Zamówienia publiczne w roku 2022.
Dokumentacja na etapie przygotowania, przeprowadzenia postępowania i realizacji umowy.
W związku z szerokimi zmianami wprowadzonymi w regulacjach prawnych, został przygotowany przez zespół PiG autorski program, obejmujący praktyczną stronę przygotowania, przeprowadzenia postępowania i realizacji zamówienia publicznego, gdzie przedmiotem zamówienia jest dostawa lub usługa.
Ważne informacje o szkoleniu
Znaczna liczba błędów i nieprawidłowości, którą można znaleźć w prowadzonych postępowaniach wymusza konieczność zaproszenia Państwa na szkolenie i praktyczne zmierzenie się z nowymi wymaganiami czy obowiązkami, o których często zapominamy lub o nich nawet nie wiemy. Osoby rozpoczynające pracę w zamówieniach publicznych lub pragnące usystematyzować swoje doświadczenie często proszą o pełny i usystematyzowany zbiór informacji, procedur i dokumentów, które pozwoliłyby sprawnie przygotować i przeprowadzić postępowanie.
Często brakuje informacji jak przygotować i na co zwrócić uwagę w budowie:
ð warunków udziału w postępowaniu i podstaw do wykluczenia wykonawcy z postępowania, ð opisu przedmiotu zamówienia,
ð kryteriów oceny ofert,
ð „udostępniania zasobów” w celu potwierdzenia spełnienia warunków udziału w postępowaniu, ð strony elektronicznej i informatycznej postępowania,
ð umowy z wykonawcą,
ð umów o podwykonawstwo w robotach budowlanych.
Na przykładzie zdefiniowanej charakterystyki postępowania zostanie omówiona i udokumentowana cała procedura przygotowania i przeprowadzenia postępowania łącznie z ogłoszenie o zamówieniu, SWZ z załącznikami, protokołem postępowania, dokumentami które mogą być potrzebne na etapie przygotowania, przeprowadzenia postępowania oraz realizacji umowy i jej zakończenia (w tym przykładowy raport z realizacji umowy).
Ustalone parametry postępowania – wybrane elementy: przedmiot zamówienia – dostawa, wartość zamówienia poniżej progów unijnych, zamówienie klasyczne, warunki udziału w postępowaniu (doświadczenie), propozycje kryteriów oceny ofert, umowa poniżej 12 miesięcy, wskaźniki waloryzacyjne, wadium.
W trakcie szkolenia zostanie omówiona i udostępniona uczestnikom szkolenia dokumentacja pomocna na etapie przygotowania, prowadzenia postępowania, realizacji umowy. W materiale znajdzie się: pełna treść specyfikacji warunków zamówienia (swz) z załącznikami w trybie podstawowym (art. 275 pkt 1). Uczestnicy szkolenia będą także mieli możliwość pobrania pełnej elektronicznej wersji omówionej na zajęciach w tym swz z załącznikami (format: .docx).
Cel i korzyści
Uczestnicy szkolenia zapoznają się z kluczowymi elementami przygotowania do procedury zamówień publicznych w trybie podstawowym (bez negocjacji) w oparciu o art. 275 pkt 1 w tym: zasadami przygotowania SWZ z załącznikami. Uzyskają także wiedzę, w jaki sposób łączyć w jednym dokumencie (SWZ): potrzeby i wymagania opisane przedmiotem zamówienia, z przepisami prawa. Nie sam dokument, ale jego omówienie i praktyczne podpowiedzi są siłą tego szkolenia. Po zakończeniu szkolenia uczestnicy otrzymają w wersji elektronicznej propozycję dokumentu, na podstawie którego można przygotować postępowanie o udzielenie zamówienia w sposób szybki i efektywny. Późniejsze częste kontrole w jednostce i wynikające z niej możliwe nieprawidłowości w przygotowywanej dokumentacji są nieproporcjonalne do kosztu uczestniczenia w szkoleniu i wiedzy, którą pozyskuje uczestnik szkolenia oraz spokoju kierownika.
Dzień I. Etap przygotowania do postępowania.
1. Przypomnienie podstaw prawnych – zestawienie regulacji, które znać powinien zamawiający.
Zestawienie zmian wprowadzonych do systemu zamówień publicznych w ostatnich miesiącach.
2. Przygotowanie do postępowania objętego przepisami ustawy pzp – wpływ na wymagania i obowiązki zawarte w swz, ogłoszeniu o zamówieniu.
3. Opis przedmiotu zamówienia i wpływ na przygotowanie i prowadzenie postępowania. Punkty krytyczne i schemat weryfikacji w przypadku przygotowania opisu przedmiotu przez osoby lub podmioty zewnętrzne.
4. Warunki udziału w postępowaniu. Połączenie warunków udziału z wymaganiami w trakcie realizacji umowy. Podwykonawstwo oraz udostępnienie zasobów przez inny podmiot. Podmiotowe środki dowodowe.
5. Wykluczenie wykonawcy z postępowania. Budowa katalogu przypadków wykluczenia i wymaganych dokumentów podmiotowych.
6. Zasady kontaktu i porozumiewania się z wykonawcami w procedurach zamówień publicznych – wstęp. Rozwinięcie w II dniu szkolenia.
7. Wadium. Kiedy wymagać i na jakie elementy zwrócić uwagę w zapisach SWZ.
8. Kryteria oceny ofert. Budowa, opis i ograniczenia 60% kryterium ceny.
9. Cena oferty. Zasady wyliczenia i wpływ na przygotowany projekt umowy.
10. Umowa. Elementy kluczowe i powiązanie projektu umowy z zapisami SWZ w zakresie warunków udziału, kryteriów oceny ofert, terminu wykonania, kar umownych, podwykonawstwa. Zmiana umowy i waloryzacja.
11. Załączniki do SWZ – ich wpływ na prowadzenie postępowania i realizację umowy.
12. Elementy rozwiązań organizacyjnych na etapie przygotowania do postępowania. Oświadczenia, komisja przetargowa, eksperci.
13. Panel dyskusyjny. Pytania i odpowiedzi.
W tej części uczestnicy szkolenia otrzymają materiał szkoleniowy, który obejmuje (wersja elektroniczna):
è
zestawienie aktów prawnych koniecznych do przygotowania i prowadzenia postępowania (ok. 24 regulacji prawnych). Format .pdf,è
zapisana w pliku .pdf prezentacja, z której będzie korzystał prowadzący szkolenie w zakresie przygotowania do postępowania w tej części (dzień I),è
specyfikacja warunków zamówienia z załącznikami w wersji edytowalnej (.docx),è
zestawienie wybranych opinii, interpretacji i komentarzy w tym Urzędu Zamówień Publicznych,è
wybrane tezy wyroków Krajowej Izby Odwoławczej.Dzień II. Strona elektroniczna postępowań o udzielenie zamówienia publicznego.
1. Przypomnienie podstaw prawnych – zestawienie regulacji, które znać powinien zamawiający w zakresie „elektronicznych zamówień publicznych”.
2. Środki komunikacji elektronicznej na przykładzie oprogramowania do zamówień publicznych – miniPortal. Porównanie funkcjonalności.
3. Analiza zapisów dotyczących środków komunikacji elektronicznej w przykładowej SWZ (dzień I szkolenia).
4. Przygotowanie SWZ i załączników do udostępnienia na stronie prowadzonego postępowania – formaty plików, archiwizacja.
5. Wymagania przygotowania przez wykonawcę dokumentów elektronicznych składanych w postępowaniu.
6. Dokument elektroniczny, podpis elektroniczny wymagany w postępowaniu. Zasady walidacji i dokumentowania sprawdzenia dokumentu podpisanego podpisem elektronicznym (kwalifikowany, osobisty, zaufany).
7. Bezpieczeństwo informatyczne prowadzonego postępowania. Zestawienie punktów krytycznych.
Często popełniane błędy.
8. Składanie i otwarcie ofert składanych środkiem komunikacji elektronicznej. Dokumentowanie czynności.
9. Korzystanie ze skrzynki e-mail zamawiającego w procedurach zamówień publicznych. Wymagania oraz sytuacje konfliktowe.
10. Mechanizm badania i oceny dokumentu elektronicznego podpisanego elektronicznie.
11. Zasady i podpowiedzi dotyczące korzystania z platformy e-zamówienia (wszczęcie postępowania, prowadzenie postępowania).
12. Panel dyskusyjny. Pytania i odpowiedzi.
W tej części uczestnicy szkolenia otrzymają materiał szkoleniowy, który obejmuje (wersja elektroniczna):
è
zestawienie aktów prawnych dotyczących strony elektronicznej zamówień publicznych. Format .pdf,è
zapisana w pliku .pdf prezentacja, z której będzie korzystał prowadzący szkolenie w tej części (dzień II),è
dostęp do oprogramowania w zakresie elektronizacji zamówień publicznych omawianych na szkoleniu,è
zestawienie wybranych opinii, interpretacji i komentarzy w tym Urzędu Zamówień Publicznych,è
wybrane tezy wyroków Krajowej Izby Odwoławczej.Dzień III. Postępowanie o udzielenie zamówienia, zawarcie umowy i jej realizacja.
1. Przypomnienie podstaw prawnych – zestawienie regulacji, które znać powinien zamawiający w zakresie prowadzonego postępowania o udzielenie zamówienia i realizacji umowy.
2. Wszczęcie postępowania o udzielenie zamówienia w trybie podstawowym.
3. Prowadzenie protokołu postępowania „w toku postępowania”.
4. Komunikacja z wykonawcami przed terminem składania ofert. Oświadczenia z art. 56 ustawy pzp.
5. Zmiany w SWZ, w ogłoszeniu o zamówieniu. Wymagania proceduralne. Dokumenty.
6. Termin składania i otwarcia ofert. Informacje, przykładowe dokumenty, informacja na stronie prowadzonego postępowania.
7. Procedura badania i oceny ofert w tym:
7.1. Informacja o złożonych ofertach przekazywana Prezesowi UZP.
7.2. Oczywiste omyłki – dokumenty, czynności, opinie i interpretacje. Dokument informujący.
7.3. Rażąco niska „cena” – w jakich przypadkach, przykład żądania wyjaśnień skierowany do wykonawcy.
7.4. Wyjaśnienia, żądanie uzupełnienia dokumentów. Przykład w oparciu o art. 128 ustawy pzp.
7.5. Badanie ofert pod kątem postawionych warunków udziału w postępowaniu i braku podstaw wykluczenia. Przykłady i przykładowe dokumenty. Opinie i interpretacje.
7.6. Kryteria oceny ofert – wyjaśnienia, punktacja.
7.7. Żądanie podmiotowych środków dowodowych. Przykładowe rozwiązania oraz tezy wyroków KIO, opinie UZP.
7.8. Decyzja o odrzuceniu oferty.
7.9. Decyzja o unieważnieniu postępowania.
7.10. Decyzja o wyborze oferty najkorzystniejszej.
8. Informacja o wyborze oferty najkorzystniejszej, unieważnienie postępowania. Przykładowe dokumenty.
9. Zasady udostępnienia dokumentacji z postępowania.
10. Zawarcie umowy – udzielenie zamówienia. Ogłoszenie o wynikach postępowania.
11. Realizacja umowy – zmiany i zasady „dokumentowania”. Ogłoszenia do Biuletynie Zamówień Publicznych o zmianie umowy.
12. Wykonanie zamówienia. Ogłoszenie w BZP.
13. Raport o zmianie umowy. Zasady przygotowania oraz przykładowe rozwiązanie.
14. Panel dyskusyjny. Pytania i odpowiedzi.
W tej części uczestnicy szkolenia otrzymają materiał szkoleniowy, który obejmuje (wersja elektroniczna):
è
zestawienie aktów prawnych dotyczących tego etapu prowadzonego postępowania. Format .pdf,è
zapisana w pliku .pdf prezentacja, z której będzie korzystał prowadzący szkolenie w tej części (dzień III),è
przykłady dokumentów, informacji pomocnych na tym etapie procedury Zamawiającemu w prowadzeniu postępowania oraz realizacji umowy,è
zestawienie wybranych opinii, interpretacji i komentarzy w tym Urzędu Zamówień Publicznych,è
wybrane tezy wyroków Krajowej Izby Odwoławczej.Dzień IV. Panel pytań, analiza przykładów zgłoszonych przez uczestników szkolenia.
Uczestnicy szkolenia będą mieli możliwość w terminie zakreślonym w III dniu szkolenia przesłania swoich pytań i propozycji rozwiązań, które wymagają wyjaśnień lub analizy w związku z procedurami zamówień publicznych.
Standardowo przyjęto zasadę: jeden temat, zakres, dokument zgłaszany jest przez jednego uczestnika szkolenia.
Prowadzący szkolenie, po wcześniejszym otrzymaniu zagadnienia tematycznego, którym jest zainteresowany uczestnik szkolenia, dokonają podziału danego tematu na pokoje dyskusyjne. Informacja o tym, które zagadnienie będzie omawiane przez danego prowadzącego będzie udostępniona wszystkim uczestnikom szkolenia.
Osoby, które nie zdefiniują / zgłoszą zagadnienia dotyczącego zamówień publicznych objętych tematyką szkolenia, będą mogli samodzielnie dokonać wyboru pokoju dyskusyjnego przed IV dniem szkolenia lub w trakcie jego trwania.
Przy braku odpowiedniej liczby zgłoszeń tematycznych prowadzący wspólnie będą prowadzić szkolenie w IV dniu, omawiając zagadnienia, dokumenty czy przykłady zgłoszone przez uczestników.
Będzie także możliwość zadania pytania w trakcie trwania tej części szkolenia.
Serdecznie zapraszamy!
Grzegorz Basiński Piotr Sperczyński
