ZARZĄDZENIE NR 78/2017 WÓJTA GMINY LEŚNIOWICE
z dnia 17 listopada 2017 r.
w sprawie przyjęcia „Instrukcji przyjmowania wpłat bezgotówkowych na wyznaczonych stanowiskach w Urzędzie Gminy Leśniowice”
Na podstawie art. 10 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2016 r. poz.1047, z późn.zm.), zarządzam co następuje:
§ 1. Wprowadza się „Instrukcję przyjmowania wpłat bezgotówkowych na wyznaczonych stanowiskach w Urzędzie Gminy Leśniowice”, stanowiącą załącznik do niniejszego zarządzenia.
§ 2. Zobowiązuje się wszystkich pracowników Urzędu Gminy Leśniowice, właściwych merytorycznie z tytułu powierzonych im obowiązków służbowych do zapoznania się z „Instrukcją przyjmowania wpłat bezgotówkowych na wyznaczonych stanowiskach w Urzędzie Gminy Leśniowice”, o której mowa w § 1 oraz przestrzegania w pełni zawartych w niej postanowień.
§ 3. Wykonanie zarządzenia powierza się Skarbnikowi Gminy.
§ 4. Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podjęcia.
Załącznik
do Zarządzenia Nr 78/2017 Wójta Gminy Leśniowice z dnia 17 listopada 2017 r.
Instrukcja przyjmowania wpłat bezgotówkowych w Urzędzie Gminy Leśniowice
Podstawy prawne
§ 1
1. Instrukcja ustala jednolite zasady przyjmowania wpłat bezgotówkowych za pomocą kart płatniczych w Urzędzie Gminy Leśniowice.
2. Instrukcja została opracowana na podstawie:
1) ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2016 r. poz. 1047, z późn. zm.),
2) ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. z 2016 r. 1870, z późn. zm.),
3) ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2017 r. poz.201, z późn. zm.)
Objaśnienia i ogólne zasady
§ 2 Ilekroć w niniejszej instrukcji mowa jest o:
1) wpłacie bezgotówkowej – oznacza to operację wniesienia opłaty za pomocą karty płatniczej,
2) interesant – oznacza to osobę fizyczną lub instytucję załatwiającą sprawę zobowiązania do wniesienia opłaty,
3) jednostce – oznacza to Urząd Gminy Leśniowice,
4) kierowniku jednostki – oznacza to Wójta Gminy Leśniowice,
5) pracowniku – oznacza to pracownika Urzędu Gminy Leśniowice upoważnionego do przyjmowania wpłat bezgotówkowych,
6) karcie płatniczej – oznacza to każdy instrument płatniczy akceptowany przez terminal,
7) ustawie – oznacza to ustawę z dnia 19 sierpnia 2011 roku o usługach płatniczych (Dz. U. z 2014 r. poz. 873, z późn. zm.),
8) FDP – oznacza to FIRST DATA POLSKA S.A. właściciel marki POLCARD podmiot, który zgodnie z umową obsługuje i rozlicza transakcje opłacane instrumentami z wykorzystaniem terminala POS ,
9) terminal POS – oznacza to urządzenie dostarczone przez Planet Pay na mocy umowy, które służy przyjmowaniu płatności przy użyciu instrumentów płatniczych,
10) referat merytoryczny – referat w którym interesant dokonuje płatności za czynność urzędową.
§ 3
1. Na oznaczonych stanowiskach pracy uruchamia się możliwość wnoszenia podatków i opłat stanowiących dochody budżetu Gminy Leśniowice za pomocą kart płatniczych.
2. Wpłaty bezgotówkowe, o których mowa w ust.1 obsługiwane są przez pracowników
3. Pracownicy obsługujący terminal płatniczy składają oświadczenie zgodnie z załącznikiem do niniejszej instrukcji.
Dokumentacja
§ 4
Dokumentację stanowisk do przyjmowania wpłat bezgotówkowych stanowią:
1) wypełniony przez interesanta bankowy dowód wpłaty (BDW) zweryfikowany przez pracownika referatu,
2) wydruk – potwierdzenie transakcji z terminala,
3) wydruk raportu transakcyjnego z terminala, na którym widnieje liczba i wartość zrealizowanych transakcji w danym okresie rozliczeniowym oraz kwota, jaka zostanie rozliczona przez pracownika.
Przyjmowanie wpłat
§ 5
1. Pracownik przyjmujący wpłatę dokonaną przy użyciu karty płatniczej zobowiązany jest przedstawić interesantowi do wypełnienia BDW, który musi zawierać następujące dane:
1) nazwę właściciela rachunku (dane umieszczone na formularzu w sposób trwały), 2) numer rachunku bankowego (dane umieszczone na formularzu w sposób trwały), 3) imię i nazwisko bądź nazwę wpłacającego,
4) kwotę wpłaty cyfrowo i słownie, 5) precyzyjnie określony tytuł wpłaty.
2. Na poprawnie wypełnionym przez interesanta BDW pracownik umieszcza swój podpis z pieczątką służbową funkcją i datą wpłaty.
3. Bankowy dowód wpłaty wypełnia się w dwóch egzemplarzach:
1) oryginał stanowi pokwitowanie wpłaty dla wpłacającego,
2) kopia stanowi potwierdzenie transakcji i wraz z raportem sumarycznym przekazywana jest do księgowych organu i urzędu.
4. Na BDW zakazuje się dokonywania poprawek poprzez zamazywanie i korektorowanie.
5. Błędnie wpisane dane należy poprawić poprzez skreślenie błędnej treści i wpisanie nowej z zachowaniem czytelności zapisu oraz czytelne podpisanie poprawki z wpisaniem daty jej dokonania.
6. Potwierdzenie transakcji z terminala pracownik drukuje w dwóch egzemplarzach:
1) pierwszy dołącza się poprzez zszycie pod wypełniony BDW, 2) drugi przekazuje się interesantowi.
7. BDW oraz potwierdzenie transakcji z terminala do momentu przekazania pracownikowi księgowości należy przechowywać pod zamknięciem i odpowiednio zabezpieczyć przed zniszczeniem, kradzieżą osób trzecich oraz dostępem osób nieupoważnionych.
8. Na podstawie otrzymanych dokumentów księgowe organu i urzędu wprowadzają do ewidencji poszczególne tytuły wpłat.
9. Wszystkie transakcje (płatności jak i zwroty) dokonywane są w walucie krajowej.
Obowiązki pracownika przyjmującego wpłaty przy użyciu kart płatniczych
§ 6
1. Zapłata za świadczone usługi może być przyjęta tylko kartami ważnymi na całym świecie lub na terenie Polski i w terminie ważności określonym na karcie. Nie wolno przyjmować kart wydanych poza Polską, a ważnych tylko na terenie państwa wskazanego na karcie.
2. Nie wolno przyjmować zapłaty kartami uszkodzonymi (np. złamanymi, przeciętymi) ani też kartami zawierającymi poprawki (np. poprawiony podpis okaziciela, przebite numery karty itp.)
3. Pracownik zanim przeprowadzi transakcję kartą płatniczą, obowiązany jest dokonać każdorazowo weryfikacji karty, która polega na sprawdzeniu:
1) poprawne logo Organizacji płatniczej, 2) daty ważności karty,
3) czy dana karta nie nosi widocznych śladów podrobienia lub przerobienia,
4) czy wytłoczone na karcie litery i cyfry, które powinny być umieszczone w jednej linii, nie są przemieszczone względem siebie,
5) czy cztery cyfry wydrukowane nad lub pod numerem kart (jeśli figurują na karcie) są zgodne z pierwszymi czteroma cyframi numeru karty płatniczej,
6) czy hologram (jeśli jest umieszczony na karcie) ma wzór właściwy dla systemu, efekt trójwymiarowy, daje kolorowe refleksy świetlne, a jego krawędź nie daje się zaczepić paznokciem,
7) czy na pasku wzoru podpisu nie widnieje słowo VOID, że karta jest nieważna,
8) czy karta jest podpisana (jeśli posiada miejsce na podpis) oraz czy pasek wzoru podpisu nie nosi śladów usunięcia lub przerobienia podpisu, nie jest zatarty lub rozmazany, a krawędź paska nie daje się zaczepić paznokciem,
9) czy karta nie jest uszkodzona, pęknięta, przełamana, złamana, czy ogólny wygląd karty nie budzi wątpliwości,
10) zgodność imienia i nazwiska z rodzajem płci.
W przypadku jakichkolwiek wątpliwości co do wyglądu karty należy skontaktować się z Centrum Obsługi Klienta FDP.
4. Powyższe zasady nie dotyczą rozwiązań mobilnych – tj. transakcji z użyciem np.
smartfona lub zegarka.
§ 7
1. W przypadku, gdy płatność kartą jest weryfikowana poprzez wpisanie numeru PIN przez interesanta, pracownik jest zobowiązany udostępnić terminal w taki sposób, aby numer PIN mógł zostać wprowadzony w sposób poufny.
2. Fakt stwierdzenia poprawności i autentyczności kart oraz zgodności podpisów, pracownik zobowiązany jest potwierdzić, poprzez złożenie czytelnego podpisu na oryginale wydruku z terminala niezwłocznie po zakończeniu transakcji, pismem odręcznym, w górnej części oryginału wydruku nad logo. Podpis musi być złożony tak, aby nie zamazać żadnych elementów graficznych wydruku.
3. Po otrzymaniu wydruku z terminala pracownik zobowiązany jest do porównania numeru karty z wydruku z terminala z numerem umieszczonym na karcie płatniczej. Na kartach elektronicznych numer karty może być wydrukowany lub może być wydrukowana tylko jego część. W przypadku stwierdzenia niezgodności porównywanych numerów, transakcję należy bezwzględnie unieważnić, jednocześnie nie oddając karty interesantowi, postępując dalej zgodnie z punktem 1 § 8 niniejszej instrukcji.
4. Powyższe sposoby weryfikacji karty przez pracownika nie obowiązują przy płatnościach zbliżeniowych w sytuacji, gdy pracownikowi celem dokonania transakcji, nie jest wręczona karta przez użytkownika.
Zasady bezpiecznego używania terminala
§ 8
1. Pracownik jest zobowiązany zatrzymać i zniszczyć (przeciąć) kartę płatniczą w obecności jej posiadacza w przypadku:
1) upływu ważności karty,
2) zablokowania, w tym zastrzeżenia karty,
3) niezgodności podpisu posiadacza na karcie z podpisem na dowodzie sprzedaży, 4) stwierdzenia posługiwania się kartą przez osobę nieuprawnioną,
5) otrzymania polecenia zatrzymania karty płatniczej z FDP.
Po przecięciu karty płatniczej pracownik jest zobowiązany odesłać przeciętą kartę do FDP listem poleconym za potwierdzeniem odbioru.
2. Na podstawie art. 59f ustawy o usługach płatniczych w przypadkach uzasadnionych wątpliwości pracownik może żądać od osoby korzystającej z karty płatniczej identyfikującej osobę upoważnioną do jej użytkowania, okazania dokumentu stwierdzającego jej tożsamość. Po pozytywnej weryfikacji pracownik przeprowadza transakcję, odnotowuje na odwrocie oryginału dowodu sprzedaży „zweryfikowano tożsamość”, wpisuje typ dokumentu (dowód osobisty, prawo jazdy, paszport) i czytelnie podpisuje się.
3. Jeżeli weryfikacja tożsamości posiadacza karty okaże się niemożliwa, pracownik powinien skontaktować się z FDP. W przypadku oddalenia się osoby posługującej się kartą i pozostawienia karty w jednostce, pracownik powinien powiadomić o tym fakcie FDP.
4. Odmowa realizacji transakcji przez pracownika może nastąpić w przypadku:
1) otrzymania negatywnej odpowiedzi autoryzacyjnej, 2) braku możliwości uzyskania autoryzacji transakcji,
3) niezgodności podpisu Użytkownika na karcie z podpisem na dowodzie sprzedaży, 4) odmowy okazania przez Użytkownika dokumentu stwierdzającego tożsamość
w sytuacji, gdy zaistniała wątpliwość co do jego tożsamości,
5) stwierdzenia posługiwania się instrumentem płatniczym przez osobę nieuprawnioną, 6) upływu terminu ważności karty,
7) zablokowania, w tym zastrzeżenia karty,
5. W przypadku transakcji zbliżeniowych komunikaty o nieważności karty i o zastrzeżeniu karty wyda terminal POS. W każdym innym przypadku pracownik jest zobowiązany do sprawdzenia karty. Pracownik nie ponosi odpowiedzialności za płatności zbliżeniowe do kwoty 50,00 PLN oraz płatności zbliżeniowe potwierdzone prawidłowym numerem PIN odbywające się bez okazania karty.
6. Jeżeli podczas przeprowadzania transakcji zachowanie interesanta wzbudza jakiekolwiek podejrzenia lub stwarza zagrożenie, należy skontaktować się telefonicznie z FDP podając hasło „kod 10” oznaczające niebezpieczeństwo i brak możliwości jawnego przekazania informacji.
7. Przy realizacji transakcji w terminalu POS należy porównać numer karty wytłoczony lub wydrukowany na karcie, z niezamaskowaną częścią numeru rachunku z terminala POS.
Jeśli niezamaskowana część numeru karty z rachunku jest niezgodna z numerem na karcie, należy skontaktować się z FDP.
8. W przypadku sytuacji nietypowej wymagającej kontaktu z FDP należy bezwzględnie przestrzegać poleceń FDP.
Zwroty
§ 9
1. Zwrotu kwoty zapłaconej przy użyciu karty dokonuje pracownik Referatu Finansowego po złożeniu pisemnego wniosku przez interesanta ubiegającego się o zwrot opłaty wraz z BDW oraz wydrukiem potwierdzenia wpłaty z terminala. BDW powinien zawierać na odwrocie dyspozycję pracownika referatu merytorycznego potwierdzającego sprawę dotyczącą zwrotu opłaty.
2. Procedury zwrotu nie dokonuje się za pomocą terminala.
Zakończenie dnia – rozliczenie terminala
§ 10
1. Terminal POS dokonuje zamknięcia dnia automatycznie po godz. 1530. Potwierdzeniem prawidłowego zamknięcia dnia na terminalu POS jest wydruk „Rozliczenie” zawierający saldo przekazane przez terminal płatniczy do systemów ITCARD. Obowiązkiem pracownika obsługującego terminal jest codzienne sprawdzenie, czy saldo na rozliczeniu z danego dnia jest zgodne z sumą dokonanych transakcji.
2. W przypadku, gdy zamknięcie dnia na Terminalu POS nie dokonało się automatycznie, pracownik obsługujący transakcje zobowiązany jest w dniu następnym do bezzwłocznego dokonania próby ręcznego zamknięcia dnia poprzez uruchomienie odpowiedniej funkcji administracyjnej na Terminalu POS. Jeśli ta próba okaże się bezskuteczna lub wydruk
„Rozliczenie dnia” zakończony jest napisem „Salda nieuzgodnione”, osoba obsługująca transakcję zobowiązana jest do bezzwłocznego zgłoszenia tego faktu w formie pisemnej do Biura Obsługi Klienta Planet Pay.
3. Raport transakcyjny jest poprawny, gdy:
1) dane „sumaryczne HOST” są zgodne z danymi „sumaryczne TERMINAL”,
2) dane szczegółowe są zgodne z wydrukowanymi dowodami sprzedaży w danym dniu . 4. Pracownik odpowiedzialni przekazują raz dziennie do godz. 1100 dnia następnego do
pracowników księgowości następujące dokumenty z dnia poprzedniego:
1) raport transakcyjny z terminala,
2) kopie BDW z dołączonymi wydrukami z terminala, 3) zestawienie wpłat dokonanych kartą zgodnie z pkt 5.
5. Zestawienie wpłat dokonanych kartą sporządzane jest codzienne przez pracownika referatu merytorycznego i zawiera następujące elementy:
1) numer zestawienia,
2) dane pracownika sporządzającego zestawienie, 3) dzień za jaki zostało sporządzone,
4) chronologiczne zestawienie dokonanych operacji, 5) podpis osoby sporządzającej,
6) podpis osoby odbierającej,
6. Zestawienie sporządza się w dwóch egzemplarzach:
1) jeden dla referatu merytorycznego, 2) drugi dla księgowości.
Archiwizacja
§ 11
Okresy przechowywania oraz określenie kategorii archiwalnych dowodów księgowych i innych dokumentów należy stosować zgodnie z ustawą z dnia 29 września 1994 r.
o rachunkowości i rozporządzeniem Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r.
w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych, ale które nie mogą być krótsze niż okres 2 lat od daty transakcji, zgodnie z postanowieniem § 7 Umowy Program POS.
Załącznik
do Instrukcji przyjmowania wpłat bezgotówkowych w Urzędzie Gminy Leśniowice
Imię i nazwisko: ………..
stanowisko/referat ……….
O Ś W I A D C Z E N I E
Oświadczam, że zapoznałam(em) się z:
1) „Instrukcją przyjmowania wpłat bezgotówkowych w Urzędzie Gminy Leśniowice,
2) „Ogólnymi Warunkami Świadczenia Usług” stanowiących integralną cześć umowy w sprawie współpracy w zakresie obsługi i rozliczeń transakcji przy użyciu instrumentów płatniczych,
3) „Instrukcją obsługi terminala”.
i przyjmuję na siebie odpowiedzialność materialną z tytułu przyjmowania wpłat bezgotówkowych za pomocą terminala płatniczego oraz z tytułu powierzonego mi składnika majątkowego.
Leśniowice, dnia ………
………..
podpis pracownika
