1
PROTOKÓŁ NR 2/ 2021
z posiedzenia Rady Nadzorczej SSM „Czyn” odbytego w dniu 24.02.2021r.
W związku z trwającą sytuacją epidemiczną w kraju, posiedzenie Rady Nadzorczej w dniu 24.02.2021r.odbyło się przy pomocy środków porozumiewania się na odległość.
Wcześniej w dniach 15-16.02.2021r. również za pomocą środków porozumiewania się na odległość (mail, tel.) odbyły się posiedzenia online Prezydium Rady Nadzorczej. Prezydium po analizie materiałów przygotowanych przez Zarząd Spółdzielni na posiedzenie Rady Nadzorczej zaproponowało:
1. Przyjęcie do realizacji wniosku mieszkańców nieruchomości nr 2 dotyczącego zmiany oznakowania terenu poprzez postawienie znaku B-1 „zakaz ruchu w obu kierunkach”
/wniosek uzgodniony ze Strażą Miejską”/ i wprowadzenie identyfikatorów. Wniosek został poparty przez dziewięciu mieszkańców nieruchomości. Prezydium uważa, że jeżeli dziewięć osób jest za i stanowi to więcej niż 5% mieszkańców to wniosek można realizować nie czekając na zebranie konsultacyjne.
2. Wykreślenie z projektu planu rzeczowo-finansowego remontów w nieruchomościach niemieszkalnych na 2021 rok pozycji dotyczącej remontu lokalu użytkowego przy ul. Garncarskiej 6. Zgodnie z projektem uchwały przygotowanej na posiedzenie dot. zgody Rady Nadzorczej na zawarcie wieloletniej umowy na najem tego lokalu, koszty remontu poniesie najemca. Z uwagi na fakt, że jest to lokal spółdzielczy nadzór inwestorski powinni pełnić inspektorzy SSM „Czyn”.
3. Wykreślenie z porządku obrad projektu uchwały dot. korekty kosztów administracji ogólnej.
Prezydium proponuje powrócić do tematu po analizie wyników za 2020 rok.
Prezydium uważa, że bez wyników realizacji planu za rok 2020 nie jest w stanie ocenić wpływu zmiany kosztów administracji ogólnej na koszty eksploatacji (konieczność podjęcia uchwały o zmianie kosztów eksploatacji i zmianie opłat czynszowych). Po uzyskaniu.
niezbędnych informacji i analiz dotyczących m.in.: salda na koniec 2020 roku, skali wakatów, długotrwałych zwolnień lekarskich, stopnia realizacji zaplanowanych przyjęć pracowników oraz odpraw emerytalnych, możliwe będzie precyzyjne wprowadzenie ewentualnej korekty planowanych kosztów administracji ogólnej na 2021 rok.
4. Wprowadzenie do porządku obrad Rady Nadzorczej projektu uchwały w sprawie wyrażenia zgody na zlecenie w trybie bezprzetargowym wykonania otworów i montaż klap dymowych w bm. przy ul. Kr. Jadwigi 1. Prace na kwotę 115.221,14 zł wykona firma PIEL-BUD Usługi Remontowo-Budowlane Pielach Michał ze Słupska.
2
W dniu 14.01.2021r. oraz 15.02.2021r. ogłoszone przez Zarząd Spółdzielni przetargi nieograniczone ze względu na przekroczoną kwotę ofertową w stosunku do kosztorysowej, nie zostały rozstrzygnięte. Zapewnienie bezpieczeństwa mieszkańcom to obowiązek każdego zarządcy nieruchomości. Dostosowanie budynku do obecnie obowiązujących przepisów w zakresie ppoż. jest koniecznością gdyż brak systemu oddymiania klatek schodowych w budynkach wysokich, stwarza realne zagrożenie życia i zdrowia mieszkańców.
Uwagi i wnioski Prezydium zostały uwzględnione w materiałach dostarczonych członkom Rady Nadzorczej w formie papierowej oraz pocztą elektroniczną.
Członkowie Rady Nadzorczej mieli możliwość wysyłania do członków Zarządu Spółdzielni, pytań odnośnie przesłanych materiałów.
Proponowany porządek obrad Rady Nadzorczej w dniu 24.02.2021r.:
1. Przyjęcie porządku obrad.
2. Zatwierdzenie protokołu nr 1/2021 z posiedzenia Rady Nadzorczej w dniu 27.01.2021 roku.
3. Informacja Zarządu w sprawie wykonanych prac i działań mających na celu właściwe zabezpieczenie ppoż. budynków wysokich.
4. Informacja Zarządu w sprawie realizacji wniosków złożonych przez mieszkańców do zakresu konserwacji budynków i utrzymania terenów.
5. Podjęcie uchwały w sprawie zmiany w Regulaminie gospodarowania lokalami użytkowymi, pomieszczeniami gospodarczymi i terenami osiedlowymi oraz prowadzenia działalności gospodarczej w lokalu mieszkalnym.
6. Podjęcie uchwały w sprawie wyrażenia zgody na podpisanie umowy wieloletniej na wynajęcie lokalu użytkowego przy ul. Garncarskiej 6 o pow. użytkowej 186,90 m2.
7. Podjęcie uchwały w sprawie zatwierdzenia planu rzeczowo-finansowego remontów w nieruchomościach niemieszkalnych na 2021 rok.
8. Podjęcie uchwały w sprawie czasowej zmiany podstawowej stawki czynszowej za 1 m2 pow. użytkowej lokalu dla najemcy lokalu użytkowego.
9. Podjęcie uchwały w sprawie zatwierdzenia Struktury Organizacyjnej Słupskiej Spółdzielni Mieszkaniowej „Czyn”.
10. Podjęcie uchwały w sprawie wyrażenia zgody na zlecenie wykonania otworów i montażu klap dymowych w trybie bezprzetargowym firmie PIEL-BUD Usługi Remontowo- Budowlane Pielach Michał w bm. Kr. Jadwigi 1.
11. Sprawy wynikające z bieżącej działalności:
pismo mieszkańców ul. Nad Śluzami 25 do Zarządu i wiadomości RN,
3
odpowiedź Zarządu na pismo mieszkańców ul. Nad Śluzami 25.
12. Sprawy organizacyjne.
13. Wolne wnioski.
W dniu 24.02.2021r. o godz. 16.00 odbyło się korespondencyjne głosowanie za pośrednictwem poczty elektronicznej. W głosowaniu brali udział:
1. Lech Pawluk Przewodniczący Rady Nadzorczej
2. Dariusz Kurowski Z-ca Przewodniczącego Rady Nadzorczej
3. Anna Kiełbasa Sekretarz Rady Nadzorczej
4. Bartosz Chrzanowski Członek Rady Nadzorczej
5. Katarzyna Dobkowska Członek Rady Nadzorczej
6. Witold Kisielewski Członek Rady Nadzorczej
7. Jan Nawacki Członek Rady Nadzorczej
8. Ryszard Pietrzkiewicz Członek Rady Nadzorczej
9. Irena Wasilewicz –Krasucka Członek Rady Nadzorczej
( Formularze z głosowań - sztuk 9 – załącznik nr 1 do protokołu)
Ad.1 Przyjęcie porządku obrad.
Członkowie Rady Nadzorczej nie zgłosili uwag i wniosków do informacji i projektów uchwał ujętych w porządku obrad.
Na 9 członków Rady Nadzorczej biorących udział w głosowaniu korespondencyjnym: za przyjęciem porządku obrad głosowało 9 osób, przeciwko 0 osób, wstrzymało się 0 osób.
Ad.2 Zatwierdzenie protokołu nr 1/2021 z posiedzenia RN w dniu 27.01.2021r.
Na 9 członków Rady Nadzorczej biorących udział w głosowaniu korespondencyjnym: za przyjęciem protokołu głosowało 9 osób, przeciwko 0 osób, wstrzymało się 0 osób.
Ad.3 Informacja Zarządu w sprawie wykonanych prac i działań mających na celu właściwe zabezpieczenie ppoż. budynków wysokich.
W przygotowanej Informacji Zarząd zawiadamia, że w miesiącu lutym br. ogłoszono przetargi na wykonanie projektów budowlano-wykonawczych dostosowania budynków wysokich przy ul. Batorego 23, Kr. Jadwigi 1, Maja 23,28 i 76 do aktualnych wymogów ppoż. w zakresie oddymiania klatek schodowych. Proponowany termin wykonania zleceń 30.06.2021 rok.
4
Na 9 członków Rady Nadzorczej biorących udział w głosowaniu korespondencyjnym: za przyjęciem Informacji Zarządu głosowało 9 osób, przeciwko 0 osób, wstrzymało się 0 osób.
(Informacja Zarządu …..– załącznik nr 2)
Ad.4 Informacja Zarządu w sprawie realizacji wniosków złożonych przez mieszkańców do zakresu konserwacji budynków i utrzymania terenów.
Na 9 członków Rady Nadzorczej biorących udział w głosowaniu korespondencyjnym: za przyjęciem Informacji Zarządu głosowało 9 osób, przeciwko 0 osób, wstrzymało się 0 osób.
(Informacja Zarządu w sprawie zgłoszonych przez mieszkańców ….– załącznik nr 3)
Ad.5 Podjęcie uchwały w sprawie zmiany w Regulaminie gospodarowania lokalami użytkowymi, pomieszczeniami gospodarczymi i terenami osiedlowymi oraz prowadzenia działalności gospodarczej w lokalu mieszkalnym
W miesiącu styczniu br. wpłynęło do Spółdzielni pismo dot. wynajęcia lokalu użytkowego przy ul. Garncarskiej 6 o powierzchni użytkowej 186,9 m2. Oferent Przedszkole Muzyczne „DO-RE-MI”
s.c. Bogumiła Kaczyńska, Dorota Gieruszczak zaproponował wyremontowanie lokalu i wykonanie prac adaptacyjnych pod kątem przystosowania lokalu do prowadzonej działalności-żłobek, we własnym zakresie i na swój koszt. Ze względu na zakres przedmiotowy i kosztowy prac do wykonania oferent zaproponował zawarcie umowy najmu na czas określony-minimum 10 lat, wskazując, że zainteresowani są zawarciem umowy na 15 lat. Wartość prac remontowych lokalu wg kosztorysu wynosi 97 274,68 złotych. Prace będą prowadzone pod nadzorem inspektorów Spółdzielni Mieszkaniowej „Czyn”
Zasady gospodarowania lokalami użytkowymi w naszych zasobach regulują zapisy Regulaminu gospodarowania lokalami użytkowymi, pomieszczeniami gospodarczymi i terenami osiedlowymi oraz prowadzenia działalności gospodarczej w lokalu mieszkalnym. Zgodnie z treścią § 8 ust 1 umowa najmu lokalu może zostać zawarta na czas nieokreślony lub na czas określony nie dłuższy niż 5 lat.
Mając na uwadze powyższe Zarząd Spółdzielni zaproponował wprowadzenie w § 8 ust.3 o treści:
„Rada Nadzorcza może w uzasadnionych przypadkach, na wniosek Zarządu Spółdzielni podjąć decyzję w formie uchwały o zawarciu umowy najmu lokalu użytkowego na czas określony dłuższy niż 5 lat”.
Rada Nadzorcza podjęła Uchwałę nr 2/2021 w sprawie zmiany w Regulaminie gospodarowania lokalami użytkowymi, pomieszczeniami gospodarczymi i terenami osiedlowymi oraz prowadzenia działalności gospodarczej w lokalu mieszkalnym
Na 9 członków Rady Nadzorczej biorących udział w głosowaniu korespondencyjnym: za podjęciem uchwały głosowało 9 osób, przeciwko 0 osób, wstrzymało się 0 osób.
5 (Uchwała nr 2/2021– załącznik nr 4)
Ad.6 Podjęcie uchwały w sprawie wyrażenia zgody na podpisanie umowy wieloletniej na wynajęcie lokalu użytkowego przy ul. Garncarskiej 6 o pow. użytkowej 186,90 m2.
Rada Nadzorcza podjęła Uchwałę nr 3/2021 w sprawie wyrażenia zgody na podpisanie umowy wieloletniej na wynajęcie lokalu użytkowego przy ul. Garncarskiej 6 o pow. użytkowej 186,90 m2. Na 9 członków Rady Nadzorczej biorących udział w głosowaniu korespondencyjnym: za podjęciem uchwały głosowało 9 osób, przeciwko 0 osób, wstrzymało się 0 osób.
(Uchwała nr 3/2021– załącznik nr 5)
Ad.7 Podjęcie uchwały w sprawie zatwierdzenia planu rzeczowo-finansowego remontów w nieruchomościach niemieszkalnych na 2021 rok.
Przygotowany przez Zarząd Spółdzielni projekt planu rzeczowo-finansowego remontów w nieruchomościach niemieszkalnych na 2021 rok zakłada wydatkowanie kwoty netto w wysokości 32 tys. zł i dotyczy pięciu nieruchomości. Zarząd planuje w br. m.in. opracowanie projektów odnowienia elewacji wraz z kosztorysem dla lokali użytkowych przy Al.3 Maja 27 i Al.3 Maja 82 (lokale + garaże).
Rada Nadzorcza podjęła Uchwałę nr 4/2021 w sprawie zatwierdzenia planu rzeczowo- finansowego remontów w nieruchomościach niemieszkalnych na 2021 rok.
Na 9 członków Rady Nadzorczej biorących udział w głosowaniu korespondencyjnym: za podjęciem uchwały głosowało 9 osób, przeciwko 0 osób, wstrzymało się 0 osób.
(Uchwała nr 4/2021– załącznik nr 6)
Ad.8 Podjęcie uchwały w sprawie czasowej zmiany podstawowej stawki czynszowej za 1 m2 pow. użytkowej lokalu dla najemcy lokalu użytkowego.
Propozycja Zarządu dotyczy obniżki o 40% opłat czynszowych dla najemcy lokalu użytkowego przy Al.3Maja 82/25 na okres od 01.02.2021r. do 30.06.2021r.
Zarząd uważa, że proponowany okres zastosowania obniżonych stawek czynszu pozwoli najemcy kontynuować działalność gospodarczą (szkolenia gastronomiczne) w wynajmowanym od Spółdzielni lokalu przy zachowaniu wymogów związanych z COVID-19.
Rada Nadzorcza podjęła Uchwałę nr 5/2021 w sprawie czasowej zmiany podstawowej stawki czynszowej za 1 m2 pow. użytkowej lokalu dla najemcy lokalu użytkowego.
6
Na 9 członków Rady Nadzorczej biorących udział w głosowaniu korespondencyjnym: za podjęciem uchwały głosowało 9 osób, przeciwko 0 osób, wstrzymało się 0 osób.
(Uchwała nr 5/2021– załącznik nr 7)
Ad.9 Podjęcie uchwały w sprawie zatwierdzenia Struktury Organizacyjnej Słupskiej Spółdzielni Mieszkaniowej „Czyn”.
Zaproponowana zmiana struktury polega na dodaniu w pionie Z-cy Prezesa ds. Techniczno- Eksploatacyjnych stanowiska Kierownika Działu Technicznego. Zaproponowana ilość etatów w pionie: Dział Techniczny 6 etatów, Dział Administracyjny 5 etatów. W pozostałych działach ilość etatów pozostaje bez zmian.
Rada Nadzorcza podjęła Uchwałę nr 6/2021 w sprawie zatwierdzenia Struktury Organizacyjnej Słupskiej Spółdzielni Mieszkaniowej „Czyn”.
Na 9 członków Rady Nadzorczej biorących udział w głosowaniu korespondencyjnym: za podjęciem uchwały głosowało 9 osób, przeciwko 0 osób, wstrzymało się 0 osób.
(Uchwała nr 6/2021– załącznik nr 8)
Ad.10 Podjęcie uchwały w sprawie wyrażenia zgody na zlecenie wykonania otworów i montażu klap dymowych w trybie bezprzetargowym firmie PIEL-BUD Usługi Remontowo- Budowlane Pielach Michał w bm. Kr. Jadwigi 1.
Rada Nadzorcza podjęła Uchwałę nr 7/2021 w sprawie wyrażenia zgody na zlecenie wykonania otworów i montażu klap dymowych w trybie bezprzetargowym firmie PIEL-BUD Usługi Remontowo-Budowlane Pielach Michał w bm. Kr. Jadwigi 1.
Na 9 członków Rady Nadzorczej biorących udział w głosowaniu korespondencyjnym: za podjęciem uchwały głosowało 9 osób, przeciwko 0 osób, wstrzymało się 0 osób.
(Uchwała nr 7/2021– załącznik nr 9)
Ad.11 Sprawy wynikające z bieżącej działalności.
pismo mieszkańców ul. Nad Śluzami 25 do Zarządu i wiadomości RN,
odpowiedź Zarządu na pismo mieszkańców ul. Nad Śluzami 25.
Pismo mieszkańców budynku przy ul. Nad Śluzami 25 dotyczy zmiany przeznaczenia pomieszczenia w klatce D z ogólnodostępnej suszarni na nowy węzeł cieplny.
Zarząd w odpowiedzi wyjaśnił mieszkańcom, że jest to jedyne pomieszczenie w budynku, które ze względu na lokalizację i powierzchnię spełnia warunki stawiane przez firmę Engie EC Słupsk.
Decyzja Zarządu o przeznaczeniu pomieszczenia suszarni na węzeł cieplny wpłynie na obniżenie
7
kosztów ogrzewania budynku. W celu umożliwienia suszenia prania, w wózkowni w klatce D zostanie zamontowany grzejnik.
Na 9 członków Rady Nadzorczej biorących udział w głosowaniu korespondencyjnym: za przyjęciem odpowiedzi Zarządu na pismo mieszkańców przy ul. Nad Śluzami 25 głosowało 8 osób, przeciwko 1 osoba, wstrzymało się 0 osób.
(Odpowiedź Zarządu na pismo…– załącznik nr 10)
Ad.12.13 Sprawy organizacyjne. Wolne wnioski.
Po zakończeniu głosowania korespondencyjnego, karty z głosowania zostały przesłane drogą mailową na adres Spółdzielni. Karty z głosowania w celu potwierdzenia stanowiska, każdy głosujący członek Rady Nadzorczej otrzyma do podpisania, przy okazji najbliższego posiedzenia Rady Nadzorczej w siedzibie Spółdzielni.
Protokół sporządziła:
Barbara Maćkowiak–Sych
Sekretarz Rady Nadzorczej Przewodniczący Rady Nadzorczej
inż. Anna Kiełbasa inż. Lech Pawluk
