REGULAMIN ORGANIZACYJNY CENTRUM KULTURY W ŻAGANIU
I. POSTANOWIENIA OGÓLNE
§ 1 1. Centrum Kultury, realizuje swoje zadania wynikające:
- z ustawy o organizowaniu i prowadzeniu działalności kulturalnej z dnia 25 października 1991 r.; ( tj. Dz. U. z 2012 poz. 406 ze zm.),
- ze statutu nadanego uchwałą Nr LIII/161/2013 Rady Miasta Żagań z dnia 27 grudnia 2013 r.
oraz niniejszego regulaminu,
- z ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości ( tj. Dz. U. z 2013r. poz. 330 ze zm.), - z ustawy z dnia z 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych ( tj. Dz. U z 2013 r. poz. 885 ze zm.).
2. Centrum Kultury wpisany został do księgi rejestrowej instytucji kultury prowadzonej przez Gminę Żagań o statusie miejskim pod pozycją nr 1 (Księga Rejestrowa RIK 1/92) w dniu 10 lipca 1992 r. i posiada osobowość prawną.
3. Siedzibą Centrum Kultury jest Żagań, ul. Jana Pawła II 7.
4. Regulamin organizacyjny zwany dalej "Regulaminem" określa organizację, zasady funkcjonowania wraz z podziałem zadań i kompetencji pomiędzy poszczególnymi komórkami organizacyjnymi Centrum Kultury.
§ 2
1. Na czele Centrum Kultury stoi Dyrektor powoływany i odwoływany przez Burmistrza Miasta Żagań we właściwym trybie.
2. Dyrektor zarządza Centrum Kultury i reprezentuje go na zewnątrz oraz podejmuje czynności w sprawach z zakresu prawa pracy. Dyrektor zarządza Centrum Kultury przy pomocy Głównego Księgowego i bezpośrednio podległych mu pracowników komórek organizacyjnych.
3. Dyrektor ustanawia komórki organizacyjne, stanowiska pracy oraz ustala ich nazwy i liczbę etatów.
4. W Centrum Kultury tworzy się następującą strukturę organizacyjną, według schematu organizacyjnego, stanowiącego załącznik do niniejszego regulaminu:
D- Dyrektor,
GK – Główny Księgowy,
S.KiP – Specjalista do spraw płac i kadr,
S.A-T – Specjalista do spraw administracyjno – technicznych, S.K – Specjalista do spraw kultury,
S.KiP – Specjalista do spraw kultury i promocji, R – Referent,
Instruktorzy sekcji zatrudniani są w miarę potrzeb na umowę zlecenie.
5. Pracownicy merytoryczni mają prawo podejmowania decyzji we wszystkich sprawach z zakresu swoich kompetencji, z wyjątkiem spraw zastrzeżonych do kompetencji Dyrektora określonych w § 5.
6. Pracownicy merytoryczni ponoszą odpowiedzialność służbową przed Dyrektorem za prawidłową realizację i należyte oraz terminowe wykonywanie powierzonych im zadań, jak też za podejmowane decyzje.
7. Niezależnie od struktury organizacyjnej, o której mowa w ust. 4, Dyrektor może ustanowić inne samodzielne stanowiska pracy wynikające z potrzeb właściwej realizacji zadań określonych w statucie Centrum Kultury, w ramach zatwierdzonych etatów.
§ 3
W celu zapewnienia realizacji zadań określonych w postanowieniu statutu Centrum Kultury i niniejszego regulaminu, samodzielne stanowiska pracy zobowiązane są do współpracy i współdziałania między sobą oraz z jednostkami zewnętrznymi, wykonującymi określone
zadania na rzecz Centrum Kultury.
§ 4
1. Zezwolenie na udostępnienie danych liczbowych, informacji statystycznych i innych materiałów służbowych nieprzeznaczonych do publikacji, wydaje Dyrektor.
2. Udostępnienie danych i informacji o charakterze poufnym i tajnym może nastąpić na zasadach określonych w przepisach o ochronie tajemnicy państwowej i służbowej.
II. KOMPETENCJE I PODZIAŁ ZADAŃ
§ 5 Dyrektor
1. Dyrektor Centrum Kultury, działając zgodnie z przepisami prawa, podejmuje decyzje samodzielnie i ponosi za nie odpowiedzialność.
2. Do kompetencji Dyrektora zastrzeżone są następujące sprawy:
1) kierowanie pracami Centrum Kultury zgodnie z przepisami prawa oraz reprezentowanie Centrum Kultury na zewnątrz,
2) organizowanie sprawnej działalności Centrum Kultury, w tym koordynowanie przedsięwzięć artystycznych, edukacyjnych, impresaryjnych i wydawniczych,
3) występowanie do naczelnych, centralnych, wojewódzkich i gminnych organów władzy, administracji państwowej i samorządu terytorialnego, organów kontroli, prokuratury, sądów itp.,
4) wydawanie zarządzeń wewnętrznych i innych aktów przewidzianych w odrębnych przepisach,
5) opiniowanie projektów aktów prawnych zgłaszanych przez organy i instytucje zewnętrzne, podpisywanie i zatwierdzanie wszystkich dokumentów finansowych, 6) podejmowanie czynności z zakresu prawa pracy, m.in. dotyczących zatrudniania,
awansowania, przeszeregowania, nagradzania, karania i zwalniania pracowników Centrum Kultury, udzielania urlopów,
7) zatwierdzanie listy płac, przyznawanie premii i nagród pracownikom Centrum Kultury,
8) kierowanie kadrą merytoryczną i administracyjną Centrum Kultury,
9) sprawowanie nadzoru nad przestrzeganiem przez pracowników przepisów w zakresie ochrony tajemnicy służbowej,
10) ustalanie rocznego planu finansowego Centrum Kultury z zachowaniem wysokości dotacji organizatora,
11) zatwierdzanie sprawozdań finansowych Centrum Kultury,
12) sprawowanie nadzoru nad właściwą gospodarką finansową i majątkową Centrum Kultury,
13) wykonywanie zadań związanych z przeprowadzaniem kontroli zarządczej w Centrum Kultury.
3. Dokumenty i pisma przedkładane do podpisu Dyrektora akceptuje pod względem merytorycznym właściwa osoba upoważniona przez Dyrektora.
4. W czasie nieobecności Dyrektora kompetencje określone w ust. 2 (wyłączając pkt. 6-7) wykonuje Główny Księgowy lub inna osoba upoważniona przez Dyrektora.
§ 6 Główny Księgowy
Główny Księgowy odpowiada za całokształt gospodarki finansowej Centrum Kultury.
Do zadań Głównego Księgowego należy w szczególności:
1) nadzór nad gospodarką finansową Centrum Kultury, rachunkowością i ewidencją zgodnie z ustawą z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (tj. z dnia 30 stycznia
2013 r. - Dz.U. z 2013 r. poz. 330, z późn. zm.) oraz gospodarowaniem środkami
publicznymi zgodnie z ustawą z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (tj. z dnia 21 czerwca 2013 r. - Dz.U. z 2013 r. poz. 885, z późn. zm.),
2) rozliczenie budżetu na zasadach ustalonych dla instytucji kultury,
3) w sprawach majątkowych składanie oświadczeń woli wspólnie z Dyrektorem, 4) organizowanie obiegu dokumentów finansowych,
5) prowadzenie kontroli finansowej,
6) opiniowanie wszystkich spraw dotyczących zagadnień finansowych Centrum Kultury, 7) sprawozdawczość finansowa,
8) realizacja innych zadań, o ile zostały przewidziane w szczegółowym zakresie obowiązków.
§ 7 Specjalista do spraw płac i kadr
Do zadań specjalisty do spraw płac i kadr należy:
1) naliczanie i sporządzanie list wynagrodzeń, zasiłków chorobowych i innych świadczeń pieniężnych dla pracowników,
2) sporządzanie i rozliczanie umów zleceń i umów o dzieło,
3) prowadzenie kartotek wynagrodzeń osobowych, zasiłków chorobowych oraz rozliczeń finansowych w zakresie ubezpieczeń społecznych i podatku dochodowego od osób
fizycznych, sporządzanie i dostarczanie wymaganych przepisami dokumentów do ZUS i US,
4) sporządzanie zaświadczeń o wysokości zarobków na potrzeby pracowników i ZUS (Rp-7, Z-3 itp.),
5) rozliczanie wynagrodzeń pracowników publicznych i interwencyjnych z PUP,
6) prowadzenie ewidencji czasu pracy pracowników, list obecności, teczek akt osobowych,
7) sporządzanie dokumentów związanych z nawiązaniem i rozwiązaniem stosunku pracy, 8) prowadzenie spraw z zakresu prawa pracy,
9) współpraca ze służbą BHP w zakresie organizacji wymaganych szkoleń dla pracowników,
10) sprawna obsługa sekretariatu,
11) terminowe odbieranie i wysyłanie korespondencji oraz jej ewidencja, 12) nadzór nad przestrzeganiem instrukcji kancelaryjnej.
§ 8
Specjalista do spraw administracyjno - technicznych
Do zakresu obowiązków Specjalisty do spraw administracyjno - technicznych należy:
1) dbanie o utrzymanie porządku i czystości na terenie obiektów instytucji kultury oraz o stan zieleni wewnątrz i na zewnątrz obiektów,
2) zabezpieczenie i ochrona mienia,
3) dbanie o utrzymanie w pełnej sprawności technicznej obiektów sprzętu i wyposażenia.
Dokonywanie bieżących przeglądów stanu technicznego obiektów, instalacji
elektrycznej, kanalizacyjnej, kominowej i grzewczej (sporządzanie sprawozdań z kontroli według ustalonego wzoru),
4) prowadzenie spraw z zakresu ochrony przeciwpożarowej oraz bezpieczeństwa i higieny pracy; koordynowanie tych działań, realizacja zaleceń pokontrolnych.
5) prowadzenie całokształtu spraw dotyczących wynajmu lokali, budynków, dzierżawy gruntów i innych składników mienia instytucji kultury; sporządzanie projektów
umów, rozliczanie zużycia wody, energii elektrycznej, wody i ścieków oraz opłat za usługi telekomunikacyjne,
6) prowadzenie całokształtu spraw związanych z udzielaniem zamówień publicznych, w tym dokumentowanie tych czynności zgodnie z obowiązującymi procedurami,
7) sporządzanie rocznych planów inwestycyjnych,
8) nadzór nad realizacją terminarza imprez, ewidencja zgłoszeń wynajmu sal oraz rejestru związanych z wynajmem umów,
9) koordynacja obsługi technicznej imprez i przedsięwzięć kulturalnych realizowanych przez instytucję,
10) prowadzenie magazynu wyposażenia i środków czystości, magazynu biletów oraz ewidencji środków trwałych PT i OP,
11) zastępowanie osoby prowadzącej kasę instytucji podczas nieobecności, materialna odpowiedzialność za powierzone w tym zakresie mienie,
12) prowadzenie spraw związanych z ubezpieczeniem mienia oraz ubezpieczeniem grupowym pracowników,
13) nadzór nad pracownikami zatrudnionymi w ramach prac interwencyjnych i robót publicznych,
14) wykonywanie innych zadań powierzonych przez przełożonego.
§ 9 Specjalista do spraw kultury
Do zakresu obowiązków Specjalisty do spraw kultury należy:
1) planowanie, przygotowanie oraz koordynowanie imprez kulturalnych,
2) planowanie i przygotowanie ofert dla dzieci i młodzieży w okresie ferii zimowych i wakacji,
3) opracowywanie planów rocznych imprez kulturalnych i prowadzenie wymaganej sprawozdawczości oraz pozostałej dokumentacji merytorycznej,
4) rozpoznawanie potrzeb kulturalnych mieszkańców,
5) organizowanie i nadzorowanie prac instruktorów oraz działalności działających sekcji, 6) organizowanie i prowadzenie wystaw, wernisaży, spektakli itp.,
7) organizowanie seansów filmowych,
8) rozliczanie kina, nadzór nad prawidłowym i terminowym obiegiem kopii filmowych oraz sporządzanie stosownej dokumentacji,
9) prowadzenie rejestru i sporządzanie deklaracji dla ZAIKS-u,
10) sporządzanie informacji do strony internetowej oraz jej aktualizacja, 11) wykonanie i projektowanie plakatów promujących organizowane imprezy, 12) przygotowywanie kosztorysu imprez.
§ 10 Specjalista do spraw kultury i promocji
Do zakresu obowiązków Specjalisty do spraw kultury i promocji należy:
1) planowanie imprez artystycznych i rozrywkowych w cyklach miesięcznych i przedstawienie propozycji do akceptacji dyrektorowi,
2) przygotowanie oraz koordynacja imprez artystycznych i rozrywkowych realizowanych przez instytucje kultury,
3) prowadzenie strony internetowej instytucji kultury,
4) współdziałanie w koordynacji pracy sekcji Szkoły Talentów (aktualizowanie na stronie internetowej danych dotyczących sekcji), promowanie działań Szkoły
Talentów,
5) prowadzenie spraw związanych z promocją i reklamą imprez w środowisku miejskim (informacja o działalności do mediów, na stronie internetowej, na facebooku),
6) współdziałanie przy organizacji imprez, wystaw i innych przedsięwzięć kulturalnych
7) współpraca z instytucjami samorządowymi, instytucjami kultury, szkołami w zakresie programowania i realizacji przedsięwzięć kulturalnych oraz sporządzanie miesięcznych sprawozdań z podjętych działań w tym zakresie,
8) rozpoznawanie potrzeb kulturalnych mieszkańców,
9) obsługa techniczna imprez, zabezpieczenie ich, tzn. nagłośnienia, prowadzenia, oświetlenia, itp.,
10) prowadzenie dokumentacji elektronicznej z działań instytucji (zdjęcia, nagrania na CD, DVD),
11) współdziałanie przy przygotowywaniu ofert artystycznych dla dzieci i młodzieży na ferie zimowe i wakacje,
12) prowadzenie magazynu wyposażenia,
13) przygotowanie zleceń do projektowania plakatów promujących organizowane imprezy oraz plakatowanie,
14) organizowanie seansów filmowych – kolportaż biletów i zaproszeń, stała współpraca z dystrybutorami filmów,
15) rozliczanie kina, nadzór nad prawidłowym i terminowym obiegiem kopii filmowych
oraz sporządzanie dokumentacji (sprawozdania, rozliczenia, sporządzanie raportów z frekwencji sprzedaży),
16) prowadzenie rejestru i sporządzanie deklaracji dla ZAIKS-u, 17) wykonywanie innych prac powierzonych przez przełożonego.
§ 11 Referent
Do zakresu obowiązków referent należy:
1) znajomość i przestrzeganie obowiązujących przepisów dotyczących prawa pracy i administracji,
2) prowadzenie kasy fiskalnej oraz odpowiedzialność za serwis kas, 3) sporządzanie i rozliczanie raportów kasowych,
4) pobieranie gotówki z banku oraz wypłata środków w kasie,
5) dokonywanie zakupów, prowadzenie rejestru zamówień, wystawianie faktur sprzedaży, prowadzenie opłat RTV,
6) współdziałanie w koordynacji pracy sekcji Szkoły Talentów (nadzorowanie wpłat członków sekcji, miesięczne zestawienie należności oraz wydatków z organizacji imprez),
7) prowadzenie spraw związanych z promocją i reklamą imprez w środowisku miejskim, 8) współdziałanie przy organizacji imprez, wystaw plastycznych i innych przedsięwzięć
kulturalnych,
9) prowadzenie archiwum zakładowego, przyjmowanie i zabezpieczanie akt, 10) prowadzenie księgi druków ścisłego zarachowania: kwitariuszy, czeków itp., 11) sporządzanie pism, informacji,
12) przygotowanie ofert imprez oraz sprawozdań z ich przebiegu, 13) odpowiedzialność materialna za powierzone mienie,
14) wykonywanie innych zadań powierzonych przez przełożonego.
III. GOSPODARKA FINANSOWA CENTRUM KULTURY
§ 12
1. Centrum Kultury gospodaruje samodzielnie mieniem przydzielonym mu i nabytym oraz prowadzi samodzielną gospodarkę w ramach posiadanych środków, kierując się
zasadami efektywności ich wykorzystania.
2. Centrum Kultury może zbywać środki trwałe. Przy zbywaniu środków trwałych stosuje się odpowiednie przepisy dotyczące przedsiębiorstw państwowych.
3. Podstawą gospodarki finansowej Centrum Kultury jest plan finansowy ustalony przez dyrektora z zachowaniem kwoty dotacji przyznanej przez organizatora.
4. Centrum Kultury pokrywa koszty bieżącej działalności i zobowiązania z uzyskiwanych przychodów.
5. Przychodami Centrum Kultury są:
- przychody z prowadzonej działalności,
- przychody z najmu i dzierżawy składników majątku, - dotacje (podmiotowe, celowe),
- środki otrzymane od osób fizycznych i prawnych w formie darowizny, - z innych źródeł.
6. Oświadczenie woli w imieniu Centrum Kultury, w zakresie czynności prawnych mogących spowodować powstanie praw lub obowiązków majątkowych składają łącznie Dyrektor i Główny Księgowy, bądź osoby przez nich upoważnione.
V. POSTANOWIENIA KOŃCOWE
§ 14
1. Wszelkie zmiany Regulaminu Organizacyjnego dokonywane są w trybie właściwym do jego ustanowienia przez Dyrektora Centrum Kultury.
2. Regulamin wchodzi w życie z dniem podpisania, po uprzednim uzyskaniu opinii Burmistrza Miasta Żagań. Z chwilą wejścia w życie niniejszego regulaminu, traci moc obowiązujący Regulamin Organizacyjny Centrum Kultury w Żaganiu wprowadzony Zarządzeniem nr 5/2009 Dyrektora Centrum Kultury z dnia 14 lutego 2009 r. w sprawie określenia organizacji i zasad funkcjonowania Centrum Kultury w Żaganiu.
3. Schemat organizacyjny Centrum Kultury stanowi załącznik nr 1 do niniejszego regulaminu.
Żagań, dnia 01.05.2015 rok ………
Załącznik 1
do Regulaminu Organizacyjnego Centrum Kultury w Żaganiu
Specjalista do spraw Administracyjno-
Technicznych S.A-T Specjalista
do spraw Kadr i płac
S.KiP
Specjalista do spraw
Kultury S.K
Referent R Dyrektor
D
Główny Księgowy
GK
Instruktorzy sekcji zatrudniani w miarę potrzeb
na umowę zlecenie Specjalista
do spraw Kultury i promocji
S.KiP
