy do punktów kontaktowych EFS we wszystkich (bądź wybranych) krajach Unii Europejskiej. Więcej informacji na temat bazy „Fishing Pool” dostępna jest pod adresem http://www.kiw-pokl.org.pl/pl/fp-opis.

Możliwe jest ponadto wykorzystanie następujących baz danych:

Wojewódzki Urząd Pracy w Poznaniu Dokumentacja konkursowa nr

 http://www.transnational-toolkit.eu/ - jest to narzędzie przygotowane we współpracy z Komisją Europejską pozwalające zarówno na dokonanie wpisu do bazy, jak i wyszukiwanie potencjalnych partnerów,

 http://www.leonardo.org.uk/page.asp?section=000100010021&sectionTitle=Find+Partners,

 http://www.adam-europe.eu/adam/homepageView.htm będącej także bazą produktów i rezultatów programu Leonardo da Vinci.

4.6.7 Projektodawca, o którym mowa w art. 3 ust.1 ustawy – Prawo zamówień publicznych, wyłania partnerów spoza sektora finansów publicznych zgodnie z zapisami art. 28a ust. 4 ustawy o zasadach prowadzenia polityki rozwoju.

4.6.8 Powyższy wymóg wyboru partnera nie stoi w sprzeczności z możliwością poszukiwania partnerów zagranicznych z wykorzystaniem baz internetowych, o których mowa powyżej.

4.6.9 Zachęca się projektodawców by wnioski o dofinansowanie projektu składane w odpowiedzi naniniejszy konkurs przewidywały realizację planowanych działań również w partnerstwie krajowym. W takim przypadku partnerstwo powinno składać się z co najmniej dwóch instytucji;

jednak nie powinno przewidywać współpracy więcej niż czterech podmiotów z Polski.

4.6.10 Zgodnie z Instrukcją wypełniania wniosku o dofinansowanie projektu PO KL w przypadku realizacji projektu w partnerstwie partnerzy są wskazywani imiennie w pkt 2.8 wniosku o dofinansowanie projektu. Projekt w ramach PO KL, aby mógł zostać uznany za partnerski, musi spełnić wymagania określone w ustawie o zasadach prowadzenia polityki rozwoju oraz musi być zgodny z zasadami określonymi w Zakresie realizacji projektów partnerskich określonych przez Instytucję Zarządzającą Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki

W przypadku projektów składanych w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki nie ma ograniczeń co do typów podmiotów, które mogą być partnerami przy realizacji projektu (z zastrzeżeniem pkt. 3.4.2 dokumentacji konkursowej), jednak wobec Instytucji Pośredniczącej za realizację projektu odpowiedzialny jest wyłącznie Beneficjent, zwłaszcza w zakresie rozliczania projektu, a także obowiązków w zakresie sprawozdawczości i kontroli.

Beneficjenta i jego partnerów musi wiązać umowa (lub porozumienie), jednoznacznie określająca reguły partnerstwa, w tym zwłaszcza jednoznacznie wskazująca wiodącą rolę jednego podmiotu, reprezentującego partnerstwo, odpowiedzialnego za całość projektu i jego rozliczanie wobec Instytucji Pośredniczącej.

Umowa oprócz postanowień wynikających z niniejszej dokumentacji musi zawierać następujące postanowienia:

- cel partnerstwa;

Wojewódzki Urząd Pracy w Poznaniu Dokumentacja konkursowa nr

- odpowiedzialność lidera/Beneficjenta projektu oraz partnerów wobec osób trzecich za zobowiązania partnerstwa;

- zadania i obowiązki partnerów w związku z realizacją projektu;

- plan finansowy w podziale na wydatki wszystkich uczestników partnerstwa oraz zasady zarządzania finansowego, w tym przepływów finansowych i rozliczania środków (w szczególności sposobu przekazywania przez Beneficjenta środków finansowych na pokrycie niezbędnych, ponoszonych przez partnerów kosztów realizacji zadań w ramach projektu, zgodnie z Zakresem realizacji projektów partnerskich określonych przez Instytucję Zarządzającą PO KL);

- zasady komunikacji i przepływu informacji w partnerstwie;

- zasady podejmowania decyzji w partnerstwie (zasady wspólnego zarządzania);

- pełnomocnictwo lub upoważnienie do reprezentowania partnerów przez Beneficjenta;

- sposób wewnętrznego monitorowania i kontroli realizacji projektu.

Lider partnerstwa jest obowiązany do dostarczenia do IOK na etapie podpisywania umowy o dofinansowanie potwierdzonej za zgodność z oryginałem kopii umowy partnerskiej lub porozumienia partnerskiego (załącznik nr 8.12).

Projekt może również przewidywać realizację części projektu przez podmiot wyłoniony na zasadach konkurencyjności lub w trybie ustawy Prawo zamówień publicznych, zwany wówczas wykonawcą.

Zasadą rozliczeń pomiędzy Beneficjentem a zleceniobiorcą (wykonawcą) jest wtedy faktura (rachunek) na realizację usługi/zamówienia.

Zmiany dotyczące obecności partnerów w zatwierdzonym wniosku o dofinansowanie (rezygnacja partnera/partnerów lub wypowiedzenie partnerstwa) traktowane są jako zmiany w projekcie i wymagają zgłoszenia oraz uzyskania pisemnej zgody IOK na zasadach określonych w umowie o dofinansowanie. Zatwierdzenie zmian w projekcie w zakresie rezygnacji dotychczasowych partnerów lub wypowiedzenia partnerstwa nie wymaga aneksowania lub podpisania nowej umowy o dofinansowanie projektu, wymaga natomiast aneksowania lub podpisania nowej umowy partnerskiej. Zmiana w projekcie polegająca na wprowadzeniu nowego, nieprzewidzianego we wniosku o dofinansowanie projektu partnera (tzn. projekt nie był przewidziany do realizacji w partnerstwie lub zakładał udział mniejszej liczby partnerów) nie jest możliwa (z wyłączeniem przypadków, o których mowa w Rozdziale VII Zmiany w partnerstwie w trakcie realizacji projektu pkt 41, Zakresu realizacji projektów partnerskich określony przez IZ PO KL.

Instytucja Pośrednicząca nie wyraża zgody na rozwiązanie partnerstwa w ramach projektu, gdy w przypadku konkursu, w ramach którego złożono wniosek o dofinansowanie, premiuje się projekty realizowane w partnerstwie – kryteria dostępu lub kryteria strategiczne.

Wojewódzki Urząd Pracy w Poznaniu Dokumentacja konkursowa nr

W przypadku projektów, które mają być realizowane w partnerstwie krajowym wymagane jest podpisanie przez wszystkich partnerów oświadczenia w części V wniosku o dofinansowanie projektu.

W przypadku projektów partnerskich realizowanych na podstawie umowy partnerskiej, podmiot o którym mowa w art. 3 ust. 1 ustawy – Prawo zamówień publicznych, ubiegający się o dofinansowanie, dokonuje wyboru partnerów spoza sektora finansów publicznych z zachowaniem zasady przejrzystości i równego traktowania podmiotów, w szczególności jest zobowiązany do:

ogłoszenia otwartego naboru partnerów w dzienniku ogólnopolskim lub lokalnym oraz w Biuletynie Informacji Publicznej; w ogłoszeniu powinien być wskazany termin co najmniej 21 dni na zgłoszenie partnerów;

uwzględnienia przy wyborze partnerów: zgodności działania potencjalnego partnera z celami partnerstwa, oferowanego wkładu potencjalnego partnera w realizację celu partnerstwa, doświadczenie w realizacji projektów o podobnym charakterze, współpracę z Beneficjentem w trakcie przygotowania projektu;

podania do publicznej wiadomości informacji o stronach umowy o partnerstwie oraz zakresu zadań partnerów.

Powyższe uregulowania dotyczące realizacji projektów w partnerstwie zawarte zostały w art. 28a ustawy o zasadach prowadzenia polityki rozwoju.

4.6.9 Potencjał instytucji Projektodawcy, skład partnerstwa zaplanowanego do realizacji projektu i uzasadnienie potrzeby powołania partnerstwa oraz roli każdego z partnerów w projekcie należy przedstawić zgodnie z Instrukcją wypełniania wniosku o dofinansowanie projektu w ramach PO KL oraz Komentarzem do Instrukcji przygotowywania wniosków o dofinansowanie projektów innowacyjnych i współpracy ponadnarodowej w ramach PO KL, w sekcjach III.3.6 i III 3.7 wniosku o dofinansowanie projektu.