Odliczenie VAT z faktur
przechowywanych w formie elektronicznej – najnowsza
interpretacja
Ewelina Dulęba Kursy z Księgowości
Czy w sytuacji wystąpienia przypadków zniszczenia/zagubienia oryginałów Dokumentów, których skany znajdować się będą w chmurze, B przy założeniu spełnienia warunków wymienionych w art. 86 ustawy o VAT, zachowa prawo do
odliczenia podatku naliczonego wynikającego z Dokumentów?
Faktura papierowa a elektroniczna
Art. 2. Ilekroć w dalszych przepisach jest mowa o:
31) fakturze - rozumie się przez to dokument w formie papierowej lub w formie elektronicznej zawierający dane wymagane ustawą i przepisami wydanymi na jej podstawie;
32) fakturze elektronicznej - rozumie się przez to fakturę w formie elektronicznej wystawioną i otrzymaną w
dowolnym formacie elektronicznym;
Interpretacja indywidualna Dyrektora KIS
113-KDIPT1-2.4012.99.2022.2.AJB Z DNIA 05-05-2022
Ustawodawca zapewnił podatnikowi prawo do odliczenia podatku naliczonego, pod warunkiem spełnienia przez niego zarówno tzw. przesłanek pozytywnych, m.in. tego, że zakupy będą wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych oraz niezaistnienia przesłanek negatywnych, określonych w art. 88 ustawy. Przepis ten określa listę wyjątków, które pozbawiają podatnika prawa do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego.
Przy czym prawo podatnika do odliczenia podatku naliczonego nie jest uzależnione ani od rodzaju faktury (papierowa/elektroniczna), ani od formy w jakiej podatnik przechowuje faktury zakupowe.
Prawidłowe przechowywanie dokumentów jest niezbędne do tego, aby podatnik nie utracił nabytego wcześniej prawa do odliczenia podatku VAT w przypadku ewentualnej kontroli organów podatkowych wymienionych w art.
112a ustawy, które to organy muszą mieć dostęp do otrzymanych przez podatnika faktur, w sposób wskazany w tym
przepisie. Prawidłowość przechowywania faktur zostaje więc weryfikowana co do zasady przez organy podatkowe,
które na podstawie przechowywanych przez podatnika dokumentów oceniają, czy podatnik miał podstawy do
obniżenia kwoty podatku należnego w związku z nabywanymi towarami i usługami.
Jakie warunki należy wypełnić?
Wymogi wskazane w:
● art. 112a ustawy o VAT, warunki przechowywania otrzymanych faktur zakupowych
● art. 106m ustawy o VAT odnośnie zabezpieczenia autentyczności pochodzenia, integralności treści i
czytelności faktur, które będą przechowywane w wersji elektronicznej.
Przedsiębiorca A
Czynny podatnik podatku VAT otrzymane faktury od kontrahentów przechowuje w formie papierowej oraz elektronicznej - dokumenty otrzymane służące czynnościom opodatkowanym VAT zostają:
A. Skanowane a następnie zapisane w nieedytowanym formacie PDF, JPG.
B. W takiej formie umieszane są na serwerze i udostępniane w ramach aplikacji
C. W kolejnym etapie następuje weryfikacja dokumentów, m.in. czytelność załączników
Dokumenty podzielone są na okresy rozliczeniowe, możliwe jest przeszukiwanie według poszczególnych danych jak również przypisanego do dokumentów numeru księgowania.
Dokumenty przechowywane są w chmurze w taki sposób aby zapewnić autentyczność pochodzenia (pewność co do
tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy dokumentu), integralność treści (brak
możliwości zmiany lub edycji żadnych danych), czytelność tych dokumentów oraz łatwe ich odszukanie.
Przedsiębiorca A
W każdym momencie możliwy jest dostęp on-line do zapisu księgowego dotyczącego danego dokumentu, jak również możliwość obejrzenia skanu tego dokumentu oraz jego wydrukowanie.
Zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa podatkowego, na żądanie naczelnika urzędu skarbowego, naczelnika urzędu celno-skarbowego, dyrektora izby administracji skarbowej lub Szefa Krajowej Administracji Skarbowej, serwer zapewnia bezzwłoczny dostęp do przechowywanych w formie elektronicznej dokumentów, a także umożliwia bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych z nich wynikających.
Dokumenty znajdujące się w chmurze będą mogły zostać przedłożone na wezwanie organu na dwa sposoby: poprzez udostępnienie dokumentu w formie elektronicznej lub wydruku dokumentu z elektronicznego archiwum.
Zapewnienie funkcjonowania kontroli biznesowych, które ustalą wiarygodną ścieżkę audytu faktur od momentu otrzymania/wystawienia do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego w odniesieniu do
wydatków/sprzedaży dokumentowanych opisanymi we wniosku fakturami dokumentującymi zakup/sprzedaż towarów/usług.
Przedsiębiorca A spełnia wszystkie wymogi co do przechowywania faktur jak również
uprawniające do odliczenia podatku VAT - zatem w sytuacji zniszczenia lub zagubienia dokumentów w formie papierowej - nadal ma prawo do odlicznia podatku VAT z faktur
elektronicznych - pobierz interpretację
Art. 106m. 1. Podatnik określa sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury.
2. Przez autentyczność pochodzenia faktury rozumie się pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury.
3. Przez integralność treści faktury rozumie się, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura.
4. Autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność faktury można zapewnić za pomocą dowolnych kontroli biznesowych, które ustalają wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług.
5. Poza wykorzystaniem kontroli biznesowych, określonych w ust. 4, autentyczność pochodzenia i integralność treści faktury elektronicznej są zachowane, w szczególności, w przypadku wykorzystania:
1) kwalifikowanego podpisu elektronicznego lub
2) elektronicznej wymiany danych (EDI) zgodnie z umową w sprawie europejskiego modelu wymiany danych elektronicznych, jeżeli zawarta umowa dotycząca tej wymiany przewiduje stosowanie procedur gwarantujących autentyczność pochodzenia faktury i integralność jej danych, lub
3) Krajowego Systemu e-Faktur - w odniesieniu do faktur ustrukturyzowanych otrzymanych przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur.
Art. 112a. 1. Podatnicy przechowują:
1) wystawione przez siebie lub w swoim imieniu faktury, w tym faktury wystawione ponownie, 2) otrzymane faktury, w tym faktury wystawione ponownie
- w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.
2. Podatnicy posiadający siedzibę działalności gospodarczej na terytorium kraju są obowiązani do przechowywania faktur na terytorium kraju.
3. Przepisu ust. 2 nie stosuje się, jeżeli faktury są przechowywane poza terytorium kraju w formie elektronicznej w sposób umożliwiający naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej, za pomocą środków elektronicznych, dostęp on-line do tych faktur.
4. Podatnicy zapewniają naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, o których mowa w ust. 1, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej - również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych.
