Siwz bez tajemnic. Przygotowanie siwz punkt po punkcie Opracowanie oferty zgodnie z treścią siwz Wzory dokumentów

(1)

Siwz

bez tajemnic

Siwz b ez tajemnic

 Przygotowanie siwz punkt po punkcie

 Opracowanie oferty zgodnie z treścią siwz

 Wzory dokumentów

pod redakcją

Anny Śmigulskiej-Wojciechowskiej

pod redakcją

A nn y Śmigulsk iej- W ojciecho w sk iej

UOX 04

Prezentowana publikacja „Siwz bez tajemnic” jest kompleksowym porad- nikiem przeznaczonym dla wszystkich uczestników postępowania o za- mówienie publiczne. Skorzystać z niej mogą zarówno zamawiający, którzy chcą przygotować specyfikacje istotnych warunków zamówienia zgod- nie z przepisami ustawy Pzp, jak również wykonawcy, którzy chcą wziąć udział w przetargu i przygotować jak najlepszą ofertę. W książce opisane są wszystkie niezbędne zagadnienia, które pojawiają się w trakcie pracy przy tworzeniu dokumentacji, poparte przykładami zaczerpniętymi z prawdzi- wych procedur przetargowych oraz bogatym orzecznictwem Krajowej Izby Odwoławczej.

Dzięki przystępnemu językowi i kompleksowemu ujęciu tematu publika- cja ta będzie przydatna zarówno dla specjalistów, którzy na co dzień mają do czynienia z opracowywaniem siwz albo przygotowywaniem ofert i po- szukują szczegółowych wyjaśnień, jak i dla osób, które stawiają dopiero swoje pierwsze kroki w zamówieniach publicznych.

ISBN 978-83-269-1753-0

9 788326 917530 cena 82,95 zł

(2)

Siwz

bez tajemnic

pod redakcją

Anny Śmigulskiej-Wojciechowskiej

(3)

Autorzy:

Anna Kuszel-Kowalczyk: rozdział I (VI) Małgorzata Skóra: rozdział I (II 13, IV) Agata Smerd: rozdział II (I, II)

Anna Śmigulska-Wojciechowska: rozdział I (I, II 1, 2, 3, 4, 7, 8, 9, 11, 14, 15, 16, 17, 18, 19, 20, 21, 24, III), rozdział II (III)

Dominika Perkowska: rozdział I (I 5, 6, V), rozdział III

Redaktor prowadzący:

Anna Śmigulska-Wojciechowska Wydawca:

Adam Głuszcz Korekta:

Zespół

Projekt okładki: Ireneusz Gawliński Skład i łamanie: IGAWA Ireneusz Gawliński Druk: Miller Druk sp. z o.o.

Copyright by Wydawnictwo Wiedza i Praktyka sp. z o.o.

Warszawa 2012

Wydawnictwo Wiedza i Praktyka sp. z o.o.

ul. Łotewska 9a, 03-918 Warszawa tel.: 22 518 29 29, faks: 22 617 60 10

Publikacja „Siwz bez tajemnic” chroniona jest prawem autorskim. Przedruk materiałów opublikowanych w książce – bez zgody wydawcy – jest zabroniony. Zakaz nie dotyczy cytowania publikacji z powołaniem się na źródło. Niniejsza publikacja została przygotowana z zachowaniem najwyższej staranności i wykorzy- staniem wysokich kwalifikacji, wiedzy i doświadczenia autorów. Zaproponowane w niej wskazówki, porady i interpretacje dotyczą sytuacji typowych. Ich zastosowanie w konkretnym przypadku może wymagać dodatkowych, pogłębionych konsultacji. Publikowane rozwiązania nie mogą być traktowane jako oficjalne stanowisko organów i urzędów państwowych. W związku z powyższym redakcja nie może ponosić odpo- wiedzialności prawnej za zastosowanie zawartych w publikacji wskazówek, przykładów, informacji itp. do konkretnych przypadków.

(4)

Spis treści

Wstęp ... 9

Rozdział I. Specyfikacja istotnych warunków zamówienia – jak ją sporządzić? ... 11

I. Kiedy istnieje obowiązek przygotowania specyfikacji istotnych warunków zamówienia? ... 11

II. Podstawowe elementy siwz ... 11

1. Nazwa (firma) oraz adres zamawiającego ... 12

2. Tryb udzielenia zamówienia ... 12

3. Opis przedmiotu zamówienia ... 13

4. Termin wykonania zamówienia ... 15

5. Opis warunków udziału w postępowaniu oraz opis sposobu dokonywania oceny spełniania tych warunków ... 16

5.1. Warunki pozytywne i negatywne – czym są i jakie są między nimi różnice? ... 16

5.2. Warunki podmiotowe i przedmiotowe ... 17

5.3. Opis sposobu dokonywania oceny spełnienia warunków udziału w postępowaniu ... 18

5.4. Konsekwencje błędnego opisu sposobu oceny warunków ... 25

6. Wykaz oświadczeń i dokumentów, które wykonawcy mają dostarczyć w celu potwierdzenia spełnienia warunków udziału w postępowaniu ... 26

6.1. Zasady żądania dokumentów od wykonawców zgodnie z ustawą Pzp ... 26

6.2. Wartość zamówienia ma znaczenie ze względu na obowiązek lub przywilej żądania dokumentów od wykonawcy ... 27

6.3. Dokumenty, których można wymagać w celu potwierdzenia, że wykonawca nie podlega wykluczeniu z powodu spełnienia negatywnych warunków udziału w postępowaniu ... 28

6.4. Dokumenty, których można wymagać w celu potwierdzenia, że wykonawca spełnia pozytywne warunki ... 31

6.5. Inne dokumenty, których zgodnie z rozporządzeniem zamawiający może żądać od wykonawcy ... 34

6.6. Forma, w jakiej wykonawca powinien złożyć wymagane od niego dokumenty ... 35

(5)

4

Spis treści

7. Informacje o sposobie porozumiewania się zamawiającego z wykonawcami oraz przekazywania oświadczeń i dokumentów, a także wskazanie osób

uprawnionych do porozumiewania się z wykonawcami ... 35

8. Wymagania dotyczące wadium ... 38

8.1. Formy wniesienia wadium ... 39

8.2. Prawidłowe liczenie terminu na wniesienie wadium ... 40

8.3. Jak ustalić wysokość wadium? ... 40

8.4. Na co zamawiający musi uważać, biorąc pod uwagę wyniki kontroli Prezesa Urzędu Zamówień Publicznych? ... 40

8.5. Propozycje zapisów siwz dotyczące wadium ... 44

9. Termin związania ofertą ... 44

10. Opis sposobu przygotowywania ofert ... 46

11. Miejsce oraz termin składania i otwarcia ofert ... 47

12. Opis sposobu obliczenia ceny ... 48

13. Opis kryteriów, którymi zamawiający będzie się kierować przy wyborze oferty wraz z podaniem znaczenia tych kryteriów oraz sposobu oceny ofert ... 49

13.1. Jakie kryteria oceny ofert można zastosować? ... 49

13.2. W jaki sposób należy ocenić oferty pod kątem spełnienia przez nie kryteriów? ... 53

14. Informacje o formalnościach, które powinny zostać dopełnione po wyborze oferty w celu zawarcia umowy w sprawie zamówienia publicznego ... 54

15. Wymagania dotyczące zabezpieczenia należytego wykonania umowy ... 55

16. Istotne dla stron postanowienia, które zostaną wprowadzone do treści zawieranej umowy w sprawie zamówienia publicznego, ogólne warunki umowy albo wzór umowy, jeżeli zamawiający wymaga od wykonawcy, aby zawarł z nim umowę w sprawie zamówienia publicznego na takich warunkach ... 55

17. Pouczenie o środkach ochrony prawnej przysługujących wykonawcy w toku postępowania o udzielenie zamówienia ... 56

18. Opis części zamówienia, jeżeli dopuszczone jest składanie ofert częściowych ... 57

19. Maksymalna liczba wykonawców, z którymi będzie zawarta umowa ramowa, jeżeli taka została przewidziana ... 59

20. Informacje o przewidywanych zamówieniach uzupełniających ... 59

21. Opis sposobu przedstawiania ofert wariantowych oraz minimalne warunki, jakim muszą odpowiadać oferty wariantowe, jeżeli dopuszczone jest ich składanie ... 61

22. Adres poczty elektronicznej lub strony internetowej zamawiającego, jeżeli dopuszcza on porozumiewanie się drogą elektroniczną ... 61

23. Informacje dotyczące walut obcych, w jakich mogą być prowadzone rozliczenia między zamawiającym a wykonawcą – jeżeli przewidziane są rozliczenia w walutach obcych ... 62

24. Informacja o aukcji elektronicznej, jeśli jest przewidziana ... 63

25. Wysokość zwrotu kosztów udziału w postępowaniu, jeżeli przewidziany jest ich zwrot ... 63

(6)

Spis treści

26. Określenie liczby osób bezrobotnych lub młodocianych, o których mowa w art. 29 ust. 1 ustawy Pzp, sposób dokumentowania zatrudnienia tych osób lub utworzenia albo zwiększenia funduszu szkoleniowego, uprawnienia zamawiającego w zakresie kontroli spełniania przez wykonawcę wymagań, o których mowa w art. 29 ust. 4, oraz sankcji z tytułu niespełnienia tych wymagań. Informacje te powinny się znaleźć w siwz, jeśli zamawiający

przewiduje wymienione wymagania w opisie przedmiotu zamówienia ... 63

27. Informacje o podwykonawcach ... 64

III. O czym musi pamiętać zamawiający, przygotowując siwz? ... 65

1. Wyjątki, na które trzeba uważać ... 65

2. Lista najważniejszych czynności, które powinien wykonać zamawiający, przygotowując siwz ... 66

IV. Opłata za siwz, przekazanie siwz i inne formalności ... 67

1. Jaką opłatę można pobrać za siwz od wykonawców? ... 67

2. W jaki sposób można przekazać wykonawcy siwz? ... 68

3. W jakim terminie zamawiający musi przekazać siwz? ... 68

4. Kontrola, komu przekazywane jest siwz ... 69

5. Na którym etapie postępowania w poszczególnych trybach należy przekazać wykonawcom siwz? ... 71

V. Różnice między wyjaśnieniem a zmianą siwz ... 79

1. Jak wyjaśniać specyfikacje zgodnie z ustawą Pzp? ... 79

1.1. W jakim terminie może wpłynąć do zamawiającego wniosek o wyjaśnienie treści siwz? ... 79

1.2. Kiedy zamawiający ma obowiązek udzielić wyjaśnień wykonawcom? ... 80

1.3. W jakim przypadku zamawiający jest zwolniony z obowiązku udzielenia wyjaśnień? ... 81

1.4. Jak należy postąpić z udzielonymi wyjaśnieniami? ... 83

1.5. Zwołanie zebrania wykonawców – kiedy warto skorzystać z tej metody udzielenia wyjaśnień ... 83

2. Zmiana siwz dokonana w sposób właściwy ... 85

2.1. Wyjaśnienie czy zmiana treści siwz? ... 85

2.2. Jakie czynności należy wykonać po dokonaniu zmian treści siwz? ... 89

2.3. W jakich przypadkach zamawiający jest zobowiązany do przedłużenia terminu składania ofert oraz jakie obowiązki się z tym wiążą? ... 90

2.4. Jakie obowiązki ciążą na zamawiającym, który przedłuża termin składania ofert? ... 91

VI. Błędy w tworzeniu siwz ... 93

1. Sześć czynności, o których należy pamiętać, przygotowując siwz ... 93

2. Najczęstsze nieprawidłowości w specyfikacjach ... 95

3. Na co należy uważać w przypadku siwz na roboty budowlane? ... 97

3.1. Jakie błędy popełniają zamawiający, opisując przedmiot zamówienia na roboty budowlane? ... 97

(7)

6

Spis treści

3.2. Czy opis sposobu dokonania oceny spełniania warunku udziału

w postępowaniu sformułowano w sposób poprawny? ... 98

4. Ustalenie opisu spełniania warunków udziału w sposób związany z przedmiotem zamówienia oraz do niego proporcjonalny ... 100

4.1. Jak poprawnie opisać sposób dokonywania oceny spełniania warunku w odniesieniu do posiadania uprawnień do wykonywania określonej działalności lub czynności? ... 100

4.2. Sprawdzanie wiedzy i doświadczenia wykonawców w realizacji robót budowlanych, czyli na co należy uważać? ... 103

4.3. Na co szczególnie uważać, formułując opis warunku dysponowania odpowiednim potencjałem technicznym oraz kadrowym? ... 106

4.4. Dwa zasadnicze uchybienia opisu sposobu dokonywania oceny spełniania warunku dotyczącego sytuacji ekonomicznej i finansowej wykonawców ... 108

5. Ważne jest bezbłędne sformułowanie kryteriów oceny ofert ... 109

Rozdział II. Praktyczne porady dla wykonawców chcących wziąć udział w przetargu ... 111

I. Na jakie elementy siwz wykonawca powinien zwracać szczególną uwagę? ... 111

1. Od czego zacząć czytanie siwz, czyli po spełnieniu jakich warunków wykonawca może przystąpić do postępowania? ... 111

1.1. Posiadanie uprawnień do wykonywania określonej działalności lub czynności ... 112

1.2. Posiadanie wiedzy i doświadczenia ... 112

1.3. Dysponowanie odpowiednim potencjałem technicznym oraz osobami zdolnymi do wykonania zamówienia ... 113

1.4. Sytuacja ekonomiczna i finansowa ... 113

1.5. Przykłady zapisów siwz, które mogą budzić wątpliwości bądź są niezgodne z ustawą Pzp ... 114

2. Pozostałe elementy siwz równie ważne dla wykonawcy ... 117

2.1. Termin składania ofert ... 117

2.2. Termin realizacji zamówienia ... 118

2.3. Opis sposobu przygotowania ofert, opis sposobu obliczenia ceny ... 118

2.4. Wadium i zabezpieczenie należytego wykonania umowy ... 119

2.5. Zwrot kosztów udziału w postępowaniu ... 119

3. Czytamy umowę i opis przedmiotu zamówienia ... 119

3.1. Postanowienia umowne, które mogą mieć wpływ na decyzję wykonawcy o udziale w przetargu ... 120

3.2. Opis przedmiotu zamówienia, czyli co tak naprawdę wykonawca ma zrealizować, dostarczyć lub zbudować w ramach zamówienia publicznego? ... 123

4. Wskazówki, jak poprawnie złożyć ofertę ... 124

4.1. O czym musi pamiętać wykonawca, składając ofertę? ... 125

II. Jak wykonawca powinien przygotować ofertę po zmianie lub wyjaśnieniach treści siwz? ... 126

1. Zmiana siwz bez wyraźnego wyodrębnienia – zmiana jako wyjaśnienie treści siwz ... 127

(8)

Spis treści

2. Zmiana siwz a możliwość wnioskowania o wyjaśnienie ... 128

3. Kiedy wykonawca może zmienić lub wycofać ofertę? ... 129

4. Uprawnienia do wniesienia odwołania na zmianę siwz w zależności od wartości zamówienia ... 130

5. Najczęstsze przypadki odwołań na zapisy siwz ... 131

6. Omyłki wynikające z braku uwzględnienia zmiany siwz i możliwość ich poprawienia ... 134

III. Odrzucenie oferty z powodu jej niezgodności z treścią siwz ... 136

Rozdział III. Wzory siwz ... 139

I. Wzór specyfikacji istotnych warunków zamówienia na świadczenie usług hotelarskich ... 140

1. Spis treści ... 141

2. Część I – Instrukcja dla wykonawców ... 142

3. Część II – Opis przedmiotu zamówienia ... 153

4. Część III – Wzór umowy w sprawie zamówienia publicznego na świadczenie usług hotelarskich ... 154

5. Część IV – Wzory formularza oferty i załączników do oferty ... 157

II. Wzór specyfikacji istotnych warunków zamówienia na bieżące utrzymanie parków oraz terenów zieleni miejskiej ... 163

1. Spis treści ... 164

2. Część I – Instrukcja dla wykonawców ... 165

3. Część II – Opis przedmiotu zamówienia ... 182

4. Część III – Wzór umowy w sprawie zamówienia publicznego na bieżące utrzymanie parków oraz terenów zieleni miejskiej ... 200

5. Część IV – Wzory formularza oferty, formularza cenowego oraz załączników do oferty ... 204

(9)

(10)

WSTĘP

Przygotowanie specyfikacji istotnych warunków zamówienia (dalej: siwz) to jeden z najważniejszych etapów całej procedury przetargowej. Dokument ten bywa często przedmiotem zarzutów organów kontrolnych oraz odwołań wykonawców. Postaramy się, aby porady, wskazówki i wyjaśnienia zamieszczone w tej książce pomogły zminima- lizować ryzyko błędów. Zgodnie z wynikami kontroli przeprowadzanych przez Prezesa Urzędu Zamówień Publicznych najczęstsze nieprawidłowości odnośnie do siwz dotyczą np. braku spójnych informacji zawartych w siwz i w ogłoszeniu czy też braku zapisów, których obowiązek zamieszczenia nakłada ustawa Prawo zamówień publicznych (dalej ustawa Pzp). Ta publikacja ma na celu wyeliminowanie tego typu nieprawidłowości.

Ponadto książka ta została podzielona na części. Jedna dotyczy problemów, z jakimi zmagają się w większym stopniu zamawiający, a druga poświęcona jest bardziej dla wy- konawców. Ponadto prezentujemy małą „ściągawkę” w postaci przykładów gotowych wzorów dokumentów. W ten sposób każdy z uczestników postępowania o zamówienie publiczne będzie mógł łatwo i szybko znaleźć najciekawsze dla niego informacje. Dzięki niej będzie można dowiedzieć się, jak prawidłowo sformułować zapisy siwz oraz na któ- re postanowienia specyfikacji warto zwrócić szczególną uwagę, przystępując do postę- powania o zamówienie.

Mam nadzieję, że publikacja ta spełni oczekiwania zarówno tych, dla których słowo

„siwz” jest jedną wielką niewiadomą, jak i tych, którzy potrzebują jedynie przypomnie- nia pewnych kwestii lub szczegółowej interpretacji przepisów ustawy Pzp. Mam również nadzieję, iż każdy Czytelnik po lekturze tej książki pozbędzie się wszelkich wątpliwości, które wiążą się z tym dość skomplikowanym dokumentem, jakim jest specyfikacja istotnych warunków zamówienia.

Z poważaniem, redaktor merytoryczny Anna Śmigulska-Wojciechowska

(11)

(12)

Rozdział I

Specyfikacja istotnych warunków zamówienia – jak ją sporządzić?

I. Kiedy istnieje obowiązek przygotowania specyfikacji istotnych warunków zamówienia?

Obowiązek sporządzenia siwz ma prawie każdy zamawiający. Dotyczy on bowiem sytuacji, w których jednostka zamawiająca prowadzi postępowanie o zamówienie w trybie:

y przetargu nieograniczonego, y przetargu ograniczonego, y negocjacji z ogłoszeniem, y negocjacji bez ogłoszenia oraz y zapytania o cenę,

y dialogu konkurencyjnego.

W przypadku trybu z wolnej ręki zamawiający nie ma obowiązku przygotowywać siwz. Wynika to ze specyfiki tego postępowania, a dokładnie z tego, iż wraz z zaprosze- niem do negocjacji przekazane zostają wykonawcom informacje niezbędne do przepro- wadzenia postępowania. Są to m.in.:

y postanowienia, które zamawiający zamierza zamieścić w treści umowy o zamó- wienie publiczne,

y ogólne warunki umowy lub y wzór umowy.

II. Podstawowe elementy siwz

W zależności od trybu, w jakim prowadzone jest postępowanie o zamówienie publiczne, różna jest treść i zawartość siwz. Co prawda art. 36 ust. 1 ustawy z 29 stycznia 2004 r.

– Prawo zamówień publicznych (tekst jedn.: Dz.U. z 2010 r. nr 113, poz. 759 ze zm. – da-

(13)

12

Rozdział I. Specyfikacja istotnych warunków zamówienia – jak ją sporządzić?

lej ustawa Pzp) zawiera zakres informacji, jaki musi znaleźć się w siwz. Jednakże nie jest to katalog zamknięty i w zależności od potrzeb zamawiający ma prawo zawrzeć również w niej inne zapisy istotne z punktu widzenia np. jego potrzeb bądź specyfiki danej usłu- gi, dostawy bądź roboty budowlanej.

Zasadniczo na siwz składa się kilka części, które określają m.in.:

1) przedmiot zamówienia,

2) warunki udziału w postępowaniu, 3) przygotowanie ofert oraz ich ocenę, 4) warunki umowy,

5) inne informacje istotne w prowadzonym postępowaniu (np. w zw. z art. 23 ustawy Pzp).

W dalszej części książki zostanie przedstawiona lista informacji, w zależności od trybu, w którym prowadzone jest postępowanie o zamówienie publiczne, jakie zgodnie z art. 36 ustawy Pzp, powinny się znaleźć w siwz.

1. Nazwa (firma) oraz adres zamawiającego

Dotyczy: przetargu nieograniczonego, przetargu ograniczonego, negocjacji z ogłosze- niem, negocjacji bez ogłoszenia, zapytania o cenę, dialogu konkurencyjnego

Jedną z podstawowych informacji zawartych w siwz jest podanie wykonawcy wszystkich niezbędnych danych kontaktowych, tj.:

y nazwy jednostki zamawiającej, y adresu,

y numerów telefonów i faksów, y adresu poczty elektronicznej, y adresu strony internetowej oraz

y informacji, które mogą mieć istotne znaczenie dla wykonawców, jak np. godziny pracy jednostki zamawiającej.

2. Tryb udzielenia zamówienia

Dotyczy: przetargu nieograniczonego, przetargu ograniczonego, negocjacji z ogłosze- niem, negocjacji bez ogłoszenia, zapytania o cenę, dialogu konkurencyjnego

Zamawiający musi podać w siwz informację o tym, w jakim trybie będzie prowadził postępowanie o zamówienie publiczne. Od tego zależeć będzie nie tylko dalsza treść specyfikacji istotnych warunków zamówienia, ale również istnienie uprawnień i obowiąz- ków wykonawcy.

(14)

Siwz

bez tajemnic