IEP Rejestracja faktur zakupowych CZ Podręcznik Administratora

(1)

wersja CDP 5.5

IEP – Rejestracja faktur zakupowych CZ

Podręcznik Administratora

(2)

I E P - P O D R Ę C Z N I K A D M I N I S T R A T O R

INPROGRESS\todo_MG\IEP_079_Podrecznik_administrator.doc

Spis treści

1. Funkcjonalność ... 3

1.1.1. Księgowanie na konta magazynu ... 4

1.1.2. Bilans dnia... 4

2. Przygotowanie do uruchomienia IEP ... 5

2.1. Baza danych dostawcy menu 5.10.3 ... 5

2.2. Stawki podatku VAT ... 6

3. Menu IEP – Ewidencja faktury zakupowej CZ ... 7

4. Dane sterujące IEP menu 3.1.2.9.5 ... 8

4.1. Formatka VZSEA10 ... 8

4.2. Funkcje Ogólne 2 ... 14

4.3. Konta standard ... 17

5. Uwagi końcowe ... 18

5.1. Bilans dnia ... 18

5.2. Bilans miesięczny ... 18

5.3. Przykładowa parametryzacja ... 19

Informacja o wersji dokumentu:

Data modyfikacji Autor Komentarz

29.09.2017 MG Aktualizacja

03.10.2017 JD Weryfikacja

(3)

I E P - P O D R Ę C Z N I K A D M I N I S T R A T O R

SS\todo_MG\IEP_079_Podrecznik_administrator.doc

1. Funkcjonalność

Poprzez zastosowanie modułu IEP możliwa jest kontrola dostaw towaru oraz rejestracja faktur zakupowych na CZ w programie CDP i przeniesienie danych do księgowości.

Moduł IEP jest zintegrowany z CDP i korzysta z danych dostawców i zarejestrowanych przychodów towaru.

Możliwości księgowania

Maja Państwo możliwość wyboru dwóch sposobów księgowania a) księgowanie tylko faktury zakupowej

b) księgowanie przychodu towaru i następnie księgowanie faktury zakupowej Wariant a.

Poprzez rejestracje przychodu towaru w programie CDP zostaje zwiększona ilościowo i wartościowo wartość magazynu. Dokumenty dostawy pozostają w ewidencji i przeniesienie danych do księgowości następuje poprzez rejestracje faktury zakupowej.

Księgowanie: konto magazynu / dostawca.

To oznacza, ze przy ustalaniu stanów magazynowych należy zweryfikować czy wszystkie przychody magazynowe zostały zarejestrowane w IEP i przekazane do księgowości.

Wariant b.

Poprzez rejestracje przychodu towaru w programie CDP zostaje zwiększona ilościowo i wartościowo wartość magazynu. W bilansie dnia zostaje przekazana do księgowości wartość przychodu na konto magazynu.

Dokumenty dostawy pozostają w ewidencji i przeniesienie danych do księgowości następuje poprzez rejestracje faktury zakupowej wraz z przyporządkowaniem konta przejściowego (konto rozliczeniowe zakupu z matrycy kont). Przy wyborze tego sposobu księgowań należy uzupełnić matrycę kont.

Księgowanie

Dostawa: konto magazynu / konto rozliczeniowe zakupu

Księgowanie faktury zakupowej: konto rozliczeniowe zakupu / dostawca

(4)

I E P - P O D R Ę C Z N I K A D M I N I S T R A T O R

1.1.1. Księgowanie na konta magazynu

Jeśli wybrany został sposób księgowania tylko faktury zakupowej, to dostępne są dwie możliwości pobierania danych o kontach.

Możliwość a) księgowanie przychodu odbędzie się na konta zdefiniowane w matrycy kont CDP wg schematu marka/ grupa statystyczna/ dział warsztatowy

Możliwość b) księgowanie poprzez przyporządkowanie pozycji wg kodu dla nr konta i miejsca powstawania kosztów.

Bliższe informacje znajdują się w opisie danych sterujących IEP.

1.1.2. Bilans dnia

Dane zarejestrowane w module IEP są przekazywane do księgowości w pliku S8 w pliku o nazwie podanej przez użytkownika w parametrach modułu IEP.

(5)

I E P - P O D R Ę C Z N I K A D M I N I S T R A T O R

2. Przygotowanie do uruchomienia IEP

2.1. Baza danych dostawcy menu 5.10.3

W kartotece dostawcy podajemy rodzaj i nr konta w księgowości.

Rodzaj konta – 2 - konto dostawca 3 - konto syntetyczne

Długość konta dostawca – definiowana jest w danych sterujących IEP i musi być zgodna z długością konta przejmowana przez system finansowo-księgowy.

(6)

I E P - P O D R Ę C Z N I K A D M I N I S T R A T O R

2.2. Stawki podatku VAT

W menu 5.2.3 Stawki podatku VAT należy uzupełnić pole kod podatku VAT naliczony.

Kod ten używany jest przy przenoszeniu danych do księgowości.

Wskazówka: Jeśli używane są różne kody VAT dla dostaw, to można wprowadzić je dodatkowo w IEP – dane dodatkowe o dostawcach.

(7)

I E P - P O D R Ę C Z N I K A D M I N I S T R A T O R

3. Menu IEP – Ewidencja faktury zakupowej CZ

Poprzez wybór 3 Magazyn/1 Zamówienia i Dostawy/ 2 Dostawy/9 Ewidencja faktury obcej CZ przechodzimy do menu IEP.

Punkt 1 – IEP Faktury obce CZ – w tym punkcie menu następuje opracowanie danych faktur obcych (zakupowych). Sposób pracy opisany jest w podręczniku użytkownika.

Punkt 2 – Przegląd listów przewozowych – Przegląd daje możliwość sprawdzenia, czy dostawa została już przyporządkowana do faktury zakupowej.

Punkt 3 – IEP dane dodatkowe o dostawcach – możliwość zdefiniowania danych dostawców.

Punkt 4 – kody przyporządkowania kont - program umożliwia wprowadzenie kodów kont, mpk i opisów dla księgowań.

Punkt 5 – Dane sterujące / ustawienia standardowe IEP – program umożliwia sterowanie IEP.

(8)

I E P - P O D R Ę C Z N I K A D M I N I S T R A T O R

4. Dane sterujące IEP menu 3.1.2.9.5

4.1. Formatka VZSEA10

Przejmij zależnie od dostawcy

W tym polu możemy podać, czy dane mają przejmowane generalnie, czy też w odniesieniu do konkretnego dostawcy.

PUSTE - do IEP przejmowane są dane dla wszystkich dostawców.

1 - do IEP przejmowane są dane, tylko tych dostawców, którzy w danych

dodatkowych dostawcy w polu 'Przejmowanie danych' mają wstawiona wartość '1'.

Uwaga: jeśli chcemy widzieć w IEP tylko faktury zakupowe dla wybranych dostawców należy w danych dostawcy menu 3.1.2.9.3 w polu ‘Przejecie danych’

wstawić parametr 1.

(9)

I E P - P O D R Ę C Z N I K A D M I N I S T R A T O R

Wyświetl otwarte zamówienia/listy przewozowe Dozwolone wartości: PUSTE, 1

Wartością tego pola można sterować, czy podczas opracowywania faktury

zakupowej (3.1.2.9.2 lub 3), jako pierwsza wywołana zostanie formatka ekranowa z przyporządkowaniem pozycji rachunków w stosunku do numerów zamówień

względnie numerów listów przewozowych wszystkich zamówień czy też wyświetlone zostaną jako pierwsze otwarte zamówienia względnie listy przewozowe.

PUSTE - jako pierwsza formatka ekranowa wywołane zostaną wszystkie zamówienia względnie listy przewozowe.

1 - jako pierwsza formatka ekranowa wywołane zostaną tylko otwarte zamówienia względnie listy przewozowe.

WSKAZÓWKA: w związku z tym pod pojęciem otwarte zamówienie względnie otwarty list przewozowy należy rozumieć te, w których są pozycje nie

przyporządkowane żadnemu rachunkowi lub też akurat opracowywanemu rachunkowi.

Zmień pozycje

W tym polu sterujemy czy użytkownik ma możliwość zmiany ilości i ceny pozycji dla faktury zakupowej (klawisz Zmień pozycje dostępny podczas opracowywania pozycji) Dozwolone wartości: Puste , 1

PUSTE – użytkownik może zmieniać wartości 1- użytkownik nie może zmieniać wartości.

(10)

I E P - P O D R Ę C Z N I K A D M I N I S T R A T O R

Nadawanie nr dla rachunków zewnętrznych

W tym polu można sterować, czy nadawanie nr faktury zakupowej ma się odbywać automatycznie czy użytkownik ma wprowadzić numer ręcznie. Jeśli uruchomiona zostanie automatyczna numeracja, jest ona prowadzona wg schematu RRMMnnnn, gdzie RR – rok, MM – miesiąc, nnnn- nr kolejny.

Uwaga: jeśli numeracja ma być prowadzona automatycznie należy uruchomić parametr 1 w polu ‘ Rachunek zewnętrzny obowiązkowy’.

PUSTE – nr rachunku zewnętrznego będzie nadawany ręcznie

1 – nr rachunku zewnętrznego będzie nadawany wg schematu z IEP.

Rachunek zewnętrzny obowiązkowy

W tym polu sterujemy, czy nr rachunku zewnętrznego musi być podany.

PUSTE - pole zewnętrzny nr rachunku może pozostać puste 1- zewnętrzny nr rachunku musi zostać podany przez użytkownika

Data okresu księgowego

W tym polu podajemy jaka data jest proponowana jako data okresu księgowego.

PUSTE - bez wartości proponowanej 1 - proponowana jest aktualna data.

2 - data rachunku obcego jest proponowana jako domyślna.

Uwaga: proszę zwrócić uwagę na ustawienia w programie DKS.

Tolerancja daty okresu w miesiącach

W tym polu możemy podać, ile miesięcy wstecz może leżeć data periodu w stosunku do aktualnej daty (systemowej).

0-98 miesięcy – ilość miesięcy wstecz w stosunku do daty systemowej 99 – data okresu może być dowolnie oddalona od daty systemowej

Data wpływu dokumentu obowiązkowa

W tym polu sterujemy, czy podanie daty wpływu dokumentu jest obowiązkowe.

PUSTE – data wpłynięcia dokumentu nie jest obowiązkowa 1 – data wpłynięcia dokumentu obowiązkowa

2 – data wpłynięcia dokumentu obowiązkowa, może być wcześniejsza od daty rachunku.

(11)

I E P - P O D R Ę C Z N I K A D M I N I S T R A T O R

Dział warsztatowy do księgowań

W tym polu podajemy jaki dział warsztatowy ma być pobierany przy księgowaniu z matrycy kont.

Modyfikacja działu warsztatowego

W tym polu sterujemy, czy dział warsztatowy ma być wyświetlany przy rejestrowaniu faktury zakupowej w menu 3.1.2.9.1 i czy może być zmieniony

PUSTE – Dział warsztatowy nie będzie wyświetlany

1 – Dział warsztatowy będzie wyświetlany, ale nie będzie mógł zostać zmieniony.

2 – Dział warsztatowy będzie wyświetlany i może zostać zmieniony

(12)

I E P - P O D R Ę C Z N I K A D M I N I S T R A T O R

Zmiana przy storno rachunku

W tym polu sterujemy jakie dane mogą być zmienione przy stornowaniu rachunku.

PUSTE- można zmieniać tylko datę okresu

1 - można zmieniać datę okresu oraz pola numer rachunku, zewnętrzny nr rachunku i data rachunku.

Weryfikacja daty dokumentu

W tym polu możemy sterować czy przy rejestracji dokumentu od podanej w polu obok daty, nie będzie można wprowadzać rachunków starszych niż podana data.

PUSTE – data dokumentu nie jest sprawdzana dla bieżącego roku.

1 – data dokumentu jest sprawdzana dla bieżącego roku

Data

W tym polu podajemy do jakiej daty można wprowadzać dokumenty z poprzedniego roku

Automatyczna numeracja

W tym polu możemy sterować, czy dokumenty przekazywane do księgowości mają się automatycznie numerować. Numeracja będzie pobierana z pola ‘Ostatni

automatyczny numer’. W pliku S8 – IEP numer ten będzie przekazywany w polu S8User.

PUSTE - Bez automatycznej numeracji 1 - Z automatyczną numeracją

Ostatni automatyczny numer

W tym polu podajemy ostatni numer jaki będzie pobierany do automatycznej numeracji. Pole ma znaczenie jedynie jeśli w polu ‘Automatyczna numeracja’

wstawiony jest parametr 1.

Weryfikacja numeru dla telebankingu Nie dotyczy użytkowników w Polsce

(13)

I E P - P O D R Ę C Z N I K A D M I N I S T R A T O R

Okres usuwania danych (w miesiącach)

Parametr „Usuń po miesiącu (ilość)” określa ile miesięcy mają być zachowywane dane dotyczące faktury obcej w plikach EEF i EEP po zaksięgowaniu faktury. Po upływie zadanej ilości miesięcy od zaksięgowania danej faktury w bilansie

miesięcznym rekordy związane z tą faktura zostaną usunięte z plików EEF i EEP.

UWAGA:

Producent zaleca ustawienie tego parametru na wartość nie większą niż 3 miesiące.

Określenie odpowiedniego czasu przechowywania tych danych jest ważne, zwłaszcza gdy otrzymamy od dostawcy raz jeszcze ten sam numer faktury (w kolejnym roku) lub użyjemy tego samego numeru zamówienia do rejestracji faktury obcej. Może to spowodować niemożliwe do przewidzenia zachowanie programu.

Archiwizacja danych

Parametr „”Archiwizacja danych” przyjmuje dwie wartości: „1” i „Puste”. Wartość „1”

powoduje zachowanie usuniętych rekordów z plików EEF i EEP do plików ZEF i ZEP.

Wartość „Puste” powoduje nie zachowywanie usuwanych rekordów z plików EEF i EEP.

UWAGA:

Zalecamy ustawienie tego parametru o wartości „1”.

(14)

I E P - P O D R Ę C Z N I K A D M I N I S T R A T O R

4.2. Funkcje Ogólne 2

Wyłącz księgowania dla FK

W tym polu podajemy, czy faktury obce mają być przekazywane do programu księgowego.

PUSTE - faktury obce są przekazywane do programu księgowego 1 - faktury obce nie są przekazywane do programu księgowego.

Wyłącz księgowania na konta analitycznego

W tym polu sterujemy czy maja być księgowane konta analityczne

PUSTE – konta analityczne nie będą księgowane, z wyjątkiem kont pozostałych.

1 - konta analityczne nie będą księgowane

2 - konta analityczne nie będą księgowane, również konta pozostałe dotyczące kosztów przewozu, oclenie, pozostałe opłaty.

Określenie konta pozostałe odnosi się do kont znajdujących się na trzeciej formatce

(15)

I E P - P O D R Ę C Z N I K A D M I N I S T R A T O R

Długość konta dostawcy

W tym polu podajemy ile znaków ma długość konta dostawcy w księgowości finansowej.

Konto kasy dla faktur obcych

Jeśli zdefiniowani są dostawcy z kodem rozliczenia G – gotówka, to można tu podać nr konta kasy.

Uwaga: w Polsce stosujemy wyłącznie kod rozliczenia P – przelew.

Księgowania na konto rozliczeniowe Dozwolone wartości: Puste, 1

W tym polu można sterować czy księgowania maja się odbywać na konto rozliczeniowe z matrycy kont.

PUSTE – księgowanie na konta z matrycy kont

1 – księgowanie na konto rozliczeniowe zakupu z matrycy kont (Należy pamiętać o uzupełnieniu matrycy kont na konto rozliczenia zakupu).

Symbol dowodu do księgowania PZ

W tym polu podajemy symbol dowodu jaki zostaje przekazany do księgowości.

Pole ma znaczenie wyłącznie jeśli uruchomiono księgowania prze konto rozliczeniowe.

Nr dokumentu księgowania PZ

W tym polu sterujemy, czy numeracja dokumentów PZ ma być przekazywana do księgowości.

PUSTE – nr dokumentu nie jest przekazywany

1 - data systemowa wykonania bilansu dnia w formacie RRRRMMDD jest zapisywana w polu nr dokumentu

2 - numer dokumentu jest zapisywany w formacie rrCCmmdd, gdzie rrmmdd jest

(16)

I E P - P O D R Ę C Z N I K A D M I N I S T R A T O R

Symbol dowodu dla faktur obcych

Tu podajemy symbol dowodu dla księgowania faktur zakupowych

Symbol dowodu zmienny

Tu sterujemy, czy symbol dowodu dla faktur zakupowych może być zmieniany podczas opracowania.

PUSTE - Symbol dowodu może być zmieniany 1 - Symbol dowodu nie może być zmieniany.

Symbol dowodu noty wewnętrznej

Tu podajemy symbol dowodu dla księgowania not wewnętrznych.

Dodatkowe info w księgowaniu

Tu możemy sterować czy w pliku S8/IEP mają być przekazywane dodatkowe informacje.

PUSTE – nie są przekazywane dodatkowe informacje.

1 - są przekazywane dodatkowe informacje: nr przychodu towaru i suma pozycji.

Dane zapisywane są w pliku S8/IEP ze znakiem tekstu dodatkowego ‘WN’.

Księgowanie częściowe (list przewozowy)

Tu możemy sterować czy ma odbyć się częściowe księgowanie listów przewozowych.

PUSTE – nie można 1 - można

Przyporządkowanie kont

W tym polu sterujemy, czy przyporządkowanie kont dla celów księgowych ma przebiegać wg zdefiniowanych w matrycy kont kontach, czy też pozycje faktury zakupowej mają być przyporządkowane do kont przez użytkownika.

PUSTE - konta przyporządkowane są poprzez matrycę kont zdefiniowaną CDP 1 - konta są przyporządkowane manualnie dla numeru konta i miejsca powstawania kosztów. Księgowanie poprzez konto rozliczeniowe nie jest dozwolone.

(17)

I E P - P O D R Ę C Z N I K A D M I N I S T R A T O R

Kod przyporządkowania kont Dwa znaki alfanumeryczne.

Jeśli zdecydowano, ze księgowania nie będą odbywać się na konta z matrycy kont, to w polu ‘Kod przyporządkowania kont’ podajemy symbol, z którym dane PZ zostaną przekazane do księgowości.

Rodzaj konta analitycznego

Należy podać znak konta rodzajowego dla księgowań (dotyczy programu DKS).

4.3. Konta standardowe dla pozostałych księgowań

(18)

I E P - P O D R Ę C Z N I K A D M I N I S T R A T O R

5. Uwagi końcowe

Przy rejestrowaniu przychodu towaru należy zwrócić uwagę, że do faktury można przyporządkować tylko jeden PZ, ponieważ przy księgowaniu jest on zapisywany do pliku. Dane pochodzące z IEP są wraz z nr przychodu zapisywane w plikach EEP, EEK i EEL w bibliotece KggDnL, gdzie gg – nazwa środowiska, n – nr zakładu

5.1. Bilans dnia

Jeśli zdecydowano o przekazywaniu danych do księgowości, to w trakcie bilansu dnia powstaje plik S8/IEP oraz wydruk zawierający informacje o fakturach obcych.

TEEF1 - CZ - Faktury obce Firma: Z9 001 Filia: 1 23.03.09 Str.:

=================================================================================================================================

CZ -Faktury obce od 20.03.09 --- Nr.dos Nr konta Nazwa Wal FO-Nr FO-Dat Kwota brutto Kwota VAT Kwota netto Kwota łaczn. Uwagi

=================================================================================================================================

1 1 RENAULT POLSKA Spzoo PLN 1 05.03.09 37.918,00 8.341,96 46.259,96 46.259,96 16 16 APA DESIGN POLAND PLN F/0345/9 05.03.09 73,80 16,24 90,04 90,04 stornow 16 16 APA DESIGN POLAND PLN F/987 23.03.09 5.345,49 1.176,01 6.521,50 6.521,50 --- Suma calkowita w wal.standard.: 52.691,42

5.2. Bilans miesięczny

W zależności od ustawień w danych sterujących IEP ‘Usuń po miesiącu (ilość)’ dane zapisane w pilikach EEP, EEK i EEL zostają usuwane w trakcie bilansu

miesięcznego. Jeśli w danych sterujących IEP zaznaczono archiwizację danych poprzez parametr 1 w polu ‘Archiwizacja danych’, to zostanie utworzona kopia plików EEP, EEK i EEL w postaci plików ZEF, ZEP oraz ZEU.

(19)

I E P - P O D R Ę C Z N I K A D M I N I S T R A T O R

5.3. Przykładowa parametryzacja Przykładowa parametryzacja IEP

(20)