Huisvestingsmanagement in de onderwijssector: Het professioneel beheren van een functie-specifieke vastgoedvoorraad

I

V

PI.!;!

VI

IA

<J I . : ... ; J._,/

Huisvestingsmanagement in de

onderwijssector

Het professioneel beheren van een functie-specifieke

vastgoedvoorraad

2384

507

--Huisvestingsmanagement in de

onderwijssector

Het professioneel beheren van een functie-specifieke

vastgoedvoorraad

H. G. P. van Langen

Uitgegeven door:

Delftse Universitaire Pers Stevingsweg 1

2628 CN Delft

Telefoon: 015-2783254 Faxnummer: 015-2781661 In opdracht van:

Vakgroep Bouwmanagement & Vastgoedbeheer Technische Universiteit Delft

Faculteit der Bouwkunde Berlageweg 1

2628 CR Delft

Telefoon: 015-2784159 Faxnummer: 015-2783171

Dit boek is een bewerking van het gelijknamige afstudeerrapport van ir. H.G.P. van Langen, Technische Universiteit Delft, Faculteit der Bouwkunde, vakgroep Bouwmanage-ment & Vastgoedbeheer.

CIP-GEGEVENS KONINKLIJKE BIBLIOTHEEK, DEN HAAG Langen, H.G.P. van

Huisvestingmanagement in de onderwijssector : het professioneel beheren van een functiespecifieke vastgoedvoorraad / Herman van Langen. Delft: Delftse Universitaire Pers. -111. - Met lito opg.

ISBN 90-407-1214-X NUGI 655

Trefw.: facility management / huisvesting / onderwijs Copyright 1995 by Delft University Press, The Netherlands

No part of this book may be reproduced in any form by print, photoprint, microfilm or any other means, without written permission from the publisher: Delft University Press, The Netherlands

I

I

I

I

I

I

I

I

Ten geleide

Huisvesting wordt bij eigenaar/gebruikers van gebouwen meestal als een onvermijdelijke kostenpost beschouwd die niet of nauwelijks te sturen valt. Velen hebben een gebouwen-voorraad die slechts met grote investeringen of versnelde afschrijvingen weer economisch geschikt kan worden gemaakt voor hun huidige bedrijfsvoering. Vaak zijn dit onverwach-te onverwach-tegenvallers van groonverwach-te omvang.

Universiteiten en hogescholen verkeren nu in deze situatie. Zij kennen net als het bedrijfsleven een sterk en snel veranderende markt met toenemende konkurrentie. De gebouwenvoorraad moet zowel kwantitatief als kwalitatief steeds weer worden aangepast. Hiervoor dient niet alleen het gebouw zelf zo flexibel mogelijk te zijn, maar ook de gebouwenvoorraad. Men moet gaan denken als een commercieel vastgoedmanager. Daarvoor zal een huisvestingsstrategie moeten worden bepaald, waarvoor onder andere de prestaties van het gebouw, gebied en omgeving worden geïnventariseerd. Hiervoor wordt vaak de REN-norm in een aangepaste vorm gebruikt. Het vertalen van de huisvestings-strategie naar een integraal management en beheer is iets dat zwaar ingrijpt in de organisatie van de onderwijsinstelling. Huisvesting wordt een belangrijker onderdeel van het totale management. Wij kunnen hierbij leren van de ervaringen van beleggers en professionele vastgoedmanagement organisaties.

Deze problematiek in de onderwijssector was voor ons aanleiding Herman van Langen in de gelegenheid te stellen om bij Zadelvast Beheer zijn afstudeeronderzoek te verrichten. Wij zijn van mening dat dit boekwerk een goede inventarisatie geeft van de materie en de problemen waarmee de onderwijssector wordt geconfronteerd, maar ook methodieken bevat om dat soort problemen op te lossen. Uiteraard is dit nog theorie, de problemen in de praktijk oplossen is een moeilijke taak van jaren waarbij veel ervaring en kennis van onroerend goed en de markt noodzakelijk is.

Zadelvast Beheer B. V. Ing. Rob.W.T. Niemeijer Adjunkt Direkteur

Zadelhoff

DTZ Zadelhoff Consultancy Ir. René.P.M. Stevens MBA Direkteur

Voorwoord

In het kader van mijn doctoraal examen voor bouwkundig ingenieur aan de TU-Delft, faculteit der Bouwkunde (vakgroep Bouwmanagement & Vastgoedbeheer), is onderzoek verricht naar het managen en beheren van vastgoed behorende bij diverse Hoger-Onder-wijsinstellingen in Nederland. Het voorliggende rapport is het resultaat van dit afstudeer-onderzoek, dat onder praktische begeleiding van Zadelvast Beheer B. V. te Utrecht tot stand is gekomen.

Het ministerie van Onderwijs, Cultuur & Wetenschappen heeft het economische eigendom van de functie-specifieke vastgoedvoorraden overdragen aan de besturen van voornoemde onderwijsinstellingen. Zij zullen door de hieruit voortvloeiende verantwoording voor de kapitaal- en exploitatielasten, gedwongen worden bedrijfs- en planmatiger over hun bestaande en toekomstige huisvesting na te denken en het management inzake deze kwestie te professionaliseren. Het professioneel aanpakken zal vorm moeten krijgen in een gecompliceerde situatie, omdat de huisvestingssituatie voor het merendeel van de Hoger-Onderwijsinstellingen niet is meegegroeid met de op handen zijnde ontwikkelingen. Deze onderwijsinstellingen hebben meestal gebouwen die in het verleden goed voldeden, maar zijn niet ingericht om het huidige onderwijs optimaal te huisvesten.

Door middel van het integraal beheren van de verschillende facilities met betrekking tot de huisvesting, kan een planmatiger en zakelijker opstelling van een Hoger-Onderwijsin-stelling bewerkstelligd worden. Om te kunnen 'overleven' zullen de interne beheerorgani-saties, naast het leveren van een basispakket aan faciliteiten, in staat moeten zijn in maatwerk te kunnen voorzien. In plaats van een log apparaat dat producten of diensten levert, tendeert de "markt" naar steeds meer wendbare beheerorganisaties die de wensen van afnemers/gebruikers nauwkeurig volgen. De afnemers kunnen dan doelmatiger van de (interne) diensten gebruikmaken en deze tevens 'toetsen aan' of 'vergelijken met' externe dienstverleners.

In het licht van het hierboven geschetste dient het onderzoek geplaatst te worden. Ingegaan wordt op de theoretische invulling en toepassing van huisvestingsmanagement, waarbij het onderzoek is bedoeld voor degene die verantwoordelijk zijn voor het beheer van de vastgoedvoorraad op lange, middellange en korte termijn. Binnen het huisvestings-management is het integraal aanpakken van de huisvestingszaken van essentieel belang. Er zal wat dat betreft zowel zicht worden gegeven op de ontwikkelingen (voor de eigenaar-gebruiker) in de praktijk, als wel op het ontwikkelen van een raamwerk voor structurering van het totale huisvestingsproces, met hieraan verbonden al de noodzakelijke uit te voeren management- en beheeractiviteiten.

Voor de totstandkoming van dit rapport hebben vele personen een belangrijke rol gespeeld. Op de eerste plaats wil ik de mentoren bedanken, die het onderzoek vanuit de TU-Delft begeleid hebben. Zonder hun commentaar, opbouwende kritieken en aanbevelin-gen had het onderzoek niet in deze vorm kunnen plaatsvinden.

Het mentorenteam bestond uit:

• ir. W. van der Toom Vrijthoff (hoofdmentor) • ir. C. Gerritse (mentor)

• ing. K.H. Dekker (gastmentor) • prof.ir. H. de Jonge (gecommitteerde) • dipl.ing. J.D. Besch (gecommitteerde)

In de tweede plaats wil ik de interne beheerorganisaties van de Hoger-Onderwijsinstellin-gen bedanken, die hebben meegewerkt aan de veldverkenning. Dit onderzoek zou niet tot stand zijn gekomen, als diverse personen uit deze "beheersector" niet bereid waren geweest mij openhartig te woord te staan. De interviews met de directeuren, diensthoof-den, afdelingshoofden en managers vormden een leerrijke c.q. informatieve ervaring, en een aangename afwisseling in de afstudeerperiode. Een speciaal woord van dank gaat uit naar de heer ir. F. Dekker (Universiteit van Amsterdam), voor zijn bijdrage aan de praktijkstudie.

Verder wil ik graag Zadelvast Beheer B.V. te Utrecht bedanken voor haar volledige en enthousiaste medewerking, wat mij optimaal in staat heeft gesteld het onderzoek naar een goed einde te brengen. Mijn speciale dank gaat uit naar de heer ing. R.W.T. Niemeijer, voor het gestelde vertrouwen in mij en voor de waardevolle gesprekken, opmerkingen en kritieken. Daarnaast

wil

ik ook alle medewerkers van Zadelvast Beheer

B

.

V. bedanken voor hun collegiale en "dienstverlenende" instelling. De informele sfeer binnen het bedrijf heeft geleid tot een plezierige en zeer leerzame "stageperiode".

Tot slot wil ik een woord van dank richten aan mijn familie en vriendin, voor hun aanmoediging en getoonde begrip in het afgelopen jaar.

Herman van Langen Heerhugowaard, juni 1995

Inhoud

Deel A

Inleiding, probleemstelling en onderzoeksopzet

1. Inleiding: probleemschets . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .. 3

1.1 Het beheer in de onderwijssector: een literatuurverkenning . . . . . . .. 3

1.1.1 Vergoedingenstelsels voor onderwijsinstellingen . . . 4

1.1.2 ProbleemsignaIering . . . 6

1. 2 Begripsbepalingen... . . . . .. . . .. . . 8

1. 3 Probleemstelling en onderzoeksvragen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .. 9

1.4 Opzet afstudeeronderzoek en fasering . .. . . . .. . . ... . . 13

1.5 Projectresultaat . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .. 14

1. 6 Randvoorwaarden onderzoek . . . 14

1.6.1 Keuze voor praktijkstudie . . . . . . . . . . . . . . . . .. 14

1.6.2 Organisatorische benadering . . . 15

1.7 Selectieprocedure onderwijsinstellingen . .. . . 15

1. 8 Opzet verslag en leeswijzer . . . 16

Deel B

Beschrijving theoretisch kader en instrwnenten voor professioneel managen

en beheren van huisvesting

2. Huisvestingsmanagement. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .. 21

2.1 Ontwikkelingen op het gebied van de huisvesting . . . . . . . . . .. 21

2.1.1 Gebruikers . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .. 21

2.1.2 Eigenaren . . . 22

2.1.3 Beheerders . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .. 22

2.2 Strategische invloed van huisvesting . . . . . . . . . . . . . . . . . .. 23

2.2.1 Financiële/economische invloeden . . . . . . . . . . . . . . .. 23

2.2.2 Organisatorische/primaire proces invloeden . . . . . . . . . . .. 24

2.2.3 Culturele/architectonische invloeden . . . 24

2.2.4 Gebieds/Lokatie-invloeden . . . .. .. 24

2.3 DefmitiebepaIing huisvestingsmanagement . . . 25

2.3.1 Huisvestingsmanagement vanuit de gebruikersvisie . . . . . . .. 26

2.3.2 Huisvestingsmanagement vanuit de eigenaarsvisie . . . 28

2.3.3 Defmitie huisvestingsmanagement . . . . . . . . . . . . 29

2.4 Verklaring defmitie huisvestingsmanagement . . . . . . . . . . . . .. 29

2.4.1 Performance-criteria . . . .. .. . . 30

2.4.2 De doelen van een organisatie . . . . . . . . . . . . . .. 33

2.4.3 Het huisvesten van een dynamische organisatie. . . . . . .. 35

r

3. Professioneel management en beheer. . . . . . . . . . . . . . . . . . .. 39

3.1 Asset management . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .. 39

3.1.1 De investeringsbeslissing . . . 40

3.1.2 Economische waardering van onroerend goed . . . . . . . . . .. 41

3.1.3 De fmanciering van investeringsprojecten . . . 42

3.1.4 Risico's van onroerend goed . . . . . . . . . . . . . . . . . .. 43

3.1.5 Management infonnatiesystemen . . . . . . . . . . . . . . . . . .. 44

3.2 Vastgoedmanagement . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .. 45

3.2.1 Administratief/fmancieel beheer . . . . . . . . . . . . . . . . . .. 47

3.2.2 Technisch beheer . . . . . . . . . . . . . . . . . . .. 48

3.2.3 Commercieel beheer . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .. 49

3.2.4 Gebruik van infonnatie uit het beheer . . . 50

3.2.5 Automatisering en vastgoedmanagement . . . . . . . . . . .. 50 3.3 Space-management.... . . .. . . 51 3.3.1 Space planning . . . 52 3.3.2 Automatisering en spacemanagement . . . . . . . . . . .. 53 3.4 Projectmanagement... 55 3.4.1 Projectfasering . . . 57 3.4.2 Projectbeheersing . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .. 58

3.4.3 Samenhang faseren en beheersen . . . . .. . . 59

3.4.4 Automatisering en projectmanagement . . . 61

4. Het uitbesteden van facilitaire beheer- of managementtaken . . . . . .. 63

4.1 Veranderingsrichting in facilitaire organisaties . . . . . . . . . . .. 63

4.1.1 Inrichtingsfactoren van een facilitaire organisatie . . . . . . . .. 64

4.1.2 Financiële en bedrijfseconomische principes . . . . . . . . . . .. 64

4.1.3 Communicatie... 64

4.2 Het uitbestedingsbeleid . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .. 65

4.2.1 Argumenten voor uitbesteden . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .. 66

4.2.2 Argumenten tegen uitbesteden . . . . . . . . . . . . .. 67

4.3 Het inkopen van facilitaire diensten . . . 67

4.3.1 De positie van de inkoopfunctie . . . . . . . . . . . . . . .. 68

Deel C

Veldverkenning facilitaire beheerorganisaties en beschrijving van de

huisvestingsaangelegenheden

5. De facilitaire bebeerorganisaties . . . . . . . . . . . . . . . . . . .. 73 5.1 Organisatievonnen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .. 73 5.1.1 Mdelingen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .. 73 5.1. 2 Diensten . .. . . 73 5.1.3 FacilitairBedrijf . . . 74 5.2 Taken en verantwoordelijkheden . . . 75

5.2.1 Uitvoering van de facilitaire taken . . . . . . . . . . . . . . .. 76

5.2.2 Uitbesteding van beheer- en managementtaken . . . 84

5.2.3 Relatie facilitaire dienstverlening en huisvestingsaanbod . . . . 85

5.3 Ontwikkelingen in het beheer . . . . . . . . . . . . . . . . .. 86

5.3.1 Nonnvergoedingenstelsel ten behoeve van de kapitaal- en exploitatielasten . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .. 86

5.3.3 Positionering van beheerorganisaties . . . . .. .. . . .. 89

5.3.4 Het vastgoedplan . . ... .. . . .. . . 90

5.3.5 Verandering van de inkoopfunctie . . . . . . . . . . . . . . .. 91

6. Vraag en aanbod van de huisvestingszaken . . . . . . . .. 93

6.1 Analyse van de huisvestingsvraag .. . . ... 93

6.1.1 De eigenaren . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .. 94

6.1.2 De gebruikers . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .. 94

6.2 Analyse van het huisvestingsaanbod . . . .. . . . .. . . 96

6.2.1 Het huisvestingsbeleidsplan . . . . . . . . . . . . . . . . . 96

6.2.2 Aanpak van de huisvestingsknelpunten . . . . . . . 97

6.2.3 Flexibiliteit... . . . 99 6.2.4 Marktconfonniteit . . . .. . . .. .. . . 100 6.2.5 Commerciële huisvestingszaken .. . . .. . ... .. .. 102 7. De facilitaire dienstverlening . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 103 7.1 Beheer(s)vonnen... .. . . 103 7.1.1 Centraal beheer . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .. 103 7.1. 2 Decentraal beheer . . . . . . . . . .. 104

7.2 Het huurder/verhuurder model ... . . .. . . 104

7.2.1 Verplichtingen... .. . . .. . . 105

7.3 Tarifering van de huisvestingszaken en dienstverlening . . . 105

7.3.1 Gedwongen winkelnering .. . . . . . . . . . . .. 106

7.3.2 Investeringsfonds . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .. 107

7.4 Automatisering... . . . ... 107

7.4.1 Registratie van operationele gegevens . . . . . . . . 107

7.4.2 Het genereren van infonnatie . . . . . . . . . . . . . . . . .. 108

7.4.3 Behoefte aan nieuwe instrumenten. . . .. 109

7.5 Professionalisering . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .. 11 0 7.5.1 Integraal beheer . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .. 110

7.5.2 Bedrijfsmatige aanpak . . . . . . . . . . . . . 111

Deel D

Modelvonning en praktijkstudie

8. Opbouw van de huisvestingsstrategie . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .. 115

8.1 Stappenplan voor bepaling huisvestingsstrategie . . . . . . . . . . . .. 115

8.2 Niveau 1: oriëntatie op de beleidsaspecten . .. .. . .. . . 117

8.2.1 De gebruikers . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .. 117

8.2.2 De gebouwen . . . ... .. ... .. . . .. ... . 118

8.2.3 Het gebied . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .. 120

8.2.4 De omgeving .. . ... .. .. .. .. . . .. .. .. .. .. 120

8.3 Niveau 2: analyse van de beleidsaspecten. . . . . . . . . . . . . .. 121

8.3.1 Het plan van eisen/wensen .. .. . . . .. . . 122

8.3.2 Kansen/bedreigingen analyse . . . . . . . . . . . . . . . . . . .. 122

8.3.3 Sterkte/zwakte analyse . . . . . . . . . . . . . . . . . . .. 122

8.3.4 Financiële analyse ... . ... .. ... . . .. . . 123

8.4 Niveau 3: vaststelling van het beleid. . . . . . . . . . . .. 124

I

9. Vertaling van de huisvestingsstrategie . . . . . . . . . . . . . . . .

9.1 Stappenplan voor integraal huisvestingsmanagement . . . .. .. .. . 9.2 De structuurfase . . .. . . .. . . . 9.2.1 De gebouwencartotheek . . . . 9.2.2 Het signaleringssysteem . . . . 9.2.3 Knelpunten analyse . . . .. .. .. . . 9.2.4 Afwegingen .. .. . . .. . .. . . . 9.3 De pIanningsfase . . . . . . . . . 9.3.1 De projectenplanning . . . . . . . . . . . . . . . . 9.3.2 De meeIjarenonderhoudspIanning .. .. . . . .. . . .. . 9.4 De planontwikkelingsfase . .. . . . 9.5 De gebruiksfase . . . .. . . .. . . .. . . 9.6 Fasering van het huisvestingsproces . . . 9.6.1 Prestaties . . . . . . . . . . . . . . . 9.6.2 Prestatiemeting en -toetsing .. . .. ... .. .. . . .. . . .

l

127 127 129 129 129 130 131 131 131 132 134 135 135 137 138 10. Organisatiestructuur en huisvestingsmanagement . . . . . . . . . . . . . .. 139 10.1 Ontwikkelingen . .. . . . .. . . .. . . .. 139 10.1.1 Ontwikkelingen in de periode 1988-1993 . . . 139 10.1.2 Ontwikkelingen in de periode 1994-1995 . . . 139

10.1.3 Ontwikkelingen tot het jaar 2005. . . . 140

10.2 Inspelen op de ontwikkelingen . . . .. .. . . 141

10.2.1 Toekomstige samenwerkingsverband . . . . . . . . . .. 141

10.3 De centrale beheerorganisatie . . . .. 142

10.3.1 Facilitaire kerntaken . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .. 143

10.3.2 De rol van "College en Raad" . . . . . .. 144

10.4 De decentrale beheereenheid . . . . . . . . . . . . . . . . .. 144

10.4.1 Decentrale facilitaire taken. . . . . . . .. 145

10.5 Voor- en nadelen gedeconcentreerd beheer . . . . . . 145

11. Huisvestingsmanagement in de praktijk. . . . . . . . . . . . . . 147

11.1 Inleiding . . . .. . . .. .. .. .. .. .. .. . . 147

11.2 Verwerven van informatie . . . . . . . . . . . . . . . . 147

11.2.1 De gebruikersinformatie .. .. . . 148

11.2.2 Informatie over de gebouwenvoorraad . . . . . . . . .. 148

11.2.3 Algemene voorzieningen . . . . . . . . . . . . 149

11.3 Ondervangen van huisvestingsknelpunten . . . . . .. 149

11. 3.1 Inspelen op lange termijn ontwikkelingen . . . .. 150

11.3.2 Informatiesystemen . . . .. . . 150

11.3.3 Prioriteitenschaal . . . . . .. 151

11.3.4 De opdrachtgeversrol en -nemersrol . .. .. . .. . . . 151

Deel E

Samenvatting, conclusies en aanbevelingen

12. Samenvatting, conclusies en aanbevelingen . . . . . . . . . . . . . . . 155

12.1 Samenvatting onderzoek . . . .. . . .. . . 155

12.2 Conclusies ... . . .. . . . .. . . .. . . 174

Literatuurlijst . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .. 183

Bijlage 1 Selectieprocedure interviews .. . . ... . . . .. . . .. . 189

Bijlage 2 Karakteristieken van onroerend goed. . . . . . . . . . . . . . . . . .

193

Bijlage 3 Flexibiliteit... . ... . . .. . . .. . .. . . .. . .. . . 197

Bijlage 4 Onderbouwing van investeringsbeslissingen . . . . . . . . . . . . 209

Bijlage 5 Waardebegrippen onroerend goed . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .. 215

Bijlage 6 Financieringsvormen . . . .. . . . .. . . . ... . . 219

Bijlage 7 Risico-analyse onroerend goed .. . . . . . . . . . . . . . . . . 225

Bijlage 8 Asset management informatiesystemen. . . . . . . . . . . . .. 227

Bij lage 9 Administratieve/financiële beheertaken . . . . . . . . . . . . . 229

Bijlage 10 Technische beheertaken .. . .. . .. . .. .. .. .. . . .. .. . . 233

Bijlage 11 Commerciële beheertaken . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .. 237

Bijlage 12 De projectaanpak . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 239

Bijlage 13 Taken met betrekking tot de projectfasering . . . . . . . . . . . . . 241

Bijlage 14 Taken m.b.t. de projectbeheersing . . . . . . . . . . . . . .. 245

Bijlage 15 Financieel-bedrijfseconomische principes . . . .. . .. . . .. . . 251

-

-Deel A

---

-1.

Inleiding: probleemschets

1.1 Het beheer in de onderwijssector: een literatuurverkenning

Onderwijsinstellingen kunnen worden verdeeld in scholen en universiteiten. De scholen kunnen weer op hun beurt onderverdeeld worden in het basisonderwijs, algemeen voortgezet onderwijs en beroepsonderwijs. De verdeling van de vastgoedvoorraad in gebruik bij onderwijsinstellingen ziet er als volgt uit:

SOORT ONDERWIJS

Basis en Speciaal onderwijs (kleuterschool, lagere school, lompschool, etc.)

Algemeen voortgezet onderwijs (HAVO, VWO, etc.) Lager en middelbaar beroepsonderwijs (LTS, MTS, LEAO, MEAO, etc.)

Hoger beroepsonderwijs (HTS, HEAO, etc.)

Universiteiten (WO), Academische ziekenhuizen, onder-zoeksinstituten TOTAAL EENHEDEN in m2 _{B. V.O.} 9.000.000 6.050.000 5.775.000 1.710.000 3.200.000 25.735.000

Tabel 1.1 Verdeling vastgoed voorraad in gebruik van onderwijsinstellingen (Bron: Israël, 1988) De scholen in het basis- en speciaal onderwijs zijn in nagenoeg alle gevallen in econo-misch eigendom van de gemeenten. In het algemeen voortgezet onderwijs ligt het economisch eigendom meestal bij het ministerie van Onderwijs, Cultuur & Wetenschap-pen (OC&W), terwijl het juridisch eigendom bij het school- of gemeentebestuur is ondergebracht. Binnen het algemeen voortgezet onderwijs zijn er schoolbesturen die één school beheren, er zijn er ook die enkele tientallen scholen beheren. Deze grote besturen kennen eventueel regiobesturen en gewone schoolbesturen onder zich. De fmanciën voor het onderhoud gaan naar de hoogste bestuursorganen. Daar wordt het geld, nodig voor het beheer, verder verdeeld naar de lagere besturen. Sinds 1 januari 1994 zijn de hogescholen naast juridisch ook economisch eigenaar van hun vastgoedvoorraad geworden. Dit zal ook geschieden voor de universiteiten, alleen per ingang van 1 januari 1995. Wanneer wordt gekeken naar de verdeling van de vastgoedvoorraad in beheer bij de onderwijsinstellingen zelf, dan levert dit het volgende beeld op:

GEBOUWTYPE

Basis en Speciaal onderwijs Universiteiten TOTAAL EENHEDEN in m2 _B.V.O. 9.000.000 3.200.000 12.200.000

Tabel 1.2 Vastgoed voorraad in beheer bij onderwijsinstellingen zelf (Bron: Hofman C.S., 1987)

Vergelijking met de gegevens van de vastgoedvoorraad die ze in gebruik hebben leert ons dat een aanzienlijk deel van de voorraad door andere partijen wordt beheerd.

1.1.1 Vergoedingenstelsels voor onderwijsinstellingen Basisonderwijs en voortgezet onderwijs

Voor het beheren van scholen in het basisonderwijs en speciaal onderwijs is er een vergoedingenstelsel gebaseerd op nonnkosten, het zgn. Londo-vergoedingssysteem. Een deel van de vergoedingen gaat naar de gemeenten en een gedeelte gaat rechtstreeks naar de besturen van de scholen. Tevens wordt in het basisonderwijs door het rijk voor het inschakelen van externe adviseurs en voor de ontwikkeling van het professioneel onder-houd een vergoeding (als stimulans) per jaar beschikbaar gesteld. In het algemeen voortgezet onderwijs worden vergoedingen door het rijk aan gemeente- of schoolbesturen bepaald met een vergelijkbaar nonnkosten-vergoedingensysteem. Het algemeen voortgezet onderwijs krijgt een exploitatievergoeding (voor onderhoud en gebruik) gebaseerd op nonnbedragen. Het beroepsonderwijs kent een afgeleid nonnkostensysteem.

Jaarlijks worden er enkele honderden miljoenen guldens voor het bouwkundig onderhoud aan schoolgebouwen in het basisonderwijs en algemeen voortgezet onderwijs uitgetrokken. In het algemeen worden deze middelen met name voor kort-cyclisch onderhoud nogal ad-hoc besteed (Vijverberg, 1991). Met de introductie van het Londo-stelsel heeft het ministerie van OC&W getracht de fmanciële middelen beter te verdelen. Tevens is het principe van kostendekkendheid van de vergoeding voor de gemiddelde school centraal gesteld. Sinds de invoering in 1985 is over deze vergoedingenstelsel veel gebakkeleid. Dit stelsel blijkt voor de scholen en belangenverenigingen onvoldoende kostendekkend te zijn (Bisseling, 1990). Grote problemen zijn de fondsweIVing en de deskundigheid van het bevoegd gezag op het terrein van het onderhoud. Scholen zijn aangewezen op de

adviesdiensten van derden. Een probleem daarbij is dat vaak nogal wat verschillen zijn te constateren in de planningen en begrotingen die door adviesinstanties worden opgezet. Hogescholen

Zoals reeds is beschreven, wordt in de onderwijssector onderscheid gemaakt tussen het economische en juridische eigendom. Men spreekt van economisch eigendom indien het economische belang van een onroerend goed berust bij een ander dan de eigenaar in juridische zin, in het spraakgebruik ook wel de economische eigendomsoverdracht genoemd. De voornaamste reden om niet juridisch maar economisch over te dragen, is het uitstellen van de betaling van overdrachtsbelasting, omdat dit immers alleen wordt geheven bij de juridische overdracht. De hogescholen kunnen zonder toestemming van de overheid de onderwijsgebouwen (door)verkopen en besparen daarbij tevens de over-drachtsbelasting. Vanaf I januari 1994 is het economisch eigendom met betrekking tot het vastgoed van de hogescholen overgedragen aan de betreffende schoolbesturen. Hiennee zijn de besturen van deze scholen volledig verantwoordelijk voor de huisvesting. Met de O.K.F., wat 'omkering kapitaaldienstfmanciering' betekent, heeft het ministerie van OC&W een plan gelanceerd waarbij de hogescholen het economisch eigendom krijgen, gefmancierd door het ministerie door middel van een nonnvergoeding. De O.K.F. heeft de volgende hoofdpunten:

• de hogescholen krijgen het economisch claimrecht van de gebouwen en terreinen. HieIVoor dienen ze de onderwijsgebouwen te kopen van de rijksoverheid voor een totaal bedrag van 1,2 miljard gulden;

• de hogescholen moeten het huisvestingsbeleid autonoom gaan uitvoeren en lenen op de kapitaalmarkt is toegestaan;

L

• de middelen op de rijksbegroting voor 'a fonds perdu' fmanciering en huren worden opgenomen in de norm vergoeding;

• ongelijke startposities worden tussen de hogescholen onderling vereffend door de normvergoedingen te koppelen aan het 'soort' of 'type' onderwijs.

De O.K.F. introduceert naast nieuwe mogelijkheden ook risico's. Het vergt een beheeror-ganisatie die bedrijfseconomisch omgaat met het onroerend goed. De kostprijs van huisvesting dient zichtbaar gemaakt te worden en in toenemende mate zal toerekening moeten plaatsvinden naar kostendragers. Het kostenbewustzijn zal hierdoor bij de faculteiten of studierichtingen aanzienlijk gaan toenemen. Verwacht wordt dat bij veel hogescholen de afdeling fmancieel-economische zaken bijgeschoold moet worden. Het 'marktconform' opereren zal in de toekomst ook een belangrijke rol gaan spelen. Het is zelfs denkbaar dat dit in het uiterste geval vertaald zal gaan worden naar een volledig zelfstandig facilitair bedrijf. Faculteiten of studierichtingen kunnen in dat geval ruimten huren tegen een bepaald tarief en afwegen of andere partijen op de markt geen aantrekke-lijker aanbieding kunnen doen. Binnen de hogescholen ontstaat hierdoor een nieuwe situatie van vraag en aanbod. De vraagzijde (faculteiten, sectoren, etc.) zal zelf een 'beeld' moeten vormen van de huisvesting op middellange termijn, welke als argumentatie kan dienen om het investeringsbeleid van het College van Bestuur te kunnen beïnvloeden. Door het O.K.F. komt het risico van verkeerde vastgoedinvesteringen geheel bij de hogeschool te liggen. Hierdoor wordt het criterium van courant onroerend goed zeer belangrijk. Op grond van risicospreiding en investeringsvrijheid stijgt de relevantie van huisvestingsstrategieën en -scenario's. Wanneer lenen op de kapitaalmarkt mogelijk is, kunnen hogescholen investeringen in de tijd naar voren halen. Voorfinanciering is vooral aantrekkelijk wanneer de extra kosten (rente e.d.) wegvallen tegen een duidelijk exploita-tievoordeel. In deze nieuwe situatie komt de strikte scheiding tussen investering en exploitatie te vervallen. Dat maakt het mogelijk investeringsprojecten te beoordelen op hun terugverdientijd. Op het moment dat hogescholen zelfstandig kunnen opereren op de kapitaaI- en vastgoedmarkt en steeds meer nieuwe marktgerichte activiteiten ontplooien, vervaagt het onderscheid 'onderwijs' en 'kantoren' in de bestemmingsplannen. Omdat de economische waarde van gebouwen en grond in hoge mate wordt bepaald door de bestem-ming, wordt uitvoerig overleg met de gemeente strikt noodzakelijk.

De ruimtebehoefte voor de H.B.O.-instellingen is op de eerste plaats afhankelijk van het aantal (vol- en deeltijd) studenten dat gebruik maakt van het onderwijs en op de tweede plaats van de benodigde hoeveelheid vierkante meter per student voor alle activiteiten van een onderwijseenheid. Het ministerie van OC&W heeft in 1989 een ruimtebehoeftemodel (Rumhbo'N) vervaardigd, welke het ruimterecht per hogeschool berekent. De Rumhbo'N kent per student een oppervlakte toe voor de bij de onderwijs betrokken activiteiten. Daarnaast wordt ook een oppervlakte toegekend voor het personeel en de algemene voorzieningen. De hogescholen gebruiken de Rumhbo'N om cijfermatig de ruimtebehoefte te onderbouwen. Bij bet doorberekenen van kosten vormt het vaststellen van de doorbe-rekeningssystematiek en de te hanteren normen en wegingsfactoren voor de verschillende soorten ruimten vaak een groot probleem. Uit onderzoek is gebleken dat dit vraagstuk onder andere bij hogescholen, universiteiten en ziekenhuizen speelt, waar t.a.v. het ruimtegebruik grote functionele verschillen bestaan (Vogel en Brllman, 1991).

Vooralsnog lijkt de handelingsvrijheid met een nonnvergoeding voor onroerend goed (lump-sum) aanzienlijk toe te nemen. Toch zijn er voldoende redenen om de krachten te gaan bundelen. Zo zullen hogescholen genoodzaakt zijn, vanwege het uitblijven van een rijksgarantie, een 'waarborgfonds' op te richten die tijdelijk de betalingsverplichtingen uit leningen van de hogescholen kan overnemen. Alle hogescholen dienen aangesloten te zijn bij het fonds en moeten al hun leningen door deze instantie laten borgen. Wanneer het waarborgfonds tijdelijk betalingsverplichtingen van een hogeschool overneemt (of als die situatie dreigt te ontstaan), wordt die onderwijsinstelling verplicht een saneringsplan op te stellen. Wanneer de hogeschool fmancieel weer gezond is, moet zij het waarborgfonds compenseren voor de tijdelijk overgenomen betalingsverplichtingen (HOOW, 1993). Naast spreiding van de risico's kunnen de hogescholen rond dit fonds expertise concentre-ren voor het opereconcentre-ren op de kapitaalmarkt. Bijkomend voordeel van het waarborgfonds is dat hogescholen bij het afsluiten van leningen een schaalvoordeel kunnen halen. Samen-werking tussen de hogescholen kan tevens leiden tot het opzetten van een orgaan dat professioneel kan opereren op de bouwmarkt als opdrachtgever.

Universiteiten

Zoals is venneld krijgen de hogescholen naast een exploitatievergoeding nu ook, voor het plegen van investeringen, een kapitaallastenvergoeding. Hierdoor ontstaat er voor de onderwijsinstelling een directe fmanciële prikkel om een optimale afweging te maken bij investeringen en exploitatiekosten. Beide vergoedingen zijn gebaseerd op ruimtenonnerin-gen. Voor de universiteiten heeft een dergelijke operatie van lumpsum-financiering ook plaatsgevonden, maar dan onder de naam 'Integrale Verantwoordelijkheid Huisvesting' (I.V.H.). De I.V.H.-operatie behelst de volgende aspecten:

• decentralisatie van alle huisvestingszaken naar de universiteiten;

• het vervallen van het economisch claimrecht 'om niet' met betrekking tot het vastgoed;

• de invoering van een nonnvergoeding voor alle huisvestingslasten binnen het totale budget (lump-sum).

De I.V.H. voor de universiteiten is in principe hetzelfde als de O.K.F. voor hogescholen, alleen hoeven de universiteiten niets voor hun onderwijsgebouwen te betalen. In het wetenschappelijk onderwijs beschikte de minister van OC&W over de mogelijkheid de inkomsten uit verkoop van terreinen en gebouwen gedeeltelijk achteraf te verrekenen met de rijksbijdrage. In de praktijk vond deze verrekening zelden of nooit plaats: in overleg met het ministerie van OC&W konden de universiteiten de opbrengsten inzetten voor investeringsprojecten. In het Hoger Beroepsonderwijs (H.B.O.) daarentegen was de onderwijsinstelling bij voorbaat verplicht geld of gebouw aan het Rijk over te dragen. Effectuering van het claimrecht betekende dus automatisch voor het Rijk een recht op de waarde van het gebouw (HOOW, 1994).

Het voordeel dat universiteiten hebben ten opzichte van de hogescholen, is dat zij in het algemeen beschikken over een facilitair bedrijf of een facilitaire dienst die de fmanciële belangen inzake de huisvesting behartigt. Dit is één van de belangrijkste redenen waarom universiteiten hebben gekozen om elk individueel de investeringsrisico's op zich te nemen. Hierdoor is de oprichting van een 'waarborgfonds' achterwege gebleven. Vandaar dat er per universiteit, voor de onderlinge waarborg bij kosten als gevolg van calamitei-ten, meer gewerkt zal worden met een I.V.H.-fonds.

I

Het zal voor de universiteiten lastig zijn een ruimtenonn te bepalen voor de verrekening van de kapitaallastenvergoeding, omdat de benodigde ruimte voor het wetenschappelijk onderzoek hierin ook verdisconteerd moet worden. De eigendomsoverdracht voor universiteiten analoog aan de hogescholen wordt hierdoor bemoeilijkt. Een vergoeding op basis van ruimtenormering kan een groot probleem worden, omdat de universiteiten (vooralsnog) niet accoord zijn gegaan met de ruimtenormering, die het ministerie van OC&W in 1989 heeft opgesteld. Verder wordt er verwacht dat de kapitaallastenvergoe-ding aan de lage kant zal zijn. Door het hebben van veel achterstallig onderhoud aan de gebouwen verwachten sommige universiteiten dan ook, wat betreft de financiering van de noodzakelijke investeringen, grote problemen. Verder verwachten de universiteiten problemen met de verschillende soorten ruimten, die niet of nauwelijks bruikbaar zijn (halruimten, kelderruimten, zolderruimten e.d.). Bij een normatief ruimte-overschot komen de overtollige vierkante meters niet in aanmerking voor een kapitaal- en exploita-tievergoeding, terwijl men wel bijvoorbeeld met onderhoud wordt geconfronteerd.

1.1.2 Probleemsignalering

In toenemende mate wordt door de eigenaren! gebruikers van vastgoed onderkend dat de huisvesting een strategische rol speelt binnen het bedrijfsproces. Om die reden zijn veel organisaties momenteel bezig met het professionaliseren van de huisvestingsactiviteiten. Binnen dit onderzoek kunnen dan ook een aantal redenen worden opgesomd voor de , groeiende belangstelling van Hoger-Onderwijsinstellingen voor een professionele

benadering van de huisvestingsvraagstukken, namelijk:

1) door overdracht van het economische eigendom worden Hoger-Onderwijsinstellin-gen naast de exploitatielasten van de vastgoedvoorraad ook verantwoordelijk voor de kapitaallasten. Inzicht in en registreren van de fmanciële gegevens, ten aanzien van de waarde-ontwikkeling per vastgoedobject, wordt hierbij noodzakelijk. Het belang van de huisvesting in de totale 'performance' zal dan ook een belangrijke plaats binnen het beheer gaan innemen.

2) Hoger-Onderwijsinstellingen staan door de huidige en toekomstige ontwikkelingen onder een steeds grotere druk om efficiënt te opereren. De vraag naar kwaliteit en service/dienstverlening zorgen ervoor dat een organisatie hogere prestaties moet gaan leveren. Dit terwijl de fmanciële middelen, onder invloed van bezuinigingen en een toenemende concurrentie tussen de Hoger-Onderwijsinstellingen onderling, krapper worden. Deze concurrentie wordt hoofdzakelijk veroorzaakt door landelijk afnemende studentenaantallen. In dit spanningsveld zal ook aan de huisvesting hoge eisen worden gesteld, omdat er effectief en efficiënt met de beschikbare middelen moet worden omgegaan.

3) onderwijsorganisaties vertonen steeds meer overeenkomsten met een bedrijf (Heeroma en van Musscher, 1994). De beschikbare normvergoeding per student geeft aan wat de prijs is die de samenleving wil/kan betalen voor een opgeleid persoon. De organisatie beschikt daartoe over een aantal productiemiddelen, zoals:

personeel, leermiddelen en gebouwen. Het is nu aan de instelling zelf om de optimale mix te bepalen. Kiest men bijvoorbeeld voor een nieuw/aangepast gebouw, of voor meer/beter gekwalificeerd personeel?

/

4) voorheen bepaalde het ministerie van OC&W welke onderwijsinstellingen in aanmerking kwamen voor nieuwbouw, verbouwen renovatie. In de toekomst zullen deze investeringsbeslissingen door de Hoger-Onderwijsinstellingen zelf moeten worden genomen. Naast de verantwoordelijkheid voor de uitvoeringsactivi-teiten worden eigenaren dus ook verantwoordelijk voor het huisvestingsbeleid. De eigenaren zullen bij de fmanciële afweging van huisvestingsalternatieven ook rekening moeten gaan houden met de verkoop- of restopbrengst van het onroerend goed. Dit vereist een marktconfonne, bedrijfseconomische en commerciële beoordeling van de huisvesting. Deze benadering van het vastgoed vereist tevens professionalisatie van de met huisvesting belaste organisatie-onderdelen.

5) door de marktconfonne benadering van het vastgoed ontstaat, in relatie met het productaanbod, een behoefte bij de Hoger-Onderwijsinstellingen aan profllering. Deze profllering geeft de wijze aan waarop de onderwijsinstelling zich presenteert en voor de omgeving herkenbaar wil zijn. De huisvesting moet niet meer gezien worden als een kostenpost, maar de Hoger-Onderwijsinstellingen dienen te beseffen dat de huisvesting kan leiden tot verbetering van hun concurrentiepositie. 6) een toenemende complexiteit van de huisvestingsvraagstukken op het gebied van

fmanciering en huisvestingskosten, omdat een nonnatief bepaald ruimte-overschot niet in aanmerking komt voor een exploitatielastenvergoeding, maar wel onderhou-den zal·moeten worden. Naast het denken in ruimtelijke oplossingen zullen ook alternatieve fmancieringsmogelijkheden en exploitatievonnen ontwikkeld moeten worden, waarbij het opstellen van rekenmodellen en scenario's onontbeerlijk zijn. 7) een hechte verwevenheid tussen het 'primaire proces' en de huisvesting zorgt

ervoor dat een oplossing moet worden gevonden voor de afstemming van een 'dynamische' organisatie (vraag) met de 'statische' huisvesting (aanbod). Het huisvesten dient tot een bedrijfskundig proces te worden omgesmeed, afgestemd op de eisen en wensen voortkomende vanuit het functioneren van de organisatie. Dit impliceert dat er hoge eisen gesteld worden aan het management en de flexibiliteit van de huisvesting op alle organisatieniveaus, waannee vraag en aanbod op elkaar kunnen worden aangesloten. Het huisvestingsaanbod dient steeds opnieuw op de snel veranderende huisvestingsvraag te worden afgestemd, en omgekeerd.

1.2 Begripsbepalingen

Wat wordt er nu precies verstaan onder vastgoetT! Volgens de van Dale handwoordenboek is dit in feite een andere benaming voor onroerend goed of onroerende zaak. Een

abstracte vertaling van bovenstaande benamingen leidt dan tot vaste, niet verplaatsbare voorwerpen C.q. dingen. In het Nieuw Burgerlijk Wetboek wordt onder onroerende zaken verstaan: "de grond, de nog niet gewonnen delfstoffen, de met de grond verenigde beplanting, alsmede de gebouwen en werken die duurzaam met de grond zijn verenigd".

In dit onderzoek zal de tenn vastgoed gebruikt worden om gebouwen en terreinen aan te duiden. Onder gebouwen wordt verstaan de totale huisvesting, nodig voor het optimaal kunnen uitvoeren van het primaire proces. Met terreinen wordt de grond bedoeld (inclusief beplantingen, bestratingen, grondleidingen, etc.) alsmede waterpartijen e.d.

---

---

---

-Management is een begrip dat in de Nederlandse taalgebruik inmiddels goed is

ingebur-gerd. Het geeft het bredere kader van zowel beleidsbepalende als uitvoerende werkzaam-heden aan, gericht op het doen functioneren van een organisatie. Volgens de van Dale handwoordenboek betekent management "het bestuur van een (grote) organisatie, in het bijzonder van een onderneming", terwijl managen zowel de betekenis van leiden, besturen heeft alsmede klaarspelen, fIksen, voor elkaar boksen. Deze laatste aanduidingen geven wellicht treffender aan waar het bij management van vastgoed om gaat.

Wat wordt verstaan onder het beheren van vastgoed? Het woord beheer wordt aanvanke-lijk gebruikt om een vakgebied binnen het vastgoed aan te geven, waarbij het accent ligt op het in redelijk tot goede conditie houden van het gebouw, de incasso van huurpennin-gen van de aanwezige huurders en eventueel klachtenbehandeling. Beheer werd geboren uit noodzaak, waarbij een eigenaar dit werk niet kon of wilde doen en derhalve wenste uit te besteden. Burie (1985) defInieert de beheerder van vastgoed als: "degene bij wie de beslissingsbevoegdheid rust inzake alle ingrepen en transacties die als beheertaken beschouwd worden". In de praktijk is dit de economische of juridische eigenaar van het vastgoed, die naar keuze de beheertaken in- of extern kan onderbrengen. Vastgoedmana-gement-organisaties worden dikwijls ook beheerders genoemd. Echter, volgens de defInitie van Burie zijn niet zij, maar hun opdrachtgevers de beheerders.

Onder de tenn gebruiker wordt in dit onderzoek diegene verstaan welke, voor het uitvoeren van de activiteiten voortvloeiende uit de doelstellingen (bijvoorbeeld voor onderwijs, onderzoek en maatschappelijke dienstverlening) van een onderwijsinstelling, huisvesting nodig hebben ter ondersteuning van de primaire en facilitaire processen. In deze context kan dan gedacht worden aan huisvesting voor faculteiten, sectoren, onder-zoeksgroepen, interne dienstverleners (facilitair bedrijf, rekencentrum, etc.), centrale diensten (bibliotheek, sportcentrum, etc.) en dergelijke.

Binnen dit onderzoek wordt gesproken over huisvestingsstraJegieën. Een goede defInitie van strategie (Hasper, 1982) is: "Strategie betekent interactie, wisselwerking tussen een onderneming en zijn omgeving. Op grond van de visie van de onderneming moet strategie vervolgens duidelijk maken langs welke weg men het doel denkt te gaan bereiken. Bij de bepaling van de weg moet een keuze worden gedaan. Is de weg eenmaal ingeslagen, dan is er geen terugkeer meer mogelijk, alleen wijziging. Een eenmaal gekozen strategie werkt op lange tennijn." Strategieën hebben in mijn visie te maken met het ontwikkelen van beleids-alternatieven voor het vastgoed, afgestemd op het primaire proces van een organisatie.

Scenario's hebben in mijn visie te maken met externe (omgevings-) factoren, waarop je

als organisatie zijnde geen invloed kunt uitoefenen. Hierbij kan bijvoorbeeld gedacht worden aan de invloed van rente en inflatie bij de fmanciering van een bepaalde investe-ring, prijsstijgingen tijdens de exploitatie-periode, politieke ontwikkelingen die invloed hebben op de studenteninstroomaantallen en dergelijke.

1.3 Probleemstelling en onderzoeksvragen

Vanuit de beschrijving van de ontwikkelingen en probleem signalering kan de

probleem-stelling binnen het onderzoekskader als volgt geformuleerd worden:

"De

huidige facilitaire beheerorganisoJie voor het vastgoed van een

Hoger-Onderwijsin-steloog is onvoldoende toegerust voor de bredere en meer bedrüfsmatige taakstelling die

samenhangt met o.a. de overdracht van het economisch eigendom van de

gebouwen-voo

1'1'tUIIl. "

De centrale doelstelling van het afstudeeronderzoek kan aan de hand van drie punten

verwoord worden, te weten:

1) de beheeractiviteiten met betrekking tot de vastgoedvoorraad (huisvesting)

beho-rende bij een onderwijsinstelling inzichtelijk maken naar functie (wie is waarvoor verantwoordelijk) en inhoud (wat wordt er gedaan en hoe);

2) door bestudering van aspecten die te maken hebben met 'professioneel' beheer,

aangeven wat de functionele mogelijkheden hiervan zijn ten opzichte van de

huidige beheeractiviteiten en -organisatie. Getracht zal worden dit inzichtelijk te

maken door het ontwikkelen van raamwerken en procedures voor respectievelijk de inhoud en organisatie van het beheer;

3) informatie aanleveren en oplossingen genereren, waardoor het beheer van het

functie-specifieke vastgoed optimaal en effectief kan geschieden. Hierbij zal

eventueel worden aangegeven, welke inhoudelijke (functies) en organisatorische veranderingen er nodig zijn om aan een dergelijke vorm van beheer te kunnen voldoen. Bij optimaal beheer dient men te denken aan het nemen van de juiste vastgoedbeslissingen op basis van geordende historische en actuele gegevens/infor-matie volgens een goed gestructureerde procedure. Met effectief beheer wordt bedoeld dat de huisvesting geen belemmering mag zijn voor het realiseren van de doelstellingen van een organisatie.

Om de onderzoeksvragen, voortvloeiend uit de probleemstelling, te structureren is het in

een aantal fasen opgesplitst. Per fase zal een korte beschrijving van de aanpak en de

daaruit voortvloeiende onderzoeksvragen worden gegeven.

Fase I:

Inventarisatie bestaand theoretisch kader en instrumenten ten behoeve van

het professioneel beheren van een functie-specifieke vastgoedvoo"aad.

De eerste fase betreft een literatuurstudie naar professionele beheersaspecten. Aan de

hand van deze literatuurstudie worden eerdere publikaties, studies, onderzoeksrapporten, boeken en tijdschriften die binnen het onderzoekskader vallen in beeld gebracht. Hierdoor is het mogelijk om de begrippen, taken en verantwoordelijkheden die met het managen en

beheren van de huisvesting te maken hebben vast te stellen. Aan het einde van deze fase

zal een concept stappenplan opgesteld worden, dat zal fungeren als een eerste aanzet om

het gehele huisvestingsproces te structureren. Onder het huisvestingsproces wordt verstaan

alsmede de consequenties die hieraan verbonden zijn. Het stappenplan kan dan in fase

n

als leidraad aangehouden worden tijdens de interviews en als vergelijkingsmateriaal dienen voor het conceptueel model, welke in Fase

m

ontwikkeld zal worden. In fase I van het onderzoek dienen de volgende onderzoeksvragen als leidraad:

1) welke ontwikkelingen, invloeden en kenmerken hebben een grote impact op het in bezit en in gebruik hebben van huisvesting en welke factoren hebben hierbij een cruciale rol?

2) welke vormen van management (type) vloeien voort uit het huisvestingsproces behorende bij een functie-specifieke vastgoedvoorraad, wat wordt in het algemeen hieronder verstaan en welke instrumenten zijn hiervoor op de markt reeds ontwik-keld?

3) welke begrippen, taken en verantwoordelijkheden kunnen bij de term 'profes-sioneel beheer' onderscheiden worden?

4) kunnen management- en beheertaken worden uitbesteed en wat zijn de consequen-ties daarvan?

Deze specifieke vragen hebben betrekking op het inzichtelijk maken van alle management-en beheertakmanagement-en, welke vereist zijn om huisvestingsproces adequaat management-en professioneel te kunnen sturen en ondersteunen.

Fase 11: Veldverkenning facilitaire beheerorganisaties en beschrijving van de huisvestingsaangelegenheden.

In deze fase zal worden geanalyseerd welke activiteiten de 'beheerdiensten' bij verschil-lende Hoger-Onderwijsinstellingen hebben ontplooid. Daarnaast zal onderzocht worden welke toepassingen er reeds bij deze onderwijsinstellingen in de praktijk zijn omtrent het 'professionaliseren' van het beheer in de vorm van bijvoorbeeld facility management of uitbesteding van taken. De volgende onderzoeksvragen zijn in deze fase richtinggevend: 5) welke activiteiten hebben de (interne) diensten met betrekking tot het management

en beheer van het vastgoed ontplooid, hoe is dit georganiseerd en welke ontwikke-lingen zijn hierbij in de toekomst te verwachten?

6) van welke aard zijn de eisen en wensen (behoefte) uit oogpunt van de eigenaar en gebruiker, op welke wijze wordt de dynamische behoefte naar ruimte voortvloeien-de uit het primaire proces vertaald naar voortvloeien-de huisvesting, en hoe worvoortvloeien-den voortvloeien-de eventue-le huisvestingsknelpunten aangepakt door de beheerorganisatie?

7) met welke vraagstukken kampen de beheerorganisaties op dit moment, hoe worden de beheergegevens geregistreerd en verwerkt alsmede omgevormd tot informatie en wat zijn de verwachtingen omtrent de geautomatiseerde beheerinstrumenten in de toekomst?

8) welke vorm van 'professioneel' management en beheer is reeds aanwezig, waren er tijdens de invoering knelpunten en hoe zijn deze aangepakt c.q. opgelost? Om antwoord te kunnen geven op deze vele (ingewikkelde en soms emotionele) open vragen, zullen mondelinge interviews worden gehouden met bestuursleden (directeuren, managers, dienst- en afdelingshoofden) van een aantal beheerorganisaties behorende bij de Hoger-Onderwijsinstellingen. Lees hierover meer in paragraaf 1.7.

Fase 111:

Modellering op basis van

de

veldverkenning en literatuurstudie.

In deze fase zal aan de hand van de geïnventariseerde theorie en de veldverkenning het concept stappenplan uit fase I worden uitgewerkt en/of aangepast. Het doel van deze modelmatige aanpak is het totale huisvestingsproces te structureren naar (management-)niveau, taakverdeling en beheeractiviteiten, wat als leidraad kan dienen voor de samen-stelling van een beheerorganisatie. Tevens zal in deze fase worden onderzocht welke onderwijsinstelling in aanmerking komt voor de praktijkstudie. Onderzoeksvragen die in deze fase aan de orde komen zijn:

9) aan welke eisen dienen de stappenplannen voor weergave en structurering van het totale huisvestingsproces, met betrekking tot de huisvestingsvraagstukken, mini-maal te voldoen en welke rol speelt het huisvestingsmanagement in dit proces? 10) hoe dient het huisvestingsmanagement bij een onderwijsinstelling georganiseerd te

worden, rekening houdend met het spanningsveld tussen de gedecentraliseerde gebruiksbevoegdheid op gebouwniveau en het gecentraliseerde beheer op voorraad-niveau?

Fase IV: De praktijk.rtudie.

Tot slot van het onderzoek zullen de ontwikkelde stappenplannen en organistie-aanpak aan een praktijksituatie worden gekoppeld. Deze koppeling zal tot stand worden gebracht na een selectie-procedure onder de geïnterviewde onderwijsinstellingen. De koppeling zal

onderzocht worden op bruikbaarheid, inpassing en toepasbaarheid. Ten behoeve van deze praktijkstudie zijn de volgende onderzoeksvragen geformuleerd:

11) welke informatie is er op dit moment concreet beschikbaar en op welke punten moet gewerkt worden met indicaties en aannames?

12) in hoeverre biedt de beheerorganisatie mogelijkheden om de toekomstige huisves-tingsknelpunten te ondervangen door bijvoorbeeld de gebruikmaking van een management informatiesysteem?

In figuur 1.3 wordt de structurering van de onderzoeksvragen nog eens schematisch in een model weergegeven.

Fase I Fase 11 analyse van

management- en behccr

-takM i. v.m. professionele

aanpak van de activiteiten

in het huisvestingsproces

analyse m.b.l uitvoering

van het management en

beheer van een

vastgoecI-voorraad behorende bij

een ooderwijsinstelling

in de praktijk toetsen

van het model op

bruik-baarheid, tocpasbaarbcid en inpassing binnen één

huidige behccrorgani.satie

Fase IV

Figuur 1.3 Structurering van de onderzoeksvragen

1.4 Opzet afstudeeronderzoek en fasering

De onderzoeksvragen zijn dus in een viertal fasen onderverdeeld. Deze fasering is aange-bracht, omdat binnen het onderzoekskader duidelijk te onderscheiden elementen aanwezig zijn (oriëntatie, literatuurstudie, veldverkenning, modellering en praktijkstudie). In figuur 1.4 is de totale fasering van het afstudeeronderzoek schematisch weergegeven. De start van het onderzoek wordt gevormd door het analyseren van het probleemgebied, het formuleren van de probleemstelling en doelstellingen, het opstellen van de onderzoeksvra-gen en het voorlegonderzoeksvra-gen van de beperkinonderzoeksvra-gen binnen het onderzoekskader. Dit alles zal behandeld worden in deel A van het uiteindelijke onderzoeksrapport. Voor de inhoud van deel B, C en D van het afstudeerrapport kan respectievelijk worden verwezen naar de omschrijving van fase I, II,

m

en IV in paragraaf 1.3 van dit rapport. Deze fasen hebben betrekking op de beantwoording van de onderzoeksvragen. Tenslotte zal in deel E aan de hand van de beantwoording van de onderzoeksvragen het onderzoek worden samengevat, en zullen er conclusies geformuleerd worden, met daarbij tot slot enkele aanbevelingen ten behoeve van het professionaliseren van het beheer.

deel A···· probleemstelling, doel- ste1Ilngen,onderzoeks-opzet, projectresultaat en randvoorwa.uden PASEI Invemaris«en bestaand theotdIsch kader en In -strumenten m.b.l huis-~ deel B deelD deelE :: : 11 vcldvezkemling en

he-scbrijving van het beheer m.b.l vastgoed bd10reDde bij onderwijsinstelliDgen

deelC

Figuur 1.4 Fasering van het afstudeeronderzoek

1.5 Projectresultaat

Als hoofddoelstelling van dit afstudeeronderzoek zie ik het integreren van huisvestingsma-nagement in de beheerorganisatie behorende bij een Hoger-Onderwijsinstelling. De hoofdvraag die uit dit onderzoekskader gedestilleerd kan worden is dan ook:

"Op

welke manier

kan

huisvemngsmanagement een functionele bijdrage leveren aan het

'professioneel' beheren van een vastgoedvoorraad behorende bij een onderwijsinstelling".

Onder een functionele bijdrage wordt in deze context een 'zinvolle' C.q. 'praktische' benutting van huisvestingsmanagement verstaan vanuit zowel eigenaars- als gebruikers-oogpunt. Het 'professioneel' beheren betekent in deze visie dat alle (operationele) huisvestingsactiviteiten op een dusdanige wijze worden uitgevoerd en geregistreerd, dat deze gegevens (op den duur) kunnen dienen als beleidsmatige informatie ter ondersteuning van strategische beslissingen. Het projectresultaat moet gezien worden als een handleiding die alle huisvestingsaspecten in beeld brengt, en dan voornamelijk op het gebied van:

• de huisvestingskenmerken en -ontwikkelingen;

• de verschillende van toepassing zijnde managementaspecten; • de beheertaken en -verantwoordelijkheden;

• de strategie-vorming en/of beleidsplanning; • het integraal managen en beheren;

• het totale huisvestingsproces; • de organisatorische aanpak.

1.6 Randvoorwaarden onderzoek

In verband met de omvang en tijdsduur van het afstudeeronderzoek wil ik mij in de keuze van de onderwijsinstellingen alleen toespitsen op universiteiten en hogescholen. Door de ontwikkelingen op het gebied van de huisvesting hebben vooral deze instellingen momen-teel, door de overdrachtsperikelen met betrekking tot het economische eigendom, het meeste baat bij het professioneel aanpakken van de huisvestingsvraagstukken. Tevens beschikken deze instellingen veelal over een interne dienst of facilitair bedrijf, die zich dagelijks inzet voor het bouwen, instandhouden en laten functioneren van de huisvesting.

Zij zijn in dit onderzoek met betrekking tot de 'veldverkenning' van essentieel belang voor de beantwoording van de huisvestingsgerichte onderzoeksvragen. Dit in tegenstelling tot het basisonderwijs en voortgezet onderwijs, waar zowel het juridisch als economisch eigendom meestal in handen is van een gemeentebestuur. Zij hebben (vermoedelijk) minder inzicht in de specifieke huisvestingsvraagstukken (ad-hoc cultuur) en kunnen aan dit onderzoek mijn inziens geen inhoudelijke bijdrage leveren.

1.6.1 Keuze voor praktijkstudie

Omdat het onderzoeksonderwerp binnen de onderwijssector sterk in ontwikkeling is, zal

dit onderzoek meer een verkennend karakter hebben. Een case-studie, welke doorgaans bedoeld is om heel concreet de fricties tussen theorie en praktijk op te sporen, heeft in dit stadium dan ook weinig zin. Gegevens op dit gebied zijn niet of nauwelijks bekend en het zal te lang gaan duren de onderzoeksresultaten in de praktijk te kunnen toetsen. Het duurt namelijk circa 6 á 7 jaar na invoering van een professionele aanpak (in de vorm van facility management) voordat een organisatie volledig operationeel kan zijn (Regterschot, 1992). In dit verband zie ik een praktijkstudie dan ook meer op zijn plaats. Hierbij kan gedacht worden aan het vergelijken van 'professioneel beheer' met het beheer van het vastgoed, zoals dit gebeurt bij een Hoger-Onderwijsinstelling. Op deze wijze kan dan inzichtelijk worden gemaakt in hoeverre deze twee 'beheervormen ' met elkaar overeenko-men of van elkaar verschillen. Dit schept een mogelijkheid voor invoering van het 'professionele karakter' in een functie-specifieke beheerorganisatie.

1.6.2 Organisatorische benadering

Het afstudeeronderzoek gaat in op het managen en beheren van alle activiteiten C.q. werkzaamheden met betrekking tot het in bezit en gebruik hebben van vastgoed. Dit betekent dan ook een opsplitsing naar gebruiksgebonden taken (huurder) en eigenaarsge-bonden taken (verhuurder). Zo kunnen de huisvestingskosten ook opgesplitst worden. Het is in dit onderzoek echter niet de bedoeling deze kosten inzichtelijk te maken, simpelweg

omdat de (werkelijk gemaakte) kosten tot op heden veelal niet op een dergelijke manier zijn bijgehouden en geregistreerd staan. Wel zal natuurlijk worden ingegaan op de organisatorische taken en verantwoordelijkheden met betrekking tot de fmanciële huisvestingsaspecten.

1.7 Selectieprocedure onderwijsinstellingen

Voor het verkrijgen van een algemeen beeld omtrent het beheer van een vastgoedvoorraad in de onderwijssector, zullen bij diverse Hoger-Onderwijsinstellingen open interviews worden gehouden. Hierbij is gekozen voor het stellen van negentien open vragen, verdeeld in vier categorieën (zie bijlage 1). Per onderwijsinstelling is geprobeerd de vragen voor het interview aan te passen aan de specifieke situatie, op basis van vooraf (telefonisch) beschikbare informatie. Uit deze onderwijsinstellingen zal in fase

m

één universiteit of hogeschool geselecteerd worden voor de uitwerking van een praktijkstudie. Deze keuze zal gebaseerd zijn op de volgende overwegingen:

• de omvang van de gebouwenvoorraad behorende bij de onderwijsinstelling

bedraagt meer dan 100.000 m2

, verspreid over minimaal 5 gebouwen. Dit geeft

namelijk indirect een indicatie over de huisvestingsproblematiek en de grootte van de beheerorganisatie. Dit onderzoek richt zich voornamelijk op de Hoger Onder-wijsinstellingen met een uitgebreid 'beheerapparaat';

• 'professioneel' beheer van de huisvesting, in de vorm van bijvoorbeeld facility management, is binnen de huidige beheerorganisatie niet of nauwelijks aan de orde. Binnen dit onderzoek ligt de prioriteit bij de integrale aanpak van die zaken, die alleen met het vastgoed c.q. huisvesting hebben te maken;

• de beheerorganisatie staat open of ziet goede mogelijkheden voor het

professionali-seren van het beheer. Door deze houding kan de beheerorganisatie een positieve inhoudelijke bijdrage leveren aan de praktijkstudie.

1.8 Opzet verslag en leeswijzer

Ter bevordering van de leesbaarheid en helderheid zal het verslag worden opgedeeld in vijf delen. Elk deel komt overeen met een fase uit het afstudeeronderzoek. De verdeling per fase ziet er als volgt uit:

Deel A

Inleiding, probleemstelling en onderzoeksopzet

In deel A (hoofdstuk 1) wordt de aanleiding, de problematiek en de aanpak van het onderzoek beschreven. Aan de hand van de inleiding wordt het probleemgebied beschre-ven. Hier vanuit wordt de probleemstelling gedefinieerd en de methodische aanpak van het onderzoek gestructureerd. Daarnaast wordt het projectresultaat beschreven en de hieruit voortvloeiende randvoorwaarden bepaald. Aan het einde van deel A wordt de procedure uiteengezet met betrekking tot de te selecteren Hoger-Onderwijsinstellingen voor de veldverkenning en praktijkstudie.

""""'" "" .... """ 0"'"''"''"''' ~

Deel B

Beschrijving theoretisch kader en instrumenten voor professioneel managen en beheren van huisvesting

In deel B vindt, aan de hand van een literatuurstudie, de analyse van het theoretische kader plaats. In hoofdstuk 2 wordt onderzocht welke factoren voor zowel de gebruiker als de eigenaar van huisvesting een belangrijke rol vervullen en wordt op basis hiervan een definitie voor het managen en beheren van huisvesting opgesteld. Hoofdstuk 3 geeft een meer uitgebreide beschrijving van de facetten behorende bij de verschillende management-en beheeraspectmanagement-en voortvloeimanagement-end uit de definitie. Tevmanagement-ens zal onderzocht worden welke specifieke taken en verantwoordelijkheden bij een professionele aanpak van de huisves-tingszaken horen alsmede de 'instrumenten', die hiervoor gebruikt kunnen worden. Tenslotte zal in hoofdstuk 4 worden ingegaan op de ontwikkelingen aangaande de discussie het managen en beheren van de huisvestingszaken in eigen hand te houden of uit te besteden, met alle consequenties van dien.

Deel C

Veldverkenning facilitaire beheerorganisaties en beschrijving van de huisvestings-aangelegenheden

In deel C zal de veldverkenning worden beschreven. Aan de hand van mondelinge interviews bij twaalf Hoger-Onderwijsinstellingen in Nederland wordt een beeld gegeven van de activiteiten die de beheerorganisaties op vastgoedgebied hebben ontplooid. Zo wordt in hoofdstuk 5 weergegeven welke facilitaire taken doorgaans worden uitgevoerd, hoe dit is georganiseerd en welke ontwikkelingen hierin zijn te verwachten. Hoofdstuk 6 geeft een analyse van de 'vraag naar' en 'aanbod van' huisvesting, waarbij ook de rol van de beheerorganistie aan bod komt. De (dienstverlenings)vraagstukken waarmee de beheerorganisaties hedendaags worden geconfronteerd, alsmede de automatisering binnen het beheer, worden in hoofdstuk 7 behandeld. In dit hoofdstuk wordt tenslotte ook onderzocht welke ervaringen de beheerorganisaties reeds hebben met betrekking tot professioneel managen en beheren van de vastgoedvoorraad.

Deel D

Modellering op basis van de veldverkenning en literatuurstudie

In deel D, welke is op te splitsen in twee fasen, wordt allereerst beschreven hoe op basis van de verzamelde gegevens uit de literatuurstudie en veldverkenning de stappenplannen zijn ontwikkeld voor de vaststelling van een huisvestingsstrategie (hoofdstuk 8), en bewerkstelliging van integraal management en beheer (hoofdstuk 9). Stapsgewijs worden beide stappenplannen uitgebreid beschreven. In hoofdstuk 10 wordt aangegeven op welke wijze de totale organisatie van een Hoger-Onderwijsinstelling, met betrekking tot het beheer van het vastgoed en de te verwachten ontwikkelingen, het best kan worden ingericht.

De praktijkstudie

In deel D komt ook de vergelijking van de ontwikkelde stappenplannen en organisatie-schema aan de orde. Aan de hand van een praktijkstudie worden beide stappenplannen getoetst op bruikbaarheid en toepasbaarheid. Tevens wordt onderzocht in hoeverre de

organisatieschema aansluit bij de denkbeelden van de geselecteerde beheerorganisatie. De uitkomsten van deze praktijkstudie zullen in hoofdstuk 11 worden beschreven.

Deel E

Samenvatting, conclusies en aanbevelingen

Tot slot van het afstudeerrapport bevindt zich in Deel E allereerst een samenvatting van de onderzoeksbevindingen. Verder wordt er in dit deel ook de conclusies en aanbevelin-gen weergegeven met betrekking tot het huisvestingsmanagement in het totale huisves-tingsproces van een Hoger-Onderwijsinstelling.

I I I I I I ' 1 I !1 W ' . ' . ' _ ' _ . ' • • 1I'lütctt

Deel B

Beschrijving theoretisch kader en instrumenten

voor professioneel managen en beheren van

huisvesting

In dit deel zal worden ingegaan op de onderzoeksvragen behorende bij fase I. Met betrekking tot de huisvestingsproblematiek zal in hoofdstuk 2 antwoord worden gegeven op de onderzoeksvraag:

1) welke ontwikkelingen, invloeden en kenmerken hebben een grote impact op het in

bezit en in gebruik hebben van huisvesting en welke factoren hebben hierbij een cruciale rol?

In hoofdstuk 3 wordt ingegaan op de beantwoording van de onderzoeksvragen met betrek-king tot het managen en beheren van vastgoed:

2) welke vormen van management (type) vloeien voon uit huisvestingsproces

behoren-de bij een functie-specifieke vastgoedvoorraad, wat wordt in het algemeen hieron-der verstaan en welke instrumenten zijn hiervoor op de markt reeds ontwikkeld?

3) welke begrippen, taken en verantwoordelijkheden kunnen bij de term 'professioneel

beheer' onderscheiden worden?

Tenslotte gaat hoofdstuk 4 in op de mogelijkheden het management en beheer intern en/of extern te laten uitvoeren. De hierbij behorende onderzoeksvraag luidt:

4) kunnen management- en beheenaken worden uitbesteed en wat zijn de

consequen-ties daarvan?