System informatyczny jako system wspomagający
zarządzanie
Systemu informatycznego wspomagającego zarządzanie
• Zdefiniowanie systemu informatycznego wspomagającego zarządzanie wymaga
ogólnego sposobu działania przedsiębiorstwa (lub innej organizacji, zarządzanie którą system informatyczny wspomaga). Ogólny model
działania przedsiębiorstwa przedstawia rysunek.
W każdym przedsiębiorstwie można wyróżnić dwa ściśle powiązane ze sobą podsystemy:
– Wykonawczy – Zarządzania
Podsystem wykonawczy
• W podsystemie wykonawczym realizowane są podstawowe procesy, do których wykonywania została powołana dana organizacja oraz wspomagające je procesy pomocnicze. Procesy podstawowe obejmują:
– Zaopatrzenie w surowce, wytwarzanie wyrobów gotowych oraz ich sprzedaż i dystrybucję – w przypadku przedsiębiorstwa produkcyjnego
– Zaopatrzenie w towary, ich magazynowanie, sprzedaż i dystrybucję – w przypadku przedsiębiorstwa handlowego
– Świadczenie (wytwarzanie) usługi – w przypadku przedsiębiorstwa usługowego.
• W ramach tych procesów przetwarzane są niezbędne środki rzeczowe i nierzeczowe (zwane zasileniem rzeczowo-finansowym) przy użyciu pracy ręcznej, mechanicznej lub automatycznej.
• Realizację procesów podstawowych zabezpieczają procesy pomocnicze, które obejmują m.in.:
– Zasilenia w energię, wodę
– Remonty, konserwacje i usuwanie awarii maszyn i urządzeń – Badania marketingowe i reklamę
– Prace badawczo-rozwojowe – Obsługę księgowości i finansów – Obsługę kadrowo-płacową – Obsługę prawną
– Inne procesy wspomagające i zabezpieczające procesy podstawowe.
Podsystem zarządzania
• Podsystem zarządzania jest odpowiedzialny za funkcjonowanie
całego przedsiębiorstwa i wszystkie procesy. Jego działanie polega na wypełnianiu pięciu podstawowych funkcji zarządzania:
– Wytyczanie celów
– Planowanie działalności
– Organizowanie warunków dla wykonania planów – Motywowanie pracowników
– Kontrola wykonania planów
• Głównym zadaniem podsystemu zarządzania jest sterowanie działaniem podsystemu wykonawczego. Wymaga ono:
– Analizowania informacji z otoczenia przedsiębiorstwa
– Analizowania informacji pochodzących z systemu wykonawczego
– Podejmowania decyzji i przekazywania ich do systemu wykonawczego – Przekazywania niezbędnych danych technicznych i ekonomicznych do
realizacji zadań (wzorców, normatywów, konstrukcji, technologii, wskaźników ekonomicznych itp.).
System informacyjny zarządzania
• Sterowanie (zarządzanie) działaniem systemu wykonawczego wymaga istnienia sprawnego systemu zbierania, przetwarzania, przesyłania i prezentacji informacji. Ten system nazywany jest systemem informacyjnym wspomagającym zarządzanie.
• System informacyjny zarządzania to taki system informatyczny, który przetwarza dane ekonomiczne i techniczne, opisujące
organizację gospodarczą (lub inną instytucję), zdarzenia i procesy w niej zachodzące oraz jej otoczenie, w informacje ułatwiające
podejmowanie decyzji.
• To jaki zakres systemu informacyjnego zostanie poddany
informatyzacji zależy głównie od możliwości i potrzeb organizacji.
Wpływ na decyzje co, kiedy i w jakiej kolejności należy skomputeryzować, może mieć także instytucja nadrzędna.
System informacyjny organizacji
System wytwarzania
System informacyjny
Zasilanie Wyroby (usługi)
Informacje WE/WY
8 6 2 3
1 7
4 5 9
b a 10
c
System zarządzania
Relacje między systemem zarządzania, informacyjnym i wytwarzania
Rodzaje systemów
• Z kompleksowym systemem
informatycznym zarządzania mamy do czynienia wtedy, gdy wspomaga on
wszystkie lub prawie wszystkie funkcje działania przedsiębiorstwa. System
odcinkowy to natomiast taki, który swym zakresem obejmuje jedynie niektóre z nich (np. naliczanie płac lub prowadzenie
księgowości).
Cele SIZ
• Celem SIZ jest dostarczenie decydentom terminowych i dokładnych danych, pozwalających na podejmowanie i wprowadzanie w życie niezbędnych decyzji,
optymalizujących współdziałanie ludzi, materiałów, maszyn i środków pieniężnych po to, aby w sposób najskuteczniejszy osiągnąć postawione przez
organizacją cele. Istotą działania SIZ jest komputerowe wspomaganie procesu zarządzania, czyli
odzwierciedlenie przebiegu tego procesu i sterowanie jego przebiegiem poprzez automatyczne przetwarzanie danych.
Funkcje SIZ
• Do funkcji systemu informacyjnego zarządzania tradycyjnie zalicza się:
– Planowanie i prognozowanie
– Rejestrowanie zaistniałych stanów rzeczywistych (ewidencję operatywną)
– Kontrolę (przez ustalanie odchyleń od norm, planu, zadań) – Sprawozdawczość i analizę.
• Przesyłanie informacji między systemem zarządzania i systemem wykonawczym odbywa się w dwóch kierunkach.
• Podsystem zarządzania przekazuje do podsystemu wykonawczego informacje o tym, co, jak, gdzie i kiedy ma być realizowane oraz
odbiera informacje zwrotne o wykonaniu zadań. Z góry na dół biegną informacje sterujące (kanał zarządzania), które stymulują wykonanie zadań planowych, a z dołu do góry – informacje
sprawozdawcze (kanał realizacji) o tym co, w jakiej kolejności i kiedy zostało wykonane.
Uwarunkowania
• W systemie zarządzania odbywa się przetwarzanie informacji o systemie wykonawczym i otoczeniu organizacji w decyzje
niezbędne do osiągnięcia wyznaczonych celów. Przetwarzanie i analizowanie informacji oraz podejmowanie decyzji odbywa się w wielu punktach i węzłach, które wymieniają między sobą informacje.
• Można powiedzieć, że system informacyjny służy do przekazywania informacji w linii pionowej (kanały zarządzania i realizacji) i linii
poziomej (koordynowanie i powiadamianie), a systemy zarządzania, wytwarzania i informacyjny przenikają się wzajemnie.
• Według Scheera system informacyjny zarządzania można
przedstawić w postaci piramidy zintegrowanych podsystemów.
• Systemem informatycznym zarządzania nazywamy systemem zintegrowanym, jeśli dane wprowadza się do bazy tylko raz i od momentu wprowadzenia są dostępne dla wszystkich uprawnionych użytkowników i aplikacji.
