PROJEKT UMOWY UMOWA. zawarta w dniu 2019 roku

(1)

Strona 1 z 8

Załącznik nr 2 do Specyfikacji Istotnych Warunków Zamówienia

dla postępowania nr Z81/266086 dotyczącego realizacji zadania

pn. „Organizacja konferencji prasowej dla spółki Grupa Azoty Polyolefins S.A.”

PROJEKT UMOWY

UMOWA Nr …

zawarta w dniu ……… 2019 roku

pomiędzy:

Grupa Azoty Polyolefins S.A. z siedzibą w Policach pod adresem: ul. Kuźnicka 1, 72-010 Police, wpisaną do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego prowadzonego przez Sąd Rejonowy Szczecin-Centrum w Szczecinie, XIII Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem KRS 0000577195, NIP: 8513187611, REGON: 362562393, o kapitale zakładowym w wysokości 467 339 000,00 zł (wpłaconym w całości), zwaną dalej w tekście „Zamawiającym”, którą reprezentują:

_______________________________

a

[●] z siedzibą pod adresem: [●], wpisaną do rejestru przedsiębiorców [●] prowadzonego przez [●], pod numerem [●], NIP: [●], REGON: [●], z kapitałem zakładowym w wysokości [●], zwaną dalej w tekście „Wykonawcą”, którą reprezentują:

_______________________________

W niniejszej Umowie Zamawiający oraz Wykonawca będą osobno nazywani „Stroną”, a łącznie

„Stronami”.

(2)

Strona 2 z 8

§ 1 DEFINICJE

Dla potrzeb wykładni postanowień niniejszej Umowy ustala się, że następujące słowa i zwroty będą miały poniższe znaczenie:

1) „Dokumentacja Fotograficzna” – dokumentacja fotograficzna przebiegu Konferencji, do której wykonania oraz przekazania Zamawiającemu jest zobowiązany Wykonawca zgodnie z wymogami określonymi w Umowie.

2) „Dokumentacja Wideo” – zapis wideo przebiegu Konferencji wraz z transkrypcją wypowiedzi uczestników Konferencji w języku angielskim (transkrypcja w formie napisów w materiale wideo), do którego wykonania oraz przekazania Zamawiającemu jest zobowiązany Wykonawca zgodnie z wymogami określonymi w Umowie.

3) „Konferencja” – konferencja prasowa dotycząca realizacji przez Zamawiającego kamienia milowego w ramach projektu Polimery Police, szczegółowo opisana w Załączniku nr 1 do Umowy, do której organizacji obowiązany jest Wykonawca na podstawie niniejszej Umowy.

4) „Podstawa Wyliczenia Kary Umownej” – kwota netto Wynagrodzenia określona w Umowie.

5) „Usługi” - wszelkie usługi, dostawy i prace niezbędne w celu organizacji Konferencji oraz realizacji innych zadań opisanych w Załączniku nr 1 do Umowy, do których wykonania zobowiązany jest Wykonawca na podstawie Umowy i które stanowią Przedmiot Umowy.

§ 2

PRZEDMIOT UMOWY

1. Zamawiający zleca, a Wykonawca zobowiązuje się zorganizować Konferencję oraz wykonać inne Usługi określone w Umowie, zgodnie z wymogami Zamawiającego oraz wymogami określonymi w Umowie, w szczególności Załączniku nr 1 do Umowy.

2. Przedmiot Umowy obejmuje wykonanie wszelkich czynności niezbędnych w celu kompleksowego przygotowania, organizacji i przeprowadzenia Konferencji oraz innych Usług określonych w Umowie.

3. Szczegółowy opis Przedmiotu Umowy zawiera Załącznik nr 1 do Umowy.

§ 3

TERMINY I MIEJSCE WYKONANIA UMOWY

1. Planowany termin Konferencji: 1 czerwca 2020 r., z zastrzeżeniem że termin ten może ulec zmianie stosownie do potrzeb Zamawiającego.

2. Ostateczny termin Konferencji zostanie określony przez Zamawiającego najpóźniej 3 dni przed dniem, w którym ma się odbyć Konferencja.

3. Terminy sporządzenia i przekazania Dokumentacji Fotograficznej oraz Dokumentacji Wideo określa § 7 Umowy.

4. Za dzień wykonania Przedmiotu Umowy uznaje się dzień podpisania zgodnie z zasadami określonymi w Umowie protokołu odbioru stwierdzającego prawidłowe wykonanie Umowy.

5. Miejscem organizacji Konferencji będą Police - na terenie należącym lub administrowanym przez Zamawiającego lub innym terenie wskazanym przez Zamawiającego.

(3)

Strona 3 z 8

§ 4

OBOWIĄZKI WYKONAWCY

1. Wykonawca oświadcza, że posiada odpowiednią wiedzę, doświadczenie, kwalifikacje i umiejętności potrzebne do wykonania Przedmiotu Umowy.

2. Wykonawca zobowiązuje się do wykonania Przedmiotu Umowy z należytą starannością i rzetelnością.

3. Wykonawca zobowiązuje się do wykonania Przedmiotu Umowy zgodnie z Umową oraz Obowiązującym Prawem, w szczególności uwzględniając przepisy prawa oraz zalecenia związane z epidemią COVID-19 wydawane przez właściwe organy administracji, w szczególności przez Ministra Zdrowia, Głównego Inspektora Sanitarnego lub inne służby sanitarne.

4. Postanowień punktu 3.9 Załącznika nr 4 nie stosuje się.

§ 5

PERSONEL WYKONAWCY

1. Wykonawca obowiązany jest zapewnić wykwalifikowany personel posiadający niezbędne wyszkolenie, doświadczenie i kwalifikacje do wykonywania prac stanowiących Przedmiot Umowy, w tym osobę prowadzącą Konferencję, obsługę kelnerską, obsługę fotograficzną oraz tłumacza języka angielskiego – przez pełny czas trwania Konferencji.

2. Wykonawca może wykonywać Przedmiot Umowy z udziałem Podwykonawców, z zastrzeżeniem wymogów określonych w Załączniku nr 4 do Umowy.

§ 6

OBOWIĄZKI ZAMAWIAJĄCEGO Do obowiązków Zamawiającego należy:

1) udostępnienie Wykonawcy terenu, na którym ma być przeprowadzona Konferencja;

2) współpraca z Wykonawcą w zakresie niezbędnym dla umożliwienia Wykonawcy organizacji Konferencji oraz wykonania innych Usług;

3) terminowa zapłata umówionego Wynagrodzenia.

§ 7

DOKUMENTACJA FOTOGRAFICZNA ORAZ REJESTRACJA KONFERENCJI

1. Niezwłocznie po zakończeniu Konferencji, nie później niż pół godziny po jej zakończeniu, Wykonawca udostępni Zamawiającemu Dokumentację Fotograficzną w wersji zawierającej wszystkie zdjęcia dotyczące Konferencji bez opracowania graficznego, w celu dokonania przez Zamawiającego wyboru 5 zdjęć, które Wykonawca obowiązany będzie przekazać Zamawiającemu zgodnie z ust. 2 poniżej.

2. Wykonawca dostarczy Zamawiającemu Dokumentację Fotograficzną w wersji zawierającej 5 zdjęć opracowanych graficznie wybranych przez Zamawiającego zgodnie z ust. 1 powyżej – w terminie do 1,5 godziny od zakończenia Konferencji.

3. Wykonawca sporządzi i dostarczy Zamawiającemu Dokumentację Fotograficzną:

(4)

Strona 4 z 8

a) w wersji zawierającej wszystkie zdjęcia dotyczące Konferencji bez opracowania

graficznego, w celu dokonania przez Zamawiającego wyboru 40 zdjęć, które Wykonawca obowiązany będzie opracować graficznie zgodnie z lit. b) poniżej – w terminie do 48 godzin od zakończenia Konferencji;

b) w wersji zawierającej 40 zdjęć opracowanych graficznie wybranych przez Zamawiającego - w terminie do 3 dni od dnia otrzymania przez Wykonawcę od Zamawiającego informacji o wyborze zdjęć.

4. Wszystkie zdjęcia przekazywane Zamawiającemu zostaną zapisane w formacie RAW oraz JPG (wymagana rozdzielczość: min. 5472x3648).

5. Wykonawca zorganizuje transmisję on-line Konferencji na żywo.

6. Wykonawca dokona rejestracji przebiegu Konferencji wraz z transkrypcją wypowiedzi uczestników Konferencji w języku angielskim (transkrypcja w formie napisów w materiale wideo) („Dokumentacja Wideo”). Wykonawca przekaże Zamawiającemu nośnik zawierający Dokumentację Wideo w terminie do 3 dni od dnia, w którym odbyła się Konferencja.

7. Wykonawca dostarczy Zamawiającemu Dokumentację Fotograficzną oraz Dokumentację Wideo w formacie cyfrowym za pośrednictwem internetu, na nośniku danych lub w inny sposób wskazany przez Zamawiającego.

8. Zamawiający ma prawo, w terminie pięciu (5) Dni Roboczych od daty dostarczenia mu Dokumentacji Fotograficznej oraz Dokumentacji Wideo („Dokumentacja”) przekazać Wykonawcy uwagi dotyczące Dokumentacji. Jeżeli Zamawiający nie przekaże swoich uwag w terminie określonym powyżej, będzie się poczytywać, że Zamawiający ją zatwierdził. Jeżeli Zamawiający przekaże Wykonawcy swoje uwagi, wówczas Wykonawca może uwzględnić je lub w inny sposób ustosunkować się do nich, a następnie ponownie przekazać taką zmienioną część Dokumentacji Zamawiającemu. Zamawiający ma prawo ponownie zgłosić uwagi do Dokumentacji przekazanej ponownie przez Wykonawcę zgodnie ze zdaniem poprzednim, przy czym niniejsza procedura ma zastosowanie dopóki Zamawiający nie będzie miał już więcej uwag. Zamawiający ma prawo poinformować Wykonawcę, że nie ma uwag do Dokumentacji przed terminem określonym powyżej, co kończy procedurę opisaną w niniejszym ustępie.

9. Postanowień punktu 7.1 - 7.3 i 7.5 Załącznika nr 4 nie stosuje się.

§ 8 ODBIORY

1. Strony dokonają odbioru Przedmiotu Umowy potwierdzonego pisemnym protokołem odbioru.

2. Odbiór zostanie dokonany po wykonaniu całości Przedmiotu Umowy.

3. Warunkiem dokonania odbioru Przedmiotu Umowy jest w szczególności jego wykonanie zgodnie z Obowiązującym Prawem i Umową oraz zatwierdzenie przez Zamawiającego dostarczonej Dokumentacji, zgodnie z § 7 ust. 8 Umowy.

4. Postanowień punktów 8.5 – 8.7, 8.9, 8.10, 8.13 i 8.14 Załącznika nr 4 nie stosuje się.

§ 9

WARUNKI WYNAGRODZENIA

(5)

Strona 5 z 8

1. Wynagrodzenie za pełne, kompletne i należyte wykonanie przez Wykonawcę Umowy

(„Wynagrodzenie”) wynosić będzie …. (słownie: ………) i zostanie powiększone o podatek VAT naliczony zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa.

2. Wynagrodzenie obejmuje wykonanie wszystkich zobowiązań Wykonawcy zgodnie z Umową, a także wszelkie koszty, wydatki i nakłady niezbędne do ich wykonania.

3. Zapłata Wynagrodzenia za realizację niniejszej Umowy nastąpi po wykonaniu całości Przedmiotu Umowy, na podstawie faktury wystawionej przez Wykonawcę po dniu obustronnego podpisania przez Strony protokołu odbioru.

§ 10 UBEZPIECZENIE

1. Wykonawca będzie utrzymywać wskazane poniżej ubezpieczenie w mocy przez okres od Daty Wejścia Umowy w Życie do dnia 1 lipca 2020 roku. Poniższe ubezpieczenie nie zwalnia Wykonawcy z odpowiedzialności za nienależyte wykonanie lub niewykonanie Umowy.

2. Wykonawca obowiązany jest utrzymywać ubezpieczenie od odpowiedzialności cywilnej w zakresie prowadzonej działalności gospodarczej na sumę ubezpieczenia w kwocie co najmniej 100 000 PLN (sto tysięcy złotych) - dla każdego zdarzenia oraz wszystkich zdarzeń łącznie.

3. Kopia polisy ubezpieczenia wraz z dowodem zapłaty składki stanowi Załącznik nr 5 do Umowy.

4. W przypadku przedstawienia polisy ubezpieczenia obejmującej okres krótszy niż czas wskazany w ust. 1, Wykonawca jest zobowiązany przedstawiać kopię kolejnej polisy oraz dowody zapłaty składki lub raty składki na siedem dni przed datą wygaśnięcia dotychczasowej polisy.

5. Postanowień punktów 11.2 Załącznika nr 4 nie stosuje się.

§ 11

ODPOWIEDZIALNOŚĆ I KARY UMOWNE

1. W przypadku niewykonania lub nienależytego wykonania Umowy, Strona odpowiedzialna za niewykonanie lub nienależyte wykonanie Umowy obowiązana będzie do zapłaty kar umownych określonych w Załączniku nr 4, z zastrzeżeniem pozostałych postanowień niniejszego paragrafu.

(6)

Strona 6 z 8

2. Oprócz kar umownych przewidzianych w Załączniku nr 4, Wykonawca zapłaci Zamawiającemu

karę umowną za brak organizacji Konferencji w terminie określonym w Umowie – w wysokości 50 % Podstawy Wyliczenia Kary Umownej.

3. Strony zgodnie oświadczają, że mają świadomość potencjalnych ograniczeń i przeszkód w realizacji Umowy wynikających lub związanych z epidemią COVID-19. Strony zgodnie ustalają, że okoliczności związane z epidemią COVID-19 nie będą traktowane jako Siła Wyższa oraz nie będą zwalniać żądnej ze Stron z wykonania obowiązków określonych w Umowie.

4. Do niniejszej Umowy nie stosuje się postanowień punktów 14.1.a oraz 14.1.c Załącznika nr 4.

§ 12

OKRES OBOWIĄZYWANIA UMOWY, ROZWIĄZANIE I ZAWIESZENIE UMOWY 1. Umowa wchodzi w życie w Dacie Wejścia Umowy w Życie.

2. Oprócz pozostałych przysługujących Zamawiającemu praw do odstąpienia, wypowiedzenia lub rozwiązania Umowy przewidzianych w Obowiązującym Prawie oraz Załączniku nr 4, Zamawiający ma prawo odstąpić od niniejszej Umowy ze skutkiem natychmiastowym za pisemnym powiadomieniem Wykonawcy, w przypadku zaistnienia co najmniej jednej z następujących okoliczności:

a) Wykonawca nie wykonuje Przedmiotu Umowy, gdy pomimo wezwania w formie pisemnej lub dokumentowej do podjęcia jego wykonywania w określonym terminie, nie krótszym niż dwa dni, Wykonawca nadal nie wykonuje Przedmiotu Umowy zgodnie z postanowieniami Umowy;

b) Wykonawca nie wykonuje lub wykonuje nienależycie jakiekolwiek zobowiązania wynikające z niniejszej Umowy, a następnie Wykonawca nie zastosuje się do zawiadomienia w formie pisemnej lub dokumentowej doręczonego mu przez Zamawiającego z wezwaniem do wykonania lub należytego wykonania tego zobowiązania w określonym terminie, który nie może być krótszy niż dwa (2) dni;

c) Wykonawca nie zorganizuje Konferencji w terminie określonym w Umowie.

3. W przypadku odstąpienia od Umowy stosownie do ustępu poprzedniego, pkt 18.2 i pkt 18.3 Załącznika nr 4 stosuje się odpowiednio.

4. Każda Strona może skorzystać z przysługującego jej na podstawie Umowy prawa odstąpienia od Umowy nie później niż w ciągu 30 dni od daty powzięcia wiadomości o odpowiednich podstawach do wcześniejszego rozwiązania.

5. Do niniejszej Umowy nie stosuje się postanowień punktów 18.1.a. 18.1.b oraz 18.9 Załącznika nr 4.

§ 13

OCHRONA DANYCH OSOBOWYCH

1. Każda ze Stron będzie przetwarzać przekazane jej w wyniku zawarcia lub wykonywania Umowy dane osobowe dotyczące w szczególności wspólników, współpracowników, pracowników, doradców, osób, którymi Strony posługują się przy realizacji niniejszej Umowy, przedstawicieli ustawowych, reprezentantów i pełnomocników drugiej Strony w celu zawarcia i wykonania Umowy.

2. Obie Strony zobowiązują się przetwarzać dane osobowe udostępnione przez drugą Stronę w sposób zgodny z obowiązującymi przepisami o ochronie danych osobowych, w szczególności z przepisami rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27

(7)

Strona 7 z 8

kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE („RODO”).

3. Zamawiający udostępnia niniejszym Wykonawcy klauzulę informacyjną, stanowiącą informację wymaganą na mocy art. 13 oraz art. 14 RODO, która stanowi Załącznik nr 6.

4. Wykonawca zobowiązuje się do realizacji obowiązku informacyjnego w terminach wskazanych w przepisach RODO wobec wszystkich osób, o których mowa w ust. 1 niniejszego paragrafu, w imieniu Zamawiającego występującego jako administrator danych osobowych.

5. Strony oświadczają, że w celu realizacji niniejszej Umowy przez Wykonawcę konieczne może być powierzenie Wykonawcy przez Zamawiającego danych osobowych do przetwarzania.

Zamawiający, na podstawie art. 28 ust. 3 RODO, powierza Wykonawcy dane osobowe do przetwarzania na zasadach, w zakresie i w celu określonym w umowie stanowiącej Załącznik nr 7.

§ 14 POWIADOMIENIA

Wszelka korespondencja i zawiadomienia przekazywane pomiędzy Stronami będą sporządzane, z zastrzeżeniem postanowień Załącznika nr 4, w formie pisemnej w języku polskim oraz doręczane osobiście, pocztą kurierską lub przesyłką poleconą pod następujące adresy Stron:

a) Zamawiający:

adres: Grupa Azoty Polyolefins S.A. ul. Kuźnicka 1, 72-010 Police, Polska, b) Wykonawca:

adres: ……….

§ 15

PRZEDSTAWICIELE STRON

1. Strony ustanawiają swoimi Przedstawicielami następujące osoby:

a) Zamawiający ustanawia ………, nr telefonu: ………., e-mail:

………..(„Przedstawiciel Zamawiającego”);

b) Wykonawca ustanawia ……….., nr telefonu: ………., e-mail: ………..

(„Przedstawiciel Wykonawcy”).

2. Zawiadomienia, oświadczenia i inna korespondencja dotycząca wykonania Umowy powinna być adresowana do Przedstawiciela danej Strony.

(8)

Strona 8 z 8

§ 16

POSTANOWIENIA KOŃCOWE

1. Umowa została sporządzona w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach, po jednym egzemplarzu dla każdej ze Stron.

2. Załącznikami do niniejszej Umowy są:

1) Załącznik nr 1 – Zakres Rzeczowy;

2) Załącznik nr 2 – Lista Podwykonawców;

3) Załącznik nr 3 – Protokół Odbioru;

4) Załącznik nr 4 - Ogólne Zasady Realizacji Umów;

5) Załącznik nr 5 – Polisa ubezpieczenia 6) Załącznik nr 6 – Klauzula informacyjna;

7) Załącznik nr 7 – Umowa powierzenia przetwarzania danych osobowych.

PODPISY STRON:

W imieniu Zamawiającego:

Podpis:

________________________________

Imię i nazwisko: _______________

Stanowisko: _______________

Data: _______________

W imieniu Wykonawcy:

Podpis:

________________________________

Imię i nazwisko: _______________

Stanowisko: _______________

Data: _______________