1
Załącznik do Zarządzenia nr 124/2020 Rektora UEP
z dnia 18 grudnia 2020 roku
REGULAMIN ORGANIZACYJNY
UNIWERSYTETU EKONOMICZNEGO W POZNANIU
(tekst jednolity)
2
Tekst jednolity Regulaminu organizacyjnego UEP uwzględnia zmiany wprowadzone:
1) Zarządzeniem nr 60/2019 Rektora UEP z dnia 25 października 2019 roku w sprawie zmiany Regulaminu organizacyjnego Uniwersytetu Ekonomicznego w Poznaniu, wprowadzonego Zarządzeniem nr 31/2019 Rektora UEP, wynikającej z likwidacji Katedry Logistyki i Transportu;
2) Zarządzeniem nr 74/2019 Rektora UEP z dnia 27 listopada 2019 roku w sprawie zmiany Regulaminu organizacyjnego Uniwersytetu Ekonomicznego w Poznaniu, wprowadzonego Zarządzeniem nr 31/2019 Rektora UEP, wynikającej ze zmiany nazwy Katedry Międzynarodowych Łańcuchów Dostaw na Katedra Logistyki i z utworzenia stanowiska Uczelnianego Koordynatora do spraw Systemu POL-on;
3) Zarządzeniem nr 53/2020 Rektora UEP z dnia 3 lipca 2020 roku w sprawie zmiany Regulaminu organizacyjnego Uniwersytetu Ekonomicznego w Poznaniu, wprowadzonego Zarządzeniem nr 31/2019 Rektora UEP, wynikającej z połączenia Katedry Polityki Pieniężnej i Rynków Finansowych oraz Katedry Inwestycji i Rynków Kapitałowych w jedną katedrę pod nazwą „Katedra Inwestycji i Rynków Finansowych”;
4) Zarządzeniem nr 74/2020 Rektora UEP z dnia 28 września 2020 roku w sprawie zmiany Regulaminu organizacyjnego Uniwersytetu Ekonomicznego w Poznaniu, wprowadzonego Zarządzeniem nr 31/2019 Rektora UEP, wynikającej z połączenia Katedry Badań Operacyjnych oraz Katedry Ekonomii Matematycznej w jedną katedrę pod nazwą „Katedra Badań Operacyjnych i Ekonomii Matematycznej”;
5) Zarządzeniem nr 100/2020 Rektora UEP z dnia 30 października 2020 roku w sprawie zmiany Regulaminu organizacyjnego Uniwersytetu Ekonomicznego w Poznaniu, wprowadzonego Zarządzeniem nr 31/2019 Rektora UEP;
6) Zarządzeniem nr 115/2020 Rektora Uniwersytetu Ekonomicznego w Poznaniu z dnia 1 grudnia 2020 roku w sprawie zmiany Regulaminu organizacyjnego Uniwersytetu Ekonomicznego w Poznaniu, wprowadzonego Zarządzeniem nr 31/2019 Rektora UEP;
7) Zarządzeniem nr 124/2020 Rektora Uniwersytetu Ekonomicznego w Poznaniu z dnia 18 grudnia 2020 roku w sprawie zmiany Regulaminu organizacyjnego Uniwersytetu Ekonomicznego w Poznaniu, wprowadzonego Zarządzeniem nr 31/2019 Rektora UEP, wynikającej z połączenia zespołów językowych w Studium Praktycznej Nauki Języków Obcych.
3
SPIS TREŚCI
Rozdział I POSTANOWIENIA OGÓLNE ... 6
Rozdział II STRUKTURA ORGANIZACYJNA UCZELNI ORAZ PODZIAŁ ZADAŃ W RAMACH TEJ STRUKTURY ... 9
Rozdział III KIEROWNICY JEDNOSTEK ORGANIZACYJNYCH ... 14
Rozdział IV ZASADY DZIAŁANIA ADMINISTRACJI ... 17
Rozdział V ORGANIZACJA ADMINISTRACJI ... 20
Załącznik nr 1 PION REKTORA ... 38
Biuro Rektora ... 38
Zespół Radców Prawnych ... 39
Dział Spraw Pracowniczych ... 41
Zespół Ochrony Informacji Niejawnych ... 46
Audytor Wewnętrzny ... 50
Stanowisko do spraw BHP ... 51
Stanowisko do spraw Ochrony Przeciwpożarowej ... 52
Stanowisko do spraw Obronnych ... 54
Stanowisko Koordynatora do spraw Akredytacji Międzynarodowych ... 55
Inspektor Ochrony Danych ... 56
Uczelniany Koordynator do spraw Systemu POL-on ... 57
Załącznik nr 2 PION PROREKTORA DO SPRAW NAUKI I WSPÓŁPRACY Z ZAGRANICĄ ... 58
Dział Badań Naukowych ... 58
Dział Współpracy z Zagranicą ... 60
Biuro Szkoły Doktorskiej ... 62
Stanowisko do spraw Ewaluacji Jakości Działalności Naukowej ... 63
Biblioteka Główna ... 64
Wydawnictwo ... 70
4
Załącznik nr 3 PION PROREKTORA DO SPRAW
EDUKACJI I STUDENTÓW ... 74
Dyrektorzy studiów ... 74
Dział Dydaktyki ... 75
Biuro Obsługi Studenta ... 78
Zespół do spraw E-learningu... 82
Załącznik nr 4 PION PROREKTORA DO SPRAW ROZWOJU I WSPÓŁPRACY Z OTOCZENIEM ... 84
Centrum Edukacji Menedżerskiej ... 84
Dział Marketingu ... 91
Biuro Pozyskiwania Funduszy ... 94
Zespół do spraw Badań Rynku Pracy i Edukacji ... 95
Studium Praktycznej Nauki Języków Obcych ... 96
Studium Wychowania Fizycznego i Sportu ... 98
Załącznik nr 5 PION KANCLERZA ... 102
Jednostki organizacyjne podległe bezpośrednio kanclerzowi ... 102
Sekretariat Kanclerza ... 102
Centrum Informatyki ... 103
Dział Organizacyjny ... 105
Dział Zamówień Publicznych ... 108
Jednostki organizacyjne podległe bezpośrednio zastępcy kanclerza – kwestorowi ... 111
Sekretariat Kwestora ... 111
Dział Rachunkowości Zarządczej ... 111
` Jednostki organizacyjne podległe bezpośrednio zastępcy kanclerza do spraw technicznych ... 113
Dział Zarządzania Infrastrukturą ... 113
Dział Zarządzania Domami Studenckimi ... 116
Dział Inwestycji i Remontów... .... 118
Zakład Graficzny ... 119
5
Jednostki organizacyjne podległe bezpośrednio
zastępcy kwestora ... 120
Dział Rachunkowości Finansowej ... 120
Zespół Księgowości Majątkowej ... 123
Załącznik nr 6 ORGANIZACJA I ZADANIA STUDIUM PRAWA ... 125
Załącznik nr 7 ZADANIA BIURA RADY AWANSÓW NAUKOWYCH ... 127
Załącznik nr 8 SYMBOLE STOSOWANE W KORESPONDENCJI WEWNĘTRZNEJ I ZEWNĘTRZNEJ ... 128
Załącznik nr 9 Schemat korelacji w zakresie nauki i dydaktyki UEP …...134
Załącznik nr 10 Schemat struktury organizacyjnej Instytutu Ekonomii.135 Załącznik nr 11 Schemat struktury organizacyjnej Instytutu Ekonomiczno-Społecznego ... 136
Załącznik nr 12 Schemat struktury organizacyjnej Instytutu Finansów.137 Załącznik nr 13 Schemat struktury organizacyjnej Instytutu Gospodarki Międzynarodowej ... 138
Załącznik nr 14 Schemat struktury organizacyjnej Instytutu Informatyki i Ekonomii Ilościowej ... 139
Załącznik nr 15 Schemat struktury organizacyjnej Instytutu Marketingu……….140
Załącznik nr 16 Schemat struktury organizacyjnejInstytutu Nauk o Jakości……….…….. 141
Załącznik nr 17 Schemat struktury organizacyjnej Instytutu Rachunkowości i Zarządzania Finansami………. 142
Załącznik nr 18 Schemat struktury organizacyjnej Instytutu Zarządzania ………... 143
Załącznik nr 19 Schemat organizacyjny dotyczący dyrektorów studiów ... 144
Załącznik nr 20 Schemat struktury organizacyjnej UEP ... 145
Załącznik nr 21 Schemat struktury organizacyjnej pionu kanclerza ... 146
6
Rozdział I
POSTANOWIENIA OGÓLNE
Niniejszy Regulamin Organizacyjny Uniwersytetu Ekonomicznego w Poznaniu, zwany dalej
„Regulaminem”, zostaje nadany na podstawie art. 23 ust. 3 z dnia 20 lipca 2018 roku Ustawy – Prawo o szkolnictwie wyższym i nauce (Dz.U. z 2018 roku poz. 1668, z późn. zm.), zwanej dalej „Ustawą” oraz na podstawie § 45 ust. 2 Statutu Uniwersytetu Ekonomicznego w Poznaniu, uchwalonego przez Senat w dniu 26 kwietnia 2019 roku, zwanego dalej
„Statutem”.
§ 1
Regulamin określa strukturę organizacyjną Uczelni oraz podział zadań w ramach tej struktury, a także organizację i zasady działania administracji Uczelni.
§ 2
1. Regulamin organizacyjny nadaje rektor po zasięgnięciu opinii Senatu.
2. W przypadkach określonych w Ustawie lub Statucie organy Uczelni oraz jednostki organizacyjne Uczelni mogą posiadać wewnętrzne regulaminy, określające w szczególności ich organizację lub tryb działania.
§ 3
Wszyscy pracownicy1 Uczelni są zobowiązani do starannego wykonywania zadań wynikających z zakresów działania ujętych w niniejszym Regulaminie oraz przestrzegania obowiązujących przepisów prawa i wewnętrznych aktów normatywnych Uczelni.
§ 4 1. Aktami organów Uczelni są:
1) uchwały Rady Uczelni;
2) uchwały Senatu UEP, w tym Statut UEP;
3) zarządzenia rektora;
4) uchwały Rady Awansów Naukowych;
5) uchwały Kierunkowych Komisji Rekrutacyjnych.
2. Akty, wymienione w ust. 1, podjęte w zakresie kompetencji stanowiących tych organów, są wiążące dla innych organów Uczelni, jej pracowników, doktorantów i studentów.
1 Zmiana wprowadzona Zarządzeniem nr 115/2020 Rektora UEP.
7
3. Nadzór wewnętrzny nad aktami wydawanymi przez organy Uczelni sprawuje rektor na zasadach określonych w Statucie.
§ 5
1. W Uczelni obowiązują, poza wymienionymi w § 4 ust. 1 aktami jej organów, również następujące wewnętrzne akty normatywne:
1) zarządzenia kanclerza;
2) regulaminy uchwalane przez Senat albo wprowadzane przez rektora;
3) instrukcje wprowadzane zarządzeniem rektora albo zarządzeniem kanclerza.
2. Rektor i kanclerz wydają także komunikaty.
3. Sprawy bieżące związane z funkcjonowaniem Uczelni mogą być ustalane w formie:
1) pism służbowych rektora i prorektorów;
2) pism służbowych dyrektorów instytutów, dyrektorów studiów, dyrektora Centrum Edukacji Menedżerskiej;
3) pism służbowych kanclerza i jego zastępców.
4. Z inicjatywą przygotowania projektu wewnętrznego aktu normatywnego może wystąpić podmiot go wydający albo osoba kierująca jednostką organizacyjną, w której zakresie działania znajduje się sprawa albo sprawy wymagające unormowania.
5. Za przygotowanie projektu wewnętrznego aktu normatywnego odpowiada osoba wskazana przez podmiot wydający akt, a jeżeli osoba taka nie została wskazana – osoba kierująca jednostką organizacyjną, w której zakresie działania znajduje się sprawa albo sprawy wymagające unormowania.
6. W sprawach znajdujących się w zakresie działania kilku jednostek organizacyjnych umiejscowionych w tym samym pionie administracji, opracowanie projektu wewnętrznego aktu normatywnego koordynuje jednostka organizacyjna wskazana odpowiednio przez rektora, prorektora albo kanclerza.
7. Projekt wewnętrznego aktu normatywnego, przed jego podpisaniem przez podmiot wydający akt, wymaga opinii radcy prawnego pod względem formalnoprawnym.
8. Dział Organizacyjny prowadzi centralną ewidencję zarządzeń i komunikatów rektora i kanclerza oraz nadaje im odpowiednią numerację. Ponadto umieszcza ich treść na stronie internetowej UEP.
9. Ewidencję uchwał Rady Uczelni i uchwał Senatu prowadzi Biuro Rektora i umieszcza ich treść na stronie internetowej UEP.
10. Ewidencję uchwał Rady Awansów Naukowych prowadzi Biuro Rady Awansów Naukowych i umieszcza ich treść na stronie internetowej UEP.
8
11. Uchwały Kierunkowych Komisji Rekrutacyjnych są przechowywane w Dziale Dydaktyki.
12. Umieszczenie wewnętrznego aktu normatywnego na stronie internetowej Uczelni jest równoznaczne z oficjalną publikacją tego aktu normatywnego i rodzi dla jego adresatów obowiązek stosowania się do treści aktu, chyba że akt wskazuje inną datę wejścia w życie.
Bezpośredni przełożony informuje o treści aktów normatywnych podległych mu pracowników nieposiadających dostępu do strony internetowej Uczelni.
§ 6
Najwyższym rangą wewnętrznym aktem normatywnym jest Statut UEP uchwalony przez Senat.
§ 7
Uchwała jest prawną formą wyrażania woli przez organy kolegialne Uczelni. Uchwały mogą mieć charakter aktu rozstrzygającego, opiniodawczego, apelu itp. – w zależności od treści aktu stanowiącego ich przedmiot.
§ 8
1. Regulamin wydany w zakresie administracji Uczelni jest wewnętrznym aktem normatywnym, ustalającym zadania i zasady działania jednostek organizacyjnych Uczelni lub tryb postępowania przy załatwieniu określonych spraw związanych z działalnością Uczelni.
2. Ustawa albo Statut mogą przewidywać wymóg przyjęcia, zatwierdzenia albo zaopiniowania regulaminu przez określony organ Uczelni, samorząd studentów, samorząd doktorantów, związki zawodowe oraz inne wymogi jego obowiązywania.
§ 9
1. Zarządzenie rektora jest to wewnętrzny akt normatywny rektora, wydawany w sprawach należących do kompetencji rektora zgodnie z Ustawą lub Statutem.
2. Zarządzenie kanclerza jest to wewnętrzny akt normatywny wydawany przez kanclerza.
Dotyczy ono spraw należących do kompetencji kanclerza zgodnie ze Statutem, niniejszym Regulaminem, zarządzeniem rektora albo upoważnieniem rektora.
§ 10
Instrukcja ustala w sposób szczegółowy jednolite zasady i wzory postępowania przy załatwianiu spraw obejmujących zakres węższy niż zakres objęty regulaminem.
§ 11
Pismo służbowe zawiera informacje poznawcze i sterujące, interpretację obowiązujących przepisów prawnych lub wytyczne, zmierzające do ujednolicenia zasad postępowania i trybu załatwiania spraw.
9
Rozdział II
STRUKTURA ORGANIZACYJNA UCZELNI ORAZ PODZIAŁ ZADAŃ W RAMACH TEJ STRUKTURY
§ 12 1. Organami Uczelni są:
1) Rada Uczelni;
2) rektor;
3) Senat;
4) Rada Awansów Naukowych;
5) Kierunkowe Komisje Rekrutacyjne.
2. Zadania organów Uczelni określa Ustawa, Statut oraz wskazane w nim regulaminy lub inne wewnętrzne akty prawne.
§ 13
1. Uczelnią kieruje rektor, na zasadzie jednoosobowego kierownictwa, z wyjątkiem spraw zastrzeżonych przez Ustawę lub Statut do kompetencji innych organów Uczelni.
2. Rektor kieruje działalnością Uczelni przy pomocy prorektorów.
3. Rektor może ustanawiać pełnomocników.
4. Rektor może w formie pisemnej upoważnić imiennie pracownika Uczelni do dokonywania w jej imieniu określonych czynności prawnych bądź faktycznych lub do składania oświadczeń woli w ustalonym zakresie.
5. Przy rektorze działa kolegium rektorskie jako zespół opiniodawczo-doradczy rektora.
W skład kolegium rektorskiego wchodzą – oprócz rektora będącego jednocześnie przewodniczącym kolegium – prorektorzy, dyrektorzy instytutów, kanclerz i kwestor Uczelni. Rektor może zapraszać inne osoby na posiedzenia kolegium.
§ 14 Funkcjami kierowniczymi w Uczelni są:
1) funkcja rektora;
2) funkcja prorektora;
3) funkcja kanclerza;
4) funkcja zastępcy kanclerza;
10
5) funkcja kwestora – głównego księgowego;
6) funkcja zastępcy kwestora.
§ 15
1. Strukturę organizacyjną Uczelni, poza organami Uczelni, tworzą:
1) jednostki prowadzące działalność naukową i dydaktyczną;
2) jednostki realizujące zadania administracji Uczelni;
3) jednostki prowadzące wyodrębnioną działalność gospodarczą.
2. Jednostkami prowadzącymi działalność naukową i dydaktyczną są:
1) instytuty oraz działające w ich ramach katedry i inne jednostki organizacyjne;
2) jednostki organizacyjne działające poza strukturą instytutów: Studium Praktycznej Nauki Języków Obcych, Studium Wychowania Fizycznego i Sportu, Centrum Edukacji Menedżerskiej;
3) inne jednostki organizacyjne utworzone przez rektora zgodnie z postanowieniami Statutu.
3. Zadania administracji Uczelni są realizowane przez jednostki organizacyjne oraz pracowników zaliczanych do:
1) pionu rektora;
2) pionu prorektora do spraw nauki i współpracy z zagranicą;
3) pionu prorektora do spraw edukacji i studentów;
4) pionu prorektora do spraw rozwoju i współpracy z otoczeniem;
5) pionu kanclerza;
6) administracji instytutów;
7) administracji innych jednostek organizacyjnych (np. Rady Awansów Naukowych).
§ 16
1. Instytuty tworzy, przekształca i likwiduje rektor, po zasięgnięciu opinii Senatu.
2. Jednostki organizacyjne wchodzące w skład instytutu tworzy, przekształca, dzieli, łączy i likwiduje rektor na wniosek dyrektora instytutu lub z inicjatywy własnej, w każdym wypadku po zasięgnięciu opinii Senatu. W tym samym trybie rektor może nadawać i zmieniać nazwy tych jednostek.
3. Instytutem kieruje dyrektor instytutu, przy którym działa kolegium instytutu.
4. Katedrą kieruje kierownik katedry.
11
5. Jednostkami organizacyjnymi wchodzącymi w skład instytutu innymi niż katedry kierują koordynatorzy albo kierownicy wyznaczeni przez rektora, po zasięgnięciu opinii dyrektora instytutu.
§ 17
1. Zadania jednostek organizacyjnych, stanowisk pracy i osób funkcyjnych, wchodzących w skład pionu rektora, opisane są w załączniku nr 1.
2. Zadania jednostek organizacyjnych, stanowisk pracy i osób funkcyjnych, wchodzących w skład pionu prorektora do spraw nauki i współpracy z zagranicą, opisane są w załączniku nr 2.
3. Zadania jednostek organizacyjnych, stanowisk pracy i osób funkcyjnych, wchodzących w skład pionu prorektora do spraw edukacji i studentów, opisane są w załączniku nr 3.
4. Zadania jednostek organizacyjnych, stanowisk pracy i osób funkcyjnych, wchodzących w skład pionu prorektora do spraw rozwoju i współpracy z otoczeniem, opisane są w załączniku nr 4.
5. Zadania jednostek organizacyjnych, stanowisk pracy i osób funkcyjnych, wchodzących w skład pionu kanclerza, opisane są w załączniku nr 5.
6. Zadania Studium Prawa opisane są w załączniku nr 6.
7. Zadania Biura Rady Awansów Naukowych opisane są w załączniku nr 7.
§ 18 1. Pion rektora tworzą:
1) Instytut Ekonomii;
2) Instytut Ekonomiczno-Społeczny;
3) Instytut Finansów;
4) Instytut Gospodarki Międzynarodowej;
5) Instytut Informatyki i Ekonomii Ilościowej;
6) Instytut Marketingu;
7) Instytut Nauk o Jakości;
8) Instytut Rachunkowości i Zarządzania Finansami;
9) Instytut Zarządzania;
10) Biuro Rektora;
11) Zespół Radców Prawnych;
12) Dział Spraw Pracowniczych;
12
13) Zespół Ochrony Informacji Niejawnych;
14) Audytor Wewnętrzny;
15) Stanowisko do spraw BHP;
16) Stanowisko do spraw Ochrony Przeciwpożarowej;
17) Stanowisko do spraw Obronnych;
18) Stanowisko Koordynatora do spraw Akredytacji Międzynarodowych;
19) Inspektor Ochrony Danych;
20) Uczelniany Koordynator do spraw Systemu POL-on2.
2. Pion prorektora do spraw nauki i współpracy z zagranicą tworzą:
1) Dział Badań Naukowych;
2) Dział Współpracy z Zagranicą;
3) dyrektor Szkoły Doktorskiej oraz Biuro Szkoły Doktorskiej;
4) Stanowisko do spraw Ewaluacji Jakości Działalności Naukowej;
5) Biblioteka Główna;
6) Wydawnictwo.
3. Pion prorektora do spraw edukacji i studentów tworzą:
1) dyrektorzy studiów;
2) Dział Dydaktyki;
3) Biuro Obsługi Studenta;
4) Zespół do spraw E-learningu.
4. Pion prorektora do spraw rozwoju i współpracy z otoczeniem tworzą:
1) Centrum Edukacji Menedżerskiej;
2) Dział Marketingu;
3) Biuro Pozyskiwania Funduszy;
4) Zespół do spraw Badań Rynku Pracy i Edukacji;
5) Studium Praktycznej Nauki Języków Obcych;
6) Studium Wychowania Fizycznego i Sportu.
5. Pion kanclerza tworzą:
2Zmiana wprowadzona Zarządzeniem nr 74/2019 Rektora UEP
13
1) Sekretariat Kanclerza;
2) Centrum Informatyki;
3) Dział Organizacyjny;
4) Dział Zamówień Publicznych;
5) Dział Zarządzania Infrastrukturą;
6) Dział Zarządzania Domami Studenckimi;
7) Dział Inwestycji i Remontów;
8) Zakład Graficzny;
9) Sekretariat Kwestora;
10) Dział Rachunkowości Zarządczej;
11) Dział Rachunkowości Finansowej;
12) Zespół Księgowości Majątkowej.
14
Rozdział III
KIEROWNICY JEDNOSTEK ORGANIZACYNYCH
§ 19
1. Kierownicy jednostek organizacyjnych ponoszą wobec bezpośredniego przełożonego odpowiedzialność służbową za całokształt spraw realizowanych przez daną jednostkę oraz za działalność podległych im pracowników.
2. W odniesieniu do kierowników niektórych jednostek organizacyjnych Uczelni może być używana nazwa „dyrektor” ze względu na ich rangę albo tradycję.
§ 20
Do obowiązków kierownika/dyrektora jednostki organizacyjnej należy w szczególności:
1) zapewnienie sprawnej organizacji pracy w podległej jednostce organizacyjnej, umożliwiającej należyte i terminowe wykonanie zadań;
2) koordynacja współpracy z innymi jednostkami organizacyjnymi Uczelni;
3) prowadzenie stałej kontroli funkcjonalnej – sprawdzanie dokumentów pod względem legalności, rzetelności, celowości, osiągania najlepszych efektów z danych nakładów, a odnośnie do dokumentów księgowych – także pod względem formalnorachunkowym;
4) odpowiedzialność za wychodzącą z jednostki organizacyjnej korespondencję;
5) znajomość obowiązujących przepisów i wewnętrznych aktów normatywnych dotyczących działalności kierowanej jednostki organizacyjnej;
6) szkolenie i instruowanie podległych pracowników oraz bieżące udzielanie im wskazówek i fachowej pomocy przy załatwianiu powierzonych do wykonania spraw i zadań;
7) dbałość o ustawiczne podnoszenie kwalifikacji i aktualizację wiedzy podległych im pracowników;
8) opracowywanie projektów zakresów czynności dla podległych pracowników przed podjęciem przez nich zatrudnienia lub niezwłocznie w przypadku zmiany stanowiska/zmiany zakresu czynności;
9) opracowywanie projektów umów zawieranych przez Uczelnię, których przedmiot wchodzi w zakres merytorycznej działalności jednostki organizacyjnej, i nadzór merytoryczny nad wykonaniem tych umów;
10) przygotowywanie – z własnej inicjatywy lub na polecenie przełożonego – projektów wewnętrznych aktów normatywnych i pism, dotyczących merytorycznej działalności jednostki organizacyjnej i nadawanie im dalszego biegu zgodnie z obowiązującymi w Uczelni procedurami;
15
11) przestrzeganie obowiązującego w Uczelni regulaminu pracy oraz innych przepisów wewnętrznych regulujących organizację i funkcjonowanie Uczelni;
12) nadzorowanie i przestrzeganie dyscypliny pracy, przepisów bhp i ppoż.;
13) przestrzeganie przepisów o ochronie informacji niejawnych, tajemnicy przedsiębiorstwa i ochrony danych osobowych w zakresie zadań jednostki organizacyjnej;
14) zgłaszanie pracownikowi zatrudnionemu na Stanowisku do spraw BHP wypadków przy pracy podległego personelu;
15) dbanie o dobro Uczelni i jej mienie poprzez należyte zabezpieczenie miejsca pracy, narzędzi, urządzeń i aparatury;
16) wykonywanie zadań obronnych w stałych i w wyższych stanach gotowości obronnej;
17) wykonywanie innych zadań właściwych dla kierownika danej jednostki organizacyjnej lub poleconych przez bezpośredniego przełożonego i władze Uczelni.
§ 21
1. Kierownik/dyrektor jednostki organizacyjnej jest uprawniony do:
1) podejmowania decyzji i wydawania poleceń bezpośrednio podległym pracownikom;
2) zgłaszania kandydatur na stanowiska wakujące w kierowanej jednostce organizacyjnej;
3) występowania z wnioskami awansowymi oraz wnioskami o nagrody, odznaczenia, kary dyscyplinarne (zgodnie z kodeksem pracy) i zwolnienia podległych pracowników.
2. Kierownik/dyrektor jednostki organizacyjnej ma prawo do odmowy wykonania polecenia przełożonego w przypadku, gdyby polecenie to było sprzeczne z obowiązującym prawem, stanowiło przestępstwo, zmierzało do spowodowania szkody w mieniu uczelnianym lub naruszało zasady współżycia społecznego.
§ 22
1. Kierownik/dyrektor jednostki organizacyjnej ponosi wobec bezpośrednich przełożonych odpowiedzialność za:
1) niewykonanie swoich obowiązków na skutek zaniedbania albo przekroczenia uprawnień;
2) majątek uczelniany znajdujący się w danym polu spisowym, co potwierdza podpisem na oświadczeniu o odpowiedzialności materialnej;
3) wykonanie polecenia sprzecznego z obowiązującym prawem, bez zwrócenia na to uwagi przełożonemu;
4) błędne albo niezgodne z prawdą informowanie przełożonych o działalności podległej jednostki organizacyjnej;
16
5) przedkładanie i referowanie spraw w sposób niezgodny ze stanem faktycznym;
6) wszelkie inne czyny popełnione w ramach aktywności służbowej, naruszające obowiązujące przepisy albo wewnętrzne akty normatywne.
2. Obowiązek, o którym mowa w ust. 1 pkt 2, może być powierzony również innym pracownikom niż kierownik/dyrektor administracyjnej jednostki organizacyjnej, w szczególności pracownikowi odpowiedzialnemu za administrowanie danym obiektem.
§ 23
Na wypadek swojej nieobecności kierownik/dyrektor, dla którego nie wyznaczono zastępcy, wyznacza na ten czas pracownika jednostki organizacyjnej, który będzie go zastępował, informując o tym na piśmie bezpośredniego przełożonego i Dział Spraw Pracowniczych.
W przypadkach niecierpiących zwłoki lub nieprzewidzianych, stosowna informacja może być przesłana drogą elektroniczną.
§ 24
1. Postanowienia zawarte w § 20-22 stosuje się odpowiednio do zastępcy kierownika i zastępcy dyrektora jednostki organizacyjnej.
2. Postanowienia zawarte w § 20-22 stosuje się odpowiednio do samodzielnego stanowiska pracy, z wyłączeniem funkcji kierowania.
17
ROZDZIAŁ IV
ZASADY DZIAŁANIA ADMINISTRACJI
§ 25
1. Administracja wspiera jednostki organizacyjne Uczelni prowadzące działalność naukową lub dydaktyczną, wykonując czynności administracyjne, gospodarcze, techniczne i finansowe.
2. Zadaniem administracji jest stwarzanie dogodnych warunków dla działalności naukowej i dydaktyczno-wychowawczej w Uczelni.
3. Administracja wspiera działalność organizacji studentów, doktorantów, absolwentów, społecznych, zawodowych i innych w zakresie określonym przez rektora.
4. Administracja Uczelni prowadzi działalność zgodnie z zasadami nowoczesnego systemu zarządzania jakością, przy zapewnieniu odpowiedniego dostępu członków wspólnoty akademickiej i interesariuszy spoza Uczelni do informacji.
§ 26
Administracją Uczelni zarządza rektor przy pomocy prorektorów, kanclerza i dyrektorów instytutów.
§ 27 Administracja Uczelni działa w oparciu o:
1) obowiązujące przepisy;
2) akty organów Uczelni, o których mowa w § 4 ust. 1 niniejszego Regulaminu;
3) inne wewnętrzne akty normatywne, o których mowa w § 5 ust. 1 niniejszego Regulaminu;
4) pisma służbowe, o których mowa w § 5 ust. 3 niniejszego Regulaminu;
5) decyzje wydawane w ramach posiadanych kompetencji.
Decyzja jest to podjęty akt, rozstrzygający indywidualną sprawę. Tworzy on, zmienia lub znosi prawa, kompetencje, obowiązki i odpowiedzialność adresata lub rozstrzyga inną sprawę problemową.
Niektóre z wydawanych decyzji są decyzjami administracyjnymi w rozumieniu kodeksu postępowania administracyjnego;
6) poleceń służbowych wydawanych w ramach posiadanych kompetencji.
Polecenie służbowe jest to jednoosobowo podjęty akt regulujący doraźne działania, skierowany w ramach stosunku zależności służbowej do podporządkowanych
18
pracowników lub ich grup. Polecenie służbowe może wydawać każdy kierownik jednostki organizacyjnej Uczelni.
§ 28
1. Rektor, prorektorzy, dyrektorzy instytutów i kanclerz mogą delegować zadania, obowiązki i uprawnienia decyzyjne na niższy szczebel zarządzania (jeśli ustawa i Statut nie stanowią inaczej):
1) delegowanie musi być pisemne;
2) delegowanie przez dyrektora instytutu lub kanclerza powinno odbywać się za zgodą rektora;
3) delegujący ponosi odpowiedzialność za skutki wynikające z delegowania;
4) delegowanie, które nie ma charakteru czasowego i zmienia zapisy zawarte w niniejszym Regulaminie, musi być wprowadzone do Regulaminu odrębnym zarządzeniem rektora.
2. Uprawnienia decyzyjne nie mogą być delegowane na zespoły organizacyjne, chyba że przepis szczególny tak stanowi. Zespołami organizacyjnymi, w tym rozumieniu, są także komisje i komitety powoływane przez organy Uczelni.
§ 29
1. Dla każdej administracyjnej jednostki organizacyjnej i samodzielnego stanowiska pracy określa się zakres działania (tj. zakres zadań, uprawnień i odpowiedzialności).
2. W celu zapewnienia sprawnego działania administracji, każdy pracownik administracji otrzymuje szczegółowy, imienny zakres czynności.
§ 30
1. W celu sprawnego i prawidłowego funkcjonowania oraz wykonywania zadań zgodnie z przepisami prawa i obowiązującymi aktami normatywnymi, przeprowadza się w Uczelni kontrolę funkcjonalną i instytucjonalną.
2. skreślony3
3. Kontrolę funkcjonalną sprawują, w ramach nadzoru funkcjonalnego, w zakresie powierzonych obowiązków:
1) organy Uczelni;
2) prorektorzy;
3) kanclerz i zastępcy kanclerza4;
3 Zmiana wprowadzona Zarządzeniem nr 115/2020 Rektora UEP.
4 Zmiana wprowadzona Zarządzeniem nr 115/2020 Rektora UEP.
19
4) kwestor i zastępca kwestora;
5) kierownicy i dyrektorzy jednostek organizacyjnych oraz osoby zajmujące stanowiska pracy podległe bezpośrednio rektorowi, prorektorom oraz kanclerzowi.
4. Kontrolę funkcjonalną w instytutach sprawują, w ramach nadzoru funkcjonalnego, w zakresie powierzonych obowiązków:
1) dyrektorzy instytutów;
2) kierownicy jednostek organizacyjnych wchodzących w skład instytutów i osoby zajmujące stanowiska pracy podległe bezpośrednio dyrektorom instytutów.
5. System kontroli wewnętrznej Uczelni reguluje regulamin kontroli.
§ 31
Kontrola i nadzór są to czynności zarządcze, polegające na ustalaniu i kształtowaniu zgodności stanów rzeczywistych ze stanami pożądanymi (planowanymi i obowiązującymi):
1) kontrola – są to czynności, w ramach których podmiot kontrolujący uprawniony jest do ustalania zgodności między stanem rzeczywistym a stanem pożądanym (planowanym), analizy i formułowania wniosków do korygowania niezgodności; podmiot kontrolujący nie jest uprawniony do samodzielnego korygowania niezgodności;
2) nadzór – są to czynności o charakterze strategicznym, w ramach których podmiot nadzorujący uprawniony jest do określania założeń kontroli, przeprowadzania kontroli, korygowania samej kontroli, korygowania niezgodności stanu rzeczywistego ze stanem pożądanym (planowanym) na podstawie wyników kontroli, szerszego oglądu sytuacji, w tym również analizy otoczenia i przyszłości.
§ 32
System kontroli wewnętrznej Uczelni ocenia audytor wewnętrzny, który wykonuje swoje zadania w oparciu o obowiązujące przepisy dotyczące audytu.
20
ROZDZIAŁ V
ORGANIZACJA ADMINISTRACJI
§ 33
1. Układ podstawowych składników struktury organizacyjnej administracji obejmuje stanowisko pracy, samodzielne stanowisko pracy, komórkę organizacyjną, jednostkę organizacyjną i pion.
W ten sposób rozumiane składniki zawierają w sobie pracownika (podmiot pracy) oraz wszystkie warunki konieczne i wystarczające do wykonania pracy i pełnienia roli organizacyjnej.
2. W ujęciu podmiotowym składniki te definiuje się następująco:
1) pracodawca, Uczelnia – Uniwersytet Ekonomiczny w Poznaniu, w imieniu którego występuje rektor lub upoważniona przez niego osoba;
2) pracownik – osoba zatrudniona w ramach stosunku pracy w Uniwersytecie Ekonomicznym w Poznaniu;
3) pracownik zarządzający w imieniu pracodawcy Uczelnią – rektor, prorektorzy, kanclerz, zastępca kanclerza, kwestor – główny księgowy, zastępca kwestora;
4) bezpośredni przełożony – kierownik jednostki organizacyjnej najniższego szczebla albo osoba sprawująca bezpośrednio kierownictwo nad pracownikiem;
5) stanowisko pracy – względnie trwały zespół czynności wykonywanych na rzecz Uczelni przez jednego pracownika podległego bezpośrednio kierownikowi/dyrektorowi komórki organizacyjnej;
6) samodzielne stanowisko pracy – względnie trwały zespół zadań wykonywanych samodzielnie na rzecz Uczelni przez pracownika bezpośrednio podległego kierownikowi pionu lub kierownikowi/dyrektorowi komórki organizacyjnej;
7) komórka organizacyjna − grupa pracowników realizująca zadania na rzecz Uczelni, jednostki organizacyjnej Uczelni lub kilku jej jednostek organizacyjnych, podległa bezpośrednio kierownikowi wyższej hierarchicznie komórki organizacyjnej lub kierownikowi pionu, posiadająca w zależności od rangi i charakteru zadań komórki koordynatora, kierownika lub dyrektora, bądź podporządkowana kierownikowi/dyrektorowi jednostki organizacyjnej, której podlega;
8) jednostka organizacyjna – w treści niniejszego Regulaminu rozumiana jest jako komórka organizacyjna albo samodzielne stanowisko pracy w Uczelni;
21
9) pion − to grupa komórek organizacyjnych, stanowisk albo osób powołanych do pełnienia funkcji w Uczelni (osób funkcyjnych), która realizuje określone zadania i jest podległa odpowiednio rektorowi, prorektorowi albo kanclerzowi.
§ 34 1. Komórki organizacyjne w Uczelni funkcjonują jako:
1) zespół organizacyjny – grupa pracowników koordynowana przez jednego z członków tego zespołu albo kierownika/dyrektora jednostki organizacyjnej, której zespół podlega; zespołem organizacyjnym jest w szczególności zespół zadaniowy, o którym mowa w § 48 Statutu;
2) oddział – to zespół organizacyjny w Bibliotece Głównej, liczący nie mniej niż pięciu pracowników (łącznie z kierownikiem), realizujący zadania na rzecz Biblioteki Głównej, którym kieruje kierownik oddziału;
3) dział – grupa nie mniej niż pięciu pracowników, łącznie z kierownikiem lub dyrektorem, realizująca zadania na rzecz Uczelni.
2. Komórka organizacyjna może być nazwana biurem, jeżeli przemawia za tym powszechnie przyjęty albo wynikający z przepisów prawa sposób używania danej nazwy albo szczególny charakter zadań wykonywanych przez tę komórkę.
§ 35
1. Administracja prowadzi swoją działalność w ramach jednostek organizacyjnych:
1) podległych rektorowi, tworzących pion rektora;
2) podległych danemu prorektorowi, tworzących pion tego prorektora;
3) podległych kanclerzowi, tworzących pion kanclerza;
4) niewchodzących w skład pionów (np. sekretariaty instytutów).
2. Osoby kierujące poszczególnymi pionami są przełożonymi zatrudnionych w nich pracowników.
3. Pozostali pracownicy Uczelni, wykonujący zadania administracji w instytutach, katedrach i innych jednostkach organizacyjnych, niewchodzących w skład pionów, podlegają bezpośrednio kierownikowi/dyrektorowi danej jednostki organizacyjnej.
§ 36
1. Jednostki organizacyjne administracji w pionie rektora i prorektorów zapewniają:
1) obsługę działalności naukowej;
2) obsługę procesu dydaktycznego i wychowawczego;
3) obsługę procesu rozwoju kadry naukowej i współpracy z zagranicą;
22
4) obsługę procesu wydawniczego i systemu informacyjnego Uczelni;
5) obsługę sekretarską innych jednostek organizacyjnych w danym pionie;
6) obsługę promocyjną Uczelni;
7) obsługę rekrutacji oraz karier studentów i absolwentów;
8) obsługę praktyk studenckich;
9) obsługę prawną oraz prowadzenie kontroli i audytu wewnętrznego;
10) prowadzenie spraw osobowych pracowników, spraw wynagrodzeń i spraw socjalnych;
11) prowadzenie spraw związanych z ochroną informacji niejawnych i zadań obronnych;
12) prowadzenie spraw związanych z bezpieczeństwem i higieną pracy oraz spraw przeciwpożarowych.
2. Obsługę administracyjną Rady Awansów Naukowych zapewnia Biuro Rady Awansów Naukowych.
3. Obsługę administracyjną Rady Programowej oraz dyrektorów studiów zapewniają wyznaczeni pracownicy w pionie prorektora do spraw edukacji i studentów.
4. Jednostki organizacyjne administracji w pionie kanclerza zapewniają realizację działalności Uczelni w zakresie spraw:
1) administracyjnych, finansowych, technicznych, remontowych, inwestycyjnych, gospodarczych i poligraficznych;
2) zaopatrzeniowych (w tym zaopatrzenia w aparaturę naukową i dydaktyczną) i transportowych;
3) dotyczących zamówień publicznych;
4) obsługi informatycznej;
5) archiwalnych i związanych z obsługą administracyjną oraz techniczną domów studenckich;
6) kancelaryjnych i obsługi sekretarskiej kanclerza i jego zastępców.
5. Kierownicy pionów, poza wykonywaniem zadań w ramach zakresów działania opisanych w niniejszym Regulaminie, mają obowiązek wykonywania zadań obronnych w stałych i w wyższych stanach gotowości obronnej.
6. Przy wykonywaniu zadań jednostki organizacyjne administracji obowiązane są do ścisłego współdziałania dla zapewnienia sprawnego funkcjonowania Uczelni.
23
7. Jeżeli do wykonania określonego zadania konieczne jest współdziałanie kilku komórek organizacyjnych lub/i samodzielnych stanowisk pracy – rektor, prorektor lub kanclerz wyznaczają koordynatora.
§ 37
Rektor, z własnej inicjatywy lub na wniosek kierownika pionu (prorektora, kanclerza), tworzy, przekształca i likwiduje administracyjne komórki organizacyjne oraz samodzielne stanowiska pracy.
§ 38
1. Szczegółowy zakres działania rektora w zakresie administracji określa Ustawa, Statut i niniejszy Regulamin.
2. Szczegółowy zakres działania każdego z prorektorów określa zarządzenie rektora oraz udzielone przez rektora upoważnienia i pełnomocnictwa.
3. Szczegółowy zakres zadań dyrektora instytutu w zakresie administracji jest określany w upoważnieniach i pełnomocnictwach udzielanych temu dyrektorowi przez rektora.
4. Zakres działania kanclerza i jego zastępców określony jest w Statucie, niniejszym Regulaminie oraz w upoważnieniach i pełnomocnictwach udzielonych przez rektora.
§ 39 1. Kanclerza powołuje i odwołuje rektor.
2. Kanclerz podlega bezpośrednio rektorowi i z tytułu wykonywanych zadań odpowiada przed rektorem.
3. Kanclerz:
1) kieruje administracją Uczelni w zakresie wskazanym w niniejszym Regulaminie;
2) kieruje gospodarką Uczelni i podejmuje decyzje dotyczące praw i obowiązków majątkowych Uczelni w zakresie zwykłego zarządu;
3) podejmuje decyzje dotyczące praw i obowiązków Uczelni przekraczających zwykły zarząd wynikające z pełnomocnictw i upoważnień udzielonych przez rektora;
4) reprezentuje Uczelnię na zewnątrz w sprawach, o których mowa w pkt 1 i 2;
5) jest przełożonym pracowników pionu kanclerza;
6) jest odpowiedzialny przed rektorem za powierzony mu zakres działania ustalony niniejszym Regulaminem oraz za realizację decyzji i poleceń rektora w sprawach dotyczących działalności nadzorowanego pionu.
4. Przez zwykły zarząd mieniem Uczelni rozumie się bieżące administrowanie tym mieniem, zmierzające do zachowania substancji i racjonalnego wykorzystania tego mienia.
5. W zakresie spraw zwykłego zarządu kanclerz w szczególności:
24
1) załatwia bieżące sprawy związane ze zwykłym korzystaniem i gospodarowaniem mieniem zgodnym z jego przeznaczeniem, a także utrzymuje je w stanie niepogorszonym i pobiera korzyści z jego składników, w tym w szczególności:
a) zawiera umowy najmu/dzierżawy obiektów Uczelni albo ich części5 (z wyłączeniem sal dydaktycznych),
b) zawiera umowy na dostawy do obiektów uczelnianych wody, gazu, energii elektrycznej i cieplnej oraz na konserwację, remonty, ochronę mienia itp.;
2) nabywa lub zbywa mienie ruchome o wartości nieprzekraczającej równowartości 6 000,00 euro;
3) udziela zamówień publicznych do kwoty określonej zarządzeniem rektora;
4) umarza, odracza terminy zapłaty i rozkłada na raty przysługujące Uczelni należności pieniężne do wysokości nieprzekraczającej 4 000,00 złotych, z wyłączeniem należności z tytułu świadczonych przez Uczelnię usług edukacyjnych.
6. Do obowiązków kanclerza należy także:
1) kierowanie działalnością administracyjną, gospodarczą i techniczną Uczelni, z wyłączeniem spraw zastrzeżonych dla rektora i prorektorów albo innych podmiotów;
2) pełnienie funkcji przełożonego w stosunku do pracowników niebędących nauczycielami akademickimi, tworzących pion kanclerza, w zakresie pełnomocnictw udzielonych mu przez rektora, zgodnie z postanowieniami Statutu;
3) nadzorowanie całokształtu spraw gospodarki finansowej, a w szczególności realizacji planu rzeczowo-finansowego Uczelni oraz właściwej i racjonalnej gospodarki majątkiem;
4) nadzorowanie właściwego wyposażenia jednostek organizacyjnych Uczelni w sprzęt, meble i inne środki oraz stwarzanie ogólnych warunków należytego ich przechowywania i zabezpieczania przed zniszczeniem, kradzieżą itp.;
5) nadzorowanie działań dotyczących informatyzacji Uczelni, w tym wyposażenia Uczelni w odpowiednie zasoby sprzętowe i programowe oraz aparaturę, służących realizacji dydaktyki;
6) nadzorowanie działalności inwestycyjnej Uczelni;
7) zabezpieczenie świadczeń socjalnych na rzecz pracowników i emerytów UEP i gospodarowanie, z upoważnienia rektora, środkami Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych;
5 Zmiana wprowadzona Zarządzeniem nr 115/2020 Rektora UEP.
25
8) współpracowanie z organizacjami związkowymi Uczelni w zakresie i na zasadach określonych w przepisach o związkach zawodowych i Statucie.
7. Do uprawnień kanclerza należy:
1) reprezentowanie Uczelni i występowanie na zewnątrz w zakresie swoich kompetencji;
2) realizowanie polityki osobowej i płacowej Uczelni w stosunku do podległych pracowników;
3) składanie wniosków do rektora o powołanie zastępców kanclerza i kierowników komórek organizacyjnych i samodzielnych stanowisk pracy w pionie kanclerza;
4) wnioskowanie do rektora o tworzenie, przekształcanie i likwidowanie komórek organizacyjnych i samodzielnych stanowisk pracy w pionie kanclerza;
5) przyjmowanie, zwalnianie z pracy, awansowanie, nagradzanie i karanie pracowników pionu kanclerza w zakresie udzielonych przez rektora pełnomocnictw;
6) ustalanie i zatwierdzanie zakresów czynności kierowników i pracowników pionu kanclerza;
7) wydawanie zarządzeń, instrukcji i pism służbowych, regulujących szczegółowo działalność administracyjno-gospodarczą i techniczną pionu kanclerza oraz w innych sprawach wynikających z uregulowań szczegółowych;
8) podpisywanie, wspólnie z kwestorem, sprawozdań finansowych i dokumentów bankowych, płacowych i rozliczeniowych;
9) zatwierdzanie premii dla pracowników i kierowników komórek organizacyjnych pionu kanclerza, zgodnie z udzielonymi pełnomocnictwami i regulaminem premiowania;
10) podejmowanie decyzji w sprawach lokalowych Uczelni (z wyłączeniem sal dydaktycznych);
11) podejmowanie decyzji dotyczących odsprzedaży zbędnych lub niepełnowartościowych składników majątkowych o wysokości nieprzekraczającej 6 000,00 euro, a w przypadku, gdy wartość tych składników przekracza wyżej wymienioną kwotę, po uzyskaniu stosownego upoważnienia albo zgody rektora;
12) podejmowanie – w granicach zwykłego zarządu – działań i decyzji zapewniających zachowanie, właściwe wykorzystanie majątku Uczelni oraz jego powiększanie i rozwój;
13) zawieranie umów płatnych z bezosobowego funduszu płac w zakresie działalności komórek organizacyjnych i samodzielnych stanowisk pracy pionu kanclerza do kwoty 4 000,00 zł;
14) podejmowanie decyzji w sprawie kasacji składników majątkowych zgodnie z aktualną instrukcją kasacyjną, z zastrzeżeniem określonym w pkt 11;
26
15) powoływanie komisji i ustalanie zadań tych komisji w sprawach należących do kompetencji kanclerza lub innych, zleconych przez rektora;
16) administrowanie środkami Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych na podstawie stosownych upoważnień rektora i w granicach tych upoważnień oraz zgodnie z Regulaminem Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych UEP.
§ 40 1. Kanclerzowi podlegają bezpośrednio6:
1) zastępcy kanclerza;
2) Sekretariat Kanclerza;
3) Centrum Informatyki;
4) Dział Organizacyjny;
5) Dział Zamówień Publicznych;
6) skreślony;
7) skreślony;
8) skreślony;
9) skreślony7.
2. Kanclerz nadzoruje pracę jednostek organizacyjnych bezpośrednio mu podlegających, a także jednostek organizacyjnych odpowiedzialnych za BHP i ppoż. oraz płace w zakresie wskazanym przez rektora w upoważnieniu.
3. skreślony.
4. skreślony8.
§ 41
1. Powierzone zadania kanclerz wykonuje przy pomocy bezpośrednio podległych mu zastępców, tj. zastępcy kanclerza – kwestora i zastępcy kanclerza do spraw technicznych.
Podział zadań do wykonania pomiędzy kanclerza a zastępców ustala kanclerz stosownie do bieżących potrzeb.
2. Zastępcy kanclerza zastępują go w następującej kolejności: w pierwszej kolejności zastępca kanclerza – kwestor, następnie zastępca kanclerza do spraw technicznych.
6 Zmiana wprowadzona Zarządzeniem nr 115/2020 Rektora UEP.
7 Zmiana wprowadzona Zarządzeniem nr 115/2020 Rektora UEP.
8 Zmiana wprowadzona Zarządzeniem nr 115/2020 Rektora UEP.
27
3. Zastępcy kanclerza nadzorują pracę jednostek organizacyjnych, które im bezpośrednio podlegają.9
4. Zakres obowiązków kwestora i zastępcy kanclerza do spraw technicznych ustala rektor po zasięgnięciu opinii kanclerza.
§ 42
1. Kwestor jest głównym księgowym i zastępcą kanclerza.
2. Kwestor służbowo podlega bezpośrednio kanclerzowi.
3. Kwestora powołuje i odwołuje rektor.
§ 43
1. Obowiązki i uprawnienia kwestora, jako głównego księgowego, regulują odrębne przepisy. Wykonując powierzone przez rektora zadania, określone w art. 54 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 roku o finansach publicznych, kwestor podlega rektorowi i ponosi przed nim odpowiedzialność.
2. Na podstawie art. 54 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 roku o finansach publicznych, dotyczącego praw i obowiązków głównych księgowych jednostki sektora finansów publicznych, do obowiązków głównego księgowego – kwestora, należą obowiązki powierzone przez kierownika jednostki – rektora w zakresie:
1) prowadzenia rachunkowości jednostki;
2) wykonywania dyspozycji środkami pieniężnymi;
3) dokonywania wstępnej kontroli zgodności operacji gospodarczych i finansowych z planem finansowym;
4) dokonywania wstępnej kontroli kompletności i rzetelności dokumentów dotyczących operacji gospodarczych i finansowych.
3. Ponadto do obowiązków kwestora należy:
1) nadzór nad opracowywaniem rocznych planów rzeczowo-finansowych;
2) kontrola wykonania planu rzeczowo-finansowego oraz nadzór nad sporządzaniem raportów dla rektora i kanclerza o sytuacji finansowej Uczelni;
3) nadzór nad przygotowaniem sprawozdania z wykonania planu rzeczowo-finansowego w celu zatwierdzenia przez Radę Uczelni;
4) nadzór nad przygotowaniem sprawozdania finansowego w celu zatwierdzenia przez Radę Uczelni;
9 Zmiana wprowadzona Zarządzeniem nr 115/2020 Rektora UEP.
28
5) nadzór nad przygotowywaniem bieżących analiz ekonomicznych dla celów zarządczych oraz analiz dla potrzeb planowania działalności Uczelni;
6) nadzorowanie realizacji przyjętej strategii Uczelni w zakresie dotyczącym pionu kanclerza;
7) nadzór nad opracowywaniem projektów wewnętrznych aktów normatywnych wydawanych przez rektora, a dotyczących prowadzenia rachunkowości, oraz projektów wszelkich wewnętrznych aktów normatywnych związanych z finansami Uczelni;
8) potwierdzanie zgodności umów zawieranych przez Uczelnię z planem rzeczowo- finansowym;
9) nadzór nad ściąganiem należności i dochodzeniem roszczeń spornych oraz spłatą zobowiązań;
10) kierowanie pracą pracowników podległych komórek organizacyjnych i samodzielnych stanowisk pracy.10
4. W przypadku nieobecności kanclerza, kwestor podejmuje decyzje wynikające ze stosunku pracy pracowników podległych kanclerzowi komórek organizacyjnych (urlopy, nadgodziny, delegacje, premie) oraz wykonuje zadania i obowiązki kanclerza zgodnie z udzielonymi przez rektora i kanclerza pełnomocnictwami i upoważnieniami.11
5. W celu realizacji swoich zadań kwestor ma prawo:
1) uzyskiwać od kierowników jednostek organizacyjnych Uczelni, w formie ustnej lub pisemnej, niezbędnych informacji i wyjaśnień, jak również udostępnienia do wglądu dokumentów i wyliczeń będących źródłem tych informacji i wyjaśnień;
2) określać tryb wykonywania przez inne jednostki organizacyjne Uczelni prac niezbędnych do zapewnienia prawidłowości gospodarki finansowej oraz ewidencji księgowej kalkulacji kosztów i sprawozdawczości finansowej;
3) do odmowy podpisu nierzetelnego dokumentu lub dokumentu, w którym została ujęta operacja gospodarcza niemająca pokrycia w budżecie lub planie finansowym;
o odmowie podpisania dokumentu i jej przyczynach kwestor zawiadamia pisemnie rektora i kanclerza;
4) opiniować stronę finansową wniosków kierowników jednostek organizacyjnych o sfinansowanie wszelkiego rodzaju wydatków;
5) korzystać ze wszystkich uprawnień, jakie posiadają kierownicy jednostek organizacyjnych, a w szczególności:
10 Zmiana wprowadzona Zarządzeniem nr 115/2020 Rektora UEP.
11 Zmiana wprowadzona Zarządzeniem nr 115/2020 Rektora UEP.
29
a) przedstawiać kanclerzowi wnioski w sprawach awansowania, przeszeregowania pracowników kwestury oraz przyznawania im nagród i odznaczeń w terminach ogólnie przyjętych w Uczelni,
b) udzielać urlopów pracownikom bezpośrednio podległym kwestorowi.
6. Kwestor współdziała z kanclerzem w sprawach związanych z:
1) określeniem zasad zabezpieczenia składników majątkowych Uczelni wykorzystywanych przez podległe komórki organizacyjne i samodzielne stanowiska pracy;
2) planowaniem i finansowaniem działalności inwestycyjnej;
3) planowaniem i finansowaniem gospodarki remontowej;
4) innymi sprawami zleconymi przez rektora.
7. Służby finansowo-księgowe, planistyczne i controllingowe działające w Uczelni określane są zbiorczo jako kwestura.
§ 44 1. Kwestorowi podlegają:
1) zastępca kwestora;
2) Sekretariat Kwestora;
3) Dział Rachunkowości Zarządczej;
4) Dział Rachunkowości Finansowej;
5) Zespół Księgowości Majątkowej.
2. Dział Rachunkowości Zarządczej i Sekretariat Kwestora podlegają bezpośrednio kwestorowi.
3. Dział Rachunkowości Finansowej i Zespół Księgowości Majątkowej podlegają bezpośrednio zastępcy kwestora.
§ 45
1. Zastępcę kanclerza do spraw technicznych powołuje i odwołuje rektor na wniosek kanclerza.
2. Zastępca kanclerza do spraw technicznych podlega bezpośrednio kanclerzowi i jest odpowiedzialny przed kanclerzem za działalność podlegających temu zastępcy jednostek organizacyjnych oraz za realizację powierzonych mu zadań, w tym określonych niniejszym Regulaminem.
30
3. W sprawach finansowych zastępca kanclerza do spraw technicznych współdziała z kwestorem.12
§ 46
1. Do zakresu działania zastępcy kanclerza do spraw technicznych należy całość zagadnień związanych z realizacją inwestycji i remontów oraz innych przedsięwzięć infrastrukturalnych, a także zapewnienie warunków technicznych sprawnego funkcjonowania Uczelni.
2. Do zakresu działania zastępcy kanclerza do spraw technicznych należy w szczególności:
1) nadzorowanie działalności podległych mu bezpośrednio jednostek organizacyjnych administracji, kontrola wykonania przez te jednostki zadań oraz podejmowanie działań mających na celu optymalizację pracy wyżej wymienionych jednostek;
2) nadzorowanie przygotowywania przez podległe mu jednostki organizacyjne planów rzeczowo-finansowych merytorycznego obszaru działalności;
3) nadzorowanie wykonania planów rzeczowo-finansowych podległych mu jednostek;
4) nadzorowanie i wykonanie zadań dotyczących inwestycji, remontów oraz utrzymania infrastruktury Uczelni (w tym domów studenckich UEP);
5) ścisła współpraca z służbami BHP i ppoż.;
6) przygotowywanie dla kanclerza informacji stanowiących podstawę do podejmowania decyzji zarządczych;
7) inicjowanie i nadzorowanie procesu przygotowywania projektów wewnętrznych aktów normatywnych dotyczących podległych mu jednostek organizacyjnych oraz innych, zleconych przez władze Uczelni, opiniowanie – w zakresie swojej właściwości – projektów wewnętrznych aktów normatywnych przygotowanych przez inne jednostki organizacyjne;
8) analizowanie bieżących spraw wpływających do niego i przygotowywanie opinii i informacji niezbędnych do ich załatwienia;
9) podejmowanie decyzji dotyczących stosunku pracy pracowników podległych mu jednostek organizacyjnych (urlopy, nadgodziny, delegacje, premie) w zakresie wynikającym z obowiązujących aktów normatywnych i udzielonych mu przez rektora pełnomocnictw;
10) prezentowanie, w ramach Uczelni i na zewnątrz, uzgodnionego z kanclerzem stanowiska dotyczącego prowadzonych przez kanclerza spraw;
12 Zmiana wprowadzona Zarządzeniem nr 115/2020 Rektora UEP.
31
11) wykonywanie innych bieżących zadań zleconych przez kanclerza, należących do jego właściwości;
12) wykonywanie innych zadań wynikających z udzielonych przez rektora Uczelni upoważnień i pełnomocnictw.
3. Na podstawie stosownych upoważnień zastępca kanclerza do spraw technicznych:
1) zatwierdza dowody wypłaty oraz podpisuje listy płac, czeki, polecenia przelewu, rachunki i wnioski o zaliczkę i rozliczenia zaliczek, dokonuje również czynności w systemach bankowości elektronicznej;
2) wykonuje czynności zastrzeżone dla kierownika zamawiającego, dotyczące udzielania zamówień publicznych oraz zawiera umowy o udzielenie zamówienia publicznego;
3) zawiera w imieniu Uczelni umowy dotyczące utrzymania infrastruktury Uczelni, korzystania z obiektów Uczelni, zamawiania robót i usług;
4) zawiera w imieniu Uczelni umowy z pracownikami Uczelni płatne z bezosobowego funduszu płac w zakresie działalności komórek organizacyjnych i samodzielnych stanowisk pracy w jednostkach organizacyjnych bezpośrednio mu podlegających do kwoty 4 000,00 zł (po uzgodnieniu z kanclerzem zasadności zawarcia);
5) podejmuje decyzje i dokonuje czynności dotyczące inwentaryzacji majątku zgodnie z aktualną instrukcją inwentaryzacyjną oraz kasacji składników majątkowych zgodnie z aktualną instrukcją kasacyjną.
4. Zastępcy kanclerza do spraw technicznych podlegają bezpośrednio:
1) Dział Zarządzania Infrastrukturą;
2) Dział Zarządzania Domami Studenckimi;
3) Dział Inwestycji i Remontów;
4) Zakład Graficzny.
5. W przypadku nieobecności kanclerza oraz zastępcy kanclerza – kwestora, zastępca kanclerza do spraw technicznych podejmuje decyzje wynikające ze stosunku pracy pracowników podległych kanclerzowi komórek organizacyjnych (urlopy, nadgodziny, delegacje, premie) oraz wykonuje zadania i obowiązki kanclerza zgodnie z udzielonymi odpowiednio przez rektora i kanclerza pełnomocnictwami i upoważnieniami.13
13 Zmiana wprowadzona Zarządzeniem nr 115/2020 Rektora UEP.
32
§ 47
1. Zastępca kwestora zastępuje kwestora oraz pomaga kwestorowi w kierowaniu pracą kwestury i wykonuje część zadań kwestora, stosownie do udzielonych mu upoważnień i pełnomocnictw.
2. Zastępcę kwestora powołuje i odwołuje rektor.
3. Zastępca kwestora odpowiada bezpośrednio przed kwestorem za realizację zadań określonych niniejszym Regulaminem.
§ 48 Do podstawowych zadań zastępcy kwestora należy:
1) kierowanie pracą Działu Rachunkowości Finansowej i Zespołu Księgowości Majątkowej oraz nadzór nad ich pracą;
2) bieżąca kontrola dokumentów finansowo-księgowych oraz sprawowanie kontroli prawidłowości transakcji finansowych;
3) przygotowywanie projektów wewnętrznych aktów normatywnych oraz ich zmian związanych m.in. z ustalaniem i usprawnianiem obiegu dokumentacji finansowo- księgowej, polityki rachunkowości, zasad kontroli wewnętrznej i gospodarki finansowej Uczelni;
4) współpraca z kwestorem w dostosowywaniu polityki rachunkowości do potrzeb informacji wewnętrznej i sprawozdawczości zewnętrznej (w tym: aktualizacja i weryfikacja uczelnianego planu kont, przyjętych zasad klasyfikacji zdarzeń, metod wyceny aktywów i pasywów);
5) nadzór nad prawidłowym i terminowym przygotowywaniem deklaracji podatkowych;
6) okresowa bieżąca kontrola i analiza sald poszczególnych kont księgowych;
7) sporządzanie rocznego sprawozdania finansowego Uczelni;
8) nadzór nad prawidłową organizacją rachunkowości, zgodną z przepisami Ustawy, ustawy o rachunkowości i przepisami wykonawczymi do nich, polityką rachunkowości Uczelni, a także z wewnętrznymi aktami normatywnymi Uczelni;
9) bieżąca kontrola prawidłowości obiegu dokumentów finansowo-księgowych;
10) nadzór nad zgodnością realizacji wydatków z planem rzeczowo-finansowym, z ewidencją księgową oraz akceptowanie pod względem finansowym zapotrzebowań na dostawy, usługi i roboty budowlane zamawiane przez Uczelnię;
11) nadzór nad prawidłowym przechowywaniem ksiąg rachunkowych zgodnie z obowiązującymi przepisami, w tym dotyczącymi ochrony danych osobowych oraz
33
nadzór nad zapewnieniem ochrony danych zawartych w księgach rachunkowych prowadzonych przy użyciu systemu komputerowego;
12) kontrola wykorzystywania środków finansowych (w tym: subwencji, dotacji, funduszy oraz pochodzących z innych jednostek finansujących);
13) analiza wyników finansowych i płynności finansowej oraz zgłaszanie kwestorowi wszelkich zagrożeń w gospodarce finansowej Uczelni.
§ 49
1. Sekretariaty instytutów stanowią zespoły organizacyjne w rozumieniu niniejszego Regulaminu.
2. Bezpośrednim przełożonym pracowników sekretariatu instytutu jest dyrektor instytutu.
3. Do podstawowych obowiązków pracowników sekretariatów instytutów należą:
1) obsługa sekretarska i organizacyjna dyrektorów instytutów oraz kierowników katedr i innych jednostek organizacyjnych wchodzących w skład danego instytutu, a także – w zakresie określonym przez dyrektora instytutu – innych pracowników zatrudnionych w instytucie i doktorantów prowadzących w tym instytucie działalność naukową lub dydaktyczną, a w szczególności:
a) prowadzenie terminarza spraw, przyjęć, konsultacji, dyżurów wszystkich pracowników zatrudnionych w katedrach,
b) załatwianie spraw związanych z organizacją zebrań, posiedzeń, konferencji, odczytów, szkoleń, prelekcji organizowanych przez dyrektora instytutu i jednostki organizacyjne instytutu,
c) przygotowywanie dokumentacji dotyczącej godzin ponadwymiarowych i zleconych nauczycieli akademickich;
2) prowadzenie spraw związanych z obsadą zajęć dydaktycznych;
3) utrzymywanie porządku w księgozbiorze instytutu i uzupełnianie go;
4) realizacja procedur antyplagiatowych dotyczących prac dyplomowych, w zakresie wynikającym z odrębnych uregulowań;
5) wprowadzanie danych do systemów informatycznych;
6) składanie zapotrzebowań dotyczących wyposażenia instytutu i jego jednostek organizacyjnych w środki trwałe, aparaturę, sprzęt, materiały biurowe, środki czystości oraz na wykonanie innych dostaw lub usług – zgodnie z procedurami obowiązującymi w ramach zamówień publicznych;
7) realizowanie innych zadań związanych z prowadzoną przez instytut i jego jednostki organizacyjne działalnością naukową, dydaktyczną, wychowawczą i badawczą;
34
8) wsparcie administracyjne i organizacyjne wydarzeń inicjowanych przez instytut i jego jednostki organizacyjne;
9) przygotowywanie projektów dokumentów w sprawach należących do właściwości obsługiwanych dyrektora instytutu i kierowników jednostek organizacyjnych wchodzących w skład instytutu;
10) obsługa techniczno-organizacyjna posiedzeń kolegium instytutu.
4. Pracownicy sekretariatów instytutów, wykonujący czynności służbowe również w laboratoriach i pracowniach specjalistycznych, zobligowani są do wykonywania zadań określonych w § 51 niniejszego Regulaminu.
5. W sekretariacie Instytutu Nauk o Jakości do zadań wyznaczonych pracowników należy również:
1) realizacja procedur zakupowych odczynników i innych materiałów (w granicach przydzielonego limitu środków finansowych) niezbędnych do realizacji procesu dydaktycznego oraz badań naukowych Instytutu;
2) prowadzenie ewidencji kosztów zakupów oraz sporządzanie kwartalnych sprawozdań z realizacji zakupów z podziałem na katedry;
3) dokonywanie bieżących zapisów w ewidencji odczynników chemicznych oraz szkła laboratoryjnego;
4) prowadzenie ewidencji kartotekowej trucizn i związków szkodliwych;
5) prowadzenie gospodarki magazynowej:
a) dla odczynników chemicznych, szkła laboratoryjnego, drobnego sprzętu laboratoryjnego (zakup, składowanie, obrót, utylizacja),
b) w zakresie obrotu i zakupu sprężonych gazów;
6) przestrzeganie przepisów bhp i ppoż. oraz utrzymywanie czystości i porządku w magazynie odczynników chemicznych i szkła laboratoryjnego;
7) wykonywanie czynności związanych z uruchomieniem procedur zamówień publicznych w przypadkach i zakresie określonym w odrębnych wewnętrznych aktach normatywnych oraz nadzorowanie prawidłowej realizacji takich zamówień;
8) dysponowanie środkami publicznymi w zakresie określonym w zarządzeniu rektora w sprawie zamówień publicznych.
6. Działalność pracowników w sekretariatach instytutów koordynowana jest przez osoby wyznaczone do pełnienia funkcji koordynatora. Koordynatora wyznacza rektor, po zasięgnięciu opinii dyrektora instytutu14.
14 Zmiana wprowadzona Zarządzeniem nr 115/2020 Rektora UEP.
35
7. Do zadań koordynatora, poza bieżącym realizowaniem zadań określonych w ust. 3, należy:
1) współdziałanie z dyrektorem instytutu, kierownikami jednostek organizacyjnych wchodzących w skład instytutu w celu zapewnienia sprawnego funkcjonowania sekretariatu i realizacji jego zadań;
2) utrzymywanie bieżącego kontaktu z Radą Awansów Naukowych i z dyrektorami studiów;
3) harmonizowanie działań osób zatrudnionych w sekretariacie (w tym delegowanie zadań), monitorowanie i nadzór realizowanych zadań;
4) nadzór nad obiegiem dokumentów w sekretariacie;
5) nadzór nad właściwym przestrzeganiem Regulaminu pracy, przepisów bhp i ppoż., dyscypliny pracy i innych przepisów prawa pracy;
6) zapewnienie prawidłowego wykorzystania i zabezpieczania majątku oddanego do używania sekretariatu;
7) przekazywanie dyrektorom instytutów i kierownikom jednostek organizacyjnych, wchodzących w skład instytutu, informacji dotyczących obowiązujących w Uczelni przepisów i aktów wewnętrznych;
8) weryfikowanie danych zawartych w kartotece majątku jednostek organizacyjnych wchodzących w skład instytutu ze stanem faktycznym.
8. Szczegółowy zakres czynności koordynatora i pracowników sekretariatów instytutów ustala właściwy dyrektor instytutu (jako bezpośredni przełożony pracowników sekretariatu instytutu), a zatwierdza rektor albo osoba upoważniona przez rektora do zawarcia umowy o pracę z danym pracownikiem.
§ 50
1. Do zadań pracowników sekretariatów jednostek organizacyjnych innych niż instytuty należy w szczególności:
1) obsługa sekretarska i organizacyjna osób kierujących tymi jednostkami organizacyjnymi oraz zatrudnionych w nich pracowników (w zakresie określonym przez osobę kierującą daną jednostką);
2) prowadzenie terminarza spraw, przyjęć, konsultacji, dyżurów wszystkich pracowników zatrudnionych w jednostce organizacyjnej;
3) załatwianie spraw związanych z organizacją zebrań, posiedzeń, konferencji, odczytów, szkoleń, prelekcji organizowanych przez osobę kierującą jednostką organizacyjną lub jej pracowników;
4) wsparcie organizacyjne wydarzeń inicjowanych przez daną jednostkę;
