Some Remarks on Implementation of System-Management

U N I V E R S I T A T I S L Q D Z I К N Б I S'

POLIA OECONOMICA 2 4 , 1982

W i k t o r A skanas

SOME REMARKS ON IMPLEMENTATION OF SYSTEM MANAGEMENT

I n t r o d u c t i o n / I n t h e p r e s e n t d y n a m i c a l l y c h a n g in g e n v ir o n m e n t o f e v e r y o r -g a n i z a t i o n t h e r e e x i s t s v a c o n s t a n t n e c e s s i t y t o f o l l o w t h e r e -l a t i o n s b e tw e e n on o r g a n i z a t i o n and i t s . e n v i r o n m e n t. I t i s so b e c a u s e d o e s n o t e x i s t o n e u n i v e r s a l model o f th e . o r g a n i z a -t i o n e f f i c i e n c y a s w e l l as. t h e r e i s no s i n g l e u n i v e r s a l s o l u -t i o n o f p a r t i c u l a r p r o b le m s o c c u r r i n g i n t h e s p h e r e o f manage-m en t. Each p r o b le m and e a c h s o l u t i o n f i n d t h e m s e l v e s i n t h e w h o le n e tw o r k o f m u tu a l b o n d s ; i f t h e y a r e n o t n o t i c e d and a n a -l y s e d , t h e s e a r c h f o r ways o f im p ro v in g t h e e f f i c i e n c y o f o u r o r g a n i z a t i o n s becomes в p u r e f i c t i o n . The s y s te m c o n c e p t i o n o f mar- nagém ent h a s b e e n d e s i g n a t e d f o r p l a y i n g a s i g n i f i c a n t r o l e i n t h i s d o m a in , s i n c e i t o p p o s e s c o n s i d e r a t i o n o f any s u b s t a n t i a l p r o b le m s from t h e r a n g e o f management o r i n s t i t u t i o n a l l y i s o l a -t e d p a r -t s o f o r g a n i z a -t i o n s s e p a r a t e l y from l a r g e r w h o le s and more g e n e r a l t a s k s . T h u s , ’ i n t h e c a s e o f s y s te m a p p r o a c h we h a v e t o do w i t h t h e a n a l y s i s o f p r o b le m s and n o t i n d i v i d u a l s . The e s -s e n c e o f t h e n o t i o n " sy s te m a p p r o a c h " i t s e l f i s e x p r e s s e d i n t h e s e q u e n c e o f t h e f o l l o w i n g s t a t e m e n t s d e f i n i n g t h e r e q u i r e -m ents o f m e t h o d o l o g i c a l c o r r e c t n e s s o f t h e a p p r o a c h : - we may s p e a k a b o u t s y s t e m a p p r o a c h when t h e p e r f o r m e d an a -l y s i s makes i t p o s s i b -l e t o d e f i n e t h e o p e n n a t u r e o f t h e s y s t e m , A s s . P r o f e s s o r , I n s t i t u t e o f Econom ics o f L i g h t I n d u s t r y , U n i v e r s i t y o f Ł u d ź , P o la n d , [39]

t h a t i s t o d e f i n e t h e mechanism o f i n p u t s , t h e d e s c r i p t i o n o f t h e mechanisms o f t r a n s f o r m a t i o n s o f i n p u t s i n t o p r o d u c t s a n d , a t l a s t , t h e c h a r a c t e r i z a t i o n o f t h e p r o d u c t s t h e m s e l v e s , - t h e e n u m e r a t i o n o f s u b s y s t e m s w h ich make up t h e s y s te m t o g e t h e r w i t h t h e a n a l y s i s o f r e l a t i o n s b e tw e e n t h e s e s u b s y s t e m s m ust b e d one o f t h e s y s t e m a p p r o a c h i s u s i n g , - w h i l e u s i n g s y s te m a p p r o a c h i t i s n e c e s s a r y t o f o r m u l a t e g o a l s f o r e a c h o f t h e a n a l y s e d s u b s y s t e m s , - s y s te m a n a l y s i s must c o m p r i s e t h e d e m a r c a t i o n o f t h e l i -m i t s o f t h e s y s t e m and i t s s u b s y s t e m s and t h e c h a r a c t e r i z a t i o n o f t h e a r e a s o f t h e i n t e r f a c e w i t h o t h e r s y s t e m s , - t h e u n c o d i n g o f r u l e s o f h i e r a r c h i c a l s t r u c t u r e o f t h e s y s te m o u g h t t o t a k e p l a c e w i t h i n t h e fram ew ork o f s y s t e m

ana-l y s i s , '

- f o r m u l a t i o n o f t h e c o n d i t i o n s o f dynam ic e q u i l i b r i u m o f t h e d e s c r i b e d s / s t e m i s o n e o f t h e c o n d i t i o n s ' o f t h e c o r r e c t n e s s o f s y s te m a p p r o a c h ,

- i t i s a c h a r a c t e r i s t i c f e a t u r e o f s y s te m a p p r o a c h t h a t i t f o r m u l a t e s t h e c r i t e r i a o f t h e s y s te m im provem ent and r e n d e r s t h e m echanisms o f i t s d e v e lo p m e n t a n d / o r s u r v i r a l , - t h e d e s c r i p t i o n o f b a s i c mechanisms l e a d i n g t o c h a n g e s o f t h e s y s te m and o f m echanisms l e a d i n g t o m a i n t e n a n c e o f i t s s t r u c t u r e i s an e s s e n t i a l e l e m e n t i n s y s t e m a p p r o a c h , - t h e a n a l y s i s o f t h e b a s i c l i n k a g e s o c c u r r i n g w i t h i n t h e framwork o f t h e d e s c r i b e d s y s te m i s an e s s e n t i a l r e q u i r e m e n t o f s y s te m a p p r o a c h . • . As i t f o l l o w s from t h e e n u m e r a t i o n o f t h e f e a t u r e s o f s y s -tem a p p r o a c h , t h e a n a l y s i s o f t h e r e l a t i o n s b e tw e e n p a r t i c u l a r e l e m e n t s o f t h e d e s c r i b e d s y s te m i s p o s s i b l e o a l y when t h e w h o le s y s te m we a r e i n t e r e s t e d i n i s c h a r a c t e r i z e d i n some de-f i n i t e t e r m s . Such c h a r a c t e r i z a t i o n may be a c c o m p l is h e d by means o f t h e c o n s t r u c t i o n o f a model o f t h e system and n e x t i t s an a -l y s i s . I n t h i s c o n t e x t s y s t e m management w i l l d e n o t e t h e coi>- c e n t r a t i n on t h e c o n t r o l o f p r o c e s s e s t h r o u g h a c h a n g e o f r e l a -t i o n s b e -tw e e n s u b s y s -t e m s and s t r e a m s on t h e b a s i s o f t h e a c c e p -t e d model o f t h e o r g a n i z a t i o n . I n t h e t h e o r y o f o r g a n i z a t i o n and management o n e m e e ts a l o t o f v a r i o u s c o n c e p t i o n s o f model r e p r e s e n t a t i o n o f o r g a n i z a t i o n s w h ic h i r e ą d e r i v a t i v e o f t h e a p p l i c a t i o n o f s y s t e m a p p r o a c h

t o t h e a n a l y s e d p r o b l e m s . I n my o p i n i o n , t h e y a r e a l l m o d i f i c a -t i o n s o f f i v e b a s i c a l -t r e n d s , -t h a -t i s : T a b l e 1 B a s i c a l a p p r o a c h e s t o management p r o b le m s T re n d A re a o f I n t e r e s t s _{Type o f s y s te m} Human r e l a t i o n s O r g a n i z a t i o n a l p s y c h o l o g y S o c i o t e c h n i -c a l s y s te m s S t r u c t u r a l f u n c t i o n a l i s m T h eo ry o f d e c i s i o n - m a k i n g

s o c i a l Man' com m itted t o h i s w o rk in g g ro u p a h i e r a r c h y o f p e r s o n a l n e e d s c o n s i d e r -i n g m o t -i v a t -i o n s y s te m i n f l u e n c e o f t e c h n o l o -g y and e x t e r n a l e x p e c t a t i o n s o v e r o r g a n i z a t i o n fo r m s dynamic b a l a n c e o f t h e s y s te m .m a k in g i t p o s s i b l e t o s u r v i v e program ming o f b e h a -v i o u r s c l o s e d s y s te m o r g a n i -z a t i o n i n a vacuum o pen s y s te m human p e r -s o n a l i t y i -s i n t r o d u c e d i n t o o r g a n i z a t l n o p e n s y s te m - c o n n e c t i o n b e tw e e n e n v ir o n m e n t and o r g a n i z a t i o n com ponents - h a s b e e n i n t r o d u c e d i n t o a n a l y s i s open s y s t e m e n v i r o n -ment a s a s o u r c e o f r e s o u r c e s and o f p r o b le m s o pen s y s te m e n v i r o n -m ent l i -m i t s r a t i o n a l i t y o f t h e d e c i s i o n - m a k i n g p r o c e s s A f t e r J . S. S i l v e r m a n , The T h e o r y o f O r g a n i z a t i o n , 1 9 7 6 , p . 7 5 . Each o f t h e p r e s e n t e d t r e n d s o f t h e a p p r o a c h t o o r g a n i z a -t i o n a n a l y s i s Í 3 c h a r a c -t e r i z e d by -te n d e n c y t o s o l v e d e f i n i t e o r g a n i z a t i o n a l p r o b l e m s . And s o : - t h e r e p r e s e n t a t i v e s o f t h e t r e n d "human r e l a t i o n e " w ere m a i n l y i n t e r e s t e d i n t h e p ro b le m b f a c h i e v i n g s a t i s f a c t i o n i n t h e g r o u p i n o r d e r t h a t t h e g r o u p r e a l i z e d g o a l s s e t by t h e m anage rs * - t h e c r e a t o r s o f t h e t r e n d " o r g a n i z a t i o n a l p s y c h o l o g y * w orked upon t h e p r o b le m o f t h e e m p l o y e e s ' m o t i v a t i o n by means o f g e t t i n g a g r e e m e n t b e tw e e n t h e r e q u i r e m e n t s o f p e r s o n a l i t y and r e -q u i r e m e n t s o f t h e s y s t e m ,

- t h e r e p r e s e n t a t i v e s o f t h e t r e n d “s o c i o t e c h n i c a l s y s -t e m s " w e re i n -t e r e s -t e d i n -t h e e f f e c -t o f r e a l i z a -t i o n o f f u n d a m e n -t a l t a s k s In r e l a t i o n t o t h e a s s i g n e d t e c h n o l o g y , r e q u i r e m e n t s o f i h e

b£,...______ _________ _____ __Wiktoi* Aakanag ___ ,_______ ____.___________ ♦

. o f t h e o r g a n i z a t i o n and feejds and p r o b le m s coming from t h e env i r o n m e n t , - s t r u c t u r a l f u n c t i o n a l i s t s w e n t i n t h e d i r e c t i o n o f t h e a n a - ' l y s i s o f n a t u r e ó f i n t e r n a l r e l a t i o n s i n t h e s o c i a l s y s te m f i n -d in g i n t h i s e l e m e n t a d e c i d i n g f a c t o r w h ic h makes i t p o s s i b l e t o c r e a t e t h e dynamic e q u i l i b r i u m o f t h e o r g a n i z a t i o n , - t h e r e p r e s e n t a t i v e s o f t h e f o r m a l i z e d t r e n d o f t h e t h e o r y o f d e c i s i o n s and t h e t h e o r y o f games c o n c e n t r a t e d on t h e q u e s t i o n o f t h e d e c i s i o n c o n s i d e r e d i n te r m s o f t h e r e l a t i o n s t o s t a b i -l i t y and d e v e lo p m e n t o f t h e o r g a n i z a t i o n and t h e c e r t a i n t y , u n -c e r t a i n t y and r i s k .

The common f e a t u r e o f a l l t h e s e c o n s i d e r a t i o n s was and s t i l l i s t h e q u e s t i o n how t o r a i s e t h e e f f i c i e n c y and r a t i o n a l i t y o f human a c t i v i t y w i t h i n t h e fram ew ork o f a r t i f i c i a l l y g e n e r a t e d s t r u c t u r e s and s y s t e m s . On t h e b a s i s o f t h e s o u n d e r s t o o d d i a g -n o s t i c s p h e r e t h e r e a p p e a r e d t e c h n i q u e s and m ethods o f manage-ment w h i c h , c o n s i d e r i n g b o t h t h e i r c o n t e n t s and s o u r c e we may d e f i n e by t h e name o f s y s te m management t e c h n i q u e s .

S ystem Management T e c h n i q u e s and t h e i r L i m i t a t i o n s

M u l t i t u d e o f s y s te m management t e c h n i q u e s d o e s n o t a l l o w a - o m p r e h e n s iv e d e s c r i p t i o n i n s u c h a s h o r t a r t i c l e . T h e r e f o r e I s h a l l c o n c e n t r a t e on a few m o d e l, t y p i c a l t e c h n i q u e s i n o r d e r t o s k e t c h w i d e r c o n d i t i o n i n g s o f p o s s i b i l i t i e s o f r a t i o n a l i z a t i o n o f management p r o c e s s e s a g a i n s t t h e i r b a c k g r o u n d . My s u b j e c t i v e - c h o ic e I h a v я l i m i t e d . t o : management by o b j e c t i v e , management by o r g a n i c s t r u c t u r e s , m a t h e m a t i c a l m ethods o f d e c i s i o n making and c o o r d i n a t i o n o f a c t i o n s , c o m p u t e r i z a t i o n o f i n f o r m a t i o n d e c i s i o -n a l p r o c e s s e s , and o r g a n i z a t i o n d e s i g n .

1. Management by g o a l s . The c r e a t i o n - o f m o t i v a t i o n a l p r e -r e q u i s i t e s o f c o o r d i n a t i o n ' o f managing a c t i v i t i e s i n t h e o r g a -n i z a t i o -n was t h e t a s k o f ma-nageme-nt by o b j e c t i v e . Thus t h e s y s te m o.f m anagem ent-by g o a l s i n c l u d e s a f f e c t i n g t h e m a n a g e rs o f a l l l e -v e l s s i n c e t h e y a r e r e g a r d e d a s a r e f l e c t i o n o f t h e s t r u c t u r i - z e d h i e r a r c h y o f t h e s y s t e m . The s p e c i f i c p h i l o s o p h y o f management by g o a l s i s e x p r e s s e d , among o t h e r s , i n t e r m s o f a t t a c h i n g t h e e s «

кл Кода _Йеа.агкз on Imploaentut lon of Sysfcea Mansgpftant_________ _ . s e n t l a l s i g n i f i c a n c e t o c o g n i t i v e m o t i v a t i o n i n o r g a n i s a t i o n a l a c -t i v i -t y . The p r o p a g a -t o r s o f -t h i s -t e c h n i q u e -t u r n -t h e a -t -t e n -t i o n -t o -t h e f a c t t h a t i t i s n e c e s s a r y t o r e a l i z e d i s t i n c t l y t h e t a n k w h ic h i s t o be a c c o m p lis h e d and t h e r e s u l t w h ic h m ust b e a c h ie v e d i n o r d e r t o manage o t h e r p e o p l e ' s work e f f i c i e n t l y . T h i s c l e a r un-d e r s t a n un-d i n g o f t h e g o a l makes t h e b a s i s o f s e l f - d e p e n d e n t s e a r c h f o r t h e b e s t ways t o a c h i e v e i t . The c h a n c e s o f t a k i n g up s u c h s e a r c h grow when t h e m anager f e e l s t h a t h e i s t r u s t e d s i n c e h e h a s b e e n c h a r g e d w i t h t h e s e a r c h f o r m ethods and means o f a c t i o n on h i s own. Hence i t f o l l o w s t h a t h a v i n g w e l l s e l e c t e d m anaging s t a f f and i n t e n d i n g t o re m a in i n t h e c u r r e n t o f t h e t e c h n i q u e s o f s y s te m management p a r t i c u l a r s t r e s s o u g h t t o be p u t on t h e d e t e r m i n a t i o n o f t h e g o a l s o f p a r t i c u l a r a c t i o n s a n d / o r p a r t s o f o r g a n i z a t i o n l i m i t i n g i n t e r f e r e n c e . i n t o t h e Way o f r e a l i z a t i o n o f t a s k s and a c h ie v e m e n t o f g o a l s . T h u s , a s we c a n s e e , t h e i d e a i t s e l f i s a s p e c i f i c l i m i t a t i o n u n d e r o u r c o n d i t i o n s . I n o u r o r g a n i z a t i o n a l c u l t u r e a t l e a s t t h r e e p h e-nomena o c c u r w h ic h e f f i c i e n t l y b l o c k t h e p o s s i b i l i t y t o im ple m e nt t h e t e c h n i q u e o f management by g o a l s . They s h o u l d b e numbered a s f o l l o w s :

- t h e phenomenon o f management by l a c k o f c o n f i d e n c e , - t h e phenomenon o f n e g a t i v e c o m p e t i t i o n ,

- t h e phenomenon o f a u t o n o m i z a t i o n o f t h e c o n t r o l f a c t .

The f i r s t o f t h e m e n tio n e d phenomena m a n i f e s t s i t s e l f i n s u c h a d e t a i l e d f o r m a l i z a t i o n o f t h e o r g a n i z a t i o n a l b e h a v i o u r t h a t i t l e a v e s no s p a c e f o r any s e l f —i n i t i a t i v e . The m a j o r i t y o f o u r a c t i o n s meet t h e c o n t r o l o f f o r m a l n a t u r e ( t h e a g r e e m e n t w i t h t h e r e g u l a t i o n i s t h e b a s i s o f t h e e s t i m a t i o n ) a n d , s o a con-s e q u e n c e , t h e a p p e a r a n c e o f t h e i m p u ls e o f t h e l a c k o f c o n f i -d e n c e . I t I am C o n t r o l l e d i n t h i s way and so o f t e n t h i s means t h a t I am n o t t r u s t e d . How c a n I t r u s t t h e a s s o c i a t e s who do n o t t r u s t me? T h i n k i n g i n s u c h t e r m s i s r e f l e c t e d i n t h e w h o le o f o u r s o c i a l l i f e i n w h ic h s y s te m r u l e o f r a t i o n a l confident;«: h a s beer, s u p p l a n t e d by t h e c o u n t e r s y s t e m r u l e o f t h e l a c k o f c o n f i d e n c e . An o f f i c e d o e s n o t t r u s t a c i t i z e n , and v i c e v e r s a ; a m an a g e r d o e s n o t t r u s t a s u b o r d i n a t e and a s u b o r d i n a t e do ee n o t t r u s t -a m a n a g e r. W ith t h e s o c i a l mechanisms f u n c t i o n i n g i n t h i s way t h e s y s t e m management t e c h n i q u e by g o a l s , u n f o r t u n a t e

-'■■У, -'.н t- " : ' í í‘з'ч. i >t o.ľf i c lent*] y , w h i c h i s a p i t y , b e c a u s e

1’•••* ev.'OriiRentci w i t h i t s a p p l i c a t i o n d e m o n s t r a t e g r e a t e f f i e l e n - *

vy o f t h i s p r o p o s a l , ■

'.'he sechr.(l o f t h e m e n tio n e d phenomena may b e c h a r a c t e r i z e d «• i t h " t h e f o l l o w i n g ex a m p le : i n t h e " f i g h t " f o r s u c c e s s i n t h e e r ' - i n i s o t i o n wo do n o t p r o v e t h a t we a r e b e t t e r t h a n o u r e n v i -ro n m en t b u t we p r o v e t h a t t h e e n v i r o n m e n t i s w o r s e t h a n we. As a c o n s e q u e n c e e v e r y a c t i o n i s s u r r o u n d e d by a whole l o t o f b u f -f e r s w h ic h p r o t e c t u s a g a i n s t t h e a t t a c k s o f o t h e r s a n d , n a t u -r a l l y , i t becomes a s e q u e n c e o f a p p a r e n t a c t i o n s . T h i s p h e n o - ' an’non I s s o c o n t r a d i c t o r y t o t h e s p i r i t o f s y s t e m management ■ - h o s e b a s i c a l f e a t u r e i s s t r u c t u r a l t r a n s p a r e n c y , t h a t i t e x c l u -des; by i t s e l f any p o s s i b i l i t y t o im p le m e n t t h e t e c h n i q u e s w h ic h a r e c o n n e c t e d w i t h i t ,

Ir. t h e t h i r d c a s e on e may f a c e t h e phenomenon o f c o n t r o l f o r c o r . t r o ľ s • s a k e . I n o t h e r w o r d s , t h a t w h ic h was t o c o n s t i t u t e t h e means o f r e a l i s a t i o n o f t h e g o a l - more e f f e c t i v e m anagem ent, h a s become t h e g o a l i n i t s e l f . T h i3 r e s u l t s i n t h e m e c h a n i c a l l i n k a g e b e t w e e n t h e d i s c o v e r y o f s h o r t c o m i n g s w i t h t h e a p p l i c a -t i o n o f s a n c -t i o n s . T h e r e f o r e o n e may s t a t e t h a t t h e a u t o n o m i z a - t i o n o f t h e c o n t r o l f a c t , o b s e r v e d i n p r a c t i c e , l e a d s t o t h e l o s s o f t h e s y s t e m s e n s e o f t h e e r r o r a n a l y s i s and t h e n t h e q u e s -t i o n a b o u -t -t h e s e n s e o f c o n -t r o l p r o c e s s e s becomes d o u b -t f u l , 2 , Management by o r g a n i c s t r u c t u r e s . The a n a l y s i s o f t h e c o n t e n t s o f t h e s y s t e m o f management by g o a l s i n d i c a t e s t h e : ; r e a t d y n a m ic s o f c h a n g e s o f g o a l s r e a l i z e d by p a r t i c u l a r te a m s i n .’. l i f e r e n t p e r i o d s . Such c h a n g e s m ust r e s u l t i n t h e e x c h a n g e o f p e o p l e b e t w e e n t h e . o r g a n i z a t i o n a l c e l l s and s e c t i o n s , p a r t i -c i p a t i o n o f t h e some p e o p l e i n d i f f e r e n t g r o u p s , s u b o r d i n a t i o n o f t h e same p e o p l e t o d i f f e r e n t m a n a g e rs and so o n . T h i s means t h a t t h e s y s t e m o f management b y g o a l s i s d i f f i c u l t t o s q u a r e I t h t h e s t i f f h i e r a r c h i c a l s t r u c t u r e and s y n o n i r n l t y o f o f f i c i a l s u b o r d i n a t i o n s . The o r g a n i c s y s t e m makes i t p o s s i b l e t o b r e a k t h e Sf: c l a s s i c d e p e n d e n c i e s s i n c e t h e r e a r e no f o r m a l i z e d i n f o r - .. -Л.1_{--с b o n d s In i t , and t h e w h o le o f t h e s t r u c t u r e i s r e b u i l t} a ' i a p Ł ą t i e n ą ł l y a c c o r d i n g , t o a programme r e a l i z e d by t h e o r g a n i - г а ’ .'.оr.. O r g a n i c s t r u c t u r e s m eet two f u n d a m e n t a l b a r r i e r s i n p r a c -t i s e , i . e . :

- management by t h e f e t i s h o f p o s i t i o n and t i t l e , - management by s t r u c t u r a l o v e r f o r r . i a l i z a t i o n .

The f i r s t o f t h e m e n tio n e d phenomena h a s i t s soujce i n s e e -k i n g p r e s t i g e a b o u t t h e p o s t one p e r f o r m s and n o t a b o u t t h e w ork on e d o e s . As a r e s u l t t h e i m p l e m e n t a t i o n o f f l u e n t s t r u c -t u r e s t r i c t l y c o n n e c t e d w i t h t h e f l u e n c y o f t h e f u l f i l l e d f u n c -t i o n s i s v e r y d i f f i c u l t u n d e r o u r o r g a n i z a t i o n a l c o n d i t i o n s . T h i s s t a t e o f a f f a i r s i s s t i l l d e e p e n e d by t h e s y s te m o f wages w h ic h i s u s u a l l y c o n s t r u c t e d a c c o r d i n g t o t h e r a n k o f p r o f e s -s i o n a l p o -s t and n o t t o l a b o u r d o n e .

The s e c o n d , and no l e s s i m p o r t a n t l i m i t a t i o n , f o l l o w s from t h e p r o c e d u r e s o f t h e a p p o i n t m e n t t o a p o s t and t h e d i s m i s s a l from i t , a s w e ll a s from t h e p r o c e d u r e s o f c o n f i r m a t i o n o f t h e o r g a n i z a t i o n a l s c h e m e s. The two e l e m e n t s a r e so o v e r f o r m a l i z e d t h a t t h e dynam ic c o n t r o l w i t h i n t h e i r fram ework i s p r a o t i c a l l y i m p o s s i b l e .

As i t f o l l o w s from t h e d y n am ics o f t h e c h a n g e s o f t r e n d s and c o n t e n t s f l o w i n g t h r o u g h i n f o r m a t i o n c h a n n e l s , c o m p u te r s y s te m s f o r t h e p u r p o s e s o f management c o n s t i t u t e a n e c e s s a r y c o n d i t i o n o f t h e i m p l e m e n t a t i o n o f any s y s t e m management t e c h n i q u e t o t h e o r g a n i z a t i o n . I s h a l l n o t s p e a k i n l e n g t h a b o u t t h e c o n t e n t s o f t h e s e s y s t e m s h e r e b e c a u s e b i b l i o g r a p h y d e a l i n g w i t h i t i s r i c h e n o u g h , I s h o u l d o n l y l i k e t o t u r n t h e a t t e n t i o n t o a s p e c i f i c l i m i t a t i o n i n t h e p r o c e s s o f c o m p u t e r i z a t i o n , i . e . o r g a n i z a -t i o n a l p r o c e s s e s o c c u r i n g a g a i n s t t h e b a c k g ro u n g o f t h i s p r o -c e s s . C o m p u te r s c i e n c e i s t h e s y s t e m management t e c h n i q u e most p o p u l a r l y a p p l i e d u n d e r o u r c o n d i t i o n s and t h a t i s why we s h a l l d e v o t e a l i t t l e more a t t e n t i o n t o i t . 3 . C o m p u t e r i z a t i o n o f t h e management p r o c e s s e s . We s h o u l d b e -g i n w i t h t h e s t a t e m e n t t h a t , I n s p i t e o f t w e n ty y e a r s t r a d i t i o n o f t h e a p p l i c a t i o n o f e l e c t r o n i c c o m p u tin g t e c h n i q u e i n t h e p r o c e s s o£ m anagem ent, i t i s d i f f i c u l t t o f i n d r e a l l y s u c c e s s f u l i m p l e m e n t a t i o n s , i . e . t h e o n e s w h ic h w ould r e s u l t i n t a k i n g o v e r , any o f t h e b a s i c a l i n t r a o r g a n i z a t i o n a l f u n c t i o n s by t h e edp s y s t e m . As l o n g a s c o m p u te r s c i e n c e was t h e q u e s t i o n o f f a s h i o n , . t h e f a i l u r e s o f a l l t y p e s c o u l d be a s c r i b e d t o p i o n e e r e f f o r t s . At p r e s e n t t h e p i o n e e r p e r i p d i s b e h i n d u s and t h e p r o b le m s re m a in t h e same. The r e a s o n s a r e a s f o l l o w s :

~ management by t h e l a c k o f g o a l a o n s c i o u s n e s s , - management by t h e l a c k o f e f f e c t , - management by t r a d i t i o n a l i s m , - management by p r e s t i g e and i n f o r m a l a u t h o r i t y . We . s h a l l a n a l y s e t h e s e e l e m e n t s on e by o n e . When o b s e r v i n g o r g a n i z a t i o n a l r e a l i t y o n e s h o u l d come t o t h e c o n c l u s i o n t h a t i n t h e m a j o r i t y o f i n s t i t u t i o n s q u i t e a s p e c i f i c s t y l e o f management h a s form ed w h ic h i s b a s e d on au-t o c r a au-t i c - c e n au-t r a l i s au-t i с r e a l i z a t i o n o f t h e m a n a g e r 's f u n c t i o n s . T h i s r e f e r s to a l l l e v e l s o f management a l t h o u g h i t i s b e s t f e l t at t h e m i d d le l e v e l o f e a c h s t r u c t u r e . T h i s phenomenon c o n s i s t s i n d i r e c t i v e s e t t i n g o f t h e t a s k s f o r r e a l i z a t i o n t o g e t h e r w i t h a d e t a i l e d i n s t r u c t i o n s c o n c e r n i n g t h e way o f t h e a c c o m p l is h -ment o f t h e s e t t a s k s . T h u s , i n t h e p r o c e s s o f management- we a n s w e r two q u e s t i o n s ( w h a t? and h o w ? ), a t t h e same t i m e n o t a n s w e r i n g t h e - m o s t i m p o r t a n t o n e , nam ely w h a t f o r ? T h i s i s , o f c o u r s e , t h e m ost g e n e r a l b a r r i e r , and i n t h e p r o c e s s o f compu-t e r i z a compu-t i o n i t l e a d s t o t h e r e a l i z a t i o n o f t h e edp s y s t e m s w hose r e a l u s a b i l i t y i n t h e p r o c e s s o f management i s i n s i g n i f i -c a n t , I n s u c h a s y s te m t h e em ployee f e e l s l i k e an o r g a n i z a t i o -n a l a u to m a to n w hose fre e d o m o f a c t i o n i s r e d u c e d t o t h e c h o i c e b e tw e e n p a r t i c i p a t i n g and n o t p a r t i c i p a t i n g i n a g i v e n o r g a n i z a -t i o n . I t f o l l o w s from t h e f a c t t h a t c o m p u t e r i s t h e f i r s t t o o l i n t h e h i s t o r y o f mankind w h ic h d o e s n o t s e r v e any d e f i n i t e p u r p o s e . I t s t a s k i s n o t t o p e r f o r m any d e f i n i t e a c t i v i t y b u t t o p r o d u c e i n f o r m a t i o n as s u c h . I t d o e s n o t p o s s e s s any e x p l i -c i t ' d e s t i n a t i o n ánd t h e p u r p o s e s i t s e r v e s o u g h t t o b e form u-l a t e d every t i m e by p e p p l e who use i t . T h i s v a r i e t y o f p u r p o s e s r e s u l t s from t h e f a c t t h a t a m a t e r i a l p r o d u c t w i t h a d é f i n i t e s t r u c t u r e c e a s e d t o b e , and a b s t r a c t i o n c o n t a i n e d i n a s e q u e n -c e o f more o r l e s s s i g n i f i c a n t sy m b o ls became t h e o b j e c t o f p r o c e s s i n g . At t h e same t i m e t h e i m p l e m e n t a t i o n o f t h e edp s y s te m im p o ses a w h o le s y s te m o f p r o c e d u r e s on t h e e m p lo y e e s ; t h e i r f u l f i l m e n t i s s o m e tim e s v e r y a r d u o u s , a n d , when t h e r e i s no p u r p o s e c o n s c i o u s n e s s , t h e r e i s no r a t i o n a l e x p l a n a t i o n o f th e m , e i t h e r . In t h i s s i t u a t i o n s u p p l e m e n t a r y g o a l s a p p e a r a t t h e e x e c u t i v e l e v e l w h ic h a r e , a s a r u l e , o f n e g a t i v e n a t u r e . I n t h e c a s e o f ' c o m p u t e r i z a t i o n t h e c o n v i c t i o n s t h a t t h i s p r o

-c e s s w i l l r e s u l t i n t h e r e d u c t i o n . o f employment and w i l l i n t e n s i -f y i n t r a o r g a n i z a t i o n a l c o n t r o l a r e s u c h d e e p l y r o o t e d n e g a t i v e g o a l s . As a c o n s e q u e n c e t h i s l e a d s t o a c t i o n s a g a i n s t " t h e i n n o -v a t i o n u n d e r s t o o d i n t h i s way and t h e s e a c t i o n s a r e t a k e n n o t e x a c t l y a g a i n s t t h e i n n o v a t i o n i n ' i t s e l f b u t a g a i n s t i t s su p p o s e d g o a l s . T h u s , i n o r d e r t o r a t i o n a l i z e o u r o r g a n i z a t i o n s i t i s n e c e s s a r y t o r e v e r s e t h e f o r m u l a u s e d so f a r t a c t i o n - r e s u l t a - e x p l a n a t i o n o f g o a l , i n t o t h e f o r m u l a s e x p l a n a t i o n o f g o a l - a c - t i o n - e s t i m a t i o n o f r e s u l t . W ith o u t t h i s o p e r a t i o n t h e r e c o n -s t r u c t i o n o f t h e o r g a n i z a t i o n a l c u l t u r e i n any s o c i a l sy s te m b e -comes i m p o s s i b l e .

The se c o n d b a r r i e r i n t h e way o f t h e im provem ent o f t h e e f -f i c i e n c y o f o u r o r g a n i z a t i o n s i s t h e management by t h e l o c k o f e f f e c t a t t h e l e v e l r e a l i z i n g a g i v e n t a s k , - I n o t h e r w ords i n o u r econom ic p r a c t i c e we o b s e r v e t h e phenomenon o f t h e o c c u r r e n c e o f t h e e f f e c t ( o r p e r c e p t i o n o f i t ) a t l e a s t one l e v e l h i g h e r t h a n i t h a s b e e n worked o u t . Hŕn ee s u c h a c o n t r o l o f s u b o r d i n a -t e s -t h a -t t h e y would r e a l i z e t h e e f f e c t o f t h e m a n a g e r 's e x p e c t a -t i o n s a t t h e same t i m e u n d e r e s t i m a t i n g t h e e f f e c t o f t h e i r own a c t i v i t y . The s y s te m o f e s t i m a t i o n s o f t h e managing s t a f f os w e l l a s m u l t i - l e v e l and m u l t i - c e n t e r s t r u c t u r e o f management undoub-t e d l y a f f e c undoub-t e d s u c h f o r m a undoub-t i o n o f managemenundoub-t p r o c e d u r e s . R e g a r d l e s s o f t h e s o u r c e o f t h i s p r o c e s s we c a n s t a t e t h a t i t i s a main o b s t a c l e i n t h e r e a l i z a t i o n o f any i n n o v a t i o n , and i n t h e c a s e o f c o m p u t e r i z a t i o n a l m o s t an I m p a s s a b l e b a r r i e r . T h i s f o l l o w s from t h e f a c t t h a t i n p r a c t i c e we do n o t u s e m a t e r i a l e f f e c t ( i n t h e p r e -s e n t c o m p l i c a t e d econom ic -s y -s t e m i t i -s -s i m p ly i m p o s s i b l e ) , b u t t h e i n f o r m a t i o n a b o u t t h i s e f f e c t . T h i s i n f o r m a t i o n i s m o d e lle d so t h a t e v e r y h i g h e r l e v e l c o u l d s h o w . e i t h e r a d i r e c t e f f e c t o r a d e f i n i t e c o n t r i b u t i o n t o t h e e f f e c t a l r e a d y a c h i e v e d . The s y s te m o f e l e c t r o n i b d a t a p r o c e s s i n g by means o f e x p l i c i t l o c a l i z a t i o n o f t h e c o n t r i b u t i o n and t h e a f f e c t a t 4« d e f i n i t e l e v e l d e s t r o y s t h i s d e l i c a t e n e tw o r k o f i n f o r m a t i o n game. T h e r e f o r « i t p r e s e n t s a s p e c i f i c menace f o r a l l t h e i n t e r m e d i a t e l e v e l s i n management. No w o n d e r t h a t i n t h i s s i t u a t i o n t h e m id d le m anaging s t a f f h a v e t h e m ost n e g a t i v e a t t i t u d e i n t h e c a s e o f c o m p u te r s y s t e m . Thus a l o o p i s c r e a t e d w h ic h i s v e l y d i f f i c u l t t o

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e f f e c t in I t s p l a c e o f o r i g i n and h e r e t h e edp s y s te m i s t o h e l p , on t h e o t h e r - t h e new s t a t e o f a f f a i r s d o e s n o t s u i t t h e g ro u p w i t h t h e g r e a t e r i n f l u e n c e o v e r t h e r e a l i z a t i o n o f t h i3 _{s y e te m . A} s o l u t i o n o f t h i s c o n t r a d i c t i o n w ould u n d o u b t e d l y f a c i l i t a t e a c t i -v i t i e s i n t h e f i e l d o f c o m p u t e r i z a t i o n o f o u r o r g a n i z a t i o n s and i t would c r e a t e t h e d e s i r e d a b s o r p t i v e n e s s o f i n n o v a t i o n s a t a l l l e v e l s o f o u r econom ic o r g a n i z a t i o n s . The n e x t b a r r i e r i s t h e management by t r a d i t i o n a l i s m . I t t u r n s o u t t h a t t h e l e a r n i n g o f p e o p l e employed i n m odern o r g a n i z a t i o n s i s t h e g r e a t e s t d a n g e r f o r t h e l a t t e r . The e x p e r i e n c e t h e y g a i n , i n t h i s » w a y s t o p s s e r v i n g them a s t h e dynam ic model o f r e a l i t y and becomes a r o u t i n e c o p y in g o f t h e o n c e o b s e r v e d and remembered p a t t e r n s o f b e h a v i o u r . I n o t h e r w o r d s , i f s u c h a n a c t i v i t y was e f f i c i e n t i n a d e f i n i t e s i t u a t i o n , t h e r e c u r r e n c e o f t h e symptoms o f t h e g i v e n s i t u a t i o n makes u s t a k e up t h e o n c e t e s t e d m anner o f a c t i n g . T h i s a t t e m p t u s u a l l y t a k e s p l a c e w i t h o u t a n a l y s i n g w h e t-h e r i t c a n be e f f i c i e n t u n d e r new c o n d i t i o n s . T h e r e a r e many o r -g a n i z a t i o n s w h ic h had huge l o s s e s o n l y b e c a u s e i n t h e management s t r u c t u r e t h e y c o u l d n o t g e t r i d o f t h e t r a d i t i o n w h i c h , t h o u g h i t had b e e n p r o f i t a b l e f o r some t i m e , f i n a l l y b r o u g h t d i s a s t e r . I n t h e c a s e o f t h e edp s y s t e m s , management by t r a d i t i o n mani-f e s t s i t s e l f i n t h e a t t e m p t s t o t r a n s f e r o r g a n i z a t i o n a l p r o c e d u r e s t e s t e d i n t h e p a s t o n t o t h e c o m p u te r and t h u s , t h e l i m i t a t i o n o f t h e c o n t e n t s o f t h e s y s t e m t o e l e m e n t s w h ic h a r e i n s i g n i f i c a n t from t h e p o i n t o f v ie w o f management p r o c e s s e s . R e f e r r i n g t o t r a -d i t i o n c o n t a i n s one more d a n g e r w h ic h c o n s i s t s i n g e t t i n g " e n t a n g -l e d irt o n e ' s own i n c a n t a t i o n s " . I f we o n c e d e c i d e d t h a t we do n o t nee d s o m e t h i n g , t h e n , r e m a i n in g in- t h e s p h e r e o f management by t r a d i t i o n we s h a l l b e f o r c e d t o d e f e n d t h i s s t a n d p o i n t ‘ r e g a r d -l e s s o f t h e r e a l i t y s u r r o u n d i n g u s . I n t h e o r g a n i z a t i o n d e s i g n t h e a c c e p t a n c e o f s u c h a p o i n t o f v iew l e a d s t o a s p e c i f i c n o n - e e n s e s p i r a l . The l a s t b u t n o t t h e l e a s t e s s e n t i a l b a r r i e r i s t h e manage-ment b y p r e s t i g e and i n f o r m a l p o w e r. T h i s 1s m a n i f e s t e d i n a s e q u e n c e o f a c t i o n s o f i n f o r m e l n a t u r e . They o c c u r e v e n i n t h e s i m p l e c a s e s n o t r e q u i r i n g any s p e c i a l o p e r a t i o n s . T h i s c o n s t a n t fje a rc h f o r a l l i e s and lo b b y r e l e a s e s i n t h e m anaging s t a f f an i n c l i n a t i o n t o f i n d o n e s e l f i n i n f o r m a l a r r a n g e m e n t s by w h ic h i t

i s p o s s i b l e t o a r r a n g e e v e r y t h i n g , b o t h o f f i c i a l and p r i v a t e a f -f a i r s , C o m p u t e r i z a t i o n o f t h e management p r o c e s s e s c l e a r l y l i -m i t s t h e s c o p e o f p o s s i b l e moves o f an a n a l y s i s w h ic h i s n o t o v e r f o r m a l i z e d . The i m p l e m e n t a t i o n o f c o m p u te r p r o c e d u r e s p u t s t h e m anaging s t a f f i n t h e s i t u a t i o n " th e y know m ore, t h e y c a n do l e s s " , o f c o u r s e , from t h e p o i n t o f v iew o f t h e d i s c u s s e d t e c h n i -q u e . So t h e f i g h t f o r i n f o r m a l p o w e r means t h e f i g h t a g a i n s t any n o v e l t i e s t h a t c o u l d d e s t r o y so lo n g and p r e c i s e l y con-s t r u c t e d n e tw o r k o f i n f o r m a l bon(Js.

R e c a p i t u l a t i o n

R e c e n t p r a c t i c e s o f t r a d i t i o n a l managing s m a l l d i s s i p a t e d u n i t s a r e s t i l l r e f l e c t e d b o t h i n t h e o r e t i c a l c o n c e p t i o n s i n t h e r a n g e o f o r g a n i z a t i o n and management and i n p o p u l a r i n s o c i a l c o n s c i o u s n e s s i d e a s a b o u t t h e e f f i c i e n t f u n c t i o n n i n g o f economic o r g a n i z a t i o n s . We a r e n o t a lw a y s f u l l y a w are t h a t t h e c o n c e p -t i o n s and v ie w s w h ic h a p p l i e d t o s m a l l а з com pared w i t h t h e mo-d e m e n t e r p r i s e s c a n n o t b e a p p l i e d i n l a r g e s o c i e l i n d u s t r i a l s y s -te m s . S ystem a p p r o a c h t o management i s dy n am ic. T h i s e n a b l e s Us t o r e a l i z e t o w hat d e g r e e t h e s u p p o s i t i o n , t h a t i t i s p o s s i b l e t o s u g g e s t any c o n s t a n t " b e s t " o r e v e n " p r o p e r " model o f o r g a n i z a -t i o n and managemen-t s y s t e m c o n t r o l l i n g i t , i s u n j u s t f i e d . From t h e l o g i c o f s y s t e m management p r o b a b i l i s t i c and n o t d e t e r m i n i s t i c c h a r a c t e r f o l l o w s o f o r g a n i z a t i o n s o f a l l t y p e s and p a r t i c u l a r l y economic o n e s . I t means t h a t t h e f u n c t i o n i n g o f s u c h o r g a n i z a -t i o n s c a n n o -t be f a u l t l e s s and t h a t i t i s a h a r m f u l u t o p i a t o de-mand fro m p e o p l e o r fr o m d e f i n i t e o r g a n i z a t i o n s e c t i o n s n o t t o make m i s t a k e s . T h i s u n r e a l i s a b l e r e q u i r e m e n t d i s i n t e g r a t e s t h e o r g a n i z a t i o n , among o t h e r s s o c i a l l y , s i n c e i t p a r a l y s e s human i n - g e n i o u s n e a s and i n i t i a t i v e . The t r u t h i s t h a t one m ust l e a r n a l l t h i s and i n t r o d u c e i t i n t o o n e ' s own s y s t e m o f i d e a s and o p i -n i o -n s . W ith o u t i t . s p e a k i n g a b o u t s y s te m management t e c h n i q u e s w i l l re m a in em pty.

The b a r r i e r s o f s y s te m management I h a v e p r e s e n t e d a r e n o t t h t f u l l c o l l e c t i o n , o f c o u r s e . However, i t seems t h a t u n d e r o u r c o n d i t i o n s t h e y do n o t d e c i d e a b o u t t h e a p p l i c a t i o n o f t h e d i s c u s

-orly b u t s i m p ly a b o u t * t h e s t a n d a r d <of management.. ' : !t' r e a d e r t o h a v e t h e i m p r e s s i o n o f f u l l n e g a -t i v i -t y o f -t h e p r e s e n -t e d n a -t e r i a l . I v e a r a t h e r c o n c e r n e d w i t h no- Bung t h e phenomena we m ust t a k e i n t o c o n s i d e r a t i o n d u r i n g t h e r a i s i n g c f o u r s y s t e m t o a h i g h e r l e v e l o f i n t e r n a l e f f e c t i v i t y .

The s o o n e r we r e a l i z e t h e s e o b s t a c l e s and t h e s o o n e r we f i n d an e f f i c i e n t rem edy, t h e more dynamic t h e p r o c e s s o f d e v e lo p -ment o f managing c u l t u r e i n o u r c o u n t r y w i l l become. I n t h e s t r u c -t u r e c f managemen-t t h e r e a r e s o many r e s e r v e s h i d d e n t h a t u t i l i z a -t i o n o f e v e n t h e i r p o r t c o u l d e l i m i n a t e a l o t o f s o c i a l and e c o -nomic t e n s i o n s .

W i k t o r A sk a n a s

F SOjjLEi'f WDRAŻANIA METOD ZARZĄDZANIA SYSTEMOWEGO

, l i s i e j s z y r a , d y n a m ic z n ie z m ie n ia j ą c y m s i ę o t o c z e n i u k a ż d e i o r g a n i z a c j i z a c h o d z i k o n i e c z n o ś ć s t a ł e g o ś l e d z e n i a r e l a c j i w l a k i ' - h z n a j d u j e s i ę t a o r g a n i z a c j a w s t o s u n k u do o t o c z e n i a ! N i í i s t n í e l e bowiem j e d e n u n i w e r s a l n y model s p r a w n o ś c i o r p a n i z a c i i 1 Л l i l l * _{“í??*6? r M Í i J S S ; « J ^ S í S U i l r y Ž h р г о й} l e . , ^ . . , p o j a w i a j ą c y c h s i e w s f e r z e z a r z ą d z a n i a . K a id v n r o b l e i r л т ? k a ż d e r o z w i ą z a n i e z n a j d u j e s i ę w c a ł e j s i e c i w z a j e m n S p o w ía f s p r a w n o ś c i n a s í ^ h o r Í L Í r S ? h J ° f Uk^ a n i e drt5S p o d n o s z e n i a k o n č e k a z a r z ą d z a n i a p r e d y s t y n o w a n a ^ y l ľ d r ^ d e g r a n i a z n a c z ą c e j i e r ?£* P r z e c i w s t a w i a s i ę ona bowiem t r a k t o w a n i u 1a - x i o h K o l v i e k m e r y t o r y c z n y c h p ^ h ie m d v ; w o d e r v a n i u od w i ę k s z y c h l a -S > y w ie c -So' r - í n i p f i ? Г n * n W P rz y p a d k u p o d e j ś c i a systemowego ■’ ■У «0 c - y n i e n i a z a n a l i z ą problemów a n i e i n w e s t v d i k r v -t y k ą r o z w i ą z a ń a n i e l u d z i . i i i w e s r y c j * , k r y -P re z e n to w a n y a r t y k u ł j e s t p o ś w ię c o n y problemom w d r a ż a n i a me-t o . ‘• a r z ą d z a n - a systemowego w p r a k t y c e o r a z i c h o g r a n i c z e n i o m .