Kwalifikowalność wydatków finansowanie projektów w ramach PO KL

Wydział POKL - Alina Lewalska

Program Operacyjny Kapitał Ludzki 2007-2013

Kwalifikowalność wydatków – finansowanie projektów w ramach PO KL

Toruń, 20 października 2009 r.

Spotkanie współfinansowane przez UnięEuropejską w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego

Zakres prezentacji

1. Podstawowe i szczegółowe zasady kawlifikowalności wydatków.

2. Zasady rozliczania kosztów pośrednich w projekcie.

3. Zasady przepływu środków finansowych w ramach projektów.

4. Zasady prowadzenia odrębnej ewidencji księgowej projektu.

5. Zabezpieczenia prawidłowej realizacji umowy.

Szczegółowe zasady kwalifikowalności wydatków zamieszczone są w

dokumencie

„Wytyczne z zakresie kwalifikowania

wydatków w ramach POKL”

Podstawowe zasady kwalifikowania wydatków

Wydatki w ramach PO KL są kwalifikowalne, o ile:

• są niezbędne dla realizacji projektu, a więc mają bezpośredni związek z celami projektu,

• są racjonalne i efektywne tj. nie są zawyŜone w stosunku do cen i stawek rynkowych oraz spełniają wymogi efektywnego zarządzania finansami (relacja nakład/rezultat),

• zostały faktycznie poniesione,

• są udokumentowane,

• zostały przewidziane w zatwierdzonym budŜecie projektu zgodnie z zasadami w zakresie konstruowania budŜetu w ramach PO KL,

• są zgodne ze szczegółowymi zasadami określonymi w Wytycznych,

• są zgodne z odrębnymi przepisami prawa krajowego i wspólnotowego, w szczególności z ustawą z dnia 29 stycznia 2004 r. - Prawo zamówień publicznych (Dz.U. z 2007 r. Nr 223, poz. 1655, z późn. zm.).

Podstawowe zasady kwalifikowalności wydatków

W ramach PO KL niedozwolone jest podwójne finansowanie wydatku tzn.

zrefundowanie całkowite lub częściowe danego wydatku dwa razy ze środków publicznych – wspólnotowych lub krajowych (np. w ramach dwóch róŜnych projektów, sfinansowanie VAT a później jego odzyskanie, sfinansowanie zakupu sprzętu a później dokonanie jego amortyzacji itp.).

Beneficjent ma obowiązek ujawniania wszelkich przychodów, które powstaną w związku z realizacją projektu (przychód uzyskany w ramach projektu pomniejsza kwotę kolejnych płatności na rzecz Beneficjenta), przy czym odsetki na wyodrębnionym rachunku bankowym na potrzeby projektu nie stanowią przychodu i zgodnie z nowymi zasadami finansowania nie sa wykazywane we wniosku o płatność.

Aktywa wytworzone lub nabyte w ramach projektu nie mogą zostać zbyte za uzyskaniem korzyści majątkowej w ciągu 5 lat od zakończenia realizacji projektu.

Szczegółowe zasady kwalifikowalności Wydatki niekwalifikowalne

Zgodnie z Rozporządzeniem nr 1081/2006:

• podatek VAT, jeŜeli moŜe zostać odzyskany,

• zakup nieruchomości, gruntu oraz infrastruktury,

• zakup sprzętu, mebli oraz pojazdów, z wyjątkiem wydatków w ramach cross-financingu

• odsetki od zadłuŜenia.

Zgodnie z Krajowymi Wytycznymi:

• koszty prowizji pobieranych w ramach operacji wymiany walut,

• wydatki poniesione na środki trwałe, które były współfinansowane ze środków krajowych lub wspólnotowych w przeciągu 7 lat poprzedzających złoŜenie wniosku o dofinansowanie projektu,

• koszty kar i grzywien, a takŜe koszty procesów sądowych (z wyjątkiem wydatków związanych z odzyskiwaniem kwot nienaleŜnie wypłaconych po akceptacji Instytucji Zarządzającej) oraz koszty realizacji ewentualnych postanowień wydanych przez sąd,

• wydatki związane z umową leasingu, a w szczególności: podatek, marŜa finansującego, odsetki od refinansowania kosztów, koszty ogólne, opłaty ubezpieczeniowe,

• wydatki związane z wypełnieniem wniosku o dofinansowanie projektu.

Szczegółowe zasady kwalifikowalności Wydatki niekwalifikowalne c.d.

Zgodnie z zasadami przyjętymi przez Instytucję Zarządzającą,

niekwalifikowalne są wpłaty dokonywane przez pracodawców na Państwowy Fundusz Rehabilitacji Osób Niepełnosprawnych w ramach wynagrodzenia personelu projektu.

Wydatki niekwalifikowalne związane z realizacją projektu ponosi

Beneficjent.

Koszty po

Koszty po ś ś rednie w rednie w projekcie

projekcie

Koszty pośrednie – koszty związane z obsługą techniczną projektu, których nie moŜna bezpośrednio przyporządkować do konkretnego zadania.

Koszty pośrednie nie mogą być wykazywane jednocześnie w ramach kosztów bezpośrednich, powodując w konsekwencji podwójną refundację wydatków.

W ramach kosztów pośrednich nie są wykazywane Ŝadne wydatki objęte cross-financingiem w projekcie.

Katalog kosztów pośrednich jest zamknięty i moŜe obejmować następujące koszty :

koszty zarządu (tj. koszty wynagrodzenia osób uprawnionych do reprezentowania jednostki, których zakresy czynności nie są przypisane wyłącznie do projektu np. kierownik jednostki);

koszty personelu obsługowego (tj. koszty wynagrodzenia osób, które nie są przypisane bezpośrednio do projektu, zajmujące się bieŜącą obsługą jednostki jako podmiotu gospodarczego, dla których realizacja projektu powoduje wzrost nakładów pracy w związku ze wzrostem ilości operacji gospodarczych dokonywanych przez jednostkę np. pracownik kadr, pracownik sekretariatu, pracownik kancelarii);

koszty obsługi księgowej (tj. koszty wynagrodzenia głównego księgowego lub innych osób księgujących wydatki; w przypadku zlecenia prowadzenia obsługi księgowej biuru rachunkowemu – koszty usługi);

koszty materiałów biurowych i artykułów piśmienniczych (np. długopisów, papieru, teczek, toneru do drukarek, płyt CD, dyskietek) nie związanych bezpośrednio z realizacją zadań w projekcie;

opłaty za najem powierzchni biurowych lub czynsz;

opłaty administracyjne za energię elektryczną, cieplną, gazową, wodę, opłaty przesyłowe, odprowadzenie ścieków itp.;

amortyzacja środków trwałych (np. budynku);

koszty ubezpieczeń majątkowych;

koszty ochrony;

sprzątanie pomieszczeń (w tym środki do utrzymania czystości pomieszczeń, dezynsekcję, dezynfekcję, deratyzację pomieszczeń, itp.).

W ramach kosztów pośrednich nie wykazywane są Ŝadne wydatki objęte cross-financingiem w projekcie, bowiem wydatki w ramach cross-financingu mogą dotyczyć wyłącznie konkretnych zadań w ramach projektu a więc są wykazywane jako wydatki bezpośrednie.

Koszty pośrednie mogą by ć rozliczane na dwa sposoby:

ryczałtem;

na postawie rzeczywiście poniesionych wydatków (tj. bez stawki ryczałtowej, z pełnym udokumentowaniem wydatków)

Koszty pośrednie rozliczane ryczałtem

Wysokość ryczałtu powinna wynikać z metodologii (indywidualnej kalkulacji kosztów) przedstawianej przez beneficjenta w szczegółowym budŜecie projektu na etapie wnioskowania o środki w ramach PO KL. Metodologia powinna być przygotowana w odniesieniu do kaŜdej kategorii kosztów pośrednich, które beneficjent uwzględnił w budŜecie projektu. Weryfikacja metodologii powinna mieć miejsce na etapie oceny wniosku o dofinansowanie projektu i po ocenie merytorycznej na etapie zatwierdzania wniosku o dofinansowanie podlegać moŜe negocjacjom pomiędzy beneficjentem, a instytucją zatwierdzającą projekt do realizacji.

Koszty pośrednie rozliczane ryczałtem

Metodologia kosztów pośrednich powinna opierać się na NOŚNIKU, czyli na czynniku, którego zmiana wpłynie na wysokość kosztów pośrednich. Koszty w metodologii powinny być tak podzielone na jednorodne grupy aby móc przyporządkować do nich właściwy nośnik.

Np.

• % powierzchni, 20m

/250m

=8%

• współczynnik kosztów bezpośrednich

koszty bezpośrednie projektu / obrót = 11,2%

Beneficjent jest ograniczony w zaleŜności od wartości projektu następującymi limitami:

• do 20% bezpośrednich kosztów projektu pomniejszonych o wydatki

dotyczące cross-financingu – w przypadku projektów o wartości do 2 mln PLN;

• do 15% bezpośrednich kosztów projektu pomniejszonych o wydatki dotyczące cross-financingu – w przypadku projektów o wartości od 2 do 5 mln PLN włącznie;

• do 10% bezpośrednich kosztów projektu pomniejszonych o wydatki dotyczące cross-financingu – w przypadku projektów o wartości powyŜej 5 mln PLN.

Właściwy limit procentowy wynika ze wskazanej przez beneficjenta na etapie konstruowania budŜetu projektu metodologii wyliczania kosztów pośrednich.

W przypadku rozliczania kosztów pośrednich ryczałtem, procentowy limit kosztów pośrednich jest wskazany w umowie o dofinansowanie projektu. Limit ten jest podstawą do rozliczania kosztów pośrednich we wnioskach o płatność w zaleŜności od wysokości przedstawianych do rozliczenia wydatków bezpośrednich pomniejszonych odpowiednio o cross-financing.

Beneficjent na bieŜąco dokonuje przeksięgowania odpowiedniej wysokości wydatków pośrednich oraz refundacji odpowiedniej kwoty z rachunku projektu w odniesieniu do poniesionych wydatków bezpośrednich.

Wartość zrefundowanych kosztów pośrednich wykazana w aktualnym wniosku o płatność powinna korelować z limitem kosztów pośrednich określonym w umowie o dofinansowanie.

Jednocześnie, we wniosku o płatność końcową beneficjent rozlicza koszty pośrednie kumulatywnie. Na ich wysokość będą miały wpływ oprócz kosztów bezpośrednich równieŜ wszelkiego rodzaju pomniejszenia, które dokonywane są na zakończenie realizacji projektu.

W sytuacji uznania kosztów bezpośrednich za niekwalifikowalne, w stosunku do których zostały naliczone i zrefundowane koszty pośrednie, one równieŜ ulegają odpowiedniemu pomniejszeniu.

Dokumenty dotyczące kosztów pośrednich rozliczanych ryczałtem nie podlegają ewidencjonowaniu w dokumentacji projektu, muszą natomiast być przechowywane zgodnie z obowiązującymi przepisami krajowymi.

Metodologia wyliczania kosztów pośrednich przedstawiona przez Beneficjenta na etapie ubiegania się o środki w ramach POKL moŜe zostać zweryfikowana podczas kontroli na miejscu.

Koszty pośrednie na postawie rzeczywiście poniesionych wydatków

Rozliczanie kosztów pośrednich na podstawie poniesionych wydatków jest moŜliwe w szczególności w przypadku gdy wyliczone koszty pośrednie beneficjenta są wyŜsze niŜ limity kosztów pośrednich, które moŜna rozliczać ryczałtem.

Beneficjent powinien przedstawić w załączonym do wniosku o dofinansowanie projektu szczegółowym budŜecie projektu, uzasadnienie dla wykazanej wartości kosztów pośrednich, które zamierza rozliczyć w projekcie, które powinno zawierać wyliczenie kwot poszczególnych kategorii kosztów pośrednich (na podobnych zasadach jak szczegółowy budŜet projektu dla wydatków bezpośrednich).

W przypadku rozliczania kosztów pośrednich na podstawie rzeczywiście poniesionych wydatków nie jest wykazywany limit procentowy kosztów pośrednich. Beneficjent rozlicza wydatki pośrednie na podstawie dokumentów księgowych do wysokości łącznej określonej w zatwierdzonym budŜecie projektu i wykazuje je w zestawieniu poniesionych wydatków załączanym do wniosku o płatność ze wskazaniem szczegółowym dokumentów rozliczanych w danym wniosku o płatność.

Jednocześnie, na beneficjencie spoczywa obowiązek zbierania i opisywania dokumentów księgowych na potwierdzenie poniesienia wydatków, które we wniosku o płatność zostały wykazane jako wydatki pośrednie i mogą podlegać kontroli na miejscu.

Beneficjent moŜe wnioskować o zmianę sposobu rozliczania kosztów pośrednich z ryczałtu na koszty pośrednie rozliczane na podstawie rzeczywiście poniesionych wydatków i w przypadku uzyskania zgody zawierany jest stosowny aneks.

Wszystkie do tej pory poniesione koszty pośrednie zostają uznane za niekwalifikowalne, naleŜy je wykazać we wniosku o płatność jako korekta finansowa. Mogą być ponownie wykazane w kolejnym wniosku o płatność, przy czym beneficjent powinien wykazać ich wartość (do wysokości wykazanej korekty finansowej) w załączniku nr 1 do wniosku o płatność oraz muszą one zostać potwierdzone dokumentami księgowymi i zarchiwizowane w dokumentacji projektu.

Nie jest moŜliwa zmiana sposobu rozliczania kosztów pośrednich dokumentowanych na podstawie wydatków rzeczywiście poniesionych na koszty pośrednie rozliczne ryczałtem.

Finansowanie wydatków

w ramach PO KL

Realizacja projektu wyłonionego do dofinansowania w procedurze konkursowej odbywa się na podstawie umowy o dofinansowanie.

•

projektu w ramach Działania 6.3 są wypłacane przez WUP :

– w 100% jako dotacja rozwojowa,

– w formie zaliczki w terminach i wysokościach określonych

w harmonogramie płatności, stanowiącym załącznik do umowy o dofinansowanie.

•

przekazywane na wyodrębniony

rachunek bankowy i co do zasady, płatności w ramach projektu

powinny być regulowane za pośrednictwem tego rachunku.

Przekazanie pierwszej transzy (zaliczki) dotacji rozwojowej nastęęęępuje:

• na podstawie umowy o dofinansowanie projektu pomiędzy beneficjentem a właściwą instytucją,

• w wysokości i terminie określonym w harmonogramie płatności,

• po złoŜeniu przez beneficjenta zabezpieczenia, o którym mowa w

umowie dofinansowanie projektu.

Przekazanie kolejnej transzy

• Pod warunkiem rozliczenia we wniosku o płatność co najmniej 70%

kwoty środków otrzymanych w ramach dotacji rowojowej, przy czym 70% rozpatrywane jest kumulatywnie, tzn. bierze się pod uwagę

dotychczas rozliczone wnioskami o płatność wydatki w stosunku do kumulatywnej kwoty środków, które Beneficjent otrzymał do tej pory na realizację projektu.

• W przypadku, jeśli upłynie termin złoŜenia wniosku o płatność, a Beneficjent nie będzie mógł rozliczyć 70% otrzymanych wcześniej środków, powinien złoŜyć tzw. wniosek „cząstkowy”, czyli nie rozliczający 70% środków.

Zatwierdzenie takiego wniosku nie będzie skutkowało przekazaniem kolejnej transzy.

• W momencie osiągnięcia wydatkowania środków na poziomie 70% składany jest kolejny wniosek o płatność, którego zatwierdzenie skutkowało będzie przekazaniem kolejnej transzy dotacji rozwojowej.

• Wszystkie projekty w ramach PO KL są rozliczane na podstawie wniosku beneficjenta o płatność. We wniosku tym Beneficjent wykazuje postęp finansowy i rzeczowy z realizacji projektu (nie ma sprawozdania).

• Wzór wniosku beneficjenta o płatność znajduje się w załączniku nr 5 do Zasad finansowania PO KL, Instrukcja wypełniania wniosku znajduje się w załączniku nr 6 do ww. Zasad.

• Wniosek beneficjenta o płatność wypełnia się w Generatorze Wniosków Płatniczych (formularz wniosku oraz załącznik 1)

• Wzór Szczegółowej charakterystyki udzielonego wsparcia

(część merytoryczna) znajduje się w załączniku nr 2 do Zasad

Wniosek o płatność jest składany w terminach określonych w umowie, nie rzadziej niŜ raz na 3 miesiące (w terminie 10 dni roboczych

od zakończenia okresu rozliczeniowego).

Wniosek jest składany w wersji papierowej i elektronicznej.

IW ma 20 dni roboczych od dnia jego wpłynięcia na dokonanie weryfikacji formalno-rachunkowej i merytorycznej – przy czym termin ten dotyczy kaŜdej złoŜonej wersji wniosku.

Płatność kolejnej transzy dotacji rozwojowej dla beneficjenta następuje

w terminie wskazanym w umowie, przy czym nie później niŜ w terminie 10 dni roboczych od dnia zatwierdzenia wniosku.

Dodatkowo, zgodnie z zapisami umowy o dofinansowanie projektu, Beneficjent zobowiązany jest do przekazania w formie elektronicznej, wraz z wnioskiem o płatność, informacji o wszystkich uczestnikach Projektu, zgodnie z

zakresem informacji określonym w załączniku nr 2 do wzoru umowy o dofinansowanie projektu.

Odrębna ewidencja

księgowa

Zgodnie z art. 60 lit. d) rozp. Rady (WE) nr 1083/2006 istnieje wymóg, aby

Beneficjenci oraz inne podmioty uczestniczące w realizacji projektów utrzymywały odrębny system księgowy albo odpowiedni kod księgowy dla wszystkich transakcji związanych z danym projektem.

Ze względu na rodzaj prowadzonej ewidencji i moŜliwość jej wykorzystania dla zapewnienia odrębnego ujęcia transakcji związanych z projektem, Beneficjentów w ramach PO KL moŜna podzielić na 2 grupy:

• Beneficjentów prowadzących pełną księgowość (wymóg zapewnienia odrębnego systemu księgowego albo odpowiedniego kodu księgowego

oznacza prowadzenie odrębnej ewidencji księgowej nie zaś odrębnych ksiąg rachunkowych),

• pozostałych Beneficjentów nie prowadzących pełnej księgowości (comiesięczne sporządzanie techniką komputerową w postaci arkusza

kalkulacyjnego Kumulatywnego zestawienia dokumentów potwierdzających poniesione wydatki dotyczące projektu nr … na koniec miesiąca : …/rok.. w oparciu o wzór załącznika do wniosku o płatność Zestawienie dokumentów potwierdzających poniesione wydatki objęte wnioskiem).

,

Zabezpieczenie prawidłowej

realizacji projektu

Formy zabezpieczenia

W przypadku konkursu ogłoszonego w ramach Działań 6.3 przez WUP w

Toruniu 30 września 2009 r. zabezpieczenie dotacji rozwojowe stanowić będzie weksel in blanco wraz z deklaracją wekslową (dotyczy to projektów, których wartość dofinansowania jest mniejsza bądź równa 4/10 mln PLN).

Zabezpieczenie prawidłowej realizacji projektu składane przez Beneficjenta obejmuje całkowitą kwotę przyznanego dofinansowania.

Z obowiązku składania zabezpieczenia zwolnione są jednostki sektora finansów publicznych na podstawie rozporządzenia Ministra Rozwoju

Regionalnego w sprawie szczegółowego sposobu dokonywania wydatków z realizacji programów operacyjnych.

.

Zabezpieczenie prawidłowej realizacji umowy jest składane w terminie 15 dni roboczych od daty podpisania umowy o dofinansowanie projektu, lecz nie później niŜ do dnia wypłaty pierwszej transzy dofinansowania (zakładamy jednak, Ŝe będzie to dzień podpisania umowy).

Od Beneficjentów będących osobami fizycznymi prowadzącymi działalność gospodarczą, wspólnikami spółek cywilnych, wspólnikami lub właścicielami spółki jawnej, komplementariuszami w spółkach komandytowych i komandytowo-akcyjnych wymagane jest oświadczenie współmałŜonków potwierdzające zgodę na zaciągnięcie zobowiązania lub oświadczenie o posiadaniu rozdzielności majątkowej, a w przypadku osób nie będących w związku małŜeńskim oświadczenie o nie pozostawaniu w związku małŜeńskim.

Zgodnie ze znowelizowaną ustawą z dnia 16 listopada 2006 r. o opłacie skarbowej (Dz. U. Nr. 225, poz. 1635 z późn. zm) nie pobiera się opłaty skarbowej od weksla in blanco, zatem Beneficjent nie ponosi kosztów jego wystawienia.

Zwrot zabezpieczenia

• po ostatecznym rozliczeniu umowy,

• na pisemny wniosek Beneficjenta.

Wydział POKL - Alina Lewalska

Dziękuję za uwagę

Toruń, 20 października 2009 r.

Spotkanie wspó^łfinansowane przez Uni^ę Europejsk^ą w ramach Europejskiego Funduszu Spo^łecznego