St S ta an nd da a rd r dy y z za ar r z z ąd ą dz za an ni ia a z za a so s ob ba a mi m i l lu ud dz zk k im i m i i w w s sł łu u żb ż bi ie e c cy yw wi il ln ne ej j
W W E E W W N N Ę Ę T T R R Z Z N N A A P P R R O O C C E E D D U U R R A A O O R R G G A A N N I I Z Z A A C C J J I I N N A A B B O O R R U U N
N A A W W O O L L N N E E S S T T A A N N O O W W I I S S K K A A P P R R A A C C Y Y
W W W W O O J J S S K K O O W W E E J J K K O O M M E E N N D D Z Z I I E E U U Z Z U U P P E E Ł Ł N N I I E E Ń Ń W W O O Ś Ś W W I I Ę Ę C C I I M M I I U U
2012
SPIS TREŚCI ROZDZIAŁ I
POSTANOWIENIA OGÓLNE ... 3
ROZDZIAŁ II WYŁĄCZENIA W ZAKRESIE PRODEDURY NABORU ... 4
ROZDZIAŁ III ETAPY PROCEDURY NABORU ... 5
ROZDZIAŁ IV PLANOWANIE I IDENTYFIKACJA POTRZEB NABORU ... 6
ROZDZIAŁ V REKRUTACJA WEWNĘTRZNA ... 8
ROZDZIAŁ VI REKRUTACJA ZEWNĘTRZNA ... 10
ROZDZIAŁ VII PUBLIKACJA WYNIKÓW NABORU ... 15
ROZDZIAŁ VIII INFORMACJA ZWROTNA ... 16
ROZDZIAŁ IX POSTANOWIENIA KOŃCOWE ... 17
Wykaz załączników: Załącznik nr 1 - wzór punktu do rozkazu ... 18
Załącznik nr 2 - wzór oświadczenia członków komisji rekrutacyjnej ... 19
Załącznik nr 3 - wzór ogłoszenia o naborze ... 20
Załącznik nr 4 - wzór kryteriów wyboru najlepszych ofert pracy ... 21
Załącznik nr 5 - zapotrzebowanie na rekrutację- rekrutacja wewnętrzna ... 22
Załącznik nr 6 - Weryfikacja ofert pracy pod względem formalno- prawnym ... 23
Załącznik nr 7- Lista kandydatów spełniających wymagania formalne ... 24
Załącznik nr 8 - Arkusz oceny kandydatów ... 25
Załącznik nr 9 - Zestawienie łącznych ocen uzyskanych przez kandydatów zakwalifikowanych do następnego etapu naboru ... 26
Załącznik nr 10 - Zestawienie łącznych ocen końcowych najlepszych kandydatów ... 27
Załącznik nr 11 - Protokół z przeprowadzonego naboru ... 28
Załącznik nr 12 - Wniosek o zatrudnienie osoby wyłonionej w drodze konkursu ... 30
Rozdział I
POSTANOWIENIA OGÓLNE
§ 1
Nabór pracowników organizowany jest zgodnie z przepisami ustawy z dnia 21 listopada 2008r. o służbie cywilnej (Dz. U. Nr 227, poz. 1505 ze zm.) i podstawowymi zasadami prawa pracy, w szczególności dotyczącymi zapewnienia równego traktowania w zatrudnieniu, w tym równego traktowania kobiet i mężczyzn, zakazu dyskryminacji oraz ogólnie stosowanymi zasadami zarządzania zasobami ludzkimi.
§ 2
Użyte określenia w procedurze naboru do korpusu służby cywilnej- zwanego w dalszej części naborem- oznaczają:
1. Dyrektor Generalny Urzędu – Wojskowy Komendant Uzupełnień w Oświęcimiu 2. Urząd- Wojskowa Komenda Uzupełnień w Oświęcimiu
3. Kierownik komórki organizacyjnej - Szef Wydziału, Szef Wydziału – Zastępca Wojskowego Komendanta Uzupełnień, Pełnomocnik ds. OIN,
4. Komórka organizacyjna - Wydział, Komenda, Pion Ochrony Informacji Niejawnych, 5. Organ kadrowy - referent prawno - administracyjny jako osoba wyznaczona do
prowadzenia spraw kadrowych w WKU
6. Ustawa - ustawa z dnia 21 listopada 2008 r. o służbie cywilnej (Dz. U. Nr 227, poz.
1505 z późn. zm.)
7. Biuletyn- BIP KPRM- Biuletynem Informacji Publicznej Kancelarii Prezesa Rady Ministrów
8. Komisja - Komisja rekrutacyjna.
9. Przewodniczący – Przewodniczący Komisji rekrutacyjnej
10. Procedura naboru - wewnętrzna procedura naboru na wolne stanowiska w korpusie służby cywilnej WKU w Oświęcimiu,
11. Miejsce powszechnie dostępne w siedzibie Urzędu:
- wewnętrzne drzwi wejściowe do WKU.
12. BIP Urzędu - strona internetowa WKU w Oświęcimiu.
§ 3
1. Dobór metod i narzędzi selekcji bezpośrednio powiązany jest z wymaganiami dotyczącymi danego stanowiska. Przewodniczący po uprzedniej konsultacji z organem kadrowym decyduje o wyborze tych metod i narzędzi.
2. Organ kadrowy czuwa nad prawidłowym, zgodnym z obowiązującymi przepisami, przebiegiem naboru na stanowiska w służbie cywilnej. Udziela pozostałym członkom komisji niezbędnej pomocy i wskazówek dotyczących poszczególnych procesów rekrutacji.
Rozdział II
WYŁĄCZENIA W ZAKRESIE PROCEDURY NABORU
§ 4
Niniejsza procedura naboru dotyczy procesu naboru pracowników w Wojskowej Komendzie Uzupełnień w Oświęcimiu na stanowiska w korpusie służby cywilnej, z wyłączeniem wyższych stanowisk w służbie cywilnej.
§ 5
Zatrudnienie w trybie art. 33 ustawy
1. W sytuacji, gdy w ciągu 3 miesięcy od nawiązania stosunku pracy z osobą wyłonioną w drodze naboru zaistnieje konieczność ponownego obsadzenia tego stanowiska pracy, Dyrektor Generalny Urzędu, wyłączając procedurę naboru, może zatrudnić na tym stanowisku kolejną osobę spośród najlepszych kandydatów wymienionych w protokole naboru.
2. Dyrektor Generalny Urzędu wysyła do ewentualnego kandydata pismo z propozycją zatrudnienia. W wyniku pozytywnej odpowiedzi kandydat zapraszany jest telefonicznie na omówienie pozostałych warunków zatrudnienia i dopełnienie wszelkich formalności związanych z zatrudnieniem na danym stanowisku.
Rozdział III
ETAPY PROCEDURY NABORU
§ 6
Etapy procesu naboru na wolne stanowiska w korpusie służby cywilnej:
1. Identyfikacja potrzeb rekrutacji- złożenie wniosku o wszczęcie naboru, 2. Decyzja o rozpoczęciu naboru,
3. Aktualizacja opisu stanowiska pracy,
4. Analiza opisu stanowiska pracy- sporządzenie wymagań stanowiskowych, 5. Decyzja o wyborze ścieżki rekrutacji:
a) rekrutacja wewnętrzna, b) rekrutacja zewnętrzna,
6. Powołanie komisji rekrutacyjnej,
7. Ustalenie metod i narzędzi selekcyjnych, 8. Publikacja ogłoszenia,
9. Zbieranie dokumentów aplikacyjnych,
10. Selekcja wstępna- weryfikacja formalna dokumentów,
11. Sporządzenie listy kandydatów spełniających wymagania formalne, 12. Selekcja kandydatów,
13. Ocena kandydatów,
14. Wniosek o zatrudnienie wybranego kandydata, 15. Publikacja wyników naboru,
16. Przekazanie informacji zwrotnej kandydatom, 17. Odbiór lub niszczenie dokumentów aplikacyjnych.
Rozdział IV
PLANOWANIE I IDENTYFIKACJA POTRZEB NABORU
§ 7
1. Pierwszym etapem procesu naboru jest identyfikacja potrzeb rekrutacji i związane z tym złożenie wniosku o wszczęcie naboru. Decyzja o rozpoczęciu naboru poprzedzana jest analizą zasadności takiego wniosku, a także jego weryfikacją polegającą na sprawdzeniu informacji o źródle etatu, jego wymiarze i innych warunków zatrudnienia.
2. Na tym etapie procesu zatrudnienia występuje ścisła współpraca komórki organizacyjnej w której występuje wolne stanowisko, organu kadrowego i Dyrektora Generalnego Urzędu.
§ 8
1. Podstawą do sporządzenia ogłoszenia o naborze jest wnikliwa analiza opisu stanowiska pracy1. Wzór ogłoszenia określa załącznik nr 3.
2. Na podstawie opisu stanowiska pracy2 określony zostaje profil kompetencyjny kandydata3, który obejmuje kompetencję, wiedzę i umiejętności oraz doświadczenie zawodowe. Wymagania składające się na profil można podzielić na niezbędne i dodatkowe.
3. Przed sporządzeniem ogłoszenia o naborze opis stanowiska pracy podlega weryfikacji pod względem jego aktualności.
4. Podstawą do formułowania wymagań formalnych są wymagania niezbędne do zatrudnienia w służbie cywilnej – art. 4 ustawy o służbie cywilnej, wymagania wskazane w przepisach wykonawczych, np. rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów z dnia 9 grudnia 2009 r. w sprawie określenia stanowisk urzędniczych, wymaganych kwalifikacji zawodowych, stopni służbowych urzędników służby cywilnej, mnożników do ustalania wynagrodzenia oraz szczegółowych zasad ustalania i wypłacania innych świadczeń przysługujących członkom korpusu cywilnej (Dz. U. Nr 221, poz. 1630 ze zm.) oraz w opisie stanowiska pracy.
§ 9
1. Kolejnym elementem w procedurze naboru jest podjęcie decyzji o wyborze ścieżki rekrutacji. Urząd może korzystać z dwóch źródeł pozyskiwania pracowników:
a) rekrutacja wewnętrzna, b) rekrutacja zewnętrzna.
2. Komisja rekrutacyjna w przypadku rekrutacji zewnętrznej, biorze pod uwagę, przede wszystkim rodzaj wakującego stanowiska określa metody i techniki naboru.
1 Proces zbierania, analizowania przetwarzania informacji dotyczących wiedzy i umiejętności niezbędnych do wykonywania pracy na danym stanowisku i jego powiązań z innymi stanowiskami.
2 Opis stanowiska pracy to sformalizowany wynik przeprowadzenia analizy stanowiska pracy, który powinien być modyfikowany adekwatnie do zmian zachodzących na stanowisku pracy, tzn. zmian w zakresie obowiązków czy umiejscowienia w strukturze organizacyjnej Urzędu. Podstawę prawną do sporządzania opisów stanowią przepisy Zarządzenia Nr 1 Prezesa RM z dnia 7 stycznia 2011 r. w sprawie zasad dokonywania opisów i wartościowania stanowisk pracy w służbie cywilnej (M.P. Nr 5, poz. 61).
3 Profil kompetencyjny kandydata to określenie wymagań jakie powinien spełniać kandydat na dane stanowisko.
Wymagania określone w profilu kompetencyjnym powinny być możliwe do zweryfikowania w procesie selekcji przy zastosowanie określonych metod selekcji.
3. Szczegółowy opis narzędzi selekcyjnych zawarty jest w dokumencie Kryteria wyboru ofert pracy, tworzony odrębnie do każdego naboru przez komisję rekrutacyjną. Wzór dokumentu określa załącznik nr 4.
§ 10
1. Powszechnie stosowaną metodą rekrutacji wewnętrznej jest:
a) informacja o stanowisku pracy w Urzędzie,
b) ogłoszenie wewnętrzne, o którym mowa § 16, które kierowane jest do pracowników spoza Urzędu.
§ 11
1. Powszechnie stosowaną metodą rekrutacji zewnętrznej jest ogłoszenie o naborze.
2. Powszechnie stosowanymi technikami naboru w Urzędzie są:
a) analiza wykształcenia, b) analiza życiorysu, c) test wiedzy,
d) rozmowa kwalifikacyjna.
Rozdział V
REKRUTACJA WEWNĘTRZNA
§ 12
W celu zapewnienia możliwości dalszego rozwoju i planowania ścieżek kariery pracowników Urzędu, kierownik komórki organizacyjnej może skorzystać z procedury rekrutacji wewnętrznej.
§ 13
Informacja o wolnym stanowisku przekazywana jest do wiadomości wszystkim pracownikom Urzędu w czasie cotygodniowego informowania bieżącego przez organ kadrowy.
§ 14
1. Pracownik zainteresowany wakującym stanowiskiem pracy występuje z wnioskiem do Dyrektora Generalnego Urzędu o przesunięcie na wolne stanowisko.
2. Dyrektor Generalny zasięga opinii kierownika komórki organizacyjnej o pracowniku.
3. Zaopiniowany przez kierownika komórki organizacyjnej wniosek przekazywany jest do organu kadrowego w celu sprawdzenia zgodności kwalifikacji pracownika z kartą opisu stanowiska na którym występuje wakat.
4. Jeśli pracownik spełnia wymagania do zatrudnienia na wakującym stanowisku wówczas organ kadrowy sporządza zapotrzebowanie na rekrutację. Wzór zapotrzebowania określa załącznik nr 5.
5. Wniosek o którym mowa w ust. 3 wraz z zapotrzebowaniem, o którym mowa w ust. 4 przedkładany jest przez organ kadrowy Dyrektorowi Generalnego w celu podjęcia ostatecznej decyzji.
6. W przypadku pozytywnej decyzji Dyrektora Generalnego w drodze porozumienia zamieniającego pracownik przenoszony jest na nowe stanowisko.
§ 15
W przypadku braku wniosków lub braku osób spełniających wymagania na wakujące stanowisko pracy Dyrektor Generalny Urzędu ogłasza nabór zewnętrzny na zasadach określonych w rozdziale VI.
§ 16
1. Ogłoszenie wewnętrzne może być kierowane również do pracowników spoza Urzędu.
2. Adresatami ogłoszenia są pracownicy zatrudnieni w korpusie służby cywilnej w instytucjach związanych z obronnością.
3. Powszechnie stosowanymi przez Urząd kanałami komunikacji są:
a) informacje o wolnym stanowisku, które przesyłane są w formie papierowej drogą służbową celem dalszego rozesłania,
b) informacje o wolnym stanowisku, które przesyłane są drogą elektroniczną za pomocą sieci MIL-WAN na kancelarie elektroniczne.
4. Po zgłoszeniu się ewentualnych kandydatów Dyrektor Generalny powołuje komisję na zasadach określonych w rozdziale VI w celu wyłonienia najlepszego kandydata.
5. Zatrudnienie pracownika wyłonionego w trybie określonym ust. 1-4 odbywa się na zasadzie przeniesienia członka korpusu służby cywilnej do innego urzędu, także w innej miejscowości, na jego wniosek lub za jego zgodą. Przeniesie w trybie art. 64 ustawy może nastąpić w każdym czasie.
6. Przeniesienia, o którym mowa w ust. 5, dokonuje Dyrektor Generalny urzędu, w którym członek korpusu służby cywilnej ma być zatrudniony, w porozumieniu z Dyrektorem Generalnym Urzędu, w którym dotychczas jest zatrudniony.
Rozdział VI
REKRUTACJA ZEWNĘTRZNA
§ 17
Powołanie komisji rekrutacyjnej
1. Dyrektor Generalny Urzędu w rozkazie dziennym, odrębnie do każdego naboru, powołuje komisję rekrutacyjną. W skład komisji rekrutacyjnej wchodzi 3 lub 4 członków.
Członkiem komisji jest:
a) kierownik komórki organizacyjnej zainteresowanej przeprowadzeniem naboru - jako przewodniczący;
b) kierownik innej komórki organizacyjnej;
c) organ kadrowy;
d) pracownik służby cywilnej.
2. W przypadku stanowiska pracy bezpośrednio podległego Dyrektorowi Generalnemu członkiem komisji jest Dyrektor Generalny lub osoba zastępująca Dyrektora Generalnego w Urzędzie - jako przewodniczący, kierownik komórki organizacyjnej - wskazany przez Dyrektora Generalnego oraz inny samodzielny pracownik.
3. W skład komisji może być powoływany członek specjalizujący się w danej dziedzinie np. Starszy/Młodszy informatyk, Pełnomocnik ds. Ochrony Informacji Niejawnych.
4. Do zadań komisji należy określenie sposobu weryfikacji i oceny ofert pracy na dane stanowisko- opracowanie kryteriów wyboru ofert pracy, które umożliwi wybranie ofert najlepszych, z punktu widzenia potrzeb Urzędu, m.in.:
a) preselekcja - weryfikacja spełnienia przez kandydatów wymagań formalnych określonych w ogłoszeniu o naborze,
b) sprawdzenie i ocena wiedzy kandydatów,
c) sprawdzenie i ocena doświadczenia zawodowego kandydatów w danej dziedzinie, d) wyłonienie kandydatów i przedstawienie ich Dyrektorowi Generalnemu Urzędu, e) sporządzenie protokołu z przeprowadzonego naboru.
5. Efektem końcowym prac komisji rekrutacyjnej jest wyłonienie nie więcej niż pięciu najlepszych kandydatów, spełniających wymagania niezbędne oraz w największym stopniu spełniających wymagania dodatkowe na wolne stanowiska pracy.
6. Podział zadań w ramach prac komisji ustala Przewodniczący Komisji.
7. W celu zapewnienia bezstronności i przejrzystości naboru członkowie Komisji zobowiązani są do złożenia oświadczenia o zachowaniu bezstronności, a także zachowania w tajemnicy uzyskanych w trakcie naboru informacji o kandydatach.
Wzór oświadczenia określa załącznik nr 2.
§ 18
Ogłoszenie o naborze- informacja o wakującym stanowisku i warunkach jego objęcia 1. Podstawę do przeprowadzenia naboru stanowi ogłoszenie o naborze, które jest
jednocześnie źródłem informacji o wolnym stanowisku i warunkach jego objęcia.
2. Za sporządzenie i upowszechnienie ogłoszenia zgodnie z przepisami ustawy odpowiedzialny jest organ kadrowy.
3. Obowiązek upowszechniania informacji o wolnych stanowiskach pracy w służbie cywilnej realizowany jest poprzez umieszczenie ogłoszenia:
a) w Biuletynie Informacji Publicznej Kancelarii Prezesa Rady Ministrów- pod adresem www.dsc.kprm.gov.pl – w utworzonej specjalnie do tego celu bazie ogłoszeń,
b) w miejscu powszechnie dostępnym w siedzibie Urzędu, c) na stronie internetowej Urzędu przez Starszego informatyka, d) przesłanie ogłoszenia o Powiatowego Urzędu Pracy w Oświęcimiu.
4. Termin składania dokumentów aplikacyjnych jest dostosowany do realnych możliwości przygotowania oferty przez kandydatów zgodnie z wymaganiami zawartymi w ogłoszeniu.
5. Każdorazowo o terminie składania dokumentów aplikacyjnych decyduje Dyrektor Generalny Urzędu.
6. Ustawa określa minimalne terminy do składania dokumentów. Termin określony w ogłoszeniu o naborze, nie może być krótszy niż 10 dni, a dla ogłoszenia o naborze w celu zastępstwa nieobecnego członka korpusu służby cywilnej - 5 dni od dnia opublikowania tego ogłoszenia w Biuletynie.
§ 19 1. Ogłoszenie o naborze zawiera:
a) wskazanie nazwy i adresu urzędu, b) określenie stanowiska pracy,
c) wymagania związane ze stanowiskiem pracy zgodnie z opisem danego stanowiska, ze wskazaniem, które z nich są niezbędne, a które dodatkowe;
d) wskazanie zakresu zadań wykonywanych na stanowisku, e) informacje o warunkach pracy na danym stanowisku pracy,
f) informację, czy w miesiącu poprzedzającym datę upublicznienia ogłoszenia wskaźnik zatrudnienia osób niepełnosprawnych, w rozumieniu przepisów o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych, w urzędzie wynosi co najmniej 6 %,
g) wskazanie wymaganych dokumentów,
h) określenie terminu i miejsca składania dokumentów.
2. W informacjach dodatkowych ogłoszenia o naborze można umieścić informację o:
a) możliwości osobistego odebrania dokumentów aplikacyjnych po zakończonym naborze,
b) sposobie postępowania z dokumentami aplikacyjnymi po zakończonym naborze, c) stawce wynagrodzenia zasadniczego (brutto).
d) formie i przewidywanym okresie zatrudnienia, np. umowa o zastępstwo bez możliwości przedłużenia umowy,
e) podaniu adresu e-mail przez kandydata, za pośrednictwem, którego kandydat jest informowany o etapach naboru i jego zakończeniu,
f) o metodach i technikach naboru.
7. Wszelkich informacji o naborze udziela zainteresowanym organ kadrowy.
8. Informacja o poszczególnych etapach naboru umieszczane są na stronie internetowej Urzędu przez Starszego informatyka, po uprzednim dostarczeniu przez członka komisji rekrutacyjnej niezbędnych informacji.
§ 20
Postępowanie z dokumentami aplikacyjnymi
1. Dokumenty aplikacyjne przyjmowane są wyłącznie w formie pisemnej w terminie podanym w ogłoszeniu o naborze na wolne stanowisko pracy. Dokumenty składane poza terminem określonym w ogłoszeniu nie są rozpatrywane.
2. Dokumenty aplikacyjne kierowane drogą elektroniczną, są przyjmowane po warunkiem opatrzenia ich bezpiecznym podpisem elektronicznym zweryfikowanym przy pomocy
ważnego kwalifikowanego certyfikatu zgodnie z ustawą z dnia 18 września 2001r.
o podpisie elektronicznym (Dz. U. Nr 130, poz.1450 z późn. zm.).
3. Dokumenty kierowane drogą wskazaną w ust. 2 są drukowane przez Starszego informatyka i niezwłocznie przekazywane do Kancelarii Jawnej Urzędu.
§ 21
Wstępny etap selekcji
1. Po upływie wskazanego w ogłoszeniu o naborze terminu do składania ofert pracy i ewentualnego czasu na wpłynięcie ofert nadesłanych drogą pocztową (decyduje data stempla pocztowego) zarejestrowane w Kancelarii Jawnej Urzędu dokumenty aplikacyjne trafiają do przewodniczącego komisji rekrutacyjnej.
2. Z chwilą zapoznania się przez członków komisji rekrutacyjnej z ofertami rozpoczyna się pierwszy, wstępny etap selekcji.
3. Preselekcja ma charakter formalnej weryfikacji ofert - obejmuje sprawdzenie ofert pod względem spełnienia przez kandydatów kryteriów formalnych zawartych w ogłoszeniu o naborze. Wzór dokumentu określa załącznik nr 6.
4. Kryteria formalne obejmują:
a) terminowość dostarczenia wymaganych dokumentów, b) kompletność dokumentów,
c) zgodność treści złożonych oświadczeń z oświadczeniami wymaganymi w procesie naboru - określonymi w ogłoszeniu,
d) własnoręczne podpisanie i opatrzenie datą wszystkich wymaganych oświadczeń.
5. Komisja rekrutacyjna po przeprowadzeniu wstępnej analizy dokumentów aplikacyjnych sporządza listę osób, które złożyły dokumenty aplikacyjne na dane stanowisko ze wskazaniem uzasadnienia ofert niespełniających wymagań formalnych zawartych w ogłoszeniu o naborze - Weryfikacja ofert pracy pod względem formalno - prawnym.
6. Etap ten kończy się sporządzeniem Listy osób zakwalifikowanych do naboru - spełniających wymagania formalne zawarte w ogłoszeniu i przekazaniem jej organowi kadrowemu. Wzór listy określa załącznik nr 7. Lista osób zakwalifikowanych do następnego etapu naboru na stronie internetowej Urzędu przez Starszego informatyka.
§ 22
Selekcja kandydatów
1. Przewodniczący wraz z pozostałymi członkami komisji rekrutacyjnej dokonuje selekcji ofert pracy, które przeszły z wynikiem pozytywnym weryfikację wstępną, w oparciu o dokumenty przedstawione przez kandydatów pod względem spełnienia wymagań niezbędnych - Ocena ofert pracy.
2. Na podstawie sumy ocen dokonanych przez członków komisji sporządza się Zestawienie łącznych ocen uzyskanych przez kandydatów zakwalifikowanych do następnego etapu naboru, które decyduje o zaproszeniu kandydata do następnego etapu naboru. Wzór zestawienia określa załącznik nr 9.
3. Komisja może przeprowadzić sprawdzian wiedzy (test otwarty lub zamknięty) z zakresu znajomości przepisów wymaganych na danym stanowisku z osobami zakwalifikowanymi do następnego etapu. Przewodniczący określa zagadnienia podlegające ocenie i ustala skalę punktów i ocen uzyskanych w wyniku sprawdzianu. Na podstawie wyników sprawdzianu komisja wybiera oferty, które uzyskały najwyższą ocenę z wiedzy.
4. Przewodniczący komisji w porozumieniu z Dyrektorem Generalnym Urzędu ustala termin bądź terminy przeprowadzenia rozmów z kandydatami.
5. Po zakończeniu procesu selekcji wskazanego w ust. 1-4 kandydaci powiadamiani są mail-em ew. telefoniczne przez członka komisji rekrutacyjnej o etapach, miejscu i terminie bądź terminach rozmowy kwalifikacyjnej na co najmniej 2 dni kalendarzowe przed podjęciem czynności.
6. Dodatkowo lista kandydatów zakwalifikowanych do rozmów indywidualnych oraz termin i miejsce ich prowadzenia zamieszczane jest na stronie internetowej Urzędu przez Starszego informatyka na co najmniej 2 dni kalendarzowe przed podjęciem czynności.
7. Za treść informacji o której mowa w ust. 5 i ust. 6 odpowiada Przewodniczący Komisji.
8. W przypadku zastosowania sprawdzianu wiedzy, o którym mowa w ust. 3 dopuszcza się możliwość oceny testów oraz przeprowadzenia rozmów z kandydatami, którzy uzyskali najwyższe oceny z wiedzy, w tym samym dniu, w takim przypadku ust. 6 nie stosuje się.
§ 23
Rozmowa kwalifikacyjna
1. Najczęściej stosowaną techniką selekcji jest rozmowa kwalifikacyjna.
2. Przebieg rozmowy każdorazowo dostosowany jest do prowadzonego naboru.
3. Przewodniczący komisji przedstawia poszczególnym kandydatom skład komisji i czuwa nad prawidłowym przebiegiem rozmowy. Odpowiada on również na ewentualne pytania kandydata pod koniec rozmowy. W tej kwestii może upoważnić innego członka komisji.
4. Członkowie komisji pracują na tzw. arkuszu oceny kandydatów. Wzór arkusz określa załącznik nr 8.
5. W czasie rozmowy kandydaci otrzymują takie samo zadanie praktyczne oraz pytania merytoryczne. Ocenie podlega również autoprezentacja, cechy osobowościowe, kultura osobista oraz sposób formułowania wypowiedzi.
6. W zależności od sytuacji przewodniczący może podjąć decyzję o dodatkowych pytaniach kierowanych do poszczególnych kandydatów przez członków komisji.
7. W czasie rozmów przewodniczący komisji informuje kandydatów, o sposobie przekazania informacji o zakończonym naborze.
8. Po zakończeniu etapu naboru wskazanego w ust. 1-7 komisja rekrutacyjna zbiera się ponownie. Celem spotkania jest ostateczna analiza aplikacji i Arkuszów ocen kandydatów. Komisja sporządza Zestawienie łącznych ocen końcowych najlepszych kandydatów. Wzór zestawienia określa załącznik nr 10.
§ 24
Protokół z przeprowadzonego naboru
1. Wynikiem pracy komisji rekrutacyjnej jest sporządzenie i przestawienie Dyrektorowi Generalnemu Urzędu protokołu z przebiegu przeprowadzonego naboru, wraz z załącznikami, ze wskazaniem nie więcej niż pięciu najlepszych kandydatów. Wzór protokołu określa załącznik nr 11.
2. Protokół z przeprowadzonego naboru zgodnie z art. 30 ustawy zawiera:
a) określenie stanowiska pracy, na które był prowadzony nabór, liczbę kandydatów oraz ich imiona, nazwiska i adresy nie więcej niż 5 kandydatów uszeregowanych według poziomu spełniania przez nich wymagań w ogłoszeniu o naborze,
b) liczbę nadesłanych ofert, w tym liczbę ofert niespełniających wymogów formalnych, c) informację o zastosowanych metodach i technikach naboru,
d) uzasadnienie dokonanego wyboru, e) skład komisji przeprowadzającej nabór.
3. Ostateczną decyzję o zatrudnieniu danego kandydata podejmuje Dyrektor Generalny Urzędu.
4. Protokół wraz z podpisanym przez Dyrektora Generalnego Urzędu wnioskiem o zatrudnienie (wzór wniosku określa załącznik nr 12) przekazywany jest przez Przewodniczącego Komisji organowi kadrowemu.
§ 25
Postępowanie z dokumentami aplikacyjnymi po zakończonym naborze
1. Dokumenty aplikacyjne kandydata wyłonionego w postępowaniu rekrutacyjnym dołącza się do jego akt osobowych.
2. Pozostałe dokumenty aplikacyjne kandydatów przechowywane są przez organ kadrowy przez okres 3 miesięcy od nawiązania stosunku pracy z wyłonionym kandydatem.
3. Kandydat ma możliwość osobistego odbioru dokumentów aplikacyjnych po zakończonym naborze w ciągu 1 miesiąca od umieszczenia wyniku naboru w Biuletynie KPRM.
4. Nieodebrane dokumenty są niszczone komisyjnie po upływie terminu wskazanego w ust.2.
§ 26
Przechowywanie dokumentacji po zakończeniu naboru
1. Organ kadrowy po zakończeniu czynności wskazanych § 27 ust. 1 oraz § 29 i § 30 przekazuje protokół z naboru wraz z załączonymi dokumentami do Kancelarii Jawnej Urzędu.
2. Dokumentacja wskazana w ust. 1 przechowywana jest zgodnie z rzeczowym wykazem akt.
Rozdział VII
PUBLIKACJA WYNIKÓW NABORU
§ 27
1. Po otrzymaniu protokołu wraz z podpisanym przez Dyrektora Generalnego wnioskiem o zatrudnienie, organ kadrowy niezwłocznie umieszcza wynik naboru w Biuletynie KPRM oraz na tablicy ogłoszeń. Wynik zamieszczany jest również na stronie internetowej Urzędu przez Starszego informatyka.
2. Wynik naboru zgodnie z art. 31 ustawy zawiera następujące informacje:
a) nazwę i adres urzędu,
b) określenie stanowiska pracy,
c) imię i nazwisko wybranego kandydata oraz jego miejsce zamieszkania w rozumieniu przepisów kodeksu cywilnego.
Rozdział VIII
INFORMACJA ZWROTNA
§ 28
Uczestnik naboru ma prawo do informacji o przeprowadzonym naborze.
§ 29
1. Z kandydatem wyłonionym w drodze konkursu - wskazanym we wniosku o zatrudnienie organ kadrowy kontaktuje się telefonicznie.
2. Celem rozmowy jest przede wszystkim:
a) przekazanie informacji o uzyskanym wyniku, (np. liczbie uzyskanych punktów), b) zapytanie o przyjęcie oferty zatrudnienia,
c) ustalenie terminu podjęcia pracy,
d) wskazanie jakie dokumenty należy dostarczyć,
e) ustalenie terminu spotkania i dopełnienia wszelkich formalności związanych z zatrudnieniem.
§ 30
1. Do pozostałych uczestników naboru organ kadrowy wysyła informację zwrotną drogą mail-ową, w której dziękuje za okazane zainteresowanie ofertą pracy w Urzędzie oraz:
a) informuje o zakończonym naborze,
b) informuje o miejscu i terminie opublikowania wyników naboru,
c) przypomina o sposobie postępowania z dokumentami aplikacyjnymi po zakończonym naborze.
2. W przypadku aplikacji odrzuconych w ostatecznym etapie selekcji dodatkowo zawiera się również informację o uzyskanym przez kandydata wyniku w procesie naboru:
§ 31
1. Każdy kandydat po zakończonym naborze ma prawo do wglądu do swoich dokumentów- w tym niezastrzeżonej dokumentacji naboru zawierającej indywidualne wyniki kandydata lub do otrzymania informacji - dotyczącej swojej osoby w zakresie sposobu oceniania, punktowania oraz przesłanek stanowiących podstawę dokonanej oceny.
2. Dostęp do dokumentów wskazanych w ust. 1 następuje na wniosek, także ustny, kandydata.
3. Dokumenty aplikacyjne kandydata udostępniane są przez organ kadrowy w terminie nie dłuższym niż 1 miesiąc po zakończonym naborze.
4. Dokumenty zawierające indywidualne wyniki kandydata udostępniane są przez organ kadrowy kandydatowi w obecności pracownika Kancelarii Jawnej Urzędu w terminie nie dłuższym niż 1 miesiąc po zakończonym naborze.
Rozdział IX
POSTANOWIENIA KOŃCOWE
§32
W sprawach nie uregulowanych mają zastosowanie przepisy ustawy z dnia 21 listopada 2008r. o służbie cywilnej (Dz. U. Nr 227, poz. 1505 z późn. zm.), ustawy z dnia 06 września 2001r. o dostępie do informacji publicznej (Dz. U. Nr 112, poz. 1198 z późn. zm.) oraz ustawy z dnia 29 sierpnia 1997r. o ochronie danych osobowych (t.j. z 2002r. Dz. U. Nr 101, poz. 926 z późn. zm.)
§ 33
Wszelkie zmiany niniejszej procedury wymagają formy pisemnej.
§ 34
Procedura naboru wchodzi w życie z dniem 30.11.2012r.
WOJSKOWY KOMENDANT UZUPEŁNIEŃ W OŚWIĘCIMIU
cz.p.o. mjr Tomasz LEWANDOWSKI
Z dniem ... wszczynam procedurę naboru do służby cywilnej na stanowisko ... ……… celu zastępstwa nieobecnego członka korpusu Służby Cywilnej*.
Celem przeprowadzenia analizy i przedstawienia propozycji najlepszych kandydatów na stanowisko ………...… powołuję komisję rekrutacyjną w składzie:
- przewodniczący: - ………
- członkowie: - ………
- ………
Komisji rekrutacyjnej:
• opracować Kryteria wyboru ofert pracy zgodnie z opisem stanowiska służbowego wakującego stanowiska pracy i wymogami zawartymi w ogłoszeniu o naborze do dnia
……….………,
• przeprowadzić ocenę złożonych aplikacji i przedstawić najlepsze oferty w celu przeprowadzenia rozmów kwalifikacyjnych do dnia ……….………,
• zakończenie naboru i jego przebieg ująć w protokole.
• protokół przedstawić mi do dnia ……….……….
Jednocześnie członków komisji rekrutacyjnej zobowiązuję do złożenia oświadczeń o zachowaniu bezstronności, a także zachowaniu w tajemnicy uzyskanych w trakcie naboru informacji o kandydatach.
W związku z powyższym Referentowi Prawno –Administracyjnemu jako Organowi kadrowemu, polecam:
• pełnić nadzór nad prawidłowym i zgodnym z obowiązującymi przepisami, przebiegiem naboru na stanowisko………..,
• udzielać członkom komisji niezbędnej pomocy i wskazówek dotyczących poszczególnych etapów naboru.
• odebrać od członków komisji oświadczenia o zachowaniu bezstronności.
Jednocześnie zgodnie z obowiązującymi przepisami i wewnętrznymi procedurami naboru na wolne stanowiska w służbie cywilnej polecam organowi kadrowemu:
• sporządzić ogłoszenie o naborze
• upowszechnić ogłoszenie o naborze na okres od dnia … do dnia …,
• informować kandydatów o poszczególnych etapach naboru,
• upowszechnić wynik naboru.
* niepotrzebne skreślić
………, dnia ………..
O O Ś Ś W W I I A A D D C C Z Z E E N N I I E E
CZŁONKA KOMISJI REKRUTACYJNEJ
Oświadczam, że zobowiązuję do zachowania bezstronności, a także zachowania w tajemnicy, uzyskanych w trakcie naboru na stanowisko ……….
……….. informacji o kandydatach.
………..……….
(Data i czytelny podpis członka komisji)
Wojskowy Komendant Uzupełnień w Oświęcimiu
poszukuje kandydatów na stanowisko:
………
Wymiar etatu: ………..
Miejsce wykonywania pracy: ………..
Zakres zadań wykonywanych na stanowisku pracy:
• ………
• ………
• ………
• ………
• ………
• ………
Wymagania związane ze stanowiskiem pracy N I E Z B Ę D N E:
• wykształcenie: ………..
• doświadczenie zawodowe ………
P O Z O S T A Ł E W Y M A G A N I A N I E Z B Ę D N E:
• ………..
• ………..
• ………..
• ………..
• ………..
W Y M A G A N I A D O D A T K O W E:
• ………..
• ………..
• ………..
• ………..
• ………..
Wymagane dokumenty i oświadczenia:
• ………..
• ………..
• ………..
• ………..
• ………..
Termin składania dokumentów: ………
Miejsce składania dokumentów:
………
………
Inne informacje:
………
………
Z A T W I E R D Z A M
WOJSKOWY KOMENDANT UZUPEŁNIEŃ
……….
(data)
KRYTERIA WYBORU NAJLEPSZYCH OFERT PRACY na stanowisko ………..
– ogłoszenie o naborze ………
Komisja powołana Rozkazem Dziennym Nr …….... z dnia ... w składzie:
- przewodniczący: - ………
- członkowie: - ………
- ………
ustaliła następujący sposób weryfikacji i oceny ofert pracy na stanowisko
………, umożliwiający wybranie ofert
najlepszych, z punktu widzenia potrzeb Urzędu.
I. Weryfikacja wstępna- obejmuje sprawdzenie ofert pod względem spełnienia przez kandydatów kryteriów formalnych zawartych w ogłoszeniu o naborze:
- ………..
- ………..
- ………..
- ………..
której efektem jest sporządzenie listy kandydatów zakwalifikowanych do następnego etapu naboru i podanie jej do wiadomości publicznej.
II. Selekcja ofert pracy, które przeszły z wynikiem pozytywnym weryfikację wstępną, w oparciu o dokumenty przedstawione przez kandydatów pod względem spełnienia wymagań niezbędnych:
- ………...
- ………...
- ………...
- ………...
III. Sprawdzian wiedzy
- ………...
- ………...
IV. Przedstawienie Dyrektorowi Generalnemu Urzędu kandydatów wybranych do przeprowadzenia rozmów kwalifikacyjnych.
IV. Rozmowa kwalifikacyjna:
- ………...
- ………...
- ………...
V. Czynności po zakończeniu rozmów, zmierzające do wyłonienia najlepszych kandydatów:
………...
………...
………...
VI. Przedstawienie Dyrektorowi Generalnemu Urzędu protokołu z przebiegu procesu naboru wraz ze wskazaniem (max. 5 osób) najlepszych kandydatów na stanowisko
………
Kryteria podpisali:
- ………
- ………
- ………
ZAPOTRZEBOWANIE NA REKRUTACJĘ
DANE PRACOWNIKA:
Imię i nazwisko
Dotychczasowe stanowisko Wykształcenie
Staż pracy
WYMAGANE KOMPETENCJE I DOŚWIADCZENIE ZAWODOWE
zgodne z opisem stanowiska pracy
Wykształcenie
Doświadczenie zawodowe
Szczególne uprawnienia
PROPONOWANE WARUNKI ZATRUDNIENIA Komórka organizacyjna
Stanowisko Grupa stanowisk Data rozpoczęcia pracy Rodzaj umowy o pracę Wymiar czasu pracy
Stawka wynagrodzenia zasadniczego Mnożnik kwoty bazowej
Inne
………
(pieczęć i podpis organu kadrowego)
………
………
………
………
(decyzja Dyrektora Generalnego Urzędu, data, pieczęć i podpis)
W
WEERRYYFFIIKKAACCJJAA OOFFEERRTT PPRRAACCYY PPOODD WWZZGGLLĘĘDDEEMM FFOORRMMAALLNNOO--PPRRAAWWNNYYMM
na stanowisko ……….. nr ogłoszenia ……….
Lp. Imię i nazwisko Miejsce zamieszkania Nr wchodzący/
data wpływu
Wynik P/N*
Uzasadnienie negatywnego wyniku weryfikacji ofert
1.
2.
3.
4.
5.
sporządził:
- ...
(data i czytelny podpis)
podpisali:
- ...
- ...
- ...
* wynik weryfikacji ofert pracy: „P”- pozytywny, „N” – negatywny
LI L IS ST TA A K KA AN ND DY YD D AT A TÓ ÓW W S SP PE EŁ ŁN NI IA AJ JĄ ĄC CY YC CH H W WY YM MA AG GA AN NI IA A F FO OR RM MA AL LN NE E
określone w ogłoszeniu o naborze
na stanowisko ……….……….
Lp. Imię i nazwisko Miejsce zamieszkania
1.
2.
3.
4.
5.
6.
sporządził:
...
(data i czytelny podpis)
Załącznik nr 8
ARKUSZ OCENY KANDYDATÓW
zakwalifikowanych do naboru na stanowisko ……….……….
LP.
I M I Ę I N A Z W I S K O K A N D Y D A T A
M I E J S C E Z A M I E S Z K A N I A
L I C Z B A U Z Y S K A N Y C H P U N K T Ó W
SELEKCJA APLIKACJI /wykształcenie, doświadczenie zawodowe, uprawnienia/ TEST PISEMNY ZADANIE PRAKTYCZNE/ PYTANIA MERYTORYCZNE WYWIAD USTRUKTUALIZOWANY /autoprezentacja, cechy osobowościowe, kultura osobista oraz sposób formułowania wypowiedzi/ OGÓŁEM/ UWAGI
1 2 3 4 5 6 7
1.
2.
3.
4.
5.
sporządził:
...
(data i czytelny podpis)
ZEZESSTTAAWWIIEENNIIEE
łącznych ocen uzyskanych przez kandydatów zakwalifikowanych do następnego etapu naboru na stanowisko ……….……….
Lp. Imię i nazwisko Ocena*
1.
2.
3.
4.
5.
6.
*ocena - średnia (suma punktów poszczególnych członków komisji/ …..)
sporządził:
...
(data i czytelny podpis)
ZEZESSTTAAWWIIEENNIIEE
łącznych ocen końcowych najlepszych kandydatów
na stanowisko ……….……….
Lp. Imię i nazwisko Ocena dokumentacji
Ocena z rozmowy
Ocena
końcowa Uwagi 1.
2.
3.
4.
5.
sporządził:
...
(data i czytelny podpis)
podpisali:
- ...
- ...
- ...
PROTOKÓŁ
z przeprowadzonego naboru na stanowisko ………
– ogłoszenie o naborze w celu zastępstwa nieobecnego członka korpusu służby cywilnej*
W dniu ………..………. w Biuletynie Informacji Publicznej Kancelarii Prezesa Rady Ministrów pod numerem ……….w miejscu powszechnie dostępnym w siedzibie Urzędu oraz na stronie internetowej Urzędu ukazało się ogłoszenie o naborze na wolne stanowisko w korpusie służby cywilnej
- stanowisko ……….. w celu zastępstwa nieobecnego
(nazwa stanowiska)
członka korpusu służby cywilnej*.
Termin składania dokumentów aplikacyjnych upłynął w dniu ………. Za zachowanie terminu uznaje się nadanie aplikacji w placówce operatora pocztowego.
Skład komisji rekrutacyjnej powołanej Rozkazem Dziennym Nr …….... z dnia ...
- przewodniczący: - ………
- członkowie: - ………
- ………
Informacja o metodach i technikach naboru:
………..
………..
………..
………..
Opis poszczególnych etapów naboru:
ETAP I SELEKCJA OFERT PRACY
1. W odpowiedzi na opublikowane ogłoszenie wpłynęło ………. ofert.
2. Wymagania formalne zawarte w ogłoszeniu o naborze spełniło ………. ofert.
3. W oparciu o złożone dokumenty komisja w dniu ………. dokonała oceny wymogów niezbędnych ofert pracy.
4. W dniu ………. o godz. został przeprowadzony test wiedzy w wyniku, którego komisja zakwalifikowała do II etapu postępowania ……. kandydatów, którzy otrzymali najwyższą ocenę z wiedzy.
ETAP II ROZMOWA KWALIFIKACYJNA
1. Rozmowa została przeprowadzona w dniu ……….. w godzinach
………....
2. W ramach rozmowy kwalifikacyjnej:
a). otrzymali do wykonania zadanie praktyczne polegające na ………
………
b). kandydaci otrzymali pytania merytoryczne:
- ………
- ………
- ………
c). dokonano weryfikacji informacji dotyczących wykształcenia, doświadczenia zawodowego, posiadanych uprawnień oraz oceniano autoprezentację, cechy osobowościowe, kulturę osobistą oraz sposób formułowania wypowiedzi.
uszeregowanych według poziomu spełniania wymagań określonych w ogłoszeniu o naborze
• ………..
• ………..
• ………..
• ………..
• ………..
Uzasadnienie dokonanego wyboru
………..
………..
………..
………..
………..
………..
Dodatkowe uwagi
………..
………..
………..
Protokół podpisali:
- przewodniczący: - ………
- członkowie: - ………
- ………
Załączniki:
• Weryfikacja ofert pracy pod względem formalno – prawnym - 1 na ….. str.
• Osoby spełniające wymagania formalne - 1 na ….. str..
• Ocena wymogów niezbędnych ofert pracy - 1 na ….. str.
• Zestawienie łącznych ocen kandydatów zakwalifikowanych do następnego etapu naboru*
- 1 na ….. str.
• Arkusz oceny kandydatów stanowi - 1 na ….. str.
• Zestawienie łącznych ocen końcowych najlepszych kandydatów - 1 na ….. str.
* niepotrzebne skreślić
WNIOSEK O ZATRUDNIENIE osoby wyłonionej w drodze konkursu
na stanowisku ……….
Imię i nazwisko
Posiadane kwalifikacje : Wykształcenie
Doświadczenie zawodowe Kwalifikacje do zatrudnienia n/w stanowisku
- - - - Inne
Proponowane warunki zatrudnienia:
Komórka organizacyjna Data rozpoczęcia pracy Rodzaj umowy o pracę Wymiar czasu pracy Stanowisko
Grupa stanowisk
Stawka wynagrodzenia zasadniczego Mnożnik kwoty bazowej
Inne
Data i podpis Kierownika Komórki Organizacyjnej (Przewodniczącego
Komisji)
Decyzja Dyrektora Generalnego
