Koncepcja zastosowania arkusza kalkulacyjnego do wspomagania procesu przeglądów urządzeń w wybranym szpitalu

Pełen tekst

(1)KONCEPCJA ZASTOSOWANIA ARKUSZA KALKULACYJNEGO DO WSPOMAGANIA PROCESU PRZEGLDÓW URZDZE W WYBRANYM SZPITALU BARTOSZ SZCZĘNIAK, ANNA BUJANOWSKA. Streszczenie W artykule przedstawiona została koncepcja zastosowania arkusza kalkulacyjnego MS Excel do wspomagania procesu przeglądów realizowanego w badanym szpitalu. Przedstawiono załoĪony zakres funkcjonalnoĞci dla tworzonego narzĊdzia. Za pomocą diagramu ERD zaprezentowano strukturĊ encji zidentyfikowanych dla omawianego problemu. Dla poszczególnych encji oraz ich atrybutów została przedstawiona ogólna charakterystyka. W dalszej czĊĞci omówiono sposób reprezentacji encji w arkuszu kalkulacyjnym. Zaproponowano koncepcjĊ zapewnienia integralnoĞci danych. Przedstawiono rozwiązania pozwalające uzyskaü załoĪone funkcjonalnoĞci narzĊdzia. Ze wzglĊdu na przyjĊte ograniczenia rozwiązania zostały oparte na wbudowanych mechanizmach oraz funkcjach arkusza kalkulacyjnego. Słowa kluczowe: proces, przegld, baza danych, arkusz kalkulacyjny, doskonalenie procesu 1. Wprowadzenie W chwili obecnej w dalszym cigu w niektórych firmach wiele procesów, w ramach których tworzone lub wykorzystywane s zasoby informacyjne, realizowane jest bez jakiegokolwiek wsparcia ze strony narzdzi informatycznych. Przykładem takiej sytuacji moe by

(2) proces przegldów realizowany w przebadanym szpitalu. Niezbdne dla jego realizacji dokumenty zawierajce informacj o terminach koniecznych do przeprowadzenia przegldów, informacje o firmach lub osobach mogcych zrealizowa

(3) przegld czy dokumenty zawierajce istotne dla poszczególnych urzdze informacje przechowywane s w rónych miejscach i jedynie w tradycyjnej postaci papierowej. Na podstawie przeprowadzonych obserwacji mona stwierdzi

(4) , e stosowanie takiego rozwizania utrudnia realizacj poszczególnych działa wpływajc negatywnie na efektywno

(5) całego procesu. W zaistniałej sytuacji rozwizaniem problemu moe by

(6) stworzenie narzdzia informatycznego w oparciu o popularne w firmach arkusze kalkulacyjne. Koncepcja takiego rozwizania została przedstawiona w dalszej czci artykułu..

(7) 272 Bartosz SzczĊĞniak, Anna Bujanowska Koncepcja zastosowania arkusza kalkulacyjnego do wspomagania procesu przeglądów urządzeĔ w wybranym szpitalu. 2. Narzdzie wspomagaj ce proces przeprowadzania przegl dów 2.1. Struktura danych Do wspomagania wspomnianego procesu przegldu zaproponowano narzdzie utworzone w oparciu o arkusz kalkulacyjnym MS Excel. Ze wzgldu na zakres umiejtnoci osób majcych opiekowa

(8) si oraz ewentualnie rozwija

(9) narzdzie jednym z załoe było stworzenie koncepcji narzdzia opartego wyłcznie na szeroko opisywanych w literaturze [2], [3], [4] wbudowanych mechanizmach oraz funkcjach arkusza. Ustalono, e rozwizanie powinno: • zapewnia

(10) moliwo

(11) identyfikacji nadchodzcych terminów przegldów • pozwala

(12) na szybkie okrelenie, czy przegld jest przegldem gwarancyjnym, czy pogwarancyjnym • wspomaga

(13) wybranie odpowiedniej firmy do przeprowadzenia przegldu podajc dane firmy, od której urzdzenie zostało zakupione oraz dane firm, które mog przeprowadzi

(14) jego przegld • wspomaga

(15) wybranie odpowiedniego pracownika do przeprowadzenia przegldu • wspomaga

(16) dotarcie do dokumentów zwizanych z danym urzdzeniem Na podstawie przeprowadzonej analizy zaproponowano uwzgldnienie w narzdziu encji takich jak: „przegld”, „firma”, „pracownik”, „urzdzenie”, „dokument”, „urzdzenie-firma”, „urzdzenie-pracownik” oraz „urzdzenie-dokument”. Zwizki pomidzy poszczególnymi encjami zostały zaprezentowane na rysunku 1. Znajdujcy si na tym rysunku diagram ERD został stworzony zgodnie z konwencj CASE*Method [1]..

(17) 273 Studies & Proceedings of Polish Association for Knowledge Management Nr 45, 2011. PRZEGLD #* kod przegldu * termin º rodzaj º data rozpoczcia º data zakoczenia º rezultat. DOKUMENT #* kod dokumentu * nazwa * nazwa pliku. FIRMA #* kod firmy * nazwa * adres * telefon. URZDZENIE #* kod urzdzenia * nazwa * data gwarancji * jednostka organizacyjna. URZDZENIE-DOKUMENT. PRACOWNIK #* kod pracownika * imi * nazwisko * telefon. URZDZENIE-FIRMA * gwarancja. URZDZENIE-PRACOWNIK. Rysunek 1. Diagram ERD dla narzĊdzia wspomagającego proces przeprowadzania przeglądów ródło: Opracowanie własne. Krótka charakterystyka wymienionych encji została przedstawiona w tabeli 1. Tabela 1. Charakterystyka poszczególnych encji Encja przegld firma pracownik urzdzenie dokument urzdzenie-firma urzdzenie-pracownik urzdzenie-dokument. Charakterystyka encji okresowy przegld techniczny przeprowadzany dla okrelonego urzdzenia firma zewntrzna mogca przeprowadzi

(18) przegld lub bdca dostarczycielem urzdzenia pracownik firmy mogcy przeprowadzi

(19) przegld urzdzenie techniczne dokument techniczny istotny dla przeprowadzenia przegldu firma mogca przeprowadzi

(20) przegld danego urzdzenia pracownik mogcy przeprowadzi

(21) przegld danego urzdzenia dokument zwizany z danym urzdzeniem. ródło: Opracowanie własne. Charakterystyka atrybutów dla poszczególnych encji została przedstawiona w tabeli 2..

(22) 274 Bartosz SzczĊĞniak, Anna Bujanowska Koncepcja zastosowania arkusza kalkulacyjnego do wspomagania procesu przeglądów urządzeĔ w wybranym szpitalu. Tabela 2. Opis atrybutów encji Encja przegld. firma. pracownik. urzdzenie. dokument. urzdzeniefirma. Atrybut kod przegldu termin rodzaj. Skrót Id_p Termin WO. data rozpoczcia data zakoczenia rezultat kod firmy nazwa adres telefon kod pracownika nazwisko imi telefon kod urzdzenia nazwa data gwarancji jednostka organizacyjna kod dokumentu nazwa nazwa pliku. Data_p Data_k Rezultat Id_f Naz Adres Telefon Id_pr Naz Im Telefon Id_u Naz Data_gw J_org Id_d Naz_dok Naz_pliku. gwarancja. Gw. Charakterystyka atrybutu kod identyfikujcy dany przegld ostateczny termin przeprowadzenia przegldu okrelenie, czy przegld powinien by

(23) przepracowany przez firm obc czy przez pracownika własnego dzie rozpoczcia przegldu dzie zakoczenia przegldu wynik przegldu kod identyfikujcy firm nazwa firmy adres firmy telefon do firmy kod identyfikujcy pracownika nazwisko pracownika imi pracownika telefon pracownika kod identyfikujcy urzdzenie nazwa urzdzenia data, do której obowizuje gwarancja na urzdzenia jednostka organizacyjna, do której przypisane jest dane urzdzenie kod identyfikujcy dokument nazwa dokumentu nazwa pliku, w którym znajduje si elektroniczna posta

(24) dokumentu okrelenie, czy dana firma moe przeprowadzi

(25) przegld gwarancyjny danego urzdzenia. ródło: Opracowanie własne. 2.2. Reprezentacja encji w arkuszu kalkulacyjnym Wymienione encje w arkuszu kalkulacyjnym zostały przedstawiane za pomoc tabel o układzie podobnym do układu tabel w relacyjnych bazach danych, gdzie kolejne kolumny odpowiadaj atrybutom encji a kolejne wiersze zawieraj ich instancje. Kada tabela została umieszczona w oddzielnym arkuszu: „przegld” – arkusz „P”, „firma” – arkusz „F”, „pracownik” – arkusz „Pr”, „urzdzenie” – arkusz „U”, „dokument” – arkusz ”D”, „urzdzenie-firma” – arkusz „UF”, „urzdzenie-pracownik” – arkusz „UP” oraz „urzdzenie-dokument” – arkusz „UD". Poszczególne tabele wraz z uproszczonymi przykładowymi danymi zostały przedstawione na rysunku 2. W kolejnym arkuszu „S” zawarte zostały dodatkowo dane słownikowe okrelajce wartoci, które mog zosta

(26) wprowadzone w kolumnie „WO” w arkuszu „P”, kolumnie „Gw” w arkuszu „U” i w kolumnie „J_org” w arkuszu „U”..

(27) 275 Studies & Proceedings of Polish Association for Knowledge Management Nr 45, 2011. Dla uzyskania wikszej przejrzystoci w nazwach kolumn zastosowano skrócone nazwy atrybutów. Wyjanienie poszczególnych skrótów znajduje si w tabeli 2. W celu zapewnienia integralnoci danych w poszczególnych tabelach zastosowany został mechanizm sprawdzania poprawnoci danych. Wykorzystano moliwo

(28) wprowadzania danych z list. Ze wzgldu na fakt, e komórki, do których wprowadzane s dane, znajduj si w innych arkuszach ni komórki zawierajce zbiór wartoci dopuszczalnych, zakresy ródłowe musz zosta

(29) okrelone za pomoc nazwanych obszarów. W takim przypadku jednak przypisanie do nazwanego obszaru stałego zakresu komórek, sporód których niektóre mog nie zawiera

(30) adnych wartoci, skutkuje niepoprawnym działaniem mechanizmu sprawdzania danych polegajcym na dopuszczaniu wpisywania wartoci spoza przewidzianej listy. Z tego powodu w zdecydowanej wikszoci przypadków odwołania dla poszczególnych nazw obszarów zostały zdefiniowane w sposób dynamiczny za pomoc formuł opartych na funkcji PRZESUNI CIE() i funkcji ILE.NIEPUSTYCH(). Zestawienie atrybutów z poszczególnych tabel bazy danych wraz z nazwami obszarów zawierajcych dopuszczalne dla nich dane przedstawione zostało w tabeli 3. Dodatkowo przy kadej nazwie obszaru podana została formuła definiujca zakres do którego dany obszar si odwołuje. Dla uproszczenia przyjto, e dopuszczalne dane nie bd znajdowa

(31) si w wierszach o numerach wikszych ni 30..

(32) 276 Bartosz SzczĊĞniak, Anna Bujanowska Koncepcja zastosowania arkusza kalkulacyjnego do wspomagania procesu przeglądów urządzeĔ w wybranym szpitalu. Rysunek 2. Układ tabel reprezentujących poszczególne encje w arkuszu kalkulacyjnym ródło: Opracowanie własne. Tabela 3. Obszary wykorzystywane w mechanizmie sprawdzania poprawnoĞci danych Arkusz i Kolumna „U” Id_f_d „UF”_Id_f „P” Id_f „P” Id_u „UF” Id_u „UPr” Id_u „UD” Id_u „P” Id_pr. Nazwa obszaru. Odwołanie. Firmy. PRZESUNI CIE(F!$A$2;0;0;ILE.NIEPUSTYCH(F!$A$2:$A$30);1). Urzadzenia. PRZESUNI CIE(U!$A$2;0;0;ILE.NIEPUSTYCH(U!$A$2:$A$30);1). Pracownicy. PRZESUNI CIE(Pr!$A$2;0;0;ILE.NIEPUSTYCH(Pr!$A$2:$A$30);1).

(33) 277 Studies & Proceedings of Polish Association for Knowledge Management Nr 45, 2011. Arkusz i Kolumna „UPr” Id_pr „UD” Id_d „UF” Gw „P” WO „U” J_org. Nazwa obszaru. Odwołanie. Dokumenty Gwarancja WO JedOrg. PRZESUNI CIE(D!$A$2;0;0;ILE.NIEPUSTYCH(D!$A$2:$A$30);1) S!$B$2:$B$3 S!$A$2:$A$3 PRZESUNI CIE(S!$C$2;0;0;ILE.NIEPUSTYCH(S!$C$2:$C$30);1). ródło: Opracowanie własne. 2.3. Rozwi zania zapewniaj ce funkcjonalno narzdzia Wspomaganie procesu przegldu odbywa si w narzdziu przy wykorzystaniu szeciu obszarów. Pi

(34) sporód nich: „Zestawienie przegldów”, „Firmy mogce przeprowadzi

(35) przegld”, „Pracownicy mogcy przeprowadzi

(36) przegld”, „Dokumenty zwizane z urzdzeniem” zostało umieszczonych w arkuszu „Start”. Ostatni obszar jest tabel „Przegld” znajdujc si w arkuszu „P”. Obszar „Zestawienie przegldów” został przedstawiony na rysunku 3. W obszarze tym za pomoc odpowiednich wartoci wpisywanych do komórek „C1” oraz „C2” definiowany jest okres, z którego przegldy maja zosta

(37) wywietlone. Okres ten obejmuje dni od „C1” do „C2” liczone od dnia biecego. Po zdefiniowaniu odpowiednich wartoci, wywietlone zostaj wszystkie przegldy, których termin przypada w załoonym okresie. Dla kadego przegldu wywietlane s dane pochodzce bezporednio z tabeli przegldy a take dane zwizane z urzdzeniem, którego przegld dotyczy, firm, która dostarczyła urzdzenie oraz firm lub pracownikiem z którym zostało ustalone przeprowadzenie przegldu. Obszar ten jest podzielony na dwie czci. W pierwszej zawarte zostały dane, które s istotne dla osób uywajcych narzdzia. Cz

(38) druga zawiera atrybuty bdce kluczami poszczególnych encji, niezbdne dla zidentyfikowania powizania danego przegldu z urzdzeniem, firm czy pracownikiem. Druga cz

(39) podczas uywania narzdzia pozostaje ukryta. Wywietlanie danych odnoszcych si do przegldów z wybranego okresu oparte zostało na mechanizmie wykorzystujcym wbudowane funkcje arkusza kalkulacyjnego takie jak: INDEKS(), PODAJ.POZYCJ (), WIERSZ(), JE ELI.BŁD(), JE ELI(), ORAZ(), SUMA(). Formuły tego mechanizmu zostały przedstawione na rysunku 4 oraz rysunku 5. Zostały one zaprezentowane w postaci odpowiadajcej komórkom, na które wskazuj strzałki na rysunkach. Ich posta

(40) w pozostałych komórkach danej kolumny wynika ze skopiowania wskazanych formuł do pozostałych komórek obszaru z zachowaniem obowizujcych w arkuszu kalkulacyjnym Excel zasad adresowania..

(41) 278 Bartosz SzczĊĞniak, Anna Bujanowska Koncepcja zastosowania arkusza kalkulacyjnego do wspomagania procesu przeglądów urządzeĔ w wybranym szpitalu. Rysunek 3. Obszar: Zestawienie przeglądów ródło: Opracowanie własne. W pierwszej kolejnoci w wyniku działania formuły „FC” wiersze zawierajce dane dotyczce przegldów, które maj zosta

(42) wywietlone, zostaj zaznaczane za pomoc wartoci „1” w kolumnie oznaczonej „T1”. Nastpnie w kolumnie oznaczonej jako „S1” formuła „FD” oblicza sum wszystkich wartoci „1” znajdujcych si we wszystkich wierszach od pocztku tabeli do wiersza biecego. W ten sposób w kolumnie „S1” przy kadym przegldzie, który ma zosta

(43) wywietlone w obszarze „Zestawienie przegldów” pojawia si kolejna liczba naturalna. Liczba ta stanowi podstaw dla wyszukania wierszy, z których formuła „FA” powinna zwróci

(44) dane. Formuła „FA” w kolejnych wierszach obszaru „Zestawienie przegldów” zwraca dane pochodzce z wierszy, w których znajduje si pierwsze wystpienie kolejnej liczby naturalnej oraz z kolumny zdefiniowanej w komórce „B2”. Bezporednio w wyniku działania tej formuły zwracane s wic terminy przegldów spełniajcych załoone kryteria. Wykorzystujc ten sam mechanizm, do obszaru „Zestawienie przegldów” z arkusza „P” przenoszone s pozostałe dane zwizane z wybranymi przegldami. Wród nich znajduj si równie klucze obce takie jak kod urzdzenia, kod dostawcy, kod firmy przeprowadzajcej przegld oraz kod pracownika przeprowadzajcego przegld. Na podstawie ich wartoci pobierane s odpowiednie wartoci atrybutów z pozostałych tabel. Przedstawiona na rysunku 3 przykładowa formuła „FB” przeszukuje znajdujc si w arkuszu „U” tabel zawierajc dane o urzdzeniach i na podstawie zidentyfikowanego wczeniej kodu urz-.

(45) 279 Studies & Proceedings of Polish Association for Knowledge Management Nr 45, 2011. dzenia zwraca jego nazw. W oparciu o identyczny mechanizm pobierane s wszystkie pozostałe dane zwizane z biecymi przegldami.. Rysunek 4. Formuły w arkuszu „P” ródło: Opracowanie własne. Po zidentyfikowaniu wszystkich przegldów w załoonym przedziale czasu, kolejnym krokiem w wykorzystaniu opisywanego narzdzia jest zaznaczenie przez uytkownika za pomoc wartoci „1”, wpisywanej w kolumnie „W”, wybranego przegldu. Po wybraniu przegldu, w obszarach: „Firmy mogce przeprowadzi

(46) przegld”, „Pracownicy mogcy przeprowadzi

(47) przegld”, „Dokumenty zwizane z urzdzeniem” wywietlane s zwizane z nim dane. Pojawiaj si tu dane firm oraz pracowników, którzy mog przeprowadzi

(48) przegld oraz nazwy dokumentów powizanych z urzdzeniem, którego przegld dotyczy. Obszary te zostały przedstawione na rysunku 5.. Rysunek 5. Obszary „Firmy mogące przeprowadziü przegląd”, „Pracownicy mogący przeprowadziü przegląd” oraz „Dokumenty związane z urządzeniem” ródło: Opracowanie własne. Idea działania mechanizmów zapewniajcych wywietlanie w tych obszarach właciwych danych dla wybranego przegldu jest bardzo podobna do idei wczeniej omówionego mechanizmu wywietlajcego przegldy z wybranego przedziału czasu. Przykładowy układ formuł zwracajcych dane odpowiednich firm został przedstawiony na rysunku 6 oraz rysunku 7. Znajdujca si w arkuszu „UF” formuła „FE” zaznacza za pomoc liczby „1” wiersze w których kod urzdzenia jest zgodny z kodem urzdzenia z wybranego wczeniej w obszarze „Zestawienie przegldów” przegldu. Formuła „FF” sumuje liczby zwrócone przez formuł „FE” tak, e w kadym wierszu zawierajcym prawidłowy kod pojawiaj si kolejne liczby naturalne. Na podstawie tych liczb, formuła „FG” pobiera z arkusza „UF” i wywietla w obszarze „Firmy.

(49) 280 Bartosz SzczĊĞniak, Anna Bujanowska Koncepcja zastosowania arkusza kalkulacyjnego do wspomagania procesu przeglądów urządzeĔ w wybranym szpitalu. mogce przeprowadzi

(50) przegld” kod identyfikujcy odpowiednie firmy. W oparciu o powyszy kod formuła „FH” przeszukuje tabele w arkuszu „F” pobierajc z niej nazwy poszczególnych firm.. Rysunek 6. Formuły w arkuszu „UF” ródło: Opracowanie własne.. Rysunek 7. Przykładowe formuły w obszarze „Firmy mogące przeprowadziü przegląd” ródło: Opracowanie własne. Majc do dyspozycji dane firm oraz pracowników mogcych przeprowadzi

(51) przegld uytkownik moe podj

(52) decyzje czy przegld bdzie realizowany przez firm zewntrzn, czy przez własnego pracownika, co powinno zosta

(53) zaznaczone w odpowiednim obszarze w kolumnie „W” za pomoc liczby „1”. Po ustaleniu szczegółów dotyczcych daty rozpoczcia i zakoczenia przegldu powinien przej

(54) do arkusza „P” i w odpowiednim dla wybranego wczeniej przegldu wierszu uzupełni

(55) dat rozpoczcia – „Data_p”, dat zakoczenia – „Data_k”, zaznaczy

(56) czy przegld ma by

(57) realizowane przez firm czy pracownika – „WO” oraz uzupełni

(58) , w zalenoci od dokonanego wyboru” kod firmy – „Id_f” lub kod pracownika „Id_pr”. W celu ułatwienia wprowadzania wartoci atrybutów dla wybranego przegldu wykorzystane zostały mechanizmy sprawdzania poprawnoci danych oraz formatowania warunkowego. Rozszerzajc funkcjonujcy ju w narzdziu mechanizm sprawdzania poprawnoci danych ograniczono zbiór moliwych do wpisania w polu „Id_f” wartoci do kodu firmy zaznaczonej wczeniej w obszarze „Firmy mogce przeprowadzi

(59) przegld”. Ograniczenie to działa jedynie w przypadku, gdy we wspomnianym obszarze istnieje jaka wybrana firma, w pozostałych przypadkach istnieje moliwo

(60) wprowadze-.

(61) 281 Studies & Proceedings of Polish Association for Knowledge Management Nr 45, 2011. nia dowolnego sporód istniejcych w bazie kodów firm. Identyczne ograniczenie zostało wprowadzone dla pola „Id_pr”. Po wprowadzeniu dodatkowych ogranicze, formuły definiujce odwołania dla poszczególnych obszarów maj posta

(62) przedstawion w tabeli 4. Tabela 4. Obszary stosowane w mechanizmie sprawdzania poprawnoĞci danych w arkuszu „P” Kolumna. Nazwa obszaru. Odwołanie. Id_f. Firmy_o. jeeli(licz.jeeli(start!$a$21:$a$30;1)>0; indeks (start!$b$21:$b$30; podaj.pozycj (1;start!$a$21:$a$30;0);1); przesunicie (f!$a$2;0;0;ile.niepustych(f!$a$2:$a$30);1)). Id_pr. Pracownicy_o. jeeli(licz.jeeli(start!$a$35:$a$44;1)>0; indeks (start!$b$35:$b$44;podaj.pozycj(1;start!$a$35:$a$44;0);1); przesunicie (pr!$a$2;0;0;ile.niepustych(pr!$a$2:$a$30);1)). ródło: Opracowanie własne. Kolejnym udogodnieniem jest identyfikacja w arkuszu „P” przegldu, który jest aktualnie wybrany w obszarze „Zestawienie przegldów„ tak, eby nie było adnych wtpliwoci w którym wierszu dane powinny by

(63) wprowadzane. Istotna jest równie moliwo

(64) szybkiej identyfikacji wiersza z wybranym przegldem, wiersza z wybran firm oraz wiersza z wybranym pracownikiem w arkuszu „Start”. Funkcjonalnoci te zostały zapewnione za pomoc formatowania warunkowego. Zastosowane reguły formatowania zostały przedstawione w tabeli 5. Tabela 5. Reguły formatowania warunkowego zastosowane w arkuszach „START” i „P” Arkusz START P. Zakres $A$7:$Q$16 $A$21:$F$30 $A$35:$E$44 =$A$2:$I$30. Reguła =$A7=1 =$A21=1 =$A35=1 =indeks(start_2;podaj.pozycj(1;start_1;0);1)=$a2. ródło: Opracowanie własne. W zwizku z brakiem moliwoci wykorzystania w regułach formatowania warunkowego odwoła do innych arkuszy, w regule dla arkusza „P” wprowadzono dwie nazwy obszarów „START_1” i „START_2” odpowiadajcych odpowiednio zakresom „Start!$A$7:$A$16” oraz „Start!$R$7:$R$16”. Ostatnim działaniem, realizowanym po zakoczeniu przegldu, jest wprowadzenie w omawianym narzdziu danych zwizanych z jego wynikiem. W tym celu uytkownik powinien w Arkuszu „P” uzupełni

(65) warto

(66) w polu „Rezultat”. Po uzupełnieniu informacji dotyczcej efektów przeprowadzonego przegldu konieczne jest równie wprowadzenie danych kolejnego lub kolejnych przewidywanych bada technicznych. Dane te, obejmujce „Id_p”, „Termin” oraz „Id_u”, powinny zosta

(67) uzupełnione w Arkuszu „P” w kolejnych wierszach znajdujcej si w nim tabeli. Poza realizacj omówionych kroków, w kadym momencie, po wybraniu w obszarze „Zestawienie przegldów” okrelonego przegldu, w obszarze „Dokumenty zwizane z urzdzeniem” wywietlany jest wykaz dokumentów, które mog by

(68) istotne dla przeprowadzenia przegldu. Wszystkie uznane za wane dokumenty powinny by

(69) zapisane w postaci elektronicznej i przecho-.

(70) 282 Bartosz SzczĊĞniak, Anna Bujanowska Koncepcja zastosowania arkusza kalkulacyjnego do wspomagania procesu przeglądów urządzeĔ w wybranym szpitalu. wywane w okrelonym folderze. W zwizku z przyjtymi ograniczeniami w zakresie moliwych do zastosowania rozwiza, uytkownik moe sprawdzi

(71) w narzdziu nazw pliku, w którym zapisany został okrelony dokument a nastpnie samodzielnie znale

(72) go załoonym folderze. Rozszerzenie zakresu wykorzystywanych w narzdziu rozwiza o moliwo

(73) zastosowania jzyka Visual Basic for Applications w połczeniu z technologi OLE pozwoliłoby na ułatwienie dostpu do dokumentów poprzez automatyzacj wywietlania podgldu oraz otwierania poszczególnych plików. Oprócz wszystkich, wymienionych przy okazji opisu mechanizmu narzdzia działa wykonywanych przez uytkownika w poszczególnych krokach zwizanych z realizacj okrelonego przegldu, dla prawidłowej realizacji wszystkich załoonych i opisanych funkcjonalnoci konieczne jest równie biece utrzymywanie aktualnych danych we wszystkich omawianych tabelach. 3. Podsumowanie Przedstawiona koncepcja pokazuje, e arkusz kalkulacyjny MS Excel moe z powodzeniem zosta

(74) wykorzystany do stworzenia narzdzia informatycznego wspomagajcego proces przegldu urzdze w wybranym szpitalu. Jest to moliwe nawet przy załoeniu, e w odcelowym narzdziu nie zostanie wykorzystany kod w jzyku Visual Basic for Applications. Istniejce wbudowane mechanizmy oraz funkcj arkusza kalkulacyjnego pozwalaj na przechowywanie danych zgodnie z zaproponowan struktur encji umoliwiajc zapewnienie ich integralnoci. Umoliwiaj one równie stworzenie rozwiza, które pozwalaj w pełni zapewni

(75) załoon na pocztku funkcjonalno

(76) . %LEOLRJUDILD [1] Berker R.: CASE Method, Modelowanie zwizków encji, Wydawnictwa Naukowo Techniczne. Warszawa 1996. [2] Knight G.: Excel. Analiza danych biznesowych, Helion, Gliwice 2006. [3] Walkenbach J.: Excel 2007 PL – Biblia, Helion, Gliwice 2007. [4] Walkenbach J.: Excel. Najlepsze sztuczki i chwyty, Helion, Gliwice 2006..

(77) 283 Studies & Proceedings of Polish Association for Knowledge Management Nr 45, 2011. CONCEPT OF A SPREADSHEET APPLICATION AS THE MEANS OF ASSISTANCE FOR THE EQUIPMENT TECHNICAL INSPECTION PROCESS AT A SELECTED HOSPITAL Summary The article is a discussion on the concept of the MS Excel spreadsheet application as the means of assistance for the equipment inspection process conducted at a selected hospital. The assumed scope of functionality of the tool being developed has been analysed. By means of the ERD diagram, the author has depicted the structure of the entities identified for the problem in question. For the individual entities as well as their attributes, general characteristics have been provided. In the subsequent section of the article, the author has discussed the manner of the entity representation using a spreadsheet. A concept ensuring data integrity has been proposed. The solutions presented enable complex functionalities of the tool to be obtained. Due to the limitations assumed, the solutions have been based on the embedded spreadsheet mechanisms and functions. Keywords: process, process improvement, database, spreadsheet Bartosz Szczniak Anna Bujanowska Instytut Inynierii Produkcji Wydział Organizacji i Zarzdzania Politechnika lska ul. Roosevelta 26, 41-800 Zabrze e-mail: bartosz.szczesniak@polsl.pl anna.bujanowska@polsl.pl.

(78)