Zapytanie ofertowe na wynajem sal szkoleniowych oraz usługę cateringową

Wrocław, 2012-02-07 Zap. Nr 1/POKL/ATB/2012

Zapytanie ofertowe na wynajem sal szkoleniowych oraz usługę cateringową

Na usługi o wartości przekraczającej

wyrażonej wartości w złotych równowartości kwoty 14 000 euro

Preambuła

Niniejsze zapytanie sporządzone zostało na potrzeby realizacji Projektu

„Akademia Turystyki Biznesu”

nr pro

zwanego dalej Projektem współfinansowanego przez Unię Europejską w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego. Projekt realizowany jest ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki,

Podziałanie 8.1.1

1. Zamawiający.

EuroSpektrum s.c.

ul. Drobnera 36/19 50-257 Wrocław

tel. 071 733 69 95; fax. 071 733 69 92 e-mail: szkoleniaue@eurospektrum.pl Adres korespondencyjny:

EuroSpektrum s.c.

Biuro Projektu ul. Piotra Skargi 7/4 50-072 Wrocław

2. Postanowienia ogólne.

2.1. Niniejsze postępowanie nie podlega przepisom ustawy z dnia 29 stycznia 2004r. – Prawo zamówień publicznych.

2.2. Zamawiający zastrzega sobie prawo do unieważnienia niniejszego postępowania bez podania uzasadnienia, a także do pozostawienia postępowania bez wyboru oferty.

2.3. W niniejszym postępowaniu oświadczenia, wnioski, zawiadomienia i inne informacje Zamawiający i Wykonawcy przekazują faksem lub drogą elektroniczną.

3. Opis przedmiotu zamówienia.

3.1. Przedmiotem zamówienia jest wynajem sal szkoleniowych wraz z salą dla dzieci (kod CPV 70220000-9 – usługi wynajmu lub leasingu nieruchomości innych niż mieszkanie) oraz zakup usług cateringowych (kod CPV 55300000-3 – usługi restauracyjne i dotyczące podawania posiłków).

Do opisu przedmiotu zamówienia zostały użyte kody określone we Wspólnym Słowniku Zamówień, o którym mowa w rozporządzeniu (WE) nr 2195/2002 Parlamentu Europejskiego i Rady z dnia 5 listopada 2002 r. w sprawie Wspólnego Słownika Zamówień (CPV) (Dz. Urz. WE L 340 z 16.12. 2002 , str. 1 z późn.

zm.; Dz. Urz. UE Polskie wydanie specjalne rozdz. 6, t. 5, str. 3) oraz dyrektywy 2004/17/WE Parlamentu

Europejskiego i Rady z dnia 31 marca 2004 r. w sprawie koordynacji procedur udzielania zamówień publicznych na roboty budowlane, dostawy i usługi (Dz. Urz. UE L 134 z 30.04.2004 r., str. 114 , z późn.

zm. ; Dz. Urz. UE Polskie wydanie specjalne rozdz. 6, t. 7, str. 132).

3.2. Szczegółowy opis zamówienia. Miejsce i termin realizacji zamówienia:

Przedmiotem zamówienia jest:

3.2.1 Wynajem sal szkoleniowych - trzech lub dwóch - do celów realizacji zajęć, w okresie kwiecień 2012 r. – grudzień 2012 r. (co drugi weekend trzy sale, co drugi weekend dwie sale). Łącznie 920 jednostek (przyjmując za jednostkę wynajem jednej sali na jedną godzinę) w weekendy – sobota i niedziela.

Terminy wynajmu z załączonym harmonogramie – załącznik nr 1.

Czas wynajmu każdej z sal w poszczególne dni szkoleniowe to 8 godzin. Zleceniodawca zastrzega sobie możliwość zmian w harmonogramie (po konsultacji z Wynajmującym).

Miejsce realizacji zamówienia – Wrocław.

Kryteria jakościowe niezbędne:

 powierzchnia nie mniejsza niż 35 m2, gwarantująca optymalne warunki prowadzenia zajęć szkoleniowych w grupach 12 i 14 -osobowych + wykładowca (pomieszczenia z zapewnionym zapleczem do przeprowadzenia szkolenia, zgodnie z wymaganiami polskiego prawa, tj. odpowiednie warunki sanitarne, bezpieczeństwa, akustyczne i jakościowe. Sale winny posiadać odpowiednią ilość stołów i krzeseł - miękkich, z oparciem, przystosowanych do wzrostu dorosłego człowieka);

 zapewniona obsługa techniczna w trakcie zajęć;

 zapewniony dostęp do źródeł prądu;

 zapewniony dostęp do Internetu bezprzewodowego WIFI o minimalnej przepustowości 2Mb/s;

 minimum dwie z trzech sal powinny posiadać projektor multimedialny oraz ekran do projektora;

 zapewnienie odpowiedniego oświetlenia: dostęp światła dziennego oraz całodobowe oświetlenie umożliwiające swobodne i bezpieczne dla wzroku czytanie, a zarazem możliwość zaciemnienia sali podczas prezentacji multimedialnej;

 temperatura pomieszczeń: 20-24 stopnie Celsjusza z możliwością wentylacji;

 zapewnione miejsce na umieszczenie serwisu kawowego dla uczestników szkoleń na korytarzu w pobliżu sal lub w innej wydzielonej sali;

 zapewnione miejsce dla uczestników szkoleń na spożywanie obiadu ( bez konieczności opuszczania budynku);

 dostępność w godzinach 8.00 – 16.00;

 lokalizacja w centrum Wrocławia, w odległości nie większej niż 200 metrów od przystanku komunikacji miejskiej;

Kryteria jakościowe pożądane:

 dostępne miejsce na przechowywanie odzieży wierzchniej i/lub bagażu;

 w pobliżu sal, w dni szkoleniowe, powinny znajdować się bezpłatne miejsca parkingowe dla trenerów, obsługi, oraz uczestników.

3.2.2 Zapewnienie cateringu dla uczestników szkolenia.

Przedmiotem zamówienia jest usługa cateringowa, obejmująca:

a) 1518 porcji obiadowych dla uczestników szkoleń realizowanych w ramach projektu (23 dni szkoleniowe, soboty, niedziele, dla 42 lub 24 osób).

Terminy i ilości zgodne z załącznikiem nr 1 – harmonogram.

Obiad oznacza dwa ciepłe dania: zupa i drugie danie. Posiłek powinien spełniać wszystkie przewidziane normy (gramatura, temperatura) dla tego rodzaju produktów. Posiłki powinny być podawane na typowej zastawie stołowej lub wariantowo w jednorazowych naczyniach.

Wykonawca usługi zapewni obsługę, rozstawienie i bieżącą wymianę naczyń oraz dbałość o estetykę miejsca podawania pożywienia.

Prosimy o przesłanie przykładowego menu oferowanego w usłudze cateringowej.

b) 1518 jednostkowych serwisów kawowych dla uczestników szkoleń realizowanych w ramach projektu (23 dni szkoleniowe soboty, niedziele dla 42 lub 24 osób). Terminy i ilości zgodne z załącznikiem nr 1 – harmonogram.

Serwisy kawowe muszą być serwowane w systemie ciągłym i zawierać min. :

 napoje gorące (kawa i herbata),

 mleczko do kawy, cukier

 wodę mineralną,

 soki – minimum 2 rodzaje,

 kruche ciasteczka – min. 3 rodzaje.

Zleceniodawca zastrzega sobie możliwość zmian w harmonogramie (po konsultacji z Wynajmującym).

3.2.3 Wynajem sali dla dzieci przystosowana do opieki nad dziećmi w wieku do lat 7 w okresie kwiecień 2012 r. – grudzień 2012 r. (jedna sala w weekend kiedy odbywają się zajęcia szkoleniowe). Łącznie 184 jednostek (przyjmując za jednostkę wynajem jednej sali na jedną godzinę) w weekendy – sobota i niedziela.

Terminy wynajmu z załączonym harmonogramie – załącznik nr 1.

Czas wynajmu sali w poszczególne dni szkoleniowe to 8 godzin. Zleceniodawca zastrzega sobie możliwość zmian w harmonogramie (po konsultacji z Wynajmującym).

Miejsce realizacji zamówienia – Wrocław.

Kryteria jakościowe niezbędne:

 powierzchnia nie mniejsza niż 40 m2, wysokość co najmniej 2,5 m gwarantująca optymalne warunki prowadzenia zajęć dla dzieci w wieku do lat 7 zgodnie z wymaganiami polskiego prawa, tj. odpowiednie warunki sanitarne, bezpieczeństwa, akustyczne i jakościowe.

 Sala powinna być wyposażona dziecięce stoły i krzesełka;

meble są dostosowane do wymagań ergonomii;

 Odpowiednie zaplecze sanitarne,

musi być minimum 1 toaleta i umywalka

 zapewniony dostęp do źródeł prądu,

sprzęt musi posiadać atesty lub certyfikaty;

 zapewnienie

dostępu do dziennego światła (i powietrza - otwierane okna)

 temperatura pomieszczeń: 20-24 stopnie Celsjusza z możliwością wentylacji;



grzejniki muszą być zabudowane, aby dzieci nie mogły się oparzyć



farba którą są pomalowane ściany ma być nietoksyczna

 zaplecze kuchenne na przygotowanie ciepłych napojów i poczęstunku dla dzieci ( bez konieczności opuszczania budynku);

 dostępność w godzinach 8.00 – 16.00;

 lokalizacja w budynku, gdzie znajdują się sale szkoleniowe lub w odległości do 50m od miejsca odbywania się szkoleń.

Kryteria jakościowe pożądane:

 dostępne miejsce na przechowywanie odzieży wierzchniej;

 dostępność leżaczków dla dzieci

Zamawiający dokona wyboru oferty Wykonawcy, w oparciu o wszystkie kryteria.

4. Warunki wymagane od wykonawców.

O udzielenie niniejszego zamówienia mogą ubiegać się wykonawcy, którzy:

1. są uprawnieni do występowania w obrocie prawnym zgodnie z wymogami ustawowymi, 2. znajdują się w sytuacji ekonomicznej i finansowej zapewniającej prawidłowe wykonanie

zamówienia,

3. nie podlegają wykluczeniu z postępowania.

5. Sposób porozumiewania się Wykonawców z Zamawiającym.

Wykonawca może zwrócić się do Zamawiającego w formie elektronicznej o wyjaśnienie treści zapytania ofertowego – szkoleniaue@eurospektrum.pl, lub telefonicznie - tel. 071 733 69 95.

6. Sposób przygotowania oferty; miejsce i termin ich składania:

6.1. Ofertę należy złożyć

 w wersji elektronicznej na e-mail: szkoleniaue@eurospektrum.pl

 w terminie do 22.02.2012 do godz. 12.00 6.2.Oferta powinna zawierać:

a) nazwę i adres oferenta;

b) datę sporządzenia oferty,

c) dane kontaktowe osoby reprezentującej firmę

d) cenę jednostkową netto oraz brutto za wynajem sali szkoleniowej x jeden dzień (1 dzień = 8 godzin );

e) łączną cenę netto oraz brutto za wynajem Sali szkoleniowej oraz za wynajem Sali dla dzieci

f) cenę jednostkową netto oraz brutto za przerwę kawową oraz za obiad;

g) cenę netto oraz brutto za całość cateringu;

h) łączną cenę netto oraz brutto za całościową ofertę (wynajem sal plus catering);

i) terminy płatności za faktury i częstotliwość ich wystawiania;

j) miejsce położenia sal (adres) wraz ze zdjęciem sal szkoleniowych; opis miejsca gdzie będą serwowane posiłki oraz przerwa kawowa;

k) propozycję zróżnicowanego menu obiadowego oraz poczęstunku podczas serwisów kawowych;

6.3. Zapytanie ofertowe będzie umieszczone na stronie zamawiającego www.eurospektrum.pl, oraz w Biurze Projektu.

6.4. Zamawiający oświadcza, iż szkolenia będą prowadzone przez Zamawiającego – EuroSpektrum s.c. Z wybranym Wykonawcą zostaną podpisane trzy odrębne umowy, obejmujące ilościowo zamówienie, o którym mowa w punktach 3.2.1, 3.2.2 i 3.2.3

6.5. Zamawiający zastrzega, iż w toku sprawdzania ofert, będzie miał prawo żądać od wykonawców wyjaśnień dotyczących treści oferty. W szczególności zamawiający będzie miał prawo żądać wyjaśnień od Wykonawców, których oferty będą zawierać rażąco niska cenę.

7. Sposób dokonania wyboru oferty przez Zamawiającego

Wybór najkorzystniejszej oferty nastąpi w oparciu o następujące kryteria:

1. cena – waga 80%

2. atrakcyjność oferty (wyposażenie sal, lokalizacja, spełnianie kryteriów pożądanych, dodatkowe atuty) – waga 20%

Sposób oceny ofert:

C (cena oferty) = najniższa cena spośród złożonych ofert: 100 pkt.

A (atrakcyjność oferty) = najbardziej atrakcyjna spośród złożonych ofert: 100 pkt.

Wybór oferty = C * 80% + A * 20%

8. Osoba do kontaktów z oferentami

Osobą uprawnioną do kontaktów z oferentami jest:

Mateusz Mirończuk tel. 71 733 69 95, adres e-mail: szkoleniaue@eurospektrum.pl

9. Zamawiający skontaktuje się z wybranym Wykonawcą i ustali szczegóły zamówienia.

10. Załączniki:

1. Harmonogram 2. Wzór oferty