AiK.2425.1.2020
Nowy Targ, 2020-12-18
Zaproszenie do składania ofert
Wybór instytucji finansowej zarządzającej i prowadzącej Pracownicze Plany Kapitałowe (PPK) dla pracowników Urzędu Miasta Nowy Targ oraz miejskich jednostek organizacyjnych.
Zamówienie nie podlega przepisom ustawy z dnia 29.01.2004 r. Prawo zamówień publicznych, jak również odwołaniom.
I. Nazwa oraz adres Zamawiającego:
Gmina Miasto Nowy Targ, ul. Krzywa 1, 34-400 Nowy Targ
II. Tryb udzielania zamówienia:
1. Postępowanie jest prowadzone w trybie zapytania ofertowego.
2. Postępowanie prowadzone jest na zasadach i warunkach wskazanych w niniejszym zapytaniu ofertowym, zwanym dalej Zapytaniem, do którego nie mają zastosowania przepisy ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (tekst jednolity Dz. U. z 2019 r., poz. 1843 ze zm.), zwanej dalej „ustawą Pzp”.
III. Opis przedmiotu zamówienia:
1. Przedmiotem niniejszego zamówienia jest wybór Instytucji Finansowej zarządzającej i prowadzącej Pracownicze Plany Kapitałowe zgodnie z warunkami zawartymi w niniejszym zapytaniu oraz na zasadach określonych w ustawie z dnia 4 października 2018 r. o pracowniczych planach kapitałowych (tekst jednolity, Dz. U. z 2020 r., poz. 1342), zwaną dalej „Ustawą o PPK”, dla pracowników:
1) Urzędu Miasta Nowy Targ
oraz niżej wymienionych miejskich jednostek organizacyjnych:
2) Miejskiego Zakładu Komunikacji w Nowym Targu,
3) Zakładu Gospodarczego Zieleni i Rekreacji w Nowym Targu, 4) Miejskiego Centrum Sportu i Rekreacji w Nowym Targu, 5) Ośrodka Pomocy Społecznej w Nowym Targu,
6) Miejskiego Ośrodka Kultury w Nowym Targu, 7) Miejskiej Biblioteki Publicznej w Nowym Targu,
8) Miejskiego Centrum Usług Wspólnych w Nowym Targu, 9) Szkoły Podstawowej Nr 1 w Nowym Targu,
10) Szkoły Podstawowej Nr 2 im. Mikołaja Kopernika w Nowym Targu, 11) Szkoły Podstawowej Nr 3 im. Jana Pawła II w Nowym Targu, 12) Szkoła Podstawowej Nr 4 w Nowym Targu,
13) Szkoły Podstawowej Nr 5 im. Konfederacji Tatrzańskiej w Nowym Targu,
14) Szkoły Podstawowej Nr 6 im. Józefa Rajskiego Burmistrza Nowego Targu w Nowym Targu, 15) Szkoły Podstawowej Nr 11 im. Żołnierzy Armii Krajowej w Nowym Targu,
16) Przedszkola Nr 2 w Nowym Targu, 17) Przedszkola Nr 4 w Nowym Targu,
2. Według stanu na dzień 15.12.2020 r. struktura wiekowa zatrudnionych w ww. podmiotach przedstawia się następująco:
Rok urodzenia
Ilość pracowników
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17
Razem UM MZK ZGZiR MCSiR OPS MOK MBP MCUW SP1 SP2 SP3 SP4 SP5 SP6 SP11 Przedszk.
Nr 2
Przedszk.
Nr 4
1952 1 1 1 3
1953 1 1
1954 1 1 2
1955 1 1
1956 2 1 1 2 1 7
1957 3 1 1 1 1 7
1958 3 1 2 1 1 1 1 3 13
1959 5 3 2 1 1 2 3 1 17
1960 3 1 2 1 2 1 1 2 1 2 14
1961 3 6 1 1 2 4 2 4 2 1 26 1962 2 3 1 1 3 3 3 3 4 2 25
1963 2 3 1 1 2 4 4 1 2 3 2 2 27 1964 4 2 3 1 3 2 2 1 5 2 4 29
1965 4 5 1 1 1 3 2 1 2 3 23
1966 1 5 5 2 1 3 4 1 5 1 3 31 1967 2 2 3 6 1 1 1 3 1 1 3 1 2 27 1968 1 3 1 3 1 1 10
1969 2 1 1 2 5 4 4 6 7 2 1 35 1970 4 1 1 1 1 3 2 1 2 2 4 1 23
1971 3 1 2 1 4 2 1 14
1972 4 1 1 3 1 1 1 3 2 1 6 5 1 30 1973 4 1 2 2 1 1 2 1 3 2 3 22
1974 3 1 2 1 4 3 1 1 2 4 1 23
1975 3 2 1 1 3 1 3 3 1 1 1 20 1976 6 4 2 3 1 2 3 4 1 1 27 1977 5 1 6 3 1 1 1 4 1 4 5 1 33
1978 2 1 3 1 2 1 2 1 3 2 3 21 1979 6 2 2 1 2 1 2 1 3 2 4 2 28 1980 5 3 1 1 2 3 2 2 1 4 1 25 1981 4 2 1 1 1 1 1 5 2 1 1 5 1 26 1982 6 1 1 1 2 1 4 1 1 2 1 21 1983 8 1 2 1 1 2 1 1 2 3 2 2 2 1 2 31 1984 1 2 1 5 2 2 1 2 3 4 3 3 29 1985 5 1 1 3 1 2 2 1 2 6 3 27 1986 4 1 3 1 1 1 1 3 1 1 1 2 20 1987 5 1 2 1 1 1 1 1 1 14 1988 4 2 1 1 1 1 1 1 1 4 1 18 1989 4 1 2 1 3 2 1 3 17
1990 3 1 1 2 1 1 3 1 2 15 1991 2 2 1 1 3 2 1 1 1 2 3 2 3 24 1992 6 1 1 3 11
1993 1 1
1994 2 1 2 1 6
1995 1 1 2 2 1 7
1996 1 1 1 1 4 1997 0
1998 0
1999 0
2000 0
2001 1 1
Razem: 135 44 42 41 42 13 12 10 44 74 48 52 68 41 106 26 41 839
Ostateczna ilość osób, które przystąpią do PPK, będzie znana po przeprowadzeniu przez wybraną Instytucję Finansową kampanii informacyjnej. Wg wstępnych informacji do PPK przystąpi nie więcej niż 40% - 50%
pracowników.
IV. Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia:
1. Zapewnienie przez Wykonawcę wsparcia w procesie wdrażania PPK, w tym:
1) przeprowadzenie kampanii informacyjnej wśród pracowników oraz przekazanie materiałów informacyjnych na temat PPK;
2) przeprowadzenie szkolenia dla uczestników PPK w zakresie obsługi administracyjnej indywidualnego konta w terminie ustalonym z Zamawiającym;
3) przeprowadzenie szkolenia dla wyznaczonych pracowników Zamawiającego w zakresie obsługi modułu dla pracodawcy w terminie ustalonym z Zamawiającym;
4) opracowanie harmonogramu wdrożenia PPK u Zamawiającego;
5) inne działania proponowane przez Wykonawcę oraz koszty z nimi związane (należy je wskazać i opisać w Formularzu Ofertowym).
2. Kompleksowe wsparcie formalno-prawne związane z wdrożeniem PPK, w tym:
1) przygotowanie niezbędnej dokumentacji i wzorów dokumentów dotyczących PPK w wersji papierowej i elektronicznej;
2) wsparcie prawne przy rozwiązywaniu problemów interpretacyjnych (wsparcie formalno- prawne w postaci porad, opinii, konsultacji związanych z wdrożeniem PPK);
3) wsparcie w opracowaniu procedur funkcjonowania PPK u Zamawiającego.
3. Uruchomienie i bieżąca obsługa PPK, w tym:
1) integracja modułu do prowadzenia PPK z posiadanymi przez Zamawiającego systemami: Rekord Ratusz – Rekord Systemy Informatyczne Sp. z o. o. w Bielsku-Białej, Sz@rk KP - TG Soft, Comarch ERP Optima, VULCAN Sp. z o.o. – Program Płace i Program Kadry, ERP Soneta; aktualna wersja 2006.1.1 - Soneta sp.z.o.o., Rewizor GT - mikroGratyfikant firmy InsERT;
2) wyznaczenie dedykowanego opiekuna do wsparcia Zamawiającego w całym procesie prowadzenia PPK;
3) zapewnienie bezpłatnej platformy internetowej dla pracowników Zamawiającego przystępujących do PPK oraz dla pracowników Zamawiającego prowadzących sprawy pracownicze związane z PPK;
4) zapewnienie infolinii do bieżącej obsługi uczestników PPK.
V. Informacje dotyczące ofert wariantowych i częściowych:
1. Zamawiający nie dopuszcza składania ofert wariantowych.
2. Zamawiający nie dopuszcza składania ofert częściowych.
3. Niniejsze postępowanie o udzielenie zamówienia prowadzone jest z zachowaniem zasad uczciwej konkurencji, jawności i przejrzystości.
4. O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się wykonawcy, którzy spełniają warunki udziału w postępowaniu oraz nie podlegają wykluczeniu zgodnie z zapisami Rozdziału VIII.
VI. Termin wykonania zamówienia:
1. Zawarcie umowy o zarządzanie PPK nastąpi najpóźniej w terminie do 26 marca 2021 r.
2. Zawarcie umowy o prowadzenie PPK nastąpi najpóźniej w terminie do 10 kwietnia 2021 r.
3. Umowy zostaną zawarte na czas określony - 48 miesięcy.
4. Okres wypowiedzenia umowy o zarządzanie PPK wynosi 3 miesiące.
VII. Warunki udziału w postępowaniu:
O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się Wykonawcy, którzy spełniają następujące warunki udziału w postępowaniu:
1. Spełniają warunki określone w Ustawie o PPK.
2. Posiadają uprawnienia do wykonania określonych prac lub czynności, jeżeli przepisy nakładają taki obowiązek.
3. Dysponują niezbędną wiedzą i doświadczeniem, a także potencjałem technicznym i zasobami ludzkimi do wykonania oferowanych usług.
4. Znajdują się w sytuacji finansowej i ekonomicznej zapewniającej wykonanie oferowanych usług.
5. Nie wszczęto wobec nich postępowania o ogłoszenie upadłości/likwidacji oraz nie została ogłoszona wobec nich upadłość/likwidacja.
Weryfikacja spełnienia warunków, o których mowa powyżej odbędzie się na podstawie informacji podanych przez Wykonawcę w Formularzu Ofertowym, stanowiącym Załącznik Nr 1 do niniejszego Zapytania oraz innych załączników.
VIII. Informacje o wykluczeniu
1. Z udziału w postępowaniu wyłączone są osoby, które powiązane są z Zamawiającym osobowo lub kapitałowo. Przez powiązanie kapitałowe lub osobowe rozumie się wzajemne powiązania między Zamawiającym lub osobami upoważnionymi do zaciągania zobowiązań w imieniu Zamawiającego lub osobami wykonującymi w imieniu Zamawiającego czynności związane z przygotowaniami przeprowadzenia procedury wyboru wykonawcy a Wykonawcą.
2. W celu wskazania braku podstaw do wykluczenia Wykonawcy obowiązani są złożyć oświadczenie zawarte w Formularzu Ofertowym w Rozdziale IV, pkt 11.
3. Wykonawcy, którzy nie wypełnią oświadczenia o braku podstaw do wykluczenia, zostaną odrzuceni z przyczyn formalnych.
IX. Odrzucenie oferty
W niniejszym postępowaniu zostanie odrzucona oferta Wykonawcy, który:
1) Złoży ofertę niezgodną z treścią niniejszego Zapytania.
2) Nie spełnia warunków udziału w postępowaniu.
3) Złoży ofertę po terminie składania ofert.
X. Opis sposobu przygotowania oferty:
1. Wykonawca zobowiązany jest przygotować ofertę zgodnie z wymaganiami określonymi w zapytaniu.
2. Treść oferty musi odpowiadać treści niniejszego Zapytania ofertowego.
3. Wykonawca może złożyć tylko jedna ofertę.
4. Ofertę należy przygotować w języku polskim.
5. Wszelkie poprawki w tekście oferty muszą być naniesione w czytelny sposób i parafowane przez upoważnioną(e) osobę(y).
6. Oferta powinna być podpisana przez osoby upoważnione do jej podpisania zgodnie z zasadami reprezentacji z aktualnego wpisu do właściwych rejestrów/ewidencji lub przez pełnomocnika/pełnomocników zgodnie z zakresem załączonego pisemnego pełnomocnictwa. Jeśli upoważnienie nie wynika z ogólnie dostępnych danych rejestrowych (wpis KRS, CEIDG), wówczas należy załączyć dokument poświadczający umocowanie danej osoby lub osób do podpisania oferty.
7. Zamawiający wymaga, aby oferta zawierała, co najmniej:
1) Formularz Ofertowy - zał. Nr 1 do Zapytania;
2) pełnomocnictwo (jeśli dotyczy),
3) potwierdzenie wpisu do ewidencji PPK prowadzonej przez Polski Fundusz Rozwoju.
XI. Termin i sposób składania ofert:
1. Ofertę należy przesłać wyłącznie w wersji elektronicznej poprzez Elektroniczną Platformę Usług Administracji Publicznej (ePUAP) na adres skrytki odbiorczej urzędu: /7b6sl73ik2/SkrytkaESPlub e-mailem na adres ppk@um.nowytarg.pl w terminie do 29.12.2020r. do godziny 11:00.
2. Oferta złożona po wyżej wyznaczonym terminie zostanie uznana za niezłożoną i nie podlega ocenie.
3. Wszelkie pytania dotyczące prowadzonego postępowania należy kierować na adres e-mail:
ppk@um.nowytarg.pl
XII. Sposób wyboru oferty:
1. Zamawiający dokona wyboru na podstawie porównania i oceny przedstawionych ofert, w szczególności pod względem: warunków zarządzania środkami gromadzonymi w PPK, efektywności w zarządzaniu aktywami oraz posiadanego doświadczenia w zarządzaniu funduszami inwestycyjnymi lub funduszami emerytalnymi. Wyboru dokonuje się, mając także na uwadze najlepiej rozumiany interes osób zatrudnionych.
2. Zamawiający zastrzega sobie prawo do wyjaśnienia treści złożonych ofert.
3. Zamawiający zastrzega sobie prawo do negocjacji z wybranymi Wykonawcami.
4. Zamawiający zastrzega sobie prawo do niedokonania wyboru żadnej ze złożonych ofert bez uzasadnienia i podawania przyczyn. Zamawiający nie ponosi wobec Wykonawcy żadnej odpowiedzialności z tego tytułu, a Wykonawca zrzeka się dochodzenia w tym zakresie wszelkich roszczeń od Zamawiającego.
5. Zamawiający zastrzega sobie prawo do zamknięcia postępowania bez wyboru oferty, unieważnienia konkursu ofert i swobodnego wyboru oferty oraz odstąpienia od zawarcia umowy.
6. Zamawiający jest uprawniony do swobodnego wyboru najkorzystniejszej oferty, która jest zgodna z wymaganiami Zamawiającego oraz jest zgodna z interesem Zamawiającego.
7. W razie zaistnienia okoliczności powodujących, że zawarcie umowy lub jej wykonanie nie będzie leżeć w interesie Zamawiającego, Zamawiający ma prawo do odstąpienia od zawarcia umowy.
8. Wyboru najkorzystniejszej oferty dokona Burmistrz Miasta Nowy Targ, a każda z jednostek wymienionych w Rozdziale III, pkt. 1 zawierać będzie indywidualnie umowę z wybranym Wykonawcą.
XIII. OBOWIĄZEK INFORMACYJNY dotyczący przetwarzania danych osobowych w związku z udzielaniem zamówień publicznych o wartości nieprzekraczającej kwoty wskazanej w art. 4 pkt 8 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (t. j. Dz. U. z 2018 r. poz. 1986 ze zm.)
Na podstawie art. 13 ust. 1 i 2 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z
przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (Dz. U. UE. L. 2016, nr 119, s. 1), zwanego dalej „RODO”, informuję, że:
1. Administratorem Pani/Pana danych osobowych jest Urząd Miasta Nowy Targ, z siedzibą mieszczącą się pod adresem: 34-400 Nowy Targ, ul. Krzywa 1, tel. 18 26-11-200, zwany dalej
„Administratorem”.
2. Administrator wyznaczył Inspektora Ochrony Danych, z którym może Pani/Pan skontaktować się pod adresem e-mali: inspektor@cbi24.pl lub pisemnie, kierując korespondencję pod adres siedziby Administratora.
3. Pani/Pana dane osobowe będą przetwarzane w celu przeprowadzenia postępowania o udzielenie zamówienia, którego wartość nie przekracza wyrażonej w złotych równowartości kwoty 30 000 EURO, zwanego dalej „zamówieniem”.
4. Pani/Pana danych osobowe będą przetwarzane na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b) RODO – jako niezbędne do wykonania umowy, której jest Pani/Pan stroną lub do podjęcia działań na Pani/Pana żądanie przed zawarciem umowy, a także na podstawie art. 6 ust. 1 lit c) RODO – jako niezbędne do wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na Administratorze na mocy przepisów ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (t. j. Dz. U. z 2017 r. poz.
2077 ze zm.) oraz innych przepisów prawa.
5. W związku z przetwarzaniem danych w celu, o którym mowa w ust. 3, odbiorcami Pani/Pana danych osobowych mogą być podmioty uprawnione do tego na podstawie przepisów prawa.
6. Administrator nie ma zamiaru przekazywać Pani/Pana danych osobowych do państwa trzeciego lub organizacji międzynarodowych.
7. Pani/Pana dane osobowe będą przechowywane przez okres niezbędny do realizacji celu określonego w ust. 3, jak również przez okres w zakresie wymaganym przez ustawę z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (t. j. Dz. U. z 2019 r. poz. 553 ze zm.), akty wykonawcze do tej ustawy oraz inne przepisy prawa.
8. W związku z przetwarzaniem przez Administratora Pani/Pana danych osobowych przysługuje Pani/Panu:
1) prawo dostępu do danych osobowych, w tym prawo do otrzymania kopii danych podlegających przetwarzaniu;
2) prawo żądania sprostowania danych osobowych które są nieprawidłowe, a także prawo żądania uzupełnienia niekompletnych danych osobowych1;
3) prawo do żądania ograniczenia przetwarzania danych osobowych, w następujących przypadkach:
a) gdy kwestionuje Pani/Pan prawidłowość danych osobowych – na okres pozwalający Administratorowi sprawdzić prawidłowość tych danych,
b) jeżeli przetwarzanie jest niezgodne z prawem, a Pani/Pan sprzeciwia się usunięciu danych osobowych, żądając w zamian ograniczenia ich wykorzystania,
c) Administrator nie potrzebuje już danych do celów przetwarzania, ale są one potrzebne Pani/Panu do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń,
d) Jeżeli wniosła/wniósł Pani/Pan sprzeciw na mocy art. 21 ust. 1 RODO wobec przetwarzania – do czasu stwierdzenia, czy prawnie uzasadnione podstawy po stronie Administratora są nadrzędne wobec podstaw sprzeciwu.
4) prawo do przenoszenia danych na zasadach określonych w art. 20 RODO.
9. W związku z przetwarzaniem przez Administratora Pani/Pana danych osobowych nie przysługuje Pani/Panu:
1) prawo do usunięcia danych osobowych, gdyż na podstawie art. 17 ust. 3 lit. b), d) oraz e) RODO – prawo to nie ma zastosowania w związku z przetwarzaniem danych w celu wskazanym w ust. 3;
1 Realizacja prawa do sprostowania nie może: 1) skutkować zmianą wyniku postępowania ani zmianą postanowień umowy w zakresie niezgodnym z przepisami prawa; 2) naruszać integralności protokołu zamówienia publicznego i jego załączników.
2) prawo do sprzeciwu wobec przetwarzania danych osobowych na podstawie art. 21 RODO, gdyż nie ma ono zastosowania, jeżeli podstawę prawną przetwarzania tych danych stanowi art. 6 ust. 1 lit. b) lub c) RODO.
10. Przysługuje Pani/Panu prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego - Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, pod adres: ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa.
11. Podanie przez Panią/Pana danych osobowych jest warunkiem zawarcia umowy. Niepodanie danych osobowych wyklucza możliwość udzielenia zamówienia.
12. Nie podlega Pani/Pan decyzjom, które opierają się wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu, w tym profilowaniu, o którym mowa w art. 22 RODO.
XIV. Udzielenie zamówienia i dodatkowe informacje
1. W przypadku, gdy treść oferty oraz złożonych przez Wykonawcę dokumentów jest niepełna, lub zwiera nieścisłości w stosunku do zakresu wymaganego w Zapytaniu, Zamawiający może w uzasadnionych przypadkach, zwrócić się do Wykonawcy o uzupełnienie braków lub udzielenie wyjaśnień, w wyznaczonym terminie.
2. Zamawiający udziela zamówienia Wykonawcy, którego oferta zostanie uznana za najkorzystniejszą po dokonaniu oceny ofert zgodnie z zasadami opisanymi w Rozdziale XII.
3. Wykonawca, którego oferta zostanie wybrana za najkorzystniejszą będzie poinformowany o wyborze jego oferty.
4. Zamawiający nie udziela informacji o wyborze oferty podmiotom, których oferta nie została wybrana.
XV. Wykaz załączników:
Nr 1 - Formularz Ofertowy
