Wrocław, 10.11.2014 r.
Zapytanie ofertowe
KODY CPV:
70220000-9 wynajem sali na spotkanie
(usługi wynajmu lub leasingu nieruchomości innych niż mieszkalne)
Regionalne Centrum Wspierania Inicjatyw Pozarządowych z siedzibą we Wrocławiu w związku z realizacją projektu pn.: „Modelowe Rady Działalności Pożytku Publicznego” realizowanego w ramach POKL Priorytet 5. Dobre rządzenie, Działanie 5.4 Rozwój potencjału trzeciego sektora, Poddziałanie 5.4.2 Rozwój dialogu obywatelskiego, Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki współfinansowanego ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego zaprasza do przedkładania ofert na organizację usługi obejmującej wynajem sali na spotkanie.
I. Zamawiający:
Regionalne Centrum Wspierania Inicjatyw Pozarządowych Pl. Solidarności 1/3/5 pok.415
53-661 Wrocław
NIP: 886 – 254- 18 – 96 Tel./fax. 71 796 30 00
W ramach projektu „Modelowe Rady Działalności Pożytku Publicznego”
Adres do korespondencji:
Regionalne Centrum Wspierania Inicjatyw Pozarządowych Biuro Regionalne w Wałbrzychu
ul. Sienkiewicza 2/7 58-309 Wałbrzych Tel./fax. 74 665 11 11
II. Przedmiot zapytania ofertowego:
Usługa polegająca na wynajęciu sali przez Zamawiającego, celem zorganizowania spotkania dla 60 osób według następujących kryteriów:
1. Sala umożliwiająca w sposób komfortowy przeprowadzenie spotkania dla 60 osób o powierzchni min. 100 m2.
2. Sala wyposażona w stoły (min. 16) i krzesła (min.80) z możliwością ich przestawiania.
3. Sala wyposażona w następujący sprzęt: rzutnik multimedialny, ekran projekcyjny, tablice typu Flip chart (3 sztuki), stały bezprzewodowy dostęp do internetu, stolik na sprzęt
multimedialny, nagłośnienie.
4. Na drzwiach wejściowych do budynku, ze szczególnym uwzględnieniem drzwi sali, możliwość przywieszenia informacji o odbywającym się spotkaniu i o jego współfinansowaniu.
5. W sali będzie możliwość przywieszania do ścian lub przygotowanych powierzchni kartek typu flipchart.
6. W sali możliwy będzie dostęp do sieci energetycznej zapewniającej podłączenie komputera, rzutnika itp.
7. Sala powinna posiadać okna z dostępem do światła dziennego, umożliwiające wietrzenie sali dostępne z poziomu podłogi.
8. Sala powinna posiadać scenę ( podest).
9. Sala powinna posiadać dostęp do szatni dla min. 60 osób.
10. Sala zostanie posprzątana przez Oferenta przed spotkaniem i po spotkaniu.
11. Sala powinna być dostępna na 2 godz. przed rozpoczęciem spotkania oraz 2 godz. po zakończeniu spotkania.
12. Sala nie może znajdować się w piwnicy lub suterenie.
13. Dostęp do sali dla osób niepełnosprawnych możliwy od poziomu wejścia do budynku.
14. Sala posiada dostęp do –zaplecza kuchennego i toalety bez konieczności wychodzenia na zewnątrz budynku.
15. Sala posiada dostęp do parkingu (przy budynku, w którym realizowana jest usługa) 16. Sala powinna znajdować się we Wrocławiu, w odległości do 5 km od dworca PKP Wrocław
Główny.
17. Przystanki komunikacji publicznej powinny znajdować się w odległości nie większej niż 200 m od obiektu, w którym realizowana jest usługa.
18. Usługa zostanie wykonana w dniu 12 grudnia 2014r.- 8 godzin III. Obowiązkowe kryteria dodatkowe
1. W przypadku zaistnienia braku możliwości realizacji usługi z przyczyn losowych niezależnych od Oferenta, Oferent zapewni realizację usług przez innego Wykonawcę o takim samym standardzie. Zarazem inny Wykonawca spełni kryteria wymienione w punkcie II.
2. Inny Wykonawca musi uzyskać akceptację Zamawiającego na minimum 2 dni przed terminem realizacji usługi. Ewentualne koszty związane z udzieleniem akceptacji ponosi Oferent ( m.in.
koszty przejazdu, wyżywienia obsługi projektu).
3. Termin płatności do 30 dni roboczych od daty wystawienia faktury. Faktura wystawiana będzie po wykonaniu usługi. Zamawiający zastrzega możliwość wydłużenia terminu płatności w miarę posiadanych środków dostępnych na koncie projektowym.
IV. Przygotowanie oferty oraz data złożenia oferty:
1. Oferty będą przyjmowane do 25.11.2014r. – godz. 12:00.
2. Za złożenie oferty przyjmuje się dostarczenie osobiście lub przesłanie pocztą na adres wskazany prze Zamawiającego tj.:
Regionalne Centrum Wspierania Inicjatyw Pozarządowych Biuro Regionalne w Wałbrzychu
ul. Sienkiewicza 2/7 58-309 Wałbrzych
3. Oferta powinna być wypełniona wg wzoru – Załącznik nr 1.
4. Treść oferty musi odpowiadać treści niniejszego zapytania ofertowego.
5. Oferta złożona po terminie lub na adres inny niż wskazany w punkcie IV podpunkt 2 uważana jest za nieważną.
6. Oferta powinna być kompletna. Zamawiający nie dopuszcza składania ofert częściowych lub wariantowych.
7. Oferta powinna być podpisana przez osobę upoważnioną do składania ofert oraz opieczętowana pieczątką podmiotu biorącego udział w procedurze.
V. Kryteria wyboru oferty:
1. Oferent spełni kryteria i wymagania przedstawione w punktach od I do IV:
2. Oferta zostanie przedstawiona do 25.11.2014r. do godz. 12:00 (decyduje data wpływu oferty) 3. Cena usługi zostanie przedstawiona w kwotach brutto, w polskich złotych (cyfrowo i słownie).
4. W przypadku gdy cena oferty spełniającej kryteria i wymagania przedstawione w punktach I do IV przekracza wartość środków dostępnych na realizację usługi, Zamawiający dopuszcza negocjację ceny oferty. Negocjacje zostaną przeprowadzone z Oferentem przedstawiającym najniższą cenę usługi, do osiągnięcia pułapu środków założonych na realizację działania w projekcie. W przypadku braku możliwości osiągnięcia kompromisu Zamawiający rezygnuje z oferty.
5. Oferent wyraża zgodę na:
a/ rezygnację z zamówionej usługi w terminie do 1 dnia przed realizacją usługi,
b/ osobistą weryfikację przez Zamawiającego spełnienia przez Oferenta kryteriów określonych
w punktach I-III oraz zobowiązuje się do poniesienia kosztów związanych z procesem weryfikacji, w szczególności koszty dojazdu, zakwaterowania i wyżywienia obsługi projektu,
c/ proporcjonalne obniżenie ceny usługi w przypadku mniejszej liczby odbiorców usług i poinformowaniu o tym fakcie Oferenta, co najmniej na 2 godziny przed rozpoczęciem wydarzenia
(o ile zmniejszenie nie przekracza 20 % zamówienia),
d/ możliwość podjęcia negocjacji celem obniżenia ceny oferty.
6. Oferent potwierdza możliwość realizacji usługi we wskazanej dacie.
7. Spośród przedłożonych ofert Zamawiający dokona wyboru oferty, która spełnia kryteria określone w punktach I-IV oraz przedstawi najniższą cenę realizacji usługi.
8. Oferent przedstawi ofertę według załączonego wzoru, stanowiącego Załącznik nr 1 do zapytania.
9. Do oceny dopuszczone będą tylko oferty poprawnie wypełnione. Nie dopuszcza się modyfikacji Załącznika nr 1 i Załącznika nr 2 (poza miejscami wskazanymi do wypełnienia/uzupełnienia).
10. Do oferty obowiązkowo należy dołączyć oświadczenie o braku powiązań kapitałowych lub osobowych (Załącznik nr 2).
VI. Waga punktowa oceny oferty
1.Zamawiający dla oceny oferty ustala następującą wagę punktową :
100% punktów (100 punktów) - cena całościowa usługi stanowiącej przedmiot zapytania ofertowego.
2. Dla złożonych ofert zostanie utworzona lista rankingowa. Miejsce na liście będzie uzależnione od ceny całościowej usługi stanowiącej przedmiot zapytania ofertowego, w kolejności od najniższej do najwyższej. 100 punktów zostanie przyznane ofercie opiewającej na najniższą kwotę, każda kolejna wyższa oferta uzyska odpowiednio po 5 punktów mniej.
3. Zamawiający zastrzega sobie prawo do weryfikacji wszystkich ofert z listy rankingowej, które nie przekraczają środków założonych na realizację działania w projekcie.
4. W przypadku ofert, które uzyskają taką samą liczbę punktów Zamawiający podejmie negocjacje celem wyłonienia najniższej cenowo oferty dla przedmiotowego zapytania ofertowego.
VII. Zawiadomienie o wyborze oferty
1.Zamawiający powiadomi pisemnie wszystkich oferentów o wynikach w terminie do 7 dni roboczych po zakończeniu procedury konkurencyjności.
W razie pytań lub wątpliwości prosimy o kontakt z Agnieszką Szubą dostępną pod numerem telefonu (74) 665 11 11.
Załącznik nr 1
………
Miejscowość, data
Oferta na organizację usługi polegającej na wynajęciu sali przez Zamawiającego, celem zorganizowania spotkania dla 60 osób
I. Dane oferenta oraz dane do kontaktu
………
………..
………..
II. Oferujemy realizację usługi spełniając wymagania Zamawiającego, zgodnie z poniższym opisem:
1. Usługa polegająca na wynajęciu sali przez Zamawiającego, celem zorganizowania spotkania dla 60 osób według następujących kryteriów:
1. Sala umożliwiająca w sposób komfortowy przeprowadzenie spotkania dla 60 osób o powierzchni min. 100 m2.
2. Sala wyposażona w stoły (min. 16) i krzesła (min.80) z możliwością ich przestawiania.
3. Sala wyposażona w następujący sprzęt: rzutnik multimedialny, ekran projekcyjny, tablice typu Flip chart (3 sztuki), stały bezprzewodowy dostęp do internetu, stolik na sprzęt
multimedialny, nagłośnienie.
4. Na drzwiach wejściowych do budynku, ze szczególnym uwzględnieniem drzwi sali, możliwość przywieszenia informacji o odbywającym się spotkaniu i o jego współfinansowaniu.
5. W sali będzie możliwość przywieszania do ścian lub przygotowanych powierzchni kartek typu flipchart.
6. W sali możliwy będzie dostęp do sieci energetycznej zapewniającej podłączenie komputera, rzutnika itp.
7. Sala powinna posiadać okna z dostępem do światła dziennego, umożliwiające wietrzenie sali dostępne z poziomu podłogi.
8. Sala powinna posiadać scenę ( podest).
9. Sala powinna posiadać dostęp do szatni dla min. 60 osób.
10. Sala zostanie posprzątana przez Oferenta przed spotkaniem i po spotkaniu.
11. Sala powinna być dostępna na 2 godz. przed rozpoczęciem spotkania oraz 2 godz. po zakończeniu spotkania.
12. Sala nie może znajdować się w piwnicy lub suterenie.
13. Dostęp do sali dla osób niepełnosprawnych możliwy od poziomu wejścia do budynku.
14. Sala posiada dostęp do –zaplecza kuchennego i toalety bez konieczności wychodzenia na zewnątrz budynku.
15. Sala posiada dostęp do parkingu (przy budynku, w którym realizowana jest usługa) 16. Sala powinna znajdować się we Wrocławiu, w odległości do 5 km od dworca PKP Wrocław
Główny.
17. Przystanki komunikacji publicznej powinny znajdować się w odległości nie większej niż 200 m od obiektu, w którym realizowana jest usługa.
18. Usługa zostanie wykonana w dniu 12 grudnia 2014r.- 8 godzin
2. Obowiązkowe kryteria dodatkowe zostaną spełnione w następujący sposób:
1. W przypadku zaistnienia braku możliwości realizacji usługi z przyczyn losowych niezależnych od Oferenta, jako Oferent zapewnimy realizację usługi przez innego Wykonawcę o takim samym standardzie. Zarazem inny Wykonawca spełni kryteria wymienione w punkcie II.
2. Inny wskazany przez nas Wykonawca musi uzyskać akceptację Zamawiającego na minimum 2 dni przed terminem realizacji usługi. Ewentualne koszty związane z udzieleniem akceptacji poniesiemy jako Oferent ( m.in. koszty przejazdu, wyżywienia obsługi projektu).
3. Akceptujemy termin płatności do 30 dni roboczych od daty wystawienia faktury. Faktura zostanie wystawiona po wykonaniu usługi. Akceptujemy, że Zamawiający zastrzega możliwość wydłużenia terminu płatności w miarę posiadanych środków dostępnych na koncie projektowym.
3. Cena realizacji usługi:
A. Cena całościowa usługi dla 60 osób:
brutto ………..(słownie:………..………..)
netto ………..(słownie:………..………..) 4. Wyrażamy zgodę na:
a/ rezygnację z zamówionych usług w terminie do 1 dnia przed realizacją usługi
b/ osobistą weryfikację przez Zamawiającego spełnienia przez Oferenta kryteriów określonych w punktach I-III oraz zobowiązujemy się do poniesienia kosztów związanych z procesem weryfikacji, w szczególności koszty dojazdu, zakwaterowania i wyżywienia obsługi projektu.
c/ proporcjonalne obniżenie ceny usługi w przypadku mniejszej liczby odbiorców usług
i poinformowaniu o tym fakcie Oferenta, co najmniej na 2 godziny przed rozpoczęciem wydarzenia (o ile zmniejszenie nie przekracza 20 % zamówienia dla każdorazowego pobytu grupy)
d/ możliwość podjęcia negocjacji celem obniżenia ceny oferty.
……….. .………
Czytelny podpis osoby upoważnionej do Pieczęć podmiotu przedstawiania oferty
Załącznik nr 2
OŚWIADCZENIE PODMIOTU UBIEGAJĄCEGO SIĘ O UZYSKANIE ZAMÓWIENIA W RAMACH PROCEDURY KONKURENCYJNOŚCI WG
KODÓW CPV:
70220000-9 wynajem sali na spotkanie
(usługi wynajmu lub leasingu nieruchomości innych niż mieszkalne)
Dla projektu pn.: „Modelowe Rady Działalności Pożytku Publicznego” realizowanego w ramach POKL Priorytet 5. Dobre rządzenie, Działanie 5.4 Rozwój potencjału trzeciego sektora, Poddziałanie 5.4.2
Rozwój dialogu obywatelskiego
Oświadczamy, iż dla złożonej oferty nie występują powiązania kapitałowe lub osobowe między Regionalnym Centrum Wspierania Inicjatyw Pozarządowych lub osobami upoważnionymi do zaciągania zobowiązań w imieniu Regionalnego Centrum Wspierania Inicjatyw Pozarządowych lub osobami wykonującymi w imieniu Regionalnego Centrum Wspierania Inicjatyw Pozarządowych czynności związane z przygotowaniem i przeprowadzeniem procedury wyboru Wykonawcy, a Wykonawcą, polegające w szczególności na:
I . Uczestniczeniu w spółce jako wspólnik spółki cywilnej lub spółki osobowej;
II. Posiadaniu co najmniej 10 % udziałów lub akcji;
III. Pełnieniu funkcji członka organu nadzorczego lub zarządzającego, prokurenta, pełnomocnika;
IV. Pozostawaniu w związku małżeńskim, w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa w linii prostej, pokrewieństwa lub powinowactwa w linii bocznej do drugiego stopnia lub w stosunku przysposobienia, opieki lub kurateli.
…….………. ………
Pieczęć podmiotu Podpis osoby upoważnionej do składania ofer ty
