WO-IV Kraków, 16 CZE. 2015

W OJEWODA M AŁOPOLSKI

WO-IV.431.19.2014 Kraków, 16 CZE. 2015

Szanowny Pan Rafał Kukla

Burmistrz Miasta Gorlice Rynek 2

38-300 Gorlice

WYSTĄPIENIE POKONTROLNE

Na podstawie art. 6 ustawy z dnia 15 lipca 2011 r. o kontroli w administracji rządowej (Dz. U. z 2011 r. Nr 185, poz. 1092) w dniach od 20 listopada – do 28 listopada 2014 r.

w Urzędzie Miejskim w Gorlicach, Rynek 2, 38-300 Gorlice, przeprowadzona została kontrola w zakresie:

Rejestracja stanu cywilnego oraz zmiana imion i nazwisk – przez:

• Elżbietę Obtułowicz, Kierownika Oddziału do Spraw Obywatelstwa i Rejestracji Stanu Cywilnego w Wydziale Spraw Obywatelskich i Cudzoziemców Małopolskiego Urzędu Wojewódzkiego w Krakowie (upoważnienie z 14 listopada 2014 r., znak: WO-IV.0030.79.2014);

• Agnieszkę Mocałę starszego inspektora wojewódzkiego w Wydziale Spraw Obywatelskich i Cudzoziemców Małopolskiego Urzędu Wojewódzkiego w Krakowie (upoważnienie z 14 listopada 2014 r., znak: WO-IV.0030.78.2014);

• Monikę Bystrowicz, starszego inspektora wojewódzkiego w Wydziale Spraw Obywatelskich i Cudzoziemców Małopolskiego Urzędu Wojewódzkiego w Krakowie (upoważnienie z 14 listopada 2014 r., znak: WO-IV.0030.80.2014);

Ewidencja ludności i dowody osobiste

• część merytoryczna – przez Joannę Bazan, starszego inspektora w Wydziale Spraw Obywatelskich i Cudzoziemców Małopolskiego Urzędu Wojewódzkiego w Krakowie (upoważnienie z 14 listopada 2014 r., znak: WO-IV.0030.82.2014);

• część finansowa udostępnianie danych osobowych z gminnych zbiorów meldunkowych oraz z ewidencji wydanych i unieważnionych dowodów osobistych, prawidłowość ustalania kwot dochodów należnych budżetowi państwa z tego tytułu oraz terminowość ich przekazywania - przez Marię Opokę, starszego inspektora wojewódzkiego w Oddziale Organizacji i Kontroli Małopolskiego Urzędu

Wojewódzkiego w Krakowie (upoważnienie z 14 listopada 2014 r., znak:

WO-IV.0030.83.2014).

Okres objęty kontrolą: 1 stycznia 2013 r. do 31 grudnia 2013 r.

W okresie objętym kontrolą Burmistrzem Miasta Gorlice był Pan Witold Zygmunt Kochan.

Kontrola nie obejmowała weryfikacji informacji o przekazanej na potrzeby obliczenia wysokości dotacji liczbie spraw (zadań zleconych) z zakresu Rejestracji stanu cywilnego, zmiany imion i nazwisk oraz Ewidencji ludności i dowodów osobistych załatwionych przez Urząd Miejski w Gorlicach w okresie od 1 stycznia do 31 grudnia 2013 r. Weryfikacji tej dokonano bowiem wcześniej – w trakcie kontroli doraźnej, przeprowadzonej w Urzędzie Miejskim w Gorlicach trybie uproszczonym w dniach 14-15 kwietnia 2014 r. Wyniki kontroli doraźnej i sformułowane zalecenia zostały przedstawione w sprawozdaniu Wojewody Małopolskiego Nr WO-IV.431.5.2014 z 3 lipca 2014 r.

W wyniku przeprowadzonej kontroli kontrolowaną działalność oceniono pozytywnie z nieprawidłowościami. Powyższej oceny dokonano na podstawie następujących ustaleń:

1) Rejestracja stanu cywilnego oraz zmiana imion i nazwisk

W okresie objętym kontrolą (1 stycznia 31 grudnia 2013 r.) funkcję Kierownika Urzędu Stanu Cywilnego w Gorlicach pełniła Pani Danuta Zakrzewska powołana uchwałą Rady Miejskiej w Gorlicach Nr 75/XII/91 z 10 stycznia 1991 r. Zadania realizowane były również przez dwóch pracowników Urzędu Stanu Cywilnego. We wskazanym okresie w Urzędzie Stanu Cywilnego w Gorlicach nie było osoby pełniącej funkcję Zastępcy Kierownika.

Wyjaśnień w trakcie kontroli udzielała Pani Danuta Zakrzewska.

W okresie objętym kontrolą rejestracja stanu cywilnego prowadzona była w szczególności w oparciu o przepisy:

• ustawy z dnia 29 września 1986 r. – Prawo o aktach stanu cywilnego (tj. Dz.U. z 2011 r. Nr 212, poz. 1264 z późn. zm.), zwanej w dalszej części wystąpienia pokontrolnego „p.a.s.c.”, oraz

• rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 26 października 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad sporządzania aktów stanu cywilnego, sposobu prowadzenia ksiąg stanu cywilnego, ich kontroli, przechowywania i zabezpieczenia oraz wzorów aktów stanu cywilnego, ich odpisów, zaświadczeń i protokołów (Dz.U. Nr 136, poz. 884 z późn. zm.), zwanego dalej „rozporządzeniem MSWiA”.

Obydwa wskazane wyżej akty prawne obowiązywały do 28 lutego 2015 r. W dniu 1 marca 2015 r. weszła bowiem w życie – obowiązująca aktualnie – nowa ustawa z 28 listopada 2014 r. Prawo o aktach stanu cywilnego (Dz.U. z 2014 r., poz. 1741 z późn. zm.) wraz z wydanymi na jej podstawie rozporządzeniami wykonawczymi.

Od 1 stycznia do 31 grudnia 2013 r. w Urzędzie Stanu Cywilnego w Gorlicach sporządzono ogółem:

• 1176 aktów urodzenia,

• 264 akty małżeństwa,

• 815 aktów zgonu.

Akty stanu cywilnego sporządzono przy zastosowaniu systemu komputerowego na luźnych kartach, które zostały poddane oprawie w księgi. Akty urodzenia obejmowały trzy księgi stanu cywilnego (akty: 1-400; 401-800 i 801-1176), akty małżeństwa – jedną księgę stanu cywilnego (akty: 1-264), natomiast akty zgonu – dwie księgi stanu cywilnego (akty: 1-400 i 401-815).

Z zastrzeżeniami opisanymi w dalszej części wystąpienia pokontrolnego stosowana była właściwa numeracja aktów stanu cywilnego oraz prawidłowa pisownia nazwisk i dat.

W szczególności, nazwiska i imiona osób oraz nazwy miejscowości wpisywano w pełnym brzmieniu bez skrótów, zaś daty zdarzeń stwierdzonych w aktach wpisywano słownie i cyframi arabskimi umieszczonymi w nawiasie w kolejności: dzień, miesiąc, rok. W aktach stanu cywilnego sporządzonych na podstawie decyzji o wpisaniu treści zagranicznego aktu do polskiej księgi stanu cywilnego w oparciu o przepis art. 73 ust. 1 p.a.s.c., stosowano prawidłową pisownię nazw miejscowości położonych za granicą, tj. w brzmieniu oryginalnym w alfabecie łacińskim – zgodnie z zapisem § 14 ust. 2 rozporządzenia MSWiA.

W przypadku niektórych aktów stanu cywilnego (np. akty urodzenia Nr 162/2013, 811/2013, 1128/2013, akty małżeństwa Nr 3/2013, 6/2013, 9/2013, 13/2013, 15/2013, 18/2013, 20/2013, 21/2013, 22/2013, 27/2013, 36/2013, 41/2013, 43/2013, 45/2013, 46/2013, 52/2013, 54/2013, 56/2013, 58/2013, 59/2013, 60/2013, 61/2013, 62/2013, 63/2013, 64/2013, 65/2013, 66/2013, 67/2013, 68/2013, 69/2013, 70/2013, 112/2013, 168/2013, 174/2013;

akty zgonu Nr 480/2013, 482/2013, 485/2013, 505/2013, 511/2013, 624/2013) poszczególne dane tworzące treść aktów wpisano w niewłaściwych rubrykach, bądź wręcz w miejscu wyrazów określających nazwy rubryk aktów, uniemożliwiając tym samym prawidłowe odczytanie tych danych (przesunięcie tekstu w górę lub w dół w stosunku do przeznaczonych dla niego rubryk aktu lub rubryk przeznaczonych na zamieszczenie przypisków – co może świadczyć o nieprawidłowych ustawieniach sprzętu drukującego). Taki sposób sporządzenia aktów stanu cywilnego stanowił naruszenie § 2 ust. 2 rozporządzenia MSWiA, zgodnie z którym akt stanu cywilnego powinien być sporządzony starannie i czytelnie; pisownia poszczególnych wyrazów nie może budzić wątpliwości. Stwierdzono również przypadki dokonywania w sporządzonych aktach stanu cywilnego odręcznych poprawek ich treści (np. akt urodzenia Nr 1128/2013; akty małżeństwa Nr 4/2013, 24/2013, 35/2013, 63/2013, 98/2013, 162/2013, akt zgonu Nr 799/2013), co było niezgodne z dyspozycją przepisu

§ 2 ust. 5 rozporządzenia MSWiA, zgodnie z którym pomyłki powstałe przy sporządzaniu aktu powinny były być skorygowane przez wykreślenie linią ciągłą nieprawidłowych wpisów w sposób umożliwiający odczytanie wyrazu wykreślonego i wpisanie prawidłowego brzmienia wyrazu wykreślonego w rubryce „Uwagi”. Co więcej – wbrew zapisom § 7 ust. 2 rozporządzenia MSWiA - w aktach stanu cywilnego nie zakreślano wolnego miejsca w rubryce „Uwagi” w sposób uniemożliwiający dokonanie tam jakichkolwiek wpisów.

W przypadku aktów małżeństwa sporządzonych w trybie określonym w przepisie art. 1 § 2 ustawy z dnia 25 lutego 1964 r. – Kodeks rodzinny i opiekuńczy (j.t. Dz. U z 2012, poz. 788 z późn. zm.), zwanej dalej „k.r.o.”, (śluby wyznaniowe ze skutkami cywilnymi) oraz aktów małżeństwa sporządzonych w trybie szczególnym, nie wykreślano również w sposób prawidłowy tekstu widniejącego na formularzu aktu małżeństwa „stwierdzam, że osoby wymienione w rubryce I złożyły w dniu dzisiejszym przede mną zgodne oświadczenie o wstąpieniu w związek małżeński”. W przypadku małżeństw wyznaniowych ze skutkami cywilnymi adnotacja powinna wyglądać następująco „stwierdzam, że osoby wymienione w rubryce I złożyły w dniu dzisiejszym przede mną zgodne oświadczenie o wstąpieniu w związek małżeński”. W przypadku aktów małżeństwa sporządzonych w trybie szczególnym wskazany wyżej tekst powinien być natomiast wykreślony w całości.

[dowody: akta kontroli – k.345-356]

Przypiski sporządzanie pod aktami stanu cywilnego nie zawsze były kompletne.

Przykładowo – w przypadku aktów zgonu Nr 1/2013 i 151/2013 w treści przypisku nie zamieszczono informacji o numerze aktu urodzenia zmarłego (tylko dane na temat miejsca i roku sporządzenia aktu). Zgodnie z dyspozycją przepisu art. 21 ust 3 p.a.s.c. pod treścią aktu stanu cywilnego należało zamieścić przypiski zawierające informację o innych aktach stanu cywilnego dotyczących tej samej osoby. Nie budzi zatem wątpliwości że zawarta w przypisku

informacja powinna być kompletna i uwzględniać numery aktów stanu cywilnego – tak by było możliwe szybkie dotarcie do tych dokumentów.

Akty zgonu Nr 641-675/2013 zawierały nieczytelny podpis (parafę) Kierownika Urzędu Stanu Cywilnego, jednakże żaden z nich nie został opatrzony pieczęcią z imieniem i nazwiskiem Kierownika. Powyższe stanowiło naruszenie § 6 ust. 3 rozporządzenia MSWiA, zgodnie z którym kierownik urzędu stanu cywilnego podpisuje akt stanu cywilnego niezwłocznie po jego sporządzeniu i pod podpisem odciska pieczątkę z imieniem, nazwiskiem oraz pełnioną funkcją.

Skorowidze alfabetyczne dla poszczególnych rodzajów aktów stanu cywilnego prowadzone były w sposób zgodny z § 16 rozporządzenia MSWiA, tj. odrębnie dla każdego rodzaju aktów stanu cywilnego sporządzonych w roku kalendarzowym objętym kontrolą.

Poddano kontroli wybrane losowo akty urodzenia Nr 101/2013, 108/2013, 109/2013, 114/2013, 125/2013, 147/2013; 190/2013, 804/2013, 808/2013, 853/2013, 866/2013, 961/2013, 1082/2013, 1085/2013, 1089/2013 - wraz z aktami zbiorowymi. Do akt zbiorowych aktów Nr 804/2013, 808/2013, 853/2013, 866/2013, 961/2013, 1082/2013, 1085/2013, 1089/2013 włączono pisemne zgłoszenia urodzenia dzieci. Do akt zbiorowych włączano także uwierzytelnione kopie odpisów aktów małżeństwa rodziców dziecka, lub aktu urodzenia matki – jeżeli matka dziecka w chwili sporządzenia jego aktu urodzenia nie pozostawała w związku małżeńskim.

Do akt zbiorowych aktów urodzenia Nr 804/2013, 808/2013, 853/2013, 866/2013, załączono ponadto protokoły przyjęcia złożonych przed Kierownikiem Urzędu Stanu Cywilnego w Gorlicach w dacie sporządzenia aktów, oświadczeń o uznaniu ojcostwa.

W każdym przypadku w akcie wpisano dane dotyczące ojca dziecka zgodnie z treścią oświadczenia, zamieszczając odpowiednią adnotację w rubryce „Uwagi”.

W przypadku aktu urodzenia Nr 961/2013 sporządzonego dla dziecka pozamałżeńskiego, w odniesieniu do którego ojcostwo nie zostało ustalone, wpisano jako imię ojca – imię wskazane przez matkę dziecka oraz jako nazwisko ojca i jego nazwisko rodowe – nazwisko matki z odpowiednią adnotacją w rubryce „Uwagi”.

Akty urodzenia Nr 101/2013, 108/2013, 109/2013, 114/2013, 125/2013, 147/2013, 190/2013, zostały sporządzone w trybie szczególnym, na podstawie decyzji o wpisaniu do polskich ksiąg stanu cywilnego aktów zagranicznych w oparciu o przepis art. 73 ust. 1 p.a.s.c.

Do akt zbiorowych włączono zagraniczne odpisy aktów urodzenia wraz z tłumaczeniami na język polski dokonanymi przez tłumaczy przysięgłych (a w przypadku aktów Nr 147/2013 i 190/2013 – oryginalne odpisy aktów urodzenia wydane na „Formularzu A” zgodnym z Konwencją Nr 16 dotyczącą wydawania wielojęzycznych odpisów skróconych aktów stanu cywilnego, sporządzona w Wiedniu, dnia 8 września 1976 r. (Dz. U. z 2004 r. Nr 166, poz. 1735), zwaną dalej „Konwencją Nr 16” ), podania o wpisanie aktów zagranicznych do polskich ksiąg stanu cywilnego, decyzje stanowiące podstawę sporządzenia aktów w księgach stanu cywilnego, a ponadto decyzje o sprostowaniu i uzupełnieniu treści sporządzonych aktów wraz z dokumentami stanowiącymi podstawę ich wydania.

W zakresie rejestracji małżeństw poddano kontroli akty Nr 16/2013, 18/2013, 20/2013, 21/2013, 22/2013, 23/2013, 24/2013, 25/2013, 26/2013, 27/2013, 28/2013, 36/2013, 39/2013 i 54/2013 – dotyczące małżeństw zawartych w formie określonej w art. 1 § 2 k.r.o. wraz z aktami zbiorowymi. Stwierdzono, że zaświadczenia o braku okoliczności wyłączających zawarcie małżeństwa wydawane przez Kierownika Urzędu Stanu Cywilnego w Gorlicach zawierały dane określone w art. 4¹ k.r.o., tj. informację o braku przeszkód prawnych do zawarcia małżeństwa oraz treść i datę złożonych przed Kierownikiem oświadczeń w sprawie

nazwisk przyszłych małżonków i ich dzieci. Do akt zbiorowych włączano zapewnienia o braku okoliczności wyłączających zawarcie małżeństwa oraz odpisy aktów stanu cywilnego osób zamierzających wstąpić w związek małżeński. W sytuacji gdy akty stanu cywilnego nupturientów znajdowały się w Urzędzie Stanu Cywilnego w Gorlicach, do akt zbiorowych włączano notatki informujące że Kierownik Urzędu Stanu Cywilnego w Gorlicach posiada w swoich zasobach inny akt tej samej osoby oraz że dana osoba zamierza zawrzeć małżeństwo (np. akty Nr: 16/2013, 20/2013, 21/2013, 22/2013, 24/2013, 25/2013).

Tymczasem – zgodnie z dyspozycją przepisu § 8 rozporządzenia MSWiA – w tego typu wypadkach należało sporządzić notatkę urzędową informującą o treści aktu stanu cywilnego (innymi słowy zawierającą powtórzenie danych figurujących w tym akcie), stanowiącego podstawę dokonania czynności w zakresie rejestracji stanu cywilnego lub sporządzenia innego aktu stanu cywilnego.

[dowody: akta kontroli – k. 359-360; 371-372]

Kontrola wykazała zachowanie zarówno terminu ważności zaświadczeń o braku okoliczności wyłączających zawarcie związku małżeńskiego, jak i pięciodniowego terminu przekazywania przez duchownych do Urzędu Stanu Cywilnego w Gorlicach zaświadczeń stanowiących podstawę sporządzenia aktu małżeństwa. Akty małżeństwa sporządzano w dniu wpływu zaświadczeń.

Skontrolowano również wybrane akty sporządzone na podstawie decyzji o umiejscowieniu zagranicznych aktów małżeństwa w polskich księgach stanu cywilnego Nr: 15/2013, 23/2013, 107/2013, 110/2013, 121/2013 i 160/2013. Ustalono, że do akt zbiorowych włączone zostały w szczególności podania o dokonanie stosownych czynności oraz egzemplarze decyzji stanowiących podstawę sporządzenia aktów (w przypadku aktów Nr: 23/2013, 107/2013 i 110/2013, także decyzji o uzupełnieniu ich treści). Z jednym zastrzeżeniem do akt zbiorowych włączono również zagraniczne dokumenty, stanowiące podstawę transkrypcji wraz z ich tłumaczeniami na język polski. Nie wszystkie tłumaczenia były jednak prawidłowe. W przypadku aktu małżeństwa Nr 110/2013 było to tłumaczenie zagranicznego aktu małżeństwa (oraz dokumentu potwierdzającego zmianę nazwiska mężczyzny w USA) dokonane w USA, przez osobę posługująca się pieczęcią z napisem w otoku „Professional Translator (imię i nazwisko)”. Pod tłumaczeniem zamieszczono informację o następującej treści „niniejszym zaświadczam że jest to wierne i pełne tłumaczenie oryginalnego dokumentu w języku angielskim (w tym miejscu imię i nazwisko) tłumacz przysięgły, członek amerykańskiego stowarzyszenia tłumaczy”. Podpis tłumacza został poświadczony przez notariusza publicznego Stanu Illinois. Tłumaczenie to wzbudziło zastrzeżenia kontrolujących z uwagi na treść § 9 rozporządzenia MSWiA, który stanowił, iż wszelkie zagraniczne dokumenty powinny być składane kierownikowi urzędu stanu cywilnego wraz z urzędowym tłumaczeniem na język polski, dokonanym przez tłumacza przysięgłego lub polskiego konsula. Wskazać trzeba, że zgodnie z orzecznictwem sądowym sformułowany w powołanym przepisie wymóg dokonania tłumaczenia przez tłumacza przysięgłego odwołuje się do polskich przepisów prawnych, regulujących kwestię wykonywania zawodu tłumacza przysięgłego, tj. do ustawy z dnia 25 listopada 2004 r. o zawodzie tłumacza przysięgłego (aktualnie: t.j. Dz.U z 2015 r. poz. 487). Zgodnie z art. 6 ust. 1 i art. 9 ust 1 tej ustawy osoba, która nabyła uprawnienia do wykonywania zawodu tłumacza przysięgłego, uzyskuje prawo do wykonywania tego zawodu po złożeniu ślubowania i wpisaniu na listę tłumaczy przysięgłych.

Do dnia 31 stycznia każdego roku Minister Sprawiedliwości w formie obwieszczenia w wydawanym przez niego dzienniku urzędowym ogłasza listę tłumaczy przysięgłych (por. wyrok WSA w Warszawie z 13 grudnia 2010 r., sygn. akt IV Sa/Wa 1184/10).

Jak z powyższego wynika, tłumacz przysięgły w rozumieniu § 9 rozporządzenia MSWiA to osoba figurująca na wskazanej wyżej liście tłumaczy przysięgłych.

[dowody: akta kontroli – k. 677-680; 681-684]

Z kolei w aktach zbiorowych do aktu małżeństwa Nr 121/2013 znajdowały się w szczególności kopie zagranicznych dokumentów stanowiących podstawę zarówno dokonania transkrypcji (odpis aktu małżeństwa) jak i uzupełnienia transkrybowanego aktu (odpis aktu urodzenia mężczyzny) – obydwie wraz z tłumaczeniami na język polski, w których wyraźnie wskazano że tłumaczenia dokonano z „kopii dokumentu wykonanej z otrzymanego faksu”. W kontekście powyższego stwierdzić trzeba, że ustalenie prawdziwości faktów i danych zgłoszonych do wpisu do ksiąg stanu cywilnego należy do obowiązku kierownika urzędu stanu cywilnego. Zgodnie z treścią § 15 ust. 3 Rozporządzenia MSWiA do akt stanu cywilnego włączyć należało dokumenty mające wpływ na treść lub ważność aktu stanu cywilnego, po dokonaniu na ich podstawie odpowiednich wpisów. Brak w aktach zbiorowych aktu stanu cywilnego oryginału dokumentu stanowiącego podstawę sporządzenia aktu w polskiej księdze stanu cywilnego stanowił naruszenie powołanych wyżej przepisów. Należy bowiem wskazać że nieuwierzytelniona kopia dokumentu nie może być dowodem w sprawie (por. wyrok Naczelnego Sądu Administracyjnego z 20 maja 2003 r., (sygn. akt III SA 110/03).

[dowody: akta kontroli – k. 387-390; 393-400]

W zakresie rejestracji zgonów poddano kontroli co dziesiąty akt zgonu sporządzony w okresie objętym kontrolą, wraz z aktami zbiorowymi, tj. akty Nr 1/2013, 11/2013, 21/2013, 31/2013, 41/2013, 61/2013, 71/2013, 81/2013, 91/2013, 101/2013, 111/2013, 121/2013, 131/2013, 141/2013, 151/2013, 161/2013, 171/2013, 181/2013, 191/2013, 201/2013, 211/2013, 221/2013, 231/2013/ 241/2013, 251/2013, 261/2014, 271/2013, 281/2013, 291/2013, 301/2013, 311/2013, 321/2013, 331/2013, 341/2013, 351/2013, 361/2013, 371/2013, 381/2013, 391/2013, 401/2013, 411/2013, 421/2013, 431/2013, 441/2013, 451/2013, 461/2013, 471/2013, 481/2013, 491/2013, 501/2013, 511/2013, 521/2013, 531/2013, 541/2013, 551/2013, 561/2013, 571/2013, 581/2013, 591/2013, 601/2013, 611/2013, 621/2013, 631/2013, 641/2013, 651/2013, 661/2013, 671/2013, 681/2013, 691/2013, 701/2013, 711/2013, 721/2013, 731/2013, 741/2013, 751/2013, 761/2013, 771/2013, 781/2013, 791/2013, 801/2013 i 811/2013 – sporządzone na podstawie ustnego zgłoszenia zgonu, a także wybrane losowo akty zgonu Nr 46/2013, 129/2013, 215/2013, 345/2013, 624/2013 – sporządzone w trybie szczególnym – na podstawie decyzji o wpisaniu treści zagranicznego aktu do polskiej księgi stanu cywilnego zgodnie z przepisem art. 73 ust. 1 p.a.s.c.

Kontrola wykazała, że ustne zgłoszenia zgonów dokonywane były w ustawowym terminie przez osoby do tego uprawnione zgodnie z treścią art. 65 p.a.s.c. Akty zgonu sporządzano zawsze w dniu zgłoszenia zdarzenia. W aktach zbiorowych każdorazowo znajdowała się wystawiona przez lekarza karta zgonu.

W kilku przypadkach stwierdzono jednak rozbieżności pomiędzy treścią aktów sporządzonych w księdze stanu cywilnego, a przechowywanymi w aktach zbiorowych, odpowiednimi kartami zgonu, na podstawie których akty te zostały sporządzone:

• akt zgonu Nr 241/2013 – niezgodność danych o miejscu urodzenia zmarłego (w karcie zgonu: „Moszczenica”, w treści aktu: „Gorlice”);

• akt zgonu Nr 321/2013 – niezgodność w zakresie pierwszego imienia osoby zmarłej (w karcie zgonu: „Zbigniew”, w treści aktu zgonu; „Zdzisław”);

• akty zgonu Nr 611/2013, 621/2013, 631/2013 oraz 771/2013 – niezgodność w zakresie informacji o miejscu zgonu (w karcie zgonu zamiast właściwej nazwy miejscowości zostało wpisane nieprawidłowo: „w domu”, „dom” lub „szpital”, (w przypadku aktu Nr 631/2013 rubryka dotycząca miejsca zgonu zawierała zapis w języku łacińskim), natomiast w treści aktów zgonu jako miejsce zdarzenia umieszczono nazwę miejscowości: „Gorlice”);

• akt zgonu Nr 701/2013 – niezgodność informacji o dacie zgonu (w karcie zgonu – w rubryce przeznaczonej na datę zgonu wpisano „dom”, karta nie zawierała żadnej informacji o dacie zgonu, natomiast w akcie zgonu jako datę zgonu wpisano

„6 listopada 2013 r.”).

W żadnym z powyższych przypadków akta zbiorowe nie zawierały dokumentu potwierdzającego ewentualnie prawidłowość zapisów w księdze stanu cywilnego.

Ponadto w przypadku aktu zgonu Nr 771/2013 zamieszczono w nim jednocześnie informację o miejscu zgonu oraz o miejscu znalezienia zwłok (ta sama nazwa miejscowości), podczas gdy w stosownej karcie zgonu rubryka dotycząca miejsca znalezienia zwłok nie zawierała żadnych danych.

[dowody: akta kontroli – k. 417-440]

Stwierdzić zatem trzeba, że na mocy przepisów obowiązujących w okresie objętym kontrolą osoby uprawnione do zgłoszenia zgonu dokonywały tego zgłoszenia ustnie (art. 19 ust. 1 p.a.s.c.), a podstawą sporządzenia aktu zgonu była karta zgonu (art. 66 § 1 p.a.s.c.). Osoba zgłaszająca zdarzenie nie miała obowiązku przedłożenia w urzędzie stanu cywilnego żadnych dodatkowych dokumentów poza dowodem osobistym (lub paszportem) zmarłego. Dane w akcie zgonu powinny być zatem odzwierciedleniem zapisów z prawidłowo wypełnionej przez lekarza karty zgonu. Jakkolwiek kierownik urzędu stanu cywilnego nie miał bezpośredniego wpływu na sposób wypełnienia przez lekarza kart zgonu w chwili stwierdzenia zdarzenia, to jednak winien był spowodować by nieprawidłowe czy też budzące wątpliwości zapisy zostały z tych kart wyeliminowane jeszcze przed sporządzeniem aktów.

Jako rejestrator zdarzeń (a nie ich kreator) nie był natomiast uprawniony do ustalania tych danych we własnym zakresie, a w szczególności – do uzupełniania braków na podstawie ustnych oświadczenia osób zgłaszających zgony.

W przypadku aktów zgonu Nr 46/2013, 129/2013, 215/2013, 345/2013, 624/2013 – sporządzonych w trybie szczególnym, tj. na podstawie decyzji o wpisaniu treści zagranicznego aktu do polskiej księgi stanu cywilnego – z jednym zastrzeżeniem – do akt zbiorowych również włączono w szczególności złożone w Urzędzie Stanu Cywilnego w Gorlicach podania o dokonanie czynności, dokumenty zagraniczne na podstawie których dokonano transkrypcji wraz z tłumaczeniami na język polski (w przypadku aktu zgonu Nr 624/2013 – zagraniczny odpis aktu zgonu na formularzu zgodnym z Konwencją Nr 16), a także egzemplarze decyzji będących podstawą sporządzenia aktów w polskiej księdze stanu cywilnego. W aktach zbiorowych aktów Nr 345/2013 i 624/2013 znajdowały się także decyzje o uzupełnieniu treści sporządzonych aktów wraz z dokumentami stanowiącymi podstawę ich wydania. Zastrzeżenie, o którym mowa wyżej dotyczy akt zbiorowych do aktu zgonu Nr 345/2013, w których stwierdzono dwa dokumenty w języku niemieckim (pierwszy zatytułowany „Bescheinigung über die Zurückstellungder der Beurkundung eines Sterbefalls”, drugi – „Sterbeurkunde”). W dokumentacji nie stwierdzono tłumaczeń na język polski żadnego z tych dokumentów, co stanowiło naruszenie cytowanego już przepisu

§ 9 rozporządzenia MSWiA.

[dowody: akta kontroli – k. 441-460]

Poddano wyrywkowej kontroli dokumentację dotyczącą wydawania odpisów aktów stanu cywilnego. Ustalono że podania o wydanie odpisów aktów stanu cywilnego wpływające do Urzędu Stanu Cywilnego w Gorlicach w kontrolowanym okresie rejestrowane były w dwóch teczkach aktowych tj.:

• „USC.5362” – bez określenia hasła klasyfikacyjnego – wszystkie podania o wydanie odpisów aktów stanu cywilnego, składane bezpośrednio w Urzędzie Stanu Cywilnego w Gorlicach, w tym również dotyczące odpisów wydawanych nieodpłatnie po sporządzeniu aktu w ilości trzech sztuk (łącznie 6638 pozycji w spisie spraw), oraz

• „USC.5366.1 (taki symbol na teczce aktowej) – „Udostępnianie i wymiana danych i informacji z akt stanu cywilnego oraz ich zabezpieczenie (Korespondencja)”.

Rejestrowano tutaj całą korespondencję kierowaną do Urzędu Stanu Cywilnego (łącznie 873 pozycje w spisie spraw).

Na potrzeby kontroli w pierwszej kolejności dokonano przeglądu podań o wydanie odpisów wpływających bezpośrednio do Urzędu Stanu Cywilnego w Gorlicach, wybierając – podania Nr USC.5362. 1, 61, 121, 181, 241, 261.2013 i dalej – co sześćdziesiąte podanie zarejestrowane w teczce USC.5362. tj. Nr 321, 381, 441, 501, 561 itd. Niezależnie od powyższego skontrolowano także kilkanaście podań wybranych ze wskazanej teczki losowo

W przypadku teczki aktowej USC.5366.1 wytypowano natomiast do kontroli sprawy Nr USC.5366.3-7.2013, USC.5366.8.2013, USC.5366.10-11.2013 USC.5366.14.2013, USC.5366.16-19.2013, USC.5366.21-23.2013, USC.5366.413.2013, USC.5366.420.2013, USC.5366.461.2013, USC.5366.462.2013, USC.5366.575-576.2013, USC.5366.817.2013 USC.5366.836.2013, USC.5366.841.2013.

Kontrola wykazała nieprawidłowości polegające na:

• braku określenia w złożonym podaniu uprawnienia do otrzymania wnioskowanego odpisu – np. sprawy Nr 5145.3.121.2013, 5145.3.181.2013 (takie numery na podaniach), 5362.1761.2013;

• braku w podaniu oznaczenia dokumentu tożsamości wnioskodawcy – np. sprawy Nr: 5145.3.1022.2013 (taki numer na podaniu); 5362.3861.2013;

• braku ustalenia istnienia interesu prawnego wnioskodawcy lub posiadania przez niego stosownego pełnomocnictwa do uzyskania odpisu aktu innej osoby – w konsekwencji wydanie odpisu osobie nieuprawnionej – np. sprawy oznaczone Nr: 5362.1308.2013 (wydanie odpisu skróconego aktu urodzenia na wniosek „cioci”); 5145.3.1047.2013 (wydanie odpisu skróconego aktu małżeństwa na wniosek osoby trzeciej; na podaniu odręczna adnotacja o telefonicznym uzgodnieniu wydania odpisu z osobą której dotyczy akt); 5145.3.152.2013 (wydanie odpisu skróconego aktu zgonu na wniosek synowej celem przedłożenia w PZU bez udowodnienia istnienia interesu prawnego);

5145.3.726.2013 (wydanie odpisu skróconego aktu urodzenia na wniosek opiekuna prawnego osoby, w dokumentacji brak dowodu ustanowienia opieki); 5366.461.2013 (wydanie 2 szt. odpisu skróconego aktu zgonu na wniosek Spółdzielczej Kasy Oszczędnościowo Kredytowej, pomimo braku w treści wniosku informacji do jakich celów dokumenty te mają być wykorzystane); 5366.788.2013 (wydanie odpisu skróconego aktu zgonu na wniosek Dyrekcji specjalistycznego szpitala chorób płuc o udostępnienie informacji na temat daty zgonu konkretnej osoby „w związku z opracowywaniem wyników leczenia operacyjnego raka płuca”);

• braku prawidłowego udokumentowania istnienia interesu prawnego wnioskodawcy do uzyskania odpisu aktu stanu cywilnego konkretnej osoby (w aktach spraw jedynie

nieuwierzytelnione kserokopie dokumentów wskazujących na uprawnienie wnioskodawców do uzyskania odpisów) – np. sprawy Nr 5145.3.621.2013 i 5362.1281.2013.

• wydania odpisu aktu stanu cywilnego na wniosek osoby, która – mimo wykazania interesu prawnego – formalnie nie posiadała uprawnienia do reprezentowania podmiotu będącego wnioskodawcą – np. sprawa Nr 5366.461.2013 i 5366.825.2013 (w obydwu przypadkach pozytywne załatwienie podania spółki akcyjnej, które nie zostało złożone przez osobę lub osoby uprawnione do reprezentowania spółki, zgodnie z zasadami ujawnionymi w Krajowym Rejestrze Sądowym);

• załatwianiu podań w sprawie wydania odpisów aktów stanu cywilnego (lub udzielania informacji na podstawie ksiąg stanu cywilnego) – złożonych za pośrednictwem poczty elektronicznej (email) i nie spełniających wymagań formalnych określonych w przepisie art. 63 § 3a pkt 1 k.p.a., który stanowi, iż podanie wniesione w formie dokumentu elektronicznego powinno w szczególności być uwierzytelnione przy użyciu mechanizmów określonych w art. 20 a ust. 1 albo ust. 2 ustawy z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne (t.j. Dz.U. z 2014 r., poz. 1114) – np. sprawy Nr 5366.836.2013 (wydanie odpisu skróconego aktu zgonu); 5366.841.2013 (wydanie odpisu skróconego aktu małżeństwa); 5366.420.2013 (wydanie 2 szt. odpisów skróconych aktu urodzenia);

5366.575.2013 (wydanie odpisu skróconego aktu urodzenia);

• braku w dokumentacji sprawy dowodów, iż wydany odpis został doręczony osobie do tego upoważnionej (brak stosownego pełnomocnictwa) – np. sprawa zainicjowana podaniem Starosty Gorlickiego z 14 stycznia 2013 r. (zamiast pełnego numeru sprawy na dokumencie tylko odręczne oznaczenie „12/2013” oraz jedynie data i adnotacja osoby, której doręczono odpis: „potwierdzam odbiór aktu 14.01.2013” wraz z imieniem i nazwiskiem tej osoby) – dane osoby odbierającej dokument nie są tożsame z danymi osoby wnioskującej z upoważnienia starosty o wydanie odpisu, w aktach sprawy brak stosownego upoważnienia do odbioru;

• braku informacji o sposobie załatwienia podania o wydanie odpisu aktu stanu cywilnego lub brak potwierdzenia doręczenia dokumentu – np. sprawy Nr 5366.5.2013 (wniosek Urzędy Gminy); 5366.6.2013 (wniosek Prokuratury Rejonowej);

5366.8.2013, 5366.10.2013 i 5366.19.2013 (wnioski sądu); 5366.13.2013 (wniosek Ośrodka Pomocy Społecznej); 5366.20.2013 i 5366.825.2013 (wnioski banku);

• załatwienie wniosku Komendanta Placówki Straży Granicznej o udostępnienie danych dotyczących cudzoziemców, którzy zawarli związek małżeński z obywatelami RP na terenie miasta Gorlice (w terminie od 1 lipca 2012 do 31 grudnia 2012) poprzez wydanie odpisów skróconych aktów małżeństwa tych osób – sprawa Nr 5366.21.2013.

Powyższy sposób załatwienia sprawy doprowadził do udostępnienia danych organowi nieuprawnionemu do otrzymania informacji w takim zakresie. Zgodnie bowiem z przepisem art. 11 ust. 1 pkt 11 ustawy z dnia 12 października 1990 r. o straży granicznej (tj. Dz.U z 2014 r., poz. 1402 z późn. zm.) funkcjonariusze straży granicznej, wykonując swoje ustawowe zadania, mają prawo do żądania niezbędnej pomocy m.in. od instytucji państwowych, organów administracji rządowej i samorządu terytorialnego. Wymienione instytucje, organy i jednostki obowiązane są, w zakresie swojego działania, do udzielania tej pomocy, w zakresie obowiązujących przepisów prawa. W świetle powyższego uzasadnione jest podejmowanie przez Straż Graniczną działań mających na celu uzyskanie z urzędów stanu cywilnego informacji w indywidualnych sprawach dotyczących cudzoziemców jedynie w związku z prowadzonymi wobec tych cudzoziemców konkretnymi postępowaniami lub

wykonywaniem czynności w związku z postępowaniami prowadzonymi przez inne organy. O ile nie ma również przeciwwskazań do udostępniania Straży Granicznej danych statystycznych dotyczących cudzoziemców (np. liczby cudzoziemców, którzy zawarli związku małżeńskie z obywatelami polskimi oraz ich obywatelstwa itp.), o tyle z pewnością nie jest uzasadnione udostępnianie danych osobowych „wszystkich cudzoziemców”, a tym bardziej będących w posiadaniu kierownika USC odpisów aktów stanu cywilnego tych cudzoziemców. Stanowisko takie było przedmiotem korespondencji kierowanej kilkakrotnie przez Wojewodę Małopolskiego do wszystkich kierowników urzędów stanu cywilnego z terenu województwa (po raz pierwszy 27 marca 2009 r.) i nadal pozostaje aktualne.

[dowody: akta kontroli – k. 461-554]

Sformułowanie przepisu art. 83 ust. 1 p.a.s.c. wskazywało, iż wydanie odpisów i zaświadczeń określonych w art. 79 p.a.s.c. następuje obligatoryjnie na wniosek sądu lub innego organu państwowego, a także osoby, której stan cywilny został w akcie stwierdzony, jej wstępnego, zstępnego, rodzeństwa, małżonka lub przedstawiciela ustawowego. Przepis art. 83 ust. 2 p.a.s.c. przewidywał ponadto możliwość wydania odpisów aktów stanu cywilnego i zaświadczeń o dokonanych w księgach stanu cywilnego wpisach lub o ich braku, także na wniosek osób innych niż wymienione w ust. 1 – o ile wykażą one interes prawny w uzyskaniu żądanego dokumentu, i na wniosek organizacji społecznej – jeżeli jest to uzasadnione jej celami statutowymi oraz interesem społecznym. Takie sformułowanie przepisu korespondowało z zasadą ograniczonej jawności ksiąg stanu cywilnego u podstaw której leży konieczność zapewnienia szczególnej ochrony danych wrażliwych figurujących w aktach urodzenia, małżeństwa i zgonu. Udostępnienie informacji osobom nieuprawnionym może stanowić naruszenie przepisów o ochronie danych osobowych. Osoba lub podmiot występujący o wydanie odpisu aktu stanu cywilnego (niewymieniona w art. 83 ust 1 p.a.s.c.) powinna była więc udowodnić istnienie interesu prawnego. Zgodnie natomiast z doktrynalną interpretacją pojęcia interesu prawnego – jego posiadanie wynika z konkretnego stanu faktycznego, z którym związana jest określona norma prawa materialnego przyznająca to uprawnienie. Interes ten winien być konkretny dający się obiektywnie stwierdzić, aktualny oraz potwierdzony przez okoliczności faktyczne. Kierownik urzędu stanu cywilnego winien posiadać dowody potwierdzające istnienie uprawnienia wnioskodawcy do uzyskania żądanych dokumentów, a wobec braku takich dowodów – winien je od wnioskodawcy skutecznie wyegzekwować a następnie dokonać merytorycznej oceny dowodów pod kątem możliwości pozytywnego załatwienia złożonego wniosku. Ponadto wskazać trzeba, że – zgodnie z dyspozycją przepisów art. 76 i 76a k.p.a. – dokumentami stanowiącymi dowód w sprawie administracyjnej są dokumenty oryginalne, ewentualnie odpisy tych dokumentów poświadczone za zgodność z oryginałem przez notariusza albo przez występującego w sprawie pełnomocnika strony będącego adwokatem, radcą prawnym, rzecznikiem patentowym lub doradca podatkowym. Przepisy te nakładają w praktyce na organy prowadzące postępowanie obowiązek gromadzenia dokumentów wyłącznie w określonej formie – o ile dokumenty te mają zostać wykorzystane jako materiał dowodowy w danej sprawie. Jak to zostało już wyżej wskazane – zgodnie z orzecznictwem sądowym nieuwierzytelniona kopia dokumentu nie może być uznana za dowód w sprawie, a więc nie mogła również stanowić dowodu istnienia interesu prawnego w uzyskaniu odpisu aktu stanu cywilnego.

Z kolei brak dowodów doręczenia dokumentów wnioskodawcom czynił w praktyce niemożliwym ustalenie sposobu załatwienia spraw tj. czy, w jakiej dacie i komu odpisy aktów stanu cywilnego zostały faktycznie wydane. Powyższe uchybiało określonym w k.p.a.

ogólnym zasadom doręczania pism, w szczególności było niezgodne z art. 39 k.p.a., który stanowi, że organ administracji publicznej doręcza pisma za pokwitowaniem przez pocztę, przez swoich pracowników lub przez inne upoważnione osoby lub organy. Stanowiło także naruszenie art. 46 § 1 k.p.a., zgodnie z którym odbierający pismo potwierdza doręczenie mu pisma swym podpisem ze wskazaniem daty doręczenia. Jeżeli odbierający pismo uchyla się od potwierdzenia doręczenia lub nie może tego uczynić, doręczający winien sam stwierdzić datę doręczenia oraz wskazać osobę, która odebrała pismo i przyczynę braku jej podpisu.

W pozostałych skontrolowanych sprawach – co do zasady – we właściwy sposób ustalano uprawnienia wnioskodawców do otrzymania odpisów aktów stanu cywilnego w świetle art.

83 p.a.s.c. Na podaniach o wydanie odpisów z akt stanu cywilnego składanych bezpośrednio w Urzędzie Stanu Cywilnego w Gorlicach odnotowywano dane z dokumentów tożsamości wnioskodawców, a także podstawę żądania wydania odpisu aktu. Fakt i data doręczenia odpisu aktu stanu cywilnego wnioskodawcy były potwierdzane podpisem na podaniu.

Niezależnie od powyższego w toku kontroli stwierdzono przypadki wydania odpisów aktów stanu cywilnego nie odzwierciedlających treści zapisów figurujących w księgach stanu cywilnego. Przykładowo:

• w dokumentacji sprawy USC.5352.1.2013 (zgodnie z symbolem klasyfikacyjnym założonej teczki aktowej powinno być USC.5352.2.1.2013 (sprostowanie treści aktu zgonu w zakresie danych dotyczących nazwiska rodowego matki zmarłego) znajdował się, wydany 7 marca 2013 r. (tj. jeszcze przed dokonaniem sprostowania), odpis skrócony aktu mającego podlegać sprostowaniu (Nr 118/2013), w którym zamieszczono już prawidłowe dane dotyczące nazwiska rodowego matki, mimo że decyzja o sprostowaniu została wydana dopiero 12 marca 2013 r.,

• w dokumentacji sprawy USC.5352.2.3.2013 (sprostowanie treści aktu zgonu w zakresie danych dotyczących nazwiska rodowego matki zmarłego) znajdował się, wydany 4 kwietnia 2013 r. (tj. jeszcze przed dokonaniem sprostowania), odpis zupełny aktu mającego podlegać sprostowaniu (Nr 50/1938), w którym zamieszczono już prawidłowe dane dotyczące nazwiska rodowego matki, mimo że decyzja o sprostowaniu została wydana dopiero 12 kwietnia 2013 r.,

• w dokumentacji sprawy USC.5352.2.10.2013 (sprostowanie treści aktu małżeństwa) znajdował się, wydany 2 grudnia 2013 r., odpis zupełny aktu mającego podlegać sprostowaniu (Nr 43/2008), w którym nie zamieszczono treści widniejących na marginesie tego aktu dwóch wzmianek dodatkowych, tj. o nazwiskach noszonych przez kobietę i mężczyznę po zawarciu małżeństwa oraz o nazwisku dzieci zrodzonych z małżeństwa, oraz o uzupełnieniu treści aktu (data sporządzenia obydwu wzmianek w księdze: 3 kwietnia 2008 r.).

[dowody: akta kontroli – k. 555-558 i 563-564;571-572 i 577-578; 587-588 i 597-598]

Opisany sposób wydawania odpisów uchybiał obowiązującym w okresie objętym kontrolą przepisom art. 80 oraz art. 81 p.a.s.c., zgodnie z którymi odpis zupełny stanowił dosłowne powtórzenie treści aktu stanu cywilnego wraz ze wszystkimi wzmiankami dodatkowymi (treść przypisków podawało się jedynie na wniosek osoby zainteresowanej). W odpisie skróconym aktu stanu cywilnego należało natomiast podać jego treść, z uwzględnieniem treści wzmianek dodatkowych oraz z pominięciem wyrazów, ustępów i zdań skreślonych.

Bezsprzecznym jest zatem, że w każdym przypadku treść wydawanego odpisu aktu stanu cywilnego winna była korespondować z treścią zapisów figurujących w akcie stanu cywilnego

w chwili wydania odpisu. Innymi słowy – niedopuszczalne było zamieszczanie w odpisie danych, które w momencie wydania odpisu nie figurowały w księdze stanu cywilnego.

W zakresie zawiadamiania organów ewidencji ludności oraz organów wydających dowody osobiste o zmianach w aktach stanu cywilnego ustalono – na podstawie złożonych w trakcie kontroli wyjaśnień Kierownika Urzędu Stanu Cywilnego w Gorlicach – że odpisy skrócone aktów urodzenia, małżeństwa i zgonu przekazywane były w ramach wydziału za potwierdzeniem odbioru, co dokumentowano w specjalnie prowadzonym wykazie uwzględniającym rodzaj i numer przekazywanego odpisu oraz datę przekazania. W zależności od ich przeznaczenia przekazywane odpisy opatrywane były adnotacjami „zawiadomienie do Ewidencji Ludności” lub „zawiadomienie do dowodu osobistego”.

Odpisy przekazywane do organów ewidencji ludności innych jednostek samorządu terytorialnego przesyłane były za pośrednictwem poczty (list polecony). Fakt i datę wysłania korespondencji również odnotowywano w specjalnym rejestrze. Obydwa wskazane wyżej wykazy (rejestry) zostały okazane w trakcie kontroli.

[dowody: akta kontroli – k. 599-600 ] W zakresie przestrzegania w prowadzonych postępowaniach przepisów p.a.s.c. oraz przepisów ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. Kodeks postępowania administracyjnego (Dz.U. z 2013 r., poz. 267 z późn. zm.), zwanej dalej „k.p.a.”, poddano kontroli dokumentację spraw dotyczących umiejscowienia zagranicznych aktów stanu cywilnego w polskich księgach stanu cywilnego oraz uzupełnienia treści aktów stanu cywilnego przechowywanych w teczce aktowej USC.5353 „Wpisanie aktu stanu cywilnego sporządzonego za granicą do polskich ksiąg”, tj. sprawy Nr USC.5353.1.2013, USC.5353.5.2013, USC.5353.7.2013, USC.5353.17.2013, USC.5353.21.2013, USC.5353.26.2013, USC.5353.31.2013, USC.5353.34.2013, USC.5353.53.2013, USC.5353.63.2013, USC.5353.74.2013; USC.5353.81.2013; USC.5353.95.2013;

USC.5353.182.2013 (transkrypcja zagranicznych aktów stanu cywilnego) oraz USC.5353.2.2013, USC.5353.3.2013, USC.5353.6.2013 USC.5353.8.2013, USC.5353.20.2013, USC.5353.21.2013, USC.5353.22.2013, USC.5353.27.2013, USC.5353.54.2013, USC.5353.77.2013; USC.5353.82.2013; USC.5353.183.2013 (uzupełnienie treści aktów stanu cywilnego), a także dokumentację spraw przechowywanych w teczce aktowej USC.5352.2.2013 „Sprostowanie treści aktu stanu cywilnego” – tj. sprawy Nr USC.5352.1.2013 (tak na decyzji), USC.5352.2.2.2013, USC.5352.2.3.2013, USC.5353.2.4.2013; USC.5352.2.5.2013, USC.5352.2.6.2013, USC.5352.2.7.2013, USC.5352.2.8.2013, USC.5352.2.9.2013, USC.5352.2.10.2013.

Stwierdzono następujące nieprawidłowości:

1) Naruszenie przepisu art. 107 § 1 k.p.a., polegające na:

a) sformułowaniu sentencji wydanych decyzji w sposób niestaranny i ogólnikowy, nie pozwalający na ustalenie danych dotyczących aktu podlegającego wpisaniu do polskich ksiąg stanu cywilnego oraz numeru pod którym został on faktycznie w polskiej księdze sporządzony [np. „Kierownik Urzędu Stanu Cywilnego w Gorlicach (…) postanawia wpisać do księgi urodzeń roku 2013 akt urodzenia sporządzony we Włoszech”, „Kierownik Urzędu Stanu Cywilnego w Gorlicach (…) postanawia wpisać do księgi urodzeń roku 2013 akt urodzenia sporządzony w Wielkiej Brytanii”], bądź danych sporządzonego już w polskiej księdze aktu, który podlegał uzupełnieniu [np. „Kierownik Urzędu Stanu Cywilnego w Gorlicach (…) postanawia dokonać uzupełnienia treści aktu urodzenia sporządzonego w Republice Włoch (…)”,

„Kierownik Urzędu Stanu Cywilnego w Gorlicach (…) postanawia dokonać uzupełnienia treści aktu urodzenia sporządzonego w Wielkiej Brytanii (…)” , Kierownik Urzędu Stanu Cywilnego w Gorlicach (…) postanawia uzupełnić treść aktu małżeństwa sporządzonego w Urzędzie Stanu Cywilnego w Gorlicach w 2013 r”. itp.]

– np. sprawy Nr: USC.5353.1.2013., USC.5353.2.2015 USC.5353.5.2013, USC.5353.7.2013, USC.5353.8.2013; USC.5353.17.2013, USC.5353.20.2013, USC.5353.21.2013 USC.5353.22.2013, USC.5353.26.2013; USC.5353.27.2013, USC.5353.31.2013, USC.5353.34.2013, USC.5353.53.2013, USC.5353.54.2013, USC.5353.74.2013, USC.5353.77.2013, USC.5353.81.2013, USC.5353.82.2013, USC.5353.182.2013, USC.5353.183.2013;

[dowody: akta kontroli – k. 619-622; 635-636; 641-642; 665-666; 669-670; 687-688;

707-708; 725-728; 743-744; 761-762; 773-774; 777-778 ] b) zredagowaniu decyzji w sposób nie pozwalający na:

• ustalenie stron postępowania – w szczególności w przypadku decyzji wydanych na wniosek, w treści decyzji nie wskazano danych dotyczących wnioskodawcy, zamieszczając jedynie sformułowanie „(…) po rozpatrzeniu podania z dnia (…)” – bez określenia osoby od której wniosek faktycznie pochodził (dane tej osoby uwidocznione były wyłącznie w rozdzielniku decyzji – np. sprawy Nr: USC.5353.1.2013, USC.5353.5.2013, USC.5353.7.2013, USC.5353.17.2013, USC.5353.22.2013, USC.5353.26.2013, USC.5353.27.2013, USC.5353.31.2013, USC.5353.34.2013, USC.5353.53.2013, USC.5353.74.2013, USC.5353.77.2013, USC.5353.81.2013, USC.5353.82.2013, USC.5353.182.2013.

[dowody: akta kontroli – k. 619-620; 635-636; 665-666; 669-670; 687-688; 707-708;

725-728; 743-744; 761-762; 773-774 ]

• ustalenie zakresu danych objętych przedmiotem postępowania (niestaranne sformułowanie rozstrzygnięcia) – np. sprawa Nr USC.5352.2.4.2013 – sprostowanie z urzędu oczywistego błędu pisarskiego w sporządzonym w trybie art. 73 ust 1 p.a.s.c. akcie urodzenia Nr 832/2012 „przez wykreślenie błędnie wpisanej daty urodzenia w rubryce I dane dotyczące miejsca urodzenia wpisano (…) a powinno być (…)”. Dopiero na podstawie akt sprawy ustalono w trakcie kontroli, że sprostowanie dotyczyło w istocie miejsca urodzenia dziecka (pierwotnie w akcie zamiast nazwy miejscowości zamieszczono nazwę hrabstwa).

Niezależnie od powyższego, w treści decyzji jako podstawę sprostowania wskazano „odpis-ksero paszportu dziecka” (w aktach sprawy nieuwierzytelniona kopia paszportu dziecka z odręczną adnotacją Kierownika USC w Gorlicach

„prostować z urzędu błąd miejsce urodzenia 17.04.2013” ), podczas gdy podstawę sprostowania winien stanowić znajdujący się w aktach zbiorowych zagraniczny odpis aktu urodzenia dziecka, zawierający prawidłową informację o miejscu jego urodzenia.

[dowody: akta kontroli – k. 783-786 i 801-808]

c) powołaniu niepełnej podstawy prawnej wydanych rozstrzygnięć. W przypadku decyzji Nr: USC.5353.2.2013, USC.5353.3.2013, USC.5353.6.2013, USC.5353.8.2013, USC.5353.17.2013, USC.5353.21.2013, USC.5353.22.2013, USC.5353.27.2013;

USC.5353.31.2013, USC.5353.34.2013, USC.5353.53.2013, USC.5353.54.2013,

USC.5353.77.2013; USC.5353.82.2013, USC.5353.182.2013,USC.5353.183.2013 oraz USC. 5352.1.2013, USC.5352.2.2.2013, USC.5352.2.3.2013, USC.5352.2.5.2013,USC.5352.4.2013, USC.5352.2.6.2013, USC.5352.2.7.2013, USC.5352.2.8.2013, USC.5352.2.9.2013 w podstawie prawnej wskazano jedynie przepisy merytoryczne dotyczące danej czynności tj. odpowiednio art. 73 ust 1 p.a.s.c, art. 28 p.a.s.c. lub art. 36 p.a.s.c. (z jednoczesnym powołaniem się na nieaktualny już publikator ustawy). Pominięty został natomiast przepis art. 104 k.p.a., stanowiący o sposobie załatwienia sprawy w drodze decyzji administracyjnej.

[dowody: akta kontroli – k. 563-564; 577-578; 593-594; 801-802;

825-826; 833-834; 851-852;867-868]

Przepis art. 107 § 1 k.p.a określa niezbędne elementy decyzji administracyjnej, które służą ustaleniu szeregu faktów prawotwórczych. W orzecznictwie i doktrynie szczególnie mocno akcentowany jest wymóg zrozumiałego, precyzyjnego i jednoznacznego sformułowania rozstrzygnięcia. Tylko rozstrzygnięcie nie budzące wątpliwości co do jego zakresu, w pełni odpowiada wymogowi rozstrzygnięcia decyzji administracyjnej oraz zgodne jest z zasadą pogłębiania zaufania do organów państwa (por. wyrok Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Warszawie z 23 marca 2007 r.

sygn. akt V SA/Wa 252/07).

Podstawa prawna jest jednym z obligatoryjnych elementów struktury decyzji administracyjnej. Co więcej, „podstawa prawna decyzji administracyjnej musi być powołana dokładnie a więc ze wskazaniem mających zastosowanie w sprawie przepisów określonego aktu prawnego wraz z powołaniem źródła jego publikacji (...)” (B. Adamiak, J. Borkowski „Kodeks postępowania administracyjnego. Komentarz” Wydawnictwo CH Beck, Warszawa 2005, s. 511).

2) Naruszenia przepisów art. 28 w związku z art. 61 § 1 k.p.a., polegające na:

a) uznaniu za strony postępowań administracyjnych Sądu Okręgowego (sprawa Nr USC.5352.2.8.2013) oraz „Urzędu Gminy” (sprawa Nr USC.5352.2.9.2013), od których pochodziły wnioski odpowiednio o sprostowanie danych mężczyzny w jego akcie małżeństwa, oraz o sprostowanie oczywistego błędu pisarskiego w akcie zgonu (jak wynika z treści decyzji „zgłoszenie telefoniczne”), a w tym drugim przypadku – doręczenie decyzji wyłącznie „Urzędowi”, bez podjęcia jakichkolwiek czynności celem prawidłowego ustalenia stron postępowania.

[dowody: akta kontroli – k. 809-832 i 833-836]

b) niepodejmowanie działań zmierzających do prawidłowego ustalenia wszystkich stron postępowania w przedmiocie wpisania zagranicznego aktu stanu cywilnego do polskich ksiąg oraz sprostowania lub uzupełnienia aktów stanu cywilnego, w szczególności:

• brak w dokumentacji spraw dowodów na ustalenie że osoby wnioskujące o dokonanie czynności były w istocie jedynymi stronami postępowania – np.

sprawy Nr USC.5353.17.2013, USC.5353.31.2013, USC.5353.54.2013, USC.5353.182.2014 (transkrypcja aktów zgonu), a także USC. 5352.2.3.2013 , USC.5352.2.10.2013 (sprostowanie odpowiednio treści aktu zgonu i treści aktu małżeństwa);

• brak w dokumentacji spraw dowodów posiadania przez osoby inicjujące postępowanie legitymacji do złożenia wniosku – np. sprawy

Nr USC.5353.34.2013 (transkrypcja aktu zgonu) oraz USC. 5352.2.1.2013 – na decyzji numer USC.5352.1.2013 (sprostowanie treści aktu zgonu)

[dowody: akta kontroli – k. 711-728, 729-746, 763-774, 569-580, 581-596, 747-762, 555-568]

Przepis art. 61 § 1 k.p.a. stanowi, że postępowanie administracyjne wszczyna się na żądanie strony lub z urzędu. Organ administracji publicznej obowiązany jest zbadać, czy wnoszący podanie jest stroną w sprawie, a zatem czy powołuje się na własny interes lub obowiązek prawny. Zgodnie z art. 28 k.p.a. stroną jest każdy czyjego interesu prawnego lub obowiązku dotyczy postępowanie albo kto żąda czynności organu ze względu na swój interes prawny lub obowiązek. Treścią pojęcia interes prawny jest publiczne prawo podmiotowe, rozumiane jako przyznanie przez przepis prawa jednostce konkretnych korzyści, które może realizować w postępowaniu administracyjnym, bo orzeka się o nich w decyzji administracyjnej. Jak już wskazano cechami tego interesu jest to, iż jest on indywidualny, konkretny, aktualny i sprawdzalny obiektywnie, a jego istnienie znajduje potwierdzenie w okolicznościach faktycznych będących przesłankami zastosowania przepisu prawa materialnego. Pojęcie obowiązku należy rozumieć jako powinność zachowania się określonego zakazem lub nakazem. Art. 29 k.p.a. stanowi, iż stronami postępowania administracyjnego mogą być osoby fizyczne i osoby prawne, a gdy chodzi o państwowe i samorządowe jednostki organizacyjne i organizacje społeczne – również jednostki nie posiadające osobowości prawnej. Reasumując – stroną jest osoba (jednostka organizacyjna) wymieniona w art. 29 k.p.a. lub przepisach odrębnych, która na podstawie prawa obowiązującego może lub powinna uzyskać konkretne korzyści albo też może być obarczona powinnością określonego zachowania się wyznaczonego nakazem lub zakazem, po skonkretyzowaniu ich w decyzji administracyjnej przez organ administracji publicznej, działający w granicach jego właściwości i kompetencji. Każda tak rozumiana strona wnosząc swoje żądanie, powoduje wszczęcie postępowania administracyjnego, a w przypadku postępowania wszczętego z urzędu musi być przez organ administracyjny wezwana do udziału w tym postępowaniu. Stroną może być zatem również organ państwowy lub samorządowy, o ile będzie podmiotem praw i obowiązków, o których rozstrzyga się przez wydanie decyzji administracyjnej. W świetle tak określonej konstrukcji zdolności do bycia stroną postępowania administracyjnego wykluczonym jest uznanie, że stroną postępowania w przedmiocie sprostowania treści aktu stanu cywilnego jest sąd lub organ administracji publicznej.

3) Naruszenie przepisu art. 61 § 1 k.p.a. polegające na wydaniu rozstrzygnięcia wykraczającego poza zakres żądania stron, tj. dokonanie czynności z zakresu rejestracji stanu cywilnego, mimo braku wniosku w tym przedmiocie – sprawa Nr USC.5353.82.2013 – wydanie decyzji o uzupełnieniu treści aktu małżeństwa

„po rozpatrzeniu podania z dnia 25 czerwca 2013 r.” w sytuacji gdy wniosek ten dotyczył wyłącznie „umiejscowienia w polskich księgach wieczystych Urzędu Stanu Cywilnego (…) aktu ślubu” (tak w treści podania).

[dowody: akta kontroli – k. 381-416]

Jak już wyżej wskazano, postępowanie administracyjne wszczyna się na żądanie strony lub z urzędu. W przypadku wszczęcia postępowania na wniosek, a zatem z inicjatywy jednostki mającej do tego legitymację procesową w rozumieniu art. 28 k.p.a., organ administracji publicznej jest zobligowany działać zgodnie z takim wnioskiem. W praktyce oznacza to, że wydając decyzję administracyjną organ jest uprawniony do orzekania wyłącznie

w granicach zgłoszonego żądania. O zakresie rozstrzygnięcia decyduje bowiem wola stron.

Zgodnie ze stanowiskiem Naczelnego Sądu Administracyjnego w Warszawie, zajętym w wyroku z 3 lipca 2008 r. sygn. akt: II OSK 771/07, żądanie wszczęcia postępowania administracyjnego określa przedmiot tego postępowania, a w razie wątpliwości sprecyzowanie żądania należy do strony, nie zaś do sfery ocennej organu administracji”.

4) Naruszenie przepisu art. 61 § 4 k.p.a. poprzez:

a) brak zawiadomienia wszystkich osób będących stronami o wszczęciu postępowania – np. sprawy Nr: USC.5353.6.2013, USC.5353.8.2013, USC.5353.21.2013, USC.5353.22.2013, USC.5353.54.2013, USC.5353.183.2014; (uzupełnienie transkrybowanych na wniosek aktów stanu cywilnego z inicjatywy kierownika urzędu stanu cywilnego), USC.5352.2.4.2013 (sprostowanie z urzędu treści transkrybowanego aktu urodzenia) oraz sprawy USC.5352.2.1.2013, USC.5352.2.3.2013 (sprostowanie oczywistych błędów pisarskich w aktach zgonu, gdzie o wszczęciu postępowania zawiadomiono jedynie wnioskodawców, jak również jedynie wnioskodawcom doręczono wydane w sprawach decyzje).

b) zawiadomienia o wszczęciu postępowania zbędnie kierowane do osób, z których inicjatywy postępowanie zostało wszczęte (wnioskodawców) – np. sprawy Nr:

USC.5353.5.2013 USC.5353.34.2013. USC.5353.53.2013, USC.5353.63.2013, USC.5353.81.2013 (transkrypcja aktów stanu cywilnego); USC.5352.2.1.2013, USC.5352.2.3.2013 (sprostowanie aktów zgonu), USC.5353.2.2.2013 (sprostowanie aktu urodzenia) oraz USC.5353.22.2013, (uzupełnienie treści aktu stanu cywilnego).

c) nieprawidłowe zredagowanie treści pism zawiadamiających o wszczęciu postępowania, polegające na zaniechaniu powołania przepisu art. 61 § 4 k.p.a., stanowiącego podstawę zawiadomienia, przy jednoczesnym - zbędnym - przywołaniu przepisu art. 109 § 1 k.p.a., stanowiącego o obowiązku doręczania stronom na piśmie decyzji – generalnie wszystkie sprawy, w których zawiadomienie zostało wystosowane do wnioskodawcy (j.w.).

[dowody: akta kontroli – k. 615-616,757-758, 451-452, 559-560, 573-574] ] 5) Naruszenie przepisu art. 40 § 1 k.p.a. oraz art. 109 § 1 k.p.a. a w konsekwencji także

art. 10 k.p.a. poprzez:

a) brak należytego udokumentowania w aktach sprawy faktu doręczenia decyzji stronom postępowania – np. sprawy dotyczące sprostowania aktów stanu cywilnego Nr:

USC.5352.2.2.2013, USC.5352.2.4.2013, oraz – zgodnie ze spisem spraw – Nr USC.5352.2.5.2013 (na decyzji nieprawidłowy numer tj. USC.5352.2.6.2013).

W dwóch wskazanych przypadkach (sprawy USC.5353.2.2.2013 oraz USC.5353.2.5(6).2013) na pozostawionych w aktach sprawy egzemplarzach decyzji zamieszczono jedynie opatrzone datami odręczne adnotacje „potwierdzam odbiór”

i „potwierdzam” bez podpisu osoby, która tych adnotacji dokonała. Podkreślenia wymaga, że obydwie adnotacje zostały sporządzone tym samym charakterem pisma, co nasuwa wątpliwości czy decyzje zostały kiedykolwiek faktycznie doręczone stronom (tym bardziej, że np. w aktach sprawy USC.5352.2.5(6).2013 znajdowały się dwa egzemplarze decyzji w oryginale). Z kolei w przypadku sprawy Nr USC.5352.2.4.2013 ani w treści decyzji ani w jej rozdzielniku nie zamieszono informacji o tym kto jest stroną (stronami) postępowania, dokumentacja nie zawierała żadnego dowodu doręczenia decyzji stronom.

b) niedoręczenia decyzji stronom postępowania np. sprawa Nr USC.5352.2.6.2013 (sprostowanie treści aktu urodzenia na wniosek obojga rodziców) – decyzja została doręczona jedynie ustanowionemu przez matkę dziecka pełnomocnikowi, nie doręczono jej natomiast ojcu dziecka.

[dowody: akta kontroli – k.851-854 803-804, 857-868]

W przypadku wszczęcia postępowania z urzędu lub na żądanie jednej ze stron przepis art. 61 § 4 k.p.a. zobowiązuje organ administracji do zawiadomienia o wszczęciu postępowania wszystkich osób będących stronami w sprawie. Zbędne jest jednak kierowanie takich zawiadomień do samych wnioskodawców, którzy właśnie poprzez złożenie podania uruchamiają daną procedurę (datą wszczęcia postępowania jest data wpływu wniosku w danej sprawie do organu). Art. 40 § 1 k.p.a. stanowi z kolei – jak już wskazano – iż w toku prowadzonego postępowania pisma doręcza się stronie, a gdy strona działa przez przedstawiciela – temu przedstawicielowi, natomiast art. 109 § 1 k.p.a.

nakazuje doręczanie stronom decyzji na piśmie. Nieprzestrzeganie powyższych przepisów prowadzi również do naruszenia ogólnej zasady wyrażonej w art. 10 k.p.a., zgodnie z którą organy administracji publicznej obowiązane są zapewnić stronom czynny udział w każdym stadium postępowania i jest równoznaczne z brakiem udziału strony w postępowaniu administracyjnym co na żądanie strony może stanowić przesłankę dla wznowienia postępowania administracyjnego na podstawie art. 145 § 1 pkt 4 k.p.a.

6) Naruszenie przepisu art. 73 p.a.s.c. poprzez:

a) stosowanie trybu transkrypcji do umiejscowienia w polskich księgach stanu cywilnego dokumentów zagranicznych pochodzących z Norwegii – zamiast prawidłowo art. 70 p.a.s.c – sprawa Nr USC.5353.31.2013 W omawianym przypadku wydano decyzję o wpisaniu w trybie art. 73 ust. 1 p.a.s.c. do polskiej księgi urodzeń sporządzonego w Królestwie Norwegii „aktu zgonu”, podczas gdy podstawę wydania decyzji stanowiło w istocie wydane przez Urząd Podatkowy w Oslo świadectwo zgonu, stanowiące wypis z Centralnego Rejestru Ludności. Tego typu dokumenty nie są aktami stanu cywilnego, a zatem nie mogły podlegać umiejscowieniu na podstawie art. 73 ust. 1 p.a.s.c. Mogły być jedynie przedmiotem postępowania przewidzianego w art. 70 p.a.s.c. Powyższy przepis umożliwiał bowiem rejestrację w polskich księgach stanu cywilnego zdarzeń (urodzenie, małżeństwo, zgon), które nastąpiły za granicą i nie zostały zarejestrowane w zagranicznych księgach stanu cywilnego.

[dowody: akta kontroli – k.729-746]

b) umiejscowienie w trybie art. 73 ust 1 p.a.s.c. dokumentów nie będących aktami stanu cywilnego – sprawy Nr USC.5353.34.2013 oraz USC.5353.64.2013.

W powyższych sprawach umiejscowiono z kolei (odpowiednio w polskiej księdze zgonów oraz w polskiej księdze małżeństw) treść włoskich dokumentów, nie będących faktycznie aktami stanu cywilnego, lecz jedynie zaświadczeniami o treści aktów wydanym przez Miejski Wydział Demografii dla celów ewidencyjnych.

[dowody: akta kontroli – k. 747-762]

Stosownie do treści art. 73 ust. 1 p.a.s.c. akt stanu cywilnego sporządzony za granicą mógł być na wniosek osoby zainteresowanej lub z urzędu wpisany do polskich ksiąg stanu cywilnego. W praktyce wpisowi podlegały odpisy zagranicznych aktów stanu

cywilnego wydane w formie zupełnej lub skróconej. Dokument podlegający transkrypcji w polskich księgach stanu cywilnego w trybie art. 73 ust. 1 musiał spełniać trzy podstawowe warunki: 1) dokument oryginalny powinien być uznawany w państwie jego wystawienia jako akt stanu cywilnego, 2) powinien być wydany przez organ powołany do wydawania odpisów z aktów stanu cywilnego i mieć w państwie jego wystawienia moc dokumentu urzędowego, 3) powinien być odpisem wydanym na podstawie ksiąg stanu cywilnego.

Nie są aktami stanu cywilnego – a zatem nie mogły podlegać umiejscowieniu na podstawie art. 73 ust. 1 p.a.s.c., zaświadczenia wydawane przez urzędy skarbowe (np. w Szwecji lub Norwegii), stwierdzające fakt zawarcia małżeństwa lub urodzenia dziecka. Zaświadczenia te mogły być jedynie przedmiotem postępowania przewidzianego w art. 70 p.a.s.c. Powyższy przepis umożliwiał bowiem rejestrację w polskich księgach stanu cywilnego zdarzeń (urodzenie, małżeństwo, zgon), które nastąpiły za granicą i nie zostały zarejestrowane w zagranicznych księgach stanu cywilnego. Wydane przez obcy organ demograficzny zaświadczenie, mające charakter informacyjny, również nie mogło zatem podlegać wpisowi do polskiej księgi stanu cywilnego, nawet jeśli zawierało wszystkie elementy niezbędne do dokonania wpisu.

Podkreślenia wymaga, iż w przypadku powzięcia wątpliwości co do prawnego charakteru dokumentu przedkładanego przez wnioskodawcę do wpisu, kierownik urzędu stanu cywilnego każdorazowo był nie tylko uprawniony, ale również zobowiązany do przeprowadzenia czynności wyjaśniających w tej kwestii, zaś podstawę jego działania stanowił w tym zakresie przepis art. 22 p.a.s.c. Ustalenie w toku postępowania, że dokument przedłożony do wpisu nie spełnia określonych wyżej wymogów, uzasadniało odmowę dokonania jego transkrypcji.

c) umieszczenie w polskim akcie stanu cywilnego sporządzonym w trybie transkrypcji danych nie wynikających ze stanowiącego podstawę dokonania czynności dokumentu zagranicznego – np. Nr USC.5353.17.2013, USC.5353.31.2014.

Zarówno w treści wydanych decyzji jak i sporządzonych na ich podstawie aktów zgonu zamieszczono dane które nie figurowały w aktach zagranicznych (np. dane rodziców, data urodzenia czy nazwisko rodowe zmarłego) – w oparciu o odpisy aktów urodzenia lub małżeństwa zmarłych.

[dowody: akta kontroli – k.711-728, 729-746]

Jak wielokrotnie podkreślano w doktrynie (por. A. Czajkowska, E. Pachniewska, Prawo o aktach stanu cywilnego. Komentarz. Orzecznictwo. Wzory dokumentów i pism., wyd. 5, Warszawa 2011), transkrypcja oznaczała wyłącznie wierne odwzorowanie treści aktu zagranicznego – w zakresie danych przewidzianych polskim prawem – w pierwszej kolejności w wydanej na podstawie art. 73 ust. 1 p.a.s.c. decyzji o wpisaniu aktu do polskiej księgi stanu cywilnego, a następnie w sporządzonym na podstawie takiej decyzji akcie stanu cywilnego, poprzez zamieszczenie treści wydanej decyzji w zasadniczej części aktu stanu cywilnego. W zakresie postępowania określonego w art. 73 ust. 1 p.a.s.c. nie mieściło się zatem orzekanie o jakiejkolwiek zmianie lub uzupełnieniu danych zawartych w akcie zagranicznym, (np. imienia czy nazwiska osoby, której akt dotyczy, daty i miejsca jej urodzenia czy danych jej rodziców). Kierownik urzędu stanu cywilnego, wydając decyzję w przedmiocie transkrypcji, zobowiązany był wyłącznie do przeniesienia do niej oryginalnej treści aktu zagranicznego (w zakresie przewidzianym przez polskie prawo).

W konsekwencji decyzja oraz sporządzony na jej podstawie akt polski nie mogły zawierać

treści innej niż wynikająca wprost z dokumentu zagranicznego. Uzupełnienie brakujących danych lub sprostowanie oczywistych błędów pisarskich w treści aktu winno było nastąpić w wyniku, przeprowadzonego z zachowaniem reguł wynikających z k.p.a., postępowania wyjaśniającego (odpowiednio: w trybie art. 36 p.a.s.c. lub art. 28 p.a.s.c.) – zakończonego wydaniem odrębnej decyzji. Decyzja o uzupełnieniu aktu, wydana na podstawie przepisu art. 36 p.a.s.c. (bądź też ewentualnie o jego sprostowaniu na podstawie art. 28 p.a.s.c.), powinna zaś zostać odzwierciedlona na marginesie tego aktu w postaci wzmianki dodatkowej. Wyraźnie stanowił o tym przepis art. 21 ust. 1 p.a.s.c., zgodnie z którym, jeżeli po sporządzeniu aktu stanu cywilnego nastąpią zdarzenia, mające wpływ na jego treść lub ważność, zmiany z nich wynikające wpisuje się do aktu w formie wzmianki dodatkowej.

7) Naruszenie przepisu art. 28 p.a.s.c poprzez sprostowanie treści aktów stanu cywilnego sporządzonych na podstawie decyzji o wpisaniu do polskich ksiąg stanu cywilnego aktów zagranicznych, pomimo braku warunkujących zastosowanie powyższego przepisu przesłanek niezgodności pomiędzy treścią aktów stanu cywilnego, a treścią dokumentów stanowiących podstawę ich sporządzenia:

• sprawa Nr USC.5352.2.8.2013 – o sprostowanie treści sporządzonego w Urzędzie Stanu Cywilnego w Gorlicach w 2005 r. aktu małżeństwa, w zakresie danych dotyczących nazwiska mężczyzny zwrócił się do Kierownika Urzędu Stanu Cywilnego w Gorlicach Sąd Okręgowy prowadzący postępowanie w sprawie o rozwód, przesyłając kopie: wydanej w 17 grudnia 2012 r. karty pobytu oraz wydanego 6 kwietnia 2012 r. paszportu mężczyzny. Do akt sprawy załączono sporządzone na piśmie oświadczenie kobiety zgodnie z którym w toku postępowania rozwodowego Sąd ustalił prawidłowe brzmienie nazwiska jej męża. Kierownik Urzędu Stanu Cywilnego w Gorlicach wydał decyzję o sprostowaniu w trybie art. 28 p.a.s.c. w akcie małżeństwa danych dotyczących nazwiska mężczyzny na nazwisko wskazane w piśmie Sądu. Jako dokumenty stanowiące podstawę sprostowania wskazano kserokopię paszportu oraz kserokopię karty pobytu. W treści decyzji zawarto sformułowanie, że wydano ją „po rozpatrzeniu wniosku Sądu Okręgowego (…)” .

[dowody: akta kontroli – k. 809-832]

• sprawa Nr USC.5352.2.10.2013 – o sprostowanie treści sporządzonego w Urzędzie Stanu Cywilnego w Gorlicach w 2008 r. aktu małżeństwa zwróciła się kobieta której akt dotyczy. Sprostowanie miało obejmować dane dotyczące nazwiska noszonego przez wnioskodawczynię po zawarciu małżeństwa. W podaniu wskazano, że takie samo nazwisko nosi córka wnioskodawczyni urodzona za granicą. Do akt sprawy załączono kserokopię zagranicznego paszportu kobiety (wydanego w 2012 r. na nazwisko wnioskowane) oraz wydany na potrzeby tego postępowania odpis zupełny aktu małżeństwa, który - wbrew treści oryginalnych zapisów w księdze stanu cywilnego – nie zawierał żadnych wzmianek dodatkowych (w tym również wzmianki o nazwiskach noszonych przez małżonków i dzieci pochodzące z małżeństwa).

Kierownik Urzędu Stanu Cywilnego w Gorlicach wydał na podstawie art. 28 p.a.s.c.

decyzję o sprostowaniu nazwiska kobiety mimo że w opisywanej sytuacji nie było do tego podstaw, a ewentualnie mogły zachodzić przesłanki administracyjnej zmiany nazwiska.

[dowody: akta kontroli – k. 581-598]