78
-K o n t r o l o w a n i e ma na celu zapewnienie praw
dziwości i legalności zapisu księgowego. Odbywa Bię to przez sprawdzanie zgodności zapisu na dokumencie ze stanem faktycz
nym i obowiązującymi przepisami prawa.
Wyodrębnia się k o n t r o l ę p i e r w s z e g o
s t o p n i a , przed wprowadzeniem dokumentów do maszynowego przetwarzania danych księgowych. Skuteczność Jej jest funda
mentem prawdziwości informacji ekonomiczno-finansowe'j z prze
twarzania maszynowego i może zaoszczędzić absorbującą /ludzi i maszyny/ pracę nad korygowaniem zapisów błędnych. Stąd też należy uwzględnić ew. premiowanie za niską stopę błędów w do
kumentach źródłowych. D r u g i m s t o p n i e m k o n t r o l i dokumentów jest ich konfrontacja z wydrukiem tabu
logramu kontrolnego, w którym znajdą się zapisy z koresponden
cją kont, wprowadzane na taśmę magnetyczną, który to tabulo
gram może być drukowany w takim podziale, aby zastępował jakby dziennik analityczny. Konfrontacja ta, zabezpieczająca rzetel
ność ewidencji, może się odbywać bodaj codziennie, zależnie od przyjętej organizacji pracy na seecheck. T r z e c i m
s t o p n i e m k o n t r o l i jest konfrontacja dokumen
tów z fakultatywnym wydrukiem kartoteki transakcyjnej, zastę
pującej jakby obrotóy/kę kont. Uydruk kartoteki transakcyjnej jest przewidywany wg rodzajów dokumentów, ale możliwy jest też podług kont syntetycznych i analitycznych. Ze względu na jego pracochłonność, przewiduje się wydruk tylko na żądanie. Taśma magnetyczna z danymi źródłowymi będzie zachowana jak analitycz
ne urządzenie ewidencyjne i może ułatwiać zwłaszcza czynności kontroli następnej.
79
-Rozważając problematykę kontroli na osnowie procesu przygoto
wania danych do przetwarzania przewiduje się cztery fazy kon
troli danych źródłowych:
1/ wielostopniowa /formalna, rachunkowa, merytoryczna/ kontro- . la dokumentów w drodze ich obiegu, której skuteczność zasad
niczo wpływa na rzetelność zapisów na komputerze i może za- j oszczędzić pracy ludzi i maszyn; wynika stąd postulat aby nagradzać za niską stopę błędów w dokumentach źródłowych, 2/ wieloaspektowa kontrola danych z dokumentu na seecheck, wy
nikiem której jest tabulogram błędów jakich nie może /i nie powinna/ usunąć operatorka monitora,
3/ konfrontacja dokumentów z wydrukiem kontrolnym zapisów z do
kumentów wzbogaconych przywiązaną im w seecheck koresponden
cją kont dla sprawdzenia również trafności dekretacji maszy
nowej; wydruk ten zastąpi jakby dziennik analityczny, 4/ konfrontacja zapisów z wydrukiem kartoteki transakcyjnej z
komputera Odra 1305, który to wydruk może spełnić rolę obro- tówki kont.
Pierwsze dwie fazy obligatoryjne, drugie /3 i 4/ - fakulta
tywne, które zapewne wystąpią w początkowej fazie eksploatacji systemu i ew. doraźnie niekiedy potem.
A k c e p t a c j a jest wyrażeniem zgody na zamknięcie transakcji a musi być poprzedzana sprawdzeniem rachunkowym i kon
trolą merytoryczną. Wykonywana jest przez GOSPO i PiHAh.
k w a l i f i k a c j a polega na pełnym osymbolizowaniu danych w dokumencie dla przetwarzania maszynowego. Służą temu pieczątki bądź przywieszki kwalifikacyjne 1 indeksy symboli.
80
-Przyjmuje się zasadę aby kwalifikacja wykonywana była z naj
większym znawstwem przedmiotu zapiau na dokumencie. Powinna więc być wykonywana przez komórki dokonywujące kontroli mery
torycznej i akceptacji dokumentu. Prawidłowość jej determinu
je prawidłowość ewidencji maszynowej z dalszymi skutkami infor
macyjnymi. W początkowym okresie trzeba się liczyć z trudnością przestawiania się ludzi z opisu nowego na symbolizowany.Doświad
czenie uczy, że jest to kwestia przyzwyczajenia do zapisu bar
dziej zy/ięzłego i praktycznego.
K o r y g o w a n i e sprowadza się do prostowania zapi
sów błędnych lub uzupełniania prawidłowych. Postępowanie w tym zakresie, jest zależne głównie od fazy wykrycia błędu. Mogą za
istnieć następujące sytuacje, w których przyjmuje się takie po
st ęoowanie:
- wykrycie błędu w kontroli p r z e d p r z e t w a r z a n i e m m a s z y n o w y m , wtenczas koryguje się doku
ment bez dalszych akutków,
- t a b u l o g r a m błędów z s o e c h e o k stanowi pod
stawę wycofania dokumentu z rekordu błędnego oraz zastąpienie go prawidłowym ze skutkiem powtórnej legalizacji księgowej do
kumentu; Beecheck ma bardzo bogate możliwości kontroli i domi- mująca liczba błęaów powinna byó w tej fazie dostrzeżona i wy
eliminowana ,
- t a b u l o g r a m y b ł ę d ó w z przetwarzania okreso
wego na komputerze Odra 1305 będą podstawą k o r e k t o r ó w , któro wprowadzi się w następnym cyklu przetwarzania, - wgląd do urządzeń ewidencyjnych prowadzonych operatyr/nie na
oeecheck i tabulogramy kontrolne oraz użytkowe z przetwarza
81
-nia wsadowego /na Odrze 1305/ mogą być poastawą wystawie-nia korektorów, które również wprowadzi się do przetwarzania w następnym cyklu /miesiącu/ przetwarzania,
- noty obce i podobne zapisy częściowe uzupełnią zapi3 macie
rzysty w miesiącu, n którym wystąpiąj traktowane są nie jak korektory ale dokumenty z częściowym zapisem transakcji.
Korektory wystawia się na tych samych wzorach dokumentów, co zapisy korygowane. Wyróżnia się natomiast "1" w symbolu storna.
Powtarza się zapis błędny in extenso ale z symbolem "1" w polu storna. Dokonywuje się następnie drugiego zapisu prawidłowego.
Rekord korektora całkowicie v.y stornu je w kartotekach owidec- cyjnych zapi3 błędny. Ti kartotece atoli transakcyjnej bieżącego okresu pozostanie zapis korektora i zapis nowy, prawidłowy.Jest to istotno dla kontroli następnej /szczególnie rewizji gospodar
czej/ bo trzeba się liczyć z tym, iż zapis transakcyjny v/ okreś
lonym miesiącu może być skorygowany przez zapis transakcyjny w następnym miesiącu. Badając okre3 jednego miosiąca, przy wspar
ciu komputerowym, trzeba przeszukiwać kartoteki transakcyjne z miesiąca następującego po nim.
P a c z k o w a n i e polega na grupowaniu dokumentów jednorodnych /wg rodzaju dokumentu/ w pliki, z zachowaniem ros
nącej numeracji księgowej i rosnących dat kwalifikacji. Zaleca
na wielkość pliku - 100 zapisów. Każdy dokument zbiorczy w ca
łości w jednej paczce, gdyż istotna jest suma kontrolna dokumeD- tu. Dla każdej paczki wyliczać sumę kontrolną przez dodawanie
sum poszczególnych dokumentów w pliku. Każda paczka musi być oznaczona symbolem alfanumerycznym. Ba paczce wymienić zakres numeracji dokumentów, które się w niej znajdą. Przy stosowaniu
82
-Zestawień Kwalifikacyjnych, te zastępują dokumenty w paczce, A r c h i w o w a n i e dokumentów odbywa się po ich oddzieleniu od paczek zestawień kwalifikacyjnych w Dziale Pod
systemu Informatycznego. Skorowidzem dokumentów archiwowanych jest zbiór R-20la na taśmie magnetycznej.
Ważna funkcja obiegu dokumentów, jako nośników danych ele
mentarnych inicjujących strumienie informacji o zaszłościach gospodarczych, wynika z możliwości hamowania lub przyspiesza
nia cyrkulacji informacji co decyduje o jej aktualności a więc i wartości dla zarządzania. Ważność obiegu dokumentów wynika również z potrzeby równomiernego rozkładania w ciągu okresu sprawozdawczego pracy związanej z opracowywaniem dokumentów i równomiernego obciążenia pracy maszyn.
Przy opracowywaniu harmonogramów obiegu dokumentów /dowo
dów/ księgowych należy kierować się następującymi zasadami!
1/ czas obiegu dowodów księgowych powinien zapewnić realizację zasady, aby czas obiegu informacji od jej powstania do wyko
rzystania był krótszy od czasu trwania odzwierciedlanego przez informację zjawiska,
2/ droga obiegu dowodów powinna być jak najkrótsza, więc dowody powinny trafiać tylko do tych komórek, które korzystają z ich treści, a każdy zbędny węzeł w obiegu niepotrzebnie wy
dłuża C2as i przysparza koszty,
3/ zapewnienie rytmiczności spływu dowodów, aby nie wystąpiły spiętrzenia przedłużające czas i hsmujące obieg dowodów, 4/ wyżnaczenie odpowiedzialności w każdej fazie obiegu, 5/ określenie miejsca powstawania, miejsc wykorzystania
i miejsc archiwowania,których ilość decyduje o ilości
83
-egzemplarzy,
6/ uwzględnienie nowego podziału pracy w służbie finansowo- księgowej.
Dowody księgowe mają znaczenie prawne i informacyjne.
Dużą rolę spełnia ich zabezpieczenie i szybki do nich dostęp.
Zapewnia to odpowiednia numeracja i archiwowanie. Przyjęto do stosowania numerację porządkową dowodów o różnym okresie przechowywania w przedziale rocznym. W przechowywaniu dowodów przyjmuje się archiwum podręczne do ich bieżącego odkładania i archiwum stałe. W archiwum dowody będą ułożone rodzajami, datami i numerami jak rekordy w zbiorze archiwalnym /R-201a/.
Dowody mogą być udostępniane w celach kontrolnych, ewiden
cyjnych, dowodowych w sporach i informacyjnych w zarządzaniu.
Udostępnianie dowodów księgowych do ewidencji i kontroli wew
nętrznej i wstępnej i bieżącej jest zorganizowane w obiegu dokumentów. Organizacja udostępniania dowodów księgowych rewi
zji i do celów dowodowych w sporach jest kwestią odpowiedniego odkładania tych dowodów ' w archiwach /podręcznym i stałym/.
Miejsce i sposób archiwowanie powinno umożliwić względnie szyb
ki wgląd do każdego dowodu księgowego. Udostępnianie dowodói księgowych do celów informacyjnych w zarządzaniu wymaga za
pewnienia w obiegu i archiwowaniu dowodów możliwoóci bieżącego wglądu do dowodu zainteresowanych komórek. Organizacja udostęp
niania dowodów księgowych ma zapewnić niezakłócony ich obieg i spełnianie ich funkcji.
W warunkach maszynowego przetwarzania danych wzrastają ry
gory obiegu dowodów księgowych, a ponadto może nie zachodzić potrzeba wystawiania wielu egzemplarzy dowodów. Liczbę egzenpl8'
84
-rzy ograniczy się do dwóch dla stron uczestniczących w opera
cji gospodarczej. Spowoduje to skrócenie drogi obiegu dowodów, zwłaszcza przy szeregowych sprzężeniach stanowisk opracowują
cych te dowody.
Ha podstawie powyższych zasad i zasad organizacji opraco
wywania dokumentów księgowych oraz wyznaczonego przebiegu i podziału pracy w służbie finansowo-księgowej, opracowano ogólny harmonogrsm obiegu dokumentów księgowych, który zamiesz
cza się na rys. 9.
Informacja wiąże szczeble organizacji, a kanał jej przesy
łania jest nerwem zarządzania przedsiębiorstwem. Obieg infor
macji Y/iąże kierownictwo z wykonawstwem. Sprawny obieg infor
macji neutralizuje wpływ zakłóceń na proces gospodarczy i od
powiednio wcześnie przeciwdziała negatywnym czynnikom. Domi
nantą obiegu informacji jest cennośó czasu jej przekazania odbiorcom i wykorzystania.
Podstawowym nośnikiem informacji ekonomiczno-finansowej serwowanej odbiorcom jest tabulogram. Obieg tabulogramów jest zwykle regulowany instrukcją. Na wstępie w instrukcji należy wskazać osobę odpowiedzialną za odbiór i przekazanie tabulo
gramów. Specyfikuje się w niej: jakie tabulogramy, w jakich terminach i komu są przekazywane. Najczęściej używa się do te
go formy graficznej. Może to być tablica o układzie macierzowym, w której kolumnach wymienia się komórki organizacyjne,a w wier
szach nazwy tabulogramów. Na skrzyżowaniu wierszy i kolumn od- wzoroYoije się symbolami czynności YTykonywane na tabulogramach oraz wpisuje daty tych czynności. W instrukcji należy podać zasady sprawdzania tabulogramów. Określa się tok postępowania
8 5
86
Rys.9. Ogólny sohemat obiegu dokumentów księgowych
87
-z tabulogramami błędów i tabulogramami kontrolnymi ora-z ustala sposób weryfikacji tabulogramów użytkowych. Zwykle przyjmuje się, iż kontrola icW!>lna i merytoryczna tabulogramów błędów i tabulogramów kontrolnych odbywa się w komórce koordynatora przetwarzania danych.
Tabulogramy użytkowe natomiast powinny być sprawdzone pod wzglf dem formalnym w komórce koordynatora systemu i przekazane adre
satowi. Podaje się tok postępowania odbiorców tabulogramów w razie stwierdzenia błędów w tabulogramach użytkowych. Ha koni«
w instrukcji obiegu tabulogramów podaje się sposób posługiwanie się nimi i kierunki wykorzystania informacji w niej
zawarteo-W warunkach księgowości skomputeryzowanej w zasadzie tabu
logramy zastępują księgi rachunkowe, urządzenia ewidencyjne, a także i dokumenty. Dowodowe znaczenie tych nośników nakazuje szczególną pieczołowitość przy ich archiwowaniu. Tabulogramy, mające znaczenie dokumentu powinny być po ich wykorzystaniu przez adresatów odkładane do podręcznego archiwum służby fina>;
aowo-ekonomicznej. Corocznie zaś odpowiednio posegregowane tal®
logramy użytkowe i kontrolne przekazuje się do archiwum główne
go. W archiwum głównym tabulogramy wprowadza się do skorowidza przechowywanych akt.
Ha wstępie instrukcji obiegu tabulogramów podaje się osobę odpowiedzialną za odbiór tabulogramów z ośrodka obliczeniowegOi w warunkach spedycji nośników informacji. Specyfikuje się,jaki«
tabulogramy, w jak ich. terminach są przyjmowane z ośrodka obli
czeniowego oraz dalszą drogę obiegu tabulogramów w przedsiębioi’
stwie. Zaleca się graficzne odwzorowanie obiegu tabulogramów * fomie schematu z symbolicznym odwzorowaniem czynności wykony*
88
-wanych na tabulogramie w poszczególnych, komórkach organizacyj
nych przedsiębiorstwa. Haczelną dyrektywą przekazywania tabulo
gramów powinno być niezwłoczne przekazywanie wiadomości dla za
rządzania 1 kontroli majątku. Podstawowe znaczenia ma przy tym prawdziwość informacji w tabulogramach, czemu poświecą się
specjalną instrukcje sprawdzania tabulogramów.
W instrukcji sprawdzania tabulogramów podaje się zasady sprawdzania poszczególnych rodzajów tabulogramów błędów, tabu
logramów kontrolnych i tabulogramów użytkowych. Wymienia się kto, pod jakim względem i w jakim czasie sprawdza poszczególne tabulogramy. Generalną zasadą jest, aby kontrola formalna i me
rytoryczna tabulogramów błędów /stwierdzonych w procesie prze
twarzania na komputerze/ i tabulogramów kontrolnych /dla po
trzeb konfrontacji danych z urządzeniami prowadzonymi na maszy
nach peryferyjnych lub ręcznie/ odbywały się w dziale podsyste
mu informatycznego /koordynatora/. Tabulogramy użytkowe /dla potrzeb zarządzania/ natomiast sprawdza pod względem formalnym koordynator i przekazuje do kontroli merytorycznej służbie fi
nansowo-ekonomicznej. Wątpliwości tam powstałe z powodów techno
logicznych wyjaśnia koordynator. Szczególnie dokładnie w in
strukcji należy opisać tok postępowania w razie stwierdzenia błędów. W tym wypadku instrukcja sprawdzania tabulogramów ściś
le wiąże się z instrukcją przygotowania maszynowych nośników daiych i instrukcją operatorskiej obsługi programu. W omawianej instrukcji uwypukla się kontrolna funkcja służby finansowo-księ
gowej.
Sposób posługiwania się informacją z tabulogramów wskazuje instrukcja wykorzystywania tabulogramów, wyjaśnia się w niej
es
-kto, w jakim zakresie i do jakich rodzajów decyzji powinien wykorzystywać odpowiednią informację z danego tabulogramu.
OBobnym problemem jest gospodarka taśmami magnetycznymi, na których przechowuje się kartoteki księgowe, aktualne i ar
chiwalne. Kadzwyczaj ważnymi są tu problemy utrwalania zapisu, zabezpieczenia kartotek przed zniszczeniem i zabezpieczenia danych na tych kartotekach przed niepowołanym dostępem, Waga tych problemów wzrasta w miarę koncentracji zbiorów danych i przyjmowania przez nie funkcji ksiąg rachunkowych.
Do istotnych warunków uruchomienia i prawidłowego funkcjo
nowania podsystemu FKł zalicza się:
- zmiany organizacyjne
- zapewnienie wyposażenia technicznego - szkolenie
- rozpisanie indeksów symboli - drukowanie formularzy
- wdrażanie formularzy i symbolizacji - wdrażanie programów
- zakładanie zbiorów - wdrażanie podsystemu
- Wdrożenie i nabycie umiejętności symbolizacji i nowej kwali
fikacji dokumentów.
Marceli Rzymski
90
-ROZWÓJ BRANŻOWEGO SYSTEMU FINANSOWO-KOSZTOWEGO
"JOSR" NA KOMPUTERZE W KIERUNKU AUTOMATYCZNEJ ANALIZY EKONOMICZNO-FINANSOWEJ
I CZęfJĆ: Praktyczne doświadczenia z wdrażania i eksploatacji B3FK "JOSR".
II CZęŚĆ: Wykorzystanie zbiorów 35FK "JOSR"
do automatycznej analizy ekonomiczno- finansowej "PRW".
91
-czę ść I .
1. Wstęp
Branżowy system finanaowo-kosztowy Jednostek Organizacyj
nych Spółdzielczości Rolniczej /JOSR/ jeat sukcesywnie wdrażany i pomyślnie ekaploatowany w kilkunaatu jednostkach goBpodarczyoh pionu CZSR "Samopomoc Chłopaka" począwszy od
1 llpca 1976 r.
Szczególne i pilne potrzeby jednostek spółdzielczych v za
kresie ewidencji, rozliczeń i analizy finansowej na emc, spowodowały konieczność odejścia od uprzednio lansowanych koncepcji budowy systemów kompleksowych, zintegrowanych, na rzecz systemów odcinkowych, zorientowanych tematycznie, łatwych do wdrożenia i eksploatacji w warunkach rozprosze
nia tematycznego i przestrzennego spółdzielczości wiejskiej.
Aktualnie system FK "JOSR" znalazł zastosowanie w 15 jed
nostkach gospodarczych podporządkowanych WZSR "Samopomoc Chłopska" w Szczecinie oraz w jednej z największych spół
dzielni województwa koszalińskiego - GS "Samopomoc Chłopska"
w Sianowie i Zakładzie Zaopatrzenia Rolnictwa WZSR "Samo
pomoc Chłopska" w Poznaniu. Branżowy system FK "JOSR" w obec
nej postaci może byś zastosowany w każdej Gtainnej Spółdziel
ni na terenie całego kraju /jest ich ca 1.800/ i w olbrzy
miej większości specjalistycznych zakładów WZSR "Samopomoc Chłopska" i to bez względu na stosowaną aktualnie technikę ewidencji finansowo-kosztowej /ręczną, maszyn średniej me
chanizacji itp./. Wydaje eię, że po niewielkiej modyfikacji i ewentualnie dodatkowym oprogramowaniu, system może zaspo
koić wymogi pozostałych jednostek WZSR oraz Wojewódzkich
Spółdzielni Mleczarskich /WSM1/ i Wojewódzkich Spółdzielni Ogrodniczo-Pszczelarskich /WSOP/ zrzeszonych w CZSR "Samo
pomoc Chłopska".
Inicjatorem opracowania i wdrożenia Branżowego Systemu PK jest Zakład Przetwarzania Danych przy WZSR "Samopomoc Chłopska" w Szczecinie, Inicjatywa ZPD spotkała się z apro
batą i konkretną pomocą - zwłaszcza finansową - zarówno Zarządu Głównego CZSR i Zespołu Finansów i Rachunkowości, jak i Zarządu1Głównego Księgowego WZSR w Szczecinie.
2. Charakterystyka systemu
System FK "JOSR" cechuje prostota konstrukcji i logika roz
wiązań oraz łatwość przygotowania danych na WEJŚCIU, operowania systemem i posługiwania się wynikami obliczeń.
Prostota operowania systemem jest funkcją: przejrzystości rozwiązań technologicznych, szerokiego zastosowania kart parametrycznych /umożliwiają elastyczność i wielorakość rozwiązań dla różnych jednostek pionu CZSR/, liczności funkcji automatycznych, niey/ielkiej liczby programów. Dla użytkownika systemu łatwość eksploatacji zapewniają takie rozwiązania,jak: przejrzystość konstrukcji dekretu i in
deksów, fakt dekretowania bezpośrednio na dokumentach źródłowych i zbiorczych /bez przenoszenia danych z dowodów na PK/, prosty podział dokumentów na grupy i nadawanie nu
merów księgowych, bilansowanie na taśmie sumatora poszcze
gólnych numerów dowodów /zbiorczych/ bez potrzeby sporzą
dzania bilansów wstępnych, ustalenie osób /lub zespołów/
odpowiedzialnych za prawidłowe dekretowanie dokumentów w ramach grup i analizę przydzielonych krnt /Sy dekretującego
92
93
-poprzedza Hr dowodu księgowego/, niewielka liczba i czytel
ność tabulogramów użytkowych.
System jest Bzczególnie przydatny Jednostkom gospodarczym charakteryzującym się dużą ilością zapisów w ewidencji fi
nansowej /wartościowej/, posiadającym wiele różnorodnych działalności na ograniczonym wewnętrznym rozrachunku gospo
darczym, liczną sieć punktów sprzedaży detalicznej i rozbu
dowaną analitykę kont rozrachunkowych. System obejmuje ca
łość zagadnień finansowo-kosztowych Jednostki począwszy od założenia BO dla wszystkich kont wykazujących salda na po
czątek okresu i odrębnie dla kont rozrachunków objętych automatyczną analizą /pozycjami składającymi się na salda kont/, wczytanie danych transakcyjnych, ich odpowiednie sortowanie i grupowanie, poprzez automatyczne rozliczenie kosztów występujących w zespole 5, przeprowadzenie automa
tycznej analizy kont rozrachunków, aktualizację zbiorów stałych do wydruków danych do sprawozdawczości i -analizy.
Ha koniec roku odpowiedni program automatycznie prze
kształca BZ na BO.
W systemie FK "JOSR" eksploatowanym na EMC serii Odra '1300 występuje jedna biblioteka programów źródłowych i bi
blioteka programów binarnych dla wszystkich jednostek - użytkowników systemu, nośnikami danych na WEJŚCIU są'karty perforowane "KP" lub taśma magnetyczna systemu MERŁ 9150.
Szerokie zastosowanie mają karty parametryczne, na których - podobnie jek na KP i taśmie magnetycznej - podawany JeBt symbol jednostki gospodarczej /2 znaki/, co znakomicie ułatwia operowanie systemem.
94
-System oprogramowany w jeżyku PULU.
Liczba programów = 12 plus standardowy program sortujący / ISME z odpowiednimi parametrami do poszczególnych progra
mów.
Podstawowe moduły w systemie, to:
1. Ewidencja wszystkich zaszłości gospodarczych
2. Automatyczne rozliczenie kosztów w zespole 5, gdzie - przy okazji - w programie utworzona zostaje taśma do automatycznej analizy sald kont rozrachunków
3. Automatyczna analiza sald kont rozrachunków.
W systemie obowiązuje kod finansowo-kosztowy /symbol konta/
składający się z 8 znaków - 3 członów.
Struktura kodu jest następująca:
233 99 999
I________________ Symbol konta syntetycznego /KS/
____________ Pierwszy człon analityki /X/
--- Drugi człon analityki /II/
Kod finansowo-kosztowy /symbol konta/ wpisywany na dokumen
tach źródłowych 1 zbiorczych poprzedza kod zapisu:
1 powoduje zapis po stronie Winien 2 " « « " M a
5 " storno zapisu po stronie Winien
6 " n n u « u a>
Dekretacja pełnym kodem dokonywana jest na dokumentach źródłowych i zbiorczych w każdym wolnym miejscu. Jeżeli za
pis dotyczy konta syntetycznego pozostałe człony kodu uzu
pełnia sie zerami.
95
-Każdy dowód zbiorczy /w przypadku OS będzie to raport kaso
wy - zestawienie SOP -.wyciąg bankowy, raport sklepu,raport sprzedaży, Bkupu, produkcji itp./ musi byó zbilansowany.
Bilansowanie dowodów zbiorczych odbywa się przez podlicze
nie na taśmie sumatora sum zadekretowanych z kodem zapisu 1 1 5 oraz 2 1 6 . Zbilansowana taśma jest podłączona do do
wodu zbiorczego i otrzymuje ten sam numer księgowy.
Dowody księgowe podzielone są na grupy, np.:
- 1 grupa = dowody kasowe - 2 " = dowody bankowe
- 3 " = dowody obrotu towarowego - 4 " = dowody produkcji i usług - 5 " = dowody pozostałe
- 6 " = dowody do ewidencji na kontach pozabilansowych - 7 " = dowody PK wyłącznie do programu analizy.
Bumer dowodu zbiorczego składa się z 7 znaków.
Struktura numeru dowodu księgowego jest następująca:
Sy osoby /zespołu/ dekretującej
Grupa /pierwsza cyfra/ i numer dowodu w ramach grupy /3 następne cyfry od 001 do 999/
Ilośó zapisów w ewidencji z jednego nume
ru dowodu /ilość pojedyńczych dekretów/*
Zadekretowane, zbilansowane i kolejno ponumerowane dowody wkładane są do kopert lub teczek wiązanych. Ha kopercie lub teczce wpisywany jest miesiąc i rok, symbol jednostki i nu
mery dowodów. Dowody przekazywane są za pokwitowaniem do terenowych Stacji dziurkarek i sprawdzarek lub ZPD.
96
-3. Wdrażanie systemu
Wdrażaniem systemu w jednostkach gospodarczych zajmuje się Dział Systemów Finansowo-KoBztowych ZPD, który - po wdroże
niu - odpowiedzialny jest także za bieżącą eksploatację.
Zarówno na etapie wdrażania, jak i eksploatacji systemu występuje' wyraźny podział czynności:
- użytkownik odpowiedzialny jest za prawidłowe i terminowe przygotowanie dowodów do przetwarzania oraz merytoryczną kontrolę zapisów w urządzeniach księgowych /tabulogramach/.
- ZPD odpowiada za przygotowanie mad, kontrolę kompletności dowodów , i zapisów na wejściu /We/, rachunkową zgodność
- ZPD odpowiada za przygotowanie mad, kontrolę kompletności dowodów , i zapisów na wejściu /We/, rachunkową zgodność