ZARZĄDZENIE NR 334/2019 PREZYDENTA MIASTA KATOWICE
z dnia 12 czerwca 2019 r.
w sprawie zaopiniowania Regulaminu Organizacyjnego Miejskiego Domu Kultury „Ligota” w Katowicach
Na podstawie art.26 ust.1 w zw. z art. 30 ust.1 ustawy z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym (Dz.
U. z 2019 r., poz. 506) oraz art.13 ust. 3 ustawy z dnia 25 października 1991 r. o organizowaniu i prowadzeniu działalności kulturalnej (Dz. U. z 2019 r. poz. 115).
zarządza się co następuje:
§ 1. Zaopiniować pozytywnie Regulamin Organizacyjny Miejskiego Domu Kultury „Ligota”
w Katowicach w brzmieniu stanowiącym załącznik do niniejszego zarządzenia.
§ 2. Wykonanie zarządzenia powierza się Dyrektorowi Miejskiego Domu Kultury „Ligota”
w Katowicach.
§ 3. Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania.
wz. Prezydenta Miasta Katowice
Pierwszy Wiceprezydent Miasta Katowice
Bogumił Sobula
Załącznik do zarządzenia Nr 334/2019 Prezydenta Miasta Katowice
z dnia 12 czerwca 2019 r.
REGULAMIN ORGANIZACYJNY
MIEJSKIEGO DOMU KULTURY „LIGOTA” W KATOWICACH
I. Postanowienia ogólne.
§ 1
1. Regulamin Organizacyjny określa strukturę wewnętrzną oraz zakres działania poszczególnych komórek organizacyjnych w Miejskim Domu Kultury „LIGOTA” w Katowicach zwanym dalej MDK.
2. Regulamin Organizacyjny nadaje Dyrektor MDK zarządzeniem wewnętrznym po zasięgnięciu opinii Organizatora oraz działających w MDK stowarzyszeń artystycznych i związków zawodowych.
3. Szczegółową strukturę organizacyjną MDK „Ligota” przedstawia schemat organizacyjny stanowiący załącznik nr 1 do Regulaminu Organizacyjnego.
4. Zmiany w Regulaminie Organizacyjnym wraz z schematem organizacyjnym dokonywane są przez Dyrektora MDK po zasięgnięciu opinii Organizatora oraz działających w MDK stowarzyszeń artystycznych i związków zawodowych.
5. Oświadczenia woli w zakresie praw i zobowiązań majątkowych w imieniu MDK składa Dyrektor.
§ 2
Miejski Dom Kultury „LIGOTA” w Katowicach działa na podstawie ustawy z dnia 25 października 1991 roku o organizowaniu i prowadzeniu działalności kulturalnej (Dz. U. z 2019 r. poz. 115), ustawy z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym (Dz. U. z 2019 r., poz. 506), uchwały nr XVIII/106 Miejskiej Rady Narodowej w Katowicach z dnia 29 kwietnia 1987 r. w sprawie utworzenia Dzielnicowego Domu Kultury w Katowicach - Ligocie, statutu nadanego uchwałą nr XXXIII/711/13 Rady Miasta Katowice z dnia 30 stycznia 2013 r. w sprawie nadania statutu Miejskiemu Domowi Kultury „Ligota” w Katowicach (Dz. Urz. Woj. Śl. poz. 2085) oraz właściwych przepisów prawa.
II. Organizacja Miejskiego Domu Kultury „Ligota” w Katowicach.
§ 3
1. Funkcjonowanie MDK opiera się na zasadzie służbowego podporządkowania, podziału obowiązków oraz indywidualnej odpowiedzialności za wykonanie powierzonych zadań.
3. W strukturach organizacyjnych MDK funkcjonują następujące komórki organizacyjne:
a) Dział Ekonomiczno-Finansowy b) Dział Merytoryczny
c) Pion Administracyjno - Obsługowy oraz samodzielne stanowiska:
d) Główny Księgowy, któremu podlega Dział Ekonomiczno-Finansowy
e) Główny Specjalista ds. Artystycznych, któremu podlega Dział Merytoryczny f) Specjalista ds. Administracyjno-Technicznych
g) Dla utworzonych w Miejskim Domu Kultury „Ligota” działów ustala się następujące skróty (kody): - Dział Ekonomiczno-Finansowy - DEF , Dział Merytoryczny - DM, Pion Administracyjno - Obsługowy - AO
III. Organy zarządzające i komórki organizacyjne Miejskiego Domu Kultury „Ligota”.
§ 4 Dyrektor
1. Dyrektor Miejskiego Domu Kultury ”Ligota” kieruje i zarządza instytucją, odpowiada za jego działalność i reprezentuje ją na zewnątrz.
2. W przypadku nieobecności Dyrektora MDK, zastępuje go Główny Specjalista ds.
Artystycznych, a w razie nieobecności Głównego Specjalisty ds. Artystycznych osoba wyznaczona przez Dyrektora.
3. Dyrektor kieruje MDK przy pomocy Głównego Księgowego, Głównego Specjalisty ds.
Artystycznych i Głównego Specjalisty ds. Administracji z zachowaniem zasady jednoosobowego kierownictwa.
4. Dyrektor, w imieniu pracodawcy, którym jest MDK, wykonuje w stosunku do wszystkich pracowników wszystkie czynności z zakresu prawa pracy.
5. Dyrektor ma prawo tworzyć nowe komórki organizacyjne oraz likwidować lub łączyć istniejące po uprzednim zaopiniowaniu zmian Regulaminu Organizacyjnego przez Organizatora.
6. Do zadań Dyrektora należy planowanie pracy MDK oraz pełnienie nadzoru nad wykonywaną działalnością MDK, realizacją rocznych i miesięcznych planów działalności merytorycznej poprzez:
a) racjonalną gospodarką majątkiem MDK,
b) rozwój i upowszechnianie kultury w zakresie działalności MDK,
c) prowadzenie i zapewnienie funkcjonowania adekwatnej, skutecznej i efektywnej kontroli zarządczej,
d) podejmowanie wszelkich decyzj i w zakresie opracowywania i realizowania planów działalności merytorycznej i finansowej MDK oraz składanej sprawozdawczości,
e) inicjowanie i nawiązywanie współpracy z innymi instytucjami kultury, organizacjami społecznymi oraz środowiskami twórczymi,
f) podejmowanie wszelkich decyzji w sprawach personalnych pracowników MDK, g) należyte gospodarowanie funduszem płac i etatami,
h) zapewnienie właściwych warunków pracy i przestrzeganie obowiązujących przepisów bhp, p.poż. i innych właściwych,
i) wydawanie w obowiązującym trybie: regulaminów, instrukcji i zarządzeń wewnętrznych, wytycznych i poleceń służbowych, regulujących wewnętrzne sprawy MDK i jego pracowników,
j) rozpatrywanie skarg i wniosków,
k) stałą współpracę z Wydziałem Kultury Urzędu Miasta Katowice.
Główny Księgowy
§ 5
1. Główny Księgowy podlega bezpośrednio Dyrektorowi MDK i uczestniczy w pracach oraz w obradach MDK z głosem doradczym,
2. Nadzoruje i odpowiada za całokształt gospodarki finansowej MDK,
3. Głównemu Księgowemu bezpośrednio podlega Dział Ekonomiczno - Finansowy.
4. Główny Księgowy przyjmuje obowiązki i odpowiedzialność w zakresie:
a. prowadzenia rachunkowości jednostki, b. wykonania dyspozycji środkami pieniężnymi,
c. dokonywania wstępnej kontroli kompletności i rzetelności dokumentów dotyczących operacji gospodarczych i finansowych oraz ich zgodności z planem finansowym, d. kierowania Działem Ekonomiczno - Finansowym.
5. Do kompetencji Głównego Księgowego, należy w szczególności:
a. opracowywanie i sporządzanie planów finansowych MDK w oparciu o program działalności oraz wytyczne Dyrektora,
b. planowe i celowe realizowanie budżetu MDK,
c. kontrasygnata umów mogących spowodować zobowiązania finansowe,
d. nadzór nad realizacją zadań zgodnie z Ustawą z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo Zamówień Publicznych (Dz.U. z 2018 r. poz. 1986 z późn. zm.)
e. nadzór nad realizacją planu finansowego MDK oraz stałe analizowanie przychodów i kosztów,
f. należyte sporządzanie sprawozdań finansowych,
g. nadzór nad prawidłowym prowadzeniem gospodarki finansowej i składników majątku MDK,
h. nadzór nad prawidłowym naliczaniem i terminowym odprowadzaniem podatków, składek ZUS i innych zobowiązań m.in. płacowych,
i. kontrola obiegu dokumentów finansowych,
j. przygotowywanie dokumentacji związanej z ubezpieczeniem, k. przygotowywanie wniosków o dotacje,
l. przeprowadzanie okresowych kontroli kasy,
ł. analizowanie i ocena funkcjonowania systemu kontroli zarządczej w MDK, przedstawianie Dyrektorowi wniosków w tym zakresie oraz czuwania nad stosowaniem standardów kontroli zarządczej przez podległy Dział, kierowanie pracownikami w podległym Dziale Ekonomiczno-Finansowym,
m. opracowanie przepisów wewnętrznych regulujących zasady gospodarki finansowe MDK i ich aktualizacja zgodna z przepisami prawnymi.
§ 6 Główny Specjalista ds. Artystycznych
1. Główny Specjalista ds. Artystycznych podlega bezpośrednio Dyrektorowi MDK i odpowiada za działalność merytoryczną, uczestniczy w pracach oraz obradach w MDK z głosem doradczym.
2. Głównemu Specjaliście ds. Artystycznych bezpośrednio podlega Dział Merytoryczny.
3. Do kompetencji Głównego Specjalisty ds. Artystycznych należy w szczególności:
a) zastępstwo Dyrektora w czasie jego nieobecności,
b) koordynowanie opracowywania planów, projektów, nowych inicjatyw oraz współorganizowanie działalności merytorycznej w MDK,
c) nadzorowanie działalności merytorycznej w instytucji (zespołów artystycznych, zajęć stałych, imprez kulturalnych), sporządzanie ich harmonogramów,
d) kierowanie pracą podległych pracowników,
e) nadzór nad zawieraniem umów dotyczących uczestnictwa w zajęciach w Miejskim Domu Kultury „Ligota” oraz nadzór nad umowami koncertowymi,
f) analiza przychodów i kosztów nadzorowanych zajęć i organizowanych imprez,
g) analizowanie i ocena funkcjonowania systemu kontroli zarządczej w MDK, przedstawiania Dyrektorowi wniosków w tym zakresie oraz czuwania nad stosowaniem standardów kontroli zarządczej przez Dział Merytoryczny.
§ 7 Specjalista ds. Administracyjno - Technicznych
1. Specjalista ds. Administracyjno-Technicznych jest pracownikiem Pionu Administracyjno - Obsługowego, podlega bezpośrednio Dyrektorowi MDK i odpowiada za działalność funkcjonalną.
2. Do kompetencji Specjalisty ds. Administracyjnych należy w szczególności:
a) Realizacja zadań zgodnie z Ustawą z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo Zamówień Publicznych (Dz.U. z 2018 r. poz. 1986 z późn. zm.)
b) koordynowanie opracowywania planów, projektów, nowych inicjatyw oraz współorganizowanie działalności organizacyjno-funkcjonalnej w MDK,
c) zawieranie umów dotyczących wynajmu pomieszczeń, sprzętu MDK, zawieraniem umów współpracy z innymi podmiotami, firmami zewnętrznymi,
d) analiza przychodów i kosztów nadzorowanych wydatków związanych z administracją i obsługą MDK,
e) administrowanie i czuwanie nad ochroną danych RODO,
f) analizowanie i ocena funkcjonowania systemu kontroli zarządczej w MDK, przedstawianie Dyrektorowi MDK wniosków w tym zakresie oraz czuwanie nad stosowaniem standardów kontroli zarządczej przez Pion Administracyjno - Obsługowy.
IV. Zakres działania komórek organizacyjnych
§ 8
1. Komórki organizacyjne MDK zobowiązane są do realizacji celów Miejskiego Domu Kultury
„Ligota” i współdziałania przy wykonywaniu powierzonych zadań.
2. Osoby kierujące działami (Główny Księgowy, Główny Specjalista ds. Artystycznych) organizują pracę Działów:
a) odpowiadają za prawidłowe funkcjonowanie Działów, b) usprawniają organizację i metody pracy w Działach,
c) nadzorują pracę podległych im pracowników, inicjują szkolenia zawodowe pracowników, d) wykonują inne polecenia Dyrektora MDK.
§ 9 Dział Ekonomiczno-Finansowy
1. Za Dział Ekonomiczno - Finansowy odpowiada Główny Księgowy.
2. Do zadań Działu Ekonomiczno - Finansowego należy:
W zakresie spraw związanych z planowaniem, sprawozdawczością i analizą ekonomiczną wykonania planu, prowadzenia księgowości zgodnie z obowiązującymi przepisami w zakresie rachunkowości, finansów publicznych i zamówień publicznych:
a) prowadzenie i załatwianie spraw związanych z naliczaniem i odprowadzaniem podatku VAT, składek na ubezpieczenie społeczne i zdrowotne i innych potrąceń,
b) opracowane projektów planu finansowego,
c) organizowanie prawidłowego obiegu dokumentów finansowych,
d) przechowywanie i zabezpieczanie ksiąg i dokumentów oraz środków pieniężnych, e) sporządzanie sprawozdań i analiz ekonomiczno-finansowych,
f) prowadzenie wewnętrznej kontroli finansowej, kontrolowanie gospodarki materiałowej, g) prowadzenie rejestru zamówień publicznych oraz sporządzanie sprawozdań,
h) przedkładanie Dyrektorowi okresowych analiz i dotyczących realizacji planu finansowego i informacji oraz wniosków dotyczących działalności MDK,
i) odpowiedzialność za prawidłowe coroczne rozliczenie inwentaryzacji, j) współpraca z komórkami organizacyjnymi Miasta w zakresie zadań działu,
k) rozliczanie dotacji otrzymanych z budżetu Miasta, l) prowadzenie Składnicy Akt,
m) zaopatrywanie w materiały biurowe, środki czystości, odzież ochronną, materiały niezbędne do funkcjonowania MDK,
n) prowadzenie Biura Obsługi Klienta w MDK,
o) prowadzenie kasy fiskalnej MDK oraz innych urządzeń w biurze.
W zakresie spraw kadrowych:
a) przygotowywanie do decyzji Dyrektora materiałów wraz z wnioskami dotyczącymi nawiązania i rozwiązywania stosunku pracy,
b) prowadzenie akt osobowych pracowników MDK wg aktualnych przepisów, c) wydawanie zaświadczeń dotyczących zatrudnienia pracowników MDK,
d) prowadzenie spraw związanych z zakresem ochrony danych i informacji niejawnych, e) sporządzanie umów o pracę oraz prowadzenie rejestru umów,
f) sporządzanie rocznego planu urlopów oraz miesięcznych harmonogramów czasu pracy, g) załatwianie spraw związanych z wyjazdami służbowymi, delegacjami służbowymi oraz
z rozliczeniem ich, ryczałtu związanym z użytkowaniem prywatnego samochodu do celów służbowych,
h) prowadzenie rejestru pełnomocnictw,
i) prowadzenie ewidencji szkoleń BHP, okresowych badań lekarskich, szkoleń, ciągłe aktualizowanie spraw pracowniczych związanych z zakresami czynności i innymi,
j) sporządzanie list płac oraz innych świadczeń pieniężnych dla pracowników oraz osób współpracujących z MDK na podstawie umów cywilnoprawnych,
k) sporządzanie deklaracji podatkowych i ZUS,
l) załatwianie spraw ubezpieczeniowych i rentowych, wniosków o emeryturę oraz wydawanie zaświadczeń w związku z zatrudnieniem.
Dział Merytoryczny
§ 10
1. Za Dział Merytoryczny odpowiada Główny Specjalista ds. Artystycznych.
2. Do zadań Działu Merytorycznego należy:
a) prowadzenie sekretariatu Dyrektora, prowadzenie ewidencji skarg i wniosków pod względem merytorycznym,
b) aktualizowanie informacji na stronie internetowej oraz w Biuletynie Informacji Publicznej MDK, obsługa portali społecznościowych oraz korespondencji mailowej,
c) obsługa narad i spotkań organizowanych przez Dyrektora,
d) kreowanie pozytywnego wizerunku MDK w mediach poprzez rzetelne i systematyczne przygotowanie informacji,
e) opracowywanie planów, korekt planów i sprawozdań z działalności merytorycznej, f) realizacja zadań programowych wynikających z planu,
g) rozwijanie zainteresowań lokalnego społeczeństwa w zakresie amatorskiego ruchu artystycznego,
h) organizowanie i realizacja imprez kulturalno-artystycznych, rozrywkowych, edukacyjnych:
warsztaty, prelekcje, pokazy, turnieje, konkursy, przeglądy, festiwale, plenery, przestawienia teatralne, akcje „Zima w mieście” i „Lato w mieście”,
i) przygotowywanie materiałów do wystaw i wernisaży, wydawnictw i publikacji, j) sporządzanie wniosków o zawarcie umów licencyjnych na publiczne wykonywanie
lub odtwarzanie utworów i projekcji filmów,
k) opracowywanie ankiet dla uczestników i analizowanie wyników,
l) prowadzenie spraw związanych z zawieranymi umowami uczestnictwa w zajęciach MDK, umowami koncertowymi wraz z kosztorysami imprez,
m) współpraca z innymi podmiotami działającymi w kulturze również za granicą, n) prowadzenie działań impresaryjnych,
o) nadzór nad opłatami za korzystanie z zajęć merytorycznych, p) pozyskiwanie sponsorów oraz funduszy zewnętrznych.
§ 11
Pion Administracyjno - Obsługowy, podlega bezpośrednio Dyrektorowi.
Do zadań Pionu Administracyjno-Obsługowego należy:
a) prowadzenie ewidencji skarg i wniosków,
b) prowadzenie i rejestracja korespondencji wpływającej i wychodzącej, przedkładanej Dyrektorowi,
c) sporządzanie projektów zarządzeń, regulaminów i instrukcji,
d) sporządzanie harmonogramów kontroli i przeglądów okresowych budynków Miejskiego Domu Kultury,
e) współdziałanie z innymi pracownikami MDK przy realizacji powierzonych zadań,
f) prowadzenie całości spraw wynikających z obowiązków zarządcy obiektu budowlanego oraz prowadzenie archiwum przedmiotowej dokumentacji, zapewnienie bezpieczeństwa użytkowania i właściwej eksploatacji,
g) obsługa petentów w Biura obsługi klienta,
h) zaopatrywanie w materiały niezbędne do funkcjonowania MDK związane z budynkiem, i) sporządzanie umów: najmu, na roboty budowlane i usługi, cywilnoprawnych oraz
prowadzenie rejestrów tych umów,
j) współpraca przy opracowywaniu materiałów i informacji promujących działalność MDK, k) prowadzenie rejestru zamówień publicznych oraz sporządzanie sprawozdań,
l) prace związane z inwentaryzacją roczną,
ł) współpraca przy imprezach MDK wewnątrz budynku MDK i w plenerach, m) prowadzenie spraw związanych z zakresem ochrony informacji niejawnych, n) sporządzanie umów i prowadzenie rejestru umów,
o) dbanie o utrzymanie należytej czystości wewnątrz i na zewnątrz budynku MDK, a także podczas imprez w plenerze bądź imprez MDK w innym pomieszczeniu wg polecenia Dyrektora MDK,
p) pielęgnowanie zieleni, wykonywanie prac związanych z poprawą estetyki pomieszczeń i warunków pracy w MDK.
V. Zasady udzielania pełnomocnictw.
§ 12
1. Dyrektor MDK może udzielać pełnomocnictw lub upoważnień, do reprezentowania MDK, zwanych dalej pełnomocnictwem lub pełnomocnictwami, w szczególności do:
a) zastępowania Dyrektora w razie zaistnienia takiej konieczności,
b) reprezentowania MDK w postępowaniach sądowych, administracyjnych lub w postępowaniach przed innymi organami i urzędami,
c) przetwarzania danych osobowych pracowników oraz osób współpracujących na podstawie umów cywilnoprawnych.
2. Pełnomocnictwo upoważnia do działania w imieniu MDK w zakresie w nim określonym.
3. Pełnomocnictwo może mieć charakter jednorazowy lub upoważniać do działania w określonym czasie.
4. Pełnomocnictwo powinno zostać odwołane w przypadku utraty dalszego uzasadnienia jego udzielenia.
VI. Postanowienia końcowe.
§ 13
Regulamin Organizacyjny wchodzi w życie z dniem
§ 14
W sprawach nieuregulowanych niniejszym Regulaminem mają zastosowanie przepisy Ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks Pracy (Dz.U. z 2018 r. poz. 917 z późn. zm.) oraz inne właściwe przepisy.
Załącznik nr 1 do Regulaminu Organizacyjnego Schemat Organizacyjny MDK „Ligota” w Katowicach
Dokument podpisany bezpiecznym podpisem elektronicznym Podpis: Signature-2047386805
Imię: Bogumił Piotr Nazwisko: Sobula Instytucja:
Województwo:
Miejscowość:
Data podpisu: 12 czerwca 2019 r.
Zakres podpisu: Cały dokument
