Wrocław, 2012-12-18
Zapytanie ofertowe Nr 4/POKL/AW/2012
Zamawiający.
Internet Center Polska Sp. z o. o.
ul. Piotra Skargi 7/4
50-082 Wrocław
Zapytanie ofertowe na wynajem sal szkoleniowych i/lub usługę cateringową – moduł informatyczny
Dotyczy usług, których łączna wartość przekracza 14 000 euro netto.
Preambuła
Niniejsze zapytanie sporządzone zostało na potrzeby realizacji Projektu
„Akademia Profesjonalnego Wizerunku Firmy w Internecie” realizowanego na podstawie umowy o dofinansowanie nr WND-POKL.08.01.01-02-372/12 w ramach Działania 8.1 Rozwój pracowników i przedsiębiorstw w regionie, Poddziałania 8.1.1 Wspieranie rozwoju kwalifikacji zawodowych i doradztwo dla przedsiębiorstw Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki
w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego.
Firma Internet Center Polska Sp. z o. o. we Wrocławiu, zaprasza do złożenia oferty w trybie zapytania ofertowego z zachowaniem zasady konkurencyjności na wykonanie zamówienia:
1. Nazwa przedmiotu zamówienia: Usługa wynajmu sal szkoleniowych informatycznych oraz zapewnienie usług cateringowych dla uczestników projektu pt.: „Akademia Profesjonalnego Wizerunku Firmy w Internecie” – moduł informatyczny.
2. Wspólny słownik zamówień (CPV) kod CPV 70220000-9 – usługi wynajmu lub leasingu nieruchomości innych niż mieszkanie oraz zakup usług cateringowych kod CPV 55300000-3 – usługi restauracyjne i dotyczące podawania posiłków.
3. Zamówienie powyżej 14 tys. euro netto będzie udzielone zgodnie z zasadą konkurencyjności i nie podlega przepisom ustawy Prawo Zamówień Publicznych.
4. Opis przedmiotu zamówienia:
Przedmiotem zamówienia jest Usługa wynajmu sal szkoleniowych informatycznych i/lub zapewnienie usług cateringowych dla uczestników projektu „Akademia Profesjonalnego Wizerunku Firmy w Internecie” – moduł informatyczny.
Zakres zadań Wykonawcy obejmować będzie:
I. Zapewnienie sal szkoleniowych informatycznych w weekendy- sobota i niedziela (od 1 do 2 sal) w wymiarze łącznym 96 jednostki/ 1 edycję. Czas wynajmu poszczególnej sali szkoleniowej wynosi 8 godzin dydaktycznych wraz z przerwami (w godz. ok 8-16). Sale będą wynajmowane w okresie styczeń 2013 r.– marzec 2014r. w ramach czterech edycji szkoleniowych.
• Pierwsza edycja- 96 jednostki;
• Druga edycja- 96 jednostki;
• Trzecia edycja- 96 jednostki;
• Czwarta edycja- 96 jednostki.
Łącznie- 384 jednostek. Za jednostkę przyjmuje się wynajem jednej sali na jedną godzinę dydaktyczną wraz z przerwami.
Szczegółowy harmonogram dotyczący terminów szkoleń w ramach 1 edycji stanowi załącznik nr 1.
Harmonogramy dla kolejnych edycji będą przedstawiane przed rozpoczęciem zajęć w poszczególnych edycjach.
Zleceniodawca zastrzega sobie możliwość późniejszych zmian w harmonogramie (po konsultacji z Wynajmującym).
Niezbędne wymagania sal szkoleniowych
• powierzchnia nie mniejsza niż 40 m2, gwarantująca optymalne warunki prowadzenia zajęć szkoleniowych w grupach 12 -osobowych + wykładowca (pomieszczenia z zapewnionym zapleczem do przeprowadzenia szkolenia, zgodnie z wymaganiami polskiego prawa, tj. odpowiednie warunki sanitarne, bezpieczeństwa, akustyczne i jakościowe. Sale winny posiadać odpowiednią ilość stołów i krzeseł - miękkich, z oparciem, przystosowanych do wzrostu dorosłego człowieka);
• zapewniona obsługa techniczna w trakcie zajęć;
• zapewniony dostęp do źródeł prądu;
• stałe łącze o minimalnej przepustowości 4Mb/s;
• min 13 stanowisk komputerowych: komputer z procesorem min. Intel Core 2 duo, Pamięć RAM min. 4 GB, HDD wolnego dysku min 250
,
Monitor 19”• zapewnienie odpowiedniego oświetlenia: dostęp światła dziennego oraz całodobowe oświetlenie umożliwiające swobodne i bezpieczne dla wzroku czytanie, a zarazem możliwość zaciemnienia sali podczas prezentacji multimedialnej;
• świeżo przeinstalowane systemy operacyjne przed każdą z kolejnych edycji szkoleniowych,
• temperatura pomieszczeń: 20-24 stopnie Celsjusza z możliwością wentylacji;
• zapewnione miejsce na umieszczenie serwisu kawowego dla uczestników szkoleń na korytarzu w pobliżu sal lub w innej wydzielonej sali;
• zapewnione miejsce dla uczestników szkoleń na spożywanie obiadu (bez konieczności opuszczania budynku);
• dostępność w godzinach określonych w opisie powyżej;
• lokalizacja w centrum Wrocławia lub jego bezpośrednim pobliżu, w odległości nie większej niż 200 metrów od przystanku komunikacji miejskiej.
Pożądane wymagania sal szkoleniowych:
• dostępne miejsce na przechowywanie odzieży wierzchniej i/lub bagażu;
• położenie w miejscu, gdzie hałas komunikacyjny nie zakłóca prowadzenia zajęć;
• w pobliżu sal, w dni szkoleniowe, powinny znajdować się bezpłatne miejsca parkingowe dla trenerów, obsługi, oraz uczestników.
II. Zapewnienie usługi cateringowej dla uczestników projektu obejmującej:
• 144 porcji obiadowych w ramach pierwszej edycji szkoleniowej;
• 144 porcji obiadowych w ramach drugiej edycji;
• 144 porcji obiadowych w ramach trzeciej edycji.
• 144 porcji obiadowych w ramach czwartej edycji.
Łącznie-576 porcji obiadowych dla uczestników szkoleń realizowanych w ramach projektu.
W poszczególne dni szkoleniowe ilość posiłków będzie wynosiła od 12 do 24 i będzie ona zbieżna z ilością wynajmowanych sal (1 sala = 12 osób).
• 144 jednostkowych serwisów kawowych dla uczestników szkoleń w ramach pierwszej edycji szkoleniowej;
• 144 jednostkowych serwisów kawowych dla uczestników szkoleń w ramach drugiej edycji szkoleniowej;
• 144 jednostkowych serwisów kawowych dla uczestników szkoleń w ramach trzeciej edycji szkoleniowej;
• 144 jednostkowych serwisów kawowych dla uczestników szkoleń w ramach czwartej edycji szkoleniowej.
Łącznie-576 jednostkowych serwisów kawowych ciągłych dla uczestników szkoleń realizowanych w ramach projektu.
W poszczególne dni szkoleniowe ilość jednostkowych przerw kawowych będzie wynosiła od 12 do 24 i będzie ona zbieżna z ilością wynajmowanych sal.
Niezbędne wymagania dotyczące wyżywienia:
W skład zestawu obiadowego powinno wchodzić:
• dwa ciepłe dania: zupa i drugie danie;
• wykonawca powinien zapewnić menu mięsne i wegetariańskie oraz zapewnić różnorodność posiłków;
• wszystkie posiłki oraz serwis kawowy muszą być wydawane na zastawie wielorazowego użytku;
• posiłek powinien być serwowany poza salą szkoleniową (w jej bliskim sąsiedztwie), w którym uczestnicy mogą spożyć serwowany ciepły posiłek;
• posiłek powinien spełniać wszystkie przewidziane normy (gramatura, temperatura) dla tego rodzaju produktów;
• wykonawca usługi zapewni obsługę, rozstawienie i bieżącą wymianę naczyń oraz dbałość o estetykę miejsca podawania pożywienia.
Serwisy kawowe muszą być serwowane w systemie ciągłym i zawierać min. :
• napoje gorące (kawa i herbata),
• mleczko do kawy, cukier, cytrynę,
• wodę mineralną,
• soki – minimum 2 rodzaje,
• kruche ciasteczka – min. 3 rodzaje.
5. Warunki wymagane od wykonawców.
O udzielenie niniejszego zamówienia mogą ubiegać się wykonawca, który:
a) posiada uprawnienia do wykonywania określonej działalności lub czynności, jeżeli przepisy prawa nakładają obowiązek ich posiadania;
b) posiada wiedzę i doświadczenie oraz sytuację ekonomiczną i finansową gwarantująca wykonanie zamówienia;
c) dysponuje odpowiednim potencjałem technicznym i osobami zdolnymi do wykonania zamówienia;
d) nie podlega wykluczeniu z postępowania.
6. Sposób porozumiewania się Wykonawców z Zamawiającym.
Wykonawca może zwrócić się do Zamawiającego w formie elektronicznej o wyjaśnienie treści zapytania ofertowego –akademia@prowiz.pl, lub telefonicznie – 071 344 82 52. Sposób przygotowania oferty; miejsce i termin ich składania:
a) Ofertę należy złożyć
• w wersji elektronicznej, jako scan dokumentów na e-mail: akademia@prowiz.pl,;
• w terminie do 4.01.2013 do godz. 16.00.
b) Prawidłowo sporządzona oferta powinna być złożona na załączonym formularzu (załącznik nr 2) i zawierać:
• Prawidłowo wypełniony załącznik nr 2;
• Oświadczenie o braku powiązań kapitałowych między Wykonawcą a Zamawiającym (załącznik nr 3);
• Sporządzony samodzielnie załącznik nr 4: zdjęcia sal szkoleniowych, parametrów technicznych sprzętu, opis lokalizacji, dojazdu, opis usług dodatkowych;
i/lub
• Sporządzony samodzielnie załącznik nr 5: propozycja zróżnicowanego menu obiadowego oraz poczęstunku i serwisów kawowych.
c) Zapytanie ofertowe będzie umieszczone na stronie projektu www.prowiz.pl, na stronie internetowej Lidera oraz Biurze Projektu- biurze firmy Eurospektrum s.c, siedzibie Internet Center Polska sp. z o.o.
d) Zamawiający dopuszcza składanie ofert częściowych: osobna na wynajem sal informatycznych i osobno na dostarczenie cateringu.
7. Sposób dokonania wyboru oferty przez Zamawiającego.
Wybór najkorzystniejszej oferty nastąpi w oparciu o następujące kryteria:
a) Cena łączna brutto za wynajem sal informatycznych i/lub łączna cena brutto na usługi cateringowe – waga 70%
b) Atrakcyjność oferty (wyposażenie sal, dostosowanie sal do potrzeb szkoleniowych, estetyka sal, lokalizacja, dojazd MPK, spełnianie kryteriów pożądanych, jakość cateringu, dodatkowe atuty) – waga 30%
Sposób oceny ofert:
C (cena oferty) = najniższa łączna cena obejmująca usługę wynajmu sal i/lub zapewnienie usług cateringowych spośród złożonych ofert: 100 pkt.
A (atrakcyjność oferty) = najbardziej atrakcyjna spośród złożonych ofert: 100 pkt.
Wybór oferty = C * 70% + A * 30%
8. Pozostałe informacje
• Zamawiający informuje, że nie podlega przepisom ustawy Prawo Zamówień Publicznych;
• Zamawiający zastrzega sobie prawo do unieważnienia postępowania na każdym jego etapie bez podania przyczyny, a także do pozostawienia postępowania bez wyboru oferty;
• W niniejszym postępowaniu oświadczenia, wnioski, zawiadomienia i inne informacje Zamawiający i Wykonawcy przekazują drogą elektroniczną;
• Zamawiający zastrzega sobie możliwość zwracania się do Wykonawców o wyjaśnienie treści oferty lub wzywania do uzupełnienia dokumentów;
• Zamawiający skontaktuje się z wybranym Wykonawcą i ustali szczegóły zamówienia;
• Zamawiający poinformuje wszystkich oferentów o wyborze najkorzystniejszej oferty;
• Osoba wyznaczona przez Zamawiającego do kontaktów z Wykonawcami Magdalena Samburska- 071 344 82 52
e-mail: akademia@prowiz.pl
Załącznik nr 1 do zapytania ofertowego nr 4/POKL/AW/2012
Harmonogram szkoleń w ramach I edycji szkoleniowej
GRUPA I
Data Dzień Ilość godz. dydaktycznych
26.01 sb 8h (9-15:40)
23.02 sb 8h (9-15:40)
09.03 Sb 8h (9-15:40)
24.03 sb 8h (9-15:40)
GRUPA II
Data Dzień Ilość godz. dydaktycznych
13.01 nd 8h (9-15:40)
09.02 sb 8h (9-15:40)
10.03 nd 8h (9-15:40)
23.03 sb 8h (9-15:40)
GRUPA III
Data Dzień Ilość godz. dydaktycznych
02.02 sb 8h (9-15:40)
02.03 sb 8h (9-15:40)
16.03 sb 8h (9-15:40)
23.03 sb 8h (9-15:40)
Załącznik nr 2 do Zapytania ofertowego nr 4/POKL/AW/2012
………...
(pieczęć Wykonawcy)
FORMULARZ OFERTOWY
Zamawiający:
Internet Center Polska Sp. z o. o.
ul. Piotra Skargi 7/4 50-082 Wrocław
Dotyczy zapytania ofertowego: Wynajem sal szkoleniowych i/lub zapewnienie usług cateringowych dla uczestników projektu „Akademia Profesjonalnego Wizerunku Firmy w Internecie” – moduł informatyczny Nazwa i adres Wykonawcy:
...
tel...,fax:..., e-mail: ………..…... , NIP ... ,
Odpowiadając na zapytanie ofertowe dotyczące wyboru Wykonawcy usług wynajmu sal szkoleniowych i/lub zapewnienia usług cateringowych dla uczestników projektu „Akademia Profesjonalnego Wizerunku Firmy w Internecie” współfinansowanego przez Unię Europejską ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego, zgodnie z wymogami określonym w zapytaniu ofertowym oświadczam, iż oferuję realizację zamówienia w zakresie:
Usługa wynajmu sal szkoleniowych
Cena jednostkowa netto za 1 godzinę
Stawka VAT
Cena jednostkowa brutto za 1 godzinę
Łączna cena netto za wynajem sal w ramach jednej edycji
Łączna cena brutto w ramach jednej edycji
Łączna cena netto w ramach czterech edycji
Łączna cena brutto w ramach czterech edycji
Zapewnienie usług cateringowych
Cena jednostkowa netto za 1 dzień na osobę
Stawka VAT
Cena jednostkowa brutto za 1 dzień na osobę
Łączna cena netto w ramach jednej edycji
Łączna cena brutto w ramach jednej edycji
Łączna cena netto w ramach czterech edycji
Łączna cena brutto w ramach czterech edycji Przerwa kawowa
Obiad Łączna cena (przerwa kawowa i obiad)
RAZEM
1. Oświadczam(-y), że cena brutto podana w ofercie uwzględnia wszystkie koszty wykonania zamówienia.
2. Oświadczam(-y), że zapoznaliśmy się z treścią zapytania ofertowego, przyjmujemy warunki w nim zawarte i nie wnosimy do niego zastrzeżeń.
3. Wyrażam(-y) zgodę na sposób i termin zapłaty wynagrodzenia: na podstawie faktury VAT, przelewem na konto wskazane przez Zmawiającego, w terminie do 14 dni od doręczenia faktury Zamawiającemu.
Termin ważności oferty: ………
……… ………
(miejscowość, data ) (podpis(-y), ew. pieczęć imienna , osoby/osób upoważnionej(-ych) do reprezentowania Wykonawcy)
Łącznie (usługa wynajmu sal szkoleniowych+ usługa cateringowa)
Łączna cena netto w ramach jednej edycji
Łączna cena brutto w ramach jednej edycji
Łączna cena netto w ramach czterech edycji
Łączna cena brutto w ramach czterech edycji
Załącznik nr 3 do Zapytania ofertowego Nr4/POKL/AW/2012
