Kryteria wyboru systemu informatycznego rachunkowości finansowej w małym i średnim przedsiębiorstwie

Pełen tekst

(1)Akademii Ekonomicznej w. Trąbka. Jan. Katedra Informatyki. Kryteria wyboru systemu informatycznego rachunkowości finansowej w małym i średnim przedsiębiorstwie Streszczenie: W artykule skoncentrowano się na najważniejszym elemencie pakietu finansowego przedsiębiorstwa, a mianowicie systemie finansowo-księgowym (w dalszej czę ści określanym skrótem system FK), obsługującym księgę główną, rejestry VAT oraz rozrachunki z kontrahentami. Pierwsza część artykułu zaw ieru charakterystykę parametrów, na które. należy zwrócić uwagę porównując. systemy. finansowo-księgowe różnych. producentów.. Wśród. parametrów zarysuje się wyraźny podział, Po pierwsze wskazać można parametry, które wynikają z analizy Ustawy o rachunkowości - stanowicjcej dla systemów finansowQ-księgowych "konstytucję" działania. Dl'llg'l grupę kryteriów stanowią propozycje autora będące efektem doświadczell związanych z zakupem oraz wdrożeniami pakietów finansowo" -księgowych. Artykuł zamyka propozycja syntetycznego wskaźnika wyboru, który może w istotny sposób wspomagać proces podęcia decyzji o wdrożeniu jednego z kilku rozpatrywanych rozwiązaJl. Słowa kluczowe: księgi rachunkowe, księga główna, księgi pomocnicze, system FK, raz" rachunki, budżetowanie, środowisko systemowe, rejestry VAT, interfejs użytkownika, sche" mat księgowania, zakładowy plan kont ZPK.. 1. Wprowadzenie Rynek komputerowych systemów wspomagających księgowość małych i średnich przedsiębiorstw zaczął rozwijać się po roku 1989, kiedy to zmiany prawne skierowały całą gospodarkę na drogę rynkową. Zaczęły się wówczas tworzyć, w lawinowym zresztq tempie, małe i średnie prywatne podmioty gospodarcze, wymagające odpowiedniego oprogramowania do prowadzenia ksiąg podatkowych, ksiqg handlowych, sprzedaży hurtowej, detalicznej czy kosztorysowania produkcji. Rynek naturalnie zareagował aktywizacją firm.

(2) I. Jan. Trąbka. informatycznych, tworzących początkowo pojedyncze, później zintegrowane pakiety dla poszczególnych sektorów gospodarki. Obecnie oferta rynku systemów wspomagania rachunkowości szacowana jest na kilkaset produktów . Po obydwu stronach tego rynku zachodzą jednak ogrom ne zmiany. Po stronie popytowej powstaly już duże firmy o ogromnym potencj ale finansowym i zasięgu działania. Strona podażowa to również wyłaniające s ię potężne firmy informatyczne, zatrudniające po kilkaset osób , o wynikach finansowych dających moż liwość wejścia i sukcesu na giełdzie papierów wartościowych [Computerworld, Oprogramowanie dla malej i średni~i firmy 1999]. W artykule mówiąc o małym i średnim przedsiębiorstwie będziemy mieli na uwadze organizacje posiadające od jednego do dwudziestu stanowisk pracy, na których wykorzystuje się system finansowo-księgowy. Za system finansowo-księgowy uważać będziemy nie zintegrowany pakiet finansów przed sięb ior stwa , ale obslugę księgi glównej, niektórych ksiąg pomocniczych, rejestrów zakupów i sprzedaży V AT oraz rozrach unków z kontrahentami. Decyzja o zakupie konkretnego narzędzi a jest bardzo trudna i wymaga czasu na ocenę oraz testy różnych rozwiązalI. Na brak ofert na rynku absolutnie nie można nmzek ać , jednak przy podjęc iu ostatecznej decyzj i okazuje się, że nie ma zdecydowanych faworytów. Każdy z systemów ma mocne i słabe strony, decyzja musi więc odwołać się do ich szczegółowej analizy. Artykuł niniejszy to propozycja takiej analizy, wykorzystującej m.in. zestaw kry teriów, na podstawie których należy weryfikowa ć oferty. Następnym etapem jest porównanie wyników cząstkowych, zebranych w tabelę ocen, ze stroną kosztowq proponowanych rozwiązań. Do tego posluży nam wskaźnik wyboru, czyli syntetyczny miernik określający, który z systemów powinniśmy wybrać. Kryteria oceny są podzielone na dwie podstawowe części. Pierwsza wynika z analizy ustawy o rachunkowości pod kątem wymogów stawianych systemom kompu terowym do prowadzenia ksiąg rachunkowych. Druga część to propozycje zebrane na podstawie obserwacji procedury zakupu i wd ro żen ia systemów FK. Pierwsza część obejmuje takie kryteria,jak: lega lność , ochronę dan ych, dokumentację, natomiast druga cześć: ni ezawodn ość, automatyzację, zadania specjalne, przejrzystość, lączność , możliw ośc i analityczne , środow isko informatyczne, a także jako ść wdroże nia .. 2.. Legalność. 2.1. Ogólne. systemu FK. założenia. prawne. Podstawowym aktem prawnym, dla wszystkich przedsiębiorstw prowadzqcych działalność gospodarcz~l, w zakres ie obowiązku prowadzenia k s iąg rachunkowych jest Ustawa o rachunkow ośc i z dnia 20 wrześ nia 1994 r. (Dz. U..

(3) Klyteria wyboru systemu informatycznego. racllllllkowo,~ci.". I. nr 121, poz. 591) z późniejszymi zmianami. Dokument ten to biblia księgo wych, rewidentów oraz innych osób mających kontakt z księgowością. Na potrzeby niniejszego opracowania zajmiemy s ię przeanalizowaniem ustawy w aspekcie technicznym, czyli odpowiemy na pytanie,jak powinien być prawidłowo zorganizowany informatyczny warsztat księgowy w przedsiębior stwie. Komputerowy system FK,jakjuż wcześniej wspomniano, jest bardzo ważną częścią tego warsztatu, dlatego jego zgodność z obowiązującymi przepisami prawa można potraktować jako warunek konieczny użytkowania. W dalszej części artykułu, gdy przejdziemy do zebran ia wszystkich kryteriów, okaże s i ę, że te związane z poprawnością prawną otrzymały najwyższe wagi. W sprawach technicznych, organizacyjnych ustawa bardzo dokładnie określa, z czego składają się księgi rachnnkowe przedsiębiorstwa, jakich narzędzi k sięgowych należy używać do ich prawidłowego prowadzenia oraz określa terminarz em isji zestawień i sprawozdań. Ustawa powstawała już w momencie, gdy ręczne metody księgowe powoli zaczynały przegrywać konkurencję z technołogią informatyczlUj . Dużą zasługą jej twórców jest wprowadzenie zapisów regulujących prowadzenie ksiąg rachunkowych przy użyciu komputera. Zapisy te nie są jednak ścisłe i precyzyjue technologicznie, co wprowadza możliwość różnych interpretacji . Ustawa powstała w roku 1994. Od tego czasu praktyka użytkowania systemów FK ugruntował n pewne interpretacje potwierdzone działalnością księgowych, rewidentów i organy kontrolujące. Legalność systemu FK podzielimy na kilka kryteriów podstawowych: poprawności urządzeJ\ księgowych, ochrony danych oraz dokumentacji. Każde z tych kryteriów posiada wewnętrzny podział na elementy, które będziemy szczególowo omawiać i oceniać, a ocena dla całego kryterium będzie sumą ocen składowych.. 2.2. Kryterium na. księgi. Na. poprawności urzqdzeń księgowych składających się. rachunkowe prowadzone przy. początek. użyciu. komputera. przytoczymy brzmienie dwóch fragmentów ustawy, które zawierają ogólną definicję ksiąg rachunkowych. Przez księgi rachunkowe (Rozdziuł l, art. 2, ust.7) rozumie się dziennik oraz zbio[y utrwalonych na papierze zapisów dokonanych na kontach prowadzonych w postaci ksiąg, rejestrów lub luźnych kart albo przenoszonych z komputerowych nośników danych, uzgodnione za pomocą zestawienia obrotów i sald lub tylko sald. Już w samej definicji zawiera potwierdzenie, że jest dopuszczalne tworzenie ksiąg za pomocą komputera na nośnikach danych (dyski, dyskietki itp.) z tym, że wszystkie zapisy muszą być odpowiednio utrwalone i przetworzone (w dalszej części rozszyfrujemy sformułowanie "utrwalane i przetworzone"), Artykuł 13 ustawy z większą dokładnością precyzuje, z jakich elementów maji) składać się księgi rachunkowe. I tak zostały wyodrębnione następujące urządzenia księgowe:.

(4) I. Jan. Trąbka. - dziennik, - konta księgi głównej (ewidencji syntetycznej), w których obowiązuje ujęcie każdej operacji zgodnie z zasadą podwójnego zapisu, - konta ksiąg pomocniczych (ewidencji analitycznej), - wykaz składników aktywów i pasywów, - zestawienie obrotów i sald kont księgi głównej oraz zestawienia sald kont ksiąg pomocniczych. W takiej kolejności omówimy każdy z tych elementów, z uwzględnieniem aspektów komputerowej postaci tych urządzeI\. Wyjątkiem będzie wykaz składników aktywów i pasywów, który nie mieści się w zakresie działania systemu FK omawianego w niniejszym artykule (takie urządzenie znajdzie się zakresie działania kompleksowego pakietu finansów przedsiębiorstwa). Dziennik. Wymagania, jakie powinien spełniać dziennik, precyzuje art. 14 ustawy, w którym w ust. l czytamy, że "Dziennik służy do zapisywania w porządku chronologicznym, dzielI po dniu, danych o operacjach gospodarczych". Przy użyciu narzędzi komputerowych dziennik występuje najczęściej jako zestawienie tworzone na koniec okresu sprawozdawczego, czyli tworzony jest ex post na podstawie wprowadzonych na nośniki danych zapisów księgowych. O cechach poprawności "komputerowego" dziennika bardziej szczegółowo mówi ust. 4 cytowanego art. 14. Przy prowadzeniu ksiąg rachunkowych przy użyciu komputera należy zapewnić:. - ujmowanie w dzienniku wyłącznie zapisów sprawdzonych, - niedostępność zbioru dla modyfikacji poza wprowadzaniem - w razie potrzeby - dowodów korekt księgowych, - automatyczną kontrolę ciągłości zapisów i przenoszenia obrotów, - wydruk dziennika w postaci kolejno numerowanych stron nie rzadziej niż na koniec każdego miesiąca; za równoznaczne z wydrukiem uznaje się przeniesienie danych na inny trwały nośnik danych przystosowany do wiarygodnego przenoszenia danych z komputera. Najistotniejszy w cytowanych przepisach jest fakt niedostępności do modyfikacji zbioru dziennika po jego wydruku. Rozumiemy przez to, iż system FK powinien posiadać blokadę modyfikacji rekordów zapisów księgowych, które zostały już ujęte w dzienniku. Korekt można dokonać tylko specjalnymi zapisami korygującymi. Warta zauważenia jest również uwaga, że zamiast drukować można przenieść dziennik na inny trwały nośnik. Jako trwałe możemy traktować nośniki optyczne -laserowe (art. 73). Rozwiązanie takie jest bardzo wygodne w większych firmach, gdzie wydrukowany dziennik może stanowić kilkukilogramowy stos papieru, a czas wydruku nie zamyka się w jednej dobie. Aby można było jednak umieścić dziennik na nośniku trwałym, system FK powinien mieć możliwość wykonywania zestawiel\ nie tylko bezpośrednio na drukarkę, ale także do postaci pliku dyskowego..

(5) Kryteria wyboru systemu informatycZllego. rachunkowości .... Zapisy księgi główIlej i ksiąg pomocniczych. Księga główna to zestaw kont, które "służą do ujęcia zapisów w porządku systematycznym, na kontach przewidzianych w zakladowym planie kOllt" (art. 15, ust. l) [Oprogramowallie ... 1999]. Każdy zapis w księdze glównej musi być zarejestrowany w dzienniku. Ustawodawca bardzo szczegółowo określił merytoryczny skład poprawnego zapisu księgowego. Zapis księgowy, dokonywany w systemie FK powinien mieć taki sam zasób informacyjny z dodatkową cechą, tj. autoryzacją (odmiennie rozumianą niż w klasycznej papierowej metodzie prowadzenia ksiąg). Cecha ta nie zawsze znajduje odbicie w oferowanych na rynku produktach, dlatego też istotne będzie dokladne zweryfikowanie jej obecności przed wydaniem decyzji o wdrożeniu nowego systemu. Ustawodawca wymaga, aby każdy zapis dokonany za pomocą komputera posiadał ślad dotycz'lcy źródła jego pochodzenia tzw. ślad rewizyjny [Dziedziczak 1998]. Tak więc system powinien rejestrować, kto wprowadza zapis. Jeśli natomiast zapis został stworzony za pomocą innego narzędzia (wchodzące go w skład kompleksowego pakietu) i zostal tylko przeniesiony do zbioru zapisów FK, powinien zawierać informacje o źródle swojego pochodzenia. Szczegółowo, problem ten rozstrzyga art. 20 ust. 5: "W razie prowadzenia ksiąg rachunkowych przy użyciu komputera: l . Zapisy w nich mogą nastąpić również za pośrednictwem lII'ządzell łączno ści łub magnetycznych nośników danych, pod warunkiem, że podczas rejestracji operacji gospodarczych uzyskują one postać odpowiadającą treści dowodu księgowego i możliwe jest stwierdzenie źródła pochodzenia każdego zapisu. 2. Zapisy mogą być przenoszone między zbiorami danych składającymi się na księgi rachunkowe prowadzone na komputerowych nośnikach danych, pod warunkiem, że możliwe jest stwierdzenie źródla pochodzenia zapisów w zbiorach, w których ich dokonano pierwotnie, a odpowiedni program zapewnia sprawdzenie poprawności przetworzenia danych i kompłetności zapisów". Analizując dalsze przepisy napotkamy jeszcze jeden ustęp mówi'lcy o śla dzie rewizyjnym zapisu księgowego. Art. 23 ust. 5 mówi: "Zapis w księgach rachunkowych prowadzonych przy użyciu komputera musi posiadać automatycznie nadany numer pozycji, pod którą zostal wprowadzony do dziennika, a także dane pozwalające na ustalenie programu wprowadzenia danych i osoby zlecającej tę czynność". Ostani wymóg tego przepisu dotyczy osoby zlecającej czynność zapisu, czyli w większości przypadków wskazuje osobę glównego księgowego. Nie jest w tym punkcie jasne, czy nie jest to nadinterpretacja, ale doświadczenia wskazują, że znikoma ilość systemów FK przechowuje informacje o osobie zlecającej zapis w księgach. Zestawiellie obrotów i sald. Ostatnim omawianym urządzeniem stanowią cym księgi rachunkowe przedsiębiorstwa jest zestawienie obrotów i sald. Mimo iżjest to bardzo klasyczne i ogólnie używane, niezależnie od techniki księ-.

(6) I. Jall. Trąbka. gowania, urządzenie, niektóre systemy nie realizują go w praktyce zgodnie z przepisem. O zawartości i trybie drukowania mówi art. 18 ust. l Ustawy o rachunkowości: "Na podstawie zapisów na kontach księgi głównej sporządza się na koniec każdego miesiąca zestawienie obrotów i sald, zaw ierające: - symbole łub nazwy kont, - salda kont na dzieli otwarcia ksiąg rachunkowych, obroty za miesiąc i narastająco od początku roku obrotowego oraz salda na koniec miesiąca". Treść przepisu nie nasuwa szczególnych wątpliwości merytorycznych, jednak w praktyce można spotkać produkty realizujące to zestawienie w zupełnie innym układzie. Taka wada dotyka w szczególności systemy produkcji zagranicznej, oferowane w wersji językowej, jednak nie do końca przystosowane do połskich uwarunkowań prawnych. Mimo zdecydowanie wyższej ceny zachodnich rozwi~)zmi może okazać się , po badaniu biegłego rewidenta, iż system nadaje się wy miany. Lepiej więc przed zakupem szczegółowo przean alizować jego zgodność z wymogami Ustawy. Kryterium wydruków. To kryterium dotyczy wymogów czysto technicznych, jednak jeżeli tworzone w systemie FK wydruki nie spełniają ich, może to spowodować zalecenie wymiany oprogramowania. Art. 13 ust. 3 Ustawy precyzuje: "Wydruki komputerowe powinny składać się z automatycznie numerowanych stron, z oznaczeniem pierwszej i ostatniej, oraz być sumowane na kolejnych stronach w sposób ciągły w roku obrotowym i oznaczone nazwą programu przetwarzania",. Kryterium sprawdzalno.lei. Wynika ono z art. 24 ust. l, w którym ustawodawca wymaga, by księgi rachunkowe były prowadzone rzetelnie, bezbłędnie, sprawdzalni e i bieżąco. Dotyczy to wszystkich modułów obsługujących księgi rachunkowe przedsiębiorstwa ,jednak w module FK jest to szczególnie istotne. Sprawdza lność zapisów księgowych możemy rozpatrywać w dwóch aspektach: mechanizmów automatycznej kontrołi wprowadzanych zapisów oraz przekrojowego raportowania, pozwalających szybko i precyzyjnie kontrolować dane księgowe. Pierwszy aspekt może być reali zowany przez porównywanie wprowadzanych danych z odpowiednimi słownikami. Jest to najpowszechniejsza metoda. Bardziej wyszukaną metodą jest kontrolowanie bilansowania sum zapisów w ramach jednego dowodu ks ięgowego . Inną u żytecznq praktycznie metodą jest kontrola korespondencji kont występuj'lcych po dwu stronach zapisu. Odrębny mechanizm powinien kontrolować chronologię dat zapisów księgowych. Wymienione mechanizmy, w obecnym momencie, to już standard, dlatego też posiadanie przez system FK dodatkowych, bardziej skutecznych możliw ośc i kontroli może pozytywnie świadczyć o zaawansowaniu jego projektantów w merytorykę zagadnień praktyki księgowej. Drugi aspekt definiuje art. 24 ust. 3 Ustawy, który okreś la sprawdzalność jako "zapewnienie, za pomoc,) odpowiednich wydruków, kontroli kompłetno-.

(7) Kryteria wyboru systemu informatycznego. rachunkowości .... I. ści i aktualności danych określających parametry przetwarzania". Omawiając ten aspekt, czyli możliwości przekrojowego przeglądania i raportowania danych księgowych, trudno podać jakieś konkretne zalecenia. Przeglądanie i raportowanie jest bowiem bezpośrednio skorelowane z budową baz danych oraz z używanymi narzędziami bazy danycll. Warto zwrócić uwagę na możliwość raportowania nie tylko w formie wydruków, ale również tabel i podsumowalI przeglądanych na ekranie. Raportowanie powinno być uzbrojone w mechanizm selekcji i filtrowania, aby użytkownik mógl precyzyjnie odnaleźć konkretne zapisy lub otrzymać podsumowanie określonego zakresu wartości. Sprawdzalność ma w ustawie jeszcze jeden aspekt - czasowy. Art. 24 ust. 4 Ustawy o rachunkowości określa prawidIową sprawdzalność jako "zapewniony dostęp do zbiorów danych pozwalający, bez względu na stosowaną technikę, na uzyskanie w dowolnym czasie i za dowolnie wybrany okres jasnych i zrozumiałych informacji o treści zapisów dokonanych w księgach rachunkowych" . Sam zapis nie budzi zdziwienia, gdyż niezależnie od metody prowadzenia ksiąg, dane księgowe muszą być przechowywane przez ustalone, kilkuletnie okresy. Pewne wątpliwości zaczyna budzić dopiero konfrontacja tego przepisu z prawem autorskim i umowami licencyjnymi, na bazie których odbywa się większość obrotu programami komputerowymi. Umowa licencyjna może być bowiem czasowa, po jej wygaśnięciu użytkownik traci prawo do używania oprogramowania. W niektórych przypadkach autorzy oprogramowania stosują sprzętowe lub programowe mechanizmy wymuszania przestrzegania regul umów licencyjnych. Może więc wystąpić sytuacja, w której kontrola Urzędu Skarbowego zażi)da zestawie!) obrotów kont kosztowych z poprzednich lat, a nasz system FK odpowie "przekroczony czas licencji, uruchomienie programu niemożliwe". Warto zwrócić na ten przypadek uwagę w momencie analizy umowy licencyjnej.. 2.3. Kryterium ochrony danych Temat ochrony danych, szczególnie finansowych, budzi w całym świecie informatycznym ogromne zainteresowanie. W dobie Internetu, połączonych sieci, to temat, któremu poświęcono już setki stron literatUJ'y. Wskażemy, co Ustawa o rachunkowości wymaga od użytkowników systemów komputerowych w zakresie ochrony danych. W artykułach początkowych znajdziemy wstępne stwierdzenie (art. 23), że zapisów księgowych dokonuje się w sposób trwały, a przy użyciu ksiąg komputerowych należy stosować właściwe procedUJ'y i środki chroniące przed zniszczeniem lub modyfikacją zapisu. Ten [utykuł tylko sygnalizuje problem, a szczególowo temu tematowi poświęcony jest rozdział 8 Ustawy. Analizując przepisy omawianego rozdziału poci kątcm pro-.

(8) I. Jall Trąbka. cedur i środków ochrony danych przechowywanych w bazach systemu FK, warto przytoczyć brzmienie dwóch artykułów: Art. 71 ust. 2. Przy prowadzeniu ksiąg rachunkowych przy użyciu komputera ochrona danych powinna polegać na stosowaniu odpornych na zagrożenia nośników danych, na doborze stosowanych środków ochrony zewnętrznej , na systematycznym tworzeniu kopii zbiorów danych zapisanych na nośnikach magnetycznych oraz na zapewnieniu ochrony przed nieupoważnionym dostępem do programów komputerowych. Art. 72 ust. I. Księgi rachunkowe prowadzone przy użyciu komputera mogą mieć postać zapisów lub zbiorów utrwałonych na nośnikach magnetycznych tyłko w okresie poprzedzającym przeniesienie zapisów na nośnik trwały. Ust. 2. Zapisy księgowe utrwalone na magnetycznych nośnikach danych powinny być wydrukowane lub przeniesione na inny trwały nośnik danych, w terminach przewidzianych ustawą (art. 14,15, ł8) Z pierwszego z artykułów można wyodrębnić dwie cechy, które powinien posiadać bezpieczny system FK: są to mechaniz my praw dostępu do danych oraz funkcje archiwizacji. (Ustawodawca w omawianym przepisie mówi rÓwnież o stosowaniu odpornych na zagrożenia nośników danych oraz o doborze stosowanych środków ochrony zewnętrznej, jednak te sprawy łeżą w gestii służb informatycznych przedsiębiorstwa, dłatego nie będziemy ich rozpatrywać jako istotnych kryteriów wyboru systemu FK). System FK jednak powinien mieć wewnętrzne mechanizmy ochrony dostę pu do danyc11. Praktycznie jest to realizowane przez strukturę identyfikatorów i haseł pozwalających wykonywać poszczególne funkcje programu. Oczywiście każda modyfikacja danych musi zostać zarejestrowana. Niektóre systemy FK są przystosowane do wspólpracy z czytnikami kart identyfikacyjnych, co zmniejsza możliwość niealltoryzowanej ingerencji w dane. Innym problemem bezpieczeństwa danych jest system kodowania zbiorów danych przechowywanych na nośnikach. Niestety w praktyce często nie stosuje się szyfrowania danych, co daje możliwość przeglądania i modyfikacji ich poza systemem FK. Takimi przykładami mogą być niektóre systemy tworzone w standardzie dBase [Chodak 1999] . Wiełe prostych narzędzi zewnętrznych mogło otwierać pliki z danymi i dokonywać na nich dowołnych operacji. Sytuacja taka jest niedopuszczalna, gdyż traci sens jakakolwiek programowa reglamentacja dostępu czy ewidencja modyfikacji. Drugim kryterium ochrony danych jest archiwizacja. Nie ma systemów w pelni gwarantujących bezpieczcIlstwo danych w razie awarii czy innego zdarzenia losowego. Dlatego system FK powinien posiadać wewnętrzne funkcje wykonujące archiwizację danycII. Funkcje te powinny być latwe w użyciu oraz oferować pełny zasób obsługiwanych nośników (nie tyłko dyskietki w stacji A). Bardzo pożyteczny jest mechanizm wymuszania tworzenia kopii zapasowych według określonego harmonogramu. Bardzo ciekawe i godne pochwały.

(9) Kryteria wyboru system-tt informatycznego. rachunkowości .... I. jest wprowadzanie przez producentów oprogramowania do umów licencyjnych klauzul zobowiązujących licencjobiorcę do tworzenia kopii zapasowych. 2.4. Kryterium dokumentacji systemu. Dokumentacja do programu komputerowego potocznie kojarzy się z instrukcją obsługi czy podręcznikiem użytkowania programu. W przypadku systemu FK jednak pojęcie dokumentacji należy znacznie rozszerzyć. Dokumentacja opisująca przyjęte zasady rachunkowości w przedsiębiorstwie (art. lO, ust. 2 Ustawy o rachunkowości) powinna zawierać m.in. wykaz stosowanych ksiąg rachunkowych, a w razie ich prowadzenia przy użyciu komputera "wykaz zbiorów stanowiących księgi rachunkowe na nośnikach czytelnych dla komputera". Ust. 3 ww. artykułu wprowadza kolejny element obowiązkowej dokumentacji ksiąg rachunkowych, mianowicie "dokumentację systemu przetwarzania danych". Dokumentacja systemu przetwarzania danych powinna zawierać:. - wykaz programów wraz z pisemnym stwierdzeniem dopuszczenia przez nowego lub zmienionego programu do stosowania, - opis przeznaczenia każdego programu, sposobu jego działania (reguły obliczeń, ewidencji, kontroli i wydruku danych) oraz wykorzystywania podczas przetwarzania danych, - zasady ochrony danych, - sposoby właściwego stosowania programów, - zasady ewidencji przebiegu przetwarzania danych, Większość z tych dokumentów powstaje wewnątrz przedsiębiorstwa,jednak nie sposób ich opracować bez odpowiedniego opisu technicznego i funkcjonalnego programów. Taki opis techniczny powinien być przekazany użytkowniko wi w momencie zakupu systemu FK. Praktyka jest jednak w wielu przypadkach inna, dlatego celowe wydaje się wprowadzenie prawidłowej dokumentacji kupowanego systemu jako jednego z kryteriów wyboru.. jednostkę każdego. 3. Kryterium. niezawodności. Kryterium niezawodności obejmuje dwa aspekty - bezbłędność aplikacji oraz odporność na awarię w trakcie eksploatacji. Bezbłędność aplikacji to cecha, której w praktyce nie jesteśmy w stanie ocenić w okresie wydawania decyzji o zakupie. Oczywiście testowanie aplikacji jest procedurą standardową, jednak pełną poprawności moglibyśmy stwierdzić po kilkumiesięcznej, nawet rocznej, eksploatacji próbnej. Na taki komfort niestety nie stać ani strony kupującej, ani sprzedającej. Jedynym rekomendowanym sposobem ustalenia bezblędności i poprawności aplikacji jest sprawdze-.

(10) I. Jan. Trąbka. nie listy referencyjnej systemu. Lista referencyjna jest niezwykle ważnym elementem oferty systemu. Należy jednak pamiętać, że powinno się zweryfikować w praktyce wdrożenia występuj'lce na liście. To dodatkowy koszt,jednak korzyści z informacji otrzymanych od obecnych użytkowników systemu mogą mieć fundamentalne znaczenie. Odporność na awarię to kolejny aspekt niezawodności. Możemy go podzielić na zapewnienie bezpieczeństwa danych w trakcie awarii oraz możliwości automatycznego odtworzenia i naprawy danych po zdarzeniu losowym. Bezpieczeństwo danych w trakcie awarii, polegających najczęściej na zaniku napięcia, defektach sprzętu czy w końcu na nieodpowiedzialnym działaniu ludzkim, zależy od budowy baz danych oraz narzędzia bazodanowego, używanego przez systemy do zarządzania danymi. Zaawansowane technologicznie narzędzia bazodanowe spełniają określone międzynarodowe normy bezpieczeństwa (przykładem może być tzw. norma ANSI). Wykazanie się spełnianiem wymogów normy daje użytkownikowi gwarancję bezpieczelIstwa. Niestety w praktyce nie można się całkowicie zabezpieczyć przed utratą danych, dlatego też system FK powinien posiadać funkcję automatycznej kontroli poprawności danych w bazach po awarii oraz sprawdzania kompletności i integralności danych. Przykła dem może być popularna metoda sprawdzania integralności poprzez kontrolę stanów kont księgowych z zapisami w bazach. Zawsze jednak najpewniejszą metodą ochrony danych, o której już pisaliśmy, jest archiwizowanie.. 4. Kryterium automatyzacji W zintegrowanych systemach informatycznych rachunkowości panuje tendencja do optymalizowania czynności wprowadzania danych do systemu. W najprostszym przypadku realizuje się to przez jednorazowe wprowadzenie dokumentu do któregokolwiek z modułów, tak by inne moduły mogły wprost bądź po pewnych modyfikacjach korzystać z danych zawartych w pierwotnie wprowadzonym dokumencie. Praktyczny przykład to wystawienie faktury w systemie sprzedaży, które spowoduje pojawienie się w module księgowym zadekretowanego dokumentu, gotowego do wprowadzenia do księgi głównej. Oczywiście w całej operacji musi uczestniczyć procedura dołączenia do faktury odpowiedniego układu dekretacji czyli kont w księdze głównej. Taki stały układ kont dla powtarzających się operacji będziemy na potrzeby niniejszego artykułu nazywać schematem księgowania. W niniejszym artykule nie omawiamy jednak pełnych zintegrowanych pakietów, a tylko jego jedną część moduł FK. W jego obrębie jednak również można zastosować automatyzację powtarzalnych operacji dzięki schematom księgow,u\. I tak przy prowadzeniu ewidencji dokumentów zakupu i sprzedaży na potrzeby podatku V AT (rejestry V AT) musimy wprowadzać do rejestrów szczegółowe informacje dotyczące.

(11) Kryteria wyboru systemu informatycznego rachunkowo.ki .... I. kontrahenta, kwot i stawek z dokumentu. Wszystkie informacje, wzbogacone o odpowiedni schemat księgowania, mogą stanowić gotowy do wprowadzenia na konta księgi głównej dokument księgowy. Bardzo podobnym rozwiązaniem można zautomatyzować prowadzenie rejestru kasowego czy bankowego. Innym polem do zastosowania ww. schematów są często powtarzalne księgo wania, np. zaksięgowanie opiaty za czynsz. Bardziej skomplikowanym zadaniem dla systemu FK może być automatyczne rozksięgowanie. Rozksięgowanie takie różni się od schematu księgowania tym, że kwoty przyszlego dekretu wynikają nie wprost z dokumentu źródłowe go, ale są wynikiem przeliczeń na saldach czy obrotach kont, uwzględniając czasami pewne zewnętrzne wskaźniki. Przykładem praktycznym może być tu rozliczanie kosztów ogólnozakładowych czy zarządu w przedsiębiorstwach prowadzących kalkulacyjny rachunek wyników.. 5. Kryterium. zadań. speclalnych. Składa się z funkcji systemów FK, na które należy zwrócić szczególnll uwaw kontekście rodzaju działalności gospodarczej prowadzonej przez przedsiębiorstwo dokonujące wyboru. Z tego właśnie powodu zaproponowane w następnej części artykułu (w tablicy oceny) wagi dla poszczególnych funkcji należących do tego kryterium można zwiększać lub zmniejszać w zależności od przewidywanej istotności dla przedsiębiorstwa. Kryteriu/1l wielopozio/1lowości planu kont. Kryterium wielopoziomowego rozbudowywania planu kont jest możliwością szczególnie dedykowaną dla większych przedsiębiorstw z omawianej przez nas grupy. Duże korzyści z wielopoziomowo rozbudowanego planu kont odniosą przedsiębiorstwa wielooddziałowe, w znaczeniu organizacyjnym czy terytorialnym. Takie struktury, chcąc śledzić kształtowania się wyniku finansowego, a więc przychodów i kosztów, w układzie jednostek organizacyjnych, muszą odpowiednio rozbudować zakładowy plan kont, aby mieć podstawę do późniejszych analiz. Wygodne i łatwe zbudowanie i poruszanie się po wielopoziomowej strukturze kont będzie więc warunkiem późniejszych korzyści analitycznych. Przed podobnym dylematem stoją przedsiębiorstwa produkcyjne, usługowe czy remontowe, rozliczające koszty i przychody według zleceń. Kryterium budżetowania. Budżetowanie to stosunkowo nowe podejście w rachunkowości polskich przedsiębiorstw. Metoda ta wywodzi się z rachunkowości zachodnich i jest szeroko stosowana w polskich przedsiębiorstwach mających zagranicznych właścicieli lub w filiach zagranicznych firm. Zakłada się w niej planowanie wielkości, np. kosztów wynagrodzell w danym okresie, następnie w trakcie księgowania następuje realizacja budżetu. Najistotniejszym aspektem budżetowania jest bieżąca kontrola jego realizacji. Zarzlldzanie fi-. gę.

(12) I. Jan. Trąbka. nansami poprzez budżetowanie ma bardzo wielu zwolenników, jednak brak komputerowego narzędzia do kontrolowania budżetów może zniechęcić lub uczynić tę metodę nieefektywną. W firmach, w których już prowadzi się budżetowanie lub zamierza się je wprowadzić, konieczne jest, by system FK miał wbudowany mechanizm tworzenia budżetów wraz z analizą realizacji. Budże towanie wymaga również odpowiedniego zestawu raportów. Kryterium pełnych rozrachunków. Kryterium pełnych rozrachunków jest szczególnie istotne dla przedsiębiorstw posiadających dużą ilość kontrahentów, czyli branży handlowej i dystrybucyjnej. Prowadzenie rozrachunków to nie tylko posiadanie kont rozrachunkowych dla poszczególnych kontrahentów. Istotą pełnych rozrachunków jest bieżące śledzenie przepływu płatności, stanu należności i zobowiązUJ\. Niektóre systemy posiadają wbudowane mechanizmy śledzące rozrachunki z uwzględnieniem terminów płatności oraz należnych czy naliczonych odsetek. Na uwagę powinna zasługiwać tutaj kwestia automatycznej korespondencji związanej z rozrachunkami, czyli emisja wezwm\ do zapła ty czy not odsetkowych itd. Kryterium wielowalutowo,f:ci. Kryterium wielowalutowości to możliwość prowadzenia zapisów księgowych równolegle w dwóch walutach. Zgodnie z Ustawą o rachunkowości wartości pieniężne w zapisach księgowych muszą być wyrażone w polskich zlotych, w przypadku dowodów księgowych opiewających na waluty obce, wartości powinny być przeliczone na walutę polską wedlug kursu z dnia operacji. W praktyce przedsiębiorstwa eksportujące czy importujące muszą prowadzić podwójną ewidencję operacji gospodarczych, Ewidencję taką należy zakOl\czyć rozliczeniem różnic kursowych. Mechanizmy takie są bardzo pracochłonne, dlatego decydując się na zakup narzędzia informatycznego do prowadzenia ksiąg, mając w planach jakiekolwiek opcracje w walutach obcych warto zwrócić uwagę, jak system automatyzuje ten problem. Niektórzy producenci oferują mechanizmy automatycznego rozliczania różnic kursowych, co w praktyce daje znaczne oszczędności czasowe. Kryterium wielojęzyczności. Taka funkcja jest skierowana szczególnie do przedsiębiorstw z udziałem kapitału zagranicznego lub będących wprost filiami zagranicznych przedsiębiorstw. W takich przypadkach następuje konieczność prowadzenia sprawozdawczości i raportowania również w języku obcym. Aby temu sprostać powinna być możliwość definiowania nazw kont w dwu ję zykach. Wprowadzanie treści zapisu w takim układzie byłoby prawdopodobnie zbyt pracochłonne. Zdarza się, że w takich przedsiębiorstwach pracują menedżerowie czy kontrolerzy finansowi nie znający języka polskiego, w takich wypadkach powinno się zwrócić uwagę na możliwość wyboru wersji języko wej całego interfejsu użytkownika..

(13) Kryteria wyboru systemu informatyczn.ego raclwukmvo.vci .... 6. Kryterium. I. puelrzystoścl. Ogólnll tendencją w tworzeniu oprogramowania staje się jego przystępność, dla osób nie majllcych profesjonalnych związków z infonnatyką. W przypadku specjalizowanych systemów, takich jak FK, dochodzi jeszcze trudność merytoryczna związana z zakresem działania systemu. Dla potrzeb tego kryterium wyróżniliśmy trzy elementy, na które powinno się zwrócić uwagę przy porównaniu systemów. Są to: interfejs użytkownika, help oraz instrukcja użytkownika. Interfejs użytkownika to sposób komunikowania się programu z użytkow nikiem. W ramach interfejsu systemu FK wymienimy takie elementy,jak czytelność ekranów, skróty klawiszowe oraz układ menu [Chodak 1999]. Winiety ekranowe, szczególnie w funkcjach najczęściej używanych, tj. dekretowanie dowodów, powinny mieć układ zbliżony logiką występowania pół do dokumentów źródłowych. Pola na ekranie powinny mieć skrótowy opis. Każda winieta powinna mieć pasek podpowiedzi, czyli linię podpowiadającą,jakimi klawiszami czy skrótami klawiszy mOżna w danym momencie operować. Logiczny i niezbyt głęboki układ menu, szczególnie podstawowych funkcji programu, daje użytkownikowi poczucie pewność i szybkość poruszania się. Zbyt głębokie lub niej as no opisane funkcje w menu prowadzą do dezorientacji i poczucia braku logiki programu. Dalszym elementem przejrzystości systemu jest wewnętrzna pomoc (help). Ma on za zadanie udzielić bardziej szczegółowej informacji dotyczących dzialania poszczególnych funkcji programu oraz ewentualnych problemów, na jakie może napotkać użytkownik. Pomoc to skrócona wersja instrukcji użytkownika umieszczona w programie. Istotną cechą systemu pomocy jest mechanizm jego użycia. Godna polecenia jest tzw. pomoc kontekstowa, czyli taka, która w zależności od aktualnie wykorzystywanej funkcji w programie selekcjonuje informacje z nią związane, bez konieczności poszukiwania w spisie treści. O przejrzystości decyduje także instrukcja użytkownika. Ten element dokumentacji systemu jest szczególnie istotny w okresie wdrożenia. Praktyka wskazuje, że instrukcja do programu musi być napisana przystępnym językiem, z licznymi przykładami i obrazami ekranów, w przeciwnym wypadku jest mało przydatna. Niezrozumiała instrukcja użytkownika przerzuca na wdrażających ciężar odpowiedzi na trywialne pytania. w. szczególności.

(14) I. Jan. Trąbka. 7. Kryterium łqcznoścl (możliwości wymiany Informacji z Innymi systemami działalqcyml w przedsiębiorstwie) To kryterium podzielimy na trzy skladowe: pracy w środowisku zintegrowanym, importu oraz eksportu danycII. Jak powiedzieliśmy we wstępie, więk szość obecnie oferowanych na rynku systemów FK stanowi jeden z modulów większego, kompleksowego pakietu oprogramowania dla przedsiębiorstwa. Ideą takiego pakietu jest wewnętrzna integracja pomiędzy modułami, a więc możliwość latwej wymiany danych. Integracja systemów wewnątrz przedsię biorstwa jest naturalną tendencją i celem informatyzacji. Wybierając więc moduł finansowo-księgowy powinno się sprawdzić, jak wygląda jego współpraca w środowisku zintegrowanym. Brak innych modułów w ofercie ocenianego producenta może w dobie integracji stanowić dużą barierę. Drugi i trzeci aspekt kryterium łączno ści wiąże się z aktualnym stanem oprogramowania w przedsiębiorstwie. Być może działają już w naszym środo wisku inne moduly, innych producentów, które można by "zmusić do wspólpracy" . Łatwo sobie wyobrazić korzyści plynące z przesIania faktur z systemu sprzedaży do modułu finansowo-księgowego z możliwością automatycznej dekretacji. Wprowadzenie takich rozwiązaI\ może z nacząco udrożnić wiele kanałów komunikacji w przedsiębiorstwie. Warunkiem jest tutaj posiadanie przez nasz system FK funkcji importu danyclI. Wymiana danych zawsze opiera się o ustalony przez producenta modułu protokól (format danych). Praktyka wymaga również możliwości wymiany w przeciwnym kierunku, czyli przesyłania danych z systemu FK do innych modułów. Przykładem może być współpraca systemu FK z programem typu home banking , czyli zdalnej obsługi rachunku bankowego. Połega to na przesyłaniu wystawionych w systemie FK dokumentów bankowych (polecenia przelewu itd.) do systemu home bankingu, za pomocą którego następuje realizacja dyspozycji przez bank. Innymi odbiorcami danych z systemów FK są moduły analiz finansowych czy wspomagania decyzji menedżerskich. W najprostszy sposób taką funkcję speł nia popularny pakiet biurowy MS Office. Zaistnienie takiej komunikacji jest uwarunkowane posiadaniem przez system FK funkcji eksportu danych w ustalonym formacie. łm liczba obsługiwanych formatów eksportu jest większa . tym spektrum zastosowań zwiększa się.. 8. Kryterium Przez. możliwości. możliwości. analitycznych. analityczne. będziemy. rozumieli raportowanie z danych. finansowo-księgowych wykraczające ponad obowiązkowe, ustawowe wymogi, a skierowane do podmiotów zewnętrznych (urzędy skarbowe, GUS. banki) oraz osób wewnątrz przedsiębiorstwa. wykorzystujących dane na potrzeby za-.

(15) Kryteria wyboru systemu iJlformatycznego. rachunkowości .... I. rządcze.. Raportowania takie można podzielić na sprawozdawczość finansową oraz raportowanie wewnętrzne. Sprawozdawczość finansowa jest problemem łatwiejszym do rozwiązania, gdyż odbywa się w oparciu o jednolite wzory odpowiednich zestawiel\. Wzory te są ogólnie dostępne (F-O l, rachunek wyników, deklaracje podatkowe czy sprawozdania GUS). Wyjątek mogą stanowić banki, które mogą wymagać sprawozdaJ\ według własnych układów. W praktyce są to jednak wzory zbieżne z wymienionymi wcześniej. Wprowadzenie do programu funkcji sprawozdawczości finansowej jest więc rzeczą łatwiejszą ze względu na znajomość formy. Znacznie trudniejszym problemem jest raportowanie wewnętrzne, w którym forma i treść zestawień zależą od celów, do jakich informacje te są wykorzystywane. Forma takich zestawieJ\ rodzi się z potrzeb członków kadry kierowniczej czy kontrolerów finansowych. W praktyce istnieją dwa rozwiązania. Pierwszym są generatory raportów, czyli funkcje pozwalające zdefiniować, rozrysować format raportu, narzucić na niego odpowiednie selekcje i algorytmy przeliczeń oraz wypełniać go danymi z baz. Rozwiązanie takie jest już dość popularne, jednak należy zwrócić uwagę na skalę trudności w definiowaniu takiego raportu "według potrzeb". Czasami zdarza się, że jest to zbyt skomplikowane i wymaga prawie programistycznych umiejętności od pracowników, którzy zajmują się zupełnie inną dziedziną. Drugim rozwillzaniem jest stworzenie funkcji eksportu danych do zewnętrznego, specjalistycznego narzędzia analitycznego (taki przypadek omówiliśmy przy poprzednim kryterium).. 9. Kryterium. środowiska. Informatycznego. Kryterium środowiska informatycznego wiąże się z wymogami technicznymi, stawianymi w celu zapewnienia prawidłowego działania systemu. Tak postawione kryterium wydaje się być czysto ekonomiczne, jednak należy zdać sobie sprawę, że konieczność wymiany środowiska systemowego wraz z wdrożeniem nowego rozwiązania finansowo-księgowego może pociągnąć dodatkowe koszty szkolenia i przygotowania kadry oraz zwiększyć barierę przystosowania użytkowników. Praktyka pokazuje przykłady kumulacji problemów z wdrożeniem nowego środowiska systemowego wraz z systemem FK, które w rezultacie doprowadziły do porażki wdrożeniowej. Drugim aspektem są koszty administrowania nowego środowiska. Wprowadzenie nowej technologii informatycznej może wymusić dodatkowe koszty stalej konserwacji systemu lub też zwiększenia ilości etatów w dziale informatyki. Warto zasięgnqć dodatkowej opinii, jakie koszty administrowania pociągnie za sobą zmiana technologii informatycznej..

(16) I. lali. 10. Kryterium Wprowadzając. Trąbka. jakości wdrożenia. to kryterium. należy zdać. sobie sprawę, że sukces. wdrożenio. zależy tylko od jakości samego systemu jako narzędzia, ale również od doświadczenia i umiejętności konsultantów i serwisantów wdrażajllcych. Zależ. wy nie ność. ta rośnie w większych przedsiębiorstwach, o skomplikowanej strukturze i kilkunastoosobowej kadrze działu księgowego. Ocena doświadczeń kadry wdrażającej może odbyć się tylko poprzez weryfikację listy referencyjnej. Innym aspektem jakości wdrożenia jest bieżące serwisowanie systemu, bardzo istotne w początkowym okresie, kiedy własne służby informatyczne nie maj ą jeszcze kwalifikacji. Dostępność serwisu to czas reakcji na zgłoszenie użytkownika. O tym z kolei decyduje siedziba producenta oprogramowania lub jego terenowej jednostki serwisowej.. 11. Tabela oceny Przedstawimy teraz proponowany zestaw omówionych wyżej kryteriów , tabelarycznym, wraz z odpowiednimi ocenami oraz wagami istotności . Niektóre kryteria zostały rozbite na części s kładowe w celu łatwiejszej i bardziej precyzyjnej oceny. Dla ka żdego kryterium szczegółowego zaproponowanO odpowiednią wagę istotności. Wagi s ą czynnikiem subiektywnym, dzięki którym następuje wskazanie kryteriów ważniejszych i mniej istotnych. Istotne jest, aby zachować jednakowe wagi dla wszystkich ocenianych rozwią zat\, w przeciwnym razie podany niżej wska źnik wyboru utraci sens. Przedstawione w tabeli wartości wag istotności należy traktować jako propozycję, której weryfikacja należy do decydentów. Decydenci mają oczywiście możliwość stopniowania realizacji danego kryterium przez badany system poprzez przyznanie mu oceny w zakresie od zera do dwóch.. w. układzie. 12.. Wskaźnik. wyboru. Po podsumowaniu wyników z tabel oceny otrzymamy ogólny wskaźnik poszczególnych, ocenianych systemów. Naturalnie będzie to subiektywna miara wyznaczona tylko dla konkretnego przedsiębiorstwa. Gdyby mo żna było niezwłocznie wydać decyzję, proces jej podjęcia nie byłby szczególnie skomplikowany. Musimy jednak uwzględnić aspekt ekonomiczny, czyli koszty konkretnych rozwiązaI\. Konfrontacja możliwości i cen daje kolejny poziom informacji decy zyjnych. Do wyciągnięcia takiego ekonomicznego wskaźnika wyboru pomoż liwości.

(17) Kryteria wyboru systemu informatycznego rachullkmvmki ... Tabela 1. Tabela oceny systemu. Źródło: opracowanie własne.. finansowo-księgowego. I.

(18) I. Jan. Trąbka. służy. nam stosunek ilości otrzymanych punktów w tabeli oceny do kosztu jednego stanowiska pracy danego systemu. Sp Ww~ Ks. gdzie: Ww - wskaźnik wyboru, Sp - suma otrzymana w tabeli oceny punktów, Ks - koszt jednego stanowiska. W koszcie jednego stanowiska powinniśmy uwzględnić oprócz ceny licencji również koszt wdrożenia oraz dodatkowe koszty spełnienia wymagań sprzęto wych i systemowych. Wyliczony tą metodą wskaźnik wyboru określa, ile kosztuje jeden punkt otrzymamy przez system w tabeli ocen. Tak wyliczone wskaź niki wyboru oraz ponowne porównanie ich z ilością otrzymanych punktów powinny dać podstawę do podjęcia optymalnej decyzji.. 13. Podsumowanie W niniejszym artykule wskazano kryteria, którymi należy się kierować ocesystemu FK w konkretnym przedsiębiorstwie. Tabela oceny może być rozwijana lub redukowana w zależności od określonych przez przedsiębiorstwo potrzeb. Również wagi dla poszczególnych kryteriów są tylko autorską propozycją, wynikającą z doświadczei\ praktycznych i przemyśleó. Artykuł jest propozycjq pewnej ogólnej metody wyboru kilku konkurencyjnych rozwiqzml informatycznych. Metoda ta prowadzi do wyliczenia z tabeli oceny wskaźnika możliwości oraz wskaźnika wyboru jako kosztowej strony niając przydatność. każdego rozwiązania. Można mieć nadzieję, że zastosowanie proponowanego zestawu kryteriów oraz wyliczenie wskaźników możliwości i wyboru pozwoli podjąć optymalnq decyzję bez poczucia niepewności i zbędnego ryzyka.. Literatura Chodak G. [1999], Metodologia porównania pl'ograllló\v gospodarki magazynowej dla }//{/Iych i średnichfirl1l, Informatyka, nr II. Dzicdziczak I. [1998], Alry/mly wiarygodl1o,§ci systemów informatycznych 1I'.\1)icl'ajqcych /Jrowa· dzcllie ksiąg raclll/llkolVycll, "Informatyka", nr l,. KomplIter \V firmie "Przcglljd Prognunów Finansowo.Księgowych" 1998, nr 2. I. Op/'OgramolVlIllie dla malej i .\~redlliejfj/'my, Raport [1999], "Computcrworld", pażdzicrnik. Ustawa o rachunkowości [1998]. Dz. U. nr 121 • poz. 591 z pÓŹIl. zm..

(19) Kryteria wyboru systemu informatycznego. raclumkowo.~ci .... I. Crileria ol Selection ol Accounling Inlormalion Syslem in Smali and Medium Enlerprise The al'ticle foclIses on the financial-aeeollnting system which is the most important element of financial infonnation system in a company and keeps generał łedgel', VAT regislers and eleal'ings. The fil'st part of the arlicle disellsses the set of parameters lhat should be taken il1to eonsideration when several financial-accounting systems are compal'ed. This set has been divided into twa parts. First part includes pararneters related to the aet or aecountaney, which is a "collstitution" fOl' financial-accoullting systems. Second part consists of parameters proposed by the author and conneeted with the observation of purchase processes and of systems implementations. Finally the paper pl'esenls the proposition of overall seleclion faetol' that can significantly support the decision proces s concerning the implementation of one or solutions under consideration..

(20)