Wytyczne w zakresie przygotowania, organizacji,
przeprowadzenia i rozliczania Wizyt studyjnych organizowanych w ramach Szwajcarsko – Polskiego Programu Współpracy
I. Zasady ogólne
1. Postanowienia Wytycznych w zakresie przygotowania, organizacji, przeprowadzenia i rozliczania Wizyt studyjnych organizowanych w ramach Szwajcarsko – Polskiego Programu Współpracy (zwanych dalej Wytycznymi) mają zastosowanie do Beneficjentów końcowych realizujących Projekt, mających zamiar zorganizować Wizytę studyjną w ramach oszczędności poprzetargowych w Komponencie II Projektu.
2. Niniejsze Wytyczne określają w szczególności:
1) zasady przygotowania dokumentacji dotyczącej organizacji Wizyty studyjnej;
2) zasady uczestnictwa w Wizycie studyjnej;
3) zasady sprawozdawczości i rozliczania wizyty studyjnej.
3. Pod pojęciem Wizyty studyjnej – należy rozumieć kilkudniowy zagraniczny /krajowy wyjazd, którego celem jest pozyskanie przez uczestników wiedzy z zakresu systemu pomocy społecznej, funkcjonowania instytucji pomocy społecznej w innym państwie. Wizyta studyjna winna mieć na celu również porównanie rozwiązań polskich i zagranicznych w systemie pomocy społecznej, a także próbę nawiązania stałej współpracy pomiędzy Domami Pomocy Społecznej, a podmiotami zagranicznymi, których przedmiot działalności jest zbieżny z działalnością realizowaną przez domy pomocy społecznej, biorące udział w wizycie studyjnej. Założenia wizyty studyjnej winne być spójne z zakresem rzeczowo – merytorycznym realizowanego Projektu Beneficjenta.
4. Zakres tematyczny Wizyty studyjnej musi być ściśle związany z celami Projektu Beneficjenta.
5. Wizyta studyjna może odbyć się w dowolnym państwie europejskim.
6. Całkowity kwalifikowalny koszt Wizyt studyjnych nie może przekraczać 40 000,00 PLN w ramach budżetu przewidzianego na Komponent II Beneficjenta.
7. Beneficjent może zorganizować dowolną liczbę Wizyt studyjnych w ramach kwoty, o której mowa w pkt 6.
8. Wizyty studyjne mają być realizowane zgodnie z zasadami polityki równych szans. Oznacza to, że mogą w nich brać udział osoby bez względu na wiek, rasę, miejsce zamieszkania, religię, orientację seksualną, pochodzenie czy niepełnosprawność.
9. Wizyty studyjne są współfinansowane przez Szwajcarię w ramach szwajcarskiego programu współpracy z nowymi krajami członkowskimi Unii Europejskiej.
II. Organizacja wizyty studyjnej
1. Minimalna liczba uczestników jednej wizyty studyjnej wynosi 10 osób, maksymalna 20 osób.
2. Uczestnikami wizyty studyjnej mogą być:
1) pracownicy Domów Pomocy Społecznej;
2) osoby kierujące Domami Pomocy Społecznej.
3. Beneficjent jest odpowiedzialny m.in. za:
1) przygotowanie „Regulaminu Wizyty studyjnej”;
2) rekrutację uczestników Wizyty studyjnej;
3) wyłonienie Wykonawcy, będącego organizatorem Wizyty studyjnej;
4) przygotowanie Wniosku do Instytucji Realizującej o akceptację Wizyty studyjnej. Wzór wniosku stanowi załącznik nr 1 do Wytycznych;
5) przygotowaniem sprawozdania z odbycia Wizyty studyjnej;
6) przedłożenia dokumentów potwierdzających odbycie Wizyty studyjnej celem rozliczenia.
4. Regulamin organizacji wizyty studyjnej powinien zawierać m.in.:
1) zasady rekrutacji uczestników Wizyty studyjnej. Wzór formularza zgłoszeniowego stanowi załącznik nr 2 do Wytycznych;
2) zasady rezygnacji z uczestnictwa Wizyty studyjnej;
3) wskazanie osoby odpowiedzialnej za organizację Wizyty studyjnej po stronie Beneficjenta;
4) zasady ubezpieczenia uczestników Wizyty studyjnej ze szczególnym uwzględnieniem ubezpieczenia zdrowotnego w przypadku wizyt zagranicznych;
5) zasady organizacji transportu, noclegów, wyżywienia podczas wizyty studyjnej;
6) zasady zapewnienia tłumacza, opiekuna podczas Wizyty studyjnej;
7) zasady przetwarzania danych osobowych. Wzór oświadczenia o wyrażeniu zgody na przetwarzanie danych osobowych stanowi załącznik nr 3 do Wytycznych.
5. Beneficjent jest zobowiązany przygotować i przedstawić do IR wniosek o akceptację Wizyty studyjnej. Do wniosku należy dołączyć:
1) planowany budżet na organizację Wizyty studyjnej;
2) Regulamin organizacji Wizyty studyjnej;
3) program Wizyty studyjnej, precyzujący m.in. miejsce wizyty, termin, instytucje w których wizyta będzie się odbywać, warsztaty, dyskusje, listę wykładowców, a także program merytoryczny Wizyty;
4) listę uczestników Wizyty studyjnej;
5) dokument od Partnera/Instytucji, w której Beneficjent zamierza odbyć Wizytę studyjną potwierdzający zgodę na odbycie Wizyty studyjnej w danej Instytucji;
6) zasady doboru Partnera/Instytucji do którego Beneficjent uda się w ramach Wizyty studyjnej. Zakres zadań merytorycznych beneficjenta końcowego musi być tożsamy z zakresem merytorycznym Partnera/Instytucji.
6. Koszty delegacji uczestników Wizyty studyjnej odbywanej na podstawie pisemnego polecenia wyjazdu, winny być rozliczane zgodnie z przepisami obowiązującymi dla delegacji krajowych i zagranicznych.
7. Uczestnicy Wizyty studyjnej powinni otrzymać certyfikaty potwierdzające udział w Wizycie studyjnej.
III Rozliczenie Wizyty studyjnej
1. Beneficjent jest zobowiązany do przygotowania prezentacji multimedialnej w postaci pokazu zdjęć z odbycia Wizyty studyjnej.
2. Uczestnicy na zakończenie Wizyty studyjnej zobowiązani są do wypełnienia ankiet dot. udziału w Wizycie studyjnej. Ankiety powinny być przygotowane przez Organizatora Wizyty studyjnej.
3. Rozliczenie Wizyty studyjnej odbędzie się na podstawie złożonego Wniosku o płatność wraz z Raportem okresowym Beneficjenta. Do wniosku o płatność Beneficjent zobowiązany jest dołączyć:
1) akceptację Wizyty studyjnej wydaną przez IR;
2) dokumenty rozliczające delegację służbową uczestników Wizyty;
3) dowody poniesienia kosztów organizacji Wizyty studyjnej (np. faktury/rachunki dot. wynagrodzenia tłumacza, wykładowcy, faktury za bilety, hotele, wyżywienie, transport, potwierdzenia dokonania płatności itp.);
4) sprawozdanie z Wizyty studyjnej zawierające informacje jakie doświadczenia wyniesione z Wizyty będą mogły być zastosowane w projekcie. Wzór sprawozdania stanowi załącznik nr 4 do Wytycznych;
5) procedurę wyboru organizatora Wizyty studyjnej;
6) kserokopie polis ubezpieczeniowych uczestników Wizyty studyjnej;
7) kserokopię certyfikatów o których mowa w rozdziale II pkt 7 Wytycznych;
8) kserokopię ankiet, o których mowa w rozdziale III pkt 2 Wytycznych;
9) kserokopię dokumentu potwierdzającego pobyt wydany przez Instytucję/Partnera miejsca Wizyty studyjnej
IV Postanowienia końcowe
1. Niniejsze Wytyczne będą umieszczone na stronie internetowej www.sppw.rops.rzeszow.pl
2. Instytucja Realizująca zastrzega sobie prawo do zmiany zapisów Wytycznych i innych dokumentów dotyczących organizacji, przeprowadzenia i rozliczana wizyt studyjnych, jeżeli zmian takich będzie wymagała Instytucja Pośrednicząca bądź Krajowa Instytucja Koordynująca, lub wynikną one z nowych uregulowań prawnych, a także w innych przypadkach jeżeli jest to niezbędne do prawidłowej realizacji Projektu. Informacja o ewentualnych zmianach zostanie każdorazowo zamieszczana na stronie internetowej www.sppw.rops.rzeszow.pl.
3. Beneficjenci planujący wizytę studyjną mają obowiązek przestrzegać niniejszych Wytycznych wraz z ich ewentualnymi zmianami.
4. Do Wizyt studyjnych organizowanych na terenie Polski postanowienia Wytycznych stosuje się odpowiednio.
5. Sprawy nieuregulowane niniejszymi Wytycznymi będą konsultowane i rozstrzygane z Instytucję Realizującą.
