Zasady realizacji wyjazdów studentów na studia w ramach Lifelong Learning Programme Erasmus w roku akademickim 2012/2013.
1. Student zakwalifikowany na wyjazd w Programie Erasmus musi spełniać następujące kryteria formalne:
(1) być oficjalnie zarejestrowanym na kierunku studiów prowadzącym do otrzymania tytułu licencjata/inżyniera, magistra lub stopnia doktora w uczelni będącej stroną niniejszej umowy, niezależnie od posiadanego obywatelstwa
(2) być (w momencie wyjazdu) studentem co najmniej drugiego roku studiów pierwszego stopnia;
(3) nie może przebywać (w trakcie stypendium) na urlopie dziekańskim, ani być urlopowany.
Pobyt studenta w instytucji przyjmującej musi być rozpoczęty i zakończony w okresie pomiędzy 1 czerwca 2012 a 30 września 2013.
2. Pobyt studenta w uczelni przyjmującej nie może być krótszy niż 3 miesiące lub pełen najkrótszy cykl kształcenia (np. trymestr) i nie może być dłuższy niż 1, ten sam rok akademicki.
Minimalny okres pobytu w uczelni partnerskiej odnosi się tylko do okresu studiowania i nie zawiera czasu ewentualnego przygotowania językowego.
Jeżeli uzgodniony w Learning Agreement program studiów wymaga zrealizowania programu w dwóch różnych instytucjach, minimalny okres pobytu w każdej z nich to 3 miesiące, a maksymalny łączny czas pobytu to jeden, ten sam, rok akademicki.
3. Stypendium programu Erasmus przyznaje się w celu zrealizowania części określonego programu studiów licencjackich/ inżynierskich, magisterskich lub doktoranckich w uczelni partnerskiej.
4. W procesie rekrutacji studentów na wyjazdy uczelnia bierze pod uwagę osiągnięcia studenta (wyniki w nauce) oraz poziom znajomości języka obcego, w którym będą prowadzone zajęcia w instytucji przyjmującej. Uczelnia ma prawo do zastosowania dodatkowych kryteriów naboru pod warunkiem ich powszechnego ogłoszenia w chwili rozpoczęcia procesu rekrutacji.
Rekrutacja odbywa się na Wydziałach PK i odpowiedzialni za jej przeprowadzenie są Koordynatorzy Wydziałowi;
5. Każdy student zakwalifikowany na wyjazd powinien mieć zagwarantowane pełne zaliczenie okresu studiów zrealizowanego w uczelni partnerskiej i uznanie go za równoważny z okresem studiów w uczelni macierzystej. Przed podpisaniem umowy ze studentem uczelnia macierzysta powinna się upewnić, czy przygotowany dla studenta program studiów w uczelni partnerskiej przyjmującej gwarantuje, że ta podstawowa zasada wymiany studentów będzie respektowana. Dlatego też, dla każdego wyjeżdżającego w programie Erasmus studenta zostanie uzgodniony przed wyjazdem indywidualny program studiów do zrealizowania w uczelni partnerskiej w formie dokumentu „Porozumienie o programie zajęć” (Learning Agreement, LA) podpisany przez trzy strony: uczelnię macierzystą, instytucję przyjmującą i studenta. Wszystkie zmiany wprowadzane do LA przez którąkolwiek ze stron wymagają potwierdzenia na piśmie. Wprowadzenie ewentualnych zmian powinno zakończyć się w ciągu 1 miesiąca od przyjazdu studenta do uczelni przyjmującej.
Uczelnia macierzysta studenta dołoży wszelkich starań, aby przy sporządzaniu LA nie powstawały żadne różnice programowe w stosunku do standardów kształcenia dla danego kierunku studiów.
W przypadku, gdy różnic tych nie da się uniknąć, muszą być one określone przed wyjazdem studenta, a uczelnia macierzysta i student powinni uzgodnić termin i sposób ich uzupełnienia na piśmie (zaleca się stosowanie „Potwierdzenia uznania zaliczeń” rekomendowanego w
„Przewodniku ECTS, wersja 2009”, które określa odpowiednikami jakich przedmiotów z programu studiów uczelni macierzystej będą przedmioty wymienione w LA i zaliczone przez
studenta w uczelni przyjmującej). Jeżeli LA zakłada zrealizowanie przez studenta większej liczby punktów ECTS niż liczba wymagana do zaliczenia trymestru /semestru/ roku, przed wyjazdem studenta zostanie uzgodniony sposób uznania punktów „dodatkowych”.
6. Do uznania osiągnięć studenta w zagranicznej uczelni partnerskiej będą stosowane procedury określone dla Europejskiego Systemu Transferu i Akumulacji Punktów (ECTS).
7. Student zostanie poinformowany o konieczności otrzymania z uczelni partnerskiej pisemnego zaświadczenia o okresie pobytu studenta w tej uczelni oraz wykazu zaliczonych przedmiotów i uzyskanych ocen w formie „Wykazu zaliczeń” (Transcript of Records - TR).
8. Jeżeli wszystkie uzgodnione w formie pisemnej w LA warunki zostaną przez studenta spełnione, okres studiów oraz przedmioty/zaliczenia/egzaminy zostaną mu uznane i potraktowane jako równoważne z odpowiednim okresem studiów oraz przedmiotami/zaliczeniami/egzaminami w uczelni macierzystej.
Decyzję o tym, czy uzgodnione warunki zostały spełnione przez studenta podejmuje uczelnia macierzysta po konsultacji z instytucją przyjmującą. W przypadku stwierdzenia niezgodności, decyzję co do zakresu zaliczenia podejmuje uczelnia macierzysta, która może także zdecydować, czy niespełnienie określonych warunków przez studenta rodzi konieczność zwrotu części lub całości otrzymanego stypendium. Zwrot stypendium nie będzie wymagany od studenta w przypadku zaistnienia okoliczności określonej jako “siła wyższa” (tj. sytuacja niezależna od studenta związana z poważną chorobą lub nieszczęśliwym zdarzeniem). Aby móc zakwalifikować dany przypadek do kategorii „siła wyższa” konieczne jest uzyskanie pisemnej zgody Narodowej Agencji Programu Erasmus.
9. Uczelnia przyjmująca nie może żądać od studenta opłat za naukę (czesne, wpisowe, opłaty egzaminacyjne, opłaty za korzystanie z laboratoriów, bibliotek, itp.).
Pobieranie pewnych opłat (ubezpieczenie, członkostwo w organizacjach studenckich, korzystanie z kserokopiarki, itp.) jest dopuszczalne w tej samej wysokości i na takiej samej zasadzie, jaka obowiązuje studentów lokalnych.
Jeżeli student opłaca czesne za naukę w uczelni macierzystej, może on być zobowiązany do kontynuacji tych opłat w czasie studiów w uczelni partnerskiej. Decyzję o pobieraniu lub zwolnieniu studentów wyjeżdżających w programie Erasmus z opłaty czesnego podejmuje uczelnia macierzysta i informuje o tym studenta.
Wszelkie przypadki naruszania zasady nie pobierania opłat za naukę przez uczelnię przyjmującą powinny być zgłaszane do Narodowej Agencji Programu Erasmus.
10. Wypłata stypendiów krajowych (np. socjalne, za wyniki w nauce, inne), do których student nabył prawo przed wyjazdem, będzie kontynuowana w czasie pobytu studenta w uczelni partnerskiej. Student powinien mieć zagwarantowane prawo do ubiegania się o stypendia krajowe, również po powrocie do uczelni macierzystej.
11. Student może podczas swoich studiów, niezależnie od liczby studiowanych kierunków oraz liczby uczelni macierzystych, zrealizować
a) jednokrotny wyjazd na studia (SMS) b) jednokrotny wyjazd na praktykę (SMP)
c) jednokrotny wyjazd do uczelni partnerskiej w ramach realizowanych studiów w programie Erasmus Mundus.
Zasada ta odnosi się nie tylko do niniejszej, ale także uprzednio realizowanych i przyszłych umów. Powyższe zasady obowiązują także wtedy, gdy student na wyjazd na studia/ praktykę nie otrzymuje stypendium z programu Erasmus (student Erasmusa bez stypendium/ student ze stypendium zerowym). Zasada ta odnosi się także do tych przypadków, w których pobyt studenta w uczelni partnerskiej trwał krócej niż 1 rok akademicki.
Łączna długość pobytów SMS, SMP oraz w programie Erasmus Mundus nie może przekroczyć 24 miesięcy.
Biorąc pod uwagę, że kandydatami na wyjazdy mogą być osoby, które były beneficjentem programów Sokrates II i Leonardo da Vinci II, uczelnia zobowiązuje się do przestrzegania następujących zasad:
- jeżeli student był już beneficjentem programu Sokrates (wyjazd na studia) i programu Leonardo da Vinci (wyjazd na praktykę), można mu przyznać jedynie stypendium jako studentowi studiów Erasmus Mundus;
- jeżeli student był beneficjentem jedynie programu Sokrates (wyjazd na studia), można mu przyznać stypendium na wyjazd na praktykę i jako studentowi studiów Erasmus Mundus;
- jeżeli student był beneficjentem jedynie programu Leonardo na Vinci (wyjazd na praktykę), można mu przyznać stypendium na wyjazd na studia i jako studentowi studiów Erasmus Mundus.
12. Uczelnia może zdecydować o przedłużeniu pobytu studenta na stypendium. Decyzję o przedłużeniu podejmuje uczelnia macierzysta po uzyskaniu akceptacji uczelni partnerskiej.
Decyzja taka powinna być podjęta przed upływem pierwotnie planowanego okresu pobytu.
Zasady finansowania przedłużonych pobytów będą stosowane jednakowo w stosunku do wszystkich studentów. Przedłużenie nie może wykraczać poza okres obowiązywania umowy (30 września 2013r.). Student ubiegający się o przedłużenie pobytu, składa do Biura Współpracy Międzynarodowej Program Erasmus podanie o przyznanie dofinasowania na przedłużony pobyt. Dofinansowanie może być przyznane tylko w miarę posiadania przez PK wolnych środków w Programie Erasmus. Maksymalny okres pobytu na jaki wypłacane jest stypendium to 10 miesięcy.
13. Uczelnia może zdecydować o połączeniu okresu studiów z okresem praktyki. Jest to możliwe jedynie w takim wypadku, kiedy praktyka będzie realizowana pod nadzorem tej samej uczelni przyjmującej, a okres praktyki będzie następował bezpośrednio po okresie studiów (lub odwrotnie: okres studiów bezpośrednio po okresie praktyki). W przypadku takiego łączonego pobytu ogólny minimalny czas jego trwania to 3 miesiące, a stawki wypłacanego stypendium są stawkami stosowanymi przy wyjazdach na studia. Prawo do łączonego wyjazd na okres studiów z okresem praktyki może być przyznane uprzedniemu beneficjentowi programu Leonardo da Vinci.
14. Z każdym studentem zakwalifikowanym na wyjazd w programie Erasmus zostaje sporządzona pisemna umowa.
15. Każdy student wyjeżdżający w programie Erasmus otrzyma Kartę Studenta Erasmusa.
16. Wszystkie zasady, z wyjątkiem tych, które odnoszą się do przyznanego stypendium, odnoszą się także do studenta, który spełniając wszystkie kryteria formalne i jakościowe, uczestniczy w wyjeździe, ale nie otrzymuje stypendium (student Erasmusa bez stypendium).
17. Student zostanie poinformowany o obowiązku uzyskania dokumentu uprawniającego do korzystania z opieki zdrowotnej na terytorium UE.
18. Student powinien być ubezpieczony (koszty leczenia, następstwa nieszczęśliwych wypadków) na czas podróży i pobytu w instytucji partnerskiej.
19. Student jest zobowiązany poinformować uczelnię, o każdorazowej zmianie numeru konta na który jest wpłacany grant w czasie od wyjazdu, aż do ostatecznego rozliczenia grantu tj. do 30 września 2013;
20. Studenci zaakceptowani przez wydział na stypendium wypełniają i składają w Biurze Współpracy Międzynarodowej Program Erasmus PK następujące dokumenty:
Przed wyjazdem:
Oświadczenie o obowiązkach studenta
Podanie o wyjazd
Application Form
Learning Agreement
Dane o rachunku bankowym potwierdzone kopią dokumentu bankowego informującego o istnieniu konta prowadzonego dla beneficjenta
Umowa pomiędzy studentem a Politechniką Krakowską
Kopia dokumentu ubezpieczenia
Zgoda na przetwarzanie danych osobowych;
W trakcie pobytu na stypendium:
W przypadku konieczności dokonania zmian w Porozumieniu o programie zajęć (Learning Agreement) student zobowiązany jest wypełnić formularz Changes to the Originally Proposed Study Programme i przesłać dokument do Biura Współpracy Międzynarodowej Program Erasmus PK. Dokonanie zmian powinno być zakończone w ciągu 1 miesiąca od przyjazdu studenta do uczelni przyjmującej.
Po powrocie:
Transcript of Records
Potwierdzenie długości pobytu
Potwierdzenie zaliczenia semestru przez Wydział
Ankieta Stypendysty Erasmusa – dokument wypełniony w systemie on-line - składana na serwerze Fundacji Rozwoju Systemu Edukacji.
Przekazanie stypendium studentowi może nastąpić tylko pod warunkiem zaakceptowania przez studenta wszystkich warunków umowy oraz zaakceptowania studenta przez uczelnię partnerską – odesłanie podpisanego oryginału dokumentu Learning Agreement. Grant Programu Erasmus wypłacany jest w dwóch ratach ( 90 % + 10 %) – w przypadku przedłużenia okresu studiów w trzech ratach (( 90% + (90% z przyznanego dodatkowego dofinansowania)) + 10%); W przypadku posiadania przez uczelnię dodatkowych wolnych środków studenci po rozliczeniu, otrzymują dodatkowe dofinansowanie podnoszące miesięczne stawki stypendialne uzgodnione w umowie pomiędzy studentem a uczelnią macierzystą; Miesięczna stawka stypendium, na pierwotnie określony w umowie okres pobytu jest zależna od kraju docelowego i wynosi dla grupy I (Dania, Finlandia, Francja, Irlandia, Islandia, Lichtenstein, Norwegia, Szwajcaria, Szwecja, Wielka Brytania) 310 euro/miesiąc pobytu; dla grupy II (Austria, Belgia, Cypr, Grecja, Hiszpania, Holandia, Luksemburg, Malta, Niemcy, Portugalia, Włochy) 260 euro/miesiąc pobytu; dla grupy III (Bułgaria, Chorwacja, Czechy, Estonia, Litwa, Łotwa, Rumunia, Słowacja, Turcja, Węgry) 210 euro/miesiąc pobytu;
21. Ostateczne rozliczenie długości pobytu na uczelni odbywa się na podstawie zaświadczenia otrzymanego przez studenta z uczelni partnerskiej;
22. Uczelnia w miarę posiadania wolnych środków ma prawo przyznać dodatkowe dofinansowanie studentowi, który uczestniczył w kursie EILC (Erasmus Intensive Language Course) - kurs mniej znanych języków UE i innych krajów uczestniczących w Programie Erasmus. Pobyt na kursie EILC studenci finansują sami, ewentualnie mogą otrzymać stypendium na okres kursu z uczelni macierzystej, pod warunkiem, że uczelnia podjęła decyzję o wypłacaniu wszystkim swoim studentom biorącym udział w EILC dodatkowego stypendium. Studenci ubiegający się o dofinansowanie pobytu na EILC zobowiązani są złożyć kopię dyplomu ukończenia EILC w terminie do 10 września 2013. Przyznanie dodatkowego stypendium z powyższego tytułu możliwe jest tylko w przypadku, gdy okres pobytu wykazany w dyplomie ukończenia kursu nie pokrywa się z okresem studiów potwierdzonym przez uczelnię partnerską;
23. Uczelnia, w miarę posiadanych środków, ma prawo wypłacić dodatkowy grant stypendystom z orzeczeniem o niepełnosprawności. Otrzymanie podwyższonego stypendium wyklucza zmianę wysokości stawki miesięcznego stypendium uzgodnionego w umowie (dotyczy redystrybucji środków możliwej w momencie rozliczenia projektu). Ponadto student z orzeczeniem o niepełnosprawności ma prawo ubiegać się o maksymalne dofinansowanie pobytu na stypendium w danym kraju z Narodowej Agencji Programu Erasmus warunkiem jest wypełnienie dodatkowej dokumentacji wymaganej przez Narodową Agencję Programu Erasmus. Zasady wnioskowania o dodatkowe fundusze z tytułu niepełnosprawności wraz z formularzem wniosku są dostępne na stronie internetowej www.erasmus.org.pl
Studenci z orzeczeniem o niepełnosprawności ubiegający się zarówno o dodatkowy grant ze środków posiadanych przez uczelnię jak i dodatkowe dofinansowanie z Narodowej Agencji Programu Erasmus są zobowiązani złożyć kopię orzeczenia o niepełnosprawności w Biurze Współpracy Międzynarodowej Programu Erasmus wraz z WNIOSKIEM O PRZYZNANIE DOFINANSOWANIA Z TYTUŁU NIEPEŁNOSPRAWNOŚCI (formularz wniosku dostępny na stronie: http://www.erasmus.org.pl/index.php/ida/34/) bezzwłocznie po zakwalifikowaniu na wyjazd stypendialny: do 10 czerwca 2012 r.- semestr I., do 1 listopada 2012 r., - semestr II (zawsze-przed wyjazdem);
24. Koszty opłat bankowych związanych z przekazaniem grantu ponosi uczelnia.
25. Do wyjazdów stypendialnych stosuje się unormowania prawne i zasady wprowadzone przez Narodową Agencję LLP-Erasmus - Fundację Rozwoju Systemu Edukacji.
