WK-6005-75/04 Kraków, 2004-11-25
Pan
Bogdan Kwartnik Kierownik
Gospodarstwa Pomocniczego
przy Małopolskim Zarządzie Melioracji i Urządzeń Wodnych
w Krakowie
Regionalna Izba Obrachunkowa w Krakowie działając na podstawie przepisów ustawy z dnia 7 października 1992 r. o regionalnych izbach obrachunkowych (tekst jednolity z 2001 r., Dz. U. Nr 55, poz. 577 z późn. zm.) przeprowadziła kontrolę problemową Gospodarstwa Pomocniczego przy Małopolskim Zarządzie Melioracji i Urządzeń Wodnych w Krakowie w zakresie funkcjonowania gospodarstw pomocniczych jednostek sektora finansów publicznych.
Ustalenia kontroli zawarte w dwustronnie podpisanym protokole z kontroli w dniu 13 października 2004 r.
wykazały nieprawidłowości w gospodarce finansowej, do których w szczególności zaliczyć należy:
– zawarcie w § 3 Regulaminu Gospodarstwa Pomocniczego określającym zakres działania zapisu, zgodnie z którym do jego zadań zalicza się między innymi prowadzenie obsługi inwestycyjnej na zasadzie umów powierniczych dotyczących reelektryfikacji wsi, wiejskiego budownictwa kubaturowego oraz sta łych składowisk odpadów. Powyższe zapisy nie mieszczą się w zakresie zadań przypisanych w Statucie do realizacji jednostce macierzystej, tj. Małopolskiemu Zarządowi Melioracji i Urządzeń Wodnych w Krakowie.
Zgodnie z unormowaniami art. 20 ust. 1 ustawy z dnia 26 listopada 1998 r. o finansach publicznych gospodarstwo pomocnicze stanowi wyodrębnioną z jednostki budżetowej, pod względem organizacyjnym i finansowym, cześć jej działalności podstawowej lub ubocznej. Jednocześnie przedmiotowy Regulamin nie został dostosowany do aktualnie obowiązujących przepisów prawnych ponieważ podstawa jego opracowania, tj. rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 8 maja 1991 r. w sprawie gospodarstw pomocniczych jednostek budżetowych utraciło moc z dniem 31 grudnia 2000 r.,
– nieprzeprowadzanie w roku 2003 finansowej wewnętrznej kontroli funkcjonalnej pomimo, iż osoby wskazane do jej wykonywania, zasady oraz częstotliwość określono w treści zarządzenia Kierownika Gospodarstwa Pomocniczego nr 1/2003 z dnia 31 stycznia 2003 r. w sprawie wprowadzenia procedury kontroli wewnętrznej,
– niedostosowanie uregulowań wewnętrznych dotyczących dokumentacji opisującej przyjęte zasady rachunkowości do wymogów ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości, w szczególności poprzez:
• niewskazanie w formie pisemnej przez kierownika jednostki, programów komputerowych stosowanych w Gospodarstwie Pomocniczym do prowadzenia ksiąg rachunkowych, czym nie dopełniono wymogu określonego art. 10 ust. 1 pkt 3 lit. „c” w związku z art. 10 ust. 2 ustawy,
• nieokreślenie roku obrotowego i wchodzących w jego skład okresów sprawozdawczych – niezgodnie z art. 10 ust. 1 pkt 1 ustawy,
• niewskazanie wykazu zbiorów danych tworzących księgi rachunkowe na komputerowych nośnikach danych z określeniem ich struktury, wzajemnych powiązań oraz ich funkcji w organizacji całości ksiąg rachunkowych
i w procesach przetwarzania danych – niezgodnie z art. 10 ust. 1 pkt 3 lit. „b” ustawy,
2
• nieokreślenie systemu służącego ochronie danych i ich zbiorów, w tym dowodów księgowych, ksiąg rachunkowych i innych dokumentów stanowiących podstawę dokonanych w nich zapisów – niezgodnie z art. 10 ust. 1 pkt 4 ustawy,
– przypadki ujmowania w ewidencji księgowej dowodów źródłowych niezweryfikowanych pod względem merytorycznym i formalno-rachunkowych, co stanowi o nie dopełnieniu wymogów stawianych przez art. 21 ust. 1 pkt 6 ustawy o rachunkowości oraz § 2 pkt 2 Zarządzenia nr 3/2002 Kierownika Gospodarstwa z dnia 20 grudnia 2002 r. w sprawie Instrukcji obiegu i kontroli dokumentów księgowych. Kontroli poddano próbę 266 dowodów źródłowych stwierdzając, że w 16 dowodach nie dokonano sprawdzenia poprawności operacji pod względem merytorycznym, a w 8 dowodach pod względem formalno- rachunkowym,
– nieprowadzenie w 2003 r. i pierwszym półroczu 2004 r. ewidencji księgowej przychodów według paragrafów klasyfikacji budżetowej, co narusza postanowienia art. 13 ustawy z dnia 26 listopada 1998 r. o finansach publicznych,
– brak uszczegółowienia przychodów i wydatków, wykazywanych w planach finansowych sporządzonych na lata 2003 i 2004 przez Gospodarstwo Pomocnicze, do paragrafów klasyfikacji bud żetowej, czym naruszono postanowienia § 40 ust. 2 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 29 grudnia 2000 r. w sprawie szczegółowych zasad gospodarki finansowej jednostek budżetowych, zakładów budżetowych, gospodarstw pomocniczych jednostek budżetowych oraz szczegółowych zasad i terminów rocznych rozliczeń i wpłat do budżetu przez zakłady budżetowe i gospodarstwa pomocnicze jednostek budżetowych,
– sporządzanie sprawozdań budżetowych niezgodnie z zasadami wskazanymi w rozporz ądzeniu Ministra Finansów z dnia 13 marca 2001 r. w sprawie sprawozdawczości budżetowej między innymi poprzez:
• ujęcie nieprawidłowo w sprawozdaniu Rb-31 z wykonania planów finansowych:
⇒ sporządzonym za okres od początku roku do dnia 31 grudnia 2003 r. w dziale A, § 0830 (kolumna należności) przychodów, uzyskiwanych z dzierżawy majątku, należnych jednostce macierzystej w kwocie 8.746,50 zł oraz w dziale B, § 4500 (kolumna wykonanie) kwoty 9.840,00 zł stanowiącej zwrot dochodów uzyskanych z wykorzystania majątku Województwa Małopolskiego,
⇒ sporządzonym za okres od początku roku do dnia 30 czerwca 2004 r. w dziale A, § 0830 (kolumna należności) przychodów, uzyskiwanych z dzierżawy majątku, należnych jednostce macierzystej w kwocie 17.967,01 złotych,
Przytoczone działanie stanowi naruszenie unormowań rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 25 marca 2003 r. w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów i wydatków oraz przychodów i rozchodów oraz § 10 ust. 1 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 13 marca 2001 r. w sprawie sprawozdawczości budżetowej.
• ujęcie nieprawidłowo w sprawozdaniu Rb-31 z wykonania planów finansowych sporządzonym za okres od początku roku do dnia 31 grudnia 2002 r. w części B „Koszty i inne obciążenia” w § 4300 w kolumnie
„Wykonanie” kwoty 62.801,74 zł, która jest niezgodna z danymi wynikającymi z prowadzonej ewidencji księgowej. Prawidłowa kwota zgodnie z urządzeniami księgowymi powinna wynosić 43.801,74 zł.
Powyższe narusza unormowania § 10 ust. 2 rozporządzenia,
• sporządzenie sprawozdania Rb-31 za okres od początku roku do dnia 30 czerwca 2004 r. niezgodne z danymi wynikającymi z prowadzonej ewidencji księgowej. W sprawozdaniu wykazano zobowiązania w wysokości 80.941,84 zł pomimo, że na kontach zespołu „2” zobowiązania zamknęły się sumą 66.379,49 zł. Przytoczone działanie narusza § 10 ust. 2 rozporządzenia,
• ujęcie w sprawozdaniach danych niezgodnych z dokumentami ksi ęgowymi ujętymi w ewidencji księgowej:
⇒ w sprawozdaniu Rb-N o stanie należności za okres od początku roku do dnia 31 grudnia 2003 r. wykazano należności wymagalne w kwocie 13.251,87 zł z pominięciem sald kont analitycznych o łącznej wartości 7.335,79 zł,
3
⇒ w sprawozdaniu Rb-N o stanie należności za okres od początku roku do dnia 30 czerwca 2004 r. wykazano należności wymagalne w kwocie 13.587,07 zł z pominięciem sald kont analitycznych o łącznej wartości 11.622,33 zł,
⇒ w sprawozdaniu Rb-Z o stanie zobowiązań według tytułów dłużnych oraz gwarancji i poręczeń za okres od początku roku do dnia 31 grudnia 2002 r. nie wykazano zobowiązań wymagalnych wobec budżetu jednostki macierzystej, pomimo iż w urządzeniach księgowych saldo Ma konta 2256 - dochody budżetu posiadało wartość 5.831,00 zł,
⇒ w sprawozdaniu Rb-Z o stanie zobowiązań wg tytułów dłużnych oraz gwarancji i poręczeń za okres od początku roku do dnia 31 grudnia 2003 r. wykazano zobowiązania wymagalne w kwocie 8.746,50 zł zamiast w prawidłowej wartości 9.554,75 zł,
⇒ w sprawozdaniu Rb-Z o stanie zobowiązań wg tytułów dłużnych oraz gwarancji i poręczeń za okres od początku roku do dnia 30 grudnia 2004 r. wykazano zobowiązania wymagalne w wysokości 13.282,50 zł z pominięciem sald kont analitycznych w łącznej wartości 985,65 zł,
Wykazanie w ww. sprawozdaniach kwot niezgodnych ze stanem faktycznym wynikaj ącym z dokumentów księgowym stanowi naruszenie § 10 ust. 1 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 13 marca 2001 r. w sprawie sprawozdawczości budżetowej.
– nieodprowadzenie do budżetu Małopolskiego Zarządu Melioracji i Urządzeń Wodnych w Krakowie dochodów otrzymanych w 2003 r. na kwotę 7.200,00 zł netto oraz w 2004 r. na kwotę 5.600,00 zł netto w wyniku realizacji umów nr VII/1/GP/2003 z dnia 25 marca 2003 r. oraz nr VII/1/GP/2004 z dnia 2 stycznia 2004 r. Przedmiotowe dochody, które zostały zatrzymane w Gospodarstwie Pomocniczym były osiągnięte z wykorzystaniem majątku Województwa Małopolskiego. Nieprzekazanie wskazanych powyżej dochodów z majątku do budżetu jednostki macierzystej stanowi naruszenie art. 67 ust. 2 pkt 2 ustawy z dnia 5 czerwca 1998 r. o samorządzie województwa, art. 11 pkt 7 ustawy z dnia 26 listopada 1998 r. o dochodach jednostek samorządu terytorialnego w latach 1999-2003 oraz art. 6 ust. 1 pkt 2 ustawy z dnia 13 listopada 2003 r. o dochodach jednostek samorządu terytorialnego,
– świadczenie usług, w ramach poszczególnych typów działalności, przez Gospodarstwo Pomocnicze na rzecz Małopolskiego Zarządu Melioracji i Urządzeń Wodnych w Krakowie z naruszeniem zasady określonej w art. 20 ust. 9 ustawy z dnia 26 listopada 1998 r. o finansach publicznych, według której gospodarstwo pomocnicze dokonuje sprzedaży usług na rzecz jednostki macierzystej po kosztach własnych. Powyższe dotyczy na przykład poniżej wymienionych rodzajów działalności:
• w 2003 r.: obsługi magazynu – strata w wysokości 15.693,50 zł, dozoru i konserwacji wałów - zysk w wysokości 10.013,99 zł,
• w 2004 r.: obsługi magazynu – strata w wysokości 967,72 zł, dozoru i konserwacji wałów – zysk w wysokości 4.776,58 zł,
– rozliczanie w latach 2002-2003 wykonanych robót na rzecz jednostki macierzystej niezgodnie z zasadami wskazanymi w umowie Nr 1/01 z dnia 2 stycznia 2001 r. Nieprawid łowość przejawiała się wystawianiem przez Gospodarstwo Pomocnicze na rzecz Małopolskiego Zarządu Melioracji i Urządzeń Wodnych w Krakowie faktur za wykonane w danym miesiącu usługi, które były faktycznie rozliczane w oparciu o koszty poniesione w miesiącu poprzednim,
– niespełnienie przez Gospodarstwo Pomocnicze warunku samofinansowania określonego w art. 20 ust. 2 ustawy o finansach publicznych. Gospodarstwo poniosło w latach 2001 – 2003 straty w następujących wysokościach odpowiednio: 189,92 zł, 676,17 zł, 1.945,41 zł,
Odpowiedzialność za powstałe nieprawidłowości ponoszą Kierownik oraz Główny Księgowy Gospodarstwa Pomocniczego przy Małopolskim Zarządzie Melioracji i Urządzeń Wodnych w Krakowie.
4
Przedstawiając powyższe ustalenia, Regionalna Izba Obrachunkowa w Krakowie prosi o podj ęcie skutecznych działań zmierzających do usunięcia ujawnionych nieprawidłowości poprzez realizację następujących wniosków pokontrolnych.
1. Dostosowanie zapisów zamieszczonych w Regulaminie Gospodarstwa Pomocniczego dotycz ących zakresu działalności do unormowań art. 20 ust. 1 ustawy z dnia 26 listopada 1998 r. o finansach publicznych, tak by działalność tej jednostki związana była wyłącznie z zakresem zadań przypisanych do realizacji jednostce macierzystej. Ponadto należy również uaktualnić treść Regulaminu do aktualnie obowiązujących przepisów normujących zasady funkcjonowania gospodarstw pomocniczych.
2. Zorganizowanie prawidłowo funkcjonującej kontroli wewnętrznej zgodnie z zasadami i częstotliwością wskazanymi w treści obowiązującego zarządzenia Kierownika Gospodarstwa Pomocniczego nr 1/2003 z dnia 31 stycznia 2003 r. w sprawie wprowadzenia procedury kontroli wewn ętrznej w Gospodarstwie Pomocniczym.
3. Dostosowanie regulacji wewnętrznych dotyczących przyjętych zasad (polityki) rachunkowości do obowiązujących przepisów ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości poprzez:
– wskazanie formą pisemną przez kierownika jednostki programów komputerowych stosowanych w Gospodarstwie Pomocniczym do prowadzenia ksiąg rachunkowych,
– określenie roku obrotowego i wchodzących w jego skład okresów sprawozdawczych,
– ustalenie zbiorów danych tworzących księgi rachunkowe na komputerowych nośnikach danych z określeniem ich struktury, wzajemnych powiązań oraz ich funkcji w organizacji całości ksiąg rachunkowych i w procesach przetwarzania danych,
– określenie systemu służącego ochronie danych i ich zbiorów, w tym dowodów księgowych, ksiąg rachunkowych i innych dokumentów stanowiących podstawę dokonanych w nich zapisów.
4. Przed ujęciem dowodów źródłowych w urządzeniach księgowych dokonywanie weryfikacji ich poprawności pod względem merytorycznymi i formalno-rachunkowym, stosownie do unormowań wewnętrznych i przepisów ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości.
5. Prowadzenie ewidencji przychodów w szczegółowości zgodnej z obowiązującą klasyfikacją budżetową, stosownie do przepisów zawartych w ustawie z dnia 26 listopada 1998 r. o finansach publicznych.
6. Opracowywanie planów finansowych będących podstawą gospodarki finansowej gospodarstwa pomocniczego w szczegółowości dział, rozdział i paragraf zgodnie z uregulowaniami § 40 ust. 2 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 29 grudnia 2000 r. w sprawie szczegółowych zasad gospodarki finansowej jednostek budżetowych, zakładów budżetowych, gospodarstw pomocniczych jednostek budżetowych oraz szczegółowych zasad i terminów rocznych rozliczeń i wpłat do budżetu przez zakłady budżetowe i gospodarstwa pomocnicze jednostek budżetowych.
7. Bezwzględne przestrzeganie unormowań § 10 ust. 1 i ust. 2 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 13 marca 2001 r. w sprawie sprawozdawczości budżetowej poprzez:
– sporządzanie sprawozdań budżetowych rzetelnie i prawidłowo pod względem merytorycznym i formalno-rachunkowym,
– wykazywanie w sprawozdaniach kwot zgodnych z danymi wynikającymi z prowadzonej ewidencji księgowej.
8. Zaliczanie poszczególnych rodzajów przychodów i kosztów do właściwych podziałek klasyfikacji budżetowej określonej rozporządzeniem Ministra Finansów z dnia 25 marca 2003 r. w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów i wydatków oraz przychodów i rozchodów.
9. Odprowadzanie na rachunek budżetu Małopolskiego Zarządu Melioracji i Urządzeń Wodnych w Krakowie dochodów osiągniętych z majątku Województwa Małopolskiego, które stanowią dochody własne wskazanej jednostki samorządu terytorialnego na podstawie zapisów art. 67 ust. 2 pkt 2 ustawy z dnia 5 czerwca 1998
5
r. o samorządzie województwa oraz art. 6 ust. 1 pkt 2 ustawy z dnia 13 listopada 2003 r. o dochodach jednostek samorządu terytorialnego. Ponadto należy przekazać na rachunek budżetu jednostki macierzystej dochody wraz z należnymi odsetkami uzyskane w latach 2003-2004 z tytułu wykorzystania majątku Województwa Małopolskiego (dotyczy realizacji umów nr VII/1/GP/2003 z dnia 25 marca 2003 r. oraz nr VII/1/GP/2004 z dnia 2 stycznia 2004 r.).
10. Przestrzeganie zasady, zgodnie z którą Gospodarstwo Pomocnicze świadczy usługi na rzecz jednostki macierzystej po kosztach własnych stosownie do zapisów art. 20 ust. 9 ustawy z dnia 26 listopada 1998 r. o finansach publicznych.
11. Stosowanie zasad rozliczeń, za wykonane usługi na rzecz jednostki macierzystej, określonych w umowie Nr III/122/ZEK/1/2003 z dnia 31 grudnia 2003 r., w szczególności poprzez rozliczanie kosztów poniesionych przez Gospodarstwo Pomocnicze na wykonanie usług w danym miesiącu w oparciu o faktycznie poniesione koszty w tym okresie.
12. Przestrzeganie w trakcie realizacji budżetu Gospodarstwa Pomocniczego zasady samofinansowania określonej art. 20 ust. 2 ustawy o finansach publicznych poprzez pokrywanie kosztów swojej dzia łalności z uzyskiwanych przychodów własnych z zastrzeżeniem możliwości otrzymywania z budżetu dotacji przedmiotowych.
13. Usunięcie innych usterek wykazanych w protokole kontrolnym, a nie ujętych w niniejszym piśmie.
Do wyżej wymienionych wniosków zawartych w wystąpieniu pokontrolnym przysługuje prawo zgłoszenia zastrzeżenia do Kolegium Izby – w terminie 14 dni od daty otrzymania niniejszego wystąpienia – stosownie do postanowień art. 9 ust. 3 i ust. 4 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych.
O sposobie wykorzystania wyników kontroli i realizacji niniejszego wystąpienia należy powiadomić Regionalną Izbę Obrachunkową w Krakowie – w terminie 30 dni od dnia doręczenia pisma.
Otrzymują:
1. adresat 2. a/a
Do wiadomości:
1. Marszałek Województwa Małopolskiego
2. Dyrektor
Małopolskiego Zarządu Melioracji i Urządzeń Wodnych w Krakowie.
