wprowadzenia zmian sytuacji wewnątrz organizacji, dokonuje się prognozy zmian zasobów i umiejętności (kompetencji), celem eliminacji słabych stron i zagrożeń oraz maksymalnego wykorzystania w przyszłości mocnych stron i szans.
Przykłady analizy sytuacji w organizacji.
Mocne strony pracy z kadrą:
• doświadczona i zaangażowana kadra silnie związana z organizacją,
• duże zaangażowanie członków, gotowość do poświęcenia czasu wolnego do pracy na rzecz organizacji.
• uporządkowany system doskonalenia zawodowego kadry, pracowników i członków oraz wypracowana stratega współpracy i współdziałania,
• zidentyfikowani merytoryczni i organizacyjni liderzy wśród członków organizacji,
• wypracowany system informacji i promocji dotyczący działalności organizacji w środowisku,
• wyznaczone zadania dla członków organizacji, kadry zarządzającej i pracowników zgodne z założonymi celami działalności organizacji,
• istniejący system motywacyjny do osiągania założonych zadań i celów.
Słabe strony pracy z kadrą:
• słabe przygotowanie do pełnienia określonych funkcji, realizacji zadań,
• brak systemu motywacyjnego do podnoszenia swoich kwalifikacji i umiejętności,
• brak właściwego przekazywania informacji,
• rozbieżności i interesach zarządu, członków i pracowników,
• brak możliwości dokonania zmian wśród członów i kadry zarządzającej,
• brak zdecydowanych liderów,
• brak rozeznania w zakresie kompetencji kadry zarządzającej i członków organizacji,
• zbyt małe fundusze na pozyskanie kompetentnej kadry.
Szanse w pracy z kadrą:
• kadra zarządzająca mocno osadzona w realiach środowiska działalności organizacji,
• kadra zarządzająca oraz pracownicy organizacji są dobrze oceniani przez członków organizacji i środowisko w którym prowadzi organizacja działalność,
• członkowie organizacji wykazują chęć wspierania działalności konkretnymi przedsięwzięciami, chcą poświęcić swój czas dla wspomagania organizacji,
Strona 79 z 161
• karda organizacji ma sprecyzowana wizję działalności zgodną z oczekiwaniami członków i środowiska (otoczenia),
• istnieje możliwość budowania współpracy (partnerstw) z innymi organizacjami, wspólnego doskonalenia i motywowania kadry,
Zagrożenia pracy z kadrą:
• brak uznawalności kadry przez samorząd, instytucje, inne organizacje,
• konkurencja oferująca otrzymanie atrakcyjniejszej pracy,
• zbyt niskie wynagrodzenia (brak środków finansowych oraz pomysłów na ich zdobycie),
• niemożność pogodzenia sytuacji rodzinnej (domowej) z koniecznością większego zaangażowania się w działalność organizacji,
• brak zaangażowania i utożsamiania się z organizacją.
Analiza sytuacji w organizacji:
• program organizacji: zrealizowane projekty, projekty w trakcie realizacji, planowane projekty, osoby (lub zespoły) odpowiedzialne za określone obszary działalności,
• kadra organizacji: ilość, specjaliści, umiejątności, zaangażowanie, pomysłowość, procedury działania, współdziałanie ze środowiskiem, akceptowalność, możliowści pozyskiwania kadry,
• wizerunek i relacje zewnętrzne: logo, wizerunek, strona www. materiały informacyjne i promocyjne, pozycja w środowisku,
• zarządzanie organizacją: program działania, struktura, strategia działania, organizacja biura, aktywizacja członków,
• finanse organizacji: źródła finansowania, projekty, wnioski grantowe, składki.
Określenie wizji i misji organizacji
Wizja przyszłości organizacji jest projekcją marzeń i ambicji wiążących się z działaniem organizacji, stanem docelowym, który jej właściciele, menedżerowie, zarząd, i pracownicy chcą osiągnąć. Wizja jest koncepcją stanu organizacji w odległej przyszłości.
Wizja organizacji (kim chcemy być?), to jej obraz kształtowany przez kierownictwo, członków i pracowników dla dłuższego, wieloletniego okresu. Jest wyrażeniem tego, kim chce być organizacja w przyszłości i związani z nią ludzie. Wyraża pragnienie tego, co chcą stworzyć i osiągnąć oraz czym się będą kierowali w przyszłych działaniach.
Właściwie sformułowana wizja odpowiada na pytania:
Strona 80 z 161
• jaki będzie przyszły rozwój, stan otoczenia w zakresie znaczącym dla organizacji (w ujęciu strategicznym odpowiedź na pytanie o przyszłość organizacji nie może być poprawna, jeżeli nie uwzględnia przyszłego stanu jej otoczenia,
• na jakich zasadach organizacja zamierza układać stosunki z kluczowymi podmiotami swojego otoczenia (organizacja w poprawnie opracowanej wizji powinna określić, w czym zamierza być pomocna/użyteczna w swoim otoczeniu),
• do czego dąży organizacja i jej główni interesariusze wewnętrzni (właściciele, zarząd, pracownicy).
Jak tworzyć wizję?
Tworzenie wizji organizacji polega na przekładaniu marzeń i nadziei na konkretne, a jednocześnie inspirujące cele. Przy opracowywaniu wizji można posłużyć się następującymi czterema krokami:
1. Przygotowanie
Określ obszary składające się na wizję organizacji (np. zakres wykonywanych usług, sprzedaż, udział w otoczeniu, środowisko działalności, pracownicy i ich potencjał, produkty) oraz stojące za nią szczegółowe wskaźniki (np. obrót, realizowane projekty, liczba klientów, ilość członków, osoby-podmioty współpracujące, liczba pracowników).
2. Burza mózgów
Określ wizję docelową stanu organizacji za 5 – 10 lat, skupiając się na określonych w punkcie pierwszym obszarach i dobierając do nich odpowiedni poziom wskaźników.
Celem realizacji tego kroku zbierz grono właścicieli (członków) oraz zarządzających i przeprowadźcie dyskusję, burzę mózgów, warsztat, odpowiadający na pytania: jaka jest moja wizja przyszłości organizacji? W jakim kierunku powinna rozwinąć się organizacja?
Gdzie powinniśmy się znaleźć za 5 – 10 lat? Jakie zmiany powinniśmy wprowadzić, by odnieść sukces? Jak będzie wyglądała nasza organizacja, jeśli w najlepszy sposób wykorzystamy dostępne zasoby i pojawiające się możliwości? Taki warsztat (sesję strategiczną) może poprowadzić doświadczony doradca-trener, ułatwiając tę pracę od strony metodologicznej.
3. Synteza i weryfikacja
Powołaj zespół dwuosobowy, który podsumuje dyskusję, dokona syntezy, wygładzi i opracuje jednolitą wizję w oparciu o wyniki prac w pkt. 2. Ten projekt wizji poddaj:
a) weryfikacji – na ile zrealizowanie takiej wizji jest realne, uwzględniając bieżące i planowane działania. Wizja powinna przedstawiać marzenie dotyczące docelowych
Strona 81 z 161