Regulamin działania Komisji Przetargowej
w procedurze przetargowej, których przedmiot zamówienia obejmuje zakup energii elektrycznej czynnej
§1
1. Regulamin normuje działanie Komisji Przetargowej powołanej w celu przygotowania i przeprowadzenia postępowania o udzielenie zamówienia publicznego na zakup energii elektrycznej, zwanej dalej Komisją.
2. Prezydent Miasta kaŜdorazowo powołuje Komisję do przeprowadzenia postępowania w sprawie udzielenia zamówienia publicznego. Komisja liczy minimum 3 osoby.
3. Członkami Komisji są pracownicy Urzędu Miejskiego w Radomiu oraz pracownicy jednostek organizacyjnych i spółek Gminy Miasta Radomia. W sytuacjach wymagających specjalistycznej wiedzy Komisja moŜe korzystać z pomocy ekspertów i rzeczoznawców, którzy nie są pracownikami urzędu oraz jednostek organizacyjnych i spółek Gminy Miasta Radomia.
4. Na przewodniczącego Komisji Prezydent Miasta wyznacza przedstawiciela jednostki mającej największy udział finansowy w wartości szacunkowej przedmiotu zamówienia w prowadzonym postępowaniu.
5. Wskazane jest by członkami komisji były osoby które odpowiadają za: szacowanie wartości zamówienia, opis przedmiotu zamówienia i określenie warunków do spełnienia przez wykonawcę.
§ 2
Komisja przekazuje do zatwierdzenia Prezydentowi Miasta Radomia:
1. projekt wyboru trybu postępowania,
2. projekt specyfikacji istotnych warunków zamówienia wraz z projektem umowy o udzielenie zamówienia publicznego.
3. Protokół z postępowania.
§ 3
1. Przeprowadzając postępowanie o udzielenie zamówienia publicznego Komisja w szczególności:
1) dokonuje otwarcia ofert;
2) bada kompletność ofert;
3) dokonuje oceny spełniania przez wykonawców warunków udziału w postępowaniu w sprawie udzielenia zamówienia;
4) udziela wyjaśnień dotyczących treści dokumentacji udostępnianej wykonawcom ubiegającym się lub zamierzającym ubiegać się o udzielenie zamówienia publicznego;
5) wnioskuje o wprowadzenie zmian w dokumentacji, o której mowa w § 2, 6) wnioskuje o wykluczenie wykonawców w przypadkach określonych ustawą, 7) wnioskuje o odrzuceniu oferty w przypadkach określonych ustawą,
8) poprawia oczywiste omyłki pisarskie,
9) poprawia omyłki rachunkowe, zgodnie z metodami unormowanymi w art. 87, ust 2 ustawy z dnia 29 stycznia 2004r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U. Nr 19, póz 177 z późn. zm.), 10) ocenia na podstawie przyjętych kryteriów, oferty nie podlegające odrzuceniu,
11) wnioskuje o przedłuŜenie terminu związania ofertą, 12) przygotowuje propozycję wyboru oferty najkorzystniejszej,
13) proponuje uniewaŜnienie postępowania w przypadkach określonych w ustawie i przekazuje do zatwierdzenia Prezydentowi Miasta Radomia,
14) przyjmuje i analizuje wnoszone odwołania oraz przygotowuje projekt odpowiedzi na odwołanie do zatwierdzenia przez Prezydenta Miasta Radomia,
15) podpisuje protokół postępowania.
2. Komisja moŜe dokonywać na wniosek Prezydenta Miasta innych, niŜ określone w ust. 1, czynności w postępowaniu w sprawie udzielenia zamówienia oraz czynności związanych z przygotowaniem postępowania w sprawie udzielenia zamówienia.
1) Ramowy porządek prac Komisji podczas otwarcia ofert stanowi Załączniki Nr 1 do niniejszego regulaminu prac Komisji Przetargowej.
2) Ramowy porządek prac Komisji w sprawie wyboru najkorzystniejszej oferty stanowi Załącznik Nr 2 do niniejszego regulaminu.
§4
Komisja działa na dowolnej, uzasadnionej wagą sprawy liczbie posiedzeń i w niezbędnym okresie czasu.
§5 Przewodniczący Komisji w szczególności:
1) organizuje obrady Komisji, kierując się Ramowym porządkiem prac Komisji Przetargowej podczas otwarcia ofert /jawnej części obrad/ - stanowiącym załącznik Nr 1 i Ramowym porządkiem prac Komisji Przetargowej w sprawie wyboru najkorzystniejszej oferty /niejawnej części obrad/ - stanowiącym załącznik Nr 2 niniejszego regulaminu,
2) przewodniczy obradom Komisji;
3) dokonuje podziału prac podejmowanych przez Komisję między członków Komisji, 4) zwołuje zebrania Komisji z inicjatywy własnej lub członka Komisji;
5) nadzoruje pracę Sekretarza Komisji;
6) współpracuje z osobami odpowiedzialnymi za realizację zamówienia.
§6 Sekretarz Komisji w szczególności:
1) instruuje członków Komisji o ustawowych wymaganiach udzielania zamówień publicznych;
2) odpowiada za kompletność i dokumentacji przetargowych przygotowanych dla Komisji,
3) odbiera oświadczenia członków Komisji w sprawach, o których mowa w art. 17 ustawy i włącza do dokumentacji postępowania i w porozumieniu z przewodniczącym Komisji niezwłocznie wyłącza z udziału w postępowaniu członka Komisji, który złoŜy oświadczenie o zaistnieniu okoliczności, o których mowa w art. 17 ustawy lub złoŜy oświadczenie niezgodne z prawda, 4) wnioskuje do Prezydenta Miasta o powołanie nowego pracownika do Komisji w przypadku
wyłączenia członka po złoŜonym oświadczeniu wynikającym z pkt 3), lub w przypadku braku trzyosobowego składu Komisji (np. dłuŜsza nieobecność w pracy),
5) protokółuje przebieg obrad Komisji,
6) wykonuje czynności obsługowo-biurowe na rzecz Komisji,
7) prowadzi obrady Komisji w zastępstwie przewodniczącego i zastępcy przewodniczącego, 8) w imieniu Komisji dokonuje czynności administracyjnych, niezbędnych w procedurze
wynikających z Prawa zamówień publicznych.
9) Sporządza protokół z postępowania i przedkłada Prezydentowi Miasta.
§7
1. Komisja moŜe obradować, gdy wszyscy członkowie zostali zawiadomieni posiedzeniu przynajmniej z jednodniowym wyprzedzeniem i gdy obecnych jest, co najmniej 3 członków Komisji, a w tym przewodniczący/zastępca przewodniczącego lub sekretarz Komisji.
2. Zwołanie Komisji bez wyprzedzenia jest moŜliwe, jeŜeli kontynuowanie obrad zostało przeniesione przez Komisję na ten sam lub najbliŜszy dzień oraz gdy ustawowe terminy obligują do podjęcia odpowiednich działań lub decyzji.
§8
1. Wszyscy członkowie Komisji zobowiązani są do oceny kaŜdego wykonawcy kaŜdej przedłoŜonej oferty w sposób indywidualny. Protokół sporządzany jest jedynie w przypadku wystąpienia odrębnych zdań co do oceny wykonawcy i oferty.
2. W przypadku równej liczby głosów oddanych „za" i „przeciw" rozstrzyga głos osoby prowadzącej obrady.
§9
Wszelkie informacje uzyskane przez członków Komisji przed i w trakcie prac Komisji są n i e j a wn e . U j a w n i e n i e i c h w ią Ŝe s ię z o d p o w i e d zi a l n ośc ią s ł uŜb o wą i karną.
§10
Komisja zakończy swoją działalność w dniu podpisania umowy z wyłonionym wykonawca lub w przypadku uniewaŜnienia postępowania.
§11
W sprawach nieuregulowanych w niniejszym Zarządzeniu mają zastosowanie przepisy ustawy z dnia 29 stycznia 2004r. Prawo zamówień publicznych wraz z przepisami wykonawczymi do niniejszej ustawy.
§12 Wykonanie powierzam Sekretarzowi Miasta Radomia.
§13 Regulamin wchodzi w Ŝycie z dniem podpisania.
Załącznik Nr 1 do Regulaminu prac Komisji Przetargowej
Ramowy porządek prac Komisji Przetargowej podczas otwarcia ofert /jawnej części obrad/
1. Powitanie.
2. Przedstawienie składu Komisji Przetargowej.
3. PrzedłoŜenie złoŜonych ofert przybyłym wykonawcom i członkom Komisji celem sprawdzenie czy oferty są w stanie nienaruszonym.
4. Zapytanie o oświadczenia wykonawców przed otwarciem ofert i poinformowanie o moŜliwości składania oświadczeń podczas całej procedury otwierania ofert.
5. Odczytanie, zgodnie z art. 86 ust. 3 ustawy z dnia 29 stycznia 2004r. - Prawo zamówień publicznych kwoty, jaką zamawiający zamierza przeznaczyć na sfinansowanie zamówienia.
6. Otwarcie ofert, odczytanie i wpisanie do protokołu:
1) nazwy (firmy), 2) adres
3) informacji dotyczącej ceny,
4) terminów wykonania (ewentualnie), 5) okresów gwarancji (ewentualnie), 6) warunków płatności (ewentualnie),
7) innych elementów, będących kryteriami do wyłonienia najkorzystniejszej oferty.
8) Zapytanie o oświadczenia wykonawców po otwarciu ofert.
9) Ustalenie terminów dalszych prac i spotkań Komisji.
10) Zakończenie procedury jawnego otwarcia ofert.
Załącznik Nr 2 do Regulaminu prac Komisji Przetargowej
Ramowy porządek prac Komisji Przetargowej w sprawie wyboru najkorzystniejszej oferty /niejawnej części obrad/
1. Rozpoczęcie obrad.
2. Przedstawienie przedmiotu zamówienia.
3. Rozdanie „Oświadczeń członka Komisji Przetargowej" o braku powiązań z oferentami albo poinformowanie o treści art. 17 z dnia 29 stycznia 2004r. - Prawo zamówień publicznych - dalej P.z.p. (Dz. U. Nr 19, póz. 177 z póz. zm.) i obowiązku podpisania stosownego oświadczenia (w przypadku zaistnienia powiązań z oferentami członek Komisji na podstawie art. 17 ust. 1 Pzp. zostaje wyłączony z Komisji).
4. Przedstawienie oferentów, którzy złoŜyli oferty.
5. Wypełnienie oświadczeń przez członków Komisji, zebranie wypełnionych oświadczeń i dołączenie ich do protokołu postępowania.
6. Przedstawienie warunków składania ofert i uwag do poszczególnych ofert.
7. Opracowanie i wystosowanie pism dotyczących:
1) złoŜenia przez oferentów wyjaśnień zgodnie z unormowaniami art. 87 ust. 1 lub 90 ust. 1 Pzp.;
2) złoŜenia przez oferentów uzupełnień dotyczących treści złoŜonych ofert zgodnie z unormowaniami art. 26 ust. 3 Pzp.;
3) przeprowadzenia specjalistycznych analiz złoŜonych ofert;
4) poprawienia oczywistych omyłek w tekście ofert zgodnie z unormowaniami art. 87 ust. 2 Pzp.;
5) wykluczenia oferentów;
6) odrzucenia ofert;
7) przedłuŜenia terminu związania ofertą.
8. Sporządzenie zestawień wykluczonych oferentów i odrzuconych ofert.
9. Przedstawienie kryteriów oceny ofert i ich znaczenia oraz zapoznanie członków Komisji ze sposobem głosowania i przyznawania punktów w poszczególnych kryteriach.
10. Dyskusja i wyjaśnianie wątpliwości dotyczących złoŜonych ofert oraz ewentualne zapoznanie z opiniami specjalistów o ofertach.
11. Wystosowanie wniosku do Prezydenta Miasta o powołanie rzeczoznawcy w przypadku niemoŜności rozwiązania problemu merytorycznego przez członków Komisji.
12. Przyznanie punktów poszczególnym ofertom i podsumowanie punktacji.
13. Ogłoszenie przez prowadzącego prace Komisji propozycji wyboru najkorzystniejszej oferty i wypełnienie wszystkich elementów protokołu.
14. Podpisanie protokołu przez wszystkich członków Komisji.
15. UmoŜliwienie bezpośrednio po podpisaniu protokołu, członkom Komisji Przetargowej napisania zdania odrębnego i załączenie go do dokumentacji postępowania.
16. Podziękowanie za udział w pracach Komisji i zamknięcie obrad.
