DECYZJA NR 60/2021
REKTORA-KOMENDANTA SZKOŁY GŁÓWNEJ SŁUŻBY POŻARNICZEJ z dnia 25 listopada 2021 r.
w sprawie przeprowadzenia inwentaryzacji na dzień 31 grudnia 2021 r.
Na podstawie § 7 ust. 2 i § 9 ust. 3 pkt 2 Instrukcji określającej szczegółowe zasady inwentaryzacji składników majątku oraz ustalania rzeczywistego stanu pozostałych składników aktywów i pasywów w Szkole Głównej Służby Pożarniczej stanowiącej załącznik do zarządzenia nr 41/2021 Rektora-Komendanta Szkoły Głównej Służby Pożarniczej z dnia 30 czerwca 2021 r., w zw. z art. 26 ust. 1 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2021 r. poz. 217) ustala się, co następuje:
§ 1.
Główna Komisja Inwentaryzacyjna przeprowadzi w okresie do dnia 15 stycznia 2022 r. inwentaryzację pełną według stanu na dzień 31 grudnia 2021 r., zgodnie z Planem inwentaryzacji na lata 2021-2025 wprowadzonym decyzją nr 11/2021 Rektora-Komendanta Szkoły Głównej Służby Pożarniczej z dnia 3 marca 2021 r., w poniższym zakresie:
Lp. Zakres inwentaryzacji Forma inwentaryzacji Zespół
spisowy
1. Aktywa pieniężne (z wyjątkiem zgromadzonych na rachunkach bankowych)
drogą spisu ich ilości z natury, wyceny tych ilości i porównania wartości z danymi ksiąg rachunkowych oraz wyjaśnienia i rozliczenia ewentualnych różnic
I
2. Papiery wartościowe w postaci materialnej, druki
ścisłego zarachowania I
3.
Rzeczowe składniki aktywów obrotowych, w tym:
1) magazyn materiałów: ogólny, mundurowy;
2) magazyn centralny Komendanta Głównego Państwowej Straży Pożarnej;
stały zespół spisowy (II)
powołany w
§ 1 ust. 2 decyzji nr 58/2021
3) magazyn żywności z opakowaniami stały zespół
spisowy (I) powołany w
§ 1 ust. 1 decyzji nr 58/2021
4. Skrypty w bibliotece przeznaczone do sprzedaży II
5.
Aktywa finansowe zgromadzone na rachunkach bankowych lub przechowywane przez inne jednostki
drogą otrzymania od banków i uzyskania od kontrahentów potwierdzeń prawidłowości wykazanego w księgach rachunkowych jednostki stanu tych aktywów oraz
wyjaśnienia i rozliczenia ewentualnych różnic
IV
6.
Należności i zobowiązania, w tym udzielone pożyczki z zastrzeżeniem pkt 3 „Planu inwentaryzacji na lata 2021-2025”
IV
7. Powierzone kontrahentom własne składniki
aktywów IV
8. Środki trwałe, do których dostęp jest znacznie utrudniony
w drodze weryfikacji poprzez
porównanie danych zawartych III
9. Grunty oraz prawa zakwalifikowane do nieruchomości
w księgach rachunkowych z danymi wynikającymi z dokumentów i weryfikacji realnej wartości tych składników
III
10. Należności sporne i wątpliwe IV
11. Należności i zobowiązania wobec osób
nieprowadzących ksiąg rachunkowych IV
12. Należności i zobowiązania z tytułów
publicznoprawnych IV
13.
Inne aktywa i pasywa, których zinwentaryzowanie w drodze spisu z natury, lub uzgodnienie z przyczyn uzasadnionych nie było możliwe, są to m.in.:
- wartości niematerialne i prawne,
- środki trwałe w budowie z wyjątkiem maszyn i urządzeń,
- inwestycje zaliczone do aktywów trwałych, - rozliczenia międzyokresowe przychodów i kosztów,
- kapitały (fundusze) własne, - rezerwy,
- fundusze specjalne,
- aktywa i pasywa ewidencjonowane pozabilansowo
IV i III w zakresie środków trwałych w budowie
14. Materiały biblioteczne
ustalenie wartości zbiorów wykazywanej w ewidencji sumarycznej bądź
szczegółowej z wartością wykazywaną
na koncie ewidencji majątkowej, porównanie wyników, ustalenie
i wyjaśnienie ewentualnych różnic
II
15.
Składniki aktywów, będące własnością innych jednostek, powierzone SGSP do sprzedaży, przechowywania, przetwarzania lub używania
drogą spisu z natury, powiadamiając te jednostki o wynikach spisu
IV
§ 2.
1. Powołuje się następujące zespoły spisowe:
1) I zespół spisowy w składzie:
a) mgr Ewa Grodek – przewodnicząca;
b) mgr Grażyna Kopacz c) Andrzej Gancarczyk;
d) kpt. inż. Marek Kacprzycki.
2) II zespół spisowy w składzie:
a) mgr inż. Grzegorz Jagielski – przewodniczący;
b) mgr Izabella Butkiewicz;
c) mgr inż. Bożena Czerwińska.
3) III zespół spisowy w składzie:
a) mł. bryg. mgr inż. Tomasz Obuchowicz – przewodniczący;
b) st. kpt. mgr Magdalena Gierska;
c) mgr Dagmara Bieniek.
4) IV zespół spisowy w składzie:
a) st. ogn. Katarzyna Markiewicz – przewodnicząca;
b) mgr Anna Godlewska;
c) Agnieszka Skocka.
2. Jeżeli z uzasadnionych przyczyn osoba wchodząca w skład zespołu spisowego nie może wziąć udziału w inwentaryzacji, przewodniczący Głównej Komisji Inwentaryzacyjnej może wyznaczyć zastępcę członka zespołu spisowego, po uprzednim uzgodnieniu z kierownikiem właściwej jednostki organizacyjnej SGSP.
§ 3.
1. I stały zespół spisowy w dniach 13 – 31 grudnia 2021 r.:
1) przeprowadzi spis z natury magazynu żywnościowego z opakowaniami;
2) dokona przeglądu zapasów materiałów według okresów zalegania na podstawie przedstawionych przez Dział Żywienia wykazów:
a) wykazu materiałów zalegających do 6 miesięcy;
b) wykazu materiałów zalegających ponad 6 miesięcy do 1 roku;
c) wykazu materiałów zalegających ponad 1 rok do 2 lat;
d) wykazu materiałów zalegających ponad 2 lata.
3) ustali zapasy, które utraciły swoją wartość przez zniszczenie, bądź z innych powodów w czasie przechowywania.
2. II stały zespół spisowy w dniach 13 – 31 grudnia 2021 r.:
1) przeprowadzi spis z natury magazynu ogólnego materiałów, magazynu mundurowego oraz Magazynu Centralnego Komendanta Głównego Państwowej Straży Pożarnej.
2) dokona przeglądu zapasów materiałów według okresów zalegania na podstawie wykazów przedstawionych przez Dział Administracyjno-Gospodarczy, z wyłączeniem Magazynu Centralnego Komendanta Głównego Państwowej Straży Pożarnej:
a) wykazu materiałów zalegających do 6 miesięcy;
b) wykazu materiałów zalegających od 6 miesięcy do 1 roku;
c) wykazu materiałów zalegających od 1 roku do 2 lat;
d) wykazu materiałów zalegających ponad 2 lata.
3) ustali zapasy, które utraciły swoją wartość przez zniszczenie, bądź z innych powodów w czasie przechowywania.
3. I zespół spisowy w dniach 10 – 31 grudnia 2021 r. przeprowadzi spis z natury:
1) aktywów pieniężnych – na dzień 31 grudnia 2021 r. (z wyjątkiem zgromadzonych na rachunkach bankowych);
2) papierów wartościowych w postaci materialnej oraz druków ścisłego zarachowania.
4. II zespół spisowy w dniach 30 listopada 2021 r. – 10 stycznia 2022 r. przeprowadzi spis z natury skryptów w bibliotece przeznaczonych do sprzedaży oraz ustali wartość skryptów bibliotecznych według kosztów ich wytworzenia, oraz przeprowadzi inwentaryzację
materiałów bibliotecznych poprzez ustalenie wartości zbiorów wykazanej w ewidencji sumarycznej bądź szczegółowej z wartością wykazaną na koncie ewidencji majątkowej, porównanie wyników, ustalenie i wyjaśnienie ewentualnych różnic.
5. III zespół spisowy w dniach 13 grudnia 2021 r. – 10 stycznia 2022 r. przeprowadzi inwentaryzację:
1) środków trwałych w budowie z wyjątkiem maszyn i urządzeń – w drodze weryfikacji poprzez porównanie danych zawartych w księgach rachunkowych z danymi wynikającymi z dokumentacji projektowo-kosztorysowej prowadzonej przez daną komórkę organizacyjną SGSP merytorycznie odpowiedzialną i faktycznego stopnia zaawansowania prac z danymi wynikającymi z ksiąg rachunkowych oraz weryfikacji realnej wartości tych składników;
2) środków trwałych, do których dostęp jest utrudniony – drogą spisu z natury, a tych, których nie da się spisać z natury w drodze weryfikacji poprzez porównanie danych wynikających z ksiąg rachunkowych z danymi wynikającymi z dokumentacji weryfikacji ich realnej wartości;
3) gruntów oraz praw zakwalifikowanych do nieruchomości – drogą porównania danych ksiąg rachunkowych z odpowiednimi dokumentami i weryfikacji realnej wartości tych składników.
6. IV zespół spisowy w dniach 30 listopada 2021 r. – 10 stycznia 2022 r. przeprowadzi inwentaryzację:
1) drogą otrzymania od banków i uzyskania od kontrahentów potwierdzeń prawidłowości wykazanego w księgach rachunkowych jednostki stanu tych aktywów oraz wyjaśnienia i rozliczenia ewentualnych różnic:
a) aktywów finansowych zgromadzonych na rachunkach bankowych lub przechowywanych przez inne jednostki;
b) należności i zobowiązań, w tym udzielone pożyczki z zastrzeżeniem pkt. 3
„Planu inwentaryzacji na lata 2021-2025”;
c) powierzonych kontrahentom własnych składników majątku;
Środki pieniężne zgromadzone na rachunkach bankowych oraz pożyczki zostaną zinwentaryzowane 31 grudnia 2021 r.
2) drogą weryfikacji poprzez porównanie danych zawartych w księgach rachunkowych z danymi wynikającymi z dokumentów i weryfikacji realnej wartości tych składników:
a) należności spornych i wątpliwych;
b) należności zagrożonych w bankach;
c) należności i zobowiązań wobec osób nieprowadzących ksiąg rachunkowych;
d) należności i zobowiązań z tytułów publicznoprawnych;
e) inne aktywa i pasywa, których zinwentaryzowanie w drodze spisu z natury lub uzgodnienie, z przyczyn uzasadnionych, nie było możliwe. Są to w szczególności:
inwestycje zaliczone do aktywów trwałych, rozliczenia międzyokresowe przychodów i kosztów, kapitały (fundusze) własne, rezerwy, fundusze specjalne, aktywa i pasywa ewidencjonowane pozabilansowo.
3) drogą spisu z natury, powiadamiając właściwe jednostki o wynikach spisu – składników aktywów, będących własnością innych jednostek, powierzonych SGSP do sprzedaży, przechowania, przetwarzania lub używania.
§ 4.
1. Przed rozpoczęciem inwentaryzacji osoby odpowiedzialne za majątek powinny wykonać następujące prace:
1) sprawdzić i uzupełnić oznakowania środków trwałych w poszczególnych pomieszczeniach;
2) doprowadzić ewidencję księgową do stanu bieżącego, umożliwiającego ustalenie różnic inwentaryzacyjnych.
2. Kierownicy jednostek organizacyjnych SGSP oraz osoby odpowiedzialne za mienie obowiązani są do udostępnienia pomieszczenia lub pomieszczeń oraz zapewnienia warunków sprawnego przeprowadzenia czynności związanych z ustaleniem stanu rzeczywistego inwentaryzowanych składników majątkowych, będących na wyposażeniu i dyspozycji podległej im jednostki.
3. Przygotowanie składników majątkowych do inwentaryzacji w szczególności polega na:
1) dokonaniu ich przeglądu, oceny stanu technicznego i przydatności do dalszego działania przez osoby posiadające na swym stanie składniki majątku;
2) uzupełnieniu brakującego oznakowania użytkowanych składników majątku;
3) wystąpieniu według właściwości: do Działu Administracyjno-Gospodarczego lub Działu IT z wnioskiem o wycofanie zbędnych lub zużytych składników majątku wraz z uzasadnieniem oraz oceną głównego użytkownika/kierownika jednostki organizacyjnej SGSP;
4) zweryfikowaniu stanu majątku w zakresie osób aktualnie odpowiedzialnych za jego użytkowanie, z uwzględnieniem osób odchodzących ze Szkoły Głównej Służby Pożarniczej, przepisanie składników majątku na stan właściwych użytkowników.
4. Kierownik Działu Administracyjno-Gospodarczego przed rozpoczęciem inwentaryzacji zobowiązany jest zapewnić prawidłowe oznakowanie wszystkich pomieszczeń, pięter, korytarzy oraz pozostałych miejsc, w sposób umożliwiający ich identyfikację przez zespoły spisowe na danym polu spisowym.
§ 5.
1. Nadzór nad wykonaniem czynności z § 4 ust. 3 przez funkcjonariuszy i pracowników powierza się kierownikom poszczególnych jednostek organizacyjnych SGSP.
2. Osobami do kontaktu i uzgodnień z ramienia Działu Administracyjno-Gospodarczego w zakresie ewidencji składników majątku, odpowiedzialnymi za prawidłowe rozliczenie wyników inwentaryzacji są: Pani Anna Zawolska i Pani Karolina Makowska.
§ 6.
1. Inwentaryzacji dokonują zespoły spisowe w obecności osoby odpowiedzialnej za wszystkie przypisane do niej składniki majątku.
2. Jeżeli z przyczyn uzasadnionych osoba odpowiedzialna za mienie nie może uczestniczyć w spisie z natury, w zastępstwie może brać udział inna osoba przez nią upoważniona na piśmie.
Przyjęcie zastępstwa nie oznacza jednak przejęcia odpowiedzialności za mienie objęte spisem.
3. Jeżeli w inwentaryzacji nie może uczestniczyć osoba materialnie odpowiedzialna i nie upoważniła do tego innej osoby, spis z natury może być przeprowadzony w obecności osoby reprezentującej prawa osoby materialnie odpowiedzialnej, którą to osobę wyznacza Kanclerz SGSP.
4. Kierownicy jednostek organizacyjnych SGSP odpowiednio do zakresu odpowiedzialności w zakresie danego pola spisowego zobowiązani są zapewnić, aby podlegające spisowi składniki majątku, do czasu zakończenia spisu, nie były wydawane, przyjmowane lub przemieszczane.
W sytuacjach wyjątkowych wymagana jest pisemna zgoda Przewodniczącego Głównej Komisji Inwentaryzacyjnej. Zespół spisowy w momencie przyjęcia lub wydania składnika majątku podlegającego spisowi, zamieszcza adnotację na tym dowodzie: „przyjęto/wydano w czasie spisu dnia …..” oraz podpisy członków zespołu spisowego i osoby materialnie odpowiedzialnej. Wydany składnik majątku nie jest ujmowany w arkuszu spisowym.
§ 7.
1. Główny Księgowy, zastępca Głównego Księgowego i Przewodniczący Głównej Komisji Inwentaryzacyjnej zapoznają osoby powołane w skład zespołów spisowych, o których mowa w § 2 z obowiązującymi przepisami przekazując materiały i instrukcje drogą komunikacji elektronicznej.
2. Przewodniczący zespołów spisowych zobowiązani są do ścisłego przestrzegania ustaleń Głównej Komisji Inwentaryzacyjnej.
3. W uzasadnionych przypadkach, termin spisu wskazany § 3 może zostać zmieniony przez Przewodniczącego zespołu spisowego w porozumieniu z osobą odpowiedzialną materialnie za obszar spisowy w zakresie terminów określonych w § 1.
§ 8.
1. Członkowie zespołów spisowych na czas wykonywania zadań, do których zostali powołani w zakresie inwentaryzacji, zostają zwolnieni od innych obowiązków.
§ 9.
1. Kierownik Działu Administracyjno-Gospodarczego udostępni pomieszczenia niezbędne do prac komisji oraz zapewni środki, materiały i inne środki techniczne niezbędne do prawidłowego przeprowadzenia inwentaryzacji.
2. Kierownik Działu Administracyjno-Gospodarczego udostępni pomieszczenia niezbędne do magazynowania składników majątku zakupionych w czasie trwania spisu z natury oraz właściwie zabezpieczy pomieszczenia i magazyny na czas spisu przed niekontrolowaną zmianą miejsca spisywanych składników majątku.
3. Kierownik Działu IT zapewni środki techniczne i sprawne wsparcie w zakresie informatycznym niezbędne do prawidłowego przeprowadzenia inwentaryzacji.
§ 10.
1. Kierownik Działu Administracyjno-Gospodarczego zapewni właściwą realizację czynności przygotowawczych do inwentaryzacji składników mienia, o których mowa w § 1 w tabeli lp. 3 pkt 1.
2. Kierownik Działu Żywienia zapewni właściwą realizację czynności przygotowawczych do inwentaryzacji składników mienia, o których mowa w § 1 w tabeli lp. 3 pkt 3.
3. Kierownik Działu Zabezpieczenia Operacyjno-Odwodowego zapewni właściwą realizację czynności przygotowawczych do inwentaryzacji składników mienia Magazynu Centralnego Komendanta Głównego Państwowej Straży Pożarnej, o którym mowa w § 1 w tabeli lp. 3 pkt 2.
4. Główny księgowy zapewni właściwą realizację czynności przygotowawczych do inwentaryzacji składników mienia, o których mowa w § 1 w tabeli lp. 1, 2, 6 - 13, 15.
5. Kierownik Biblioteki zapewni właściwą realizację czynności przygotowawczych do inwentaryzacji składników mienia, o których mowa w § 1 w tabeli lp. 4 i 14.
6. Kierownik Działu Gospodarki Transportowej zapewni środki transportu, zgodnie z potrzebami określonymi przez przewodniczących właściwych zespołów spisowych.
7. Kierownicy jednostek organizacyjnych SGSP na użytkowanym obszarze wyznaczą osoby, które udostępnią pomieszczenia i będą obecne przy spisie oraz podpiszą arkusze spisowe.
8. Bezpośredni użytkownicy mają obowiązek uczestniczenia w spisie z natury danego pola spisowego w terminach odpowiednio wyznaczonych w § 3, udostępniania uprzednio przygotowanych do spisu, użytkowanych przez nich składników majątku oraz udzielania niezbędnych informacji zespołom spisowym.
9. W przypadku nieobecności osób, o których mowa w ust. 7 i 8 kierownicy jednostek organizacyjnych SGSP wyznaczą inne osoby do wykonania zadań wymienionych w ust. 7 i 8.
§ 11.
1. Zespoły spisowe po zakończeniu spisu z natury zobowiązane są sprawdzić:
1) czy wszystkie pomieszczenia wchodzące w skład danego pola spisowego zostały objęte spisem z natury;
2) czy ilości przemieszczone w toku spisu zostały ujęte na arkuszach spisowych;
3) czy wszystkie arkusze spisowe zostały podpisane przez członków zespołu spisowego i osobę odpowiedzialną za spisywane mienie.
2. Zespoły spisowe po zakończeniu spisu z natury zobowiązane są do:
1) rozliczenia z przydzielonych im arkuszy spisu z natury;
2) złożenia Przewodniczącemu GKI sprawozdania według wzoru określonego w załączniku nr 2 Instrukcji określającej szczegółowe zasady inwentaryzacji składników majątku oraz ustalania rzeczywistego stanu pozostałych składników aktywów i pasywów w Szkole Głównej Służby Pożarniczej.
§ 12.
1. Spis z natury zostanie poddany wyrywkowej kontroli na co najmniej trzech polach spisowych, przez członków Głównej Komisji Inwetaryzacyjnej, w składzie:
1) st. bryg. mgr Katarzyna Boguszewska;
2) mł. bryg. mgr inż. Marek Kwiatkowski;
3) mł. kpt. mgr inż. Wioletta Brzozowska;
4) mł. kpt. mgr inż. Michał Chludziński.
2. W toku kontroli należy sprawdzić, czy zespoły spisowe działają zgodnie z przepisami Instrukcji określającej szczegółowe zasady inwentaryzacji składników majątku oraz ustalania rzeczywistego stanu pozostałych składników aktywów i pasywów w Szkole Głównej Służby Pożarniczej, a zwłaszcza w zakresie kompletności spisu, prawidłowości ustalenia z natury ilości spisywanych składników majątku oraz prawidłowości sporządzania arkuszy spisowych oraz prawidłowości oznakowania spisywanych składników majątku.
3. Kontrolujący oznaczają swoim podpisem pozycje, które zostały skontrolowane pod względem prawidłowości ustalenia ilości spisywanych składników majątku.
4. W wyniku kontroli zostanie sporządzony protokół przez zespół kontrolujący.
§ 13.
1. Przewodniczący Głównej Komisji Inwentaryzacyjnej sukcesywnie, w terminach zakończenia spisów poszczególnych pól spisowych, przekazywać będzie arkusze spisowe składników mienia, o których mowa w § 1 w tabeli:
1) lp. 3 pkt 1, do Działu Administracyjno-Gospodarczego;
2) lp. 3 pkt 3, do Działu Żywienia;
3) lp. 3 pkt 2, do Działu Zabezpieczenia Operacyjno-Odwodowego.
2. Kierownik Działu Administracyjno-Gospodarczego, Działu Żywienia oraz Działu Zabezpieczenia Operacyjno-Odwodowego sukcesywnie, w terminie do dnia 10 stycznia 2022 r., przekaże Przewodniczącemu Głównej Komisji Inwentaryzacyjnej dokumentację z rozliczeń arkuszy spisowych, o których mowa w ust. 1 zweryfikowaną przez uprawnionego pracownika Działu Finansowo-Księgowego w zakresie porównania stanu wynikającego z rozliczenia inwentaryzacji ze stanem wynikającym z ewidencji księgowej.
3. Przewodniczący Głównej Komisji Inwentaryzacyjnej, po otrzymaniu rozliczeń, do 15 stycznia 2022 r. sporządzi sprawozdanie z przeprowadzonej inwentaryzacji.
§ 14.
Kierowników jednostek organizacyjnych SGSP zobowiązuje się do zapoznania z treścią decyzji podległych funkcjonariuszy i pracowników oraz nadzoru nad właściwym wypełnianiem przez nich postanowień niniejszej decyzji.
§ 15.
Decyzja wchodzi w życie z dniem podpisania.
Elektronicznie podpisany przez Mariusz Feltynowski;
Rektor - Komendant
