Płace VULCAN. Płace Vulcan Obieg listy płac

(1)

Płace Vulcan – Obieg listy płac

Obieg listy płac VULCAN to dodatkowa funkcjonalność w programie Płace VULCAN, która

umożliwia elektroniczny podpis listy płac przy użyciu podpisu kwalifikowanego oraz jej przepływ pomiędzy pracownikami zarówno Centrum Usług Wspólnych jak i obsługiwanych przez nich jednostek

.

I. Pierwszym krokiem do tego, aby prawidłowo użyć Obiegu listy płac VULCAN, jest niezmiernie ważna, odpowiednia konfiguracja aplikacji przez podanie jej parametrów.

1. W aplikacji Płace VULCAN należy wybrać Konfiguracja/Parametry/Parametry inne/Listy płac:

a. W zakładce Podpisy w sekcji Definicje podpisów elektronicznych należy wskazać o jakich i z jakim dopiskiem pod listą płac, będą ją podpisywać użytkownicy. W tym celu należy określić i uzupełnić:

• Nagłówek – wpisana treść będzie znajdowała się na liście płac nad imieniem i nazwiskiem osoby podpisującej,

• Stopka – wpisana treść będzie znajdowała się na liście płac pod imieniem i nazwiskiem osoby podpisującej,

• Nazwa – widoczna będzie w dalszej konfiguracji (np. przy wskazywaniu osoby podpisującej przy tym stanowisku),

• Rodzaj:

o Podpis globalny – osoba powiązana z podpisem będzie wspólna dla wszystkich jednostek (np. Dyrektor CUW). Wskazanie tej osoby jest opisane w pkt.1d.

o Podpis jednostkowy – z tym rodzajem podpisu można powiązać różne osoby w zależności od jednostki. Wskazanie tych osób jest opisane w pkt.2.

Szczególnym podpisem jednostkowym jest podpis osoby zatwierdzającej listę płac. Z takim podpisem nie trzeba wiązać żadnej dodatkowej osoby – będzie ona ustalana automatycznie przez aplikację na podstawie użytkownika zatwierdzającego listę płac. W przypadku, gdy dany podpis będzie składać osoba zatwierdzająca listę płac, należy w podpisie ustawić opcję Osoba zatw.

listę płac=TAK.

Płace VULCAN

(2)

Płace VULCAN. Płace Vulcan – Obieg listy płac 2/10

Uwaga! Na każdej liście płac musi występować podpis osoby zatwierdzającej listę płac, od której będzie rozpoczynany proces elektronicznego podpisu listy płac, z wyjątkiem sytuacji, w której podpisywanie list jest ustawione według określonej kolejności i będzie ona inaczej określona przez użytkownika (pkt.1b).

Uwaga! Należy uzupełnić jedno z pól Nagłówek lub Stopka.

b. W zakładce Inne w sekcji Podpisywanie elektroniczne list płac należy ustawić parametr Podpisywanie wg kolejności:

• Tak – ten parametr będzie oznaczał, że osoby podpisujące listę płac będą zobligowane przystąpić do podpisu listy zawsze w określonej kolejności, jeden po drugim.

• Nie – ten parametr oznacza, że wskazane osoby, które podpisują listy płac będę mogły podpisywać je równolegle, po tym gdy lista zostanie podpisana przez Specjalistę ds.

płac zatwierdzającego tę listę.

c. W zakładce Szablony podpisów elektronicznych należy utworzyć szablony podpisów, które będą przypisywane do tworzonych list płac. Ze względu na specyfikę obsługiwanych w programie jednostek oraz rodzaju list płac można stworzyć szablony dostępne dla wszystkich jak i wybranych jednostek. W celu dodania nowego szablonu należy skorzystać z ikony Dodaj, a następnie:

• Uzupełnić Nazwę szablonu (w przypadku używania wielu szablonów, zachęcamy do sprecyzowania jakiego typu listy będą miały być podpisywane w tym szablonie),

• Wskazać z dostępnych elementów Wymagalne podpisy, które będą występowały na danej liście płac.

Uwaga! Ważna jest kolejność wybranych podpisów, ponieważ w takiej będą one wyświetlane na listach płac. Kolejność podpisów jest szczególnie istotna w przypadku wyboru parametru Podpisywanie wg kolejności=TAK, ponieważ ta kolejność będzie zachowana przy składaniu podpisu przez wskazane osoby.

• Wskazać czy szablon ma być Dostępny we wszystkich jednostkach:

o Tak – oznacza, że we wszystkich obsługiwanych jednostkach szablon będzie dostępny do użycia,

o Nie – oznacza, że tylko wybrane, wskazane w tym miejscu jednostki będą mogły korzystać z tego szablonu podpisów.

(3)

Uwaga! Każdy zdefiniowany szablon musi zawierać podpis osoby zatwierdzającej listę płac.

d. W zakładce Osoby podpisujące należy wskazać osoby dla wszystkich podpisów zdefiniowanych w zakładce Podpis w sekcji Definicje podpisów elektrycznych ze wskazanym rodzajem Globalny (patrz pkt. 1a).

• W celu wskazania osoby należy:

o Wybrać Podpis (tj. wcześniej zdefiniowany na zakładce Podpis),

o Wskazać Osobę – znajduje się tu lista użytkowników (Nazwisko, imię, login), którzy na Platformie VULCAN mają nadane role: Specjalista ds. płac lub Dyrektor lub Podpisujący listę płac,

o Uzupełnić E-mail – na wskazany adres mailowy osoba będzie otrzymywała powiadomienia o czekających na jej podpis listach płac. (pkt. III)

Uwaga! W tym miejscu należy przypisać osoby do wszystkich wprowadzonych i używanych podpisów elektronicznych, które wskazany miały rodzaj Globalny.

Uwaga! W przypadku podpisu listy płac przez osoby, które nie mają nadanych uprawnień do programu Płace VULCAN, na Platformie VULCAN należy nadać im rolę o nazwie Podpisujący listę płac ze wskazaniem odpowiedniej jednostki. Takie osoby będą miały dostęp tylko do modułu Podpisu listy

(4)

• W tym miejscu dla każdej osoby podpisującej istnieje możliwość wskazania osoby upoważnionej do podpisu w zastępstwie. Wskazana osoba w zastępstwie będzie mogła podpisać listę płac przy użyciu podpisu kwalifikowanego. Jako osobę w zastępstwie można wskazać użytkownika, który ma nadaną jedną z ról: Specjalista ds. płac lub Dyrektor lub Podpisujący listę płac.

2. W celu powiązania osoby ze zdefiniowanymi podpisami jednostkowymi, należy przejść do Jednostka/Parametry/Podpisy elektroniczne list płac.

W tym miejscu należy wskazać dla każdej osoby, która będzie podpisywała się na liście płac, w dodanym wcześniej podpisie elektronicznym, o rodzaju Podpisu jednostkowego (patrz pkt.1a).

• W celu wskazania osoby w tym miejscu należy:

o Wybrać Podpis (tj. wcześniej zdefiniowany na zakładce Podpis),

o Wskazać Osobę – znajduje się tu lista użytkowników, którzy mają nadane uprawnienia: Specjalista ds. płac lub Dyrektor lub Podpisujący listę płac, o Uzupełnić E-mail – na wskazany adres mailowy osoba będzie otrzymywała

powiadomienia o czekających na jej podpis listach płac. (pkt. III)

Uwaga! W tym miejscu należy przypisać osoby do wszystkich wprowadzonych i używanych podpisów elektronicznych, które wskazany miały rodzaj Jednostkowy. Wyjątkiem jest podpis osoby zatwierdzającej listę płac, który nie wymaga przypisania osoby, ponieważ będzie ona automatycznie przypisana na podstawie danych użytkownika zatwierdzającego listę płac.

(5)

• W tym miejscu dla każdej osoby podpisującej istnieje możliwość wskazania osoby upoważnionej do podpisu w zastępstwie. Wskazana osoba w zastępstwie będzie mogła podpisać listę płac przy użyciu podpisu kwalifikowanego. Jako osobę w zastępstwie można wskazać użytkownika, który ma nadane jedno z uprawnień:

Specjalista ds. płac, Dyrektor, Podpisujący listę płac.

Uwaga! Dla osób zatwierdzających listę płac, upoważnionymi osobami do podpisu w zastępstwie, są wszyscy użytkownicy o roli Specjalisty ds. płac, którzy mają uprawnienia do tej jednostki.

II. Po prawidłowym skonfigurowaniu aplikacji funkcjonalność Obiegu listy płac VULCAN jest gotowa do użycia. By użyć jej w programie należy:

1. Przy wprowadzaniu nowej listy płac wskazać Szablon podpisów elektronicznych, który będzie obowiązywał po jej zatwierdzeniu:

(6)

2. Po zatwierdzeniu listy płac przypisane zostaną podpisy zgodnie z użytym szablonem, widoczne pod listą płac w układzie listy:

Uwaga! W przypadku konieczności zmiany przypisanych do listy płac podpisów należy skorzystać z przypisku Usuń e-podpisy, a następnie w Opisie listy zmienić szablon i użyć przycisku Utwórz e- podpisy (do listy zostaną przypisane osoby zgodnie z wybranym szablonem).

3. W celu złożenia elektronicznego podpisu na liście płac należy przejść do Wymiana/Podpisy list płac i przy pierwszym użyciu podpisu elektronicznego, należy potwierdzić swój podpis poprzez użycie przycisku Potwierdź, po czym należy wskazać certyfikat podpisu kwalifikowanego.

Uwaga! W celu użycia podpisu kwalifikowanego należy użyć aplikacji Vulcan.Midas.Signer.App (tej same, która jest używana przy podpisie formularzy PIT). W przypadku braku uruchomionej aplikacji, program umożliwi jej pobranie poprzez komunikat:

4. Po potwierdzeniu podpisu użytkownik będzie miał już możliwość podpisywania list płac. W zakładce Podpisy list płac znajdują się wszystkie listy płac, które oczekują na podpis użytkownika. W przypadku, gdy na podpis czeka więcej niż jedna lista płac, użytkownik może podpisać je hurtowo, zaznaczając wszystkie pozycje i wybierając ikonę Podpisz.

(7)

5. Po poprawnym podpisaniu listy płac, pojawi się komunikat:

Uwaga! W przypadku podpisywania listy płac w zastępstwie należy przejść na zakładkę Listy do podpisania w zastępstwie .

6. Stan podpisów listy płac można sprawdzić na liście zatwierdzonych list płac:

W kolumnie Status podpisu kolor:

• Niebieski – oznacza, że lista czeka na podpisy,

• Żółty – oznacza, że lista jest w trakcie podpisywania,

• Zielony – oznacza, że lista jest już podpisana przez wszystkie osoby.

(8)

7. Szczegóły dotyczące osób, które zdążyły już podpisać listę płac, a które tego jeszcze nie zrobiły, można sprawdzić w szczegółach zatwierdzonej listy płac w zakładce W układzie listy:

III. Osoby, które mają uzupełniony adres mailowy, w momencie, gdy lista płac będzie gotowa do podpisu, otrzymają wiadomość informującą o oczekującej na podpis liście w systemie Płace VULCAN:

Czas powiadomień:

• Użytkownicy, którzy występują w podpisach list z rodzajem podpisu globalnego, otrzymają powiadomienie raz dziennie, o godz. 14.00,

(9)

• Użytkownicy, którzy występują w podpisach list z rodzajem podpisu lokalnego, otrzymają powiadomienie od razu po podpisaniu listy płac przez pierwszego użytkownika.

IV. Weryfikacja podpisów

1. W pliku wydruku PDF w układzie listy, znajdują się informacje na temat zgodności podpisów kwalifikowanych oraz tego czy dokument nie został zmieniony po jego podpisaniu. W celu weryfikacji, wygenerowaną listę płac w formacie PDF należy otworzyć w aplikacji Adobe Reader i uruchomić "Panel Podpis".

2. Dodatkowo podpisaną przy użyciu podpisów kwalifikowanych listę płac można zapisać w formacie XML.

```

Plik ten jest przygotowany w standardzie umożliwiającym weryfikację autentyczności użytych na liście płac podpisów certyfikowanych. Wygenerowany z systemu plik XML, może poddać weryfikacji np. na Portalu https://weryfikacjapodpisu.pl/, na którym zostaną sprawdzone:

● Integralności – informacja o tym czy podpisany dokument nie został zmodyfikowany od czasu ich elektronicznego uwierzytelnienia,

● Podpisujący – osoby, które podpisały listy,

(10)

● Rodzaj uwierzytelnienia,

● Deklarowany czas złożenia podpisu.