A C T A U N I V E R S I T A T I S L O D Z I E N S I S FOLIA OECONOMICA 99, ________________
III, INFORMACJE
i i c h p r z e t w a r z a n i eW ZARZĄDZANIU
JoSe G n i a r
SYSTEMY INFORMACYJNE W WYKONAWSTWU t ZARZĄDZANIU
A. D e f i n i c j i » p r o b l e mu
System in fo rm a c y jn y J e s t , z punktu w id z en ia t r e ś c i , tym e- Jementem ogólnego systemu, k t ó r y zapewnia z b i e r a n i e , przechowy w a n i e , p rz e tw a r z a n ie i uzg ad nian ie danych, a takže ic h przekształ c a n i e w i n f o r m a c j e . System in fo rm a c y jn y J e s t w i ę z i ą , łą c z ą c a s y stemy d z i a ł a n i a i z a r z ą d z a n ia . Umożliwia on przekazywanie i n f o r m a c ji, od kiero w n ic tw ,i ric wykonawców /atjań, a nnňtqpnie in fo rm a c j i o zgodności cech r e a l i z a c j i zadoń z planem - k ie r o w n ic tw u .
System in fo rm a c y jn y j e s t , z punktu w id z en ia o r g a n i z a c j i , szczególnym rodzajem prowadzonej w n i e j a k ty w n o ś c i, k t ó r a n a j p ie rw musi być zap roje k tow ana, a potem prowadzona. Należy lu wziąć pod uwagę w z r a s t a j ą c ą intensywność zastosow ania t e c h n o lo g i i komputerowej (c h o d z i o komputery w najszerszym s e n s ie tego s ło w a ) w systemach in fo rm a c y jn y c h . Technologi a ta d o s ta rc z a n i e zwykłych m ożliw ości zw ięk sz en ia e fe k ty w n o śc i i s k u te c z n o ś c i z a rzą d za n ia w o r g a n i z a c j a c h . Wpływa zaś w równym s to p n iu na sposób r e a l i z a c j i zadart i z a rz ą d z a n ia .
W łąc ze n ie użytkowników danych i i n f o r m a c j i w rozwój kompute rowo wspomaganych systemów in fo rm a c y jn y c h wydaje s i ę być jednym z głównych wyzwart w stosow aniu komputerów. Daje s i ę przy t y » za~
P r o f . , Wydział O r g a n i z a c j i U n iw e r s y t e t u w M a rib o rz e , J u g o s ła w ia .
obserwować, Ze - z punktu w idzenia o r g a n i z a c j i - i 3 t n t e j e moż llw o ś ć r o z r ó ż n i e n ie systemów in fo rm a c y jn y c h zorientowanych na k ie r o w n ic tw o i wykonawstwo. R o z ró ż n ia n ie t a k i e j e s t lo g i c z n e , k ie d y uwzględni s i ę r ó ż n ic e w sposobie organizow ania i r o z w i j a n ia t a k i c h systemów in fo rm a c y jn y c h . J e s t to p r z e c ie ż działalno ść, k t ó r a p r z y c z y n ia s i ę do w z r a s t a j ą c e j e fe k ty w n o śc i i s k u te c z n o ś c i o r g a n i z a c j i . Badania prowadzone w d z i e d z i n i e systemów informacyj nych wskazują, Ze r o z r ó ż n i e n i e t a k i e j e s t uprawnione i winno s i ę j e w / i j ć pod uwagę przy planowaniu i r o z w i ja n i u tego systemu.
8 . System in fo rm a c y jn y ja k o kompleks p r z e t w arzania danych i k s z t a ł t o w a n i a i n f o r m a c j i
I s t n i e j e k i l k a sposobów rozu m ienia, czym w I s t o c i e j e s t s y stem i n f o r m a c y j n y . N ie k tó rz y i d e n t y f i k u j ą go z zastosowaniem kom p u te ró w 1 , in n i z całościowym przetwarzaniem danych w o r g a n i z a c j i przez komputery. Takie rozum ienie n ie cz yn i wyraźnego r o z r ó ż n i e n i a roi<;dzy danymi i inform acjam i lub n ie docenia wagi tak ie g o
r o z r ó ż n i e n i a 2 . W tym a r t y k u l e system in fo rm a c y jn y j e s t rozumiany ja k o system cząstkowy w ogólnym system ie d o s ta rc z a ją c y m danych i i n f o r m a c j i . Aby p o d k r e ś l i ć r o l ę komputera w tym s y s t e m ie , mówić będziemy o komputerowo wspomaganym system ie in form acyjnym , w któ rym lu d z ie uzysk ują in fo rm a c je z danych d o s ta rc z a n y c h przez kom
p u te r . •
P r z e tw a r z a n ie d o s ta rc z a danych, k t ó r e są p rzetw orzone, zes.a- wione i uzgotinione w szczególny sposób wewnątrz o r g a n i z a c j l . S t »- j ą s i ę one przez to odbiciem szczeg ó lnych stanów r z e c z y . Dane są n e u t r a l n e . K s z t a łt o w a n ie in f o r m a c j i w o r g a n i z a c j i d a je r e z u l
t a t , k t ó r y j e s t zawsze związany ze szczególnym problemem. Tn- forfitacje mogą być k s z ta łto w a n e t y l k o przez l u d z i , k tó rz y dyspo nują danymi, wiedzą i systemem w a r t o ś c i . Го p rze tw o rz en iu dane
1 j . p с . I- I e i j e n. Computers and P r o f i t s , Q u a n t i f y i n g f i n a n c i a l B e n e f i t s o í In f o r m a t io n , Re a d in g s, Addison-Wesley, M as s a c h u se tts 1'iSQ.
2 J . G r i ć a r , P o d a t k i in o ü l i k e v a n j e i n f o r m e d j , “ O r g a n i z a c i j a in k a t i r l " lV ö 1!), nt) j _2 s . 25-32.
p r z e s t a j ę więc być o b o ję tn e . Dane i in fo rm a c je są potrzebne w or g a n i z a c j i po t o , aby sprawnie p o łą c z y ć wykonawstwo z k i e r o w n i c twem, ja k to pokazano na schemacie l .
W o r g a n i z a c j i dane związane są z wykonywaniem zadań. Oane, k t ó r e s łu ż ą wykonywaniu zadań, a pochodzą z o t o c z e n i a , pomijamy w tym m ie jscu d la u p rosz cze nia rozumowania. No podstaw ie z e b ra nych danych o wykonawstwie s p e c j a l n a służb a o r g a n i z a c j i (centrum komputerowe) d o s ta rc z a odpowiednich danych potrzebnych do kształ
towania i n f o r m a c j i . To j e s t podstawą, na k t ó r e j l u d z i e , c z ło n k o wie poszczególn ych fragmentów o r g a n i z a c j i , t a k i c h j a k : d z i a ł ra~ chunkowości, planowania czy a n a l i z , k s z t a ł t u j ą swoje sądy - i n fo rm a c je . I znów - d l a u p ro s z c ze n ia - możemy pominąć dane, k t ó r e lu d z i e u2ysk ują w o to c z e n iu . W zarządzaniu niezbędna j e s t i n f o r m acja; poza tą z o r g a n i z a c j i , konieczne są też in fo r m a c je z o t o c z e n i a . Zadaniem k i e r o w n ic tw a j e s t podejmowanie d e c y z j i . D ecyzje dotyczą p la n o w a n ia , przygotow ania i k o n t r o l i r e a l i z a c j i , Produk tem k ie r o w n ic tw a j e s t porządek r e a l i z a c j i , k t ó r y , d la wykonawców poszczególnych zadań, p rz e d s ta w ia in fo rm a c ję o tym, co powinno być z ro b io n e , k i e d y , jak i przy pomocy j a k i c h środków .
Kiö ro w nictw o otrzym uje z systemu in fo rm a c y jn e g o n i e t y l k o i n f o r m a c j e , a l e także dane. Na t e j podstaw ie może samo formować in f o r m a c j e . System in fo rm a c y jn y może mu d o s t a r c z y ć danych n ie uporządkowanych, a l e .noże t e ż , j e ś l i to p o trze b n e , zapewnić mu dostęp do danych, k t ó r e w yb ierze sto so w n ie do swojego osądu. W przypadku d o s t a r c z a n ia danych przez system i s t n i e j e n i e b e z p i e czeństw o, że system in fo rm a c y jn y w o r g a n i z a c j i n i e s y g n a l i z u j e problemów, a zatem i n ie powoduje ic h ro z w iąz y w a n ia .
Nie ma p o tr z e b y , aby k ie r o w n ic tw o podejmowało d e c y z je za każ- dyrt razem od nowa, j e ś l i zad an ia mają c h a r a k t e r rutynow y. Wystar c z y , j e ś l i w system in fo rm a c y jn y wbudowane zostaną zasady d e c y z y jn e ( a l g o r y t m y ) , k t ó r e d o s ta rc z ą w sposób zaprogramowany (auto m atyczny) z a d a ń wykonawcom. Im b a r d z i e j l i c z n e są zaprogramowane p o l e c e n i a d la wykonawców, tym b a r d z i e j k i e r o w n ic tw o może pozwo l i ć s o b ie na s tu d io w a n ie i rozw iązyw anie nowych, nieznan ych pro- b le s ó w . Na schemacie 2 pokazano g r a f i c z n i e , ja k k i e r o w n i c y mogą
3 I . T u r k, P o d a t k i in i n f o r m a c i j e v poslovnem s ls t e ia u , "Moderna o r g a n i z a c i j a '1 1979.
P rie p ły w dflnych i in fo rm a c ji parnivdzy syste«e<s wykonewr-zy® J kierowniczym 21 0 Jo ie G ri Č ar
Z a rz ą d z a n ie danymi i przepływem i n f o r m a c j i w komputerowych systemach in fo rm a c y jn y c h
dc
Zadania systemy Rozwój systemu P r z e t w a r z a n ie danych Komputerowe przechowywa n i e danych Dane i r ó d l a w e P ro c e s p rz e tw a rz a m a danych {-) I n i c j a c j a rozwoju systemuOsne źródłowe i przetworzone
Dane źródłowe i przetworzone
Dane przetworzone
P r o je k to w a n ie
W yszukiw anie danych
i n f o r m a c j i I n f o r m a c ja o i n i c j a c j i r o z woju systemu . . . Ł 5 y s te » za rzą d z a nia W yszukiw anie danych
d o s t a rc z a ć dartych i i n f o r m a c j i i ja k mogą wpływać na zgodność t r e ś c i podejmowanych d e c y z j i z_ potrzeb am i, d e f i n i u j ą c sposób p r z e tw a r z a n ia danych i k s z t a ł t u j ą c in fo rm a c jo .
5poriób efektywnego i skutecznego d o s t a r c z a n i a danych i i n f o r m a c j i z a l e ż n y j e s t od l o g i k i rozwoju procesów o r g a n iz a c y jn y c h ( z a d a ń ). Za leż y też od u ży tk u , j a k i c z y n i ą z danych i in f o r m a c j i C i , któ rz y j e otrzym ują . J e s t więc konieczne stu d io w a n ie o s o b n i czych cech c h a r a k t e r o l o g i c z n y c h wykonawców i kierow ników . Można na t e j podstawie d o jś ć do wniosku, że system in fo rm a c y jn y zwią- m y j e s t w pewien sposób z systemem wykonawstwa i w inny sposób 2 systemem z a rz ą d z a n ia . Można w ięc r o z r ó ż n i ć system in fo rm a c y jn y d la za rzą d z a nia od systemu in fo rm acyjn eg o d la wykonawstwa.
C. System in fo rm a c y jn y w wykonawstwie
Pod pojęciem "wykonawstwa" rozumiemy kompleks zadań, k t ó r e nuszą być z r e a liz o w a n e , aby zapewnić u zysk a nie planowanych e f e k tów - produktów lub u słu g . Wykonawstwo j e s t procesem o r g a n i z a cyjnym, k t ó r y z powodu tech niczn eg o p o d z ia łu pracy wyrażony j e s t w subprocesach. Owe subprocesy są cząstkowymi zadaniam i, k t ó r e r e a liz o w a n e są przez o k re ś lo n e fragmenty o r g a n i z a c j i lub przez pojedyncze osoby. Owe cząstkowe zadania są elementami składowymi łącznego zadania o r g a n i z a c j i ja k o c a ł o ś c i .
Zadanie z d e fin io w a n e j e s t . z punktu w id zen ia s y s t o « u , k i e d y r e z u l t a t jego o k re ś lo n y j e s t pod względem w e j ś c i a , w y j ś c i a , pro- Cdsii t r a n s f o r m a c j i w ejść w w y j ś c i a , m ie js c a ok reślonego zadania w s t r u k t u r z e w s z y s t k ic h zadań i czasu wykonywania.
Poza personelem , przedmiotami p r a c y , m a te ri a ł a m i i usługami do w e jść powinny być również z a li c z o n e dane i in fo r m a c je . To wy n ik a z k o n ie c z n o śc i zapewnienia w e jś ć , ic h t r a n s f o r m a c j i w e f e k ty ( p r o t f u k t y i u s ł u g i ) , rozdysponowania efektów oraz s t w i e r d z e n ia zgodności cech r t a l i z a c j i z planem. Uzyskane e f e k t y i z w i ą zane z nimi w e j ś c i a podstawą p r z e k s z t a ł c e n i a l o g i k i r e a l i z a c j i zadań w proces o t g a r .iz a w a n is . Odkrywając lo g ik ę związku między poszczególnymi zadaniam i, możemy o b ie k ty w n ie o k r e ś l i ć po trzeb n e dar.e i in fo rm a c je związane z r e a l i z a c j ą zadań. Odbiorcą
ic h j e s t o c z y w iś c ie wykonawca za d a n ia , któreg o zapotrzebowanie na dane i in fo rm a c je o k re ś lo n e j e s t przez r a c jo n a ln o ś ć wykonania za d a n ia .
Rozwój systemu in form acyjn eg o zorientowanego na wykonawstwo w sposób lo g ic z n y powinien być n a g i ę t y w k ieru n ku procesów o r g a n i z a c y jn y c h , a n i e w k ieru n ku s t r u k t u r y o r g a n i z a c j i . Gdy bowiem procesy są względnie s t a ł e , s t r u k t u r a podlega cią g łym zmianom, ja k o że z m ie n ia ją s i ę lu d z ie w o r g a n i z a c j i , a wraz z nimi kompe t e n c j e i od p ow iedzialność do n ic h p rz y p is a n o .
S tr u k tu ry z o w a n ia zadania ogólnego w zadania cząstkowe c z y nione j e s t po tn, aby możliwe b y ło p r z y d z i e l e n i e cząstkowego za- oan ia konkretnemu wykonawcy - je d n o s tc e o r g a n i z a c y j n e j lub oso b i e . Wykonawcy zadań są odbiorcami danych i i n f o r m a c j i związanych z tym* zadaniami. So t e ż , j e d n o c z e ś n ie , dostawcami danych i i n fo rm a c ji o zad an iach, któce w y k o n a li. O k r e ś la n ie zadań tworzy wujo. jeden asp.’k t zapotrzebowania na dane i in fo r m a c je , przydzie l a n i e ic h konkretnym wykonawcom o t w ie r a zaś c a ł k o w i c i e nowy a s pekt tego samego problemu. Należy tu również wziąć pod uwagą c h a r a k t e r y s t y k i osobnicze poszczególnych wykonawców, ja k o że l u d zie ró żn ią s i ę między sobą możliwościami percep cyjnym i i s t o p niem zrozumienia i n f o r m a c j i .
N l i t e r a t u r z e i w d z i a ł a l n o ś c i p r a k t y c z n e j c z ę s to p od k reśla s i ę wagę o k r e ś l a n i a Zadań w zgodzie z danymi i informacjami. J e d n ocześnie mniej b i e r z e s i ę pod uwagę m ożliw ości zm n ie jsze n ia za- potrzatjowania na dane i in fo rm a c je d z i ę k i k s z t a ł t o w a n i u odpowied n i e j o r g a n i z a c j i . J . G a l b r a i t h 4 proponuje t r z y rod zaje p o d e jś ć , mających na c e l u zm n ie js z e n ie zapotrzebowania na dane i in fo rm a c j e :
- u s t a l e n i e r e g u ł , programów i p roce d ur; - zbudowanie h i e r a r c h i i z a rz ą d z a n ia ;
- r e a l i z a c j ę zadań w o-parciu o zd e fin io w a n e c e l j .
P o trze b y te mogą być też org aniczane na drodze k s z t a ł t o w a n i a w ię k s z o ś c i zadań jako n i e z a le ż n y c h , o także tw orzenia poziomych powiązań wewnątrz o r g a n i z a c j i .
* 3 . G a l b r a i t h , O esigning Complex O r g a n iz a t io n s . Re a d in g s, Mass A d d iso n-W e sle y, M as s a c h u se tts 1973.
S t w i e r d z i ć można, że i s t n i e j ą c e «systemy in fo im a c y jn e wspoma gane komputerem 53 w p r z e w a ż a j ^ « j c z ę ś c i zorientowane oa wyko nawstwo. Dane zb iera n e są głó w nie w związku z r e a l i z a c j a zadań na poziomie techniczno-ekonomicznego ( t r a n s a k c y j n e g o ) podejmowa n ia d e c y z j i o rutynowych, z góry znanych problemach wbudowanych w p r z e tw a rz a n ie danych. Takie ukierunkowanie systemów in fo rm a c y jn y c h j e s t lo g ic z n e . Technologia p r z e tw a rz a n la danych d o s t ę pna w l a t a c h s z e ś ć d z i e s i ą t y c h i s ie d e m iiz le s is t y c h przeznaczona b y ła do p r z e tw a rz a n ia danych na poziomie techniczno-ekonomicznym. Organizacjom ł a t w i e j b y łe wprowadzić komputerowo wspomagane r o z w ią z a n ia na obszar procesów p racy związanych z wykonawstwem n iż na obszar miękko o k re ś lo n y c h procesów z a rz ą d z a n ia . W warunkach zastosowania n ie związanych ze aobą zbiorów danych n ie b y ło moż l i w o ś c i uformowania danych nowego rodzaju do nowych zastosowań.
Na podstawie schematu 1 s t w i e r d z i ć *ożna, że system in fo rm a c y j n y na potrzeby wykonawstwa j e s t pewnego rod zaju powiązani urn p r z e tw a r z a n ia danych z wykonawstwem. Im b a r d z i e j możliwe będzie programowanie i n f o r m a c j i d la wykonawstwa, tym b a r d z i e j będzie 0 - no zorientowane komputerowo w o p a r c iu o zasstly podejmowania d e c y z j i , o k re ś lo n e przez k ie r o w n ic tw o . Ukazuje to p r z y k ła d a n a l i zy zapasów w o r g a n i z a c j i . W c ią g u 20, 30 l a t p r z e k s z t a łc o n o nie-
u s t r u kturyzowany n ieg d yś problem zapasów w programy komputerowe.
K ie ro w nic tw u pozostawiono do d e c y z j i w y łą c z n ie w y j ą t k i lub s y t u a c j e n ie p rz e w id y w a ln e.
Komputerowy system in fo rm a c y jn y na p otrze b y wykonawstwa po w in ie n powstać przedtem, zanim zacznie s i ę s y s te m a ty c z n ie r o z w i j a ć komputerowy system in fo rm a c y jn y wspomagający z a r z ą d z a n i e .
0. System in fo rm a c y jn y w z a rządzaniu
System i n f o r m a c y j n y , k t ó r y d o s ta rc z a i n f o r m a c j i na potrzeby za r z ą d z a n ia , nazywany j e s t systemem informowania k i e r o w n ic tw a . Zarządzanie j e s t zwykle rozumiane jak o podejmowanie d e c y z j i . Mo że ono być u stru k tutyzo w an e (ru ty n o w e , programowane) lub n le- u stru kturyzo w an e ( m e r u t y n o w e , n i e programowane). Mówimy o
nie-ustrukturyzowaoym podejmowaniu d e c y z j i , k ie d y decydent s ty k a s i ę z problemom po raz p ie rw s z y i n ie zna je s z c z e sposobu jego r o z w ią z a n ia .
Podejnciwanic d e c y z j i j e s t złożonym procesem rozwiązywania problemów, k t ó r y moZe być u j ę t y w w y ra ź n ie w yd zielo ne subproceay. Dewey zwykł wyróżniać, juZ od roku 1910, t r z y k r o k i w rozwiązywa n iu problemu;
- czym j e s t p r ę b l e e ,
- j a k i e są odmiany jego r o z w i ą z a n ia ,
- k t ó r e 7 możliwych rozwiązari j e s t n a j l e p s z e .
Podobny schemat procesu podejmowania d e c y z j i zasugerowany z o s t a ł przez Simona ( 1 9 6 0 ), k t ó r y w y ró żn ia :
- poszukiwanie m ożliw ości p o d j ę c i a d e c y z j i ;
- wyobrażenie s o b ie , budowanie l a n a liz o w a n ie możliwych k i e runków d z i a ł a n i a ;
- wybór spośród możliwych d z i a ł a ń n a j b a r d z i e j odpowiedniego. Poszerzone rozum ienie podejmowania d e c y z j i b a r d z i e j odpowied n io nazywa s i ę procesem rozw iązyw ania problemów. 0. Uery i I . J . Hock ’, p o d k r e ś l i l i , Ze u i y t e c z n e j e s t r o z r ó ż n i e n i e - z punktu w id z en ia rozwoju cyotemu in io rm a c y jn e g o - między procesem p o d e j mowania d e c y z j i (w węższym z n a c ze n iu ) a rozwiązywaniem problemów. Podejmowanie d e c y z j i , w tym przypadku, j e s t t y l k o o s ta tn im k r o kiem w p r o c e s i e io zw iązyw an ia problemów. J e ś l i system in fo rm a c y j n y zorientowany J e s t t y l k o na p ie rw sz e rozu m ie nie , n i e p r z y c z yn i s i ę do d e fi n i o w a n i a nowych i r e d e f i n i o w a n i a już z d e f i n i o wanych problemów.
I n f o r m a c ja powinna być zawsze uformowana w związku z konkretnym problemem. J e ś l i zaś problem n i e z o s t a ł p o s t r z e żony, n ie wymaga podejmowania d e c y z j i , a tym samym n ie j e s t po trzebna Żadna in fo r m a c ja . U ie j e s t w ię c wiadome samo przez s i ę , co rozumiane j e s t ja k o problem.
Problem może być rozumiany jako s ta n r z e c z y . Z d e f in io w a n ie “ problemu" w tym przypadku oznacza z d e f in io w a n ie stanu r z e c z y ,
5 0. O e r y , T. J . H o c k , In f o r m a tio n Support Systems f o r Problem S o l v i n g , ‘ D e c i s i o n Support S ystem s” 1985, no I j s. 103-109.
ktörv da czegoś nakłania. System informacyjny powinien zapewniali percepcję informacji.
Problti/n może być rozumiany ja k o tru d no ść. Kiedy lu d z ie mó w ią , że mają problnm, zazwyczaj myślą o z b io rz e niepożądanych o- k o l i c z n o ś c i . P r o b lr w p ojaw ia s i ę jako s ta n n a p i ę c i a i pożądane j e s t , aby to n a p i ę c i e b yło jok n a jm n ie js z e . Problem wywołuje d z i a ł a n i e , którego r e z u lta te m powinno być z m n ie js z e n ie n a p i ę c i a . J e ś l i problem rozumiany j e s t w ten sposób, system in fo rm a c y jn y pow inien u ja w n ia ć n a p i ę c i e i , w sp rz ęż eniu zwrotnym, d o s ta rc z a ć oszacowania e fe k ty w n o ś c i d z i a ł a n i a , zm ie rza ją ceg o do red u kcji na p i ę c i a .
Problem może też być rozumiany jak o niezgodność między i s t n ie ją c y m i pożądanym stanem rz e c z y . D e f i n i c j a taka ma u podstaw z a ł o ż e n i e , że znane są k r y t e r i a o k r e ś l a n i a stanu pożądanego a- raz że dostępna j e s t gama możliwych rozwiązań problemu. L ic z n e systemy in fo rm a c y jn e o c h a r a k t e r z e formalnym, s z c z e g ó ln ie w r a chunkowości, zorientow ane są na rozwiązywanie tak w ła ś n ie z d e f i niowanych problemów. P o ja w ia s i ę tu ważne p y t a n i e o to , ja k o- k r e ś l a ć możliwe ro z w i ą z a n ia , a także o t o , ja k system in fo rm a c y j n y może pomóc w u ja w n ie n iu , czy s ta n pożądany n i e z o s t a ł o- s i ą g n i ę t y z powodu n ie w y s t a r c z a j ą c e j e fe k ty w n o ś c i d z i a ł a n i a czy z powodu nazbyt ambitnego sform ułow ania c e l u .
Problem może też być rozumiany ja k o wybór jednEgo z k i l k u możliwych rozw iązań. 'W tym przypadku rozpatryw any j e s t problem d e c y z y jn y , a zadaniem in f o r m a c j i j e s t re d u k c ja niepewności p r z y s z ł y c h s y t u a c j i .
D. Dery i T. 3. Mock s t w i e r d z a j ą , że r ó ż n ic e w p ostrz eya- n iu k w e s t i i problemu prowadzą albo do " ro z w ią z a n io w e g o ", albo "problemowego" m y ś le n i a . Mówimy o " ro z w ią z a n io w e j drodze m yśle n i a , k ie d y poszukujemy r o z w ią z a n ia ju ż w tedy, gdy jesteśm y ś w i a domi k o n ie c z n o ś c i d e c y z j i , bez u c z y n i e n i a w y s i łk u w k ie r u n k u , a- by zdać sob ie sprawę, j a k i w i s t o c i e jest. problem. W k a t e g o r i a c h kompletnego i d a le k o się żn e g o r o z w ią z a n ia ważne j e s t wykrycie tak wieüu i d e i a sposobach r o z w i ą z a n ia , j a k to t y l k o możliwe. Taki sposób postępowania nazywany "problemowym" myśleniem. A w ię c , s p o s t r z e ż e n ie lub o d k r y c ie problemu oznacza, n i e k i e d y , to samo
co p o s t r z e ż e n ie luh o d k r y c ie jego ro z w ią z a n ia w tym
sa-i ć
шуст nieomal c z a s i e .
I s t o t n e j e s t s t w i e r d z e n i e , że problem m e ma cech o b i e k ty w nych. Cechy jego są r e z u lt a te m n a s z e j s u b ie k ty w n e j p e r c e p c j i . Nie możemy zatem mówić o z ja w is k a c h , rzeczach lub c e l a c h , że są p r o blemami. Możemy je C y n ie mówić, że k to ś p o s t r z e g ł problem w związ ku z n im i. S t a j e s i ę , ja k w id a ć, coraz h a r d z i e j i s t o t n e , aby "prob lem " brany b y ł pod uwagę ja k o punkt w y j ś c i a w rozwoju s y stemów w o g ó l e ' , a zatem także i w rozwoju systemów i n f o r m a c y j nych. W tych o s t a t n i c h musi n i e ć m ie js c e r o z r ó ż n i e n i e , kto po s tr z e g a problem, kto decyd uje o tym, czy problem p ow inie n być rozwiązywany czy tez m e i kto problem r o z w ią z u je .
W związku z tym i n t e r e s u j ą c e są s t w i e r d z e n i a 0. J . Isa nb e r-a
да n tym, ja k p r z e d s i ę b i o r c y ro z w ią z u ją problem y. Większość p rz e d s ię b io rc ó w n i e porusza s i ę według szczegółowych kroków p r o cesu rozw iązyw ania problemów, z a w ie r a ją c y c h p oszukiw an ie c e ló w , możliwych rozwiązań i system atyczny wybór r o z w i ą z a n ia . O r i e n t u j ą s i ę oni na r o z w ią z a n ie jednego lub dwóch ważnych problemów, skła n i a j ą c s i ę do í n a p i r a c j i i system atycznego a n a l i z o w a n i a . I n s p i r a c j a n i e j e s t p rzeciw ieństw em r a c j o n a l n o ś c i , m e j e s t też przy padkowym zgadywaniem, ponieważ rozpoczyna s i ę od d ośw iadczenia zqro*adzonego w toku a n a li z o w a n ia i rozw iąz yw ania problemów. Trudność p r z e d s ię b io rc ó w polega na tym, j a k wybrać " w ł a ś c i w y " problem spośród w i e l u , z którym i s i ę s p o t y k a j ą . L i s t a problemów podlega c ią g ły m zmianom w c i ą g l e z m ie n ia ją c y c h s i ę waiunkach, tak w ię c k i e r u j ą c y zobowiązany j e s t do c i ą g ł e g o sp ra w d z an ia , czy wy brane przez m e g o p r i o r y t e t y są nadal ważne czy już n i e . A za każdym razem, k ie d y ro z w ią z u jo problem, p ow inien zadać s o b ie p y
t a n i e , w j a k i sposób p r z y j ę t e ro z w ią z a n ie w p ły n ie na inne już /папе problemy oraz na p o ja w i e n i e a i ę nowych.
1 A. T r s t e n j a k, P s i h o l o g i j a u s t v a r i a l n o s t i , S l o venska M a t i c a , L j u b l j a n a 1981.
7 J . С r i Č д r , S . P i s к a r , S is t e m s k i i n z e n i r i n g M e t o d o lo g ija iz g r a d n je s i s t e w o v , Závod za o r g a n i z a c i j o P o s lo v a- n j a , L j u b l j a n a 1983.
a ;}. J . I s n b e r g, How S e n io r Managers T h in k , "Harvard b u s in e s s R e v ie w '1 1984, íío v/П е с ., s . B l- 9 0 .
Wzrasta z a in t e r e s o w a n ie studiuwaniem i tworzeniem systemów in fo rm a c y jn y c h wspomagających z a rz ą d z a n ie . Dojrzewa świadomość tego, że systemy wspomagające d e c y z je ( O e c i s l o n Support Systems - D SS) n ie są je d n o c z e ś n ie systemami rozw iązującym i problemy. Są cne zorientow ane na wspomaganie c z ę ś c i p roce su , t e j m ia n o w ic ie , g dzie problem z o s t a ł Już z d e fin io w a n y . Systemy in fo rm a c y jn e r o z wiązyw ania problemów, z d r u g i e j s t r o n y , powinny u ł a t w i a ć w i e l o s tro n n e w y j a ś n i e n i a szczeg ó lnych z ja w is k i d e fi n i o w a n i o celów . Takie systemy in fo rm a c y jn e powinny d o s t a rc z a ć danych iro d ło w y c h zamiast w y j a ś n i a j ą c y c h ; różnych sposobów p r e z e n t a c j i z j a w i s k , zam iast z góry u s t a lo n y c h ; modeli i t e o r i i w y j a ś n i a j ą c y c h z j a w i ska. Nie w y s t a rc z a , aby o r g a n i z a c j a dysponowała t y l k o systemami w s p ie ra ją c y m i d e c y z j e . P o trz e b y in fo rm a c y jn e w y k ra c z a ją znacznie poza t e , k t ó r e p r z e j a w i a j ą b a r d z i e j lub mniej r a c j o n a l n e modele podejmowania d e c y z j i . J e s t więc l o g i c z n e , Ze w l i t e r a t u r z e za czyna p o ja w ia ć s i ę nazwa: systemy wspomagania z a rzą d z a n ia w m ie js c e nazwy - systemy wspomagania d e c y z j i (MSS zam iast D S S).
Odpowied# D. J . Is en b e rg a na p y t a n i e , czy częściow o r a c j o n aln e kie ro w n ic tw o j e s t w s t a n i e zbudować r a c jo n a l n y system i n fo rm a c y jn y , j e s t pozytywna. Ocenia on, że l u d z i e są w s t a n i e tworzyć systeray, k t ó r e osądzajo rzeczy l e p i e j n iż twórcy tych systemów, przypom inając o s z c z e g ó ła c h , k t ó r e z o s t a ł y przeoczone. Gdyby k ie r o w n ic tw o dysponowało rac jo naln ym modelem wspomagania u e c y z j i , mogłoby w większym s to p n iu p o ś w ię c ić swoją uwagę nowym, p o je d y n c z y * problemom. Znajomość procesu podejmowania t i e c y z j i i zapotrzebowania na dane i in fo rm a c je z tym związane u m o żliw ia , aby problem s a m o is t n ie u l e g ł t r a n s f o r m a c j i od częściow o do coraz b a r d z i e j u stru k tu ry z o w a n e g o . Przy o k a z j i część systemu in fo rm a c y jn e g o , k t ó r a b y ła o r y g i n a l n i e zorientow ana na z a r z ą d z a n ie , mo że Dyс stopniowo p rz e o rie n to w a n a na wykonawstwo. Wcale też udział s ys tec ć w ln in r m a c y jn y c h zo rien to w anych na za rzą d z a nie n i e musi, d z i ę k i temu, u l e c koniecznemu z m n ie js z e n iu . C i ą g ł a p r z e c i e ż pow s t a j ą nowe p r o M f m y , k t ó r e wymagają odpowiednio skomponowanych systemów in fo rm a c y jn y c h zo rien to w anych na za rz ą d z a n ie K iedy s i ę rozważy r y e . 1 , p ow ied zieć możne, że system in fo rm a c y jn y na po trzeb y z a rz ą d z a n ie obejmuje w s z c z e g ó ln o ś c i k s z t a ł t o w a n i e i n f o r
m a c ji d la k i e r o w n ic tw a , zw ieranych z procesem rozw iązyw ania p r o blemów i dostępem do danych zgromadzonych w bazach danych r ó ż nych poziomów.
£. Znaczenie r o z r ó ż n i e n ia między systemem informacyjnym w z a r z ą dzaniu i systemem i n f ormacyjnym w wykonawstwie
z punktu w id ? « n i a ic h rozwoju
Dokonane r o z r ó ż n i e n ie s t a j e s i ę u ż y te c z n e , k ie d y rozwój i
t u n kс Jonowanie systemów są efektywne i sku teczn e. Różnice mogą
być zauważone n* p odstaw ie c z te re c h aspektów: - íaangażowania p e rs o n e lu w rozwój systemu, - zstosuw anej t e c h n o l o g i i ,
- zastosowanych w n i » « ip d e li, - o r g a n i z a c j i jego rozwoju.
1 . Rozwój systemu zorientowanego na k ie r o w n ic tw o wymiga z a t r u d n i e n i a umefjo p e rs o n e lu n iż rozwój systemu zorientowanego na wykonawstwo. tŕ p ie rw s z y » przypadku j e s t to p e rs o n e l o m entalno ś c i “ konsum enckiej" zorientow any na problemy z a w a r to ś c i systemu. P e r s o n e l ten musi odpowiedzieć na p y t a n i e , dlaczego w ogóle po trzebny j e s t system i co ma d o s t a r c z a ć . P e r s o n e l ten z a i n t e r e s o wany j e s t s k u t e c z n o ś c i ą , zgodnością efektów systemu z celami k i e row nictw a . w drugim przypadku j e s t to p e rs o n e l myślący "te c h n ic z n i e " , zorientow any na o p t y m a l iz a c j ę oraz r o z w ią z a n ia t e c h n o l o g ic z n e . Z a k ł a d a j ą c , iż ja s n e j e s t , że t a k i w ła ś n ie system j e s t p o tr z e b n y , p e rs o n e l ten musi odpowiedzieć na p y t a n i e , j a k system ten będzie funkcjonow ał i ja k n a le ż y to o s ią g n ą ć . J e s t to u k i e ru n k o w a n e na e fektyw ność systemu in fo rm a c y jn e g o , a więc na od- powi e d m o ś ć efektów systemu do kosztów, j a k i e powoduje. O r g a n i z a c j a p rac y p e rs o n e lu j e s t t a k a , w pierwszym przypadku, że ja k o p r o f e s j o n a l i ś c i ulokowani są m o ż liw ie b l i s k o użytkowników danych i i n f o r m a c j i . W drugim przypadku p e rs o n e l zorganizowany j e s t w s p e c j a l n e , c z ę s t o s c e n t r a l i z o w a n e , komórki o r g a n i z a c y jn e ( c e n t r a komputerowe), d o s t a r c z a j ą c e u słu g p r z e tw a r z a n ia danych s z e r o k i e mu kręgowi użytkowników. Podczas gdy p i e r w s i mają do c z y n i e n i a z problemem, ja k użytkować i s t n i e j ą c e dane m o ż liw ie r a c j o n a l n i e ,
drudzy mają do c z y n i e n i e г problemem, ja k d o b i e r a ć , prze tw a rza ć i uzgadniać in fo rm a c je и miarę zgłuszeri.
2 . Technologia systemów in fo rm a c y jn y c h zorientow anych na k i e r o w n ic tw o odmienna j e s t od t e c h n o l o g i i systemów zorientowanych na wykonawstwo. Odmienności w y n ik a ją z teg o , że r o z w ią z u ją one - odpowiednio - n ie u s tru k tu ry z o w a n e lub u stru kturyzo w an e problemy. W pierwszym przypadku system musi być przystosowany i zgodny z wymaganiami użytkownikowi w drugim przypadku J e a t on w dużej mierze standardowy i przystosowany do masowego p rz e tw a r z a n ia na p o trze b y różnych użytkowników. System d o s t a r c z a , w pierwszym przypadku, zastosow ania już i s t n i e j ą c y c h baz danych, p o s łu g u ją c s i ę ic h h i e r a r c h i ą ; w drugim przypadku d o s ta rc z a w y p e łn ie n ia baz danych p r z e t w a r z a j ą c t r a n s a k c j e . System d o s t a r c z a , w pierwszym przypadku, m ożliw ości k o r z y s t a n i a z Ьаг danych poza o r g a n i z a c j ą ; w drugim przypadku d z i a ł a n i e jego o p a rte J e s t g łów nie o dane zgromadzone wewnątrz o r g a n i z a c j i . P ie rw s z y przypadek j e s t zorien towany na p o s łu g iw a n ie s i ę w iedzą, d ru g i dunymi.
3. Koncepcja systemu in fo rm a c y jn e g o j e s t swego rod zaju mo delem. B ęd z ie on inny wtedy, fldy zamierzany j e s t Jako zastosowal- ny b e zpośrednio w p r o c e s i e podejmowania d e c y z j i . B ęd z ie on in n y , gdy zd e finio w a ny J e s t ja k o system n i e bezpośredni i o k r e ś l a j ą c y d łu g o t r w a łą zasadę d e c y z y jn ą ( a l g o r y t m ) w p r o c e s i e wykonawstwa. U pierwszym przypadku, k ie d y i d z i e o ro z w ią z a n ie szczególnego, n ie u s tru k tu ry z o w a n e g o problemu,
m o d e l e
są ogólne, luine i chwiejne, przystosowane do szczególnych, o k o l i c z n o ś c i . Wartość ta k ie g o mo d e lu le ż y n i ety lko
w m ożliw ościjego s z y b k i e g o
zastosow ania do procesu podejmowania d e c y z j i , a l e także w m oż liw ościa ch u czenia s i ę samego p ro c e su . W drugimp r z y p a d k u , k i e d y
chodzi o problemy u s t r u k lu r y z o w a n e ,R o d e l e
sąz d e f i n i o w a n e
w s z c z e g ó ła c h , d o k ła d n i e : zbudowanie ic h wymaga w i ę c e j czasu.* . Budowa systemu in fo rm a c y Jn e a o na potrzeb y zarządzania jest n ie kończącą s i ę nig dy d z i a ł a l n o ś c i ą . Rez ulta te m tego postępowa n ia J e 3 t p r o t o t y p s/stemu in fo rm a cyjn e g o , k tó r y z o s ta n ie już na zawsze prototypem . M e r o w n ic tw o j e s t bezpośrednio zaangażowane w p roce s jeg o t w o rz e n ia . D ż ię k i temu system t a k i akceptowany j e s t przez użytkowników, jakby b y ł ich własnym systemem - z o s t a l i oni zapoznani z systemem w t r a k c i e jego powstawania. Standardem o c e
ny ta k ie g o systemu in to rw a c y jn e g o j e s t , w pierwszym r z ę d z ie , j e go p r z y s t o s o w a ł n a ś ć . Okresowa moZe on być stasowany n i e z a l e ż n i e od p03tępów w p r o c e s i e rozwiązyw ania problemów. Razwój systemu in fo rm acyjn eg o na potrzeb y wykonawstwa j e s t procesem prowadzącym do f i n a l n e g o "produktu**, którym j e s t wbudowanie w wykonawstwo s z c z eg ó ln y c h , wzajemnie sprzężonych, procesów p r a c y . Systém t a k i tworzony j e s t , w pierwszym r z ę d z ie , przez p r o f e s j o n a l i s t ó w ( o r ganizatorów i tech no log ó w ); użytkownicy mogą również w tyra ucze s t n i c z y ć , a l e na ogól b i e r n i e . Rozwój ta k ie g o systemu j e s t i n i cjowany przez jego twórców. B i o r ą oni pod uwagą, w p r o c e s i e kon s tru o w a n ia systemu, zapotrzebowanie na dane w p r o c e s i e r e a l i z a c j i zadań. S p e c j a ln e wymagania poszczególnych użytkowników t r a k towane aą r a c z c j jako możliwe w y j ą t k i . Standardem ocen/ tak ie g o systemu i jego s k u te c z n o ś c i j e s t jego p r z y c z y n i a n i e s i ę do r e a l i z a c j i zadań, z m n ie js z a n ia kosztów, u n ik a n ia wydatków, o g r a n i c z a n ia czasu niezbędnego do r e a l i z a c j i za d a n ia . System taki jest czę s to używany, sposób zastosowania j e s t z góry o k r e ś lo n y . F u n k c jo nowanie c a ł e j o r g a n i z a c j i c z ę s to za le ż y ad efektywnego f u n k c j o nowania tego systemu.
System in fo rm a c y jn y J e s t zawsze zrobiony z myślą o wykonaw s tw ie lub za rzą d z a niu , f.hoć są to t y l k o odmienne o r ie n ta c je , r o z r ó ż n i e n i e t a k i e wydaje s i ę być ważne z powodów o r g a n i z a c y jn y c h . R a c j o n a l n i e b ę d z ie , j e ś l i o r g a n i z a c j a , w o p a r c iu o uzyskaną w ie dzę i o s i ą g n i ę t y poziom w y k o rz y s ta n ia komputerów, rozważy m o ż l i wość rozwoju dwócn rodzajów systemów in fo rm a c y jn y c h w dwóch wy- spcc j a l izowanych komórkach o r g a n i z a c y jn y c h , k t ó r e są n ie z a le ż n e , a l e związane ze sobą. Spodziewane wię ksze zaangażowanie użytkow ników w tw orzenie systemhw, wzmacniane użyciem komputerów o s o b i s t y c h , tym b a r d z i e j zachęca do tego pomysłu. P o ł ą c z e n i e tyc h s y stemów i n f o r m a c y j n y c h wymaga j e d n o l i t e j k o n c e p c ji bazy danych, standardów oceny i s t r a t e g i i tw orze nia systemów i n f o r e a c y j n y c n ja k o s z c z e g ó ln a j d z i a ł a l n o ś c i w o r g a n i z a c j i .
J o í n G ľ i б a r
TMf INFORMATION SYSTEMS ÍN PERFORMING ЛИП MANAGEMENT
The author d e fin e s management-oriented ar.d performance-orien ted in fo rm a tio n systems. I t i s s tr e s s e d through the paper how they d i f f e r from one a n o t h e r T h i s t h e s i s lead s to the f u r t h e r c o n s id e r a t io n s con cern ing a design of both systems in terms of the r o le each of the systems p l a y ; type uf data and in fo rm a tio n each of them employs; c h a r a c t e r i s t i c s of t h in k in g o r i e n t a t i o n through design process and c h a r a c t e r i s t i c s of d e sig n in g tea» s k i l l s . I t i s s tr e s s e d th a t management-oriented system d e sig nin g la an end less p ro c e ss , 3ince i t i s o r ie n t e d on the use of know ledge, whereas a design of p e rform an ce-oriented system aims at the preplanned g o a l, s in c e i t i s o r ie n t e d a t the use of d ata.
