Informatyczne determinanty efektywności szkoleń na odległość w organizacji

Pełen tekst

(1)Zeszyty Naukowe nr 814. 2010. Uniwersytetu Ekonomicznego w Krakowie. Michał Kozioł Katedra Informatyki. Informatyczne determinanty efektywności szkoleń na odległość w organizacji Streszczenie. W artykule przedstawiono znaczenie szkolenia pracowników i problemy z tym związane, ze szczególnym zwróceniem uwagi na sposoby ich rozwiązania. Scharakteryzowano informatyczne narzędzia wspomagające szkolenie pracowników (zwłaszcza e-learning), takie jak: systemy zarządzania bazami danych, usługi sieci Internet, oprogramowanie służące do pracy grupowej (groupware), systemy typu MLE (manager learning environment), VLE (virtual learning environment), SMS (skills management system), AS (assesment system), LCMS (learning content management system), AT (authoring tool), EPSS (electronic performance support system), LCS (live communication system). Przedstawiono również model uczenia się pracowników, kontrahentów i organizacji opierających się na przekazywaniu wiedzy między tymi elementami systemu przedsiębiorstwa. Słowa kluczowe: szkolenie, e-learning, proces szkolenia, szkolenie systematyczne, uczenie sformalizowane, oprogramowanie typu groupware, systemy klasy MLE, CMS, VLE, LMS, SMS, AS, LCMS, AT, EPSS, LCS.. 1. Wprowadzenie Główną determinantą funkcjonowania i rozwoju każdej organizacji w dzisiejszych czasach są informacja i komunikacja oparte na technologii informatycznej [Rubin 2006, s. 227–228]. To ona umożliwia niemal nieograniczony transfer informacji i wiedzy w skali globu, wydatnie usprawnia przepływ technologii, kapitału, zmienia podejście do tradycyjnych metod i technik zarządzania i wytwarzania. Za jej przyczyną pojawiły się nowe, nieznane dotąd formy organizacji i zarządzania – organizacje są teraz zdolne do reagowania na potrzeby klientów i oczekiwania pracowników. Na naszych oczach powstają i rozwijają się nowe modele organizacji fraktalnych, inteligentnych, wirtualnych, hipertekstowych – słowem organizacji.

(2) 52. Michał Kozioł. opartych na wiedzy i technologiach informatycznych (IT). Integralną i zarazem najważniejszą częścią tych organizacji są narzędzia teleinformatyczne. Tworzą one tzw. informacyjną architekturę organizacji powodującą wzrost jej wartości na wiele sposobów, m.in. przez wspomaganie działalności operacyjnej oraz stymulowanie rozwoju organizacji. Choć eksponowane są technologiczne i finansowe aspekty IT, niewiele mówi się i pisze o roli personelu w rozwoju informatycznej architektury organizacji oraz, co istotniejsze w wykorzystaniu IT, w wytwarzaniu i sprzedaży produktu. Można zatem przyjąć tezę, że mimo tych gwałtownych zmian najważniejszym ogniwem przedsiębiorstwa pozostają ludzie, a zwłaszcza ich kapitał intelektualny. To bowiem od ich wiedzy i umiejętności, wyznawanych wartości i motywacji do pracy zależy sukces przedsiębiorstwa na rynku. W tej sytuacji obserwuje się wzrost znaczenia szkolenia i doskonalenia zawodowego pracowników, które mają zapewnić organizacji odpowiednio wykwalifikowanych i kompetentnych pracowników w danym miejscu i czasie, tj. kapitał intelektualny. Szkolenie definiowane jest jako „działanie mające na celu uzupełnienie lub pogłębienie wiedzy, kształtowanie umiejętności oraz odpowiednich postaw pracowników” [Rae 1999]. Mówiąc inaczej, szkolenie to zastosowanie systematycznych i zaplanowanych działań w celu wywołania procesu uczenia się [Armstrong 2005, s. 497]. Wprawdzie sama idea, a nawet imperatyw szkolenia i rozwoju pracowników ze względu na ich znaczenie we wzroście gospodarczym i postępie społecznym nie budzi zastrzeżeń, jednak w praktyce danej organizacji, a więc w mikroskali, nasuwają się liczne wątpliwości. Ważniejsze z nich to wysokie i wciąż rosnące koszty szkoleń, źródła i sposoby ich finansowania, krótko- i długookresowa efektywność szkoleń, dostępność i dopasowanie oferowanych szkoleń do potrzeb przedsiębiorstw i ich pracowników. Rozwój pracowników, jak każde racjonalne działanie, przewidziany jest na określony, zwykle długi czas. Rozwój ten trwa latami i wymaga niejednokrotnie sporych inwestycji. Warto poświęcić tej problematyce uwagę. Mimo że w literaturze podaje się przekonujące argumenty przemawiające z działaniami na rzecz rozwoju szkoleń i kapitału ludzkiego, w praktyce wygląda to inaczej. Zadziwiające jest m.in. to, że większość przedsiębiorstw przyjęła podobny sposób działań restrukturyzacyjnych niezależnie od swojej sytuacji finansowej i konkurencyjności. Zarówno firmy o słabej kondycji, jak i te rentowne rozpoczynały procesy restrukturyzacyjne najczęściej od zwolnień załogi. Daje się to łatwo wytłumaczyć w przypadku firm zagrożonych upadłością, zaskakujące jest jednak powielanie tych rozwiązań w przedsiębiorstwach rentownych, o znaczącym udziale w rynku i dużych ambicjach. Outsourcing, outplacement, lean management, reengineering nieodmiennie wiążą się ze zwolnieniami pracowników. Z pewnością w krótkim okresie zwolnienia umożliwiają poprawę rentowności.

(3) Informatyczne determinanty.... 53. i w odróżnieniu od innych działań ich efekty są mierzalne i pewne. Inne, bardziej skomplikowane działania, np. rozpoczęcie programu szkoleń i doskonalenia zawodowego, takiej pewności nie dają. Warto przy tym dodać, że prostych i obliczonych na natychmiastowe efekty działań oczekują nie tylko dostawcy kapitału, ale również opiniotwórcze media i szeroko rozumiane środowisko gospodarcze. Niekorzystny, spowodowany np. pogorszeniem wyników finansowych, wizerunek medialny może bowiem przysporzyć organizacji kłopotów rynkowych [Pasieczny 2005/06, s. 27]. W artykule opisano wymienione kwestie związane ze szkoleniami oraz scharakteryzowano informatyczne systemy i narzędzia wspomagania szkoleń, podkreślono przy tym ich znaczenie w rozwiązywaniu problemów. Szczególną uwagę zwrócono na narzędzia e-learningowe i inne elementy technologii komputerowej. Ponadto przedstawiono koncepcję uczenia się pracowników, kontrahentów i organizacji opierającą na przekazywaniu wiedzy między tymi elementami systemu przedsiębiorstwa. Artykuł adresowany jest zarówno do teoretyków, jak i praktyków zajmujących się szkoleniami, zarządzaniem wiedzą, zarządzaniem informacjami, zastosowaniem informatyki w ekonomii i zarządzaniu, pracowników działu B + R w organizacji. Może on zainteresować również studentów studiów z zakresu ekonomii, zarządzania, w tym zwłaszcza zarządzania informacjami, a także informatyki ekonomicznej. 2. Informatyczne systemy szkolenia na odległość Szkolenia pracowników oraz inne sposoby rozwoju ich kapitału intelektualnego mogą okazać się kosztowne i poniekąd uciążliwe dla bieżącej działalności, pochłaniają one bowiem zasoby organizacji. Z drugiej strony zaś są one nieodzowne do rozwoju tych zasobów. Wraz z wprowadzeniem szkoleń na odległość sytuacja organizacji i pracownika uległa poprawie, choć problemy z tym związane nie zniknęły. Szkolenia na odległość (e-learning online, distance learning) nie byłyby możliwe bez pojawienia się i rozwoju Internetu. Przez e-learning rozumie się „każdy proces dydaktyczny, w którym wykorzystuje się nośniki elektroniczne: komputer, CD, obraz telewizyjny, przekaz radiowy itd.” [Tleluk 2004, s. 34]. Ze względu na kryterium miejsca i czasu można wyróżnić następujące modele szkolenia na odległość: – ten sam czas, to samo miejsce – przekaz wiedzy odbywa się w jednym czasie i miejscu, w tego typu szkoleniach wymagana jest obecność zarówno trenera, jak i słuchaczy; – ten sam czas, ale różne miejsca – proces szkolenia przebiega w tym samym czasie, ale nie jest wymagana obecność kursantów w tym samym miejscu, szkolenia odbywają za pomocą mediów transmisyjnych, np. łączy ISDN;.

(4) 54. Michał Kozioł. – różne czasy, to samo miejsce – szkolenie odbywa się w specjalnym ośrodku szkoleniowym (np. w siedzibie firmy), pracownicy mają dostęp do materiałów poprzez sieć lokalną LAN; – różne czasy, różne miejsca – uczestnicy kursu mogą go odbyć w dowolnym czasie i miejscu; przy tej formie wykorzystywane są wszelkie dostępne możliwości Internetu. W praktyce nauczania (szkolenia) na odległość często stosuje się dwa inne modele: synchroniczny, w którym określony jest wyraźnie czas trwania kursu, bardziej zbliżony do tradycyjnego, i model asynchroniczny ukierunkowany na materiały zawarte na CD-ROM-ach, pocztę elektroniczną, listy dyskusyjne oraz multimedia. Obecnie obserwuje się tendencję do łączenia obu modeli. Liczni autorzy zajmujący się tematyką nauczania na odległość wskazują na zalety i wady tego rozwiązania. Głównymi zaletami e-nauczania są (na podstawie: [Maciejowski 2004, s. 226–227]): – możliwość odbycia szkolenia w miejscu pracy; – dostosowanie czasu trwania szkolenia do indywidualnych wymogów pracownika; – możliwość kształcenia nawet dużych grup, znajdujących się w rozproszonych strukturach organizacyjnych; – możliwość znacznego rozszerzenia materiału szkoleniowego; – brak linearności nauczania. Pracownicy nie muszą realizować całego kursu, lecz tylko te partie materiału, które nie są im znane lub które szczególnie ich interesują. W przypadku pominięcia jakiejś treści lub chęci powtórzenia jej mogą się cofnąć do poprzednich zagadnień; – monitorowanie przebiegu szkolenia. Osoba prowadząca szkolenie (trener) może stwierdzić, w jakim czasie i z jakich części materiału korzystali poszczególni uczestnicy; – pracownik, uczestnicząc w szkoleniu za pośrednictwem sieci, nie jest narażony na rozproszenie ze strony najbliższego otoczenia, ponadto znikają bariery psychologiczne (mogą zaistnieć przy bezpośrednim kontakcie z prowadzącym). System szkolenia na odległość nie jest pozbawiony wad. Wybrane ważniejsze z nich to [Rossett 2002]: – dodatkowa, często spora inwestycja, – dodatkowy czas poświęcany na zaznajomienie się z zainstalowanym specjalistycznym oprogramowaniem e-learningowym, – duży odsetek osób niekończących kursów e-learningowych, – opór osób szkolonych wobec pracy z komputerem, – atomizacja wiedzy grożąca utratą kontekstu i lukami w wiedzy, – uzależnienie od dostawcy kursów e-learningowych, jeśli chodzi o program szkolenia,.

(5) Informatyczne determinanty.... 55. – powierzchowność szkolenia koncentrującego się na rozwiązaniu problemu, a nie na dogłębnym poznaniu jego istoty, – mała wiarygodność w procesie zdalnej komunikacji, możliwość podszycia się pod eksperta, – konieczność zaangażowania dużych zasobów podczas realizacji procesów e-learningowych (wdrożenie przestaje być zadaniem wyłącznie działu szkoleń), – negatywny wpływ na kulturę organizacyjną po zastąpieniu szkoleń tradycyjnych kursami e-learningowymi, – wysoki koszt opracowania i konserwacji treści szkoleniowej, – konieczność adaptacji sieci korporacyjnej do wymagań kursów e-learningowych. Poza wymienionymi niedogodnościami należy pamiętać także o zabezpieczeniach zarówno sprzętu, jak i oprogramowania szkoleniowego. Dlatego powszechnie stosowanym zabezpieczeniem jest hasło, za pomocą którego system identyfikuje uczestnika. Przed wejściem do programu podaje on swój identyfikator oraz hasło. Należy również podkreślić, że w przypadku nauczania na odległość istnieje problem kontaktów interpersonalnych. Bezpośrednia rozmowa ze szkoleniowcem oraz z innymi uczestnikami kursu w szkoleniach starego typu czyni je atrakcyjnymi, bardziej efektywnymi. Nawet spontaniczna wymiana myśli, poglądów na poruszane tematy może przyczynić się zarówno do weryfikacji sposobu myślenia, jak i wzbogacenia wiedzy szkolonego pracownika. Można zatem mówić o utraconych korzyściach nauczania na odległość w porównaniu ze szkoleniami tradycyjnymi. Warto dodać, że wiedza przekazywana w odmienny od tradycyjnego sposobu może być dyskredytowana nie ze względu na treść, ale ze względu na formę przekazu. Analizując różne formy i systemy szkoleń, można je podzielić na proste i rozbudowane. Podstawę rozbudowanych systemów szkoleniowych stanowią systemy do zarządzania kursami MLE (manager learning environment) lub CMS (content management system). Systemy te polegają na „integracji oprogramowania w celu stworzenia sieciowego środowiska administracyjnego i edukacyjnego” [Clarke 2007, s. 83]. System tego typu składa się zarówno z komercyjnych systemów zarządzania kursami, jak i z oprogramowania własnego firmy przeprowadzającej szkolenie. Najczęściej występującymi elementami wspomnianych systemów są [Clarke 2007, s. 83–84]: – system administracyjny, który śledzi przebieg nauczania oraz rejestruje postępy i osiągnięcia uczniów, – rejestry informacji, dotyczące finansów, frekwencji i rejestracji, – informacje o wszystkich dostępnych kursach i możliwościach nauki, – zasoby dydaktyczne: interaktywne materiały dydaktyczne, inne zasoby dydaktyczne, odsyłacze do zasobów dostępnych offline,.

(6) 56. Michał Kozioł. – katalogi biblioteczne i systemy wypożyczania, – systemy kontroli jakości, – systemy komunikowania się, takie jak: poczta elektroniczna, fora dyskusyjne, czaty, biuletyny informacyjne, grupy dyskusyjne, – systemy oceniania, – systemy pomocy, – systemy doradztwa, – systemy informacji, – kursy prowadzone online. Częścią składową systemów MLE są systemy do zarządzania nauczaniem VLE (virtual learning environment) lub LMS (learning management system). Za ich pomocą kursanci mogą rozpocząć naukę w trybie online poprzez przeglądarkę internetową w formie portalu na zasadzie integracji z firmowym intranetem. Pozwala on rejestrować wszelkie dane związane z aktywnością osób szkolonych [Hyla 2005, s. 73], które są wprowadzane do systemu zarówno automatycznie (dotyczy szkolenia za pomocą systemu komputerowego), jak i ręcznie (dotyczy szkolenia z zastosowaniem tradycyjnych narzędzi). Ponadto dostarczają „przekrojowych danych na temat wszystkich działań szkoleniowych przedsiębiorstwa” [Hyla 2005, s. 75]. Wykorzystywane są one także w celu dystrybucji szkoleń e-learningowych w sieci komputerowej, m.in. przez: wprowadzenie materiału w określonym systemie i udostępnienie go osobom szkolonym zgodnie z ustalonymi kryteriami, dystrybucję treści szkoleniowej, tworzenie dodatkowych materiałów szkoleniowych (np. pytań kontrolnych) itp. Pozwalają również (ale tylko w ograniczonym zakresie) na nawiązanie dialogu pomiędzy trenerem a szkolącym się pracownikiem poprzez czat i listy dyskusyjne. Za ich pomocą firma podejmuje decyzje dotyczące rodzaju i tematyki prowadzonych szkoleń, wysokości wydatków na nowe technologie itp. Systemy klasy VLE współpracują z innymi systemami o tym samym lub podobnym profilu. Przykładem mogą być następujące systemy (na podstawie: [Hyla 2005, s. 81]): – system zarządzania ludźmi (ZZL) – korzystanie z danych dotyczących struktury organizacyjnej i użytkowników systemu, – system zdalnej współpracy (LCS) – uzupełnienie mechanizmów zdalnej komunikacji o takie pomoce naukowe jak tablica wirtualna, konferencje internetowe, – system planowania zasobów materiałowych (ERP) – wymiana danych związanych z zasobami korporacyjnymi pomiędzy systemami, możliwość rozliczania kosztów szkoleń, – system zarządzania relacjami z klientami (CRM) – współpraca w dziedzinie szkolenia pracowników związanych z obsługą klientów i sprzedażą, – system zarządzania łańcuchem dostaw (SCM) – współpraca w zakresie szkoleń pracowników nakierowanych na dostawcę..

(7) Informatyczne determinanty.... 57. Wymiary wspomnianego systemu wraz z podaniem jego funkcji podstawowych i funkcji pomocniczych przedstawiono w tabeli 1. Decydując się na e-learning, firma dokonuje wyboru jego formy, a są one następujące: – szkolenie otwarte, w którym wykorzystuje się opracowane przez niezależną instytucję szkoleniową gotowe propozycje i treści umieszczane na ogólnodostępnym serwerze internetowym. Obejmuje ono tematykę z zakresu wiedzy ogólnej. Odbywać się może w systemie ciągłym (brak ograniczeń czasowych, a uczestnicy włączają się do kursu poprzez zalogowanie się w sieci) oraz w systemie ograniczonym czasowo (wyraźnie ustalony jest czas trwania szkolenia); – szkolenie zewnętrznie zamknięte (dedykowane) podobnie jak poprzednie organizuje instytucja szkoleniowa spoza firmy. Jednakże liczba uczestników jest ograniczona do osób zatrudnionych w przedsiębiorstwie, a niekiedy do działu. Tematyka kursu jest uszczegółowiona, dostosowana do aktualnych potrzeb firmy; – szkolenie wewnętrzne prowadzone przez pracowników firmy w systemie ciągłym. Dotyczy najczęściej wiadomości, które powinien znać personel, np. przepisy BHP. Jego treść jest umieszczana na wewnętrznym serwerze zakładu pracy i jest dostępna za pomocą firmowego intranetu. Niezależnie od rodzaju prowadzonego kursu stosuje się taki sam zestaw narzędzi, którymi są: wykład podstawowy, narzędzia umożliwiające komunikację, elementy interaktywne, testy sprawdzające, materiały uzupełniające. Wykład podstawowy to prezentacja materiału szkoleniowego na stronach WWW. Wzbogacany jest on często materiałem graficznym, dźwiękowym, a niekiedy filmowym. Zazwyczaj uczestnicy kursu wybierają te partie materiału, które ich interesują. Dzieje się to dzięki powiązaniu podobnych treści poprzez linki, za pomocą języka html, najpopularniejszego hipertekstowego języka służącego do tworzenia witryn internetowych. Narzędzia umożliwiające komunikację są bardzo ważne dla sprawnego przeprowadzenia szkolenia w systemie online (zarówno z trenerem, jak i pozostałymi uczestnikami). Powszechnie wykorzystywanym narzędziem jest poczta elektroniczna, listy elektroniczne, wirtualne tablice ogłoszeń (whiteboardy, służące do wymiany poglądów uczestników szkolenia bez konieczności ich obecności w danym czasie), fora dyskusyjne, czat (w celu odbycia rozmowy w czasie rzeczywistym z możliwością kontynuacji szkolenia), FAQ ( frequently asked questions, czyli wykaz najczęściej pojawiających się pytań i odpowiedzi na nie) i inne. Niekiedy używa się bardziej rozwiniętej formy, jaką są audio- i wideokonferencje. Rozmowa odbywa się najczęściej z trenerem. Ustala on czas rozpoczęcia oraz czas trwania rozmowy. Może się ona odbywać na kanale ogólnym lub w wydzielonym dla dwóch uczestników paśmie (zwanym privem)..

(8) Funkcje podstawowe. Wymiar. Wyszczególnienie. – zarządzanie harmonogramami – planowanie ścieżek szkoleń – zarządzanie zasobami – zarządzanie opłatami – śledzenie procesów edukacyjnych – śledzenie działań szkoleniowców – monitorowanie zachowań osób szkolonych – ewidencjonowanie kosztów – raportowanie i analizy. ludzie. System zarządzania szkoleniami (LMS – learning management system) komunikacja – zdalna współpraca na wspólnym ekranie komputera – prezentacje na odległość (również dla dużych grup odbiorców) – komunikacja audiowizualna – synchroniczna interakcja ze słuchaczami (ankiety, opinie, ćwiczenia na żywo) – uczestnictwo w procesie e-learningowym (kursy synchroniczne). wiedza – zarządzanie repozytorium wiedzy – opisywanie metadanymi treści szkoleniowej – udostępnienie wydajnych mechanizmów przeszukiwania – udostępnienie fragmentów zasobów szkoleniowych w modelu just in time niezbędnych do rozwiązania problemów. wiedza – nieskomplikowana budowa kursów e-learningowych o specyfice obsługiwanej przez dane rozwiązanie („typowy” kurs e-learningowy, symulacja, ćwiczenia itp.) – wprowadzenie kursów w formatach pozwalających na ich wykorzystanie w sposób pożądany przez organizację (CD, intranet, środowisko e-learningowe, wersja papierowa, inne). wiedza – zarządzanie procesem zespołowej budowy treści szkoleniowej – zarządzanie treścią szkoleniową (repozytorium treści) – zarządzanie dystrybucją treści szkoleniowej przez wiele mediów i w wielu postaciach – udostępnianie kursów e-learningowych przez sieć. ludzie – sporządzanie testów i ćwiczeń – udostępnianie indywidualnym użytkownikom lub grupom testów i ćwiczeń w sieci – zbieranie wyników – analizy wyników, raporty. ludzie. – zarządzanie modelami kompetencyjnymi – analiza luk kompetencyjnych – dopasowywanie programów szkoleń do indywidualnych potrzeb – zarządzanie certyfikacjami i recertyfikacjami. System zarząSystem wsparcia System System zdalnej dzania treścią zarządzania System testujący na stanowisku szkoleniową Narzędzie współpracy kompetencjami (AS – pracy (EPSS (LCMS – learn- autorskie (AT – (LCS – live (SMS – skills assessment – electronic ing content authoring tool) communication management system) performance system) management support system) system) system). Tabela 1. Porównanie różnych rozwiązań e-learningowych. 58. Michał Kozioł.

(9) – dział kadr, dział szkoleń – personel kierowniczy średniego i wyższego szczebla zyskujący możliwość zdobycia danych służących do operacyjnego i strategicznego zarządzania organizacją. Grupa docelowa lub beneficjent rozwiązania. Źródło: [Hyla 2003].. – portale szkoleniowe – delegowanie uprawnień do wpływania na indywidualne procesy szkoleń – udostępnianie kursów e-learningowych przez sieć – komunikacja między osobami szkolonymi oraz między osobą szkoloną a szkolącym. Funkcje uzupełniające. – funkcje umożliwiające przeprowadzanie ankiet i badania opinii. – dział szkoleń – personel kierowniczy średniego i wyższego szczebla zyskujący możliwość zdobycia danych służących do operacyjnego i strategicznego zarządzania organizacją. – udostępnienie narzędzi do samodzielnego znajdowania luk kompetencyjnych – przekazanie pracownikowi prawa do kształtowania własnej kariery przez wybór metody uzupełniania luk kompetencyjnych. – dział kadr, dział szkoleń – personel kierowniczy średniego i wyższego szczebla zyskujący możliwość zdobycia danych służących do operacyjnego i strategicznego zarządzania organizacją. – dział szkoleń, wewnętrzny PR, dział komunikacji wewnętrznej, dział odpowiedzialny za kanały sprzedaży, dział marketingu. – przypisywanie treści elektronicznej do użytkowników systemu – śledzenie postępów w zakresie kursów realizowanych drogą elektroniczną. – eksperci merytoryczni zaangażowani w proces budowy kursów e-learningowych. – dział (osoba) odpowiedzialny za zarządzanie wiedzą – dział (osoba) odpowiedzialny za efektywność i produktywność działań w określonej dziedzinie. – opracowywanie raportów na temat wykorzystania zasobów treści. – dział szkoleń, wewnętrzny PR, dział komunikacji wewnętrznej, dział odpowiedzialny za kanały sprzedaży, dział obsługi klienta. – zarządzanie procesami mającymi miejsce przed interakcją na odległość oraz po niej (rejestracja, podsumowywanie wyników, planowanie kolejnych działań). Informatyczne determinanty... 59.

(10) 60. Michał Kozioł. Często uczestnicy kursu wspólnie realizują jakiś projekt. W tym celu wykorzystuje się oprogramowanie typu groupware, umożliwiające współużytkowanie tego samego programu, np. wirtualnej tablicy ogłoszeń (dotyczy tylko synchronicznej realizacji). Odbywa się to najczęściej poprzez sieć internetową. Jest ono często wzbogacane komunikacją tekstową lub głosową w czasie rzeczywistym. Aby projekt mógł być poprawnie zrealizowany, muszą być spełnione następujące warunki [Clarke 2007, s. 83]: – jasne określenie i ograniczenie celów ćwiczenia, – ustalenie limitu czasu, – określenie zasad dyskusji, tak aby każdy uczestnik miał jednakowe możliwości wypowiedzenia się, – wyznaczenie każdemu uczestnikowi określonej roli w grupie, np. sekretarza, rzecznika, – dobre przygotowanie, aby czas połączenia internetowego był jak najlepiej wykorzystany. Oprogramowanie do pracy grupowej stosuje się tylko w małych grupach kursantów (od 4 do 6 osób). Wymagana jest umiejętność korzystania ze współużytkowanego oprogramowania przez wszystkich uczestników. Niezbędne są także umiejętności pracy w grupach. Elementy interaktywne to dodatkowe elementy uatrakcyjniające szkolenie. Wykorzystuje się głównie symulacje odwzorowujące rzeczywistość oraz gry komputerowe. Testy sprawdzające służą do sprawdzenia, w jakim stopniu uczestnicy przyswoili sobie dany materiał. Polegają na zaznaczaniu przeważnie jednej prawidłowej odpowiedzi na każde pytanie. Występują tu dwie możliwości sprawdzenia: przez instruktora, po przysłaniu mu wyników, jak i przez system komputerowy. Ponadto rejestrowany jest czas rozwiązywania testu przez pojedynczego uczestnika. Materiały uzupełniające to materiały dołączane dla tych uczestników, którzy chcą szczególnie poszerzyć swoją wiedzę, np. wykaz fachowych terminów, przykłady praktycznego zastosowania prezentowanego materiału (case studies). Ponadto zamieszcza się w nich wykaz odnośników do innych witryn o podobnej tematyce, a niekiedy haseł, dzięki którym można uzyskać interesujące informacje (po wpisaniu ich w przeglądarce internetowej). Przedsiębiorstwa i inne instytucje stosujące tę formę szkolenia wykorzystują następujące systemy: oparte na tekście (przesyłanie informacji za pomocą poczty elektronicznej, tekstowe konferencje z wykorzystaniem IRC, list newsowych, list dyskusyjnych, elektronicznych tablic ogłoszeniowych, tekstowe strony WWW – zarówno dynamiczne, które mogą być w pewnym zakresie zmieniane przez uczestników szkolenia, jak i statyczne, bez możliwości zmian) i oparte na przekazie głosu, które wymagają dodatkowego wyposażenia sprzętu komputerowego.

(11) Informatyczne determinanty.... 61. w kartę dźwiękową, zestaw do przekazu i odbioru dźwięku (słuchawki, mikrofon, głośniki, odpowiedni program pozwalający na zmianę głosu z analogowego na cyfrowy – zakodowany – i jego przekaz do odbiorcy). Wyróżniamy tu systemy: audiokonferencyjne, audiograficzne, strony WWW oparte na systemach audio, oferujące wymianę informacji z wykorzystaniem dwukierunkowej komunikacji (fullduplex) dźwiękowej i wizyjnej jednocześnie (two-way voice and video) bądź dwukierunkowej komunikacji dźwiękowej i wizyjnej w jedną stronę (two-way voice and one-way video) [Zieliński 2004, s. 128]; oparte na multimedialnych stronach WWW – wykorzystujące architekturę klient–serwer, gdzie klientem jest pracownik odbywający szkolenie, serwerem zaś program szkoleniowy opracowany i umieszczony w Internecie przez instruktora. 3. Model przekazywania informacji i wiedzy pomiędzy elementami systemu przedsiębiorstwa Komunikacja, przepływ informacji, dzielenie się wiedzą w przedsiębiorstwie odgrywają coraz ważniejszą rolę; w organizacjach opartych na wiedzy natomiast procesy te są tym, czym jest logistyka w tradycyjnym przedsiębiorstwie. Ujmując przedsiębiorstwo jako system złożony z elementów, między którymi występuje wymiana informacji i wiedzy, można wskazać na kilka rodzajów tej wymiany, a mianowicie: – przekazywanie wiedzy między pracownikami, które wymaga wzajemnego zaufania, pokonania bariery dzielenia się wiedzą, poświęcenia czasu na osobiste kontakty oraz przede wszystkim usprawnienia systemu informacji. Informatyczne narzędzia wspomagania komunikacji między pracownikami takie jak intranet, ekstranet, sieć lokalna typu LAN (local area network), innymi słowy integracja wszystkich istniejących w przedsiębiorstwie systemów informatycznych mogłaby okazać się bardzo pomocna; – przekazywanie wiedzy między pracownikami a interesariuszami zewnętrznymi, zwłaszcza klientami i dostawcami przedsiębiorstwa (strukturą zewnętrzną). Wymaga to działań zmierzających m.in. do edukacji klientów, poprawy reputacji firmy, współpracy w tworzeniu i wykorzystaniu wiedzy, prowadzeniu wspólnych prac badawczych – inicjowaniu luźnych związków mających na celu tworzenie i wykorzystywanie wiedzy. Cennymi narzędziami informatycznymi wspierającymi ten proces są przede wszystkim systemy zarządzania relacjami z klientami (CRM); – przekazywanie wiedzy między pracownikami a organizacją, jej strukturą wewnętrzną. Kompetencje pracowników mogą i powinny być wykorzystywane do budowy nowych narzędzi, wzorców, procesów czy doskonalenia produktów i usług. Z kolei transakcje przekazywania wiedzy od organizacji do pracowników.

(12) 62. Michał Kozioł. zwiększają ich kompetencje. Ten rodzaj przekazywania wiedzy może być wspomagany przez firmowy intranet, system zarządzania bazami danych, systemy eksperckie. Przedstawiona koncepcja wzajemnego uczenia się pracowników, przedsiębiorstwa i jego zewnętrznych interesariuszy pozwala spojrzeć szerzej na szkolenie i rozwój samych pracowników, na korzyści płynące stąd dla wszystkich uczestników wymiany wiedzy oraz na trudne do przecenienia znaczenie informatycznych systemów i narzędzi wspomagania wymienionych procesów. Wskazano rownież na inne kierunki i sposoby uczenia się takie jak organizacyjne uczenie się czy dzielenie się wiedzą z kontrahentami firmy, jej klientami. 4. Zakończenie Liczne informatyczne narzędzia wspierania procesu uczenia się znacznie wzbogacają systemy szkolenia i doskonalenia zawodowego pracowników o nowe formy; przyczyniają się również do doskonalenia już istniejących pod względem ich skuteczności i ekonomicznej efektywności. Można zatem mówić o dwóch podsystemach w ramach systemu szkolenia pracowników. Pierwszy, określany mianem podsystemu referencyjnego, obejmuje elementy merytoryczne immanentnie z nim związane1, drugi natomiast to podsystem informatyczny – wspierający go. Proces szkolenia systematycznego, jak każdy proces zachodzący w organizacji, powinien przebiegać w sposób planowy, uporządkowany. Proponuje się, aby proces ten uzupełnić o kolejny etap: projektowanie systemów informatycznych do zarządzania szkoleniami. Systemy referencyjne są podstawą projektowania systemów informatycznych, które przedstawiają technologię komputerową (rozwiązania sprzętowo-programowe), dostosowaną do specyfiki systemów referencyjnych. Są to dwie sfery projektowania, które muszą być ściśle ze sobą powiązane, mając przy tym własne odrębne metodyki [Stabryła 2005, s. 238]. Jak już wspomniano, rozwój nowych technologii wymusił liczne zmiany w zakresie szkolenia pracowników. To dzięki Internetowi szkolenia są coraz popularniejsze. Dzięki nim da się wyszkolić większą liczbę pracowników, którzy mogą wypełniać swoje obowiązki i powiększać wiedzę. Forma ta nie eliminuje tradycyjnych form szkolenia personelu. Najpopularniejszym narzędziem wykorzystywanym w celu szkolenia w systemie e-learningowym zarówno przez firmy (głównie duże przedsiębiorstwa, gdzie najczęściej szkoleniu poddawani są pracownicy w zakresie informatyki), jak i osoby prywatne (najczęściej w ramach systemu edukacji) jest Internet (69% 1. Elementy te zawarte w poszczególnych etapach procesu szkolenia scharakteryzowano w punkcie 2 artykułu..

(13) Informatyczne determinanty.... 63. korzystających w 2004 r.). W 2004 r. był on najbardziej rozpowszechnioną formą szkoleń (w krajach europejskich) w Estonii (21% mieszkańców), na Litwie (20% mieszkańców) i w Finlandii (20% mieszkańców). W Polsce obserwuje się zwiększenie zastosowania technologii komputerowej i telekomunikacyjnej w szkoleniu pracowników. Jest to jednakże zjawisko niewielkie w porównaniu ze wspomnianymi w artykule państwami. Powodem tego stanu rzeczy są liczne bariery ekonomiczne i prawne. Ponadto obserwuje się brak należytego wykształcenia pracowników w dziedzinie informatyki, a nawet brak rozeznania i świadomości ich stosowania. Istnieją również bariery o charakterze finansowym, takie jak zbyt drogi sprzęt komputerowy, wysokie koszty połączeń internetowych itp. Jednakże następuje tu obniżenie kosztów nawet o 60% w stosunku do tradycyjnego nauczania (o czym nie wszyscy wiedzą). Wiele przedsiębiorstw ma przestarzały sprzęt komputerowy, a spora część nie dysponuje żadnym sprzętem. Istotne są tu także bariery psychologiczne: brak należytej samodyscypliny i motywacji do kształcenia. Podejmowane są działania mające na celu wsparcie tradycyjnego nauczania nowoczesnymi narzędziami teleinformatycznymi. Tematyką najczęściej oferowaną przez polskie firmy szkoleniowe jest zarządzanie. Literatura Armstrong M. [2005], Zarządzanie zasobami ludzkimi, Oficyna Ekonomiczna, Kraków. Baruk A.I. [2004], Wykorzystanie Internetu w szkoleniach pracowników, „Ekonomika i Organizacja Przedsiębiorstwa”, nr 2(649). Clarke A. [2007], e-Learning – nauka na odległość, Wydawnictwa Komunikacji i Łączności, Warszawa. Davenport T.H. [1999], Human Capital, Jassy-Bass, San Francisco. Eraut M.J., Alderton G., Cenker P. [1998], Development of Knowledge and Skills in Employment, Economic and Social Research Council, London. Elektroniczna gospodarka w Polsce [2005], red. M. Kraska, Biblioteka Logistyka, Poznań. Hyla M. [2003], Wymiary e-learningu – czyli gdzie szukać własnego ja w spektrum technologii, „Zarządzanie i Rozwój”, nr 12. Hyla M. [2005], Przewodnik po e-learningu, Oficyna Ekonomiczna, Kraków. Kubiak M.J. [2000], Wirtualna edukacja, Mikrom, Warszawa. Maciejowski T. [2004], Firma w Internecie. Budowanie przewagi konkurencyjnej, Oficyna Ekonomiczna, Kraków. Pasieczny J. [2005/2006], Pułapki krótkookresowej racjonalności, „Master of Business Administration”. Rae L. [1999], Planowanie i projektowanie szkoleń, Dom Wydawniczy ABC, Warszawa. Rossett A. [2002], The ASD e-Learning Handbook. Best Practices, Strategies and Case Studies, McGraw-Hill, New York..

(14) 64. Michał Kozioł. Rubin J. [2006], Pomiar zadowolenia klientów wewnętrznych w organizacji dążącej do doskonałości na przykładzie przedsiębiorstwa branży IT [w:] Sposoby osiągania doskonałości organizacji w warunkach zmienności otoczenia – wyzwania teorii i praktyki, t. 2, Zakład Ekonomiki Jakości i Zarządzania Wiedzą UMCS, Lublin. Stabryła A. [2005], Organizacja procesów informacyjnych dla potrzeb zarządzania firmą [w:] Zarządzanie sektorem publicznym i prywatnym w społeczeństwie informacyjnym, red. L. Kozioł, Tarnów. Tleluk T. [2004], IT w firmie, Helion, Gliwice. Zieliński Z.E. [2004], Nauczanie na odległość jako metoda zdobywania wiedzy, Zeszyty Naukowe Akademii Ekonomicznej w Krakowie, Kraków, nr 641. Information Determinants of Distance Learning Effectiveness in an Organisation The paper discusses an essence, significance and dilemmas of staff training, with particular focus on methods of problems elimination. The author characterises computer tools supporting personnel training (mainly e-learning courses), such as: database management systems, Internet services, software supporting work in a group (groupware), MLE (Manager Learning Environment) systems, VLE (Virtual Learning Environment), SMS (Skills Management System), AS (Assessment System), LCMS (Learning Content Management System), AT (Authoring Tool), EPSS (Electronic Performance Support System), LCS (Live Communication System). The final part of the article submits a model of learning by employees, contractors and organisations, which is based on reciprocal knowledge transmission between these elements of enterprise system. Key words: training, e-learning, training process, systematic training, formalised learning, groupware, systems: MLE, CMS, VLE, LMS, SMS, AS, LCMS, AT, EPSS, LCS..

(15)