RAPORT Z AUDITU SYSTEMU ZARZĄDZANIA

(1)

Polskie Centrum Badań i Certyfikacji S.A.

ul. Puławska 469, 02-844 Warszawa Zespół ds. Certyfikacji Systemów Zarządzania

RAPORT Z AUDITU

SYSTEMU ZARZĄDZANIA

FBC 19; Arkusz 4, wyd. 14 ważne od 02.09.2020 strona 1 z 8

A. Wprowadzenie

Wszelkie informacje oraz dane zebrane podczas auditu są traktowane jako poufne przez wszystkich członków zespołu auditującego PCBC S.A. i posłużą wyłącznie do realizacji przez PCBC S.A. czynności objętych zakresem umowy.Raport jest własnością PCBC S.A. Rozpowszechnianie raportu przez auditowany podmiot – bez ograniczeń ale zawsze w całości.

1. Identyfikacja Organizacji objętej auditem

Nazwa Organizacji zgodnie z KRS / dokumentem rejestrowym/:

Urząd Miasta Częstochowy - Częstochowa Adres rejestrowy siedziby / centrali:

42-217 Częstochowa, ul. Śląska 11/13 Nr Umowy: 2129/J/5/2019 Data auditu: 12-13.10.2020r.

2. Rodzaj i cel auditu:

Audit nadzoru I

Ocena funkcjonowania wdrożonego systemu zarządzania klienta pod kątem stałego spełnienia wymagań określonych w kryteriach auditu.

3. Kryteria auditu:

Norma, wymagania: PN-EN ISO 9001:2015-10 Umowa z Organizacją (określona w punkcie A.1.)

Zdefiniowane procesy oraz dokumentacja systemu zarządzania Organizacji aktualna na dzień auditu.

4. Zespół auditujący i osoby towarzyszące (imię i nazwisko) Auditor Wiodący (AW): Stanisława Szołtysek

B. Zakres certyfikacji

Zgodny z zakresem dotychczasowym, obejmujący: „Realizacja usług w zakresie administracji publicznej”.

C. Ustalenia i wnioski z auditu

1. Proces oceny

Audit przeprowadzono zgodnie z procedurami PCBC. W trakcie auditu sprawdzono praktyczne funkcjonowanie

(2)

PCBC S.A. RAPORT Z AUDITU SYSTEMU ZARZĄDZANIA

strona 2 z 8^{Arkusz 4}

FBC 19 zał. do PBC 01 wydanie 14 ważne od 02.09.2020

NR UMOWY: 2129/J/5/2019 TERMIN AUDITU: 12-13.10.2020r.

2. Zdefiniowane spostrzeżenia / niezgodności

Zdefiniowane Liczba niezgodności/spostrzeżeń Karty niezgodności nr kolejny karty (wpisać ND – jak nie dotyczy) Niezgodności

Małe 0 ND

Duże 0 ND

Krytyczne* ND

Spostrzeżenia 0 ND

* dotyczy wyłącznie FSSC

3. Wyniki poprzedniego audit (data poprzedniego auditu: 17-18.10.2019)

Wyniki ostatniego auditu zostały poddane przeglądowi, w celu zapewnienia wdrożenia odpowiednich działań korygujących i doskonalących w odniesieniu do zidentyfikowanych niezgodności/spostrzeżeń.Stwierdzono, że:

Numery NZG/SA z poprzedniej oceny, których dotyczy opis 1 Wszystkie niezgodności i/lub spostrzeżenia zidentyfikowane podczas

poprzedniej oceny zostały uwzględnione, a wprowadzone korekcje i/lub działania korygujące są skuteczne wdrożone.

ND

2 Niezgodności zidentyfikowane podczas poprzedniej oceny nie zostały w dostateczny sposób skorygowane, i są elementy wymagającego dalszego doskonalenia zidentyfikowane w niniejszym raporcie.

Numery Kart niezgodności z bieżącej oceny:

TAK/NIE/ND* ND

3 Działania podjęte dla spostrzeżeń zidentyfikowanych podczas poprzedniej oceny nie są wystarczające i są elementy wymagającego dalszego doskonalenia zidentyfikowane w niniejszym raporcie . Numery spostrzeżeń /Kart niezgodności z bieżącej oceny:

TAK/NIE/ND* ND

*wpisać TAK lub NIE lub ND, w przypadku auditu początkowej certyfikacji ND 4. Rekomendacjezespołu auditorów:

w wyniku auditu NADZORU zespół auditorów wnioskuje o:

• utrzymanie ważności certyfikatu

D. Ocena zgodności

Wymagania standardów o strukturze HLS:

PN-EN ISO 9001:2015-10;

systemu zarządzania Organizacji.Podczas auditu kompetentne osoby przedstawiły swoje zakresy działania na podstawie przykładów z codziennej praktyki. Metodyka auditu obejmowała wywiady, obserwacje działań oraz przegląd udokumentowanych informacji.Ilość wybranych obszarów była reprezentatywną próbką dla auditowanej Organizacji. W trakcie auditu zebrano obiektywne dowody pozwalając na wiarygodną ocenę ujętych w planie elementów systemu zarządzania.

--- ---

(3)

PCBC S.A. RAPORT Z AUDITU SYSTEMU ZARZĄDZANIA

4 Kontekst organizacji - HLS

Organizacja określiła kontekst zewnętrzny i wewnętrzny istotny dla celu i strategicznego kierunku działania Urzędu Miasta Częstochowy. Analizy czynników zewnętrznych i wewnętrznych ważnych dla funkcjonowania Zintegrowanego Systemu Zarządzania dokonuje się na bieżąco. Najwyższe Kierownictwo na bieżąco analizuje sytuację spowodowaną Pandemią COVID -19 i dostosowuje pracę i funkcjonowanie poszczególnych Wydziałów Urzędu Miasta do potrzeb i zainteresowania klientów. Wymagania pkt .4 zostały spełnione

Pozytywy:ND

Niezgodności (treść i numer karty): ND Spostrzeżenia(treść i numer): ND

5 Przywództwo - HLS

Najwyższe Kierownictwo wykazuje przywództwo i zaangażowanie w odniesieniu do systemu zarządzania oraz jego doskonalenia, w tym również w obszarze orientacji na Klienta. Świadczy o tym udokumentowana Polityka Jakości, która jest odpowiednia dla celu istnienia i do kontekstu organizacji jaką jest Urząd Miasta Częstochowy. Posiedzenia Kolegium Prezydenta Miasta– gdzie omawiane i zatwierdzane są cele, zadania oraz analizowane , omawiane i zatwierdzana szanse i ryzyka do celów i zadań .Podejmowanie intensywnych działań zmierzających do minimalizacji zagrożeń dla zdrowia publicznego jakie niesie Pandemia Covid 19. Na podstawie zebranych dowodów z auditu stwierdzono, że wymagania normy w zakresie punktu 5 są spełnione.

Pozytywy:

1. Aktywność i zaangażowanie Prezydenta Miasta oraz członków najwyższego kierownictwa ukierunkowana na sprawne zarządzanie miastem, oraz zarządzanie skierowane w sferę działań gospodarczych, profilaktycznych, zdrowia i bezpieczeństwa mieszkańców i turystów.

2. Konsekwentna realizacja przyjętej Strategii Rozwoju Miasta wraz z celami operacyjnymi i zadaniami realizowanymi przez Wydziały UM.

3. Zaangażowanie Najwyższego Kierownictwa w ocenę i ciągłe doskonalenie ZSZ.

4. Komunikacja z mieszkańcami jako priorytet w działaniu Prezydenta i budowaniu pozytywnego wizerunku administracji.

5. Zintegrowany System Zarządzania jako sprawdzone narzędzie w zarządzaniu w sytuacjach kryzysowych jakim jest obecnie Pandemia Covid -19.

6 Planowanie - HLS

(4)

PCBC S.A. RAPORT Z AUDITU SYSTEMU ZARZĄDZANIA

Zebrane w trakcie auditu w UM Częstochowa dowody wskazują, że wymagania normy w zakresie punktu 6 a mianowicie: planowanie zarówno w działaniach odnoszących się do celów jakościowych, ryzyk i szans a także planowania zmian są spełnione.

Pozytyw:

Wysoka świadomość i zaangażowanie pracowników w realizację wytyczonych celów oraz systematyczne doskonalenie funkcjonowania Zintegrowanego Systemu Zarządzania.

7 Wsparcie - HLS

Na podstawie zebranych dowodów z auditu stwierdzono, że organizacja określiła i zapewniła zasoby i środowisko potrzebne do utrzymywania i ciągłego doskonalenia systemu zarządzania jakością. Przedłożyła udokumentowane informacje potwierdzające, że audytowanym obszarze wymagania normy w zakresie punktu 7 są spełnione.

Pozytywy:

1. Systematyczny i skuteczny nadzór nad dokumentami systemowymi, zaangażowanie Pełnomocnika i pracowników UM w ciągłe doskonalenie.

2. Zaangażowanie pracowników Biura Obsługi Interesantów Wydziału Nadzoru i Administracji w terminową realizację zadań. Dobra znajomość funkcjonowania ZSZ.

3. Wysoka wiedza merytoryczna i ogromne zaangażowanie Pani Pełnomocniczki Prezydenta ds. Równych Szans oraz konsekwentne działania w zakresie inicjatyw i programów na rzecz równego traktowania.

8 Działania operacyjne - HLS

Organizacja zaplanowała , wdrożyła i nadzoruje procesy potrzebne do spełnienia wymagań dotyczących dostarczania wyrobów i usług. Zebrane i ocenione dowody z auditu potwierdzają, że w audytowanym obszarze wymagania normy w zakresie punktu 8 są spełnione.

Pozytywy:

1. Wysoka ocena działalności Kierownika USC – Proklienckie podejście do interesanta, doskonalenie jakości obsługi.

„Załatwianie spraw od ręki” - wydawanie odpisów aktów stanu cywilnego, wydawanie aktów zgonu, co ma ogromny wpływ na zadowolenie klienta szczególnie w obecnie w trudnym dla wszystkich czasie pandemii Covid19.

(5)

PCBC S.A. RAPORT Z AUDITU SYSTEMU ZARZĄDZANIA

2.Dobra praktyka z zakresu „Rejestracja spraw stanu cywilnego-realizacja zadań zleconych z zakresu administracji rządowej” w ramach przedsięwzięcia Benchmarking.

3. Urząd Stanu Cywilnego Częstochowa jako lider w akcji „Masowa migracja papierowych aktów stanu cywilnego do Systemu Rejestrów Państwowych”.

4. Aktywność i ogromne zaangażowanie Pani Naczelnik i pracowników Wydziału Zdrowia w sprawną organizację, zarządzanie i współpracę z innymi podmiotami skierowaną na minimalizację zagrożeń dla zdrowia publicznego jakie niesie zakażenie koronawirusem SARS -COV-2 powodującym chorobę Covid 19.

5.Bieżące monitorowanie sytuacji związanej z Pandemią COVID 19 – wysokie zaangażowanie Naczelnika Wydziału KOSO w działania związane z bezpieczeństwem mieszkańców i turystów oraz współpracę z instytucjami zaangażowanymi w walce z Pandemią Covid 19.

9 Ocena efektów działania/wyników - HLS

Urząd Miasta Częstochowy monitoruje , dokonuje pomiarów , analizuje i ocenia efekty działania oraz skuteczność Zintegrowanego Systemu Zarządzania . Realizuje audity wewnętrzne, przeprowadza przegląd systemu zarządzania jakością powiązany z ocena kontroli zarządczej. Na podstawie zebranych dowodów z auditu stwierdzono, że w audytowanym obszarze wymagania normy w zakresie punktu 9 są spełnione.

Pozytywy: ND

10 Doskonalenie - HLS

Kierownictwo Urzędu Miasta Częstochowy dba o ciągłe doskonalenie Zintegrowanego Systemu Zarządzania

w zakresie jego przydatności , adekwatności i skuteczności. Na podstawie zebranych dowodów z auditu stwierdzono, że w audytowanym obszarze wymagania normy w zakresie punktu 10 są spełnione.

Pozytywy:

1. Eksperckie podejście do spraw SZJ Pełnomocnika ISO oraz osób bezpośrednio odpowiedzialnych za funkcjonowanie Zintegrowanego Systemu Zarządzania, co przekłada się bezpośrednio na profesjonalne zarządzanie i funkcjonowanie Urzędu. Wzorowo prowadzona i aktualizowana dokumentacja systemowa .

2. Ciągłe doskonalenie i wykorzystanie narzędzia informatycznego NOSEK do oceny Systemu kontroli zarządczej powiązanej z systemem zarządzania jakością.

(6)

PCBC S.A. RAPORT Z AUDITU SYSTEMU ZARZĄDZANIA

E: Informacje dodatkowe

Lp. Odpowiedzieć na pytania. Jeżeli zasadne wpisać krótki komentarz pod zadanym pytaniem.

1. Czy wystąpiły odchylenia od planu auditu?

NIE

1. 2. Czy wystąpiły istotne kwestie mające wpływ na program auditów?

NIE

2. 3. Czy od ostatniego auditu (w tym etapu I) wystąpiły istotne zmiany mające wpływ na system zarządzania klienta?

NIE

3. 4.

Czy wystąpiły zmiany w wymaganiach certyfikacyjnych, prawnych, akredytacyjnych;

w strukturze organizacyjnej; w zagadnieniach dotyczących odpowiednich stron zainteresowanych?

NIE

4. 5. Czy są wymagania, które organizacja uznała za nie mające zastosowania w jej systemie zarządzania?

NIE

6. Czy jest podane właściwe uzasadnienie dla wymagań uznanych przez organizację za nie mające zastosowania w jej systemie?

ND

7. Czy zakres certyfikacji jest adekwatny do prowadzonej działalności?

TAK

8.

Czy stosowanie certyfikatów i znaków certyfikowanego systemu jest zgodne z umową o certyfikację z PCBC SA?

Certyfikat ISO wywieszony w holu wejściowym do Urzędu Miasta Częstochowa.

Znak certyfikowanego systemu zgodny z wymaganiami PCBC.SA, stosowany w komunikacji pisemnej.

TAK

9.

Czy wystąpiły skargi stron zainteresowanych skierowane do klienta lub skargi dotyczące klienta, które otrzymało PCBC S.A.?

Skargi stron zainteresowanych skierowane do klienta były przedmiotem badania auditowego.

Skargi rozpatrzone przez Organizację w większości zostały uznane jako bezzasadne.

W stosunku do skarg zasadnych podjęto stosowne działania naprawcze.

TAK

10. Czy praca zmianowa była auditowana? W przypadku zaznaczenia opcji TAK, należy podać liczbę zmian i godziny pracy, każdej zmiany:

Jeżeli nie jest auditowana każda zmiana, należy podać uzasadnienie od odstąpienia auditowania każdej zmiany.

ND

11. Czy występuje spójności pomiędzy polityką, celami i zadaniami organizacji?

TAK

12. Czy zdolność systemu zarządzania do spełnienia mających zastosowanie wymagań i oczekiwanych wyników potwierdza jego zgodność i skuteczność? TAK

(7)

PCBC S.A. RAPORT Z AUDITU SYSTEMU ZARZĄDZANIA

F: Podsumowanie wyników auditu

Organizacja ustanowiła, wdrożyła i utrzymuje system zarządzania zgodny kryteriami odniesienia. W wyniku przeprowadzonego auditu oraz uzyskanych dowodów potwierdzona została zdolność systemu do spełniania mających zastosowanie wymagań, osiągania oczekiwanych wyników oraz realizacji celów w zdefiniowanym zakresie systemu. Organizacja przedstawiła dowody skutecznego funkcjonowania, utrzymywania i doskonalenia systemu zarządzania, w tym dowody realizacji auditów wewnętrznych i przeglądów zarządzania. Przyjęte cele auditu zostały zrealizowane, stosowność zakresu certyfikacji potwierdzona.

W trakcie auditu nie stwierdzono niezgodności, jednak należy uwzględnić fakt, że audit jest prowadzony metodą próbkowania i nie zawsze obejmuje całości systemu.

Podczas auditu wskazano mocne strony systemu (pozytywy), przywołane w niniejszym raporcie.

Rekomendacje zespołu auditorów znajdują się w sekcji C p. 4.

G: Wykaz załączników do raportu

Planowana data kolejnego

auditu:(miesiąc. rok) 14-15.10.2021 Data opracowania raportu: 4.11.2020 Raport opracował:

auditor wiodący:(imię i nazwisko) Stanisława Szołtysek Raport zatwierdził:

Lp. ZAŁĄCZNIKI Zaznaczyć TAK jeśli załącznik występuje w pakiecie Raportowym PCBC KLIENT TAK/NIE

1.1 FBC 19-1 Arkusz 1 Program auditów (łącznie arkuszy -1) x - TAK

1.2 FBC 19-1 Arkusz 1 Program auditów– dla auditu przejścia x - NIE

1.3 FBC 48 Samoocena - dla auditu przejścia x - NIE

2 FBC 19-Arkusz 1 Plan auditu - przekazany Organizacji przed auditem x x TAK 3 FBC 19-Arkusz 3 Lista osób uczestniczących w audicie (łącznie arkuszy -1) x - TAK

4 FBC-19- Arkusz 4D– Dowody z auditu (łącznie arkuszy -1) x - TAK

5.1 FBC-19- Arkusz 5/F, Ustalenia z auditu w odniesieniu do FSSC 22000, wersja 5 x x NIE

5.2 FBC-19- Arkusz 5/W, Ustalenia z auditu w odniesieniu do WSK x - NIE

6.1 FBC 19-Arkusz 7 Karty niezgodności– przekazane Organizacji podczas auditu(łącznie

arkuszy - ) x x NIE

6.2 FBC 19-Arkusz 7/FSSC Karty niezgodności– przekazane Organizacji podczas auditu

(łącznie arkuszy - ) x x NIE

7.1 FBC 19 Arkusz 8 Karta z propozycjami zakresu i formy certyfikatu - przekazane

Organizacji podczas auditu x x NIE

7.2 FBC 19 Arkusz 8/FSSC Karta z propozycjami zakresu i formy certyfikatu

przekazane Organizacji podczas auditu x x NIE

8 FBC 45 Wykaz świadczeń opieki zdrowotnej x - NIE

(8)

PCBC S.A. RAPORT Z AUDITU SYSTEMU ZARZĄDZANIA

Kierownik Zespołu ds. Certyfikacji Systemów Zarządzania

/Osoba upoważniona

(imię i nazwisko, podpis, data) ---

Elektronicznie podpisany przez Joanna Nowak- Milewska Data: 2020.11.04 13:24:39 +01'00'