ZARZ DZENIE NR 466 / 07 PREZYDENTA MIASTA ZIELONA GÓRA
z dnia 18 kwietnia 2007 r.
w sprawie regulaminu wewn trznego Wydziału Obsługi Przedsi biorców.
Na podstawie § 78 ust. 1 zarz dzenia nr 300/07 Prezydenta Miasta Zielona Góra z dnia 14 marca 2007 w sprawie regulaminu organizacyjnego Urz du Miasta Zielona Góra z pó n. zm.1 oraz zarz dzenia nr 712/05 Prezydenta Miasta Zielona Góra z dnia 25 lipca 2005 r. w sprawie standardów tworzenia regulaminów wewn trznych ustala si
REGULAMIN WEWN TRZNY WYDZIAŁU OBSŁUGI PRZEDSI BIORCÓW
Rozdział 1 Przepisy ogólne
§ 1.1. Wydział Obsługi Przedsi biorców, zwany dalej wydziałem, jako jednostka organizacyjna Urz du Miasta Zielona Góra realizuje zadania własne miasta Zielona Góra oraz zadania o charakterze ponadgminnym.
2. Zadania wydziału okre la § 43 regulaminu organizacyjnego.
§ 2.1. Siedziba wydziału znajduje si w budynku Urz du Miasta Zielona Góra przy ul. Podgórnej 22.
2.Dane teleadresowe sekretariatu wydziału:
1) telefon: 068 45 64 103,
2) e-mail: inwestor@um.zielona-gora.pl .
§ 3.1. Niniejszy regulamin u ywa okre le : urz d, miasto, prezydent, zast pcy prezydenta ds.
inwestycji, kieruj cych j.o.u. w rozumieniu regulaminu organizacyjnego urz du.
2. Ilekro w niniejszym regulaminie wewn trznym jest mowa o:
1) regulaminie organizacyjnym – nale y przez to rozumie regulamin organizacyjny stanowi cy zał cznik do zarz dzenia wskazanego w podstawie prawnej zarz dzenia;
2) regulaminie – nale y przez to rozumie regulamin wewn trzny wydziału;
3) podsystemie RISS – nale y przez to rozumie podsystem informatyczny Rejestracji i ledzenia Spraw;
4) naczelniku – nale y przez to rozumie naczelnik wydziału;
5) pracownikach – nale y przez to rozumie pracowników wydziału.
Rozdział 2
Wewn trzna struktura organizacyjna wydziału
§ 4. W skład wydziału wchodz : 1) naczelnik;
2) z-ca naczelnika,
3) stanowisko pracy ds. obsługi sekretariatu: zast pcy prezydenta oraz wydziału – WP.;
4) wieloosobowe stanowisko pracy ds. obsługi przedsi biorców – WP.I;
5) wieloosobowe stanowisko pracy ds. promocji miasta – WP.II.
Rozdział 3
Szczegółowy zakres działania wydziału
§ 5. Do zada stanowiska pracy ds. obsługi sekretariatu zast pcy prezydenta oraz wydziału (WP) nale y w szczególno ci obsługa sekretariatu zast pcy prezydenta ds. inwestycji oraz wydziału poprzez:
1) przyjmowanie korespondencji zewn trznej oraz rejestrowanie jej w podsystemie RISS;
2) przekazywanie korespondencji zewn trznej odpowiednio zast pcy prezydenta i naczelnikowi w celu uzyskania dyspozycji;
3) przekazywanie przejrzanej i zwróconej korespondencji zewn trznej jednostkom organizacyjnym urz du i naczelnikom zgodnie z dyspozycjami zast pcy prezydenta i naczelnika równie w podsystemie RISS;
4) przyjmowanie i odpowiednie przekazywanie zwróconej korespondencji wewn trznej;
5) prowadzenie kalendarza stałych spotka zast pcy prezydenta i naczelnika;
6) organizowanie spotka okoliczno ciowych zast pcy prezydenta i naczelnika;
7) powiadamianie kieruj cych j.o.u., innych pracowników urz du oraz osób zaproszonych o spotkaniach, naradach itp. organizowanych przez zast pc prezydenta oraz naczelnika;
8) przygotowywanie i wysyłanie pism okoliczno ciowych jako korespondencji seryjnej, a w szczególno ci listów, dyplomów, zaprosze , na organizowane przez zast pc prezydenta lub naczelnika konferencje, spotkania okoliczno ciowe;
9) przygotowywanie zlece i umów w zakresie działania wydziału, m. in.:
- emisji reklam i ogłosze ,
- usług gastronomicznych i cateringowych;
10) dbanie o estetyk :
- gabinetu zast pcy prezydenta oraz naczelnika wydziału, - sekretariatu;
11) koordynacja spraw zwi zanych z bud etem wydziału.
§ 6. Do zada wieloosobowego stanowiska pracy ds. obsługi przedsi biorców (WP.I) nale y w szczególno ci:
1) prowadzenie działa w zakresie pozyskiwania inwestorów poprzez m.in.:
a) organizacj spotka z potencjalnymi inwestorami,
b) prowadzenie spraw zwi zanych z Rad Biznesu przy prezydencie,
c) przygotowanie i prowadzenie prezentacji dla potencjalnych grup inwestycyjnych, d) prowadzenie działa informacyjnych,
e) współprac z organami administracji rz dowej oraz z placówkami dyplomatycznymi w kraju i zagranic ,
f) kooperacj z instytucjami okołobiznesowymi m.in. z: Polsk Agencj Rozwoju Przedsi biorczo ci, Pa stwow Agencj Informacji i Inwestycji Zagranicznych, Specjalnymi Strefami Ekonomicznymi;
2) kompleksowa obsługa inwestorów przez m.in.:
a) wspomaganie organizacyjne inwestorów w fazie przygotowania i realizacji inwestycji (udział w negocjacjach, uzyskanie pozwole , kooperacja z lokalnymi rodowiskami gospodarczymi), b) opiek poinwestycyjn (bie cy kontakt z inwestorem);
3) przygotowywanie i popularyzacja informacji o mo liwo ciach i warunkach inwestowania w mie cie poprzez m.in.:
a) przygotowanie i obsług bazy danych ofert inwestycyjnych,
b) prezentowanie ofert inwestycyjnych i gospodarczych na targach, wystawach, seminariach oraz misjach gospodarczych,
c) współprac z krajowymi i zagranicznymi rodowiskami zajmuj cymi si sprawami inwestycyjno- gospodarczymi;
4) udost pnianie informacji przedsi biorcom o mo liwo ciach kooperacyjnych w Polsce i zagranic oraz lokalnym rynku pracy;
5) inicjowanie współpracy z organizacjami gospodarczymi poprzez m.in.:
a) organizacj konferencji, szkole i spotka dla przedsi biorców, b) organizacj misji gospodarczych oraz promocj lokalnych firm,
c) systematyczn komunikacj z przedsi biorcami poprzez miejski serwis internetowy;
6) udział w nawi zywaniu kontaktów mi dzy polskimi i zagranicznymi firmami;
7) współpraca ze rodowiskiem gospodarczym m.in. poprzez prowadzenie miejskiego katalogu firm oraz bazy ofert inwestycyjnych;
8) wspieranie współpracy transgranicznej małych i rednich przedsi biorstw poprzez inicjacj spotka bran owych;
9) informowanie przedsi biorców o mo liwo ciach współfinansowania inwestycji ze rodków Unii Europejskiej.
§ 7. Do zada wieloosobowego stanowiska pracy ds. promocji miasta (WP.II) nale y w szczególno ci:
1) przygotowanie, wdra anie i monitorowanie wieloletnich programów rozwoju miasta;
2) opracowanie i wdra anie Strategii Promocji Miasta;
3) kreowanie wizerunku miasta poprzez m.in.:
a) klasyczn reklam obejmuj c w szczególno ci:
- ogłoszenia prasowe, - filmy reklamowe,
- reklamowe audycje radiowe, - plakaty,
b) promocj sprzeda y (sales promotion):
- prospekty i broszury informacyjne,
- audiowizualne rodki promocji i informacji, - interaktywne rodki reklamy i informacji,
- mailing (bezpo redni reklam drog pocztow ), - udział w targach,
c) wpływanie na opini publiczn (public relations), dostarczanie rodkom masowego przekazu informacji o mie cie,
d) udost pnianie herbu i logo miasta, e) propagowanie tradycji winiarskich,
f) współprac z organizacjami po ytku publicznego;
4) pozyskiwanie sponsorów dla miejskich działa promocyjnych ;
5) gospodarowanie materiałami promocyjnymi miasta na zasadach okre lonych w § 17 ust. 1;
6) prowadzenie spraw zwi zanych z działalno ci Stowarzyszenia Lubuskie Trójmiasto, a w szczególno ci:
a) opracowywanie i monitorowanie realizacji porozumie , projektów, umów i listów intencyjnych dotycz cych współpracy,
b) przygotowywanie materiałów, opracowa informacji zwi zanych z udziałem przedstawicieli miast Stowarzyszenia Lubuskie Trójmiasto we wspólnych przedsi wzi ciach,
c) konsultowanie i opiniowanie istotnych dla Stowarzyszenia Lubuskie Trójmiasto decyzji i zamierze ,
d) udział w pracach zwi zanych z organizacj promocji Stowarzyszenia Lubuskie Trójmiasto, e) opracowywanie ankiet i sprawozda statystycznych w zakresie działa Stowarzyszenia
Lubuskie Trójmiasto,
f) koordynacja informacji oraz kreowanie wizerunku Stowarzyszenia Lubuskie Trójmiasto w szczególno ci poprzez miejski serwis internetowy,
g) inicjowanie wspólnych projektów do programów Unii Europejskiej,
Rozdział 4
Zasady kierowania wydziałem
§ 8. Prac wydziału kieruje naczelnik.
§ 9.1. Do obowi zków naczelnika stosuje si przepisy regulaminu organizacyjnego dotycz ce kieruj cych jednostkami organizacyjnymi urz du.
2. W szczególno ci naczelnik:
1) organizuje prac wydziału i nadzoruje jego działalno w zakresie zada okre lonych w regulaminie organizacyjnym urz du z zastrze eniem § 10;
2) dba o wła ciw obsług interesantów i sprawny obieg korespondencji;
3) realizuje zadania wydziału w zakresie WP.II;
4) dokonuje podziału zada do wykonania pomi dzy poszczególne stanowiska pracy;
5) nadzoruje wykonywanie zada słu bowych przez pracowników;
6) ustala zakresy odpowiedzialno ci i uprawnie pracowników;
7) powierza pracownikom zadania niewynikaj ce z indywidualnych zakresów odpowiedzialno ci i uprawnie .
§ 10. Do zada zast pcy naczelnika nale y:
1) realizacja zada wydziału w zakresie WP.I.;
2) nadzór nad prac WP.I;
3) realizacja zada kieruj cego j.o.u. w zakresie WP. I.
§ 11.1. W czasie nieobecno ci naczelnika jego obowi zki pełni zast pca naczelnika.
2. W czasie nieobecno ci zast pcy naczelnika jego obowi zki przejmuje naczelnik.
3. W czasie nieobecno ci naczelnika i zast pcy obowi zki naczelnika pełni pracownik wydziału wskazany w formie pisemnej za zgod prezydenta.
Rozdział 5
Zasady obiegu korespondencji
§ 12. Pracownicy wydziału samodzielnie przygotowuj pisma do wysyłki, któr realizuje kancelaria ogólna urz du.
§ 13.1. Do znakowania akt wydziału stosuje si skrót „WP”.
2. Uszczegółowiony wykaz rzeczowy akt dla urz du okre la odr bne zarz dzenie prezydenta.
Rozdział 6
Nadzór nad wymaganiami prawnymi
§ 14. Wykazy aktów prawnych okre lony prowadzone s przez wyznaczonego pracownika w formie elektronicznej wg wzoru okre lonego w dokumentacji systemu zarz dzania jako ci .
§ 15. Aktualizacja i zatwierdzanie aktów prawnych nast puje zgodnie z systemem zarz dzania.
§ 16. Informacje o zmianach wymaga prawnych w zakresie zada realizowanych przez wydział przekazywane s pracownikom poczt elektroniczn .
Rozdział 7
Inne zasady funkcjonowania wydziału
§ 17.1. Wydawanie materiałów promocyjnych nast puje z zachowaniem odr bnych przepisów na wniosek wg wzoru okre lonego w systemie zarz dzania jako ci .
2. Wydział prowadzi rejestr wydanych materiałów promocyjnych wg odr bnych przepisów.
Rozdział 8 Przypisy ko cowe
§ 18. Traci moc zarz dzenie nr 1196/05 Prezydenta Miasta Zielona Góra z dnia 31 pa dziernika 2005 r. w sprawie regulaminu wewn trznego Gabinetu Prezydenta Miasta.
§ 19. Wykonanie zarz dzenia powierza si naczelnikowi Wydziału Obsługi Przedsi biorców.
§ 20. Zarz dzenie wchodzi w ycie z dniem podpisania.
PREZYDENT MIASTA mgr in . Janusz Kubicki
