1 Załącznik nr 2 do Uchwały Nr …/…/…
Sejmiku Województwa Pomorskiego z dnia ……… roku
Protokół z przeprowadzonej kontroli przez Komisję Rewizyjną
Sejmiku Województwa Pomorskiego
1.
• art. 30 ust. 1 ustawy o samorządzie województwa, Podstawa prawna:
• § 20 ust. 1, 3 i 8 Statutu Województwa Pomorskiego,
• § 7¹ ust. 1 Regulaminu Pracy Sejmiku Województwa Pomorskiego,
• Uchwała Nr 357/XXXII/17 Sejmiku Województwa Pomorskiego z dnia 27 marca 2017 roku w sprawie zatwierdzenia Planu Pracy Komisji Rewizyjnej Sejmiku Województwa Pomorskiego na 2017 rok,
• upoważnienie Przewodniczącego Sejmiku Województwa Pomorskiego z dnia 26 kwietnia 2017 roku.
2.
• Kontrola zadań w zakresie promocji Województwa Pomorskiego.
Przedmiot kontroli:
3.
• Jarosław Bierecki – Przewodniczący, Skład zespołu kontrolnego:
• Bartosz Piotrusiewicz,
• Alicja Zajączkowska
4.
Członkowie Zespołu Kontrolnego wyznaczyli termin do przeprowadzenia kontroli do końca grudnia 2017 roku.
Termin kontroli:
5.
3 sierpnia 2017 r. Przewodniczący Zespołu Kontrolnego Pan Jarosław Bierecki wystąpił do Zarządu Województwa Pomorskiego o dokumenty niezbędne do rozpoczęcia kontroli. 25 sierpnia 2017 r. Marszałek Województwa przekazał wymagane materiały.
Członkowie Zespołu Kontrolnego wnikliwie zapoznali się z informacjami.
Zakres i opis kontroli:
2 Zespół kontrolny na posiedzeniu Komisji Rewizyjnej w dniu 18 września 2017 roku spotkał się z Panem Sławomirem Lucewiczem Dyrektorem Departamentu Promocji i Komunikacji Społecznej. Dyrektor poinformował radnych, iż w latach 2016 – 2017 UMWP swoją obecność podczas konferencji, seminariów, targów realizował w ramach merytorycznej działalności departamentów. Aktywność ta została podzielona na:
organizację przedsięwzięć, współorganizację przedsięwzięć i organizację działań promocyjnych w ramach wydarzenia. Szczegółowo została omówiona kwestia wydarzeń, na których Urząd Marszałkowski Województwa Pomorskiego skupił podstawową uwagę.
Do najczęściej stosowanych form dla tej aktywności Dyrektor Departamentu wskazał:
konferencje, seminaria, targi, spotkania informacyjne, fora tematyczne, spotkania z beneficjantami, otwarte posiedzenia oraz spotkania szkoleniowe.
Dyrektor Departamentu Promocji i Komunikacji Społecznej zreferował proces zakupu materiałów promocyjno – reklamowych, który odbywa się w oparciu o:
uchwałę nr 1027/XL/09 Sejmiku Województwa Pomorskiego z dnia 30 listopada 2009 roku w sprawie ogłoszenia jednolitego tekstu uchwały w sprawie ustalenia dziedzin i form działań promocyjnych na rzecz województwa pomorskiego; uchwałę nr 399/344/14 Zarządu Województwa Pomorskiego z dnia 15 kwietnia 2014 roku w sprawie wprowadzania Regulaminu udzielania zamówień o wartości nieprzekraczającej wyrażonej w złotych równowartości kwoty 30 000 euro w Urzędzie Marszałkowskim Województwa Pomorskiego oraz uchwałę nr 1074/181/16 Zarządu Województwa Pomorskiego z dnia 20 października 2016 roku w sprawie wprowadzenia Regulaminu udzielania zamówień publicznych o wartości nieprzekraczającej wyrażonej w złotych równowartości kwoty 30 000 euro w Urzędzie Marszałkowskim Województwa Pomorskiego.
Dyrektor przedstawił również procedurę zakupu materiałów promocyjno - reklamowych zrealizowanych ze środków UE, które przeprowadzane są zgodnie z:
uchwałą nr 399/344/14 Zarządu Województwa Pomorskiego z dnia 15 kwietnia 2014 roku w sprawie wprowadzania Regulaminu udzielania zamówień o wartości nie przekraczającej wyrażonej w złotych równowartości kwoty 30 000 euro w Urzędzie Marszałkowskim Województwa Pomorskiego oraz uchwałą nr 1074/181/16 Zarządu Województwa Pomorskiego z dnia 20 października 2016 roku w sprawie wprowadzenia Regulaminu udzielania zamówień publicznych o wartości nie przekraczającej wyrażonej w złotych równowartości kwoty 30 000 euro w Urzędzie Marszałkowskim Województwa Pomorskiego; uchwałą nr 313/30/15 Zarządu Województwa Pomorskiego z dnia
3 7 kwietnia 2015 roku w sprawie wprowadzenia Regulaminu udzielania zamówień publicznych o wartości przekraczającej wyrażoną w złotych równowartość kwoty 30 000 euro w Urzędzie Marszałkowskim Województwa Pomorskiego; uchwałą nr 1073/181/16 Zarządu Województwa Pomorskiego z dnia 20 października 2016 roku w sprawie wprowadzenia Regulaminu udzielania zamówień publicznych. przy współpracy departamentów „unijnych” i koordynacji ze strony Departamentu Promocji i Komunikacji Społecznej.
Dyrektor Departamentu Promocji i Komunikacji Społecznej podsumował działania i wydatki dotyczące promocji jednostek samorządu terytorialnego za rok 2016.
Na zadania w zakresie promocji regionu w ramach kwoty 1 014 510 zł wydatkowano 1 002 232 zł z przeznaczeniem na: obsługę medialną Urzędu Marszałkowskiego (267 688 zł), promocję Województwa Pomorskiego (724 544 zł), zadania z zakresu turystyki i promocji w ramach RPS Pomorska Podróż (10 000 zł). Wydatki w całości zostały zrealizowane ze środków własnych Województwa. Wydatki w kwocie 267 688 zł dotyczyły zakupu usług związanych z: publikacjami prasowymi, organizacją plebiscytów, działaniami promocyjno – informacyjnymi związanymi z organizacją Jarmarku na Zdrowie, medialną kampanią społeczną Akcja 1%. Wydatki w zakresie obsługi medialnej UMWP dotyczyły ogłoszeń prasowych zamieszczanych w dziennikach ogólnopolskich i regionalnych o przetargach organizowanych przez Urząd, ofertach pracy dostępnych w urzędzie, kondolencji i życzeń świątecznych. Wydatki w kwocie 724 544 zł poniesione na promocję obejmowały: 1) zakup usług (komunikację internetową, działania w zakresie promocji województwa pomorskiego podczas imprez, uroczystości, koncertów, wydarzeń kulturowych i sportowych, markę województwa – wykonywanie projektów graficznych, naszywek, naklejek z logo Pomorskie). 2) zakup materiałów i wyposażenia w związku z obsługą wydarzeń promocyjnych objętych patronatem Marszałka Województwa i Przewodniczącego Sejmiku Województwa Pomorskiego. 3) opłaty i składki za umieszczenie witaczy w pasie dróg krajowych i wojewódzkich oraz za zgłoszenie znaku ! Pomorskie do Urzędu Patentowego RP o udzielenie prawa ochronnego na znak towarowy. Wydatki w kwocie 10 000 zł poniesione w ramach RPS Pomorska Podróż
4 w związku z przyjętą Strategią Rozwoju Województwa Pomorskiego 2020 obejmowały wykonanie banerów, roll-upów, stojaków reklamowych oraz ścianki tekstylnej, które miały na celu kreowanie marki Województwa Pomorskiego.
Dyrektor Departamentu Promocji i Komunikacji Społecznej poinformował Zespół kontrolny, iż planowana kwota na rok 2018 na promocję jednostek samorządu terytorialnego to 2 206 510 złotych. Działania będą realizowane ze środków własnych województwa i obejmować będą obsługę medialną Urzędu Marszałkowskiego i Promocję Województwa Pomorskiego. W ramach planowanej kwoty 174 600 złotych zostanie przeznaczone na: obsługę wydarzeń medialno – promocyjnych województwa; organizację konferencji prasowych; wydawanie magazynu Samorządu Województwa Pomorskiego
„Pomorskie”; wydawanie cyklicznych dodatków tematycznych w pomorskich mediach;
przygotowanie kampanii informacyjnych dotyczących zadań Samorządu Województwa Pomorskiego w mediach; organizację seminariów i konferencji związanych z zadaniami samorządu; prowadzenie strony internetowej UMWP; zakup materiałów filmowych oraz zdjęć na potrzeby publikacji elektronicznych i drukowanych. Pozostała część kwoty tj. 2 031 910 złotych przeznaczona zostanie na organizację imprez promocyjnych: zakup materiałów promocyjno – reklamowych; organizację Pomorskiej Drogi do Niepodległości 2018, rajdu odkrywców ZHP oraz krajowego zlotu Skautów w Sobieszewie, Święto Produktu Tradycyjnego; naprawę zniszczonych witaczy, promocję usług spółek Województwa; obsługę BIP; organizację plebiscytów Dziennika Bałtyckiego.
Dnia 18 września br. po wnikliwej i rzetelnej analizie dokumentów oraz po wysłuchaniu zaproszonych gości członkowie Zespołu Kontrolnego poprosili o uzupełnienie materiałów kontrolnych o informację odnośnie uzupełnienia wykazu wydarzeń organizowanych przez departamenty poprzez dopisanie miejsca i kwot przedsięwzięć. Materiały zostały uzupełnione dnia 2 października br.
6. Wnioski pokontrolne:
•
Zespół Kontrolny wnioskuje do Zarządu Województwa Pomorskiego o:
•
Zwiększenie dostępu radnym województwa do materiałów promocyjnych.
Stworzenie odrębnego, samodzielnego budżetu na promocję dla Sejmiku Województwa Pomorskiego.
5
•
•
Zwiększenie działań dotyczących promocji Sejmiku.
Udział radnych województwa w procesie wyboru materiałów promocyjnych przed ich zamówieniem.
Skład Zespołu Kontrolnego:
Jarosław Bierecki ………
Bartosz Piotrusiewicz………..
Alicja Zajączkowska ………..
