Joachim Roman Bar
Praktyka administracyjna w
zakonach żeńskich
Prawo Kanoniczne : kwartalnik prawno-historyczny 32/1-2, 233-261
1989
32 (1989) nr 1—2 Prawo Kanoniczne
O. JOACHIM ROMAN BAR OFMCONV.
PRAKTYKA ADMINISTRACYJNA W ZAKONACH ŻEŃSKICH
T r e ś ć : Wstęp. I. Kancelaria, II. Archiwum, III. Założenie zgroma dzenia zakonnego, IV. Papieskie zatwierdzenie zgromadzenia, V. Zało żenie i zniesienie prowincji, VI. Założenie i zniesienie domu zakonnego, VII. Przełożeni, VIII. Kapituła generalna, IX. Wizytacja, X. Formacja zakonna, XI. Działalność apostolska, XII. Opuszczenie zakonu.
Wstęp
P ra ktyk a adm inistracyjna zaw iera w skazania dla zakonów żeń
skich, głów nie dla przełożonych, jak stosować przepisy p raw a k a
nonicznego w poszczególnych sytuacjach. Kodeks praw a k a n o n i c z
nego w ydany w 1983 r. w w ielu m iejscach zm ienił dotychczaso we praw o in sty tu tó w zakonnych, stąd w ynika potrzeba zaznajo m ienia się z mim d dostosowania p ra k ty k i do now ych zasad p ra w nych. Poznanie tych norm od stron y praktycznej pozwoli u n ik nąć nie tylko nieważności niektó ry ch aktów praw ych, ale także dopomoże w dążeniu do doskonałości. Nadto zachow anie praw a w sposób praw idłow y sprzyja u gruntow aniu spokoju i sp raw ied li wości w domu zakonnym .
W obecnym opracow aniu zebrałem w skazania pożyteczne dla adm inistracji zakonnej i przytoczyłem nieco wzorów pism potrzeb nych przy załatw ianiu k o n k retny ch spraw . W praw dzie już w 1979 r. ogłosiłem w dziele zbiorow ym (Ku doskonałości zakonnej, W arszaw a 1979 s. §—97) w skazania z zakresu p ra k ty k i ad m in i stracy jn ej w zakonach, ale w ydanie nowego Kodeksu praw a k a nonicznego skłoniło m nie do nowego opracow ania ogłoszonego wówczas tek stu i przystosow ania go do użytku zakonów żeńskich w Polsce, gdyż dla nich w pierwsizym rzędzie będzie pożyteczna tego rodzaju pomoc. Kanomistom natom iast, m niej obeznanym z problem atyką zakonną, ułatw i udzielanie rad, gdy się do nich zw rócą siostry zakonne.
M ateriał uporządkow ałem m niej więcej w edług układu zagad nień w Kodeksie, a poprzedziłem uw agam i o k an celarii i arch i wum.
I. Kancelaria
W iele sp raw w zakonach załatw ia się ustnie, przełożone dają pozwolenia, nakazy, in stru k cje itp. w czasie bezpośredniej roz
234 Kom unikaty [2]
m ow y z zainteresow aną siostrą. N iekiedy jednak decyzje i zarzą dzenia trzeba pozostawić n a piśmie, przesłać je do wiadomości poszczególnych prow incji czy domów. Nad/to dla pew nych spraw m usi się zgromadzić odpowiednie dokum enty, a każda k an d ydatk a do zakonu wręcza swe dokum enty personalne. S tąd nie może się obejść w życiu zakonnym bez kancelarii i archiw um .
K ancelaria służy do załatw iania spraw bieżących, u łatw ia pro w adzenie adm inistracji, archiw um grom adzi pism a już niepotrzeb ne w kancelarii, ale przydatne dla historii i udokum entow ania działalności zakonu. Czasem trzeba sięgnąć do archiw um , gdy cho dzi o naw iązanie do spraw już załatw ionych.
Należy dążyć do tego, a b y przynajm niej kancelarie wyższych przełożonych urządzić praktycznie, korzystając z najnowszych do świadczeń i udogodnień.
1. Wskazania ogólne
1. Po przejęciu k ancelarii od poprzednika zarządu, trzeb a zo rientow ać się w układzie a k t i teczek w kancelarii, zobaczyć jak i jest podział akt, jakie są księgi ,do których należy robić wpisy. Na początku urzędow ania nie można niczego zm ieniać w organi zacji kancelarii bez zapoznania się ze szczegółami, inaczej nie odnajdzie się ważnych lub pilnych spraw do załatw ienia.
2. W szelkie pisma (akta) należy sporządzać na luźnych k a r tach, rów nież kopie w ysłanych pism. Kopie należy zawsze podpi sać, podać datę i adresata. A kta, które w płynęły do załatw ienia i kopie spraw załatw ionych, trzeba kolejno w kładać do odpow ied nich papierow ych tek (albo do skoroszytów, registratoirów).
3. W kancelarii m usi być Dziennik podawczy, do którego w pi suje się wszelkie pism a w pływ ające do urzędu i w ydane przez urząd. Zachow uje się kopie pism spraw załatw ionych.
4. Księgi do których w pisuje się różnego rodzaju dokum en tację (zapisy m ające w artość akt, protokoły itp.) m ają być z do brego papieru, liczyć przynajm niej 100 k a rt, opraw ione. K a rta tytułow a księgi m a być pełna, z podaniem roku rozpoczętych zapisów, by można było rozróżnić jedną księgę od innej. Dokonu jąc wpisów do księgi ,trzeba pam iętać o zostaw ianiu m arginesu zew nętrznego i w ew nętrznego, dla ułatw ienia czytania. Księgę należy paginować.
5. K ażdą spraw ę należy przedstaw ić w oddzielnym piśmie, nie m ożna w jednym piśm ie łączyć kilku spraw , zwłaszcza gdy się coś załatw ia z wyższą władzą.
6. Obecnie należy wsizelkie pism a sporządzać na m aszynie. P a p ier m a być znorm alizow any, zapisany tylko z jednej strony, tak by można było łatw o przechować dokum entację w archiw um .
13] Komunikaty 235 Jeżeli jakaś spraw a była już załatw iana, a obecnie chodzi o jej dalszy ciąg, trzeba powołać się na datę i num er poprzedniego pi sma.
7. W szelkie prośby o dyspensy i inne łaski skierow ane do Sto licy Apost. posyłają siostry przez swoje przełożone, drogą służbo wą. N atom iast w spraw ach tajn y ch sum ienia każda osoba zakon n a może bezpośrednio, albo 'za pośrednictw em spow iednika, od nieść się do P en iten cjarii Apost. W pism ach do Stolicy Apost. używ a się języka łacińskiego, albo włoskiego, francuskiego, hisz pańskiego, angielskiego. Do P en iten cjarii Apost. m ożna w yjątkow o napisać w języku polskim.
8. W aakonach podzielonych na prow incje, niektóre spraw y m ogą załatw iać przełożone prow incji, niektóre spraw y tylko przy- gotow yw uje się w prow incji do załatw ienia, a pełną dokum en tację posyła się do przełożonej generalnej, k tóra w yda odpowied n ią decyzję albo prześle spraw ę do Stolicy Apost. Dla spraw przesyłanych do załatw ienia w zarządzie generalnym, należy za wsze załączyć opinię przełożonej prow incji.
Jeżeli spraw ę m a załatw ić Stolica Apost., trzeba dokum entację w ysłać przełożonej generalnej w dw u egzem plarzach, jeden egz. m a bowiem zostać w archiw um generalnym . Gdy spraw ę załatw i przełożona generalna, w ystarczy dokum entacja w jednym egzem plarzu. Zawsze oczywiście należy w prow incji zostawić kopię w ysłanej dokum entacji.
9. W Polsce w obecnych w arunkach w iele spraw może załat wić P rym as Polski na podstaw ie udzielonych m u przez Stolicę Apost. specjalnych upraw nień. Jeżeli przełożone korzystają z tej możliwości, pow inny przygotow ać dokum entację w tak i sposób, jak się to czyni dla Stolicy Apost., ale można używać języka polskiego.
10. Jeżeli decyzja Stolicy Apost. dotyczy całego zakonu, p ro w in cji lub domu zakonnego, dokum ent pozostaje w kancelarii (archi wum) zgrom adzenia albo prow incji. Jeżeli odnosi się do poszcze gólnych zakonnic, wręcza się oryginał zainteresow anej osobie, a autentyczny odpis pozostaje w archiw um . Można też przechow y wać oryg inały w tece personalnej zakonnicy, w kancelarii urzędu.
2. Kancelaria zarządu generalnego
Poniższe uw agi będą odpowiednie dla zgrom adzenia zakonnego nie podzielonego n a prow incje. Można też je zastosować do k a n celarii zarządu prowincji.
1. Wszelkie ak ta luźne należy układać w tekach, teki zaś roz łożyć w taki sposób, jak niżej proponuję dla podziału akt w arch i w um zgrom adzenia. Każda tek a m a na okładce napis, sym bol
236 Komunikaty [4] przynależności do serii, num er teki w danym dziale. Można tak ułożyć m ateriały , że ostatnia tek a z danego działu będzie w k a n celarii, bo m ateria ły n a ra sta ją chronologicznie, a poprzednie teki są złożone w archiw um . W ten sposób nie będzie zaległości w porządkow aniu i uk ład an iu akt, gdyż wszystko będzie ułożone n a bieżąco.
2. W k ancelarii potrzebne są różne księgi, a przynajm niej n a
stępujące:
a) Księga ak t Zgrom adzenia.
W pisuje się do niej dekrety, postanow ienia i/tp. w ładz kościelnych, odnoszące się do całego zgrom adzenia i do urzędniczek g en e ral nych, listę w yborów i uchw ał k ap itu ł generalnych. Jeżeli nie p ro w adzi się osobnych ksiąg, to tu w pisuje się taikże protokoły z po siedzeń zarządu generalnego, spraw ozdania przełożonej generał, z odbytej w izytacji zgrom adzenia itp.
b) Księga profesek.
W pisuje się każdą siostrę, k tó ra po now icjacie złożyła profesję czasową. Zostaw ia się m iejsce n a w pisanie daty odnowieniia p ro fesji i profesji wieczystej. Oprócz nazw iska i im ienia, trzeba do dać inne potrzebne wiadomości, jak im iona rodziców, w ykształ cenie itp.
c) Księga zm arłych sióstr.
Po kolei, jak siostry um ierają, dając nu m er bieżący, w pisuje się personalia danej siostry, datę zgonu, m iejsce pochowania. Opisuje
się życie i działalność zm arłej, jej snoty, zasługi itd. Będzie to
obszerniejszy nekrolog. d) K ronika Zgrom adzenia.
Prow adzi zazwyczaj sek retark a generalna, bo ona m a dane o zgrom adzeniu. W pisuje się fa k ty odnoszące się do całego zgrom a dzenia, jak zatw ierdzenie konstytucji, odbycie k ap itu ły generalnej, w izytacji apostolskiej, skład zarządu generalnego, akcje obejm u jące całe zgrom adzenie. Co roku, pod koniec, należy podać ogólną staty sty k ę zgrom adzenia (domów, sióstr, rodzaj w ykonyw anych prac, ilość dzieci w zakładach, uczęszczających na katechizację itd.). F ak ty odnoszące się do jednego domu należą do kroniki danego domu.
e) A k tualny re je s tr sióstr w edług domów.
Dla każdego domu poświęca się jedną k a rtę (lub kilka, gdy po trzeba), k a rty układa się według alfabetu miejscowości. Poda je się w szystkie siostry należące do danego domu, zaznaczając ich funikcje w domu. Całość opraw ia się w kartonik.
Z am iast tak sporządzonej księgi można ułożyć kartotekę, prze znaczając dla każdej siostry po jednej karcie. K a rty ułożyć w e dług domów. W ten sposób będzie wiadomo, ile sióstr jest w da nym domu.
[5] Komunikaty 237
f) Co k ilk a la t należałoby w ydać katalog zgrom adzenia, w fo r m ie książki. T u taj łatw iej m ożna podać więcej danych, o sio strach i o domach. K atalog służy do adm inistracji, ale jest też ważnym źródłem dla historii zgromadzenia.
3. Kancelaria dom u zakonnego
1. K orespondencję i a k ta luźne n ajp ierw trzeba wciągnąć do
D ziennika podawczego, a po załatw ieniu spraw y należy zaraz wło
żyć pism a (lub kopie pism) do odpow iedniej teki. M ateriały n a ra sta ją chronologicznie. O statnia tek a z danego działu jest w k an celarii, a poprzednie w szafie przeznaczonej na archiw um . W ten sposób n ie będzie zaległości w porządkow aniu papierów , gdyż wszystko będzie ułożone n a bieżąco.
2. A kta luźne m ożna rozłożyć n a tak ie działy: I. A kta ogólne domu
— ty tu ły własności, plany, rem onty, — ubezpieczenia, podatki,
— opłaty za wodę, świałło, gaz, — pensje stałych pracow ników , itp. II. Z arząd g eneraln y (prowincjalny)
— okólniki, zarządzenia, korespondencja... III. S praw y sióstr
— adresy najbliższej rodziny, — korespondencja,
— w ykazy rzeczy osobistych, — leczenie ...
IV. K aplica
— pozwolenie K u rii Bisk. — plany nabożeństw , — zakupy, rem onty ... V. Inne spraw y
— korespondencja z osobami spoza Zgrom adzenia, — różne.
3. Ilość ksiąg potrzebnych do adm inistracji jest różna w ró:'
nych zakonach, w zależności od przepisów konsrtytucji lub dy ■ re k to riu m (statutów). Przew ażnie jednak będą potnzebne nastę pujące:
a) Księga a k t domu.
W pisuje się do niej wszystko, co zostało zarządzone przez wyż sze przełożone, treść dokum entów , zarządzenia pow izytacyjne, itp G dy nie m a osobnej księgi dla notow ania protokołów z posie dzeń ra d y domowej, m ożna w tej księdze zapisyw ać pełne proto koły albo przynajm niej powzięte decyzje.
338 K om u n ik aty [ 6 ]
b) Księga zm arłych.
W tych zakonach, gdzie są przepisane m odlitw y za zm arłych w rocznicę zgonu danej siostry, należy prow adzić księgę zm arłych. O bejm uje ona 366 stron, po stronie dla każdego dnia roku, za znać,zając u góry m iesiąc i dzień. Z apisuje się zm arłe siostry ko lejno, pod danym dniem, podając rok, m iejsce zgonu, imię i n a zwisko, ew en tualnie jeszcze kilka innych danych, jak ilość lat, funkcję piastow aną. O bszerniejsze dane będą w pisane w księdze znajdującej się w -kancelarii zarządu generalnego (prow incjalne- g-o). Na wiadomość o śm ierci jakiejś siostry dopisuje się dane n a odpowiedniej -stronie, w edług daty zgonu, stąd ksiąga może służyć przez wiele lat.
c) K ronika domu.
K ronikę należy pisać na bieżąco, co kilka dni, a przynajm niej
pod koniec miesiąca. Należy ująć w zapisach to w szystko co
się odnosi do danego domu zakonnego, jego składu personalnego, jego działalności, obchodzonych uroczystości, udziału sióstr w akcjach ogólnych zgrom adzenia, diecezji, p arafii itp. Pod koniec
ro k u trzeba podać statystykę, zwłaszcza odnoszącą się do prac,
np. ilu ubogich było w spom aganych w sposób stały, ile było dzie ci objętych katechizacją, itp. G dyby w domu zm arła jakaś sio
stra, należy wpisać do k ra n ik i obszerniejszy jej nekrolog, pod
kreślając prace siostry w tym domu. Jeżeli w ciągu roku zapisze
się naw et kilka stron, to po latach będzie m ateria ł do przed
staw ienia działalności tego domu.
4. Kancelaria now icjatu
1. W kancelarii now icjatu, oprócz D ziennika podawczego, po trzebne są przynajm niej dwie księgi:
a) Księga p rzyjętych do now icjatu. Podaje się tu taj personalia
nowi-cjuszek, -adres najbliższej rodziny,, w ykształcenie itp., datę
rozpoczęcia postulatu, datę rozpoczęcia now icjatu. Potem n astąp i adnotacja o złożeniu profesji, albo o opuszczeniu now icjatu.
b) K ronika now icjatu. Dla w praw y i dla zachow ania pew nej
trad y c ji w now icjacie prow adzi się k ro n ik ę now icjatu. Wpisów
dokonuje jedna z nowiejuszek, pomaga socjuszka m istrzyni (albo m istrzyni). Podaje się spis każdej g rupy now icjatu, opisuje się w ew nętrzne uroczystości, p lan n au k i w nowicjacie, udział w w aż niejszych zajęciach domowych, odw iedziny znaczniejszych gości itp. Po rak u prow adzenie k ro n ik i przejm uje następna grupa no wie j uszek.
2. A kta luźne i m ateriały układa się w teczkach papierow ych. Można teczki podzielić n a takie działy:
Komunikaty 239 I. Ogólne sp raw y now icjatu
— p ro g ra m y i p la n y naucKania, p orząd ek d zien n y.
— wykazy, ogólne spraw ozdania o nowicjacie, — zarządzenia wyższych przełożonych,
— korespondencja ogólna. II. P ersonalia
— dla .każdej now icjuszki trzeba założyć teczkę, albo przy n ajm n iej podw ójną k artk ę („koszulkę”), aby można zgro madzić dokum enty danej osoby, kopie w ysłanych spraw o zdań do wyższych przełożonych, kopie listów m istrzyni do rodziny now icjuszki łtp.
III. M ateriały szkoleniowe
IV. M ateriały na uroczystości i rekreacje — monologi, wiersze, sztuki sceniczne, — w zory program ów , plakatów ...
Zorganizow ana k an celaria n ow icjatu u łatw i m istrzyni pracę, po może do szybszego przygotow ania spraw ozdań, w płynie n a cią głość pracy w nowicjacie.
A kta luźne, zwłaszcza personalne, już niepotrzebne w now icja cie, odsyła się do zarządu generalnego (prowincjalnego).
II. Archiwum
1. Zgrom adzenie zakonne, prow incja, dom zakonny m ają w ła sne archiw a. A rchiw um zgrom adzenia (prowincji) powinno być lepiej urządzone i uporządkow ane. A rchiw um domowe, przy m a łej ilości m ateriałów , może zmieścić się w niew ielkiej szafie, ale m ateria ły pow inny być (zabezpieczone, aby nie zaginęły. S tarsze m ateria ły archiw alne domu (księgi, dokum enty) należy raczej przekazać do archiw um zgrom adzenia (prowincji), gdzie znajdą korzystniejsze w a ru n k i przechowania.
M ateriał zebrany w archiw um zgrom adzenia (prowincji) n a leży n ie tylko zabezpieczyć przed zniszczeniem, ale odpowiednio uporządkow ać, wciągnąć do inw entarza, aby dokum enty m ożna odszukać i z mich skorzystać w odpow iedniej chwili. Jeżeli zgro m adzenie ma już archiw um uporządkow ane, należy je dalej p ro wadzić w sposób przyjęty, a rozkład m ateriałów (i teczek) w k a n celarii dostosować do tego podziału.
2. Można posłużyć się następującym planem układu m ateriałów w archiw um egrom adzenia zakonnego (archiw um generalne), gdy nie jest archiw um zorganizowane, lub gdy się je organizuje na nowo:
S eria A. D okum enty podstaw ow e
I. Z atw ierdzenie Zgrom adzenia II. K onstytucje
1240 Komunikaty [8]
III. D yrektorium , Zwyczajnikd IV. Cerem oniały, m odlitew niki Seria B. Z arząd Zgrom adzenia
I. K apitu ły generalne
II. Przełożona generalna (zarządzenia, okólniki...) III. R ada generalna, Komisje
IV. Ekonom ka generalna (rachunki, wykazy, spadki, testam enty)
V. W izytacja Zgrom adzenia
VI. A kcja powołaniowa VII. Misje zagraniczne
VIII. Dzieła Zgrom adzenia (spraw y ogólne, bo to co się odnosi do poszczególnych domów lub sióstr bę dzie w ich tekach)
IX. F arm acja zakonna (postulat, now icjat, juniorat, oczywiście tylko spraw y ogólne, program y ...) X. Uroczystości Zgrom adzenia
XI. Stolica Apost.
XII. S ek re ta riat P rym asa Polski, W ydział Spraw . Zak. X III. K urator, kom isarz, w izytator
XIV. K u ria Bisk. dom u głównego XV. Inne K urie Biskupie
XVI. K onferencja W yższych Przełożonych XVII. W ładze państw ow e
XVIII. Inne ogólne spraw y Zgrom adzenia XIX. S praw y z innym i zakonam i
XX. S praw y osób spoza Zgrom adzenia XXI. B iuletyn Zgrom adzenia
Seria C. P ersonalia
I. Założyoiel(ka)
II. S iostry profeski (osobna teczka dla każdej) III. K andydatki
IV. P ostu lan tk i V. Nowicjusziki
VI. Księgi i w ykazy personalne
Seria D. Domy
I. Założone (teczki wg alfa b etu miejscowości) II. O ferty cnowych placów ek
S eria E. M ateriały
I. M ateriały do historii Zgrom adzenia II. O pracow ania historii Zgrom adzenia III. U tw ory sióstr
IV. Fotografie wspólne, album y, film y ... dla poszczeg. domów i osób umieszcza się w tekach sióstr i domów). Uwaga: skrypty, m aszynopisy dotyczące życia zakonnego, życia
Komunikaty 241 Kościoła, re fe ra ty n a zebrania itp. należy trak to w ać jako m a te ria ły biblioteczne i umieszczać w bibliotece, w dziale skryptów . Powyższy rozkład m ateriałów archiw alnych m ożna nieco zm odyj fikować, dodając lub łącząc niektóre działy.
III. Założenie zgromadzenia zakonnego
1. W Kościele, jako w organizm ie żywym, co pew ien czas pow stają now e zgrom adzenia zakonne. P ra w n y b y t w Kościele n ad aje zgrom adzeniu Stolica Apost. albo biskup diecezjalny. Z a zwyczaj jed nak Stolica Apost. pozostaw ia pierw szy etap o rg an i zow ania zgrom adzeń zakonnych biskupom diecezjalnym , dom aga jąc się jedynie, aby biskupi konsultow ali się z nią, zanim w yda dzą d ek ret erek cyjny (zob. kan. 579).
2. Nowe zgrom adzenia zakonne tw orzą się najczęściej w ten sposób, że pod w pływ em jakiejś w ybitniejszej jednostki zaw ią zuje się pobożne stow arzyszenie lub tw orzy się grupa osób dla osiągnięcia jakiegoś zbożnego celu. Osoby te poddają się kiero w n ictw u i żyją wspólnie zachow ując określony regulam in. Gdy g ru pa rozw inie się i zechce otrzym ać zatw ierdzenie kościelne jako zgrom adzenie zakonne, zw raca się do m iejscowego biskupa, przed staw iając mu:
a) nazw ę zgrom adzenia,
b) cel szczegółowy (czyli zadanie),
c) opis ubioru, jaki będzie używ any przez profeski, d) listę osób, k tóre chcą należeć do zgrom adzenia, e) opis pow stania g rupy i dotychczasowej działalności, f) tek st k on stytucji i dyrektorium .
3. Biskup zapozna się ze złożonym m u m ateriałem i jeżeli uzna go za w ystarczający, zw róci się do K ongregacji Zakonów i In sty tu tó w Świeckich, prosząc o nihil obstat.
W piśm ie do K ongregacji trzeba podać: a) nazw ę zgrom adzenia,
b) nazw isko założyciela (założycielki),
c) cel zgrom adzenia i środki prow adzące do celu, d) form ę i kolor ubioru profesek.
Opisze też k rótko genezę zgrom adzenia i jego potrzebę istnie- inda w diecezji. Do listu dołączy tek st konstytu cji i dyrektorium , zbadany przynajm niej przez jednego znawcę p raw a zakonnego.
4. Po otrzym aniu od K ongregacji odpowiedzi pozytyw nej, w y da biskup d ek ret erekcyjny n a piśmie, w dw u egzem plarzach: jeden egz. dla zgrom adzenia, dru g i dla archiw um K u rii B isku piej. Odpis d ek retu (autentyko wamy) prześle do Rzymu.
W dekrecie erekcyjnym należy podać w szystkie podstawowe elem enty, jak ie biskup u stalił w piśm ie do K ongregacji
242 Kom unikaty [10] nów, n adto określi gdzie będzie dom głów ny zgrom adzenia i dom dla now icjatu.
Osobnym dekretem zatw ierdzi biskup kon stytucje i dyrektorium . D ekret zatw ierdzający konstytucje może być dany na określoną ilość lat, aby konstytucje poddać próbie czasu i potem uzupeł nić, albo n a czas nieokreślony, gdyż biskup zawsze może k onsty tucje uzupełnić i zm ienić, dopóki zgrom adzenie jest na praw ie diecezjalnym .
5, Zorganizow anie zgrom adzenia polega na tym , że zgodnie z pełnom ocnictw am i otrzym anym i od Stolicy Apostolskiej, biskup przyjm ie śluby niektórych członkiń zgrom adzenia, zam ianuje p ier wszy zarząd generalny n a okres przew idziany w konstytucjach oraz m istrzynię now icjatu.
6. Wzór d ekretu kanonicznej erekcji zgrom adzenia:
P rag nąc przyczynić się do chw ały Bożej i rozw oju Kościoła, n i niejszym — po skonsultow aniu się ze Stolicą Apostolską w m yśl kan. 579 — eryguję zgadnie z praw em kanonicznym Zgrom adze nie zakonne o ślubach prostych zwane ... (nazwa Zgrom.). Zgro m adzenie to m a n a celu ... (podać cel szczegółowy tak jak jest ujęty w konstytucjach). Ubiór zakonny Zgrom adzenia jest okre ślony w jego K onstytucjach. Dam głów ny Zgrom adzenia będzie się m ieścił w ... (miejscowość). Tamże (lub podać inne miejsce) będzie dom now icjatu, (można dodać k ilk a słów zachęty czy bło gosław ieństw a dla pierw szych członkiń).
Dano w ... dnia ...
(podpis biskupa i pieczęć)
IV. Papieskie zatwierdzenie zgromadzenia
1. Dotychczas papieskie zatw ierdzenie zgrom adzenia zakonnego odbyw ało się w form ie dek retu pochw alnego a później w form ie definityw nego zatw ierdzenia. Obecnie Stolica Apost., o ile istnieją w ym agane w arunki, w ydaje tylko dekret zatw ierdzenia, który jest dekretem definityw nym .
2. Zasadniczy w aru n ek do otrzym ania papieskiego zatw ierdze nia, to dostateczny rozwój zgrom adzenia od czasu w ydania de k re tu kanonicznej erekcji. Może to być okres k ilku nastu albo naw et kilkudziesięciu lat. W ym aga się tery torialneg o i osobowego rozwoju, a więc zgrom adzenie powinno posiadać dorny p rz y n aj m niej w pięciu diecezjach i liczyć około 200 profesek. Do tej liczby wlicza się także profeski zm arłe w zgrorna dzeniu. Nadto zgrom adzenie powinno było wydać owoce pobożności, karności zakonnej i pracy dla chw ały Bożej oraz dobra Kościoła, co m ają poświadczyć ordynariusze m iejscowi w sw ych listach polecają cych.
Kom unikaty 243
3. D okum entacja, którą trzeba przesłać do K ongregacji Zako nów i Instytutów Św ieckich przynajm niej w czterech egzem pla rzach, poza listam i biskupów, które są w jednym egzem plarzu i w osobnych zam kniętych kopertach, jest następująca:
a) prośba przełożonej generalnej,
b) odpis ak tu kanonicznej erekcji zgrom adzenia, c) listy polecające ordynariuszy miejscowych, d) spraw ozdanie o obecnym stanie zgromadzenia, e) ry s h istorii zgrom adzenia,
f) lista profesek, g) konstytucje, h) dyrektorium .
D okum entacja m a być ułożono w jednym z języków używ anych w K ongregacji (łaciński, włoski, hiszpański, francuski). K ażdy egzem plarz dokum entacji w osobnej papierow ej tece, ze spisem zaw artości. W tece I będą listy polecające biskupów, w n astęp nych tekach włożyć k a rtę z uw agą, że listy te są w tece I.
4. W yjaśnienia odnośnie do dokum entacji:
a) P rośba jest skierow ana do papieża od przełożonej generalnej i jej radnych. Prosi się o papieskie zatw ierdzenie Zgrom adzenia, aby utrzym ać w iększą karność, ułatw ić zarząd i spełnianie celu
Zgrom adzenia. T rzeba podać pełną nazw ę Zgrom adzenia, datę
założenia, datę d ekretu erekcyjnego, nazw ę diecezji domu głów ne go z adresem siedziby Zgrom adzenia, cel szczegółowy, w ilu die cezjach działa Zgrom adzenie, ilość domów i profesek. W szystko to trzeba wyłożyć jasno i zwięźle, najw yżej n a dw u stronach maszynopisu, w sposób syntetyczny, bo szczegóły są zaw arte w dalszej dokum entacji. Pism o podpisuje przełożona generalna, r a d ne, sekretarka, dodając datę i pieczęć.
b) Odpis ak tu kanonicznej erekcji Zgrom adzenia poświadcza kanclerz (notariusz) k u rii biskupiej. Do odpisu dołączyć tłu m a czenie na język użyty w całej dokum entacji, o ile d ekret erek cy j ny był w ystaw iany w języku polskim.
c) Listy polecające biskupów. Chodzi o te diecezje, n a których teren ie zn ajd u ją się domy Zgrom adzenia. A by zdobyć te listy po lecające, trzeba się zwrócić osobno do każdego biskupa, podać m u m ateriał o dom ach i pracy Zgrom adzenia na terenie diecezji. Biskup w liście 'zatytułow anym do K ongregacji Zakonów i In sty tu tó w Św ieckich poda, że Zgrom adzenie N.N. pracu je na terenie diecezji N.N. od roku ..., że m a ... domów, oddaje się gorliw ie p ra cy apostolskiej, zasługuje na zatw ierdzenie papieskie, aby m o gło w ew nętrznie się umocnić i jeszcze lepiej działać w Kościele. L ist oddaje biskup Zgrom adzeniu w zam kniętej kopercie, a Zgro madzenie przesyła go do Rzym u razem iz całą dokum entacją, in a
244 K om u n ik aty
czej tru d n o byłoby go odszukać w aktach K ongregacji, gdyby biskup posłał list bezpośrednio do K ongregacji.
d) S praw ozdanie o obecnym stanie Zgrom adzenia. U kłada prze
łożona generalna z radnym i i sekretarką. Trzeba przyjąć jakąś
datę, bo spraw ozdanie o stanie Zgrom adzenia trzeba doprowadzić do określonego dnia.
Można się trzym ać następującego schem atu: A. S tan personalny
— ilość profesek wieczystych, czasowych, nowiejuszek, postulantek, — ilość domów (podzielić na diecezje), jak a w nich działalność — skład zarządu gener. od o statniej k ap itu ły gemer.
B. K arność zakonna
•—■ zachow anie ślubów
— życie wspólne
— m odlitw a, życie liturgiczne, przyjm ow anie sakram entów św. — miłość w zajem na, zgoda, troska o chorych.
C. F orm acja zakonna — zdobyw anie powołań
— postulart, now icjat, ju n io rat (gdzie, jak się prowadzi, czy jest instru k cja o form acji, przygotow anie m istrzyń ...)
— dokształcanie po profesji wieczystej. D. Działalność apostolska
— gdzie, co, jak się robi (podać statystyk ę za ostatni rok) — jeżeli są jakieś prace specjalne, opisać.
E. A dm inistracja Zgrom adzenia
— zarząd generalny, kancelaria, archiw um , zebrania ra d y gener. — zebrania przełożonych domów
— w izytacja Zgrom adzenia
— zarząd domów, czy jest zorganizowany, zm iany przełożonych, funkcjonow anie .rad domowych ...
F. S praw y ekonomiczne
— co własnością Zgrom adzenia, co używ a Zgrom adzenie, stan bu dynków
— obciążenia, długi
— utrzy m anie i leczenie sióstr
— czy są efcomomki domowe, czy są spraw ozdania dla przełóż, gener.
(miejsce, data, pieczęć Zgrom adzenia, podpisy: przełóż, gemer.
w szystkich radn y ch gener. i sek retark i gener.)
Potem spraw ozdanie m a podpisać ordynariusz m iejscow y die cezji, gdzie jest dom głów ny a przez to stw ierdza, że dane w spraw ozdaniu są zgodne z praw dą.
e) Rys historii Zgrom adzenia: podaje początki Zgrom adzenia, dalszy rozwój, ważniejsze fa k ty z działalności, z życia wewn. Ca
S[13] Kom unikaty 245
sek retark a gener., pow ołując się na archiw um Zgrom adzenia, że podane fa k ty są praw dziw e.
f) Lista profesek: podzielić ma dwie części: żyjące obecnie i zm ar łe w Zgrom adzeniu. P odaje się nazw iska, imię, d atę złożonej pro fesji I i wiecz. P rzy zm arłych jeszcze rok zgonu.
g) K onstytucje: już w ypróbow ane w życiu Zgrom adzenia, ale obecny tek st m a być dostosowany do praw a papieskiego. Trzeba też przewidzieć pow stanie prow incji, czyli podział Zgrom adzenia, zarząd prow incji, w osobnym rozdziale konstytucji, chociażby je szcze Zgrom adzenie nie było podzielane n a prow incje.
h) D yrektorium m a być dostosowane do tek stu załączanych konstytucji, z zaznaczeniem kiedy było zatw ierdzone na kapitule gener.
i) Jeżeli Zgrom adzenie m a jeszcze inne zbiory, jak cerem oniał, m odlitew nik w łasny, itp. należy dołączyć do dokum entacji, ale bez obowiązku tłum aczenia na język użyty w dokum entacji.
V. Założenie i zniesienie prowincji
1. Do pow stania prow incji zakonnej potrzeba przynajm niej trzech domów zakonnych i pew nej liczby profesek. Szczegółowe w aru nk i pow inny określać konstytucje zgrom adzeń zakonnych.
2. Obecnie podział zgrom adzenia o a prow incje, inrne ich roz graniczenie, łączenie i zniesienie należy do w ew nętrznej w ładzy zakonnej (por. kan. 621, 581, 585). Zazwyczaj spraw y te załatw ia k ap itu ła generalna. Dla kap itu ły trzeba przygotow ać dane do prze prow adzenia podziału, a więc m apę, w ykaz profesek, przydzie lenie profesek do danej prow incji, zasady przyjm ow ania do o k re
ślonej prow incji i przejścia z prow incji do prow incji, w yzna
czenie domów form acji zakonnej itp.
K apitu ła w ydaje dekret, w którym trzeba umieścić w szystkie wyliczone spraw y, aby potem nie było trudności w praktyce.
3. P row incja pow inna posiadać zdolność do stw orzenia zarządu prow incji, u trzym ania prow adzonych dzieł, zapew nienia form acji, dania opieki chorym i em erytkom . Przez jakiś czas mogą być w spólne dla k ilku prow incji domy now icjatów i jumioratów. P ro w incja pow inna liczyć od 150 do 200 profesek, aby mogła funkcjo nować praw idłow o w ram ach zgrom adzenia zakonnego.
4. Zanim dojdzie do erygow ania prow incji mogą funkcjonow ać m niejsze jednostki, zwłaszcza na teren ach oddalonych od domu głównego, jak w ik ariaty teryto rialn e, w iceprow incje, delegatu ry itp. Te spraw y należy załatw iać na k apitu łach generalnych przez odpow iednie uchw ały i w ydanie dekretów .
246 K om unikaty [14]
1. Zakonna społeczność w inna mieszkać w domu praw nie u sta nowionym , pozostając pod w ładzą przełożonego wyznaczonego ■zgodnie z przepisam i praw a. K ażdy dom pow inien mieć przy najm niej kaplicę, w której należy odpraw iać i przechowyw ać Eucharystię, ażeby była rzeczywiście centrum wspólnoty (kan. 608).
Tylko tam wolno zakładać domy zakonne, gdzie istnieje potrze ba Kościoła i zakonu oraz są odpow iednie w a ru n k i do rozw inię cia działalności, przede w szystkim m usi być stosowne m ieszkanie oraz utrzym anie (por. kan. 610).
2. Do założenia każdego domu zakonnego w ym agane jest po zw olenie czyli zgoda biskupa diecezjalnego w ydana na piśmie,
a tylko dla założenia k la szto ru m niszek potrzebne jest nadto
pozwolenie Stolicy Apostolskiej (kan. 609). M ając tak ą zgodę, prze łożona określona w k onstytucjach w ydaje d ek ret erekcji domu (kan. 609, § 1). Zw ykle jest to przełożona generalna działająca za zgodą rady. Czasem konstytucje przepisują jeszcze dodatkow e w a ru n k i, jak zgodę k ap itu ły prow incjalnej czy generalnej.
3. Dom zakonny praw nie erygow any może być zniesiony przez przełożoną generalną, zgodnie z konstytucjam i, po zasięgnięciu ra d y biskupa diecezjalnego (kam. 616 § 1). Zniesienie jedynego domu jakiegoś zakonu należy do Stolicy Apostolskiej (kan. 616 § 2), bo to rów na się ze zniesieniem Zakonu. Także zniesienie niezależnego k lasztoru m niszek należy do Stolicy A postolskiej (kan. 616 § 4).
4. Dom zakonny może także przestać istnieć z przyczyny zew n ętrznej, np. zostanie zburzony lub opuszczony w czasie w ojny dtp. a nie zostanie odbudow any czy n a nowo zasiedlony przed
upływ em 100 lat. 5. Wziory pism:
a) P rośba o pozwolenie na założenie domu Do K u rii Biskupiej
w ...
Przełożona generalna Zgrom adzenia ... prosi o łaskaw e w y ra żenie zgody, w m yśl kan. 609 § 1, na kanoniczne założenie domu zakonnego w miejscowości ..., gdzie Siostry obejm ą pracę ... (albo: zgodnie z konstytucjam i Zgromadzenia). W arunki m ieszkaniow e są odpowiednie, będzie m ogła być zachow ana klauzura, także jest m iejsce na urządzenie kaplicy. Siostry m ogą objąć now ą placów kę od dnda ...
(Zwykła form uła grzecznościowa, data, podpis). b) Zgoda biskupa diecezjalnego:
Do Przełożonej generalnej
VI. Założenie i zniesienie domu zakonnego
[15 ] Kom unikaty 2 4 7
M ając na uw adze potrzeby religijne Diecezji ... i p arafii ... niniejszym w yrażam zgodę, w m yśl kan . 609 § 1, n a kanoniczną erekcję domu zakonnego Zgrom adzenia ... w miejscowości ... (mo żna dodać kilka słów zachęty czy życzeń)
(data, pieczęć, podpis)
c) D ekret erek cji domu zakonnego:
Niniejszym , m ając zgodę biskupa diecezjalnego J.E. ... w y ra żoną w piśmie iz dnia ... Nr... oraz zgodę rad n y ch generalnych w yrażaną dnia ... (a także zgodę kap itu ły prow incjalnej z dnia ...) eryguję dom Zgrom adzenia ... w miejscowości ... Dom ten będzie oddaw ał się działalności apostolskiej zgodnie z naszym i K onsty tucjam i.
(data, pieczęć, podpis)
d) D ekret zniesienia domu zakonnego:
W ydaje sdę w form ie dokum entu. W treści należy powołać się n a kanon 616 § 1, n a konstytucje, wspomnieć o konsultacji z bi skupem diecezjalnym , przyczynach zniesienia domu, przeznacze niu m ajątk u domu zniesionego.
VII. Przełożeni
1. Przełożonych w ybiera się n a k apitułach (generalnej, prow in- cjalnej), albo ich się m ianuje. Po w yborze na k apitule w ybrana siostra otrzym uje odpowiedni dokum ent, podpisany przez prze wodniczącą sesji w yborczej i przez sek retark ę kapituły.
2. Domowe przełożone m ianuje wyższa przełożona, za zgodą sw ej rady . G dy siostra m ianow ana na urząd przyjm ie nom inację, o trzy m uje praw o do tego uirzędu, a wyższa przełożona nie może już zmienić decyzji, chyba że m ianow ana zrzeknie się dobrowolnie swego praw a. Zrzeczenie trzeba wyrazić na piśm ie albo wobec dw u św iadków (por. kan. 189 § 1), podając przyczynę rezygnacji.
3. D okum ent nom inacji n a przełożoną m iejscow ą może być tak ułożony:
W ielebna Siostra N.N. Kochana Siostro,
Dnia 10 czerw ca b.r. n a posiedzeniu R ady generalnej Zgrom adze n ia naszego powierzono Drogiej Siostrze pełnienie obowiązków przełożonej od dnia 2 lipca b.r. na okres 3 la t w domu naszego Zgrom adzenia w ...
Proszę ułożyć swoje spraw y w ten sposób, ab y w dniu 2 lipca mogła Droga Siostra objąć urząd, przy obecności jednej R adnej generalnej (prowdncjalnej).
Niech Drogiej Siostrze Bóg błogosławi a M atka Najśw. niech uprasza potrzebne łaski.
248 Kom unikaty [16]
4. Z p raw a powszechnego nie obow iązuje żadna form a objęcia urzędu przełożonej domowej, zw ykle jedn ak o tym m ówią kon sty tu cje albo d y rektorium i do tych przepisów należy się dosto sować.
G dyby n aw et nie było żadnego przepisu o obejm ow aniu u rz ę dów, to jed nak trzeba urzędow o zaw iadom ić siostry danego do m u o zm ianie przełożonej i o wyznaczeniu następczyni.
5. Spraw ozdanie przełożonej domowej dla przełożonej gen eral nej (prowimcjalnej): O ile w Zgrom adzeniu nie m a form ularza ułatw iającego pisanie okresow ych spraw ozdań, np. rocznych, m o żna je ta k ułożyć:
— podać miejscowość, okres sprawozdawczy,
— ilość sióstr, ch a rak ter domu, — odbyw anie ćwiczeń zakonnych,
— zachow yw anie życia wspólnego, porządku dnia, — czy siostry odpraw iły rekolekcje roczne,
— jak w ykonyw ano prace zew nętrzne w edług celu Zgrom adze nia,
— co (robiono dla biednych,
— w a ru n k i m aterialn e domu, w yżyw ienie sióstr, sta n zdrowia, za o patryw anie potrzeb doczesnych sióstr,
— zebrania ra d y domowej, rola ekonomki, — ważniejsze w ydarzenia w ciągu roku,
— spraw y do załatw ienia przez zarząd generalny (prowincjalny). 6. P rzeniesienie zakonnicy do innego domu:
Wyższe przełożone, zgodnie z konstytucjam i, m ają praw o przeno sić siostry z domu do domu zakonnego, czy n aw et z prow incji do prow incji, określać im stałe czy czasowe obowiązki i zajęcia.
W yznaczenie stałych obowiązków czy przeniesienie do innego dom u zakonnego dokonuje się zazwyczaj na piśmie, co jest zgod ne z kan. 37 nowego kodeksu p raw a kanonicznego. W w ielu za konach, zwłaszcza m ęskich, rozkaz przeniesienia jest w ydaw any na mocy ślubu posłuszeństw a i wobec tego na piśmie, dlatego ta k i dokum ent nazyw a się popularnie „obediencją”.
Form a dokum entu przeniesienia nie jest określona w praw ie, może to być list, dekret, nakaz. Trzeba tylk o w treści określić dom a term in zm iany, jak a m a nastąpić. O zm ianie należy za wiadom ić przełożone obydw u domów zakonnych (dotychczasowe go i nowego dokąd siostra ma się udać).
7. R adne generalne (prow incjalne) często działają tylko jako radne, przez w yrażenie swego zdania za lub przeciw, w granicach kan. 127. Czasem jednak tw orzą kolegium razem z przełożoną i decydują kolegialnie w granicach kan. 119. K onstytucje pow in n y jasno zaznaczyć przy załatw ianiu poszczególnych spraw , czy chodzi o głos radnych, czy o działanie kolegialne.
{17] K om unikaty 249
1. Dobre odpraw ienie kap itu ły generalnej nie jest sp raw ą łatw ą, dlatego p rzy najm n iej n a ro k przed projektow anym term inem od
bycia k ap itu ły należy dokładnie zaznajomić się z przepisam i kon
sty tu cji i d yrekto rium w łasnego Zgrom adzenia na tem at k a p itu ły. Dobrze też będzie przeczytać ak ta ostatniej kapituły, aby skorzystać z doświadczenia poprzedniego zarządu.
2. Jeżeli jakieś spraw y przew idziane do załatw ienia rua k ap i tule generalnej w ym agają dłuższego przygotow ania, należy powo łać kom isję przygotow aw czą jeszcze zanim ogłosi się okólnik zw ołujący kapitułę.
3. Zw ołanie k ap itu ły to urzędow e zaw iadom ienie o czasie i m iej scu m ającej odbyć się kapituły, skierow ane do Zgrom adzenia. Okólnik przełożonej (wikarii) generalnej w tym względzie podaje jeszcze dodatkow e zarządzenia, jak o przeprow adzeniu w yboru delegatek, o nakazanych m odlitw ach, o w ażniejszych spraw ach do załatw ienia itd.
4. W zgrom adzeniach na praw ie diecezjalnym w yborow i prze łożonej generalnej przew odniczy biskup domu głównego (kan. 625 § 2), dlatego trzeba go zawiadomić, przynajm niej n a m iesiąc przed k ap itu łą o dniu i godzinie sesji wyborczej kap itu ły i poprosić o przybycie n a kapitułę lub w yznaczenie delegata.
5. Spraw ozdanie o stanie personalnym i dyscyplinarnym Zgro m adzenia przygotow uje na piśmie przełożona generalna. Trzeba w nim uw zględnić następujące spraw y:
A. S tan personalny Zgrom adzenia przed k ap itu łą i zm iany ja kie zaszły w ostatnim sześcioleciu.
B. 'W ychowanie i kształcenie sióstr. C. Zachow yw anie ślubów.
D. Ćwiczenia zakonne, życie w spólne, miłość w zajem na, troska 0 chore siostry.
E. W ykonyw anie celu szczegółowego.
F. W ażniejsze w ydarzenia od o statniej kap itu ły gener. zw yczaj nej.
G. Trudności jakie są w Zgrom adzeniu.
H. R ealizacja uchw ał ostatniej kap itu ły g en e raln ej. I. S praw y do uchw alenia i załatw ienia.
Spraw ozdanie powinno być napisane w k ilk u egzem plarzach 1 udostępniane do w glądu wokaliskom zaraz po zebraniu się na kapitułę, aby ułatw ić dyskusję i zapytania n a w stępnej sesji k a pituły.
6. S praw ozdanie ekanom ki ze stan u ekonom icznego Zgrom adze nia przygotow uje ekonom ka generalna i je podpisuje. Nadto pod pisują je w szystkie radne. Można je ująć w tak ich punktach, od powiednio poszerzając treść:
250 Kom unikaty [18]
A. W ydatki na ogólne potrzeby Zgromadzenia, nowicjat, kształ cenie sióstr.
B. U trzym anie i zaopatrzenie m aterialne — czy w ystarczające pożywienie, ubranie, — czy było leczenie chorych, jaikie. C. Domy w łasne
— wyliczyć, stan budynków , rem onty, — zabezpieczenie praw ne,
— p otrzeb y nia przyszłość. D. Domy użytkow ane
— wyliczyć, stan budynków ,
— w aru n k i m ieszkaniow e, potrzeby, — umowy.
E. Obciążenia m aterialn e Zgrom adzenia
— długi,
— dożywocia,
— spłaty długoterm inow e, — sp raw a daw nych posagów. F. P ilne p otrzeby Zgrom adzenia
— wyliczyć, jak załatw ić,
— co pow inna zadecydować obecna kapituła.
Spraw ozdanie dostaje do zbadania kom isja rew izyjna kapituły, a wszystkie w okaliski pow inny wcześniej znać jego treść, ab y za brać głos w czasie w stępnej sesji kapituły.
7. P rzed rozpoczęciem k ap itu ły trze b a też przygotować: a) spis w okalisek w k ilk u egzem plarzach, b) porządek dnia w czasie kapituły, c) k a rtk i do głosowania jednakow ej wielkości.
8. Do ak t k ap itu ły należą a k ta w stępne (okólnik zw ołujący kapitułę, ak ta w yboru delegatek, spis wokalisek, porządek dnia, porządek obrad, spraw ozdania przełożonej gener. i ekonom ki itp .), protokoły posiedzeń, .załączniki dodane do protokołów. P ow inny być spisane na dobrym papierze, z m arginesem , by m ożna było je oprawić. G dyby opraw a była niem ożliw a (np. jakieś pisma są pisane po dw u stronach papieru, bez m arginesu) trzeba je ułożyć w papierow ej tece, dodać k a rtę tytułow ą, dać num erację ciągłą k a rt kolorow ym ołówkiem, dodać spis treści. Na końcu trzeba dać podpis przełożonej gener. i sek retark i kapituły, aby tak stw ierdzić, że ak ta są autentyczne.
9. Po kapitule miależy przesłać do domów (prowincji) Zgrom a dzenia listę w ybranych sióstr do zarządu generalnego i listę uchw ał. P rzygotuje to sek retark a kap itu ły razem z w y b ran ą se k re ta rk ą generalną. Nowa przełożona generalna pow inna w n et po ukończeniu k ap itu ły w ydać okólnik na tem at k ap itu ły g eneralnej i jej postanowień.
[1 9] K om unikaty 251
10. Jeżeli w czasie k ap itu ły działały jakieś komisje, trzeba n a
pisać k rótkie spraw ozdanie podpisane przez przewodniczącą ko m isji i włączyć je do a k t kapituły.
IX. W izytacja
1. Przez w izytację rozum ie się badanie przeprow adzone przez przełożoną odnośnie do życia zakonnego w dainym dom u (prow in cji) i w ypełniania obowiązków przez przełożonych i przez pod w ładnych. W izytację mogą przeprow adzać tylko wyższe przeło żone, albo siostry przez nie delegow ane.
2. Przełożona domu (prowincji) przed zapow iedzianą w izytacją m a przygotow ać księgi, powpisywać ew entualne zaległości, podać
w izytatorce m ateriały pomocnicze, jak spis sióstr, dokum enta
cję w ażniejszych sp raw m ajątkow ych itp.
3. Uwagi i dane liczebne notuje w izytato rk a dla siebie, ab y zdać spraw ozdanie n a zebraniu ra d y lub wpisać do odpowiednie] księgi w izytacyjnej. N atom iast konieczne zarządzenia może zo staw ić na piśm ie w danym domu (prowincji), albo nadesłać później. 4. W czasie w izytacji należy zebrać siostry danego domu i r a zem z nim i omówić spraw y interesu jące w izytatorkę. Ale przedtem należy porozm awiać osobno z każdą siostrą a na końcu z przeło żoną dom ow ą i jej radą.
5. Wizytatoirka delegow ana nie w ydaje żadnych zarządzeń, tylko ma zbadać w szystkie spraw y i zdać spraw ę przełożonej wyższej, k tó ra ją delegowała.
6. P rzy każdej w izytacji należy zbadać czy i w jak i sposób zostały w ykonane nakazy w ydane po poprzedniej wizytacji.
7. Jeżeli w izytatorka posługuje się kw estionariuszem w izytacyj nym używ anym w danym Zgrom adzeniu, należy go w ypełnić w trak cie odbyw anej wizytacji.
X. Formacja zakonna
1. P rzyjęcie do Zgrom adzenia i postulat
a) Zw ykle kan d y d atk i zgłaszają się listow nie i proszą o p rzy jęcie do Zgrom adzenia, czasem proszą tylko o podanie w arunków przyjęcia, czasem p ragną porozmawiać z wyższą przełożoną. P rzy spotkaniu z przełożoną kandy d atk a w ypełnia kw estionariusz, uży w any w danym zgrom adzeniu. Można także przeprow adzić roz mowę z k an d y d a tk ą i spisać jej odpowiedzi.
b) P u n k ty do rozmowy lub kw estionariusza m ogą być n astęp u jące:
252 K om unikaty [20] — Nazwisko, imię,
— Data i miejsce urodzenia, rodzice, — W ykształcenie, zawód,
— Miejsce pracy, — P rzebyte choroby, — S tan zdrow ia rodziców,
— Ilość rodzeństw a (bracia, siostry),
— Czy iiiie m a obowiązku utrzym yw ania rodziców,
— Czy nie m a długów,
— Czy nie była w now icjacie lub profeską jakiegoś zakonu,
— Czy dobrowolnie d bez przym usu chce w stąpić do Zgrom a dzenia.
c) Należy zwrócić uwagę kandydatce jakie dokum enty m a do starczyć i jaki jest ad res ks. proboszcza lub ks. katechety, by od niego mogła przełożona otrzym ać św iadectw o m oralności. T rze ba też zapytać, czy k an d y d a tk a jest bierzm ow ana, ew entualnie gdzie i kiedy może przyjąć te n sakram ent.
Dopiero po otrzym aniu od k and ydatk i pisem nej prośby o p rzy jęcie do zakonu i zebraniu wsizystkich dokum entów można ją przyjąć do postulatu, w sposób przepisany w konstytucjach.
d) Datę rozpoczęcia postulatu w pisuje się do księgi przyjętych do Zgrom adzenia, nie w ydaje się osobnego zaświadczenia.
P rzed rozpoczęciem p ostulatu pow inna kan dy d atk a podpisać oświadczenie:
Oświadczam, że do Zgromadzenia... w stąpiłam dobrow olnie i że w przypadku opuszczenia Zgrom adzenia nie będę zgłaszała żad nych roszczeń.
(data, podpis)
e) Pow inno się też zrobić spis w ażniejszych rzeczy, jakie k a n dydatka przyniosła ze sobą i zanotow ać ilość pieniędzy oddanych m istrzyni, aby na w ypadek w ystąpienia nie było nieporozum ień. Listę tę podpisze także m istrzyn i i zachow a w aktach.
2. N ow icjat
a) Datę rozpoczęcia now icjatu należy wpisać w odpowiedniej księdze. W szystkie akta osobiste now icjuszki trzym a m istrzyni w swej kancelarii. Po złożeniu profesji przez now iejuszkę oddaje tekę z dokum entam i do kancelarii zarządu Zgrom adzenia (pro wincji). G dy nowicjuszika rezygnuje :z życia zakonnego, oddaje się jej dokum enty w ścisłym znaczeniu, jak m etrykę urodzenia i chrztu, św iadectw a szkolne itp. natom iast podanie, życiorys, św iadectw o m oralności, kopie spraw ozdań m istrzyni dla wyższej przełożonej pozostają w archiw um Zgrom adzenia (czy prowincji).
[21] K om u n ik aty 253
nowicjuszfcach, zgodnie iz przepisam i konstytucji, co pół roku, czy co k w a rtał, czy tylko przed dopuszczeniem do złożenia pro- fsji. O ile w Zgrom adzeniu n ie m a przepisanych form ularzy, m i strzy n i nie jest skrępow ana żadną form ą w redagow aniu sp ra wozdań: Chodzi o to, by w spraw ozdaniu ująć jasno dane odno szące się do przym iotów lub wad, postępow ania nowicjuszki, jej zdatności do życia w Zgrom adzeniu. W ostatnim spraw ozdaniu m istrzyni pow inna zaznaczyć, czy nowicjuszkę należy dopuścić do z ł ożenią profesji czy odesłać do domu rodzinnego, czy ew en tu aln ie przedłużyć jej now icjat.
Opinie o now icjuszkach pisze m istrzyni na osobnej karcie dla
każdej now icjuszki, aby dokum ent m ożna złożyć do teki doku m entów danej osoby.
c) Do m istrzyni należy:
— organizacja w ew nętrzna now icjatu, — 'nauczanie nowiicjuszek,
— stan zdrow ia nowicjuszek, troska o ich leczenie, — korespondencja nowicjuszek, odwiedziny krew nych. N atom iast do przełożonej domowej to wszystko co tyczy się karności i porządku całego domu. Dlatego porządek dnia w no w i cjacie m a uwzględnić godziny w spólnych ćwiczeń zakonnych do m u i godiziny w spólnych posiłków.
3. Składanie profesji
a) P rzy składaniu profesji trzeba zwrócić uw agę na w ym aga nia praw n e i na stronę obrzędową. N ależy przed złożeniem p ro fesji upew nić się, czy istnieją w a ru n k i w ym agane do ważności pro fesji, przeglądnąć i uzupełnić dokum entację (akta personalne) każ dej kan d y d atk i do profesji. Jeżeli konstytucje w ym agają jakich oświadczeń czy deklaracji, należy to załatw ić przed rozpoczęciem rekolekcji odpraw ianych przed profesją.
b) Siostra pow inna wcześniej zapoznać się z obrzędem liturg icz nym , aby w iedziała co m a robić, co odpowiadać itp., celem u n ik nięcia zdenerw ow ania i pom yłek w czasie odbyw ania obrzędu. F orm uła profesji (do odczytania) pow inna być n apisana w łasnorę cznie, aby siostra była bardziej św iadom a słów, k tó re wypowie.
c) Po dokonanym obrzędzie profesji należy zaraz (tego samego dnia) spisać ak t albo dokonać w p isu do księgi profesek i posta rać się o potrzebne podpisy.
d) Po złożeniu profesji wieczystej w inna wyższa przełożona, zgodnie z kan. 535 § 2, wysłać urzędow e zaw iadom ienie do probo szcza parafii, w k tó rej siostra została ochrzczona, celem dokona nia adn otacji w księdze ochrzczonych. W piśm ie poleconym do proboszcza chrztu poda wyższa przełożona w szelkie dane, k tó re
254 Komunik aity [22]
u łatw ią odnalezienie wpisu w księdze ochrzczonych danej p a ra fii. Trzeba więc podać dokładne personalia siostry, datę chrztu, tom księgi, serię a k tu w danym roku (co odpisze z m etry k i chrztu) i datę złożenia ślubów wieczystych w Zgrom adzeniu.
XI. Działalność apostolska
1. Zgrom adzenia zakonne żeńskie w ykonują swój cel szcze gółowy stosow nie do w arunków i okoliczności, biorąc pod u w a gę w skazania swoich założycieli i dzisiejsze możliwości. W okresie posoborowym i po w ydaniu nowego kodeksu praw a kanonicznego dąży się do tego, aby w szelkie akcje duszpasterskie i ch a ry ta tyw ne na terenie parafii, jak też pomoc zakonów w akcjach ogól- nodiecezjalnych, były uregulow ane odpowiednim i um owam i. Cho dzi o to, aby praca zakonnic była w ypełniana zgodnie z obo w iązkam i życia zakonnego, i aby siostry czuły się zw iązane ze swoim Zgrom adzeniem . W ten sposób m a ją oparcie dla swego rozw oju duchowego, a Zgrom adzenie może odpowiednio plano wać przygotow anie sióstr do prac apostolskich.
2. W kancelarii zarządu generalnego (prowimcjalnego) znajdu ją się już instru k cje i wizoiry wszelkiego ro d zaju um ów o prace w parafii czy k u rii biskupiej. Umowy należy co pew ien czas r e widować a now e um ow y zaw ierać z uw zględnianiem ciągle zm ie niających się w arunków .
Umowy zaw iera wyższa przełożona, zazwyczaj za zgodą rady, z k u rią biskupią. Jeżeli um owa jest zaw ierana z proboszczem, to pow inna ją potw ierdzić k u ria biskupia.
3. N iekiedy kaplica domu zakonnego będzie na jakiś czas po trzeb na dla użytku now opow stającej parafii. Musi ona nadal słu żyć domowi zakonnem u, ale «równocześnie trzeba uwzględnić po trzeby duszpasterskie. S tąd konieczne jest zaw arcie szczegółowej um ow y m iędzy Zgrom adzeniem a K u rią Biskupią, aby Zgrom a dzenie m iało zagw arantow ane praw a i tak ułożony czas k orzy sta nia z kaplicy, aby mie poniosły szkody obowiązki zakonne. W dniu 18 listopada 1975 r. K onferencja E piskopatu Polski zatw ier dziła wzór takiej um owy, co może dalej służyć jako pomoc przy zaw ieraniu now ych umów.
4. Jeżeli siostry podejm ują jakieś stałe funk cje na terenie p a rafii, jak uczenie religii, pracę w kancelarii, funkcję organisty, opiekę n ad chorym i itp,, trzeba zawrzeć odpow iednią umowę. T u ta j pomocą będzie instru k cja K onferencji E piskopatu Polski z dnia 20 stycznia 1977 r. i dołączony wzór um owy o pracę w pa~ ■rafii.
P 3 ] Kom unik alty 255
Opuszczenie Zgrom adzenia może być czasowe lub stałe, p ra w ne albo bezpraw ne. Różny będzie zatem stan p raw ny zakonnicy przebyw ającej poza klasztorem , różna też będzie form a opuszcze nia Z grom adzenia.
1. Czasowy pobyt poza domem zakonnym
a) Zgodnie z fcan. 665 § 1 zakonnicy pow inni m ieszkać we w ła snym domu zakonnym zachow ując życie wspólne i nie opuszczać go bez zezwolenia swego przełożonego. Gdy natom iast chodzi o dłuższą nieobecność w domu, to wyższy przełożony, działając za zgodą swojej rady, może dla słusznej przyczyny zezwolić zakon nikow i ma przebyw anie poza domem insty tu tu , jednak nie dłużej niż rok, chyba że chodzi o ratow anie zdrow ia, studia, lub w yko nyw anie apostolatu w im ieniu instytutu.
b) Pozwolenie w ydaje się na piśmie, więc i prośba pow inna być przedstaw iona na piśmie, z podaniem praw dziw ych powodów. W piśmie wyższa przełożona wyznaczy term in pow rotu do klasz to ru i w skazania n a czas pobytu poza domem zakonnym , o ile przełożona uizna to za potrzebne. Pozwolenie może być w ydane na pełny rok, albo n a kilka m iesięcy z możnością przedłużenia do roku.
c) Tylko w trzech w ym ienionych wyżej przypadkach można po zw olenie przedłużać poza rok, stosownie do w yłonionej potrzeby. Co do choroby, to trzeba wziąć pod uwagę, czy leczenie wym aga pobytu poza klasztorem , np. w sanatorium , w in stytucie re h ab i litacyjnym itp. S tudia rozum ie się jako studiow anie n a uczelni w miejscowości, gdzie jest b rak dom u Zgrom adzenia. Także p ro w adzenie w ykładów i ćwiczeń n a uczelni w podobnych okolicz nościach. Pozwolenie na ok res ponad rok, gdy chodzi o pracę apo stolską, można dać tylko w tych zgrom adzeniach, w których kon
stytucje n a to pozw alają i praca jest zgodna z celem Z grom a
dzenia. Zasadniczo bowiem zakonnice m ają ta k sobie urządzić pracę apostolską, aby m ogły m ieszkać w domu swego Zgrom a dzenia.
d) W czasie praw nego pobytu poza domem swego Zgrom adze nia posiada zakonnica wszelkie p raw a i m a w ypełniać obowiązki zakonne, jest tylko zw olniona z obowiązków w ynikających z ży cia wspólnego. Pow inna zasadniczo używ ać stro ju zakonnego, poza przypadkam i uzgodnionym i ze sw ą wyższą przełożoną.
2, Przejście do innego zakonu
a) Przejście z jednego zakonu do innego zachodzi wówczas, gdy profeska po ślubach wieczystych opuszcza zakon do którego n
256 Komuniikaity [24] ży i bezpośrednio w stępuje do innego zakonu. Trzeba zachować w a ru n k i podane w ban. 684 i 685.
b) Form alności praw n e są następujące:
1° profeska prosi sw ą przełożoną g eneralną o przejście do innego zakonu, podając przyczyny tej prośby. Do tej prośby pow inna dołączyć pismo przełożonej g en eraln ej (przełożonej domu m n i szek) tego zakonu do którego pragnie przejść, że ten zakon jest gotów przyjąć siostrę N.N. o ale otrzym a pozwolenie sw ej przełożonej generalnej.
2° po otrzym aniu pozwolenia swej przełożonej generalnej u daje się siostra do innego zafconu, gdzie została przy jęta i rozpoczy n a próbę, ale nie jest to now icjat.
3° po trzyletn iej próbie składa profesję w ieczystą w now ym za~ konie, albo w raca do poprzedniego zakonu, gdzie będzie m iała w dalszym ciągu w szystkie praw a.
4° gdyby nie złożyła po odbytej próbie profesji wieczystej i nie chciała powrócić do poprzedniego zakonu, pow inna się starać o in d u lt sekularyzacji.
Inne w ątpliw ości praktyczne łatw o można sobie rozwiązać mi podstaw ie w spom nianych kanonów 684 i 685.
c) Na przejście z zakonu do in sty tu tu świeckiego albo do sto w arzyszenia życia apostolskiego, albo z n ic h do zakonu, w ym aga ne jest zezwolenie Stolicy Apost., której nakazom należy się pod porządkow ać (zob. kan. 684 § 5).
3. E ksklaustracja
a) In d u lt eksklaustracja różni się od zwyczajnego pozwolenia n a przebyw anie poza domem zakonnym . W czasie trw a n ia indul- tu eksklau stracji zakonnica jest dalej członkiem zakonu, ale w sposób m niej doskonały, nie posiada w szystkich praw w zakonie, np. p raw a głosu, jest zw olniona z niektórych obowiązków zakon nych (por. kan. 687).
b) In d u łtu eksklaustracja może obecnie udzielać profesce w ie czystej przełożona generalna, za zgodą swojej ra d y i z ważnej przyczyny, jednak na Okres nie przekraczający trzech lat. P rze dłużenie takiego in d u łtu lub udzielenie go n a okres przekracza jący trzechlecie leży w kom petencji Stolicy Apost., a gdy idzie o zakony na praw ie diecezjalnym , jest zarezerw ow any biskupow i diecezjalnem u (kan. 686 § 1). M niszkom tylko Stolica Apost. m o że udzielić imdultu eksklaustracyjnego (kan. 686 § 2).
c) Chodzi o ek sklau strację dobrowolną, dlatego siostra zakonna sam a stara się o indult, przedstaw ia w piśm ie skierow anym do przełożonej generalnej w ażną przyczynę. Może to być konieczność zaopiekow ania się ojcem lub m atką w jakim ś przypadku loso wym, a nie m a inn ej możliwości, stan zdrow ia i trudności pozo
125] Komunikaty 257
stan ia we wspólnocie, konieczność w ykonania jakichś zajęć, któ ry c h tnie da się pogodzić z życiem w spólnym dtp. In d u ltu udziela się wówczas gdy zw yczajne pozwolenie na pobyt poza domem zakonnym nie rozw iąże spraw y.
d) Przełożona g eneralna w ydaje in d u lt ek sklaustracji na pi śmie. Zaznacza powód w ydania indultu, term in pow rotu do wspól noty, gdzie m a mieszkać, co siostrę obow iązuje w tym czasie itp. Równocześnie przełożona gen eralna da znać ordynariuszow i m iej sca, że siostra N.N., k tóra zamieszka w m iejscu N., będzie prze byw ać poza dom em zakonnym na podstaw ie otrzym anego in d u ltu eksklaustracji.
e) W now ym praw ie (kan. 886 § 3) jest jeszcze inna form a eks- klaustracjd dla profesek wieczystych, m ianowicie eksk laustracja
n a ł o ż o n a czyli niedobrow olna. Na prośbę przełożonej gene
raln ej, działającej za zgodą swej rady, eksk lau stracja może być •zastosowana przez Stolicę Apost. odnośnie do profeski w zgro m adzeniu na praw ie papieskim , albo przez biskupa diecezjalnego, gdy chodzi o zgrom adzenie na praw ie diecezjalnym , z w ażnych przyczyn, z zachow aniem słuszności i mdłości.
E k sklaustracja nałożona, oprócz skutków w łaściw ych dla ek skla u stracji zw ykłej, .zawiera jeszcze: 1° zakonnica bez pozwolenia Stolicy Apost. albo biskupa diecezjalnego nie może powrócić do zakonu and przełożona nie może jej wezwać do pow rotu, 2° gdyby siostra sanna n ie mogła się utrzym ać, wówczas zakon jest obow ią zany dostarczyć jej odpow iednich środków m aterialnych.
Ta form a ek sk lau stra cji może mieć m iejsce wówczas, gdy prze byw anie zakonnicy we wspólnocie jest szkodliw e zarów no dla społeczności zakonnej, jak i dla sam ej zakonnicy, k tó ra nie chce dobrow olnie zdecydować się na opuszczenie zakonu czasowe albo stałe. Ponadto tę form ę eksklaustracji m ożna zastosować w ów czas, gdy nie m a w ystarczających powodów do w ydalenia siostry z zakonu, albo przestępstw a k tó ry ch się dopuściła w yn ik ały z pew n y ch słabości lub anormalmośoi, k tó re an i nie n adają się do le czenia szpitalnego, ani przetrzym yw ania zakonnicy pod nadzo rem .
4. Sekularyzacja
a) Sekularyzacja jest to in d u lt na stały pobyt poza klasztorem z rów noczesnym zupełnym zw olnieniem ze ślubów zakonnych i in ny ch obowiązków, oraz całkow ite zerw anie z zakonem .
b) Na prośbę profeski cm sow ej, k tó ra dla w ażnej przyczyny p ragnie opuścić zakon w czasie trw a n ia profesji czasowej ind u ltu sekularyzacji może udzielić w zakonach n a praw ie papieskim przełożona g eneraln a za zgodą swej rady, nato m iast w zakonach na praw ie diecezjalnym oraz w klasztorach niezależnych (według 17 — Prawo Kanoniczne
,258 Komunikaty [26] kan. 615), in d u lt m usi być do ważności potw ierdzony przez bi skupa domu, do którego profeska należy (por. kan. 688 § 2).
c) P rofeska czasowa pisze prośbę do przełożonej generalnej, przedstaw iając prawTdziwe powody. Zasadniczą racją jest dobro duchowe profeski, a więc że nie może bez obciążenia sum ienia trw ać w zakonie, bo nie może zachować ślubów (chociażby tylko jednego) albo życia wspólnego, bo przekonała się, że nie m a po w ołania do żyaia zakonnego.
Przełożona generalna postara się jeszcze o odpow iednie info r macje, np. od m istrzyni junio ratu, a gdy uzna przedstaw ione r a cje za słusane, w yda pismo (dekret) w którym pow ołując się na kan. 688 ■§ 2 i przedstaw iane ra c je udzieli in d u ltu sekularyzacji.
Pism o może być ta k zredagow ane:
Przełożona generalna Zgrom adzenia ... przychylając się do proś by siostry ... profeski czasowej, w yrażonej w piśmie z dnia ... i m ając zgodę ra d y generalnej, rozważywszy powody przedstaw ione w tym że piśmie, przenosi siostrę ... do stamu świeckiego zgodnie z kan. 688 § 2. Tym sam ym wym ieniona Siostra zostaje zwolniona ze ślubów czasowych złożonych d n ia ... i innych obowiązków za konnych,
(data, podpis)
d) Siostra po otrzym aniu pisma przełożonej g eneralnej złoży w łasnoręcznie podpisane oświadczenie, że chce skorzystać z otrzy
m anego in d u ltu . Z tą chw ilą siostra przestaje być członkinią
Zgrom adzenia i jest wolna od w szystkich obowiązków zakon nych. P ow inna oddać strój zakonny i inne rzeczy należące do zakonu oraz opuścić dom izakonny.
e) Zgodnie z kan. 691 zakonnica po ślubach wieczystych nie pow inna prosić o iindult odejścia z zakonu, jak tylko z bardzo pow ażnych przyczyn rozważonych wobec P ana. Swoją prośbę w inna skierow ać do przełożonej generalnej, k tó ra m a ją przed staw ić do kom petentnej w ładzy dołączając opinię w łasną oraz swej rady.
W zakonach ma praw ie papieskim tego rodzaju in d u lt jest zarezerw ow any Stolicy A p ost, a w zakonach na praw ie diecezjal n ym in d u ltu może udzielić także biskup diecezji, w której z n a j duje się dom zakonu.
In d u lt odejścia czyli eksklaustracji, w m yśl przepisu k an. 692, udzielany zgodnie z praw em i podany do wiadomości zain tere sow anej siostry, zaw iera na m ocy samego p raw a dyspensę od ślubów oraz od w szystkich obowiązków w ypływ ających z profe sji, chyba że sam a zakonnica by go nie przyjęła w chw ili no ty fi kacji.
f) Trzeba jeszcze zaznaczyć, iż zasadniczą przyczyną do uzyska nia in du ltu odejiścia jest u tra ta pow ołania i niemożność w
