Usprawnianie procesów informacyjnych w systemie logistycznym przedsiębiorstwa

Pełen tekst

(1)Zesz yty Naukowe nr. 727. 2007. Akademii Ekonomicznej w Krakowie. Tomasz Ma∏kus Katedra Procesu Zarzàdzania. Usprawnianie procesów informacyjnych w systemie logistycznym przedsi´biorstwa 1. Uwagi wst´pne Obecne warunki dzia∏ania przedsi´biorstw charakteryzujà si´ nasileniem mi´dzynarodowego przep∏ywu towarów, koniecznoÊcià indywidualizacji podejÊcia do klientów oraz wzrostem znaczenia dzia∏alnoÊci logistycznej w kszta∏towaniu wartoÊci produktu dla nabywcy. Wraz z podejmowanymi przez przedsi´biorstwa dzia∏aniami dostosowawczymi polegajàcymi na podnoszeniu poziomu jakoÊci oferowanych produktów (dóbr i us∏ug) równoczeÊnie pojawia si´ potrzeba obni˝ania poziomu kosztów. Przedstawione warunki dzia∏ania przyczyniajà si´ do zwi´kszenia iloÊci informacji wykorzystywanych pomi´dzy kooperantami oraz wp∏ywajà na zwi´kszenie szybkoÊci przekazu. Powo∏ujàc si´ na wyniki badaƒ przeprowadzonych wspólnie przez Europejskie Stowarzyszenie Logistyczne (ELA) oraz jednostk´ doradczà A.T. Kearney, wÊród podstawowych wymagaƒ, jakie obecnie klienci stawiajà dostawcom wyrobów lub us∏ug wyró˝niç nale˝y: – wi´ksze zró˝nicowanie asortymentu w ofercie, – szerszy zakres us∏ug dodatkowych w wi´kszym stopniu dostosowanych do potrzeb ka˝dego odbiorcy, – dostarczanie wyrobów i us∏ug zgodnie z indywidualnymi ˝yczeniami klientów, – przyspieszenie czasu obs∏ugi, – wy˝szy poziom terminowoÊci i dok∏adnoÊci w realizacji z∏o˝onych zamówieƒ, – obs∏uga posprzeda˝owa polegajàca na wspomaganiu klienta podczas u˝ytkowania dostarczonego produktu..

(2) 194. Tomasz Ma∏kus. Wymienione czynniki sukcesu rynkowego wskazujà, ˝e informacja traktowana jest jako jeden z zasadniczych czynników, dzi´ki którym przedsi´biorstwo mo˝e skróciç czas reakcji na zmiany warunków w otoczeniu. Zwi´kszenie elastycznoÊci w dostosowywaniu si´ do zmian warunków dzia∏ania jest tak˝e jednym z podstawowych celów zlecania us∏ug logistycznych wyspecjalizowanym jednostkom. Harmonijna wspó∏praca ze zleceniobiorcà, który ingeruje znaczàco w dzia∏ania realizowane przez zleceniodawc´ nie jest jednak mo˝liwa bez zapewnienia niezak∏óconego, szybkiego przep∏ywu odpowiednio dobranych informacji. Celem niniejszego artyku∏u jest prezentacja podstawowych zagadnieƒ zwiàzanych z doskonaleniem procesów informacyjnych w systemie logistycznym przedsi´biorstwa – zleceniodawcy. W pracy przedstawione zosta∏y przede wszystkim przebieg opracowywania usprawnieƒ oraz charakterystyka podstawowych metod wykorzystywanych w tym zakresie. TreÊç artyku∏u uzupe∏niona zosta∏a równie˝ o prezentacj´ przyk∏adów nowoczesnych rozwiàzaƒ stosowanych w zakresie wspomagania informacyjnego wspó∏pracy z dostawà us∏ug logistycznych, które reprezentujà g∏ówne kierunki doskonalenia w tym obszarze.. 2. Charakterystyka procesu informacyjnego we wspó∏pracy z dostawcà us∏ug logistycznych Niezale˝nie od charakteru wspó∏pracy do najwa˝niejszych etapów procesu informacyjnego realizowanego przez partnerów zalicza si´ [Fertsch, Matulewski 2002, s. 76–77]: tworzenie, przekaz (transmisja od nadawcy do adresata), gromadzenie, wyszukiwanie, archiwizacj´, kopiowanie (powielanie), przetwarzanie, wykorzystywanie oraz niszczenie. Wymienione wczeÊniej warunki, jakie powinny spe∏niaç informacje wykorzystywane do wspomagania decyzji nale˝y uwzgl´dniç w realizacji zadaƒ wyró˝nionych powy˝ej niezale˝nie od rodzajów wiadomoÊci i ich przeznaczenia. Spe∏nienie tych warunków ma jednak szczególne znaczenie w przypadku informacji wykorzystywanych we wspó∏pracy z dostawcà us∏ug logistycznych. Charakterystyka poszczególnych etapów procesu informacyjnego oraz warunki, które powinny zostaç uwzgl´dnione podczas realizacji ka˝dego z nich zosta∏y zaprezentowane w tabeli 1. Jakkolwiek etapy te majà charakter uniwersalny i wyst´pujà niezale˝nie od obszaru dzia∏alnoÊci, którego dotyczy proces informacyjny, to wspomniane warunki wymagajàce uwzgl´dnienia podczas realizacji poszczególnych zadaƒ zosta∏y dostosowane do potrzeb informacyjnych w zakresie dzia∏alnoÊci logistycznej. W relacjach z kooperantami przep∏ywy informacyjne inicjujà dokonywanie transakcji, pe∏niàc tym samym funkcj´ ∏àczàcà wszystkich partnerów. W obr´bie przedsi´biorstwa przekaz odpowiednich wiadomoÊci integruje dzia∏ania w obszarach dystrybucji, wytwarzania i zaopatrzenia dà˝àc do zaspokojenia zapotrzebowania ze strony odbiorców. Integracja i koordynacja dzia∏aƒ pomi´-.

(3) Usprawnianie procesów informacyjnych.... 195. Tabela 1. Sk∏adowe procesu informacyjnego realizowanego we wspó∏pracy z us∏ugodawcà Etapy. Charakterystyka. G∏ówne warunki. 1. 2. 3. Tworzenie. okreÊlenie czasu i miejsca powstania informacji, uwzgl´dnienie mo˝liwoÊci emitowania informacji fa∏szywych (np. przez konkurentów) – dotyczy wybranych rodzajów informacji, unikanie szpiegostwa informacyjnego (dotyczàcego np. wynalazków), mo˝liwoÊç wystàpienia utrudnieƒ w postaci szumu informacyjnego i mo˝liwoÊci jego celowego zwi´kszania (wi´ksza iloÊç informacji zb´dnych), mo˝liwoÊç wystàpienia ciszy informacyjnej (np. brak mo˝liwoÊci uzyskania okreÊlonych wiadomoÊci), selekcja informacji (unikanie nadmiaru informacji). rzetelnoÊç (êród∏a), aktualnoÊç, szczegó∏owoÊç, zakres, iloÊç. Przekaz. precyzyjne okreÊlenie adresata, uzgodnienie formatu wiadomoÊci, zapewnienie krótkiego czasu przekazu, uwzgl´dnienie mo˝liwoÊci zniekszta∏cenia informacji (np. w wyniku dzia∏ania wirusa komputerowego), kontrola dotarcia informacji do adresata oraz zgodnoÊci z treÊcià wys∏anà. zgodnoÊç formatów stosowanych przez partnerów, dotarcie „na czas”, dotarcie do odpowiedniego adresata, dost´pnoÊç dla innych kooperantów, bezpieczeƒstwo przekazu. Gromadzenie. zgodnoÊç charakterystyki zbieranych informacji z celami ich gromadzenia, uwzgl´dnienie wyst´powania szumu informacyjnego oraz ciszy informacyjnej na zbieranie informacji, uregulowanie ewentualnych zobowiàzaƒ wynikajàcych z mo˝liwoÊci korzystania z udost´pnionych danych (informacji) uwzgl´dnienie przepisów prawnych, jak np. ustawa o ochronie danych osobowych, prawo autorskie, ustawa o wynalazczoÊci. rzetelnoÊç (êród∏a), aktualnoÊç, szczegó∏owoÊç, zakres, iloÊç. Wyszukiwanie. definiowanie klucza wyszukiwawczego, kontrola tranfoÊci doboru klucza wyszukiwawczego na podstawie treÊci informacji zidentyfikowanych w bazie, uwzgl´dnienie mo˝liwoÊci wystàpienia b∏´dów w oprogramowaniu oraz b∏´dów ludzkich podczas wprowadzania informacji bàdê podczas wyszukiwania. aktualnoÊç, zakres, iloÊç. Archiwizacja. wybór odpowiedniego noÊnika do zapisu, uwzgl´dnienie mo˝liwoÊci niekontrolowanego równoczesnego zapisu informacji klasyfikowanych w kategorii szumu, dostosowanie lokalizacji informacji do u˝ywanych kluczy wyszukiwawczych, dostosowanie mo˝liwoÊci wykorzystywanego systemu do iloÊci archiwizowanych danych i informacji, zabezpieczenie dost´pu do informacji. poufnoÊç (zabezpieczenie przed niekontrolowanym dost´pem jednostek nieuprawnionych), dost´pnoÊç dla innych partnerów.

(4) Tomasz Ma∏kus. 196. cd. tabeli 1 1. 2. 3. Kopiowanie. wybór odpowiedniego oprogramowania, wybór formatu wiadomoÊci, okreÊlenie wymaganej iloÊci kopii, wybór adresatów kopii, uregulowanie zobowiàzaƒ wynikajàcych z mo˝liwoÊci kopiowania, zabezpieczenie przed niekontrolowanym dost´pem do kopii. poufnoÊç (zabezpieczenie przed niekontrolowanym dost´pem jednostek nieuprawnionych), dost´pnoÊç dla innych partnerów. Przetwarzanie. redukcja zawartoÊci informacji do zasadniczej treÊci, uregulowanie ewentualnych zobowiàzaƒ wynikajàcych z mo˝liwoÊci korzystania z udost´pnionych danych (informacji), zagro˝enie zwielokrotnienia zakresu informacji (przy braku mo˝liwoÊci wyeliminowania szumu), zagro˝enie wyeliminowania informacji istotnych), dostosowanie konstrukcji algorytmu wykorzystywanego w przetwarzaniu do potrzeb informacyjnych, uwzgl´dnienie ograniczeƒ zwiàzanych z wykorzystywanym oprogramowaniem, z mo˝liwoÊcià wystàpienia b∏´dów ludzi oraz z ograniczeniami finansowymi. rzetelnoÊç (êród∏a), aktualnoÊç, zakres, iloÊç, szczegó∏owoÊç, poufnoÊç (zabezpieczenie przed niekontrolowanym dost´pem jednostek nieuprawnionych). Wykorzystywanie. podejmowanie decyzji na podstawie informacji pierwotnych i wtórnych, zwiàzane z tworzeniem nowych informacji, zagro˝enie wykorzystywania nieaktualnych wiadomoÊci, szczególne znaczenie w tym przypadku ma eliminowanie wiadomoÊci nieaktualnych i nieprzydatnych. aktualnoÊç, zakres, iloÊç, zapewnienie dost´pu dla innych partnerów (jeÊli konieczne). Niszczenie. regularna selekcja w celu wyeliminowania informacji nieaktualnych, tak˝e eliminowanie informacji klasyfikowanych w kategorii szumu, w przypadku przechowywania informacji nieaktualnych pojawiajà si´ utrudnienia w wyszukiwaniu, zwiàzane z tym sà zwi´kszone wymagania sprz´towe. poufnoÊç (pewnoÊç braku dost´pu ze strony jednostek nieuprawnionych). èród∏o: opracowanie w∏asne na podstawie: [Fertsch, Matulewski 2002, s. 76–77].. dzy zleceniodawcà us∏ug logistycznych a jego dostawcami i odbiorcami wymaga zapewnienia szybkiej i niezak∏óconej komunikacji z us∏ugodawcà zw∏aszcza w tych obszarach, które w tradycyjnej koncepcji przedsi´biorstwa wyznaczajà granice zakresów kompetencji, a cz´sto tak˝e odpowiedzialnoÊci. Dotyczy to zw∏aszcza zaopatrzenia i dystrybucji. Uwzgl´dniajàc charakter przep∏ywów w obr´bie logistyki, a tak˝e mo˝liwoÊç poszerzenia zakresu zlecenia o monta˝ finalny produktów wraz z obs∏ugà gwarancyjnà i pogwarancyjnà, koniecznym jest tak˝e udost´pnienie us∏ugodawcy informacji dotyczàcych wytwarzania..

(5) Usprawnianie procesów informacyjnych.... 197. 3. Przebieg doskonalenia procesów informacyjnych we wspó∏pracy logistycznej WÊród wyró˝nionych w poprzedniej cz´Êci niniejszej pracy etapów procesu informacyjnego realizowanego w przedsi´biorstwie do podstawowych realizowanych we wspó∏pracy z dostawcà us∏ug logistycznych zaliczyç mo˝na kolejno: – wyszukiwanie informacji, – przekaz informacji, – gromadzenie informacji, – wykorzystywanie informacji. We wspó∏pracy pomi´dzy zleceniodawcà a us∏ugodawcà prezentowane etapy realizowane sà równoczeÊnie dla ró˝nych rodzajów informacji wykorzystywanych w zakresie logistyki wyró˝nionych w poprzedniej cz´Êci niniejszej pracy. W nast´pstwie realizacji tych etapów mo˝liwe jest natomiast uruchamianie przep∏ywów rzeczowych w poszczególnych obszarach dzia∏alnoÊci logistycznej. Uwzgl´dniajàc problematyk´ podj´tà w niniejszej pracy, analiza dotyczyç b´dzie przede wszystkim wyró˝nionych powy˝ej etapów procesu informacyjnego. Jako punkt wyjÊcia post´powania okreÊlonego w tytule jako: „usprawnianie procesów informacyjnych” nale˝y potraktowaç oddzielenie dwóch g∏ównych zakresów zadaƒ: diagnozy oraz przygotowania usprawnieƒ. Uproszczony schemat przebiegu takiego post´powania zosta∏ zaprezentowany na rys. 1. W przeciwieƒstwie do znaczenia potocznego diagnoza nie powinna oznaczaç wy∏àcznie identyfikacji ewentualnych problemów, ale na tym etapie konieczne jest tak˝e okreÊlenie przyczyn pojawienia si´ okreÊlonego problemu (problemów) na podstawie odpowiedniego zbioru symptomów lub innych charakterystyk sytuacji [Kisielnicki, Sroka 1999, s. 196]. Do podstawowych celów diagnozy nale˝y wić w tych warunkach wskazanie przyczyn niesprawnoÊci systemu informacyjnego wspomagajàcego wspó∏prac´ zleceniodawcy oraz dostawcy us∏ug logistycznych przede wszystkim w zakresie wyszukiwania, przekazu i gromadzenia informacji. W pierwszym etapie prezentowanego post´powania, który mo˝na okreÊliç jako przygotowawczy, nale˝y przede wszystkim powo∏aç zespó∏ osób odpowiedzialnych za doskonalenie w obszarze wspomagania informacyjnego wspó∏pracy logistycznej z us∏ugodawcà. W sk∏adzie takiego zespo∏u powinni znaleêç si´ specjaliÊci reprezentujàcy jednostki zajmujàce si´ dzia∏alnoÊcià logistycznà oraz obs∏ugà informatycznych narz´dzi wspomagajàcych t´ dzia∏alnoÊç u zleceniodawcy, jak równie˝ przedstawiciel przedsi´biorstwa–us∏ugodawcy odpowiedzialny za wspomaganie informacyjne wspó∏pracy ze zleceniodawcà. W etapie przygotowawczym nale˝y równie˝ dokonaç wyboru przedmiotu badania. Wybór ten powinien jednak zostaç poprzedzony nast´pujàcymi zadaniami: – identyfikacja rodzajów informacji dla potrzeb dzia∏alnoÊci logistycznej, – rozró˝nienie rodzajów informacji, które wykorzystywane sà wy∏àcznie wewnàtrz przedsi´biorstwa–zleceniodawcy (pomi´dzy jednostkà logistycznà a jednostkami reprezentujàcymi inne rodzaje dzia∏alnoÊci) oraz takich, które.

(6) Tomasz Ma∏kus. 198. Przygotowanie usprawnieƒ. Diagnoza. powinny zostaç udost´pnione us∏ugodawcy, jak równie˝ innych wymagajàcych pozyskania od us∏ugodawcy, – wskazanie jednostek organizacyjnych lub tak˝e stanowisk uczestniczàcych w realizacji procesów informacyjnych w zakresie dzia∏alnoÊci logistycznej zarówno ze strony przedsi´biorstwa–zleceniodawcy, jak równie˝ po stronie dostawcy us∏ug logistycznych, – charakterystyka narz´dzi wspomagajàcych zadania wyszukiwania, przekazu i gromadzenia.. Etap przygotowawczy (powo∏anie zespo∏u, wybór przedmiotu badania, okreÊlenie kryteriów do diagnozy oraz oceny wdro˝onych uprawnieƒ). Analiza stanu aktualnego (ocena dotychczasowych rozwiàzaƒ przy u˝yciu przyj´tych kjryteriów, lokalizacja utrudnieƒ i zak∏óceƒ, identyfikacja przyczyn). OkreÊlenie wymagaƒ dotyczàcych przysz∏ych rozwiàaƒ (koncepcja systemu idealnego Nadlera, benchmarking, po˝àdane wartoÊci kryteriów, uwzgl´dnienie aktualnych tendencji rozwoju). Opracowanie wariantów usprawnieƒ (wykorzystanie np. „burzy mózgów”, tworzenie wielu wariantów rozwiàzaƒ z pominićiem ograniczeƒ wewn´trznych i zewn´trznych). Wybór rozwiàzania optymalnego (uwzgl´dnienie istniejàcych ograniczeƒ, u˝ycie przyj´tych kryteriów z uwzgl´dnieniem wartoÊci przyj´tych w etapie okreÊlania wymagaƒ, analiza preferencji). Wdro˝enie. Rys. 1. Przebieg przygotowania usprawnieƒ procesu informacyjnego èród∏o: opracowanie w∏asne..

(7) Usprawnianie procesów informacyjnych.... 199. W nast´pnej kolejnoÊci powinny zostaç zidentyfikowane te zadania w procesie informacyjnym realizowanym pomi´dzy partnerami, które nale˝y poddaç diagnozie, a w konsekwencji tak˝e usprawnieniom, uwzgl´dniajàc równoczeÊnie odpowiedni obszar w zakresie dzia∏alnoÊci logistycznej oraz rodzaje informacji, których dotyczà te zadania. Na etapie rozpoznania wst´pnego mo˝na zastosowaç m.in. ankiety oraz wywiady kwestionariuszowe z uczestnikami realizacji kolejnych zadaƒ w tym zakresie. Jakkolwiek wspó∏praca pomi´dzy zleceniodawcà i us∏ugodawcà wymaga eliminowania wszystkich powstajàcych utrudnieƒ komunikacji, to jednak konieczne jest zró˝nicowanie istotnoÊci poszczególnych rodzajów informacji, aby w pierwszej kolejnoÊci analizowaç problemy dotyczàce najwa˝niejszych wiadomoÊci. Aby dokonaç identyfikacji ró˝nic wp∏ywu poszczególnych rodzajów informacji na efekty wspó∏pracy logistycznej rozumiane zazwyczaj jako osiàgnićia rynkowe zleceniodawcy, mo˝na wykorzystaç znanà w literaturze przedmiotu i stosowanà w praktyce analiz´ ABC. Nale˝y uzupe∏niç, ˝e wykorzystywanie informacji polegajàce na podejmowaniu odpowiednich decyzji przez obie strony mo˝e zostaç tak˝e potraktowane jako tworzenie informacji dla innych u˝ytkowników. W nast´pstwie wyboru przedmiotu badania konieczne jest sformu∏owanie kryteriów, s∏u˝àcych zarówno do diagnozy dotychczasowego przebiegu wyró˝nionych wczeÊniej etapów procesu informacyjnego pomi´dzy zleceniodawcà a us∏ugodawcà, jak równie˝ do oceny wprowadzonych usprawnieƒ. Kryteria te powinny odzwierciedlaç zw∏aszcza wymienione wczeÊniej podstawowe cechy informacji wykorzystywanych we wspomaganiu decyzji. Do przyk∏adowych kryteriów zaliczyç mo˝na: – terminowoÊç dostarczenia adresatowi, – dok∏adnoÊç doboru adresata, – dost´pnoÊç dla innych u˝ytkowników, – szybkoÊç przekazu, – bezpieczeƒstwo przekazu, – cz´stotliwoÊç wyst´powania zak∏óceƒ, – aktualnoÊç informacji, – stopieƒ szczegó∏owoÊci, – iloÊç informacji. Etap kolejny, który mo˝na okreÊliç jako analiz´ stanu aktualnego, polega na identyfikacji dotychczasowych rozwiàzaƒ w zakresie przedmiotu badania i ich ocenie przy u˝yciu kryteriów wyznaczonych w fazie przygotowawczej. Podstawowym celem jest w tym przypadku identyfikacja utrudnieƒ podczas wyszukiwania, przekazu i gromadzenia odpowiednich wiadomoÊci, których efektami sà zw∏aszcza zak∏ócenia i opóênienia w tym zakresie. Punktem wyjÊcia analizy stanu aktualnego powinno byç okreÊlenie charakterystyki uczestnictwa poszczególnych jednostek organizacyjnych, czy nawet stanowisk w rozpatrywanych etapach procesu dotyczàcego wybranego uprzednio rodzaju informacji. Konieczne jest bowiem okreÊlenie, kto jest u˝ytkownikiem tych informacji, czy na tym stanowisku powstajà nowe informacje, czy mo˝e rola rozpatrywa-.

(8) 200. Tomasz Ma∏kus. nej jednostki polega na wyszukiwaniu i przekazywaniu odpowiednich wiadomoÊci lub wy∏àcznie na nadzorowaniu wykorzystywania narz´dzi (urzàdzeƒ, oprogramowania) wspomagania wyró˝nionych zadaƒ. Dokonujàc rejestracji procesów dla potrzeb wskazania zadaƒ zb´dnych lub niew∏aÊciwie wykonywanych, mo˝na wykorzystaç techniki graficzne jak np. wykresy Clarka [Czekaj 2000, s. 125]. W zakresie analizy stanu aktualnego powinny tak˝e zostaç scharakteryzowane aktualne zbiory danych i informacji (bazy danych) z uwzgl´dnieniem zw∏aszcza dziedziny, których dotyczà poszczególne wiadomoÊci, treÊci tych wiadomoÊci oraz czasu ich przydatnoÊci do wykorzystania. Wa˝ne jest tak˝e okreÊlenie zgodnoÊci pomi´dzy potrzebami informacyjnymi poszczególnych jednostek a stosowanymi narz´dziami i metodami wyszukiwawczymi oraz ograniczeniami wyst´pujàcymi w tym zakresie. Warto zwróciç uwag´, ˝e zw∏aszcza w powszechnie wykorzystywanych obecnie systemach informatycznych wspomagajàcych wymian´ informacji teoretycznie nie powinny wyst´powaç jakiekolwiek ograniczenia dotyczàce wyszukiwania oraz gromadzenia odpowiednich wiadomoÊci. Mo˝liwe jest bowiem okreÊlanie dowolnych zasad dla realizacji wymienionych zadaƒ. W praktyce jednak wyst´pujà znaczàce utrudnienia w tym zakresie, zwiàzane zw∏aszcza z takimi czynnikami, jak (opracowanie w∏asne na podstawie [Fertsch, Matulewski 2002, s. 81]): – b∏´dy w oprogramowaniu, – pomy∏ki podczas wprowadzania danych i informacji, – niew∏aÊciwa lokalizacja ze wzgl´du na has∏a, pod którymi dane i informacje powinny wyst´powaç lub przypadkowoÊç nadania s∏ów kluczowych do wyszukiwania, – brak dzia∏aƒ w zakresie wykrywania i usuwania b∏´dów, – nadmiar informacji (szum informacyjny) powodujàcy trudnoÊci w identyfikowaniu wiadomoÊci najwa˝niejszych, – ograniczenia sprz´towe (zwiàzane zwykle z charakterystykà wykorzystywanych komputerów), – zmiany celów wyszukiwania i gromadzenia informacji (zwiàzane np. z przeobra˝eniami na rynkach, intensyfikacjà konkurencji) oraz zwiàzane z tym ró˝ne potrzeby dotyczàce formatów, metod i kierunku transmisji. Analiza obecnych rozwiàzaƒ stosowanych w zakresie wspomagania informacyjnego wspó∏pracy z jednostkà zewn´trznà wymaga tak˝e okreÊlenia kosztów realizacji zadaƒ okreÊlonych jako wyszukiwanie, przekaz i gromadzenie informacji. W tym zakresie powinny zostaç uwzgl´dnione zw∏aszcza takie êród∏a kosztów, jak: liczba pracowników i czas przeznaczony na wykonanie wymienionych zadaƒ, stosowana dokumentacja oraz amortyzacja zastosowanego wyposa˝enia [Czekaj 2000, s. 124]. Nie mo˝na zapomnieç tak˝e o skutkach zwiàzanych z opóênionym przekazem lub zaniechaniem dostarczenia informacji. Uwzgl´dniajàc obecne znaczenie logistyki w dzia∏alnoÊci rynkowej przedsi´biorstwa, mo˝na stwierdziç, ˝e ostatni z wymienionych czynników kszta∏tujàcych poziom kosztów dzia∏alnoÊci mo˝e w skrajnych przypadkach rozstrzygaç o rozwoju lub nawet przetrwaniu jednostki w burzliwym otoczeniu..

(9) Usprawnianie procesów informacyjnych.... 201. Nale˝y zwróciç uwag´, ˝e zarówno wiarygodnoÊç, jak i zakres wiadomoÊci gromadzonych na potrzeby analizy stanu aktualnego realizacji wymienionych etapów procesu informacyjnego mo˝na zwi´kszyç si´ dzi´ki zastosowaniu benchmarkingu, porównujàc w∏asne rozwiàzania i osiàgnićia z odpowiednimi obiektami i wielkoÊciami u dominujàcych na rynku konkurentów. Ze wzgl´du na ró˝nice potrzeb zleceniodawców dotyczàce zakresów i charakterystyki us∏ug logistycznych, zale˝nie od przedmiotu dzia∏alnoÊci, zastosowanie w tych warunkach ma przede wszystkim benchmarking konkurencyjny (dobór wzorca spoÊród konkurentów), a w mniejszym stopniu benchmarking funkcjonalny (dobór wzorca spoza bran˝y). Nie bez znaczenia pozostaje równie˝ na tym etapie poznawanie aktualnych tendencji rozwojowych w zakresie wspomagania informacyjnego dzia∏alnoÊci logistycznej na podstawie literatury fachowej. Uwzgl´dnienie przyczyn pojawiania si´ zidentyfikowanych niesprawnoÊci koƒczy diagnoz´ stanu aktualnego. Nast´pny etap mo˝na okreÊliç jako okreÊlenie wymagaƒ po˝àdanego stanu przysz∏ych rozwiàzaƒ. Zasadniczà rol´ w tym zakresie powinien odgrywaç zespó∏ powo∏any w etapie przygotowawczym, sk∏adajàcy si´ ze specjalistów reprezentujàcych jednostki zajmujàce si´ dzia∏alnoÊcià logistycznà oraz obs∏ugà informatycznych narz´dzi wspomagajàcych t´ dzia∏alnoÊç u zleceniodawcy, uwzgl´dniajàc równoczeÊnie uczestnictwo przedstawicieli przedsi´biorstwa–us∏ugodawcy odpowiedzialnych za wspomaganie informacyjne wspó∏pracy ze zleceniodawcà. Zespó∏ taki mo˝e byç wspierany przez konsultantów zewn´trznych wyspecjalizowanych w komunikacji, opracowywaniu narz´dzi informatycznych wspomagajàcych wymian´ informacji, a tak˝e przez specjalistów w dziedzinie logistyki. Jakkolwiek wykorzystanie znanej w praktyce i w literaturze przedmiotu koncepcji systemu idealnego Nadlera w formu∏owaniu za∏o˝eƒ dotyczàcych stanu po˝àdanego rozwiàzaƒ wydaje si´ byç w tych warunkach oczywiste, to jednak nale˝y podkreÊliç wi´kszà u˝ytecznoÊç takiego podejÊcia w porównaniu ze stopniowym usprawnianiem stanu obecnego. PrzydatnoÊç orientacji polegajàcej na dostosowywaniu wyjÊciowego stanu idealnego do kolejnych ograniczeƒ zewn´trznych (otoczenia) i wewn´trznych (jednostki lub jednostek doskonalàcych swój system informacyjny) potwierdza równie˝ jedno z podstawowych za∏o˝eƒ reengineeringu, jakim jest gruntowne przeprojektowanie etapów rozpatrywanego procesu poddawanych modyfikacji. Nale˝y uzupe∏niç, ˝e w okreÊlaniu wymagaƒ dotyczàcych nowego kszta∏tu rozwiàzaƒ w rozpatrywanym zakresie nale˝y uwzgl´dniç zw∏aszcza wszystkie niezb´dne rodzaje informacji oraz zakresy zadaƒ, które w ramach systemu informacyjnego powinny byç realizowane. WÊród êróde∏ informacji o potencjalnych kierunkach usprawnieƒ wyró˝niç nale˝y wnioski dotyczàce mo˝liwoÊci adaptacji rozwiàzaƒ stosowanych przez inne przedsi´biorstwa poznanych poprzez zastosowanie benchmarkingu. Istotnà rol´ odgrywa tak˝e w tym zakresie rozpoznanie aktualnych tendencji rozwojowych w doskonaleniu narz´dzi wspomagania informacyjnego prezentowanych w literaturze fachowej, na spotkaniach specjalistów z bran˝y (seminaria, konferencje) itp..

(10) 202. Tomasz Ma∏kus. W nast´pstwie okreÊlenia po˝àdanego stanu przysz∏ych rozwiàzaƒ realizowany jest etap opracowywania nowych (kilku wariantów) rozwiàzaƒ rozpatrywanego problemu. W tym zakresie tak˝e jednà z podstawowych ról odgrywa wspominany wczeÊniej zespó∏ specjalistów. WÊród metod szczegó∏owych, których zastosowanie wydaje si´ w tych warunkach uzasadnione mo˝na wyró˝niç technik´ scenariuszowà lub „burz´ mózgów” [Czekaj 2000, s. 124]. Nale˝y podkreÊliç, ˝e do wykorzystania ostatniej z wymienionych metod, zw∏aszcza w pierwszym etapie jej realizacji, zespó∏ specjalistów powinien skorzystaç z pomocy osób z zewnàtrz. Dokonujàc doboru takich uczestników nale˝y jednak kierowaç si´ przede wszystkim ich dotychczasowym doÊwiadczeniem w zakresie komunikacji, opracowywania systemów informacyjnych oraz obs∏ugi narz´dzi informatycznego wspomagania wymiany informacji. Osoby te powinny reprezentowaç ró˝ne rodzaje dzia∏alnoÊci (produkcyjnà, handlowà oraz us∏ugowà). Podstawowym za∏o˝eniem tego etapu powinno jednak byç opracowanie przynajmniej kilku propozycji rozwiàzaƒ, niezale˝nie od mo˝liwoÊci ich zastosowania ze wzgl´du na warunki wewn´trzne i zewn´trzne dzia∏alnoÊci przedsi´biorstwa. Ostatni etap prezentowanego procesu powinien dotyczyç wyboru optymalnego rozwiàzania, które nast´pnie zostanie wdro˝one w celu usprawnienia procesu informacyjnego realizowanego w zakresie wspó∏pracy z dostawcà us∏ug logistycznych. W tym etapie nale˝y przede wszystkim okreÊliç mo˝liwoÊci zastosowania poszczególnych propozycji zmian przez wspó∏pracujàcych partnerów, uwzgl´dniajàc zw∏aszcza zasoby, jakimi dysponujà, ale tak˝e wyst´pujàce w otoczeniu warunki ograniczajàce wykorzystanie niektórych koncepcji. Warto tutaj uzupe∏niç, ˝e kwestia dost´pnoÊci zasobów zwiàzana jest w tym przypadku z wyst´pujàcà cz´sto koniecznoÊcià zmian wykorzystywanych narz´dzi wspomagajàcych realizacj´ rozpatrywanych procesów informacyjnych. Po identyfikacji rozwiàzaƒ mo˝liwych do zastosowania, ka˝de z nich powinno zostaç poddane ocenie przy u˝yciu kryteriów zidentyfikowanych w etapie pierwszym, dla których wartoÊci po˝àdane zosta∏y okreÊlone z kolei w etapie trzecim. Wyboru propozycji rozwiàzania optymalnego mo˝na dokonaç wykorzystujàc jednà z metod w zakresie analizy preferencji. Wybrane propozycje usprawnieƒ zostajà nast´pnie wdro˝one zgodnie z zasadami realizacji projektów. Nale˝y jednak zwróciç uwag´, ˝e proces przygotowania projektu w tym przypadku rozpoczyna si´ ju˝ na etapie analizy stanu aktualnego przebiegu procesów informacyjnych we wspó∏pracy z dostawcà us∏ug logistycznych. W procesie wdro˝enia usprawnieƒ istotne znaczenie b´dà mia∏y tak˝e szkolenia pracowników uczestniczàcych w realizacji wspomnianych procesów.. 4. Przyk∏ady metod stosowanych do diagnozowania i usprawniania procesów informacyjnych WÊród metod przydatnych w obszarze doskonalenia wspomagania informacyjnego wspó∏pracy logistycznej przedsi´biorstw mo˝na dokonaç podzia∏u na.

(11) Usprawnianie procesów informacyjnych.... 203. Tabela 2. Metody ogólne doskonalenia procesów informacyjnych Metody. Charakterystyka. Metoda ogólna analizy wartoÊci procesów informacynych. zasadnicze cele zastosowania to: minimalizowanie kosztów w∏asnych jednostek realizujàcych rozpatrywany proces informacyjny oraz kosztów ponoszonych w tym zakresie przez dostawc´ us∏ug logistycznych, równie˝ skracanie cyklu tych procesów, metoda ta znajduje zastosowanie zw∏aszcza w obszarze zarzàdzania informacjà, zastosowanie opiera si´ na pracy zespo∏owej, dedukcyjnym podejÊciu strukturalnym oraz na uwzgl´dnieniu operacyjnych i iloÊciowo-jakoÊciowych aspektów funkcjonowania systemu, w tworzeniu nowych rozwiàzaƒ wykorzystuje si´ osiàgnićia heurystyki, rozwiàzania takie polegajà na usprawnianiu zarówno procesów informacyjnych wewnàtrz przedsi´biorstwa, jak równie˝ innych realizowanych we wspó∏pracy z kooperantem (np. dostawcà us∏ug logistycznych), prezentowana metoda mo˝e zostaç zastosowana zarówno przez pracowników badanego przedsi´biorstwa, jak równie˝ przez wyspecjalizowanych doradców zewn´trznych. KIWA (Kommunikations- und Informationswertanalyse) metoda ogólna analizy wartoÊci komunikowania i informacji. zasadniczym celem zastosowania jest racjonalizacja procesów informacyjno-komunikacyjnych, metoda ta umo˝liwia dokonanie oceny przydatnoÊci informacji, jej noÊników, form prezentacji, przebiegu procesu informacyjnego oraz tak˝e êróde∏ i czynników zalegania (dezaktualizacji), obszar zastosowania takiej koncepcji ograniczony jest do zarzàdzania informacjà, wykorzystywana jest do projektowania zbioru elementów systemu informacyjnego uwzgl´dniajàc zastosowane rozwiàzania w zakresie struktury organizacyjnej, analiza wartoÊci informacji i komunikowania KIWA obejmuje tak˝e operacyjne, iloÊciowo-jakoÊciowe aspekty funkcjonowania systemu, prezentowana metoda równie˝ ukierunkowana jest na usprawnienia zarówno wewnàtrz przedsi´biorstwa, jak równie˝ na doskonalenie procesów informacyjnych realizowanych we wspó∏pracy z kooperantem. DZA (Durchlaufzeitenanalyse) metoda ogólna analizy czasu przebiegu procesów informacyjnych. podstawowe cele zastosowania tej metody to: minimalizowanie czasu przebiegu procesów informacyjnych oraz czasów realizacji poszczególnych zadaƒ, które nie wp∏ywajà na tworzenie wartoÊci dodanej, wykorzystanie tej metody wymaga przede wszystkim klasyfikowania zadaƒ w procesie informacyjnym w kilku grupach przyczyniajàcych si´ w ró˝nym stopniu do tworzenia wartoÊci dodanej, co zw∏aszcza w zakresie dzia∏alnoÊci logistycznej nabiera szczególnego znaczenia, kluczowym elementem zastosowania tej metody jest wić diagnoza stanu aktualnego, wspomniane grupy natomiast dotyczà nast´pujàcych rodzajów dzia∏aƒ: opracowywanie informacji (tB), transformacja (tTf), kontrola i uzgadnianie (tKA), przekaz informacji (tT), czynnoÊci przygotowawcze (dotyczy zamys∏ów wdro˝eniowych) (tR), zaleganie informacji (tL), kwalifikowanie poszczególnych zadaƒ w procesie informacyjnym do wymienionych grup wymaga tak˝e uwzgl´dnienia czasów trwania tych zadaƒ, prezentowana metoda wykorzystywana jest wy∏àcznie w obszarze zarzàdzania informacji i s∏u˝y zarówno do diagnozy, jak równie˝ do projektowania nowych, usprawnionych przebiegów informacji. Zastosowanie tej metody zwiàzane jest zazwyczaj z u˝yciem odpowiedniego oprogramowania komputerowego, analiz´ czasu przebiegu procesów informacyjnych mo˝na powierzyç w∏asnym jednostkom w przedsi´biorstwie, ale sugeruje si´ zaanga˝owanie w zespole badawczym tak˝e odpowiednich specjalistów z zewnàtrz. èród∏o: opracowanie w∏asne na podstawie: [Czekaj 2000, s. 123–133]..

(12) 2. metoda wykorzystywana przede wszystkim do okreÊlania iloÊci zaanga˝owanych komórek organizacyjnych lub tak˝e stanowisk pracy w procesie pracy, zastosowanie umo˝liwia tak˝e: analiz´ powiàzaƒ pomi´dzy jednostkami organizacyjnymi (komórkami lub stanowiskami), identyfikacj´ czynnoÊci zb´dnych oraz okreÊlenie strat czasu wynikajàcych z dublowania przekazu informacji (lub dokumentacji, jeÊli prezentowana metoda stosowana jest w tym zakresie) pomi´dzy komórkami organizacyjnymi lub stanowiskami, równie˝ krytycznà ocen´ i analiz´ stanu faktycznego oraz okreÊlanie zasadniczych usprawnieƒ, przyj´ty sposób rejestracji umo˝liwia klasyfikacj´ poszczególnych zadaƒ pod wzgl´dem podmiotowym i chronologicznym, rozpoznanie podzia∏u zadaƒ pomi´dzy jednostkami w procesie oraz okreÊlenie powiàzaƒ mi´dzy tymi jednostkami, ogólne zasady zastosowania to: przygotowanie szablonu tablicy, w której liczebnoÊç kolumn odpowiada iloÊci komórek organizacyjnych lub stanowisk pracy uczestniczàcych w procesie, w cz´Êci nag∏ówkowej poszczególnych kolumn zaznacza si´ nazwy poszczególnych, zaanga˝owanych podmiotów, w cz´Êci szczegó∏owej poszczególnych kolumn dokonuje si´ rejestracji w porzàdku chronologicznym ka˝dego zadania procesu w postaci ko∏a z okreÊlonym kolejnym numerem, konieczne jest równoczesne odzwierciedlenie przemieszczeƒ (informacji) za pomocà linii prostej ze wskazaniem kierunku przep∏ywu i wpisaniem nad nià rodzaju informacji, wykres Clarka mo˝e zostaç zastosowany zarówno samodzielnie przez wyznaczone osoby w badanym przedsi´biorstwie, jak równie˝ przy wspó∏udziale jednostek zewn´trznych, metoda ta nie nale˝y do powszechnie wykorzystywanych. wskazywana jest jako u˝yteczna przede wszystkim okreÊlaniu stopnia realizacji za∏o˝eƒ ECR (Efficient Consumer Response) oraz w dostarczaniu wiadomoÊci dotyczàcych funkcjonowania firmy w przysz∏oÊci z punktu widzenia za∏o˝eƒ ECR, istotnym celem zastosowania takiej metody jest tak˝e okreÊlenie znaczenia wspólnych celów ∏aƒcucha dostaw w dzia∏alnoÊci poszczególnych ogniw (przedsi´biorstw), co pozwala unikaç rozwiàzaƒ b´dàcych suboptymalizacjà ograniczonà do dzia∏alnoÊci jednego lub kilku partnerów, globalna uniwersalna karta wyników ma postaç tablicy, w której ka˝da kolumna s∏u˝y do rejestracji wyników wspó∏dzia∏ania firmy z jednym partnerem handlowym w okreÊlonym, wàskim obszarze, wyniki ujmowane sà w formie liczbowej, wagi poszczególnych relacji okreÊlane sà przez przedstawicieli jednostki, w której taka karta jest sporzàdzana, w ogólnym ujćiu wycena wspó∏pracy z konkretnym partnerem polega na zsumowaniu wszystkich wartoÊci w polach kolumny przypisanej dla tego partnera, struktura globalnej uniwersalnej karty wyników uwzgl´dnia 13 obszarów usprawniania dzia∏alnoÊci wskazanych w ramach koncepcji ECR nale˝àcych do takich dziedzin, jak: zarzàdzanie popytem, zarzàdzanie poda˝à, technologie wspomagajàce (m.in. realizacj´ procesów informacyjnych), integracja ∏aƒcucha dostaw, skala ocen zaawansowania w poszczególnych obszarach usprawniania obejmuje wartoÊci od 0 do 4 (0 – brak planu wdro˝enia,1 – przyjćie planu bez rozpoczćia wdro˝enia, 2 – realizacja testów pilota˝owych, 3 – zaawansowane wdro˝enie, 4 – ca∏kowite wdro˝enie), przyporzàdkowane oceny mno˝one sà przez przyj´te na wst´pie wspó∏czynniki istotnoÊci poszczególnych obszarów usprawniania, wyniki skorygowane o wspó∏czynniki sà sumowane w ka˝dej z czterech wymienionych wczeÊniej dziedzin, sumowanie wyników z wszystkich dziedzin (zarzàdzania popytem, zarzàdzania poda˝à, technologii wspomagajàcych oraz dzia∏alnoÊci integracyjnej w ∏aƒcuchu dostaw) dokonywane jest dopiero po pomno˝eniu wyniku w ka˝dej z nich przez wspó∏czynnik istotnoÊci dziedziny, wynik wa˝ony otrzymuje si´ dzielàc przez 4 wyniki w poszczególnych dziedzinach (skala 0 – 4), a nast´pnie mno˝àc przez przyporzàdkowane im wagi. Wykres Clarka. Globalna karta wyników. Charakterystyka. 1. Metody. Tabela 3. Metody szczegó∏owe w diagnozie i usprawnianiu procesów informacyjnych. 204. Tomasz Ma∏kus.

(13) èród∏o: opracowanie w∏asne na podstawie: [Czekaj 1975, s. 35–38], [Logistyka dystrybucji 2001, s. 229–236] oraz [Grudzewski, JagusztynGrochowska, Zu˝ewicz 1999, s. 3–7].. 2. zasadniczymi celami wykorzystania benchmarkingu w doskonaleniu procesów informacyjnych we wspó∏pracy z dostawcà us∏ug logistycznych sà porównanie w∏asnych rozwiàzaƒ zastosowanych we wskazanym obszarze z jednostkami, których dzia∏ania w tym zakresie zosta∏y uznane za wzorcowe dla zidentyfikowania w∏asnych niedoskona∏oÊci, a w dalszym etapie opracowywanie propozycji usprawnieƒ, b´dàcych cz´sto twórczà adaptacjà najlepszych poznanych praktyk jednostek wzorcowych, spoÊród znanych rodzajów benchmarkingu w zakresie diagnozy i doskonalenia procesów informacyjnych z punktu widzenia przedmiotu badania zastosowanie w tych warunkach ma przede wszystkim benchmarking procesów, badaniu podlega przede wszystkim efektywnoÊç kosztowa procesów oraz wp∏yw na kreowanie wartoÊci dla klienta. Podstawowe kwestie, które w tym zakresie nale˝y rozstrzygnàç to przede wszystkim: uzasadnienie realizacji rozpatrywanego procesu, uzasadnienie wyboru sposobu realizacji tego procesu, przyk∏ady wzorcowych rozwiàzaƒ dotyczàcych badanego procesu, jakie warunki muszà spe∏niaç usprawnienia, by sposób realizacji procesu oraz efekty by∏y porównywalne z wzorcami oraz wskazanie kierunków zmian umo˝liwiajàcych przewy˝szenie poziomu realizacji rozpatrywanego procesu w porównaniu z wzorcem, ze wzgl´du na podmiot, który ma byç uznany za wzorzec, najbardziej u˝yteczne w rozpatrywanym obszarze sà benchmarking konkurencyjny oraz benchmarking funkcjonalny, uzasadnieniem dla zastosowania pierwszego z wymienionych jest dzia∏anie zarówno rozpatrywanej jednostki, jak równie˝ wzorca w zbli˝onych warunkach, a cz´sto tak˝e korzystanie z us∏ug tego samego us∏ugodawcy, drugi z wymienionych rodzajów benchmarkingu wydaje si´ byç uzasadniony zw∏aszcza ze wzgl´du na mo˝liwoÊç poznania zupe∏nie odmiennych praktyk spoza bran˝y w rozpatrywanym obszarze. 1. Benchmarking. cd. tabeli 3. Usprawnianie procesów informacyjnych... 205.

(14) 206. Tomasz Ma∏kus. dwie zasadnicze grupy. Jednà z nich stanowià metody majàce charakter ogólny, które mogà byç wdra˝ane przy wykorzystaniu etapów post´powania badawczego przedstawionych w poprzedniej cz´Êci niniejszej pracy. Przyk∏ady takich metod zosta∏y scharakteryzowane w tabeli 2. Drugà grup´ natomiast tworzà metody szczegó∏owe, wykorzystywane w poszczególnych etapach diagnozy lub opracowywania usprawnieƒ, o których wspomniano ju˝ w poprzedniej cz´Êci niniejszej pracy. Charakterystyki przyk∏adów takich metod zaprezentowano w tabeli 3. W uzupe∏nieniu nale˝y zwróciç uwag´, ˝e wÊród przedstawionych narz´dzi mo˝na tak˝e dokonaç podzia∏u na metody specjalistyczne, zaprojektowane do zastosowania przede wszystkim we wspomnianym obszarze oraz inne, których konstrukcja umo˝liwia uniwersalne zastosowanie w diagnozowaniu lub usprawnianiu, niezale˝nie od rodzaju dzia∏alnoÊci w przedsi´biorstwie. Przyk∏adami spe∏niajàcymi pierwszy z wymienionych warunków sà metody uj´te w tabeli 2 oraz uj´ty w tabeli 3 wykres Clarka, a przedstawiony w dalszej kolejnoÊci benchmarking jest narz´dziem uniwersalnym. W przypadku globalnej karty wyników natomiast procesy informacyjne sà jednym z kilkunastu obszarów, w których oceniana jest wspó∏praca z dostawcà us∏ug logistycznych. Jest to wić narz´dzie o charakterze diagnostycznym.. 5. Podstawowe kierunki doskonalenia procesów informacyjnych we wspó∏pracy z dostawcà us∏ug logistycznych WÊród podstawowych za∏o˝eƒ zacieÊniania wspó∏pracy przedsi´biorstw w ∏aƒcuchu dostaw jest integrowanie systemów informacyjnych partnerów. Spe∏nienie tego warunku jest mo˝liwe przede wszystkim dzi´ki osiàgnićiom w zakresie informatycznego wspomagania przekazu informacji. Rozwój w tym obszarze ukierunkowany jest bowiem przede wszystkim na ca∏oÊciowe podejÊcie do zarzàdzania zasobami nie tylko w skali przedsi´biorstwa, ale w ca∏ym ∏aƒcuchu dostaw. Obecne rozwiàzania informatyczne charakteryzujà si´ budowà modu∏owà, uwzgl´dniajàc kluczowe obszary dzia∏alnoÊci jednostek stanowiàcych kolejne ogniwa ∏aƒcucha. Inny kierunek rozwoju reprezentujà nowoczesne narz´dzia przekazu informacji oparte na wykorzystaniu ∏àczy internetowych w przeciwieƒstwie do stosowanych wczeÊniej, kosztownych we wdra˝aniu i eksploatacji rozwiàzaƒ klasy EDI. APS (Advanced Planning and Scheduling) jako rozwinićie ERP (Enterprise Resources Planning) dla potrzeb ∏aƒcucha dostaw. W porównaniu z rozwiàzaniami typu ERP systemy klasy APS zapewniajà szybszà reakcj´ ca∏ego ∏aƒcucha dostaw na zmieniajàce si´ potrzeby klientów lub w warunkach pojawiania si´ dodatkowych, niespodziewanych zamówieƒ. W systemach tych wyeliminowano podstawowe ograniczenia rozwiàzaƒ klasy ERP, jak np. brak uwzgl´dnienia zdolnoÊci produkcyjnych poszczególnych jednostek. Innym atu-.

(15) Usprawnianie procesów informacyjnych.... 207. tem systemów tej klasy jest tak˝e integrowanie planów produkcyjnych z planami dystrybucyjnymi, co dotychczas stanowi∏o domen´ systemów klasy LRP [Tinham 2000, s. 17]. Jako natychmiastowe korzyÊci z zastosowania akcentowane sà lepsza obs∏uga klienta oraz redukcja poziomu zapasów. Efekty takie sà mo˝liwe dzi´ki zmianie zasad dzia∏ania ∏aƒcucha dostaw z planowania opartego na dotychczasowych danych o wielkoÊci popytu, co jest charakterystyczne dla orientacji produkcyjnej okreÊlanej jako push (produkcja pchana przez poda˝) do uruchamiania produkcji na podstawie rzeczywistego popytu (pull – produkcja ciàgni´ta przez popyt). G∏ówne modu∏y APS to [Dura 2002, s. 283–284]: – planowanie popytu – celem jest opracowanie dok∏adnych prognoz sprzeda˝y, które b´dà wykorzystane przez jednostk´ (partnera w ∏aƒcuchu dostaw) do efektywnego planowania w zakresie finansów i dzia∏alnoÊci bie˝àcej, – projekt ∏aƒcucha dostaw – podstawowe za∏o˝enie to opracowanie modelu, którego szczegó∏owoÊç umo˝liwia podejmowanie najkorzystniejszych decyzji strategicznych w zakresie inwestycji w infrastruktur´, zapasów magazynowych oraz dystrybucji i pozyskiwania surowców, – planowanie produkcji i dystrybucji – najwa˝niejsze cele w tym zakresie to: rozk∏ad zapotrzebowania klientów, zw∏aszcza na centra dystrybucji, w∏asne zak∏ady produkcyjne dostawców oraz podwykonawców, okreÊlenie wymagaƒ materia∏owych w ca∏ej sieci poprzez okreÊlenie zapotrzebowania na produkty w poszczególnych ogniwach, opracowanie planu taktycznego rozk∏adu zapotrzebowania klientów przy uwzgl´dnieniu zdolnoÊci produkcyjnych poszczególnych zak∏adów produkcyjnych, – harmonogramowanie produkcji – za∏o˝eniem jest uwzgl´dnienie wszystkich ograniczeƒ i kosztów, zapewnienie poziomu równowagi pomi´dzy kosztami produkcji a kosztami magazynowania oraz wymaganiami zwiàzanymi z obs∏ugà klientów. Prezentowane rozwiàzanie zosta∏o opracowane w celu dostosowania funkcjonowania firm do zmienionych warunków dzia∏ania, w których obecnie jednà z determinant sukcesu ca∏ego ∏aƒcucha dostaw jest zdolnoÊç do natychmiastowej realizacji nieprzewidzianych zamówieƒ bez zak∏óceƒ w wykonywaniu wczeÊniej zaplanowanych dostaw. SpecjaliÊci wdra˝ajàcy systemy klasy APS podkreÊlajà, ˝e zastosowanie takiego modu∏u nie stanowi samo w sobie rozwiàzania problemu reagowania na nag∏e zmiany wielkoÊci zapotrzebowania na oferowane produkty. W dalszym ciàgu konieczne jest bowiem permanentne monitorowanie przebiegu procesów produkcyjnych oraz realizacji zadaƒ w obr´bie dziedzin wspomagajàcych. WÊród podstawowych zalet zastosowania prezentowanego systemu nale˝y wyró˝niç przede wszystkim mo˝liwoÊç szybkiego reagowania na zmiany popytu dzi´ki wymianie informacji poprzez system po∏àczeƒ elektronicznych pomi´dzy ogniwami ∏aƒcucha dostaw oraz symulacje i analizy skutków decyzji podejmowanych w ramach BPR (Business Process Reenginering) wraz ze sprawdzeniem ich ca∏kowitego wyniku finansowego [Logistyka dystrybucji 2001, s. 159]..

(16) 208. Tomasz Ma∏kus. Doskonalenie cech u˝ytkowych oprogramowania EDI wspomagajàcego wymian´ informacji pomi´dzy partnerami w obszarze logistyki. Zastosowanie dotychczasowych rozwiàzaƒ klasy EDI nie wymaga posiadania przez partnerów kont poczty internetowej. U˝ytkownicy wykorzystujà bowiem serwer EDI, w którym ka˝dy z partnerów ma swojà skrzynk´ elektronicznà gromadzàcà odpowiednie wiadomoÊci od partnerów. Aktualne tendencje zmierzajà do projektowania narz´dzi informatycznego wspomagania wymiany informacji pomi´dzy partnerami, które zapewnia∏yby dotychczasowà funkcjonalnoÊç oprogramowania EDI i zarazem umo˝liwia∏yby eliminacj´ zasadniczych wad takich rozwiàzaƒ. Podstawowe za∏o˝enie projektowania nowych narz´dzi polega na wykorzystaniu we wspó∏pracy partnerów ∏àczy internetowych oraz technologii zwiàzanej ze stosowaniem j´zyka XML (j´zyk wymiany danych wykorzystywany w sieciach komputerowych, równie˝ na ∏àczach internetowych). Administrowanie takim oprogramowaniem powinno tak˝e byç mo˝liwe na poziomie przeglàdarek internetowych. Charakterystyka nowych rozwiàzaƒ zostanie przedstawiona na podstawie jednej z ofert oprogramowania, które zosta∏o okreÊlone skrótem ebXDI dost´pnego na stronie internetowej: www.esupplychain.pl. Atuty nowych rozwiàzaƒ zapewniajàcych dotychczasowà funkcjonalnoÊç oprogramowania EDI i umo˝liwiajàcych eliminacj´ zasadniczych wad takich rozwiàzaƒ to m.in.: – pewnoÊç dostarczenia informacji adresatowi – w sk∏ad oprogramowania powinien wchodziç pe∏ny modu∏ serwera komunikatów, wszystkie komunikaty pochodzàce zarówno od partnerów, jak równie˝ z systemów obs∏ugi zaplecza sà zapisywane w bazie danych, a póêniej dokonywana jest wielokrotnie próba przekazania jej odbiorcy, a˝ do uzyskania potwierdzenia odbioru, – uniwersalnoÊç zastosowania niezale˝nie od formatów informacji wysy∏anych przez partnerów – oprogramowanie powinno byç wyposa˝one w nowoczesne mechanizmy przekszta∏cania formatów, takie jak np. wykorzystanie standardu XSL do transformowania dokumentów w formacie XML na inne formaty, aby ograniczyç si´ do zdefiniowania odpowiedniego zbioru regu∏ (w j´zyku XSL) i zapami´tywania go w formie odpowiedniego pliku, inny mechanizm to wykorzystanie programu, który ju˝ podczas transmisji b´dzie identyfikowa∏ informacje w odpowiednim formacie dostosowujàc go do XML, – mo˝liwoÊç wspó∏pracy z partnerami stosujàcymi standardowe rozwiàzania klasy EDI – poprzez zastosowanie mechanizmów przekszta∏cania formatów odpowiednich informacji, nowoczesne oprogramowanie powinno tak˝e poprzez odpowiedni interfejs wspó∏pracowaç z systemami obs∏ugi zaplecza (back office) w przedsi´biorstwie, – wykorzystanie e-mail do przekazu informacji – zwiàzane z wykorzystaniem ∏àczy internetowych do przesy∏ania informacji, – mo˝liwoÊç zastosowania, niezale˝nie od posiadanej platformy sprz´towej, u˝ywanych systemów operacyjnych (Linux, Unix czy Microsoft Windows).

(17) Usprawnianie procesów informacyjnych.... 209. oraz od typów wykorzystywanych baz danych (Postgre SQL, Oracle, Microsoft SQL Server). WÊród podstawowych korzyÊci z zastosowania nowych rozwiàzaƒ, których charakterystyczne cechy zosta∏y wyró˝nione powy˝ej podkreÊliç nale˝y: – niskie koszty wdro˝enia – w porównaniu z EDI, – niskie koszty eksploatacji – poniewa˝ nowe rozwiàzania bazujà na dotychczasowych ∏àczach internetowych i nie wymaga oddzielnej sieci, czy te˝ serwera, co jest konieczne w przypadku stosowania EDI, – niewielkie wymagania dotyczàce wykorzystywanego oprogramowania – wspó∏praca nawet z uproszczonymi systemami obs∏ugi zaplecza, – ∏atwoÊç wykorzystania – komunikaty mogà byç bowiem przesy∏ane jako typowe pliki tekstowe, a wić w formacie czytelnym dla partnerów, – elastycznoÊç – dotyczàca zw∏aszcza zakresu obs∏ugiwanych wiadomoÊci (dokumentów), – mo˝liwoÊç rozwijania zakresu obs∏ugiwanych informacji. WÊród wymienionych atutów nowoczesnych rozwiàzaƒ w porównaniu z oprogramowaniem EDI jako zasadnicze nale˝y wskazaç niskie koszty wdro˝enia i póêniejszej obs∏ugi oraz mo˝liwoÊç zwi´kszania obs∏ugiwanych zakresów informacji.. 6. Zakoƒczenie Przedstawione w niniejszej pracy etapy post´powania w usprawnianiu procesów informacyjnych realizowanych we wspó∏pracy z dostawcà us∏ug logistycznych majà charakter propozycji. Powinny one byç rozwijane i konkretyzowane w toku dalszych poszukiwaƒ z uwzgl´dnieniem specyfiki dzia∏alnoÊci logistycznej, charakteru wspomagajàcego przep∏ywów informacji w tym obszarze oraz wp∏ywów efektów osiàganych w zakresie logistyki na wyniki funkcjonowania przedsi´biorstwa w perspektywie strategicznej. Nale˝y równie˝ zwróciç uwag´, ˝e zakres metod u˝ytecznych w doskonaleniu procesów informacyjnych jest znacznie szerszy. WÊród nich znajdujà si´ zarówno narz´dzia specjalistyczne, opracowane przede wszystkim dla potrzeb usprawniania procesów informacyjnych, jak równie˝ inne, majàce charakter uniwersalny, które mo˝na zastosowaç do usprawniania dzia∏alnoÊci przedsi´biorstwa w ró˝nych obszarach. Dalsze badania mogà byç wić ukierunkowane na identyfikacj´ pe∏nego zakresu wspomnianych metod oraz okreÊlenie uwarunkowaƒ ich wykorzystania. W niniejszym artykule nie zosta∏a rozwini´ta kwestia wdro˝enia usprawnieƒ przygotowanych na podstawie modelu przedstawionego w punkcie 3. Problematyka ta, jako wymagajàca odr´bnego potraktowania, powinna równie˝ staç si´ przedmiotem dalszych badaƒ..

(18) 210. Tomasz Ma∏kus. Literatura Czekaj J. [1975], Wykres Clarka w badaniu i usprawnianiu pracy administracyjnej metodà analizy wartoÊci, „Organizacja – Metody – Technika”, nr 7. Czekaj J. [2000], Metody zarzàdzania informacjà w przedsi´biorstwie, Wydawnictwo Akademii Ekonomicznej w Krakowie, Kraków. Dura P. [2002], E-logistyka oraz zaawansowane systemy planowania i harmonogramowania APS [w:] Elastyczne ∏aƒcuchy dostaw – koncepcje, doÊwiadczenia, wyzwania, materia∏y z mi´dzynarodowej konferencji Logistics 2002, Poznaƒ, 14–15.05.2002, Instytut Logistyki i Magazynowania, Poznaƒ. Fertsch M, Matulewski M. [2002], Przep∏yw informacji w systemach Quick Response – studium przypadku [w:] Elastyczne ∏aƒcuchy dostaw – koncepcje, doÊwiadczenia, wyzwania, materia∏y z mi´dzynarodowej konferencji Logistics 2002, Poznaƒ, 14–15.05.2002, Instytut Logistyki i Magazynowania, Poznaƒ. Grudzewski W.M., Jagusztyn-Grochowska S., Zu˝ewicz L. [1999], Benchmarking – istota i zastosowanie, „Ekonomika i Organizacja Przedsi´biorstwa”, nr 7. Insight to Impact. Results of the Fourth European Logistics Study [1999], A.T. Kearney and ELA, Brussel. Kompendium wiedzy o logistyce [2001], pod red. E. Go∏embskiej, Wydawnictwo Naukowe PWN, Warszawa–Poznaƒ. Kisielnicki J., Sroka H. [1999], Systemy informatyczne biznesu. Informatyka dla zarzàdzania, metody projektowania i wdra˝ania systemów, Placet, Warszawa. Logistyka dystrybucji [2001], pod red. K. Rutkowskiego, Difin, Warszawa. Tinham B. [2000], What Place MRP II in the New World, Manufacturing Computer Solutions, Orpington, vol. 6, January.. Improving Information Processes in the Logistics System of an Enterprise The current environment for enterprises is characterised by an increase in the international flow of goods, the need for a customer-oriented approach, and a rise in the importance of logistics operations in shaping product value for the consumer. These operating conditions contribute to increasing the amount of information used between co-operating parties and the speed of information transmission. Smooth co-operation with a logistics firm that intervenes significantly in its client’s activities is not possible without ensuring an undisrupted, rapid flow of properly selected information. The purpose of the article is to present the main issues related to improving information processes in the enterprise-client logistics system. The author presents foremost the process of preparing improvements and describes the main methods used in this regard. He also shows examples of modern information support solutions used to facilitate co-operation in the delivery of logistics services, which are the main directions for improvements in this area..

(19)