Protokół kontroli. Inspektor ds. kontroli zewnętrznej i wewnętrznej Józef Błyszko;

Łobez 21.05.2009r.

Protokół kontroli

Na podstawie upoważnienia Starosty Łobeskiego (Znak: KW.JB/0114-22/09) z dnia 05.05.2009 r. przeprowadzono kontrolę następczą w Zarządzie Dróg Powiatowych w Łobzie

Jednostka kontrolowana:

Zarząd Dróg Powiatowych 73-150 Łobez

ul. Niepodległości 35

Kontrole przeprowadził:

Inspektor ds. kontroli zewnętrznej i wewnętrznej____________________ Józef Błyszko;

Tematyka kontroli:

1. Gospodarka finansowa w 2009 roku.

a. Plan finansowy jednostki i wydatki bieżące.

b. Terminowość regulowania zobowiązań.

2. Gospodarka rzeczowymi składnikami majątku.

a. Oznaczenie majątku numerami identyfikacyjnymi i przypisanie odpowiedzialności materialnej pracownikom.

b. Gospodarka magazynowa.

Termin przeprowadzenia kontroli :

od 11 do 20 maja 2009 roku Informacji udzielali i byli obecni:

Dyrektor Zarządu Dróg Powiatowych w Łobzie_______________ Wiesław Bernacki;

Główna Księgowa ZDP w Łobzie __________________________ Alicja Orzechowska;

W wyniku czynności kontrolnych ustalono:

A. Gospodarka finansowa w 2009 roku.

Skontrolowano następujące dokumenty dotyczące gospodarki finansowej Zarządu Dróg Powiatowych:

1. Plan finansowy jednostki i wydatki bieżące.

Skontrolowano wydatki w paragrafie - 4300- Zakup usług pozostałych

Lp. Nr ewidencji księgowej

Nr faktury VAT lub rachunku

Kwota w złotych Uwagi

1 F/8 11/XII/2008 2140,00

2 F/9 10/XII/2008 2140,00

3 F/10/1-3 00004/09 70,52 4 F/22 FV-00001/EOZ05/3316-

000/P/01/09

423,00

5 F/23 131/2009 12,69

6 F/27/1-4 14/MR/2009 1425,47

7 F/55 3/UK/2009 7691,20

8 F/56/1-3 087/01/09 1753,14

9 F/70 FV/17/2009 7538,22

10 F/71 FV/18/2009 8315,23

11 F/72 11/01/2009 958,92

12 F/73 7/01/2009 2159,61

13 F/74 8/01/2009 14037,09

14 F/75 9/01/2009 8991,49

15 F/82 63/2/09 15732,89

16 F/83 04/2009 380,00 Rachunek

17 F/121/1-3 090/02/09 1753,14

18 F/127 FV/49/2009 9103,50

19 F/128 FV/50/2009 17334,14

20 F/132 9/UK/2009 9773,03

21 F/139 12/02/2009 23340,82

22 F/140 13/02/2009 13367,28

23 F/141 14/02/2009 3632,86

24 F/142 6/02/2009 391,62

25 F/144 267/09/C 140,30

26 F/166 61/2009 1354,20

27 F/172 30/2009 98,00

28 F/175 F.T.03/122 112,00

29 F/179 F.T.03/126 60,00

30 F/180 F.T.03/125 60,00

31 F/210 889/2009 100,51

32 F/211 888/2009 196,62

33 F/212 887/2009 109,36

34 F/213 886/2009 120,65

35 F/215/1-3 00036/09 54,90

36 F/221 0157/100/09 1220,00

37 F/225/1-3 111/03/09 1840,98

38 F/230 5/03/2009 2787,56

39 F/231 6/03/2009 2396,43

40 F/237 14/UK/2009 2140,00

41 F/242 FV/83/2009 3136,16

42 F/253 180/3/09 2923,89

43 F/162/1-3 305/MR/2009 1024,80

44 F/271/1-3 03/03/2009 15257,40

45 F/307 104/04/09 1840,98

RAZEM

189960,60

Skontrolowano wydatki w paragrafie - 4260- Zakup energii Lp. Nr ewidencji

księgowej

Nr faktury VAT

Kwota w złotych Uwagi 1 F/12/1-3 0007064/150 1819,85

2 F/89/1-4 6140035383 1396,79 3 F/98 0007064/151 1806,22 4 F/167/1-4 0007064/152 1322,15 5 F/257/1-3 6140036965 1445,02 RAZEM

7790,03

Skontrolowano wydatki w paragrafie -4270- Zakup usług remontowych Lp. Nr ewidencji

księgowej

Nr faktury VAT

Kwota w złotych Uwagi 1 F/133/1-2 F0078/2009 70,00

2 F/134/1-3 7/2009 183,00 3 F/193 W/148/03/09 1786,00 4 F/234/1-3 F0111/2009 90,00

5 F/246 08/2009 10980,00

6 F/266 11/04/09 5075,20 RAZEM

18184,20

Skontrolowano wydatki w paragrafie -4410- Podróże służbowe krajowe Lp. Nr ewidencji

księgowej Nr faktury VAT Kwota w złotych Uwagi

1 F/28 3/2009 47,10

2 F/29 2/2009 66,86 **

3 F/44 14/01/09 100,30 *

4 F/105 4/2009 58,60

5 F/117 5/2009 37,80

6 F/150 8/2009 11,50

7 F/201 9/2009 93,61 **

RAZEM

415,77

* - delegacja wystawiona w Starostwie Łobeskim;

** - skontrolowano naliczenie km na trasie Łobez – Nowogard;

Skontrolowano wydatki w paragrafie -4210- Zakup materiałów i wyposażenia

Lp. Nr ewidencji księgowej

Nr faktury VAT Kwota w złotych Uwagi

1

F/10/1-3 00004/09 2320,05

2 F/33/1-5 F/0307/01/09 1677,00 3 F/34 68/0/09 775,60 4 F/35/1-4 0021/2009 2645,00 5 F/53 20/2009 2684,00 6 F/65/1-3 7423/1/09 6357,63 7 F/129/1-3 213/2/2009 2633,28 8 F/136/1-3 448/2/2009 5289,52 9 F/147/1-2 39/S 52948,00

10 F/154 44/S 1892,83

11 F/156 F/0112/03/09 698,01 12 F/159 110/03/09 2419,89 13 F/160 83/M/09 4013,80 14 F/171 00031/09 3140,00 15 F/195 159/2009 6478,20 16 F/196 158/2009 10431,00 17 F/215/1-3 00036/09 2540,02 18 F/234/1-3 F0111/2009 2767,40 19 F/235 F0120/2009 1520,00

20 F/261 89/09 7320,00

21 F/267 89/1PK/2009 274,13 23 F/277 00069/09 1340,00 24 F/318/1-3 1562/4/09 12250,38

25 F/322 132/09 14640,00

RAZEM

149055,74

Razem skontrolowana kwota wydatków wg skontrolowanych dokumentów finansowych od stycznia do kwietnia 2009 r wynosiła -

349040,34

Skontrolowane dokumenty finansowe były:

- sprawdzone pod względem merytorycznym, formalnym i rachunkowym;

- prawidłowo zakwalifikowane do odpowiednich podziałek klasyfikacji budżetowej i zaopatrzone w symbolikę kont;

- na każdym sprawdzonym dokumencie finansowym, jest szczegółowo opisany cel zakupu, data wpływu oraz termin zapłaty;

- wydatków dokonano przestrzegając Ustawy o zamówieniach publicznych;

W skontrolowanej jednostce budżetowej prowadzony jest rejestr wszystkich dokumentów przychodzących i wychodzących ,,Dziennik Korespondencyjny”.

Założony w dn. 02.01.2009 r.

W dniu kontroli tj. 13.05.2009 r_____________ ostatni Nr ewidencyjny -700.

Od 02.01.09 r do 30.04.09 r________________ Nr ewidencyjny -636.

W skontrolowanej jednostce budżetowej prowadzony jest ,,Rejestr Faktur VAT”

założony od 02.01.2009 r. zawierający następujące pozycje:

• Nr rejestru(wg. dziennika korespondencyjnego);

• Nr faktury;

• Cena;

• Nazwa towaru/Usługi;

• Podstawa prawna- Ustawy prawo zamówień publicznych;

• Nazwa dostawcy;

• Cena

Księgowość prowadzi dodatkowo ,,Książkę wpływu faktur i rachunków” z pozycjami:

• Nr faktury/rachunku;

• Kontrahent;

• Usługa;

• Kwota do zapłaty;

• Data wysłania;

• Data wpływu;

• Termin zapłaty;

• Data przelewu;

Kontrola delegacji krajowych służbowych wykazała:

Skontrolowano naliczenie odległości na trasie Łobez- Nowogard- Delegacja 2/2009 Łobez – Nowogard km 40 x 2 == 80 km;

Delegacja 9/2009 Łobez – Nowogard km 56 x 2 == 112 km;

Delegacja została wystawiona pracownikom na przejazd samochodem osobowym prywatnym na badania okresowe do lekarza specjalisty medycyny pracy.

W drodze powrotnej jeden z pracowników został odwieziony do miejsca zamieszkania zgodnie z poleceniem Dyrektora Zakładu- wyjaśnienie ustne Głównej księgowej.

Wyjaśnienie zostało uwzględnione- nie wnoszę uwag.

• podróże służbowe odbywały się na podstawie jednorazowych poleceń wyjazdu służbowego wystawionego przez pracodawcę;

• podróże służbowe były prawidłowo dokumentowane m. in. prze ujmowanie poleceń wyjazdu w rejestrze oraz właściwe wypełnienie;

• przestrzegano zasady rozliczania wyłącznie kosztów podróży służbowych krajowych odbywanych w terminie i miejscu oraz środkiem lokomocji wskazanym przez pracodawcę w poleceniu wyjazdu służbowego;

• prawidłowo rozliczono koszty wyjazdów służbowych, w tym naliczenia:

• należnego ryczałtu na dojazdy środkiem komunikacji miejskiej;

• należnych diet;

• przyjmowano prawidłową stawkę za 1 km przebiegu;

W jednostce budżetowej prowadzony jest Zeszyt ,,Rejestr Delegacji” na 2009 rok.

Do dn. 13.05.2009 r wydano wg rejestracji 12 delegacji służbowych krajowych.

Wg planu finansowego na 2009 rok budżet jednostki wynosił

4002233,00

Zgodnie z Ustawą z dnia 30 czerwca 2005 roku o finansach publicznych- Art.187;

skontrolowano wydatki na kwotę

349040,34

8,72

2. Terminowość regulowania zobowiązań.

Skontrolowane dokumenty finansowe (faktury, rachunki, wyciągi bankowe), ,,Książkę wpływów faktur i rachunków” potwierdzają terminowe regulowanie

zobowiązań finansowych przez jednostkę budżetową.

B. Gospodarka rzeczowymi składnikami majątku.

a. Oznaczenie majątku numerami identyfikacyjnymi

i przypisanie odpowiedzialności materialnej pracownikom.

Środki trwałe oznaczono numerami identyfikacyjnymi zgodnie z oznaczeniami tych środków w ,,Książce środków trwałych” na podstawie klasyfikacji środków trwałych wprowadzonych w życie rozporządzeniem Rady Ministrów z dnia 30 grudnia 1999 r w sprawie Klasyfikacji Środków Trwałych(KŚT) (Dz. U. Nr112. poz.1317).

Skontrolowano ,,Książkę środków trwałych”- założona 01.01.2002/ ponumerowana 96 stron I. Strona 29 pozycja 12- Ramię hydrauliczne- 52948,00 zł;

Oznaczono zgodnie z KŚT- ZDP/5/58582-9/1- INNE MASZYNY DO ROBÓT DROGOWYCH

Protokół zdawczo- odbiorczy podpisany przez pracownika w dn. 03.03.2009 r.

II. Strona 43 pozycja 12- Ciągnik PRONAR- ZLO T249- 77470,00 zł Oznaczono zgodnie z KŚT- ZDP/7/74/746/3-

CIĄGNIKI

Protokół zdawczo- odbiorczy podpisany przez pracownika w dn. 20.01.2009 r.

Powierzenie mienia pracownikom zostało prawidłowo przeprowadzone tzn. oddane pracownikom w okolicznościach umożliwiających im jego zwrot lub wyliczenie się.

Powierzone mienie pracownikom zostało przekazane w oparciu o przepisy art. 124 Ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r.- Kodeks Pracy.

b. Gospodarka magazynowa.

Magazynier skontrolowanej jednostki budżetowej posiada na piśmie- ,,Umowę o odpowiedzialności materialnej z dn. 18.01.2008 r.”

W jednostce prowadzona jest bardzo szczegółowo ewidencja środków trwałych na dokumentacji kartotekowej.

Obowiązują następujące dokumentu ewidencji środków trwałych:

• Magazyn przyjmie- P;

• Magazyn wyda- PZ;

• Rozchód wewnętrzny- RW;

• Przychód z zewnątrz- PZ;

Każdy pracownik posiada ,,Kartę ewidencyjną wyposażenia” na której kwituje otrzymany sprzęt do wykonywania pracy.

Karty pracowników znajdują się w segregatorze.

Drogą losową skontrolowano:

• Karta ewidencyjna wyposażenia- Nr 13;

• Przyjęcie środka trwałego- OT Nr 7- Ciągnik/PRONAR- 77470,00 zł

• Przyjęcie środka trwałego- OT Nr 7- Ramię hydrauliczne- 52948,00 zł;

Dokumentacja magazynowa prowadzona jest na bieżąco oraz przestrzegane są zasady przyjmowania i wydawania materiałów określonych w ,,Instrukcji Magazynowej”

Skontrolowano magazyn części zamiennych i materiałów używanych do wykonywania określonych zadań remontowych.

Części zamienne i inne materiały remontowe znajdują się w magazynie, poukładane wg określonych potrzeb, poukładane na półkach.

Ilości części i materiałów wpisane są w kartoteki, które są poukładane grupami/tematycznie w segregatorach.

Skontrolowane drogą losową ilości stanów części i materiałów były zgodne i stanami zapisanymi na kartotekach.

W pomieszczeniach magazynowych panuje idealny porządek, materiały są prawidłowo zabezpieczone przed zniszczeniem i kradzieżą.

Zakład jest chroniony przez wyspecjalizowaną spółkę ochroniarską.

Nie stwierdziłem nieprawidłowości w prowadzeniu gospodarki magazynowej w ZDP w Łobzie.

Skontrolowany może w terminie 7 dni od otrzymania protokołu wnieść odwołanie do Starosty Łobeskiego.

Dyrektor ZDP w Łobzie Wiesław Bernacki_______________________________

Inspektor ds. kontroli Józef Błyszko_____________________________________

Protokół sporządzono w 3 egzemplarzach i jest do wglądu:

• Dyrekcja ZDP w Łobzie;

• Starostwo Łobeskie(Skarbnik);

• Inspektor ds. kontroli;

Załączniki:

• Nr 1- Upoważnienie do kontroli;

• Nr 2- Plan finansowy ZDP w Łobzie na 2009 r.