Formy organizacyjne zarządzania nieruchomościami w Polsce

Pełen tekst

(1)Zesz yty Naukowe nr. 703. 2006. Akademii Ekonomicznej w Krakowie. Adam Nalepka Katedra Ekonomiki NieruchomoÊci i Procesu Inwestycyjnego. Formy organizacyjne zarzàdzania nieruchomoÊciami w Polsce 1. Wst´p Zgodnie z ustawà z dnia 22 wrzeÊnia 2004 r. o zmianie ustawy o gospodarce nieruchomoÊciami oraz o zmianie niektórych innych ustaw1, zarzàdzanie nieruchomoÊcià polega na podejmowaniu decyzji i dokonywaniu czynnoÊci majàcych na celu zapewnienie w∏aÊciwej gospodarki ekonomiczno-finansowej nieruchomoÊci oraz zapewnienie bezpieczeƒstwa u˝ytkowania i w∏aÊciwej eksploatacji nieruchomoÊci, w tym bie˝àcego administrowania nieruchomoÊcià, jak równie˝ czynnoÊci zmierzajàcych do utrzymywania nieruchomoÊci w stanie niepogorszonym zgodnie z jej przeznaczeniem oraz do uzasadnionego inwestowania w t´ nieruchomoÊç. Zarzàdzanie nieruchomoÊcià wymaga wić podejmowania decyzji strategicznych, taktycznych i operacyjnych dotyczàcych nieruchomoÊci oraz inicjowania na tej podstawie dzia∏aƒ w sferze eksploatacji, administracji oraz inwestycji dla osiàgnićia celów w∏aÊciciela, którymi mogà byç: – utrzymanie nieruchomoÊci w stanie niepogorszonym, zgodnie z jej przeznaczeniem, – dostarczanie sta∏ych dochodów, – wzrost wartoÊci nieruchomoÊci poprzez dzia∏ania inwestycyjne i modernizacyjne, – zwrot zainwestowanego kapita∏u (zbycie nieruchomoÊci za okreÊlonà cen´). Zgodnie ze wspó∏czesnym modelem zarzàdzania nieruchomoÊciami przed zarzàdzajàcymi stawiane sà wysokie wymagania, co ma s∏u˝yç uzyskiwaniu po˝àdanych efektów u˝ytkowych dla najemców oraz zapewnieniu w∏aÊcicielowi nieruchomoÊci okreÊlonych korzyÊci ekonomicznych. Za strategiczne cele 1 Dz.U. z 2004 r., nr 141, poz. 1492, art. 185 ust. 1, zob. te˝ H. Kulesza, Zarzàdzanie nieruchomoÊciami w myÊl nowelizacji ustawy o gospodarce nieruchomoÊciami, „NieruchomoÊci C.H.Beck”, 2004, nr 10, s. 27 i nast..

(2) 130. Adam Nalepka. w tym modelu zarzàdzania uznaje si´ maksymalizacj´ dochodów z nieruchomoÊci oraz sta∏y wzrost wartoÊci rynkowej nieruchomoÊci. NieruchomoÊç powinna byç traktowana jak kapita∏. W zarzàdzaniu nieruchomoÊciami zastosowane mogà byç ró˝norodne formy (systemy) organizacyjne realizacji funkcji zarzàdzania. Stosowane formy organizacyjne, pomimo ich ró˝norodnoÊci i specyfiki uwarunkowanej rodzajem zarzàdzanych nieruchomoÊci, mo˝na pogrupowaç i wyró˝niç nast´pujàce: – system bezpoÊredni, gdy funkcje zarzàdzania pe∏ni osobiÊcie w∏aÊciciel nieruchomoÊci lub pracownicy zatrudnieni przez w∏aÊciciela, zorganizowani w wyspecjalizowanà jednostk´ (komórk´) organizacyjnà, – system poÊredni, gdy ogó∏ funkcji zarzàdzania spe∏nia spó∏ka utworzona na zasadzie spin off, – system zleceniowy, gdy funkcje zarzàdzania spe∏nia wybrany przez w∏aÊciciela nieruchomoÊci profesjonalny zarzàdca, dzia∏ajàcy jako osoba fizyczna lub prawna. Przedmiotem dalszych rozwa˝aƒ b´dzie charakterystyka poszczególnych form organizacyjnych zarzàdzania nieruchomoÊciami.. 2. Organizacja zarzàdzania nieruchomoÊciami w systemie bezpoÊrednim 2.1. Zarzàdzanie nieruchomoÊciami przedsi´biorstwa produkcyjnego Ka˝de przedsi´biorstwo posiada obiekty produkcyjne, magazynowe i biurowe, za pomocà których mo˝e prowadziç dzia∏alnoÊç gospodarczà o charakterze produkcyjnym lub us∏ugowym. Ten zasób majàtkowy wymaga odpowiedniego zarzàdzania, aby zapewniç przede wszystkim jego gotowoÊç do funkcjonowania. Zadania zwiàzane z zarzàdzaniem nieruchomoÊciami przedsi´biorstwa realizujà ró˝ne komórki organizacyjne obok funkcji podstawowych, które sà skoncentrowane na obs∏udze procesów zwiàzanych z wytwarzaniem wyrobów lub Êwiadczeniem us∏ug. Zgodnie z ogólnymi zasadami organizacji przedsi´biorstwa nadzór nad realizacjà wszystkich funkcji, w tym i zarzàdzaniem majàtkiem, sprawuje dyrektor naczelny (prezes). Majàc ÊwiadomoÊç, jakie dzia∏ania zalicza si´ do funkcji zarzàdzania nieruchomoÊciami, dokonano analizy schematu organizacyjnego, regulaminu organizacyjnego i zakresu czynnoÊci poszczególnych jednostek, komórek i stanowisk organizacyjnych przedsiebiorstwa, aby wskazaç te, które uczestniczà w szeroko rozumianym zarzàdzaniu nieruchomoÊciami. W wyniku takiego post´powania ustalono cz∏ony organizacyjne uczestniczàce w zarzàdzaniu nieruchomoÊciami przedsi´biorstwa. Dzia∏ ogólnogospodarczy zajmuje si´ m.in. ochronà mienia przedsi´biorstwa, zabezpieczaniem zapasów przedsi´biorstwa, dokumentów przedsi´bior-.

(3) Formy organizacyjne zarzàdzania nieruchomoÊciami w Polsce. 131. stwa, nadzorem, kontrolà i koordynacjà us∏ug wykonywanych przez podmioty zewn´trzne, dotyczàcych technicznego utrzymania nieruchomoÊci. Kierownik dzia∏u BHP, odpowiadajàc za bezpieczeƒstwo ludzi, powinien w tym celu kontrolowaç stan techniczny maszyn i urzàdzeƒ oraz budynków i budowli. Obie komórki podporzàdkowane sà zast´pcy dyrektora ds. handlu i marketingu. Kolejnà jednostkà organizacyjnà przedsi´biorstwa realizujàcà zadania z zakresu zarzàdzania nieruchomoÊciami jest pion ds. technicznych i inwestycji, kierowany przez zast´pc´ dyrektora ds. technicznych i inwestycji. Do zakresu dzia∏ania tej jednostki nale˝à m.in. wszelkie prace konserwacyjne, remontowe, modernizacyjne i adaptacyjne obiektów budowlanych oraz przygotowywanie inwestycji. Zast´pca dyrektora ds. technicznych i inwestycji zatwierdza i kontroluje wykonanie planów inwestycji, modernizacji, remontów i konserwacji obiektów, dokonuje wyboru wykonawców, zleca wykonanie prac budowlanych, remontowych i konserwacyjnych. Podlegajà mu nast´pujàce stanowiska i komórki organizacyjne: – inspektor nadzoru, który kontroluje prowadzone prace budowlano-monta˝owe i remontowe pod kàtem ich jakoÊci i prawid∏owoÊci technologicznej, – Dzia∏ Remontowy nadzoruje dzia∏alnoÊç warsztatu Êlusarsko-mechanicznego, który zajmuje si´ prowadzeniem prac konserwacyjnych, zapewnieniem sprawnoÊci dzia∏ania instalacji i urzàdzeƒ w obiektach przedsi´biorstwa, – S∏u˝ba Dozoru, która ma za zadanie informowaç o potrzebach zwiàzanych z ochronà mienia, nadzorowaç wykonywanie zabezpieczeƒ, kontrolowaç stan techniczny systemu zabezpieczeƒ, sporzàdzaç sprawozdania z analizy i oceny sprawnoÊci stanu technicznego oraz organizacyjnego systemu zabezpieczeƒ. Wa˝ny udzia∏ w zarzàdzaniu nieruchomoÊciami przedsi´biorstwa majà równie˝ komórki i stanowiska organizacyjne funkcjonujàce w pionie ekonomiczno-finansowym, kierowanym przez zast´pc´ dyrektora ds. ekonomiczno-finansowych. Istotne znaczenie majà tu dzia∏ania nast´pujàcych komórek i stanowisk organizacyjnych: – Dzia∏u Ksi´gowoÊci Finansowej, – Dzia∏u Kosztów, – Dzia∏u Ksi´gowoÊci Materia∏owej i Inwestycyjnej, – specjalisty ds. informatyki, – rewidenta zak∏adowego. Pracownicy zatrudnieni w wy˝ej wskazanych komórkach organizacyjnych, oprócz zadaƒ zarzàdzania nieruchomoÊciami bardzo cz´sto równolegle wykonujà inne funkcje zwiàzane z bie˝àcà dzia∏alnoÊcià przedsi´biorstwa. W wielu przedsi´biorstwach cz´Êç prac zwiàzanych z zarzàdzaniem nieruchomoÊciami jest powierzana podmiotom zewn´trznym na zasadzie outsourcingu, które wybierane sà w drodze ofertowej lub przetargowej. Do najcz´Êciej zlecanych zadaƒ z tego zakresu nale˝à:.

(4) 132. Adam Nalepka. – prace remontowe, – opracowywanie projektów technicznych prac remontowych i modernizacyjnych, – utrzymanie czystoÊci i porzàdku w budynkach i ich otoczeniu, – ochrona mienia. W podsumowaniu zwróciç nale˝y uwag´ na znaczne rozproszenie funkcji zarzàdzania nieruchomoÊciami przedsi´biorstwa pomi´dzy ró˝ne jego cz∏ony, których g∏ównymi zadaniami sà funkcje zwiàzane z dzia∏alnoÊcià podstawowà, co istotnie utrudnia przygotowanie i konsekwentnà realizacj´ strategii2 zarzàdzania nieruchomoÊciami, jak i obni˝a sprawnoÊç dzia∏aƒ bie˝àcych z tego zakresu. 2.2. Zarzàdzanie nieruchomoÊciami spó∏dzielni mieszkaniowej Zarzàdzanie nieruchomoÊciami nale˝àcymi do spó∏dzielni mieszkaniowej podporzàdkowane jest przede wszystkim przepisom ustawy z dnia 15 grudnia 2000 r. o spó∏dzielniach mieszkaniowych3 (w zakresie nie uregulowanym w ww. ustawie stosuje si´ przepisy ustawy z dnia 16 wrzeÊnia 1982 r. – Prawo spó∏dzielcze4. Celem spó∏dzielni mieszkaniowej jest zaspokojenie potrzeb mieszkaniowych cz∏onków oraz ich rodzin przez dostarczenie cz∏onkom lokali mieszkalnych lub domów jednorodzinnych. Spó∏dzielnia jest organizacjà samorzàdowà, która rzàdzi si´ za pomocà wybieranych organów: walnego zgromadzenia, rady nadzorczej, zarzàdu. W spó∏dzielniach, w których walne zgromadzenie zastàpione jest zebraniem przedstawicieli, organem jest tak˝e zebranie grup cz∏onkowskich. Badana spó∏dzielnia zarzàdza 80 budynkami mieszkalnymi, mieszkalno-us∏ugowymi i us∏ugowymi. Powierzchnia u˝ytkowa mieszkaƒ wynosi 240 tys. m2, a powierzchnia lokali u˝ytkowych ok. 6 tys. m2. Funkcje zarzàdzania zasobami nieruchomoÊci spó∏dzielni mieszkaniowej spe∏nia zarzàd, rozdzielajàc poszczególne zadania zarzàdzania mi´dzy prezesa, jego zast´pców i podporzàdkowane im jednostki organizacyjne. Struktur´ organizacyjnà badanej spó∏dzielni przedstawia poni˝szy schemat organizacyjny. Poni˝ej scharakteryzowano utworzone w badanej spó∏dzielni jednostki organizacyjne, ze szczególnym zwróceniem uwagi na te, które realizujà funkcje bezpoÊrednio zwiàzane z zarzàdzaniem zasobem mieszkaniowym. Pion ogólny, nadzorowany przez prezesa spó∏dzielni, w ramach którego powo∏ano stanowiska: – ds. obs∏ugi prawnej spó∏dzielni, – ds. organizacyjno-samorzàdowych, – ds. pracowniczych, 2 H. Gawron, Zarzàdzanie nieruchomoÊciami poprodukcyjnymi – zasady ich marketingu i negocjacji z klientami, „Âwiat NieruchomoÊci” 2004, nr 46, s. 13 i nast. 3 Dz.U. z 2001 r., nr 4, poz. 27. 4 Dz.U. z 1995 r., nr 54, poz. 288, z póên. zm..

(5) Specjalista ds. Organizacyjno-Samorzàdowych Specjalista ds. Pracowniczych Referent ds. BHP i Ppo˝. Referent ds. Administracyjno-Gospodarczych. Dzia∏ Administracyjno-Eksploatacyjny. Dzia∏ ds. Dzia∏alnoÊci Spo∏eczno-Kulturalnej. Dzia∏ Osiedli. Dzia∏ ds. Lokali U˝ytkowych. èród∏o: opracowanie w∏asne na podstawie statutu spó∏dzielni mieszkaniowej.. Rys. 1. Schemat organizacyjny badanej spó∏dzielni mieszkaniowej. Specjalista ds. Obs∏ugi Prawnej. Dzia∏ Techniczny. Zast´pca ds. Gospodarki Zasobami Mieszkaniowymi. Prezes. Specjalista ds. Cz∏onkowskich i Lokalowych. Dzia∏ ds. Inwestycji. Zast´pca Prezesa ds. Inwestycji. Kasa. Dzia∏ Naliczeƒ i Windykacji. Dzia∏ Finansowo-Ksi´gowy. G∏ówny Ksi´gowy. Formy organizacyjne zarzàdzania nieruchomoÊciami w Polsce 133.

(6) 134. Adam Nalepka. – ds. bezpieczeƒstwa i higieny pracy, – ds. administracyjno-gospodarczych. Pion zast´pcy prezesa ds. gospodarki zasobami mieszkaniowymi, który zajmuje si´ w∏aÊciwym zarzàdzaniem zasobem mieszkaniowym spó∏dzielni. W jego sk∏ad wchodzà nast´pujàce komórki i stanowiska organizacyjne: 1) Dzia∏ Techniczny, do którego nale˝à nast´pujàce zadania: – przyjmowanie do eksploatacji budynków i urzàdzeƒ terenowych zrealizowanych w ramach inwestycji prowadzonych przez spó∏dzielni´, – przeprowadzanie przez osoby posiadajàce wymagane uprawnienia okresowych kontroli przewidzianych w prawie budowlanym, – prowadzenie gospodarki energetycznej w spó∏dzielni, – sprawowanie nadzoru i prowadzenie zabezpieczenia przeciwpo˝arowego budynków, – ustalanie potrzeb remontowych i konserwacyjnych, – organizowanie wykonania remontów i konserwacji si∏ami w∏asnymi lub zlecanie ich wykonania na zewnàtrz, – dokonywanie odbioru robót remontowych i modernizacyjnych, – przyjmowanie i za∏atwianie zg∏oszeƒ od mieszkaƒców w sprawie uszkodzeƒ, usterek, wadliwego funkcjonowania urzàdzeƒ i instalacji oraz elementów budynków, – prowadzenie dla ka˝dego obiektu ksià˝ki obiektu budowlanego oraz kompletowanie i przechowywanie dokumentów dotyczàcych obiektów budowlanych w zakresie ustalonym przez obowiàzujàce przepisy, – sporzàdzanie planów rzeczowo-finansowych remontów i konserwacji, – analizowanie kosztów us∏ug komunalnych i inicjowanie rozwiàzaƒ zmierzajàcych do ich obni˝enia; 2) Dzia∏ Administracyjno-Eksploatacyjny, do którego nale˝y m.in.: – za∏atwianie spraw zwiàzanych z zasiedlaniem budynków, – prowadzenie post´powania wyjaÊniajàcego w sprawach zaleg∏oÊci w op∏atach za u˝ywanie lokali, – uczestniczenie w prowadzeniu eksmisji z lokali, – zawieranie umów o Êwiadczenie us∏ug komunalno-mieszkaniowych, prowadzenie kontroli i rozliczeƒ ich wykonania, – zapewnienie utrzymania w∏aÊciwego porzàdku i czystoÊci na terenach spó∏dzielni, – prowadzenie bie˝àcej konserwacji zieleni osiedlowej, – zapewnienie przeprowadzania dezynfekcji, dezynsekcji i deratyzacji; 3) stanowisko ds. dzia∏alnoÊci spo∏ecznej i kulturalnej, które zajmuje si´ prowadzeniem dla mieszkaƒców osiedli ró˝norodnych form dzia∏alnoÊci kulturalno-oÊwiatowej, rozrywkowej i sportowo-rekreacyjnej; 4) administracje osiedli: zarzàdzanie wydzielonymi terytorialnie terenami oraz mieszkaniami, stanowiàcymi osiedla. Zakres dzia∏ania obejmuje: – bie˝àce administrowanie zasobami osiedla, – wykonywanie drobnych napraw w budynkach i ich otoczeniu,.

(7) Formy organizacyjne zarzàdzania nieruchomoÊciami w Polsce. 135. – nadzór nad pracà sprzàtajàcych i konserwatorów, – przeglàd stanu technicznego zasobu i zg∏aszanie potrzeb remontowych do planu rocznego spó∏dzielni, 5) specjalista ds. lokali u˝ytkowych, do którego nale˝y: – organizacja i prowadzenie gospodarki lokalami u˝ytkowymi, znajdujàcymi si´ w zasobie spó∏dzielni, – prowadzenie ewidencji lokali, marketing i zawieranie umów najmu, – utrzymywanie stosunków z najemcami celem poznania ich potrzeb i oczekiwaƒ. Pion zast´pcy prezesa ds. inwestycyjnych i mieszkaniowych, który zajmuje si´ dzia∏alnoÊcià inwestycyjnà w spó∏dzielni obejmuje: 1) Dzia∏ Inwestycji Mieszkaniowych, do którego zadaƒ nale˝y m.in.: rozpoznanie mo˝liwoÊci i warunków nabycia terenów oraz rynku wykonawstwa budowlanego, opracowywanie projektów planów finansowania inwestycji i przedstawiania ich w∏aÊciwemu organowi spó∏dzielni do zatwierdzenia, nabywanie terenów pod budownictwo, przygotowywanie projektów budowlanych i kosztorysów, uzyskiwanie decyzji niezb´dnych do rozpoczćia budowy, dokonywanie wyboru wykonawców, przygotowanie umów o prace projektowe i o roboty budowlane, zapewnienie sprawowania nadzoru inwestorskiego, dokonywanie odbiorów cz´Êciowych robót oraz udzia∏ przy odbiorach koƒcowych; 2) stanowisko ds. cz∏onkowskich i lokalowych zajmuje si´ m.in.: – bie˝àcà obs∏ugà cz∏onków w sprawach cz∏onkowskich i lokalowych, – prowadzeniem rejestrów (cz∏onków spó∏dzielni, umów w sprawie przydzia∏u mieszkaƒ, przydzia∏ów lokali), – kompletowaniem i przechowywaniem akt cz∏onkowskich oraz dokumentów dotyczàcych przydzia∏u i wynajmu lokali. Pion g∏ównego ksi´gowego ma za zadanie przede wszystkim: – prowadzenie rachunkowoÊci dla nieruchomoÊci nale˝àcych do spó∏dzielni zgodnie z przepisami ustawy o rachunkowoÊci, – prowadzenie rozliczeƒ finansowych z cz∏onkami spó∏dzielni, – obs∏ug´ sp∏aty kredytów, – naliczanie i regulowanie zobowiàzaƒ spó∏dzielni wobec innych podmiotów gospodarczych oraz zobowiàzaƒ o charakterze publiczno-prawnym, – prowadzenie windykacji op∏at z tytu∏u u˝ywania lokalu, – wspó∏dzia∏anie z pionem inwestycji w opracowaniu projektu finansowania inwestycji, – opracowywanie projektów planów finansowych. 2.3. Zarzàdzanie zasobami nieruchomoÊci mieszkaniowych gminy Zasób nieruchomoÊci gmin tworzony jest w celu umo˝liwienia wykonywania przez nie ustawowych zadaƒ w∏asnych o charakterze us∏ug publicznych. WÊród nieruchomoÊci komunalnych podstawowy udzia∏ ma zasób nieruchomoÊci mieszkaniowych, którego celem jest zaspokajanie potrzeb mieszkaniowych.

(8) 136. Adam Nalepka. cz∏onków wspólnoty samorzàdowej. W sk∏ad tego zasobu wchodzà lokale stanowiàce w∏asnoÊç: gmin, komunalnych osób prawnych, spó∏ek prawa handlowego utworzonych z udzia∏em gminy (z wyjàtkiem TBS) oraz lokale pozostajàce w samoistnym posiadaniu tych podmiotów5. Lokale mieszkalne wchodzàce w sk∏ad mieszkaniowego zasobu gminy sà w wi´kszoÊci przeznaczone do sta∏ego wynajmowania. Organizacja zarzàdzania nieruchomoÊciami komunalnymi i ich wykorzystywanie do realizacji zadaƒ publicznych gminy opiera si´ na dwóch podstawowych modelach: 1) zarzàdzanie Êwiadczone jest przez gminne jednostki organizacyjne, dzia∏ajàce w formie: – zak∏adów lub jednostek bud˝etowych, – jednoosobowych spó∏ek gminy (spó∏ek z o.o., spó∏ek akcyjnych); 2) zawieranie umów o zarzàdzanie z innymi podmiotami gospodarczymi6. W pierwszym modelu gospodarowania nieruchomoÊciami komunalnymi, gmina realizuje funkcj´ zarówno decyzyjnà, organizatorskà, jak i wykonawczà. Realizacja procesu zarzàdzania nieruchomoÊciami przebiega tu na dwóch poziomach hierarchicznych. Rada gminy, prezydent (burmistrz, wójt) formu∏ujà strategi´ zarzàdzania oraz ustalajà zasady i narz´dzia jej realizacji, zaÊ jednostka organizacyjna gminy organizuje proces zarzàdzania oraz realizuje poszczególne zadania z tym zwiàzane. Zgodnie z przepisami Ustawy o samorzàdzie gminnym, obowiàzkiem osób uczestniczàcych w zarzàdzaniu mieniem komunalnym jest zachowanie szczególnej starannoÊci przy wykonywaniu zarzàdu zgodnie z przeznaczeniem tego mienia i jego ochrona7. Z powy˝szego rozstrzygnićia wynika, jak podkreÊlajà niektórzy autorzy, ˝e zarzàdzajàcy nie musi osiàgnàç zamierzonych efektów z wykorzystania mienia, musi tylko dowieÊç, ˝e gorliwie s∏u˝y∏ sprawie, podejmujàc okreÊlone dzia∏ania8. Stàd te˝ osoby zarzàdzajàce mieniem komunalnym uwag´ swà skupiajà na dokumentach, dzia∏aniach, faktach potwierdzajàcych ich starania, sà bowiem oceniani za starannoÊç, a nie za efektywnoÊç, przedsi´biorczoÊç, skutecznoÊç. To sprawia, ˝e gminy wybierajà inne modele zarzàdzania mieniem komunalnym. W drugim modelu zarzàdzanie nieruchomoÊciami gminy realizowane jest na trzech poziomach. Rada gminy, prezydent realizujà zadania o charakterze strategicznym, jednostka organizacyjna gminy (jednostka lub zak∏ad bud˝etowy) organizuje zarzàdzanie nieruchomoÊciami, zaÊ wybrany (najcz´Êciej drogà prze5 E. Boƒczak-Kucharczyk, Zarzàdzanie nieruchomoÊciami mieszkaniowymi, C.H. Beck, Warszawa 2000, s. 126. 6 Prywatyzacja us∏ug komunalnych w Polsce, red. T. Aziewicz, Wyd. IBnGR, Lublin–Gdaƒsk 1994, s. 139–140. 7 Ustawa z dnia 8 marca 1990 roku o samorzàdzie gminnym, Dz.U. z 2001 r., nr 142, poz. 1591 (t.j.), art. 50. 8 T. Wawak, K. Wajda, Rola organów samorzàdu terytorialnego w sprawowaniu nadzoru w∏aÊcicielskiego [w:] Strategiczne obszary nadzoru korporacyjnego zewn´trznego i wewn´trznego, red. S. Rudolf, Wydawnictwo U¸, ¸ódê 2002, s. 274..

(9) Formy organizacyjne zarzàdzania nieruchomoÊciami w Polsce. 137. targu) podmiot prywatny wykonuje zadania zarzàdzania nieruchomoÊcià. Podmiot prywatny zarzàdzajàcy nieruchomoÊciami komunalnymi musi godziç interes gminy i u˝ytkowników oraz dostawców us∏ug. Musi tak˝e wybieraç mi´dzy krótkoterminowymi korzyÊciami a d∏ugoterminowà wartoÊcià nieruchomoÊci. W tym modelu zarzàdzania podmiot zarzàdzajàcy powinien traktowaç nieruchomoÊç jako kapita∏ i realizowaç takie cele strategiczne, jak: maksymalizacja dochodów z nieruchomoÊci i wzrost wartoÊci rynkowej nieruchomoÊci9. Zarzàdzanie zasobem przez gminne jednostki organizacyjne Zarzàdzanie zasobem mieszkaniowym gminy przez zak∏ad bud˝etowy. Zarzàdzanie nieruchomoÊciami gminy powierzajà najcz´Êciej zak∏adom bud˝etowym, które prowadzà dzia∏alnoÊç gospodarczà na zasadzie odp∏atnoÊci, pokrywajàc swoje wydatki z dochodów w∏asnych. Schemat organizacyjny zak∏adu bud˝etowego, przystosowanego do zarzàdzania nieruchomoÊciami mieszkaniowymi, przedstawia rys. 2. Zak∏adami bud˝etowymi sà takie jednostki sektora finansów publicznych, które: 1) stanowià jednostk´ gminy wyodr´bnionà organizacyjnie i nie posiadajà osobowoÊci prawnej; 2) prowadzà okreÊlonà dzia∏alnoÊç w imieniu i na rachunek gminy w zakresie udzielonych przez gmin´ pe∏nomocnictw; 3) pokrywajà koszty swojej dzia∏alnoÊci z przychodów w∏asnych z mo˝liwoÊcià: – otrzymywania z bud˝etu gminy dotacji przedmiotowych, – w zakresie okreÊlonym w odr´bnych przepisach zak∏ad bud˝etowy mo˝e otrzymywaç dotacje podmiotowe lub dotacje celowe na dofinansowanie kosztów realizacji inwestycji. Zak∏ad bud˝etowy jako zarzàdca nieruchomoÊci ma ograniczone mo˝liwoÊci dzia∏ania, poniewa˝ nie posiada osobowoÊci prawnej, co uniemo˝liwia mu samodzielne funkcjonowanie na rynku, zaciàganie kredytów, wyst´powanie przed sàdami. Powiàzanie z bud˝etem gminy sprawia, ˝e zak∏ad bud˝etowy nie mo˝e gromadziç Êrodków finansowych na kontach bankowych d∏u˝ej ni˝ rok bud˝etowy, co utrudnia gromadzenie Êrodków na inwestycje i remonty zarzàdzanych nieruchomoÊci w d∏ugim okresie. Nadto w myÊl przepisów Ustawy o gospodarce komunalnej zak∏ad bud˝etowy nie powinien zarzàdzaç nieruchomoÊciami mieszkaniowymi, poniewa˝ nie mieÊci si´ to w zakresie zadaƒ u˝ytecznoÊci publicznej. Us∏ugi te bowiem skierowane sà do pewnej grupy osób – mieszkaƒców (u˝ytkowników) danej nieruchomoÊci. Zarzàdzanie zasobem mieszkaniowym przez jednoosobowà spó∏k´ gminy. Zarzàdzanie mieszkaniowym zasobem gminy mo˝e byç powierzone jednoosobowej spó∏ce gminy, akcyjnej lub z o.o. W badanym przypadku jest to Miejski Zarzàd Budynków Mieszkalnych sp. z o.o. (MZBM). 9 A. Nalepka, Organizacja zarzàdzania nieruchomoÊciami w systemie zleceniowym, „NieruchomoÊci C.H. Beck” 2004, nr 7, s. 34 i nast..

(10) Adam Nalepka. 138. Dyrektor. Zespó∏ Prawno-Organizacyjny. G∏ówny Ksi´gowy. S∏u˝ba Techniczna. S∏u˝ba Pracownicza. S∏u˝ba Finansowo-Ksi´gowa. S∏u˝ba Ogólna. S∏u˝ba Organizacyjna. S∏u˝ba Ekonomiczna. Administratorzy nieruchomoÊci. S∏u˝ba BHP. Zespó∏ ds. Informatyki. Obs∏uga Prawna. Rys. 2. Schemat organizacyjny typowego zak∏adu bud˝etowego zarzàdzajàcego nieruchomoÊciami èród∏o: D.A. Sikora, Zmiany w zarzàdzaniu komunalnymi zasobami mieszkaniowymi, „Wspó∏czesne Zarzàdzanie” 2004, nr 4.. Badana gmina jest w∏aÊcicielem 48 budynków oraz wspó∏w∏aÊcicielem 98 budynków, w których znajduje si´ 3981 lokali mieszkalnych i 327 lokali u˝ytkowych. W 97 budynkach, których gmina jest wspó∏w∏aÊcicielem, funkcjonujà wspólnoty mieszkaniowe. Organem za∏o˝ycielskim MZBM sp. z o.o. jest burmistrz miasta. Struktur´ organizacyjnà tej jednostki przedstawiono na rys. 3. MZBM Sp. z o.o. zarzàdza gminnym zasobem nieruchomoÊci mieszkaniowych na podstawie umowy o zarzàdzanie z burmistrzem miasta. Na dzia∏alnoÊç eksploatacyjnà spó∏ki sk∏ada si´: – obs∏uga administracyjno-techniczna najemców i w∏aÊcicieli lokali wykupionych, – zapewnienie dostaw wody, energii elektrycznej, cieplnej i gazowej, – umo˝liwienie odbioru programów telewizyjnych i radiowych, – odbiór nieczystoÊci sta∏ych i p∏ynnych,.

(11) Formy organizacyjne zarzàdzania nieruchomoÊciami w Polsce. 139. – utrzymanie czystoÊci w pomieszczeniach wspólnych budynków (klatki schodowe, korytarze piwniczne, suszarnie, strychy).. Zgromadzenie Wspólników. Rada Nadzorcza. Prezes. G∏ówny ksi´gowy. Dzia∏ Administracyjno-Gospodarczy. G∏ówny specjalista ds. techniczno-eksploatacyjnych. Dzia∏ Finansowo-Ksi´gowy. Radca prawny. Dzia∏ Techniczno-Eksploatacyjny. Kasa. Specjalista ds. obrony cywilnej. Referat ds. Zaopatrzenia. Administrator domów mieszkalnych I. Referat ds. Gospodarki Magazynowej. Administrator domów mieszkalnych II Specjalista ds. BPH i ppo˝.. Rys. 3. Schemat organizacyjny Miejskiego Zarzàdu Budynków Mieszkalnych sp. z o.o. èród∏o: Regulamin Organizacyjny MZBM sp. z o.o.. MZBM prowadzi równie˝ dzia∏alnoÊç remontowà, na którà sk∏adajà si´: remonty kapitalne, remonty bie˝àce oraz prace konserwacyjne. Obecnie MZBM sp. z o.o. zatrudnia Êrednio 160 pracowników (tabela 1)..

(12) Adam Nalepka. 140. Tabela 1. Ârednie zatrudnienie za 2003 r. w poszczególnych grupach pracowniczych Zatrudnienie w poszczególnych grupach. Liczba etatów. Udzia∏ (w %). Konserwatorzy Dozorcy Pracownicy na stanowiskach nierobotniczych Razem. 47 39 38 124. 38 31 31 100. èród∏o: opracowanie w∏asne na podstawie danych MZBM sp. z o.o.. Organy gminy kontrolujà proces zarzàdzania gminnym zasobem nieruchomoÊci mieszkaniowych przez spó∏k´, natomiast spó∏ka sk∏ada coroczne sprawozdanie ze swej dzia∏alnoÊci. Zarzàdzanie zasobem gminy poprzez zawieranie umów o zarzàdzanie z podmiotami prywatnymi W tym modelu zarzàdzania nieruchomoÊciami komunalnymi gmina formu∏uje polityk´ zarzàdzania nieruchomoÊciami i organizuje us∏ugi, a ich Êwiadczeniem zajmuje si´ podmiot prywatny. Zalet´ tego rozwiàzania stanowi brak sprzecznoÊci celów i zasad realizacji funkcji przez gmin´, z potencjalnym dà˝eniem do wysokiej efektywnoÊci dzia∏ania podmiotów prywatnych, szczególnie gdy dzia∏ajà w warunkach konkurencji. Wadà jest koniecznoÊç zbudowania przez gmin´ jasnych zasad realizacji zadaƒ i skutecznego mechanizmu kontroli dzia∏alnoÊci podmiotu prywatnego. Gmina mo˝e zleciç zarzàdzanie zasobem mieszkaniowym na podstawie umów cywilnoprawnych (umowy: zlecenia, o roboty budowlane, agencyjnej, przewozu, spedycji, sk∏adu) podmiotom prywatnym. Sposób zorganizowania zarzàdzania nieruchomoÊciami komunalnymi powinien byç adekwatny do zasad realizacji zadaƒ publicznych, lokalnych potrzeb i mo˝liwoÊci, charakteru prowadzonej dzia∏alnoÊci, specyfiki gminy i polityki jej rozwoju. Zarzàdzanie zasobem mieszkaniowym miasta Krakowa. Zasady gospodarowania mieszkaniowym zasobem miasta Krakowa opierajà si´ na uchwale nr CXVIII/1088/02 Rady Miasta Krakowa z dnia 10 lipca 2002 r. Organizacja zarzàdzania komunalnym zasobem mieszkaniowym w uk∏adzie szczebli hierarchii przedstawia si´ nast´pujàco: – szczebel I: Rada Miasta, Prezydent, Urzàd Miasta, Wydzia∏ Architektury Geodezji i Budownictwa (w sk∏ad którego wchodzi dawny Wydzia∏ Lokali i Budynków). Zajmuje si´ on opracowywaniem i podejmowaniem decyzji strategicznych dotyczàcych strategii mieszkaniowej, polityki finansowania, inwestycji, prywatyzacji gospodarki zasobami mieszkaniowymi, przygotowywaniem projektów i podejmowaniem uchwa∏ (decyzji) w sprawie regulacji prawnych, planów bud˝etowych, polityki lokalowej, sprawowaniem nadzoru nad dzia∏alnoÊcià Zarzàdu Budynków Komunalnych;.

(13) Formy organizacyjne zarzàdzania nieruchomoÊciami w Polsce. 141. – szczebel II: Zarzàd Budynków Komunalnych (ZBK). By∏ zak∏adem bud˝etowym, podlegajàcym Zarzàdowi Miasta Krakowa, powo∏anym w 1994 r. w miejsce Przedsi´biorstw Gospodarki Mieszkaniowej, a obecnie funkcjonuje jako jednostka bud˝etowa Miasta. ZBK sprawuje zwyk∏y zarzàd nieruchomoÊciami mieszkaniowymi stanowiàcymi w∏asnoÊç Miasta, wspó∏w∏asnoÊç Miasta, osób fizycznych i prawnych oraz nieruchomoÊciami prywatnymi. Komunalny zasób mieszkaniowy obejmuje ∏àcznie oko∏o 60 tys. lokali mieszkalnych i u˝ytkowych, z czego ponad 20 tys. to lokale mieszkalne sprywatyzowane. Zadaniem ZBK jest wić zwyk∏y zarzàd nieruchomoÊciami mieszkalnymi nale˝àcymi do Miasta. Statut ZBK10 stanowi, ˝e jego zadania obejmujà: 1) zawieranie umów o administracj´, eksploatacj´, konserwacj´ budynków i terenów stanowiàcych ich otoczenie i nadzór nad ich realizacjà; 2) przygotowanie i zawieranie umów na remonty budynków i mieszkaƒ; 3) pe∏nienie funkcji inwestora, w tym przygotowywanie w systemie w∏asnym lub zleconym i realizowanie w systemie zleconym inwestycji mieszkaniowych; 4) kompleksowe planowanie i nadzór nad realizacjà remontów budynków znajdujàcych si´ w mieszkaniowym zasobie gminnym; 5) obs∏uga wspólnot mieszkaniowych, w tym finansowo-ksi´gowa w zakresie przekazywania udzia∏u Gminy w kosztach utrzymania nieruchomoÊci dla tych budynków, których Gmina jest w∏aÊcicielem, a nie sprawuje zarzàdu, zawieranie umów o pe∏nienie obowiàzków wynajmujàcego lokale Gminy; 6) organizowanie i obs∏uga wynajmu lokali u˝ytkowych pozostajàcych w zarzàdzie Gminy; 7) wyst´powanie w imieniu Gminy w post´powaniu przed sàdami powszechnymi, Sàdem Najwy˝szym i Naczelnym Sàdem Administracyjnym w sprawach: – wstàpienia w stosunek najmu po Êmierci najemcy, – nakazania opró˝nienia lokalu w zwiàzku z rozwiàzaniem najmu poprzez jego wypowiedzenie, w zwiàzku z zajmowaniem lokalu bez tytu∏u prawnego, albo w zwiàzku z koniecznoÊcià przeprowadzenia remontu lokalu; 8) wykonywanie innych zadaƒ z zakresu administracji zasobów publicznych, zlecanych przez uprawnione organy Gminy, pod warunkiem zapewnienia przez te organy Êrodków finansowych; 9) prowadzenie archiwum dokumentów, przej´tych po by∏ych Przedsi´biorstwach Gospodarki Mieszkaniowej. ZBK sprawuje zarzàd zasobem nieruchomoÊci mieszkaniowych Miasta poprzez spó∏ki prawa handlowego (podmioty prywatne), wy∏onione w drodze przetargu, którym zleca w trybie umownym wykonywanie zadaƒ w zakresie zarzàdzania budynkami mieszkalnymi (administracja eksploatacja i konserwacja). W umowie o zarzàdzanie nieruchomoÊciami ZBK szczegó∏owo okreÊla zadania do wykonania, kalkuluje koszt realizacji tych zadaƒ oraz z góry okre10 Statut Zarzàdu Budynków Komunalnych w Krakowie, Uchwa∏a nr 1085/97 Zarzàdu Miasta Krakowa z dnia 2 paêdziernika 1997 r..

(14) èród∏o: opracowanie w∏asne na podstawie Statutu ZBK.. Rys. 4. Schemat organizacyjny Zarzàdu Budynków Komunalnych. Dzia∏ Wynajmu Lokali U˝ytkowych. Zespó∏ ds. obs∏ugi wspólnot. Zespó∏ Realizacji Remontów. Zespó∏ ds. Inwestycji. Zespó∏ ds. umów. Dzia∏ Eksploatacji. Zast´pca dyrektora ds. eksploatacji. Zespó∏ Przygotowania Remontów. Zespó∏ Techniczny. Zast´pca dyrektora ds. technicznych. Dyrektor. Zespó∏ ds. planowania i analiz. Dzia∏ Finansowo-Ksi´gowy. G∏ówny ksi´gowy. Koordynator ds. obrony cywilnej. Specjalista ds. BPH i ppo˝.. Zespó∏ ds. zamówieƒ publicznych. Zespó∏ ds. kontroli wewn´trznej. Specjalista ds. informatyki. Dzia∏ Kadr i Administracji. Radca prawny. 142. Adam Nalepka.

(15) Formy organizacyjne zarzàdzania nieruchomoÊciami w Polsce. 143. Êla wynagrodzenie dla tych spó∏ek. Spó∏ki te dzia∏ajà poza strukturami Urz´du Miasta, co pozwala na rozdzielenie funkcji zarzàdcy i administratora budynków. ZBK w imieniu Miasta sprawuje nadzór nad zakresem i jakoÊcià wykonywanych przez spó∏ki zadaƒ, nie zajmujàc si´ bezpoÊrednio ich realizacjà. EfektywnoÊç gospodarowania tym zasobem wp∏ywa na bie˝àce obcià˝enie bud˝etu gminy Kraków oraz wyznacza d∏ugoterminowe zobowiàzania inwestycyjne zwiàzane z utrzymaniem okreÊlonego standardu mieszkaƒ. Decyzje w sprawach wykraczajàcych poza zakres zwyk∏ego zarzàdu dotyczàce m.in. w∏asnoÊci, dysponowania zasobem mieszkaniowym, finansowania, inwestycji itp. pozostajà w kompetencji Rady Miasta bàdê prezydenta11. Dzia∏alnoÊcià ZBK kieruje Dyrektor, który równie˝ reprezentuje ZBK na zewnàtrz, podejmuje samodzielnie decyzje w zakresie ustalonym planem finansowo-rzeczowym, zatwierdzanym przez Zarzàd Miasta. Dyrektor swoje funkcje wykonuje przy pomocy Zast´pcy ds. technicznych, Zast´pcy ds. Eksploatacyjnych, G∏ównego Ksi´gowego i podleg∏ych komórek i stanowisk funkcyjnych. Struktur´ organizacyjnà Zarzàdu Budynków Komunalnych przedstawia rys. 4; – szczebel III: Administracje budynków lub zespo∏ów budynków (spó∏ki prawa handlowego). Zadania zarzàdzania wydzielonymi zespo∏ami nieruchomoÊci mieszkaniowych sprawuje 17 podmiotów prywatnych, dzia∏ajàcych obecnie w formie spó∏ek prawa handlowego12. Ich zadaniem jest obs∏uga mieszkaƒców, wynikajàca z umów najmu, zawieranie tych umów na podstawie skierowaƒ odpowiedniego wydzia∏u Urz´du Miasta, utrzymanie budynków, powierzchni wspólnych w budynkach i ich otoczenia, zapewnienie wykonywania drobnych konserwacji i napraw.. 3. Zarzàdzanie nieruchomoÊcià przez spó∏k´ utworzonà na zasadzie spin-off Wiele przedsi´biorstw i instytucji finansowych przeznacza Êrodki finansowe, wygospodarowane na podstawowej dzia∏alnoÊci, na komercyjne inwestycje nieruchomoÊciowe (biurowce, centra rozrywki, centra handlowe, hotele itp.). Instytucje te najcz´Êciej nie posiadajà odpowiednich doÊwiadczeƒ w zarzàdzaniu takimi obiektami ani kompetentnej kadry. Ponadto zarzàdzanie nimi, niejako przy okazji zarzàdzania majàtkiem ca∏ej instytucji (wed∏ug zasad opisanych w punkcie 2.2), mo˝e stwarzaç wiele niebezpieczeƒstw zarówno dla podstawowej dzia∏alnoÊci, jak i dla dzia∏alnoÊci dodatkowej polegajàcej na efektywnym wykorzystaniu obiektów komercyjnych. Stàd te˝ do zarzàdzania takimi obiektami komercyjnymi nale˝y zastosowaç zasady zarzàdzania przed11 Uchwa∏a nr XV/99/03 RMK z dnia 7 maja 2003 r. w sprawie gospodarowania nieruchomoÊciami miasta Krakowa. 12 Podmiot zarzàdzajàcy wydzielonà cz´Êcià zasobu mieszkaniowego gminy mo˝e byç zorganizowany wed∏ug zasad opisanych w pkt. 4..

(16) Adam Nalepka. 144. si´wzićiami zwi´kszonego ryzyka13 i utworzyç organizacj´ typu spin off, która mo˝e zapewniç efektywne zarzàdzanie nieruchomoÊcià komercyjnà.. Zgromadzenie Wspólników. Rada Nadzorcza. Zarzàd Spó∏ki Prezes zarzàdu. Cz∏onek zarzàdu. Dyrektor zarzàdzajàcy. 1. Kadrowa/ sekretariat. 1. Dyrektor techniczny. 1. Specjalista ds. zarzàdzania. 1. S∏u˝ba Techniczna. 1. G∏ówny ksi´gowy. 1. Rys. 5. Schemat struktury organizacyjnej Spó∏ki X Sp. z o.o. èród∏o: opracowanie w∏asne na podstawie Regulaminu Spó∏ki.. Analizowanym przedmiotem zarzàdzania jest komercyjna nieruchomoÊç biurowa klasy A, nazywana dalej Centrum Biurowe, o powierzchni ca∏kowitej 28 544 m2, po∏o˝ona w centrum du˝ego miasta. Budynek posiada 6 kondygnacji naziemnych przeznaczonych na biura i 2 kondygnacje podziemne stanowiàce parkingi oraz pomieszczenia techniczne (wentylatornie, magazyny, w´ze∏ cieplny, pomieszczenie UPS). Biurowiec zalicza si´ do grupy budynków inteligentnych i wyposa˝ony jest w komputerowy system zarzàdzania i nadzoru nad uk∏adami regulacji, sterowania i ekonomicznym zu˝yciem energii. Wszystkie instalacje funkcjonujà w systemie BMS (Building Managment System). Budynek jest zarzàdzany przez spó∏k´ X Sp. z o.o., b´dàcà jednoczeÊnie jego w∏aÊcicielem, przy czym spó∏ka powsta∏a na zasadzie spin off14 i wszystkie 13 J. Teczke, Zarzàdzanie przedsi´wzićiami zwi´kszonego ryzyka, Wydawnictwo Oddzia∏u PAN w Krakowie, Kraków 1996, s. 64 i nast. 14 A. Nalepka, Restrukturyzacja przedsi´biorstwa. Zarys problematyki, Wydawnictwo Naukowe PWN, Warszawa–Kraków 1999, s. 113 i nast..

(17) Formy organizacyjne zarzàdzania nieruchomoÊciami w Polsce. 145. udzia∏y w spó∏ce X posiada Firma Dewelopersko-Budowlana (Firma D-B). Spó∏ka X zosta∏a zorganizowana na zasadzie funkcjonalnej struktury organizacyjnej. Schemat struktury organizacyjnej Spó∏ki przedstawia rys. 5. Kontrol´ nad dzia∏alnoÊcià Spó∏ki sprawuje Rada Nadzorcza powo∏ywana przez jedynego udzia∏owca – Firm´ D-B. Spó∏ka X zatrudnia 13 osób, co pozwala na pe∏nà kontrol´ funkcjonowania biurowca, tj.: 1) prezesa zarzàdu zajmujàcego si´ sprawami prawnymi i sàdowymi, negocjowaniem umów najmu, tworzeniem i realizacjà planów rozwoju Centrum Biurowego, a tak˝e wszelkiego rodzaju relacjami z w∏aÊcicielem Spó∏ki; 2) cz∏onka zarzàdu, którego g∏ównym obszarem dzia∏alnoÊci jest kontrola zarzàdzania finansami Centrum Biurowego; 3) 5 osób: dyrektora zarzàdzajàcego, dyrektora technicznego, specjalist´ ds. zarzàdzania, g∏ównego ksi´gowego, specjalist´ ds. zarzàdzania personelem/sekretarka stanowi biuro spó∏ki; 4) dyrektora zarzàdzajàcego nadzorujàcego prac´ dyrektora technicznego i Specjalisty ds. zarzàdzania, co zapewnia koordynacj´ dwóch sfer dzia∏ania; 5) dyrektora technicznego zajmujàcego si´ zarzàdzaniem technikà i sprawuje nadzór nad S∏u˝bami Technicznymi; 6) specjalist´ ds. zarzàdzania odpowiadajàcego za tworzenie planu zarzàdzania, kontakt z najemcami, wynajem sal konferencyjnych, dzia∏ania marketingowe, regularnie sporzàdzajàcego raporty z wynajmu powierzchni Centrum Biurowego dla w∏aÊciciela Spó∏ki; 7) g∏ównego ksi´gowego prowadzàcego ca∏oÊç spraw zwiàzanych z ewidencjà ksi´gowà, sprawozdawczoÊcià finansowà, rozliczenia z urz´dami, bankami i innymi podmiotami; 8) pozosta∏ych pracowników, w liczbie 6 osób, tworzàcych S∏u˝b´ Technicznà, realizujàcà zadania, takie jak: – kompleksowa obs∏uga urzàdzeƒ budynku, w szczególnoÊci ca∏odobowa obs∏uga systemu BMS, – wykonywanie drobnych napraw i regulacji urzàdzeƒ, – opracowywanie planów, kosztorysów i dokumentacji technicznej, – realizacja robót adaptacyjnych i aran˝acyjnych dla poszczególnych najemców. Pracownicy S∏u˝b Technicznych to wysokiej klasy specjaliÊci z odpowiednimi uprawnieniami, dzi´ki czemu mogà wykonywaç prace specjalistyczne z bran˝y elektrycznej, instalacyjnej i wodno-kanalizacyjnej, klimatyzacyjno-wentylacyjnej. Pozwala zmniejszaç koszty sta∏e wynikajàce z serwisowania budynku. Jednak cz´Êç zadaƒ zwiàzanych z serwisowaniem i kontrolà specjalistycznych urzàdzeƒ sterujàcych znajdujàcych si´ na budynku zosta∏a powierzona firmom zewn´trznym. Sà to: – serwisowanie i konserwacja dêwigów, – serwisowanie zintegrowanego systemu zarzàdzania budynkiem zwanego BMS, – przeglàdy i naprawy, konserwacja sprz´tu i urzàdzeƒ po˝arniczych,.

(18) Adam Nalepka. 146. – administrowanie systemem ∏àcznoÊci i Êwiadczenie us∏ug telekomunikacyjnych, – wywóz odpadów komunalno-bytowych, – dostawa wody i odprowadzanie Êcieków, – dostarczenie energii elektrycznej, – kompleksowa piel´gnacja zieleni. Przekazanie cz´Êci prac us∏ugodawcom, na zasadzie outsourcingu, zapewnia profesjonalnà obs∏ug´ urzàdzeƒ technicznych. Przy podpisywaniu umów zwrócono uwag´ na szybkoÊç reakcji oraz mo˝liwoÊç ca∏odobowej realizacji zleceƒ.. 4. Zarzàdzanie nieruchomoÊciami w systemie zleceniowym Istotà zleceniowego „systemu zarzàdzania nieruchomoÊciami” jest to, ˝e w∏aÊciciel nieruchomoÊci zleca funkcje zarzàdzania profesjonalnemu zarzàdcy, dzia∏ajàcemu jako osoba fizyczna lub prawna. Przedmiotem szczególnego zainteresowania w niniejszym opracowaniu b´dzie organizacja typowej firmy zarzàdzajàcej w tym systemie nieruchomoÊciami15.. Prezes Radca prawny. Zast´pca prezesa ds. zarzàdzania nieruchomoÊciami. Zast´pca prezesa ds. finansowo-ksi´gowych. Specjalista ds. kadr. Specjalista ds. zarzàdzania. G∏ówny ksi´gowy. Specjalista ds. administracyjno-technicznych. Specjalista ds. zarzàdzania. Specjalista ds. finansowo-ksi´gowych. Rys. 6. Schemat organizacyjny firmy zarzàdzajàcej nieruchomoÊciami „NLC” sp. z o.o. èród∏o: opracowanie w∏asne. 15 Zasady organizacji i funkcjonowania firm zarzàdzajàcych nieruchomoÊciami w systemie zleceniowym zawiera opracowanie: A. Nalepka, Organizacja zarzàdzania....

(19) Formy organizacyjne zarzàdzania nieruchomoÊciami w Polsce. 147. Firma „NLC” sp. z o.o. zarzàdza 3 wspólnotami mieszkaniowymi oraz administruje siedmioma budynkami wspólnot mieszkaniowych, gdzie ustanowione zarzàdy w∏aÊcicielskie zleci∏y jej zarzàdzanie. W sumie Firma zarzàdza budynkami, w których znajduje si´ ponad 700 mieszkaƒ. Wynagrodzenie Firmy za zarzàdzanie bàdê administracj´ (w zale˝noÊci od umowy) waha si´ od 0,50 do 0,70 z∏/ m2 powierzchni. u˝ytkowej lokalu mieszkalnego. Wewn´trznà organizacj´ Firmy „NCL” sp. z o.o. przedstawia rys. 6. Firma zatrudnia 7 osób na podstawie umowy o prac´ (∏àcznie 6 etatów), tj.: prezesa, 2 wiceprezesów, specjalist´ ds. finansowo-ksi´gowych, specjalist´ ds. administracyjno-technicznych, specjalist´ ds. zarzàdzania nieruchomoÊciami (2 osoby po 1/2 etatu) oraz trzy osoby na podstawie umowy zlecenia: g∏ównego ksi´gowego, specjalist´ ds. kadr i p∏ac, radc´ prawnego. Dokonany zosta∏ nast´pujàcy podzia∏ zakresu zadaƒ i uprawnieƒ pomi´dzy poszczególne stanowiska kierownicze i funkcjonalne: 1) prezes – reprezentuje spó∏k´ na zewnàtrz, ponadto z uwagi na techniczne wykszta∏cenie zajmuje si´ sprawami technicznego utrzymania nieruchomoÊci, m.in. przeglàdami stanu technicznego zarzàdzanych nieruchomoÊci, nadzorem i kontrolà robót wykonywanych przez pracowników z pogotowia technicznego oraz konserwatorów, 2) wiceprezes ds. ekonomiczno-finansowych – prowadzi polityk´ ekonomicznà firmy, ustala minimalne stawki za zarzàdzanie, opracowuje i wdra˝a zasady rozliczania dostaw mediów z w∏aÊcicielami lokali mieszkalnych, z racji informatycznego wykszta∏cenia odpowiada za komputeryzacj´ firmy, wdra˝a odpowiednie programy komputerowe, 3) wiceprezes ds. zarzàdzania nieruchomoÊciami – odpowiada za sprawy organizacji procesu zarzàdzania nieruchomoÊciami, poszukuje nowych budynków do zarzàdzania, przedstawia w∏aÊcicielom nieruchomoÊci oferty, uczestniczy w przetargach, 4) specjalista ds. finansowo-ksi´gowych – prowadzi cz´Êç analitycznà ksi´gowoÊci wspólnot, wprowadza dane dotyczàce w∏aÊcicieli i zarzàdzanych nieruchomoÊci do programów komputerowych, rozrachunki z w∏aÊcicielami, korespondencj´ wspólnot, 5) specjalista ds. administracyjno-technicznych – nalicza koszty zu˝ycia mediów (wody, elektrycznoÊci, gazu) na poszczególne lokale mieszkalne, kontaktuje si´ z wykonawcami us∏ug i prac obs∏ugowych, przyjmuje zg∏oszenia usterek i organizuje ich usuwanie, 6) specjalista ds. zarzàdzania nieruchomoÊciami – utrzymuje bezpoÊredni kontakt z w∏aÊcicielami i najemcami zarzàdzanych nieruchomoÊci, dodatkowo opracowuje obowiàzkowy roczny plan gospodarczy wspólnot, przygotowuje projekty uchwa∏ na zebrania cz∏onków wspólnot, organizuje spotkania z w∏aÊcicielami mieszkaƒ, 7) g∏ówny ksi´gowy – prowadzi ksi´gowoÊç spó∏ki oraz syntetycznà ewidencj´ ksi´gowà zarzàdzanych wspólnot mieszkaniowych,.

(20) 148. Adam Nalepka. 8) specjalista ds. kadr i p∏ac – prowadzi sprawy osobowe pracowników spó∏ki, nalicza p∏ace, sk∏adki ZUS i pochodne, rejestruje urlopy, szkolenia pracowników, 9) radca prawny – prowadzi obs∏ug´ prawnà spó∏ki, przygotowuje umowy o zarzàdzanie, umowy z kontrahentami spó∏ki, pozwy do sàdu, odpowiedzi na wezwania itd. Do jednorazowych czynnoÊci wynajmowany jest notariusz. Realizacja wszelkich zadaƒ zwiàzanych z utrzymaniem technicznym, pracami konserwacyjnymi, obs∏ugà nieruchomoÊci jest zlecana przez firm´ na zasadzie outsourcingu innym, wyspecjalizowanym firmom. Literatura Boƒczak-Kucharczyk E., Zarzàdzanie nieruchomoÊciami mieszkaniowymi, Wydawnictwo C.H. Beck, Warszawa 2000. Downs J.C., Principles of Real Estate Management, IREM, Chicago 1980. Gawron H., Zarzàdzanie nieruchomoÊciami poprodukcyjnymi – zasady ich marketingu i negocjacji z klientami, „Âwiat NieruchomoÊci” 2004, nr 46. Kulesza H., Zarzàdzanie nieruchomoÊciami w myÊl nowelizacji ustawy o gospodarce nieruchomoÊciami, „NieruchomoÊci C.H. Beck” 2004, nr 10. Nalepka A., Organizacja zarzàdzania nieruchomoÊciami w systemie zleceniowym, „NieruchomoÊci C.H. Beck” 2004, nr 7. Nalepka A., Restrukturyzacja przedsi´biorstwa. Zarys problematyki, Wydawnictwo Naukowe PWN, Warszawa–Kraków 1999. Prywatyzacja us∏ug komunalnych w Polsce, red. T. Aziewicz, Wyd. IBnGR, Lublin–Gdaƒsk 1994. Sikora D.A., Zmiany w zarzàdzaniu komunalnymi zasobami mieszkaniowymi, „Wspó∏czesne Zarzàdzanie” 2004, nr 4. Teczke J., Zarzàdzanie przedsi´wzićiami zwi´kszonego ryzyka, Wyd. Oddzia∏u PAN w Krakowie, Kraków 1996. Wawak T., Wajda K., Rola organów samorzàdu terytorialnego w sprawowaniu nadzoru w∏aÊcicielskiego [w:] Strategiczne obszary nadzoru korporacyjnego zewn´trznego i wewn´trznego, red. S. Rudolf, Wydawnictwo U¸, ¸ódê 2002. Akty prawne Ustawa z dnia 16 wrzeÊnia 1982 r. Prawo spó∏dzielcze, z póên. zm., Dz.U. z 1995 r., nr 54, poz. 288. 13) Ustawa z dnia 8 marca 1990 r. o samorzàdzie gminnym, Dz.U. z 2001 r., nr 142, poz. 1591 (t.j.). 14) Ustawa z dnia 15 grudnia 2000 r. o spó∏dzielniach mieszkaniowych, Dz.U. z 2001 r., nr 4, poz. 27. 15) Ustawa z dnia 22 wrzeÊnia 2004 r. o zmianie ustawy o gospodarce nieruchomoÊciami oraz o zmianie niektórych innych ustaw, Dz.U. z 2004 r., nr 141, poz. 1492. 16) Uchwa∏a nr CXVIII/1088/02 Rady Miasta Krakowa z dnia 10 lipca 2002 r. w sprawie wieloletniego programu gospodarowania mieszkaniowym zasobem miasta Krakowa. 17) Uchwa∏a nr XV/99/03 Rady Miasta Krakowa z dnia 7 maja 2003 r. w sprawie gospodarowania nieruchomoÊciami Miasta Krakowa..

(21) Formy organizacyjne zarzàdzania nieruchomoÊciami w Polsce. 149. 18) Uchwa∏a nr 1085/97 Zarzàdu Miasta Krakowa z dnia 2 paêdziernika 1997 r., Statut Zarzàdu Budynków Komunalnych w Krakowie.. Organisational Forms of Property Management in Poland Property management requires rational decision-making on property and initiating – based on these decisions – effective action in the area of operations, administration and investment. In property management, various institutional forms for performing the management function can be used. The institutional forms of property management include the: a) direct system, wherein management functions are performed personally by the property owner or persons employed by the owner, organised into a specialised organisational unit, b) indirect system, wherein all the management functions are performed by a spin-off company, c) commission system, wherein management functions are performed by a professional manager, acting as a natural or legal person, appointed by the property owner. In this article, the author describes the various organisational forms of property management..

(22)