Załącznik nr 1
do Zarządzenia nr 173/2019 Burmistrza Miasta i Gminy Kórnik z dnia 29 listopada 2019 r.
Wytyczne do opracowania regulaminu udzielania zamówień publicznych o wartości nieprzekraczającej wyrażonej w złotych równowartości kwoty
30.000 euro
W postanowieniach ogólnych proponuje się zawrzeć następujące zapisy:
§1
1. Zasady stosują pracownicy ……… (wpis nazwę jednostki), którzy prowadzą zakupy towarów, usług lub robót budowlanych (dalej zwanych zamówieniami), do których nie stosuje się przepisów ustawy z dnia 29 stycznia 2004r. Prawo zamówień publicznych (tj. Dz. U. z 2018r., poz. 1986 ze zm.), zwanej dalej ustawą.
2. Przepisów regulaminu nie stosuje się do udzielania zamówień w zakresie uregulowanym odrębnymi regulaminami wewnętrznymi, w tym w szczególności zamówień udzielanych w ramach programów dofinansowanych ze środków zewnętrznych, z zastrzeżeniem § 2.
3. Czynności związane z udzieleniem zamówienia wykonują pracownicy jednostki zapewniając bezstronność i obiektywizm.
4. Nadzór i odpowiedzialność nad przeprowadzeniem postępowania w sprawie zamówień do kwoty 30.000 euro sprawuje Dyrektor jednostki organizacyjnej.
5. Za przestrzeganie przepisów Regulaminu odpowiedzialni są pracownicy jednostki w zakresie, w jakim powierzono im czynności przy udzielaniu zamówienia.
6. W razie potrzeby, albo gdy dostawy, usługi lub roboty budowlane mogą być świadczone tylko przez jednego wykonawcę, Dyrektor jednostki może odstąpić od wyboru wykonawcy w formie zapytania ofertowego/aukcji i przystąpić do negocjacji z wybranym lub wybranymi wykonawcami lub udzielić zamówienia wybranemu wykonawcy.
§ 2
1. Postanowienia szczegółowe nie mają zastosowania do zamówień o wartości nie przekraczającej kwoty ……… zł netto.
Sugeruje się przyjęcie kwoty:
- 10.000 zł netto dla jednostek, których budżet nie przekracza 5 mln zł, - 25.000 zł netto dla jednostek, których budżet jest większy niż 5 mln zł.
2. Postanowienia wymienione w ust. 1 powyżej nie zwalniają zamawiającego z udzielania zamówień w sposób celowy i oszczędny z zachowaniem zasady uzyskiwania najlepszych efektów z danych nakładów.
3. Wyłonienie Wykonawcy zamówienia o wartości szacunkowej do kwoty określonej w ust.
1, może nastąpić na podstawie zasad określonych w § 7 lub § 9 Regulaminu.
§ 3
Podstawę do dokonania wydatków określonego rodzaju, o których mowa w Regulaminie stanowi plan finansowy ………. na dany rok budżetowy, aktualny w dniu ustalania wartości szacunkowej danego rodzaju wydatków.
§ 4
1. Wartość szacunkową zamówienia określa się zgodnie ust. 2 poniżej.
2. W celu oszacowania wartości szacunkowej zamówienia pracownik rozpoznaje rynek usług lub dostaw w szczególności poprzez analizę cenników zamieszczanych na stronach internetowych, posiadanych katalogów, rozmowy telefonicznej, dla robót budowlanych wymagane jest sporządzenie kosztorysu inwestorskiego.
§ 5
1. Zamówienie powinno być dokonane na podstawie pisemnej umowy lub tzw. zlecenia wykonania usługi lub dostawy, chyba że wartość zamówienia nie przekracza kwoty 2.000 zł netto. Dopuszcza się możliwość potwierdzenia zamówienia przez strony po jego wykonaniu.
2. Zlecenie wykonania usługi, dostawy lub robót budowlanych powinno zostać podpisane przez Dyrektora ……….. oraz przez Głównego księgowego jednostki.
W postanowieniach szczegółowych proponuje się zawrzeć następujące zapisy:
§ 6
Zamówienia opisane w §§ 7 i 9 dokonywane będą za pośrednictwem platformy zakupowej http://platformazakupowa.pl.
§ 7 I. Zamówienia o wartości do 50.000 zł netto
1. Udzielenia zamówień powyżej kwoty określonej w §2 ust. 1 dokonuje się za pośrednictwem platformy zakupowej w formie zapytania ofertowego lub aukcji.
2. Zapytanie ofertowe lub aukcja kierowane są do co najmniej 3 (trzech) wykonawców i może być prowadzone w procedurze zamknietej.
3. Wyznacza się co najmniej 3-dniowy (dni robocze) termin na składanie ofert licząc od dnia zamieszczenia na platformie zakupowej zapytania / aukcji. Oferty cenowe składane są na platformie zakupowej.
4. Wyboru Wykonawcy można dokonać także na podstawie tylko jednej złożonej oferty, jeżeli spełnia ona wymagania określone przez zamawiającego.
5. Jeżeli w toku postępowania nie złożono żadnej oferty zamawiający, może dokonać wyboru wykonawcy bez powtarzania postępowania, prowadząc negocjacje z wybranym wykonawcą.
6. O wyniku postępowania za pośrednictwem platformy zakupowej zamawiający zawiadamia wykonawców, którzy złożyli oferty poprzez platformę zakupową.
7. Oferty mogą zostać przesłane na adres e-mail jednostki lub być dostarczone w formie papierowej z pominięciem platformy zakupowej.
§ 8
W każdym przypadku zamówienia można dokonać w trybie określonym § 9 Regulaminu.
§ 9 II. Zamówienia o wartości powyżej 50.000 zł netto
1. Udzielenia zamówień powyżej 50.000 zł netto dokonuje się za pośrednictwem platformy zakupowej w formie zapytania ofertowego lub aukcji.
2. Zapytanie ofertowe lub aukcja prowadzone jest w procedurze otwartej, przy czym istnieje możliwość wysłania powiadomienia o zamieszczonym ogłoszeniu do wybranych wykonawców.
3. Wyznacza się co najmniej 5-dniowy (dni robocze) termin na składanie ofert licząc od dnia zamieszczenia na platformie zakupowej zapytania / aukcji. Oferty cenowe składane są na platformie zakupowej.
4. Wyboru Wykonawcy można dokonać także na podstawie tylko jednej złożonej oferty, jeżeli spełnia ona wymagania określone przez zamawiającego.
5. Jeżeli w toku postępowania nie złożono żadnej oferty zamawiający, może dokonać wyboru wykonawcy bez powtarzania postępowania, prowadząc negocjacje z wybranym wykonawcą.
6. O wyniku postępowania za pośrednictwem platformy zakupowej zamawiający zawiadamia wykonawców, którzy złożyli oferty poprzez platformę zakupową.
7. Oferty, które zostały przesłane na adres e-mail Urzędu lub zostały dostarczone w formie papierowej z pominięciem platformy zakupowej uznawane są za nieważne i nie mogą być brane pod uwagę.
§ 10 III. Wybór oferty
Wybór najkorzystniejszej oferty następuję w oparciu o najniższą cenę.
§ 11
Do zamówień: prenumeraty prasy i czasopism, publikacji książkowych, poradników, usług
reklamowych, szkoleniowych, związanych z kulturą i sztuką, hotelarskich i gastronomicznych, biletów (PKS, PKP, lotniczych), sponsorowania zespołów sportowych,
zakupu czasu antenowego w radio i telewizji w celach promocji, usług prawniczych (konsultacje, opinie, zastępstwo procesowe), obsługi rachunku bankowego, zamówień wynikających z art. 67 ust. 1 pkt.6 i pkt.7, których wartość nie przekracza równowartości 30.000 euro oraz usuwania awarii, skutków klęsk żywiołowych nie stosuje się postanowień
§ 4-9 niniejszego regulaminu.
W postanowieniach końcowych proponuje się zawrzeć następujące zapisy:
§ 12
1. Pracownik dokonujący zamówień powinien należycie zabezpieczyć interesy zamawiającego w szczególności poprzez:
1) umowne zobowiązanie Wykonawcy do wystawienia faktury (VAT) lub rachunku (zgodnie z wymogami ustawy o rachunkowości), nie wcześniej niż po dokonaniu odbioru przedmiotu zamówienia,
2) określenie terminu płatności za fakturę do Zamówienia powyżej 2.000 zł netto, nie krótszego niż 14 dni, lecz nie dłuższego niż 30 dni od daty dostarczenia przez wykonawcę (dostawcę) prawidłowo wystawionej faktury VAT,
3) zastrzeżenie w umowach kar umownych za niewykonanie lub nienależyte wykonanie umowy,
4) zastrzeżenie w umowie od 15.000,00 zł o stosowaniu mechanizmu płatności podzielonej tzw. „split payment”.
2. W każdym rozpoznaniu cenowym kierowanym do potencjalnych wykonawców należy umieścić następujące zapisy:
1) „Do niniejszego postępowania nie mają zastosowania przepisy i procedury określone ustawą z dnia 29 stycznia 2004r. – Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2015r. poz.
2164) zwanej dalej ustawą Pzp. Zgodnie z art. 4 pkt.8 ww. ustawy niniejsze zamówienie podlega wyłączeniu od stosowania ustawy Pzp.”,
2) Miasto i Gmina Kórnik informuje, iż w związku z wejściem w życie ustawy z dnia 9 sierpnia 2019 r o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz niektórych innych ustaw (Dz. U. z 2019 r., poz. 1751), od dnia 1 listopada 2019r będzie dokonywać płatności od 15.000,-zł brutto należnego wynagrodzenia Zleceniobiorcy z zastosowaniem mechanizmu podzielonej płatności tzw. "split payment".
3. Każde postępowanie powyżej kwoty ustalonej w §2 ust. 1 kończy się sporządzeniem raportu z wyboru najkorzystniejszej oferty oraz pełnego raportu z postępowania, które stanowią załącznik do umowy, o której mowa w punkcie 5.
4. Do postępowania o udzielenie zamówienia w przedziale od 2.000 zł netto do kwoty ustalonej w §2 ust. 1 sporządza się zlecenie według załącznika nr 1 do regulaminu lub umowę.
5. Do Zamówień, powyżej kwoty, o której mowa w §2 ust. 1 sporządza się umowy.
6. Do postępowań o udzielenie zamówienia, o którym mowa w § 7 i 9 sporządza się umowę.
§ 13
l. Dokumentację z udzielonych zamówień przechowuje się przez okres zgodny z instrukcją kancelaryjną.
2. Jednostka organizacyjna zobowiązana jest do prowadzenia rejestru udzielonych zamówień do kwoty 30.000 euro netto, rejestr może być prowadzony na platformie zakupowej.
Kórnik, dnia ………. 20… r.
ZLECENIE nr ……../20….
Zamówienia, którego wartość nie przekracza kwoty ………….. zł netto
1. Opis przedmiotu zamówienia:
………
………
2. Wartość przedmiotu zamówienia:
a) Wartość netto: ………. zł (słownie złotych: ……….… 00/100) b) Wartość VAT 23% ……….zł (słownie złotych: ………..…./100)
c) Wartość brutto: ………. zł (słownie złotych: ……… 00/100) 3. Termin zapłaty – 21 dni od dnia dostarczenia faktury do siedziby tut. Urzędu.
4. Pozycja w planie rzeczowo - finansowym: ………
5. Termin realizacji zamówienia: …….………
6. Dane do faktury: Miasto i Gmina Kórnik, Pl. Niepodległości 1, 62-035 Kórnik, NIP 777-27-17-606, Odbiorca: ………..…………. (nazwa jednostki) Załączniki:
- oferta
... ...
podpis pracownika prowadzącego podpis Dyrektora jednostki
...
podpis Głównego Księgowego jednostki
7. Oświadczenie Zleceniobiorcy:
Zleceniobiorca ……….
z siedzibą w ……….
Zleceniobiorca przyjmuje do wykonania zadanie opisane w pkt. 1 przedmiotowego zlecenia.
………. ………
miejscowość, data podpis i pieczątka
Załącznik do Wytycznych do opracowania regulaminu udzielania zamówień publicznych o wartości nieprzekraczającej wyrażonej w złotych równowartości kwoty 30.000 euro
