Politechnika Czstochowska
W okresie stagnacji polskiej gospodarki i w perspektywie wejĞcia do Unii Europejskiej naleĪy siĊgaü po coraz nowsze techniki i technologie informacyjne w celu zwiĊkszenia efektywnoĞci działania przedsiĊbiorstwa i konkurencyjnoĞci zarówno na rynku polskim jak i na miĊdzynarodowym. Na podstawie własnych obserwacji i badaĔ literaturowych przedstawiono najtrudniejsze do pokonania bariery stosowania technologii szybkiego komunikowania i zdobywania niezbĊdnych informacji ze wskazaniem na technologiĊ EDI. Zwrócono uwagĊ na znaczenie badaĔ problematyki społeczeĔstwa informacyjnego. Badania powinny byü przeprowadzane w celu wskazania kierunku działania przedsiĊbiorcom i władzom ustawodawczym likwidującego istniejące bariery.
It is necessary to use more modern information techniques and technologies to increase the efficiency of enterprise performance and its competitive position on both, domestic and foreign markets during the period of polish economy stagnancy and close perspective of entering the European Union. This paper presents the most difficult barriers for fast communication technologies improvement and achieving essential information of EDI technology. These are based on own remarks and literature analysis. Also, the meaning of information society problematic is pointed out. The research should show the main direction of activity for businessmen and legislative authorities, which liquidate the existing barriers.
1. WPROWADZENIE
Globalizacja i wzrost konkurencji w perspektywie przystpienia Polski do Unii Europejskiej powoduje, e przedsibiorstwa poszukuj nowych koncepcji zarzdzania, zwikszajcych efektywno działania. Dzisiaj w Polsce wymaga si ukierunkowania zarzdzania przedsibiorstwem na formułowanie i realizacj strategicznych celów w cisłym powizaniu z otoczeniem, co okrela szanse oraz moliwoci rozwoju przedsibiorstwa. Wzrastajce potrzeby klientów oraz wci zwikszajca si liczba konkurujcych ze sob przedsibiorstw powoduj, e przedsibiorstwom bardzo trudno jest zaistnie na rynku, a w szczególnoci zdoby pozycj lidera. Aby tego dokona
firma powinna dy do sprzeday produktów po najniszych cenach, najwyszej jakoci, ustalonym terminie dostawy, zamawianej iloci oraz w odpowiednim asortymencie. Osignicie tych celów bdzie moliwe jedynie dziki sprawnie i szybko przebiegajcej informacji, a tak moliwo stwarza stosowanie nowoczesnych technik i technologii informatycznych oraz wprowadzanie i modyfikowanie metod zarzdzania wykorzystujc najnowsze osignicia nauki, prowadzce do przebudowy przedsibiorstw pod wzgldem strukturalnym i organizacyjnym. Poprawnie funkcjonujce przedsibiorstwo powinno dy do zgrania w czasie wielu czynników produkcji: ludzi, urzdze, materiałów, czci i podzespołów, rodków transportu, rodków finansowych itd.
Efekty takie mona osign poprzez wdroenie zintegrowanego systemu informatycznego zarzdzania (IMIS – Intergrated Management Information Systems). IMIS stanowi najwysz form ewolucyjn zastosowania technologii komputerowej do wspomagania procesów zarzdzania w przedsibiorstwie. IMIS to otwarty, modułowo zorganizowany kompleksowy system informatyczny, obsługujcy wszystkie sfery jego działalnoci, poczwszy od marketingu, planowania i zaopatrzenia poprzez techniczne przygotowanie produkcji i jej sterowanie, dystrybucj, sprzeda, gospodark remontow, prace finansowo – ksigowe i gospodark kadrami, umoliwiajcy sprawowanie kontroli, przeprowadzanie analiz i podejmowanie właciwych decyzji. Prawidłowo działajcy IMIS wymaga szybkiej komunikacji i przepływu wartociowych informacji wspomagajcych proces podejmowania decyzji. Wiele firm na wiecie zdało sobie spraw, e stosowanie najnowoczeniejszych technik i technologii wspomaganych komputerowo jest podstawowym elementem utrzymania bd zwikszenia konkurencyjnoci na rynkach midzynarodowych.
2. Znaczenie badaĔ problematyki społeczeĔstwa informacyjnego
Wybór odpowiednich technologii jako metody wspomagajcej zarzdzanie i efektywne działanie przedsibiorstwa, oparty jest na wynikach przeprowadzanych badaniach. Jedne z pierwszych bada na temat poznania zapotrzebowa przedsibiorstw na najnowsze technologie i techniki informatyczne oraz implikacje ich stosowania przeprowadzili P.R. Prabhaker, J.O. Goldhar i D. Lei. Rezultaty tych bada zostały ogłoszone w „The Journal of Business & Industrial Marketing”. Badania udowodniły, e firmy, które w sposób przemylany, bez zbytniego popiech i odpowiednio przygotowane strukturalnie i organizacyjnie zastosowały potrzebne moduły informatyczne lub etapowo wdraały zintegrowany system zarzdzania, aby udoskonali komunikacj i przyspieszy przepływ istotnych informacji, ich analiz oraz proces podejmowania decyzji na wszystkich szczeblach organizacyjnych, osignły sukces na własnym rynku i rynkach midzynarodowych61. Strateg Michael Porter zaobserwował,
61 Prabhaker, P. R., Goldhar J. O., Lei D., Marketing Implications Of Newer Manufacturing Technologies; The Journal of Business & Industrial Marketing 10(luty) 1995, s.48-58
e wraz z rozwojem technik informatycznych nastpił postp w dziedzinie szeroko pojtej technologii informacyjnej. Efektem bada przeprowadzonych w zakresie nauk społecznych, marketingu, zarzdzania, inynierii i wielu innych M. Porter stwierdził, e globalna rywalizacja wymaga szybkiego adoptowania wszelkich innowacyjnych metod zarzdzania, ale musi to i w parze z reorganizacj firmy62. Natomiast z bada przeprowadzonych przez zespół L.B. Artman i R.E. Sabath63 wynikało, e najwikszym zainteresowaniem, bo a w ponad 50 % ankietowanych firm, cieszyły si moduły informatyzujce logistyk przedsibiorstwa ze szczególnym uwzgldnieniem zarzdzania łacuchem dostaw. Powstawanie nowych metod zarzdzania, rozwój logistyki a zwłaszcza gwałtowny wzrost funkcjonalnoci łacucha dostaw, nowe kanały dystrybucji, zastpowanie stosunków konkurencyjnych współprac zmierzajc do lepszego reagowania na zapotrzebowanie rynku oraz wymagania klientów spowodowało due zapotrzebowanie firm na technologi szybkiego komunikowania i zdobywania niezbdnych informacji. Moliwo tak stwarza zastosowanie technologii Elektronicznej Wymiany Danych (EDI – Electronic Data Interchange).
Mimo oczywistych korzyci stosowania EDI w handlu typu B2B wystpuje wiele barier trudnych do pokonania. Badania problematyki rozwoju społeczestwa informacyjnego przeprowadzano w krajach o wysokim poziomie rozwoju na przełomie lat 80 i 90– tych64. Ustalono wówczas najtrudniejsze do pokonania przeszkody, przedstawiono metody ich rozwizania oraz zorganizowano pomoc dla małych i rednich firm umoliwiajc korzystanie z EDI.
W Polsce tego typu badania s przeprowadzane zbyt pobienie, a specjalici w tej dziedzinie niewiele mog zrobi. Coroczny Kongres Informatyki Polskiej przedstawia w raportach wiele zalece i uwag niestety bez dalszej konsekwencji realizacyjnej. Jedno z 12 zalece przedstawionych w raporcie „Polska informatyka w Unii Europejskiej” sumujcych najwaniejsze postulaty i oczekiwania rodowiska informatycznego w Polsce podnosi kwesti „podjcia szeroko pojtych bada naukowych dotyczcych problematyki społeczestwa informacyjnego, bo zbyt wiele procesów w tej dziedzinie przebiega obecnie spontanicznie lub wyłcznie pod wpływem impulsów politycznych, a zbyt mało jest natomiast przemylanego sterowania (lub inspirowania) okrelonych procesów oraz kontroli deklarowanych celów i osiganych efektów”. Ponad to „specjalici badajcy, opracowujcy i wdraajcy strategie rozwoju społeczestwa informacyjnego powinni je stale konsultowa z informatycznym rodowiskiem naukowym, zawodowym oraz biznesowym. Naley im umoliwi uzyskanie podstawowej wiedzy na temat moliwoci zastosowa systemów informacyjnych oraz
62 Porter, M. E., Van der Linde C., Green and Competitive: Ending the Stalemate; Harvard Business Review 73(maj)1995, s.120-134
63 Artman, L. B., Sabath R. E., Are You Ready for Change? American Shipper , 1995, s. 42-48
64 Watts C.A., Hogan P.T., Treleven M.D., Issues Influencing Use of Electronic Data Interchange Technology; Mid–American Jurnal of Business, Vol.13, nr 2, 1998.
nabycie elementarnych umiejtnoci posługiwania si nimi”.65 Na podstawie bada
literaturowych i obserwacji gospodarowania przedsibiorstw mona
zauway, e istnieje i nadal pojawia si zbyt wiele przeszkód
ograniczajcych moliwo wykorzystywania w Polsce nowych technologii informacyjnych, a zwłaszcza EDI majcej wpływ na rozwój organizacji wirtualnych, które w niedalekiej przyszłoci powinny sta si na polskim rynku wysoce opłacalne. Badania dotyczce przezwyciania trudnoci w stosowaniu systemów informatycznych powinny dostarcza przedsibiorstwom wiarygodnych, dokładnych informacji o technikach i technologiach informatycznych zapewniajcych zwikszenie konkurencyjnoci. Ocena innowacyjnych metod powinna by obiektywna i przedstawia zarówno zalety jak i wady ich adaptacji. Upowszechniane powinny by rezultaty i dowiadczenia firm, które mimo duego ryzyka i kosztów odwayły si na przebudow i wdraanie kolejnych modułów zintegrowanego systemu informatycznego zarzdzania uwzgldniajcego informatyczne metody i narzdzia optymalizujce funkcjonowanie przedsibiorstwa np. EDI. Zadaniem bada jest zmiana panujcych tradycji i nawyków w społeczestwie polskim i wskazanie kierunków działania zarówno przedsibiorcom jak i władzom ustawodawczym likwidujcych istniejce bariery. Wyniki bada musz przekonywa organizacje gospodarcze, e korzystanie z szeroko rozumianych technologii informatycznych i Internetu mimo wysokich kosztów inwestycyjnych daje w wymierne korzyci w zakresie redukcji kosztów, wzrostu zysków, oszczdnoci czasu. Firma prowadzca działalno za porednictwem Internetu zmienia swój wizerunek, przez co wzrasta zaufanie klientów a tym samym zwiksza si szansa na zdobywanie i utrzymywanie stałych, zyskownych klientów.3. Elektroniczna wymiana danych
Imperatywem kadej firmy w dobie rosncej konkurencji jest doskonalenie jakoci usług i produktów, obsługi klienta i wydajnoci operacyjnej. Działania te prowadz do uzyskania przewagi na rynku, ale przy jednoczesnym nawizywaniu współpracy midzy rónymi organizacjami w zakresie produkcji, obsługi klienta, logistyki, finansów itp. Narzdziem do osignicia tak widzianej przewagi jest elektroniczna wymiana danych (Electrinic Data Interchange – EDI).
Jest to technika, która wyrosła na bazie sieci komputerowych, a dokładniej mówic na bazie poczty elektronicznej (Electronic Mail), polegajca na wymianie standardowo sformatowanych danych midzy systemami informatycznymi partnerów przy minimalnej interwencji człowieka. EDI łczy moliwoci informatyki i telekomunikacji w celu zlikwidowania mozolnej pracy zwizanej z generowaniem i przetwarzaniem dokumentów papierowych. EDI nie jest rodzajem poczty elektronicznej, polega na wymianie danych sformatowanych, które mog by nastpnie jednoznacznie
przetwarzane przez system informatyczny. EDI opiera si na zastosowaniu standardowych komunikatów, bdcych odpowiednikiem zunifikowanego dokumentu handlowego, przystosowanego do celów elektronicznej transmisji. Standardy opieraj si na cisłych regułach gramatycznych oraz na okrelonym zbiorze słów. W celu uniknicia chaosu Organizacja Narodów Zjednoczonych postanowiła opracowa (1986 r.) i popiera jeden, uniwersalny standard, którym jest UN/EDIFACT (United Nations Rules for Electronic Data Interchange for Administration, Commerce, and Transport). Wymian standardowych komunikatów realizuje, równie standardowe oprogramowanie, w skład którego wchodzi musi konwerter oraz oprogramowanie komunikacyjne zwizane z obsług sieci komputerowej lub transmisj modemow. Zadaniem konwertera jest przygotowanie standardowego komunikatu wykorzystujc dane uytkownika oraz dekodowanie komunikatu, w celu odczytania zawartych w nim informacji. Innymi słowy, konwerter dokonuje konwersji danych ze standardu obowizujcego w danym przedsibiorstwie do standardu EDI i odwrotnie66. Ujednolicenie formatu przesyłanych informacji i danych jest wanym i koniecznym czynnikiem warunkujcym rozwój i korzystanie z EDI. Elektroniczna wymiana danych jako technologia tworzca pomost midzy systemami informatycznymi współpracujcych ze sob firm realizujcych róne transakcje ma charakter globalny, to te standaryzacja o zasigu midzynarodowym jest nieodzowna. Obecnie najczciej uywane standardy to:
− UN/EDIFACT – okrela główne zasady tworzenia, przetwarzania, przesyłania i bezpieczestwa wymiany dokumentów elektronicznych oraz usprawnia zastpowanie dokumentacji papierowej dokumentami elektronicznymi,
− SWIFT – standard finansowo-ksigowy, − ANSI X12 – standard amerykaski67.
W zalenoci od stopnia zaawansowania techniki EDI w danej organizacji gospodarczej wyrónia si trzy poziomy zastosowa:
− usprawnienie obrotu dokumentowego poprzez innowacj wystawiania dokumentów z wykorzystaniem potrzebnych danych z baz danych firmy, wysyłania, odbioru bez koniecznoci procedury dorczania, rejestracji i dekretacji oraz wprowadzenia dokumentu do obiegu,
− usprawnienie sterowania procesami gospodarczymi m.in. obsług dostaw na czas (Just-in-Time), gdzie dostawca zapewnia okrelony, minimalny poziom zapasów na linii produkcyjnej odbiorcy, a stan zapasów odbiorcy jest monitorowany, uzupełniany w odpowiednim momencie oraz rejestrowany przy wykorzystaniu
66 Hałas E., Współczesne narzĊdzia informatyczne wspomagające przepływ towarów; Logistyka nr 3/2000, s. 62 –65
67 Chmielarz W., Handel elektroniczny nie tylko w gospodarce wirtualnej; Wydawnictwo Naukowe Wydz. Zarządzania UW, Warszawa 2001, s.153
kodu kreskowego, który uruchamia automatycznie procedury: aktualizacji stanu zapasów, ksigowania, wystawiania i wysyłania polecenia zapłaty,
− tworzenie nowych organizacji gospodarczych w wyniku integracji istniejcych poprzez zapewnienie przesyłania danych midzy nimi i bezporedniego przetwarzania co powoduje powstawanie długoterminowych relacji z dostawcami i obustronne korzyci w zakresie gwarancji dostaw i ich wielkoci68.
EDI jest najczciej wykorzystywana w takich dziedzinach gospodarki jak handel, produkcja, transport, finanse, administracja. Komunikacja pomidzy przedsibiorstwami polega na wymianie w postaci elektronicznej wszystkich moliwych zestandaryzowanych dokumentów np.: formularzy zamówie, faktur, polece przelewu, potwierdze zlece i innych uywanych w działalnoci gospodarczej.
Stosowanie technologii EDI daje wiele korzyci na wszystkich szczeblach organizacyjnych przedsibiorstwa, w zwizku z tym powstaj korzyci operacyjne, taktyczne i strategiczne.
Korzyci operacyjne to obnienie kosztów zwizanych z przenoszeniem danych pomidzy rónymi aplikacjami systemów informatycznych. Dziki automatyzacji przenoszenia i wymiany danych powstaj oszczdnoci finansowe i czasowe. Poprzez wyeliminowanie wielokrotnego wprowadzania tych samych danych gwarantowana jest zgodno danych elektronicznych z danymi rzeczywistymi i redukcja kłopotliwych i kosztownych pomyłek.
Malej wydatki zwizane z wysiłkiem i nakładem mudnej pracy personelu przy tworzeniu, kopiowaniu i przesyłaniu dokumentów papierowych. Malej koszty własne ponoszone na łczno(telefon, faks, poczta) i wymian informacji pomidzy firmami tradycyjnymi metodami. Dziki temu, e dokumenty EDI stworzono w sposób analogiczny do dokumentów papierowych o ustalonej midzynarodowej postaci i za pomoc tego samego jzyka, czas przekazywania informacji w nich zawartych jest minimalny. Dodatkow korzyci jest fakt, e wymiana moe odbywa si bez wzgldu na rodzaj oprogramowania uywanego przez firmy współpracujce69.
Do korzyci taktycznych naley maksymalne wykorzystanie zasobów ludzkich bez zwikszania iloci zatrudnionego personelu i znaczne podniesienie wydajno pracy. Dziki szybkiej i dokładnej dystrybucji danych wewntrz przedsibiorstwa, analitycy mog optymalnie je wykorzysta i przekaza w postaci rzetelnych i wartociowych informacji, aby umoliwi szybsze, właciwe i mniej ryzykowne podjcie decyzji dotyczcych produkcji i potrzeb klienta. Tym samym nastpi wzrost efektywnoci produkcji poprzez zastosowanie systemu JiT (Just-in-Time) i realizacji dostaw na danie – Lean Supply.
68 Hadyniak B.M., EDI, Ĩródla i kierunki rozwoju, skutki; Materiały na II Krajową KonferencjĊ EDI, Red. M.NiedĨwiedziĔski, ŁódĨ 1994
69 Chmielarz W., Handel elektroniczny nie tylko w gospodarce wirtualnej, Wydawnictwo Naukowe Wydz. Zarządzania UW, Warszawa 2001, s.152-153.
EDI dostarczajc aktualnych i dokładnych informacji decydentom na szczeblu strategicznym poprzez podejmowanie szybkich i trafnych decyzji pozwala na uzyskanie przewagi nad konkurencj i utrzymanie si na rynku. Pozwala zaopatrywa klienta we właciwy produkt we właciwym czasie i we właciwe miejsce, co powoduje wzrost lojalnoci wród klientów i ich zadowolenie. Ma take znaczenie psychologiczne70, gdy korzystanie z EDI wzmaga zaufanie do partnera działajcego w organizacji gospodarczej i ch długotrwałej współpracy. Na podstawie przeprowadzonych bada korzyci stosowania EDI s znaczce. David H. Tobey w 1996r. zauwaył, e w firmach wykorzystujcych technologi EDI, a w których filozofia działania oparta była na dwóch kluczowych koncepcjach – innowacyjnej i jakociowej, produktywno wzrosła do 75%, a redukcja kosztów zakupów i magazynowania zmalała o 90%71.
Mimo oczywistym korzyciom ze stosowania technologii EDI istniej wci bariery, które s trudne do przebycia zwłaszcza przez małe i rednie przedsibiorstwa.
4. Bariery stosowania EDI
We wszystkich krajach istniej i nadal powstaj cigle nowe przeszkody utrudniajce wprowadzanie i rozwój EDI:
− brak moliwoci stworzenia jednego wspólnego, midzynarodowego standardu ze wzgldu na due zrónicowanie poszczególnych sektorów gospodarki,
− brak wiedzy z zakresu potrzeby stosowania standardów i korzyci płyncych z tego faktu,
− brak chci zrezygnowania z wczeniej wypracowanych własnych regionalnych standardów pełnicych rol midzynarodowych np. UKEDI w Wielkiej Brytanii, ANSI X.1272 bd branowych jak np. SWIFT,
− brak współdziałania w skali midzynarodowej przy ustalaniu kadej pozycji wspólnego elektronicznego dokumentu ze wzgldu na silny konflikt interesów poszczególnych grup uytkowników,
− konieczno zmiany przyzwyczaje i tradycji w poszczególnych pastwach, − zbyt due koszty wprowadzania EDI zwłaszcza tam gdzie słaba jest infrastruktura
telekomunikacyjna, a małe i rednie firmy pozbawione s pomocy pastwa73. Problemy elektronicznej wymiany danych dotycz raczej aspektów zwizanych z zarzdzaniem a nie z wdraaniem systemów informatycznych. Cz informatyczna stanowi jedynie kilkanacie procent ogółu problemów i rozwizywana jest poprzez
70 jw. 71
Tobey David .H., Paperless Purchasing: Wish You Were Here. Automatic I.D. News 12(marzec) 1996, s.36-37
72 Grabara J., Znaczenie EDI dla prawidłowo realizowanych zadaĔ w obszarze logistyki odwrotnej; Acta Univ.Lodz.Folia Oeconomica nr 167, ŁódĨ 2003
73 Chmielarz W., Handel elektroniczny nie tylko w gospodarce wirtualnej; Wydawnictwo Naukowe Wydz. Zarządzania UW, Warszawa 2001, s.154
zatrudnianie konsultantów lub wyspecjalizowanych firm. Wikszo jednak decyzji zwizanych z wdraaniem systemów informatycznych wraz z technologi EDI ley w gestii grupy zajmujcej si problemami organizacyjnymi. Elektroniczna wymiana dokumentów nie moe by rozpatrywana w oderwaniu od całego systemu informacyjnego przedsibiorstwa. Naley uwzgldni warunki otoczenia, problemy dotyczce struktury organizacyjnej, komunikacji, motywacji, kultury organizacyjnej. Naley wzi take pod uwag dotychczas istniejcy obieg dokumentacji oraz istniejce ju systemy informatyczne. Aby osign wytyczone cele i korzyci z zastosowania EDI musi istnie integracja ze wszystkimi systemami informatycznymi. Tak wic implementacj technologii EDI naley rozpocz od dokładnej analizy informacyjno-dokumentacyjnej i stworzenia projektu systemu przyszłociowego.
Okazuje si, e rozwój EDI nie jest a tak szybki, jakby mona było si tego spodziewa, sytuacj taka przewidzieli V. Sriram i S. Banerjee przedstawiajc w swych opracowaniach dokładne zalecenia i szczegółowe procedury wdraania EDI. Ostrzegali oni take przed niebezpieczestwem wynikajcym z pochopnego i nieprzemylanego stosowania nowoczesnych technik i technologii informatycznych, zachcali do wdraania EDI wraz z kolejnymi modułami zintegrowanego systemu informatycznego zarzdzania metodami na miar ewolucji a nie rewolucji74.
Przed przedsibiorstwami polskimi take stoi wiele barier uniemoliwiajcych maksymalne wykorzystanie moliwoci innowacyjnych technik i technologii informatycznych. Najistotniejsze to:
− brak chci poszerzania wiedzy z zakresu ekonomii i nowoczesnego zarzdzania firm, tym samym odpowiedniego zrozumienia nowych koncepcji zarzdzania opartych na informatycznych systemach logistycznych i ich celów,
− brak denia do modernizacji zarzdzania w kierunku zintegrowanego systemu informatycznego zarzdzania przedsibiorstwem w makro-skali,
− trudnoci zwizane z przygotowaniem menaerów do wykorzystywania posiadanych informacji (wiedza ekonomiczna, optymalna analiza danych, umiejtno agregacji danych, powszechna symulacja procesów gospodarczych, wizualizacja danych i informacji wspomagajca podejmowanie decyzji na wszystkich szczeblach organizacyjnych, dobór odpowiednich rodków informatycznych),
− utrudnianie przepływu informacji poprzez mał niezawodno usług sieciowych i telekomunikacyjnych oraz brak duych orodków obliczeniowych z komputerami duej mocy,
− słaby rozwój baz i hurtowni danych wspomagajcych decyzje gospodarcze,
74 Sriram V., Banerjee S., Electronic Data Interchange: Does Its Adoption Change Purchasing Policies and Procedures? International Journal of Purchasing and Materials Management 1(styczeĔ) 1994, s.31-40
− brak popularyzowania wyników bada zachcajcych do stosowania metod innowacyjnych m.in. EDI i przedstawiajcych sposoby przezwyciania istniejcych trudnoci,
− brak pomocy i poparcia rzdu dla rednich i małych polskich firm, co powoduje zbyt wysokie koszty ich przebudowy.
Zazwyczaj bariery utrudniajce wdraanie szeroko pojtych systemów informatycznych z wykorzystaniem najnowszych technik transmisji danych maj charakter ekonomiczny lub zwizane s z nisk jakoci połcze i wysokimi kosztami usług telekomunikacyjnych. Najwaniejszym jednak problemem jest brak poparcia kierownictwa dla modyfikacji istniejcych systemów informacyjnych i wprowadzaniu EDI. Ogólna ch przebudowy istniejcych i tworzenie nowych organizacji gospodarczych, wzorujc si na najlepszych organizacjach europejskich i wiatowych mogłoby wymóc na władzach pastwa uregulowanie przepisów prawnych dotyczcych firm telekomunikacyjnych majcych na usługi monopol, nacisku na ochron danych osobowych utrudniajc przepływ informacji midzy poszczególnymi krajami, obnienia podatków przedsibiorstwom dcym do stworzenia e-businessu a take otoczenie opiek małych i rednich firm chccych rozwija si.
Kierownictwo jak i pracownicy czsto przeciwstawiaj si wprowadzeniu do firmy systemów informatycznych. Jest to spowodowane obawami przed: koniecznoci podwyszania kwalifikacji, wzrostem odpowiedzialnoci, redukcj etatów. Kierownictwo rzadko jeszcze przywizuje wag do poszerzania własnej wiedzy z zakresu zarzdzania, wdraania systemów komputerowych zintegrowanych z Internetem, nie wykazuje chci poznania moliwoci Internetu i ich wykorzystania oraz nauki jzyka angielskiego. Czsto wybierajc system sugeruje si hasłami reklamowymi, rzadziej konsultuje si z wyspecjalizowanymi firmami. Systemy informatyczne kupowane s zazwyczaj bez wczeniej przygotowanego projektu usprawnienia przedsibiorstwa i wytyczonego celu działania, co zwizane jest ze złym rozumieniem pojcia nowoczesne zarzdzanie.
Typowo polskie przedsibiorstwa, które chc istnie i prosperowa w perspektywie przystpienia do Unii Europejskiej powinny zacz pojmowa zarzdzanie jako działalno polegajc na podejmowaniu trafnych decyzji oraz sterowaniu wszystkimi zasobami łcznie z ludmi, procesami i informacjami w sposób jak najbardziej wydajny, oszczdny i zgodny z racjonalnoci działa gospodarczych w celu osignicia optymalnych efektów. Krótko mówic nowoczesne zarzdzanie powinno by rozumiane „jako całokształt wiedzy, umiejtnoci i gotowoci ich stosowania przez podmioty zarzdzania połczone w zorganizowany sposób z materialnymi rodkami zarzdzania”75.
W tak rozumianym zarzdzaniu wyrónia si podstawowe elementy umiejtnie połczone w spójn cało. Nale do nich elementy „twarde” (hardware – technika
zarzdzania), „mikkie” ( software – koncepcja zarzdzania i organizacyjne (orgware – organizacja zarzdzania). Dziki temu tworzy si style zarzdzania uwzgldniajce charakter narodu, jego kultur pracy i poszanowanie nadrzdnych wartoci. W stylach tych dominuj obecnie trzy podejcia: systemowe, perspektywiczne i globalne, które charakteryzuje si takimi cechami jak:
− mylenie w skali globalnej,
− coraz czstsze nastawienie na rynki wiatowe, − cigłe poszukiwanie rozwiza innowacyjnych,
− modyfikowanie działalnoci przedsibiorstw w zalenoci od zmieniajcego si otoczenia, charakteru rynku i rozwijajcej si konkurencji76.
Jeeli kierownictwo najwyszego szczebla wszelkiego rodzaju przedsibiorstw i urzdów pastwowych zwróci uwag na obszary najbardziej kluczowe dla firmy, które w najwikszym stopniu przyczyniaj si do tworzenia najwikszej wartoci dodanej, i decyduj o pozycji firmy na rynku oraz maj w sobie najwikszy potencjał do poprawy, to przebudowa polskich przedsibiorstw na pewno przebiegnie łatwiej i szybciej. Zrozumienie istoty nowoczesnego zarzdzania i poparcie modernizacji przedsibiorstwa przez kierownictwo ma olbrzymi wpływ na przebieg tego trudnego zadania i na postaw pracowników niszych szczebli. Dowiodły tego badania ankietowe zapocztkowane przez V.A. Zeithaml’a w 1981r.77 i kontynuowane przez zespół B. Farbey, F. Land, D. Targett w 1993r. i M. MacLeod’a w 1996r78. Pocztkow niech do jakichkolwiek modyfikacji systemów informacyjnych i wprowadzenia nowych technologii informatycznych zmieniła popularyzacja rezultatów bada ankietowych opracowanych wg wczeniej zaprojektowanego modelu teoretycznego. Uwiadomiono przedstawicieli rónych przedsibiorstw o najczciej wystpujcych trudnociach przy wdraaniu innowacyjnych metod m.in. EDI z jednoczesnym przedstawieniem zaradczych metod ich zmniejszania bd unicestwiania.
Najistotniejszym problemem jest odpowiednie zrozumienie nowych koncepcji zarzdzania i celów ze szczególnym uwzgldnieniem decydujcej roli ludzi, ludzi jako pracowników, a take jako klientów. Pomocne w tym przypadku s systemy logistyczne wspomagane systemami informatycznymi.
Logistyka staje si t dziedzin wiedzy, która na bazie systemów informatycznych, prowadzi do integracji organizacji, by zapewni optymalne funkcjonowanie łacuchów zaopatrzeniowych od momentu pozyskania surowców, przez ich przetwarzanie, dystrybucj, a do dostarczenia finalnemu odbiorcy79. „Istot logistyki jest, bowiem
76 Penc J., Decyzje w zarządzaniu; Wyd. Profesjonalnej Szkoły Biznesu, Kraków 1995 77
Zeithaml V.A., How Consumer Evaluation Processes Differ between Goods and Services. In James H. Donnelly and William R. George, Eds.; Marketing of ServicesIL: American Marketing Association. , Chicago, 1981
78 Watts C.A., Hogan P.T., Treleven M.D., Issues Influencing Use of Electronic Data Interchange Technology. Mid–American Jurnal of Business, Vol.13, nr 2, 1998
sterowanie procesami przepływu wszelkich zasobów (materiałów, informacji, surowców, wyrobów gotowych, pracowników itd.) w systemach tj. w ramach
przedsibiorstwa, pomidzy przedsibiorstwem
a rynkami zaopatrzenia i zbytu oraz w sieci przedsibiorstw – w kanałach i łacuchach logistycznych. Celem logistyki jest integracja tych przepływów w wymiarze czasu i przestrzeni, aby:
− zoptymalizowa koszty realizacji tych procesów,
− zapewni najwyszy moliwy, przy danym poziomie kosztów, standard obsługi klienta (wewntrznego i zewntrznego)”80.
Coraz czciej to nie logistyka jest traktowana jako podsystem przedsibiorstwa, lecz przedsibiorstwo stanowi element systemu logistycznego. Im wikszy zakres integracji procesów przepływów zasobów, tym wiksze znaczenie ekonomiczne działa logistycznych. Kierownictwo przedsibiorstw powinno zrozumie, e systemowe podejcie we współczesnej logistyce zapewnia optymalizacj systemu, a wszystkie elementy systemu logistycznego podporzdkowane s wspólnemu, ogólnemu celowi i zmierzaj do takich form współdziałania, które zapewniaj pozytywn ocen całego systemu logistycznego i efektywne działanie całej organizacji gospodarczej. Podstaw optymalnego systemu logistycznego jest szybka i aktualna informacja. Naley j traktowa jako czynnik produkcji, równie istotny jak siła robocza, kapitał i rodki pracy. Jak twierdzi J.Penc, informacja to katalizator zarzdzania; czynnik, który scala funkcje zarzdzania i warunkuje jego skuteczno81.
Warunkiem koniecznym funkcjonowania systemów logistycznych w sposób optymalny jest zastosowanie w tych systemach informatyki. Komputerowe wspomaganie systemów informacyjnych ma strategiczne znaczenie dla przedsibiorstwa. Stosowane techniki i rodki informatyczne umiejtnie wdroone i wykorzystane umoliwiaj maksymalizowanie zysków zarówno w firmie, w ogniwie łacucha logistycznego, jak i w całym łacuchu dostaw.
Podstawowym zadaniem dla menedera odpowiedzialnego za informatyzacj systemu zarzdzania w przedsibiorstwie jest okrelenie zakresu rzeczowego, przedmiotowego dla tych zbiorów danych ródłowych, które maj zasadnicze znaczenie w procesach planowania i koordynacji zarzdzania logistycznego a tym samym całego przedsibiorstwa, poprzez monitoring i controlling wszystkich operacji gospodarczych. Informatyzacja w przedsibiorstwie sprowadza si zarówno do tworzenia architektury systemów informatycznych jak i do sposobu wykorzystania ich. Menaer, zatem powinien posiada umiejtno szybkiego wykorzystania wszystkich, wartociowych informacji znajdujcych si w jego posiadaniu oraz przesłania ich w postaci czytelnej i zrozumiałej do decydentów. Umiejtno taka wymaga wiedzy z zakresu ekonomii,
80 Chaberek M., Logistyka – Zarządzanie logistyczne – Zarządzanie logistyk;. Gospodarka Materiałowa i Logistyka 9/2000
81 Penc J., Strategie zarządzania. Perspektyficzne myĞlenie. Systemowe działanie; Agencja Wydawnicza PLACE, Warszawa 1996
analizy i agregacji danych, symulacji, stosowania wizualizacji danych i informacji wspomagajcej zdobywanie wiedzy oraz doboru odpowiednich rodków informatycznych.
Rzadko pracownicy odpowiedzialni za wdraanie systemów informatycznych posiadaj te umiejtnoci i rozumiej nowoczesny mechanizm działania organizacji gospodarczej. Czsto nie zdaj sobie sprawy, e logistyczny system informacji musi by systemem otwartym, umoliwiajcym połczenie si zarówno z sieciami lokalnymi jak i rozległymi. Wan cech logistycznego systemu informacji jest take jednolito jego wszystkich elementów, bez wzgldu na to czy s one czciami składowymi systemu jednego przedsibiorstwa czy grupy przedsibiorstw, a ich sie informacyjna powinna charakteryzowa si wyranym sprzeniem zwrotnym i słuy zarówno celom jednostronnego przekazu jak i dwustronnej wymianie informacji w rónej postaci midzy dowolnymi partnerami rynkowymi.
Rysunek 1. Logistyczny system informacji ħródło: Opracowanie własne na podstawie [17] [18]
Graficzne przedstawienie logistycznego systemu informatycznego (LSI) potwierdza, e sprawnie funkcjonujcy LSI wpływa na kondycj całego przedsibiorstwa i opiera si na szeroko pojtej infrastrukturze teleinformatycznej, która jest podstaw stosowania
zuytych dóbr LSI AI EDI EDI Just-in-time Banki danych i serwis Sieci teleinf. GPS Wyniki bada marketingowych EDI szybka odpowied AI Sieci teleinformatyczne EDI AI EDI Sieci teleinf.
Przepływ dóbr fizycznych wspomagany przez system klasy MRP
Dostawcy Zaopatrzenie Produkcja T ransport Magazynowanie Marketing Klient Gromadzenie Dystrybucja i sprzeda i recykling
MRP MRP MPS DRP DRP DRP MRP
Analizy, decyzje i sterowanie
dalszych rozwiza technicznych. Dlatego EDI w oderwaniu od całego systemu informacyjnego organizacji nie zapewnia wszystkich korzyci. EDI jako system midzyorganizacyjny zapewnia zbieranie i przesyłanie informacji prawie w kadym ogniwie łacucha dostaw. EDI pozwala osign korzyci dziki usprawnieniu obsługi klientów, gospodarki materiałowej przez krótsze terminy dostaw, obnienie poziomu zapasów, trafne i precyzyjne prognozy zbytu, usprawnieniu moliwoci stosowania strategii JiT oraz stosowaniu strategii marketingowych. Technologia EDI oraz koncepcja systemów otwartych pozwalaj realizowa zasad tzw. integracji progresywnej82. W elektronicznej wymianie dokumentów jest wykorzystywana technika automatycznej identyfikacji towarów (AI) wykorzystujca kody kreskowe. Technika AI jest wykorzystywana w wielu procesach m.in.w: zaopatrzeniu, produkcji, transporcie, magazynowaniu, handlu. EDI i AI s cile ze sob powizane i s nieodłcznym elementem zintegrowanego systemu informatycznego zarzdzania. Jednake gwarancj efektywnego działania transmisji dokumentów jest dostpno i niezawodno usług sieciowych i telekomunikacyjnych. Niestety jest to jedna z nastpnych barier stawianych przed polskim przedsibiorstwem. W Polsce niestety nadal jest wysoki koszt usług telekomunikacyjnych spowodowany stosowaniem w tej brany praktyk monopolistycznych oraz wystpujce braki w rozwoju infrastruktury. Postp techniczny w dziedzinie sposobu transmisji danych jest niewystarczajco szybki, co wraz z przyrostem uytkowników Internetu powoduje tłok w sieci i cigłe problemy z szybkoci emisji.
Due znaczenie w systemie informacyjnym organizacji zwłaszcza w procesie przewozowym odgrywa take łczno satelitarna. Transport charakteryzujcy si duym rozproszeniem taboru wykorzystuje system nawigacyjny GPS. System ten wraz z sieciami opartymi o łcza satelitarne zapewnia optymalizacj fizycznego przemieszczania towarów i dokładne okrelenie połoenia przemieszczanych towarów w kadym momencie procesu.
Integracja EDI z całym systemem informacyjnym organizacji musi odbywa si w relacji do otoczenia. Ono nadaje kształt działalnoci przedsibiorstwa poprzez uwzgldnienie w systemach informacyjnych istotnych problemów ekonomicznych, społecznych, geograficznych, kulturowych itp. Samodzielnie działajca technologia EDI w przedsibiorstwie i słuca jedynie do przesyłania dokumentów i informacji nie daje przewidywanych efektów. Faktyczne efekty daje denie do integracji I kompleksowoci wszystkich modułów informatycznych, stwarzajc zintegrowany system informatycznego zarzdzania IMIS w skali makro, co prowadzi do powstawania popularnych w krajach rozwinitych gospodarczo przedsibiorstw wirtualnych, które na polskim rynku w przyszłoci maj olbrzymie moliwoci i due perspektywy rozwoju. Na rynku polskim mona spotka wiele zintegrowanych systemów informatycznych wspomagajcych efektywn działalno przedsibiorstwa. Niewiele jednak polskich firm
82 Adamczewski P., WdroĪeniowe uwarunkowania zintegrowanych systemów informatycznych; Akademicka Oficyna Wydawnicza PLJ, Warszawa 1998
decyduje si na zakup i wdraanie takiego systemu. Czciej s one stosowane w duych przedsibiorstwach z udziałem kapitału zagranicznego.
W Polsce przedsibiorstwa najczciej decyduj si na zakup systemów klasy ERP, które do niedawna były najpopularniejszymi. Systemy te jednak nie zawsze s kompletne, czsto ograniczaj si tylko do kilku najwaniejszych modułów. Zintegrowany system ERP zawiera moduły wspomagajce midzy innymi: finanse, produkcj, logistyk i dystrybucj, marketing, zarzadzanie projektami, usługi, płace i kadry, raportowanie, obieg dokumentów. Przedsibiorstwa wdraaj przewanie tylko niektóre z nich.
Obecnie na rynku polskim dostpne s oprogramowania klasy CRM (Customer Relationship Management) i SCM (Supply Chain Management), jednak do zakupu tych systemów rynek dojrzewa powoli.
A przecie obsługa klienta, jako i poziom obsługi to obszar zainteresowania kadego przedsibiorstwa chccego istnie na rynku. Poziom obsługi klienta zaley od szeregu decyzji podejmowanych w sferze transportu, zapasów, składów, prognozowania popytu i zamówie zaopatrzeniowych, czyli w zakresie logistyki, finansów i w zakresie innych obszarów funkcjonowania przedsibiorstwa. Chcc wic zapewni wysoki poziom obsługi klienta, przedsibiorstwa polskie powinny dy do przebudowy i wdraania systemów wspomagajcych ich działalno. John J.Coyle, Edward J.Bardi i C.Jahn Langley w ksice „The Management of business Logistics” okrelaj obsług klienta jako „paliwo, które napdza silnik łacucha logistycznego”83.
Z oprogramowania klasy ERP, CRM korzystaj na całym wiecie firmy handlowe, banki, towarzystwa emerytalne i ubezpieczeniowe, instytucje publiczne – szpitale, uczelnie, urzdy. W Polsce istnieje jeszcze wiele problemów midzy innymi gospodarczych i finansowych, utrudniajcych przebudow przedsibiorstw i wdraanie zintegrowanych systemów wspomagajcych ich działalno.
5. Podsumowanie
W niniejszym artykule zaprezentowano moliwoci i perspektywy stosowania technologii informacyjnych wspomagajcych zintegrowany system informatycznego zarzdzania IMIS. Celem całego zintegrowanego sytemu powinno by rozszerzenie wymiany danych na całe otoczenie organizacji zapewniajce:
− obsług informacyjn łacucha dostaw,
− wymian danych z sektorem finansowym i administracji pastwowej, − zarzdzanie klientami zinstytucjonalizowanymi i indywidualnymi,
83Coyle John J., Bardi Edward J., Langley Jr C.John, The Management of Bisiness Logistics; West Publishing company, Minneapoli St. Paul 1996
− moliwo włczania do systemu klientów wewntrznych, własnych pracowników, kadry zarzdzajcej oraz współpracowników firmy84.
Nie bdzie on jednak osignity, jeeli system nie bdzie korzystał z Internetu i technologii EDI.
Wejcie Polski do struktur unijnych zwikszy szanse wejcia firm polskich na inne rynki, ale wymaga to szybkiego przystosowania si do wymogów dyktowanych przez kraje europejskie. Dlatego omówione w artykule bariery utrudniajce stosowanie innowacyjnych metod jak najszybciej naley zminimalizowa, aby przedsibiorstwa mogły bez wikszego ryzyka podj przebudow i prowadzi działania w kierunku tworzenia firm wirtualnych. Pomocne w przezwycianiu wszelkich problemów jest przeprowadzanie bada dostarczajcych informacji na temat najwikszych trudnoci wynikajcych głównie z przyczyn technologicznych, ekonomicznych, organizacyjnych, prawnych i psychologicznych. Wyniki bada musz take przekonywa kadr zarzdzajca do koniecznoci przebudowy przedsibiorstwa w celu uzyskania w przyszłoci wymiernych korzyci w zakresie redukcji stałych i inwestycyjnych kosztów, oszczdnoci czasu i wzrostu zysków, z jednoczesnym wskazaniem kierunków działania likwidujcych najtrudniejsze przeszkody. Dostosowanie organizacji gospodarczych w Polsce do poziomu wiatowego i do wymogów Unii Europejskiej mona osign poprzez właciw polityk rzdu, odpowiednie szkolenia i przedstawianie moliwoci i metod uczenia si od lepszych oraz poprzez cisł współprac ze specjalistami z zakresu informatyki, logistyki, analizy i diagnozy.
Bibliografia
1. Abt S., Systemy logistyczne wyzwaniem dla informatyków; Informatyka 7/95 2. Adamczewski P., WdroĪeniowe uwarunkowania zintegrowanych systemów
informatycznych; Akademicka Oficyna Wydawnicza PLJ, Warszawa 1998 3. Artman, L. B., Sabath R. E.: Are You Ready for Change? American Shipper ,
1995, s. 42-48
4. Chaberek M., Logistyka – Zarządzanie logistyczne – Zarządzanie logistyk;. Gospodarka Materiałowa i Logistyka 9/2000
5. Chmielarz W., Handel elektroniczny nie tylko w gospodarce wirtualnej; Wydawnictwo Naukowe Wydz. Zarzdzania UW, Warszawa 2001
6. Coyle John J., Bardi Edward J., Langley Jr C.John, The Management of Bisiness Logistics; West Publishing company, Minneapoli St. Paul 1996
7. Grabara J., Znaczenie EDI dla prawidłowo realizowanych zadaĔ w obszarze logistyki odwrotnej; Acta Univ.Lodz.Folia Oeconomica nr 167, Łód 2003 8. Hadyniak B.M., EDI, Ĩródla i kierunki rozwoju, skutki; Materiały na II Krajow
Konferencj EDI, Red. M.Niedwiedziski, Łód 1994
84 Chmielarz W., Handel elektroniczny nie tylko w gospodarce wirtualnej; Wydawnictwo Naukowe Wydz. Zarządzania UW, Warszawa 2001, s.40
9. Hałas E., Współczesne narzĊdzia informatyczne wspomagające przepływ towarów; Logistyka nr 3/2000, s. 62 –65
10.Penc J., Decyzje w zarządzaniu; Wyd. Profesjonalnej Szkoły Biznesu, Kraków 1995
11.Penc J., Strategie zarządzania. Perspektyficzne myĞlenie. Systemowe działanie; Agencja Wydawnicza PLACE, Warszawa 1996
12.Porter M. E., Van der Linde C., Green and Competitive: Ending the Stalemate; Harvard Business Review 73(maj)1995, s.120-134
13.Prabhaker P. R., Goldhar J. O., Lei D., Marketing Implications Of Newer Manufacturing Technologies; The Journal of Business & Industrial Marketing 10(luty) 1995, s.48-58
14.Raport „Polska informatyka w Unii Europejskiej”; 3. Kongres Informatyki Polskiej, 2003.
15.Solarz J.K., Narodowe style zarządzania. Mity czy fakty; Wrocław 1984
16.Sriram V., Banerjee S., Electronic Data Interchange: Does Its Adoption Change Purchasing Policies and Procedures? International Journal of Purchasing and Materials Management 1(stycze) 1994, s.31-40
17.Szymczak M., Logistyczny system informacji; Logistyka 1/96
18.The International Center for Competitive Excellence, Uniwersytet Północnej Florydy1994
19.Tobey David .H., Paperless Purchasing: Wish You Were Here. Automatic I.D. News 12(marzec) 1996, s.36-37
20.Watts C.A., Hogan P.T., Treleven M.D., Issues Influencing Use of Electronic Data Interchange Technology; Mid–American Jurnal of Business, Vol.13, nr 2, 1998
21.Zeithaml V.A., How Consumer Evaluation Processes Differ between Goods and Services. In James H. Donnelly and William R. George, Eds.; Marketing of ServicesIL: American Marketing Association. , Chicago, 1981
