ELEKTRONICZNA SKRZYNKA PODAWCZA SŁUŻBY WIĘZIENNEJ

ELEKTRONICZNA SKRZYNKA PODAWCZA SŁUŻBY WIĘZIENNEJ

Instrukcja użytkownika

Wersja 1.1

1

Spis treści

1 GŁÓWNA WITRYNA ... 2

2 OPIS POSZCZEGÓLNYCH MODUŁÓW INSTRUKCJI ... 3

2.1 WYMAGANIA SYSTEMOWE ... 3

2.2 REJESTRACJA ... 3

2.3 ZALOGUJ ... 5

2.4 WYLOGOWANIE ... 6

2.5 REJESTRACJA PROFILU (OSOBA FIZYCZNA ) ... 7

2.6 REJESTRACJA PROFILU (INSTYTUCJA ) ... 10

2.7 POBIERANIE I INSTALACJA ACTIVEX ... 12

2.8 PRZESYŁANIE INFORMACJI DO JEDNOSTEK ORGANIZACYJNYCH SŁUŻBY WIĘZIENNEJ – METODA 1 ... 18

2.9 PRZESYŁANIE INFORMACJI DO JEDNOSTEK ORGANIZACYJNYCH SŁUŻBY WIĘZIENNEJ – METODA 2 ... 26

2.10 ZMIANA HASŁA ... 27

2.11 DRUKOWANIE ... 29

2.12 DOKUMENTY WYSYŁANE/ODEBRANE ... 31

2

1 G ŁÓWNA WITRYNA

Wygląd systemu może się różnić w zależności od konfiguracji modułów i uprawnień oraz wprowadzonych danych przez pracowników Centralnego Zarządu Służby Więziennej.

Zawartość instrukcji składa się z następujących modułów:

 Rejestracja

 Zaloguj

 Wyloguj

 Rejestracja Profilu ( Osoba fizyczna )

 Rejestracja Profilu ( Instytucja )

 Pobieranie i Instalacja ActiveX

 Przesyłanie informacji do Jednostek organizacyjnych Służby Więziennej – metoda 1

 Przesyłanie informacji do Jednostek organizacyjnych Służby Więziennej – metoda 2

 Zmiana hasła

 Drukowanie

 Dokumenty wysyłane/odbierane

Część z nich jest umieszczona na głównej stronie, część jest umieszczona głębiej. W dalszej części niniejszej instrukcji opisujemy funkcjonalność poszczególnych modułów.

3

2 O PIS POSZCZEGÓLNYCH MODUŁÓW INSTRUKCJI

2.1 W YMAGANIA SYSTEMOWE

Aplikacja działa poprawnie na stacji z systemem operacyjnym Windows XP 32-bit lub wyższym, była testowana w przeglądarce Internet Explorer od wersji 8. Do poprawnego działania konieczna jest instalacja ActiveX.

Niezbędną czynnością, która trzeba wykonać w celu poprawnego działania serwisu ESP jest udrożnienie ruchu na firewall`ch dla „webservisów” portalu ESP SW. Ruch musi zostać udrożniony w obydwu kierunkach dla protokołu TCP dla portów 700, 710, 720, 777 dla hosta esp.sw.gov.pl.

Dla nowszych wersji przeglądarki IE proszę włączyć „widok zgodności” dla domeny sw.gov.pl.

2.2 R EJESTRACJA

Moduł rejestracji jest dostępny na głównej witrynie ( stronie ) w menu po lewej stronie. Witryna jest dostępna pod adresem https://esp.sw.gov.pl ( rys. 1 ).

Rejestracja pozwala na bezpośredni dostęp do serwisu, aby rozpocząć rejestrację wybieramy zakładkę

„Rejestracja”, która znajduję się po lewej stronie przeglądarki w menu serwisu.

Rysunek 1 Menu z opcją rejestracji

4

Aby dokonać rejestracji musimy podać wymagane dane do utworzenia konta :

 Nazwa użytkownika

 Hasło

 Imię

 Nazwisko

 E-mail

 Kod z obrazka

Ważne jest aby wprowadzać wiarygodne dane. ( Rys.2 )

Uwaga!

Znak specjalny ( np. „!” lub „@” )

Rysunek 2 Wymagane dane

5

Po poprawnej rejestracji konto zostanie utworzone, a na ekranie pojawi się komunikat o utworzonym koncie ( rys.3 ). Po kliknięciu na „Dalej” konto automatycznie zostanie zalogowane do serwisu oraz na podany adres Email zostanie wysłana wiadomość potwierdzająca założenie konta.

Rysunek 3 Zakończenie rejestracji

2.3 Z ALOGUJ

Aby zalogować się do serwisu w pasku adresu przeglądarki wprowadzamy adres https://esp.sw.gov.pl następnie musimy kliknąć przycisk „Logowanie” Znajduje się on w prawym górnym rogu witryny ( Rys.4 )

Rysunek 4 Zaloguj

6

Po wybraniu opcji Logowania na ekranie przedstawi się nam okno logowania, w którym musimy podać dane wprowadzane podczas rejestracji :

 Nazwę Użytkownika

 Hasło

Gdy wprowadzimy prawidłowe dane uzyskamy dostęp do serwisu.

2.4 W YLOGOWANIE

Aby wylogować się z serwisu musimy kliknąć przycisk przedstawiający nasze Imię i Nazwisko, które podaliśmy podczas rejestracji. Znajduje się on w prawym górnym rogu witryn. Po jego kliknięciu rozwinie nam się menu konta, jedną z opcji jest Wyloguj. ( Rys.5 )

Rysunek 5 Wyloguj

Wylogowanie nastąpi również po zamknięciu okna przeglądarki.

7

2.5 R EJESTRACJA P ROFILU ( O SOBA FIZYCZNA )

Uzupełnienie danych dla osoby fizycznej, jest pomocne w czynnym korzystaniu z serwisu. Można je dodać wybierając z menu po lewej stronie witryny zakładkę „Mój profil”. Po wybraniu tejże zakładki na ekranie wyświetli nam się możliwość wyboru Typu interesanta. ( Rys.6 )

Do wyboru Typu interesanta mamy dwie opcje :

 Osoba fizyczna

 Instytucja

Rysunek 6 Typ interesanta

8 W tym przypadku wybieramy „Osoba fizyczna”. ( Rys.7 )

Rysunek 7 Osoba fizyczna

Kolejnym krokiem będzie wypełnienie danych personalnych dla osoby fizycznej. ( Rys.8 )

Uwaga

Rysunek 8 Dane personalne osoby fizycznej

9

Przykładowo wypełnione dane personalne. Dane zatwierdzamy przyciskiem „Zapisz zmiany”. ( Rys.9 )

Uwaga!

Rysunek 9 Przykład : Dane personalne osoby fizycznej

10

2.6 R EJESTRACJA P ROFILU ( I NSTYTUCJA )

Uzupełnienie danych dla instytucji, jest pomocne w czynnym korzystaniu z serwisu. Można je dodać wybierając z menu po lewej stronie witryny zakładkę „Mój profil”. Po wybraniu tejże zakładki na ekranie wyświetli nam się możliwość wyboru Typu interesanta. ( Rys.10 )

Do wyboru Typu interesanta mamy dwie opcje :

 Osoba fizyczna

 Instytucja

Rysunek 10 Typ interesanta

11 W tym przypadku opiszemy dla instytucji. ( Rys.11 )

Rysunek 11 Instytucja

Uwaga!

Rysunek 12 Przykład : Dane instytucji

12

2.7 P OBIERANIE I I NSTALACJA A CTIVE X

ActiveX to aplikacja, która jest wymagana do poprawnego otwierania oraz wysyłania dokumentów za pomocą Elektronicznej Skrzynki Podawczej. Aby pobrać ActiveX wystarczy z zakładek witryny ESP SW wybrać zakładkę

„Jak zacząć”, a następnie w prawym dolnym rogu wybrać hiperłącze „ESPActiveX” do pobrania aplikacji. ( Rys.13 )

Rysunek 13 Pobieranie ActiveX

Po wybraniu hiperłącza wyświetli się w dolnej części okno plik do zapisu, aby go zapisać wybierz przycisk „Zapisz”

( Rys.14 )

Rysunek 14 Pobieranie ActiveX

Po zakończeniu pobierania otwieramy pobrany plik, aby go otworzyć wybieramy przycisk „Otwórz” ( Rys.15 )

Rysunek 15 Pobieranie ActiveX

13

Po zapisaniu pliku, ActiveX jest gotowy do zainstalowania. Wymagane jest aby plik został zainstalowany „Jako Administrator” (czynność wykonywana jednorazowo), aby to zrobić wybieramy prawym przyciskiem mysz plik o nazwie „Esp.MSISetup.msi”, a następnie wybieramy właściwości. Następnie kopiujemy zawartość rubryki

„Lokalizacja” ( najlepiej zaznaczyć żądaną wartość do skopiowania, a następnie użyć kombinacji klawiszowej CTRL+C ). ( Rys.16 )

Rysunek 16 Instalacja ActiveX jako administrator

Następnie należy uruchomić konsole CMD jako administrator, aby to zrobić należy w wyszukiwarce w menu Start wprowadzić „CMD”, a następnie kliknąć na wyszukaną aplikację o nazwie „CMD” prawym przyciskiem myszy a następnie wybrać opcję „Uruchom jako administrator”. System może od nas wymagać poświadczenia w postaci nazwy użytkownika i hasła. Po poprawnym wykonaniu czynności wyświetli nam się następujące okno.

( Rys.17 )

14 Rysunek 17 Uruchamianie CMD jako administrator

W kolejnej czynności ważne jest aby wprowadzona nazwa była wprowadzona w cudzysłowie ( ‘’…’’ ). Wklejamy skopiowaną ścieżkę ( klikamy prawym przyciskiem myszy w tło konsoli CMD a następnie wybieramy opcję „ Wklej” ), następnie używamy przycisku „Slash” („\”) i dopisujemy pełną nazwę pliku który chcemy zainstalować ( Esp.MSISetup ) oraz rozszerzenie pliku ( .msi ). Zatwierdzamy przyciskiem „Enter”. ( Rys.18 )

Rysunek 18 Wprowadź ścieżkę

Po zatwierdzeniu wprowadzonej ścieżki uruchomi się instalator programu ActiveX. W oknie powitalny instalatora należy wybrać przycisk „Next >” ( Rys.19 )

15 Rysunek 19 Okno powitalne instalacji

Kolejne okno pozwala nam wybrać miejsce docelowe instalacji ActiveX oraz pozwala na wybór, który z użytkowników może korzystać z tego oprogramowania „Everyone” – Każdy użytkownik stacji, „Just me” – Użytkownik, który instalował aplikacje. Do poprawnej pracy aplikacji zaleca się wybrać opcję „Everyone”.

( Rys.20 )

Rysunek 20 Wybierz miejsce docelowe instalacji

16

Paczka jest gotowa do instalacji, aby rozpocząć instalację należy nacisnąć przycisk „Next >”. ( Rys.21 )

Rysunek 21 Zatwierdź instalację

Instalacja powiodła się, aby zamknąć instalator należy wybrać przycisk „Close” ( Rys.22 )

Uwaga!: Program ActiveX korzysta z platformy .NET Framework, w razie problemów z poprawnością działania aplikacji sprawdź czy platforma wyżej wymieniona jest zainstalowana na Twoim komputerze.

17 Rysunek 22 Instalacja zakończona

18

2.8 P RZESYŁANIE INFORMACJI DO J EDNOSTEK ORGANIZACYJNYCH S ŁUŻBY

W IĘZIENNEJ – METODA 1

Przesyłanie informacji jest możliwe w zakładce znajdującej się w lewym menu „Złóż pismo” lub „Formularze” z górnego menu. ( Rys.23 )

Rysunek 23 Wybierz rodzaj formularz oraz oddział do złożenia pisma

Pierwszą metodą jest wybór formularza, a następnie wybór jednostki organizacyjnej Służby Więziennej. ( Rys.24 i 25)

Rysunek 24 Przykład : Rodzaj formularza

19 Rysunek 25 Przykład : Oddział

Po wybraniu formularza i jednostki organizacyjnej klikamy na link „Złóż pismo” znajdujący się poniżej wybranych ustawień formularza.( Rys.26 )

Rysunek 26 Zatwierdzanie formularza

20

Uwaga!

Rysunek 27 Wybierz ponownie jednostkę

Rysunek 28 Usuń wybraną jednostkę

21

Formularz automatycznie uzupełni się danymi osobowymi, które podaliśmy podczas rejestracji konta Jednakże będziemy musieli uzupełnić niewypełnione pola oraz ewentualnie dodać załącznik. ( Rys.29 )

Kliknąć przycisk "Wyślij" zatwierdzamy dokument gotowy do wysłania.

Rysunek 29 Przykład : Wypełnienie formularza

Aby dodać załącznik klikamy we wskazane miejsce („Kliknij tutaj, aby dołączyć plik”) znajduje się ono na samym końcu formularza. Po kliknięciu pojawi się nam okno z dołączaniem plików.( Rys.20 )

Rysunek 30 Dołącz plik

22

Wybieramy przycisk przeglądaj i wyszukujemy plik umieszczony w dowolnym miejscu na dysku.

Uwaga!

Wybór zatwierdzamy przyciskiem „Otwórz”, a następnie przyciskiem „Dołącz”. W tym momencie plik zostanie załączony do formularza. ( Rys.31 )

Rysunek 31 Finalne załączanie pliku

W takiej formie formularz jest gotowy do wysłania. Klikamy „Wyślij” ( Rys.32 )

Rysunek 32 Wysłanie formularza

23

Po kliknięciu przycisku „Wyślij” pojawi się przycisk „Podpisz” podświetlony na niebiesko. ( Rys.33 )

Rysunek 33 Podpisz dokument

Po wybraniu przycisku „Podpisz” zostaniemy przekierowani na stronę, w której będziemy musieli zezwolić witrynom WEB na korzystanie z aplikacji ActiveX.

Rysunek 34

24

Aby zezwolić na korzystanie z ActiveX na stronach Web należy wybrać przycisk „Zezwalaj”, a następnie opcję „ Zezwalaj dla wszystkich witryn sieci Web”. Poświadczenie zostanie zapamiętane. ( Rys.35 )

Rysunek 35 Zezwalaj dla wszystkich witryn sieci Web

Po zezwoleniu na korzystanie z aplikacji ActiveX wystarczy wybrać przycisk „Podpisz” aby przejść do aplikacji wysyłania dokumentu. ( Rys.36 )

Rysunek 36 Podpisz

Po wybraniu przycisku „Podpisz” wyświetli się kreator podpisywania i wysyłania dokumentu, klikamy przycisk

„Podpisz i wyślij dokument” ( Rys.37 )

Rysunek 37 Podpisywanie i wysyłanie dokumentu

System Windows wymaga od nas wyboru certyfikatu, wybieramy odpowiedni i zatwierdzamy przyciskiem „Ok”.

( Rys.38 )

Rysunek 38 Wybór certyfikatu

25

Wysyłanie dokumentu może chwilę potrwać ( w zależności od wielkości załączonego dokumentu ). Pomyślne wysyłanie dokumentu objawi się komunikatem „Dokument wysłano!”. ( Rys.39 )

Rysunek 39 Dokument wysłano!

W tym momencie zostanie do nas wysłane drogą mailową na adres podany podczas tworzenia konta urzędowe poświadczenie odbioru (UPO) w formacie plik.xml oraz podpis.( Rys.40 )

Rysunek 40 Poświadczenie odbioru (UPO)

26

2.9 P RZESYŁANIE INFORMACJI DO JEDNOSTEK ORGANIZACYJNYCH S ŁUŻBY

W IĘZIENNEJ – METODA 2

Drugą metodą przesyłania informacji do jednostek organizacyjnych Służby Więziennej jest wybranie jednostki nadrzędnej. Wybór jednostki nadrzędnej powoduje zawężenie kryterium wyboru do jednostek podległych. ( Rys.41 )

Rysunek 41 Wybierz jednostkę

Kolejnym krokiem jest wybór jednostki do, której będziemy wysyłany formularz.( Rys.42 )

Rysunek 42 Wybierz jednostkę

27

Po wyborze jednostki pojawią się nam do wyboru dostępne formularze do, których instrukcja została zawarta w pierwszym przykładzie Przesyłanie informacji do Jednostek organizacyjnych Służby Więziennej – metoda 1.

( Rys.23-26 )

2.10 Z MIANA HASŁA

Zmiana hasła polega na, kliknięciu w prawym górnym rogu na Imię i Nazwisko podane podczas rejestracji konta. Po jego kliknięciu rozwinie się menu z którego musimy wybrać opcję „Zmiana hasła”. ( Rys.43 )

Rysunek 43 Zmiana hasła

28

W pierwszym polu witryna prosi nas o podanie starego hasła chroniącego nasze konto, a następnie podajemy nowe hasło i w miejscu potwierdzenia hasła musimy wpisać ponownie nowe hasło aby wykluczyć niechciane pomyłki. ( Rys.44 )

Uwaga!

Znak specjalny ( np. „!” lub „@” )

Aby zatwierdzić zmianę hasła klikamy przycisk „Zamień hasło”.

Rysunek 44 Podaj stare i nowe hasło

Pomyślnie zmienione hasło objawi się komunikatem „Twoje hasło zostało zmienione!”. ( Rys.45 )

Rysunek 45 Hasło zostało zmienione

29

2.11 D RUKOWANIE

Po wypełnieniu formularza ( może być także pusty ) można go swobodnie drukować. Aby tego dokonać należy otworzyć formularz, który chcemy wydrukować. W otwartym formularzu w górnej części jest widoczny pasek narzędzi, w którym mamy do wyboru dwie opcję „Zamknij” oraz „Podgląd wydruku”. Wybieramy opcję „Podgląd wydruku”. ( Rys.46 )

Rysunek 46 Jak otworzyć podgląd wydruku

. Po kliknięciu „Podgląd wydruku” wyświetli nam się nowe okno podglądu wydruku. ( Rys.47 )

Rysunek 47 Podgląd wydruku

30

Kolejną czynnością jaka należy wykonać jest klikniecie PPM ( Prawy Przycisk Myszy ) w dowolne puste miejsce w otwartym oknie. Rozwinie nam się menu kontekstowe, z którego wybieramy opcję „Drukuj…”. ( Rys.48 )

Rysunek 48 Jak otworzyć kreator drukowania

Po wybraniu opcji „Drukuj…” wyświetli nam się okno kreatora drukowania. Klikając przycisk „Drukuj”

rozpoczniesz drukowanie. ( Rys.49 )

Rysunek 49 Kreator drukowania

31

2.12 D OKUMENTY WYSYŁANE / ODEBRANE

W module „Moje dokumenty” będziemy mogli podejrzeć złożony dokument naszego konta. ( Rys.50 )

Rysunek 50 Moje dokumenty

W momencie kiedy pismo trafi do Adresata zostaniemy powiadomieni mailem o tym fakcie ( pod warunkiem, że zaznaczyliśmy odpowiednią opcję przy składaniu pisma w systemie ).

W tym miejscu można też obejrzeć i zweryfikować otrzymane urzędowe poświadczenie odbioru (UPO), które zostanie do nas wysłane również drogą mailową. Jest to elektroniczna wersja pieczątki „Wpłynęło dnia”, którą w tradycyjnej formie dostajemy w urzędzie na kserokopii składanego dokumentu papierowego.

Każdorazowa zmiana statusu powoduje przesłanie odpowiedniej informacji na wskazany przy rejestracji adres poczty elektronicznej

Dodatkowo klikając na link „formularza” (np. ESP-66/2013) możemy zweryfikować certyfikat osoby wysyłającej oraz certyfikat UPO. Każda przesyłana informacja w systemie ESP SW oznakowana jest kwalifikowanym znacznikiem czasu.