INSTRUKCJA POSTĘPOWANIA

(1)

AGENCJA ROZWOJU PRZEMYSŁU S.A.

INSTRUKCJA POSTĘPOWANIA

Nazwa i numer postępowania

Świadczenie usług w zakresie transportu osobowego dla ARP S.A.

od dnia 1 lutego 2022 r. do dnia 31 stycznia 2023 r.

– ZN/KO/23/2021

Tryb i podstawa prawna:

Postępowanie nie podlega przepisom ustawy z dnia 11.09.2019 r. - Prawo zamówień publicznych ( Dz.U. 2021 poz. 1129 ze zm.)

Postępowanie o udzielenie zamówienia niepublicznego prowadzone jest w trybie konkursu ofert zgodnie z Regulaminem udzielania zamówień w ARP S.A.

Do czynności podejmowanych przez Zamawiającego i Wykonawców stosuje się przepisy ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 r. Kodeks cywilny (t. j. Dz. U. z 2020 r. poz. 1740.).

ZATWIERDZENIE:

Ewa Matysiak

Dyrektor Biura Administracji i Zakupów (podpis na oryginale)

09.11.2021 r. …..……….……….…..

data Pełnomocnik Kierownika Zamawiającego

(2)

ROZDZIAŁ I. INFORMACJE O ZAMAWIAJĄCYM

1. Agencja Rozwoju Przemysłu S.A., ul. Nowy Świat 6/12, 00-400 Warszawa.

Spółka zarejestrowana w Rejestrze Przedsiębiorców prowadzonym przez Sąd Rejonowy dla m.st. Warszawy, XII Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem KRS 0000037957, o opłaconym kapitale zakładowym w wysokości 6.216.520.000,00 zł.

NIP: 526-030 02-04, REGON: 006746410.

2. Budynek Centrum Bankowo-Finansowego („CBF”), wejście „C”, 4 piętro, Recepcja czynna od poniedziałku do piątku w godz. 7³⁰-17³⁰.

3. Adres strony internetowej: https://bip.arp.pl

ROZDZIAŁ II. KOMUNIKACJA POMIĘDZY ZAMAWIAJĄCYM I WYKONAWCĄ

1. W postępowaniu, komunikowanie się Zamawiającego i Wykonawcy odbywa się za pomocą poczty elektronicznej na poniższe adresy:

a) Małgorzata Rutkowska, e-mail: malgorzata.rutkowska@arp.pl, b) Renata Pawlak, e-mail: renata.pawlak@arp.pl .

2. W przypadku braku potwierdzenia otrzymania wiadomości, korespondencję należy skierować na adres zakupy@arp.pl

3. Zamawiający i Wykonawca zobowiązani są niezwłocznie potwierdzić, na żądanie drugiej Strony, fakt otrzymania przekazanych oświadczeń, wniosków, zawiadomień oraz informacji przesyłanych pocztą elektroniczną.

ROZDZIAŁ III. WYJAŚNIENIA I ZMIANY INSTRUKCJI

1. Zamawiający zastrzega możliwość dokonania zmiany treści niniejszej Instrukcji w każdym czasie, przed upływem terminu składania ofert.

2. Wykonawca może zwrócić się do Zamawiającego o wyjaśnienie treści Instrukcji. Jeżeli pytanie nie będzie dotyczyło wyjaśnienia treści Instrukcji lub termin, w którym pytanie zostanie zadane nie będzie umożliwiał udzielenia odpowiedzi, Zamawiający zastrzega sobie prawo nieudzielenia odpowiedzi.

3. Zamawiający treść wyjaśnień lub zmiany Instrukcji prześle Wykonawcom za pomocą poczty elektronicznej.

ROZDZIAŁ IV. OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA, TERMIN I MIEJSCE REALIZACJI

1. Przedmiotem zamówienia jest świadczenie usług w zakresie transportu osobowego dla ARP S.A.

w okresie od dnia 1 lutego 2022 r. do dnia 31 stycznia 2023 r. lub do wyczerpania kwoty przeznaczonej na realizację zamówienia w wysokości 100.000,00 zł netto, w zależności od tego, które z tych zdarzeń nastąpi wcześniej.

2. Miejsce realizacji przedmiotu zamówienia: na terenie Rzeczypospolitej Polskiej (w szczególności w miejscowościach: m.st. Warszawa, Białystok, Bydgoszcz, Gdańsk (Trójmiasto), Katowice,

(3)

Kielce, Olsztyn, Opole, Poznań, Rzeszów, Szczecin, Łódź, Lublin, Kraków, Wrocław).

ROZDZIAŁ V. WARUNKI UDZIAŁU W POSTĘPOWANIU

Zamawiający wymaga wykazania przez Wykonawcę spełniania niżej wskazanych warunków udziału w postępowaniu:

1. Wykonawca musi posiadać licencję na wykonywanie krajowego transportu drogowego osób.

2. Wykonawca musi wykazać, że w okresie ostatnich 3 lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzonej działalności jest krótszy - w tym okresie, należycie wykonał (a w przypadku świadczeń okresowych lub ciągłych również wykonuje) co najmniej 2 usługi polegające na świadczeniu usług transportu drogowego w zakresie przewozu osób dla podmiotów gospodarczych, o wartości co najmniej 110.000,00 zł brutto każda usługa.

ROZDZIAŁ VI. DOKUMENTY SKŁADANE WRAZ Z OFERTĄ

1. Każdy Wykonawca zobowiązany jest złożyć następujące dokumenty:

1) skan podpisanej OFERTY lub ofertę w formie elektronicznej opatrzonej kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub w postaci elektronicznej opatrzonej podpisem zaufanym lub podpisem osobistym, której wzór stanowi Załącznik nr 2 do Instrukcji, w tym oświadczenia wymienione w tym załączniku;

2) pełnomocnictwo, jeżeli prawo do podpisania oferty nie wynika z KRS lub CEIDG;

3) pełnomocnictwa do reprezentowania Wykonawców w postępowaniu - w przypadku Wykonawców wspólnie ubiegających się o zamówienie.

2. Do OFERTY należy dołączyć:

1) aktualną licencję Wykonawcy na wykonywanie krajowego transportu drogowego osób, zgodnie z przepisami ustawy z dnia 6 września 2001 r. o transporcie drogowym (t.j. Dz. U. z 2021 r. poz. 919 z późn. zm.);

2) wykaz usług na wzorze stanowiącym Załącznik nr 3 do Instrukcji;

3) referencje lub inne dokumenty potwierdzające, że usługi wskazane w wykazie zostały wykonane lub są wykonywane należycie;

4) wykaz oferowanych przez Wykonawcę pojazdów przeznaczonych do świadczenia usługi w klasie C, D i E zgodnie z opisem zawartym w Rozdziale III. pkt. 1 i 2 Opisu Przedmiotu Zakupu (Załącznik nr 3 do Umowy);

5) regulamin świadczenia bezgotówkowych usług przewozowych odpowiadających przedmiotowi zamówienia, stosowany przez Wykonawcę.

ROZDZIAŁ VII. OPIS SPOSOBU OBLICZENIA CENY OFERTY

1. Ceny należy podać w sposób określony w Załączniku nr 2 do Instrukcji - Formularz oferty.

2. Wykonawca określi cenę oferty w złotych polskich.

(4)

3. Wszystkie ceny wyszczególnione w ofercie winny zostać podane z dokładnością do dwóch miejsc po przecinku.

4. Przy obliczaniu ceny należy przyjąć obowiązującą stawkę podatku VAT zgodnie z ustawą z dnia 11.03.2004 r. o podatku od towarów i usług.

5. Cena ofertowa winna zawierać wszystkie koszty i opłaty związane z wykonaniem przedmiotu Zamówienia, w szczególności zysk Wykonawcy, ubezpieczenia, podatki, sprzęt używany przez Wykonawcę do świadczenia usług, wszelkie niezbędne narzędzia, materiały i środki związane z należytym wykonaniem umowy.

6. Wykonawca ma obowiązek uzyskać informacje konieczne i przydatne do wyceny, gdyż wyklucza się możliwość roszczeń Wykonawcy z tytułu błędnego skalkulowania ceny lub pominięcia elementów niezbędnych do wykonania zamówienia.

ROZDZIAŁ VIII. KRYTERIA OCENY OFERT 1. Kryteria oceny ofert i ich znaczenie:

1) C1 - Cena brutto za opłatę początkową - 5%.

W kryterium tym zostanie zastosowany wzór:

(najniższa cena oferty brutto za opłatę początkową / cena brutto za opłatę początkową badanej oferty) x 100 pkt x 5%;

2) C2 - Cena brutto za 1 km w I taryfie - 35%.

(najniższa cena oferty brutto za 1 km w I taryfie / cena brutto za 1 km w I taryfie badanej oferty) x 100 pkt x 35%;

3) C3 - Cena brutto za 1 km w II taryfie - 5%.

(najniższa cena oferty brutto za 1 km w II taryfie / cena brutto za 1 km w II taryfie badanej oferty) x 100 pkt x 5%;

4) C4 - Cena brutto za 1 km w III taryfie - 5%.

(najniższa cena oferty brutto za 1 km w III taryfie / cena brutto za 1 km w III taryfie badanej oferty) x 100 pkt x 5%;

5) C5 - Cena brutto za 1 km w IV taryfie - 2%.

(najniższa cena oferty brutto za 1 km w IV taryfie / cena brutto za 1 km w IV taryfie badanej oferty) x 100 pkt x 2%;

6) C6 - Cena brutto za godzinę postoju - 2%.

(najniższa cena oferty brutto za godzinę postoju / cena brutto za godzinę postoju badanej oferty) x 100 pkt x 2%;

(5)

7) C7 - Cena brutto za zamówienie samochodu combi - 2%.

(najniższa cena oferty brutto za zamówienie samochodu combi / cena brutto za zamówienie samochodu combi badanej oferty) x 100 pkt x 2%;

8) C8 - Cena brutto za zamówienie minibusa - 2%.

(najniższa cena oferty brutto za zamówienie minibusa / cena brutto za zamówienie minibusa badanej oferty) x 100 pkt x 2%;

9) C9 - Cena brutto za zamówienie Taxi VIP (segment E) - 2%.

(najniższa cena oferty brutto za zamówienie Taxi VIP (segment E) / cena brutto za zamówienie Taxi VIP (segment E) badanej oferty) x 100 pkt x 2%;

R - Rabat od miesięcznej wartości brutto całości kosztów przejazdów - 40%.

Rabat należy określić w %.

(rabat w ofercie badanej / najwyższy rabat z pośród złożonych ofertach) x 100 pkt x 40%.

2. W postępowaniu zostanie wybrana oferta, która uzyska najwyższą liczbę punktów w sumarycznej ocenie oferty w kryteriach według wzoru:

P = C1 + C2 + C3 + C4 + C5 + C6 + C7 + C8 + C9 + R P - liczba punktów przyznanych badanej ofercie.

Wykonawca może uzyskać w ww. kryteriach maksymalnie 100 pkt.

3. Punkty będą liczone z dokładnością do dwóch miejsc po przecinku. Najwyższa liczba punktów wyznaczy najkorzystniejszą ofertę.

4. Jeżeli Zamawiający nie będzie mógł dokonać wyboru najkorzystniejszej oferty z uwagi na uzyskanie przez Wykonawców takiej samej liczby punktów, Zamawiający wezwie Wykonawców, którzy złożyli te oferty do złożenia w terminie określonym przez Zamawiającego ofert dodatkowych. Wykonawcy składając oferty dodatkowe, nie mogą zaoferować cen wyższych niż zaoferowane w złożonych ofertach.

5. Zamawiający udzieli Zamówienia Wykonawcy, którego oferta w toku badania i oceny ofert nie zostanie odrzucona i zostanie uznana za najkorzystniejszą, tzn. uzyska najwyższą liczbę punktów w kryteriach.

ROZDZIAŁ IX. WYMAGANIA DOTYCZĄCE WADIUM Zamawiający nie wymaga wniesienia wadium.

ROZDZIAŁ X. OFERTA

1. Wykonawca może złożyć tylko jedną ofertę na całość Zamówienia.

2. Zamawiający nie dopuszcza możliwości składania ofert częściowych.

3. Zamawiający nie dopuszcza możliwości składania ofert wariantowych.

(6)

4. Zamawiający dopuszcza powierzenie części realizacji podwykonawcom.

5. Oferta musi odpowiadać treści i wymaganiom określonym w Instrukcji.

6. Oferta, aby była ważna, musi być podpisana przez Wykonawcę lub osobę upoważnioną do reprezentowania Wykonawcy z zastrzeżeniem, że dopuszcza się złożenie skanu podpisanej oferty zgodnie z rozdziałem VI ust. 1 pkt 1 Instrukcji.

7. Wszystkie strony oferty, na których zostaną dokonane poprawki lub korekty błędów, muszą być parafowane przy miejscu naniesienia tych poprawek (korekt) przez osoby podpisujące ofertę.

8. W przypadku, gdy informacje zawarte w ofercie stanowią tajemnicę przedsiębiorstwa w rozumieniu przepisów ustawy o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji, co do których Wykonawca zastrzega, że nie mogą być udostępniane innym Wykonawcom, muszą być oznaczone przez Wykonawcę klauzulą: „Informacje stanowią tajemnicę przedsiębiorstwa w rozumieniu art. 11 ust. 2 ustawy z 16.04.1993 r. o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji”.

Zaleca się, aby informacje stanowiące tajemnicę przedsiębiorstwa były oznaczone na właściwym dokumencie widocznym napisem „Tajemnica przedsiębiorstwa”. Brak zastrzeżenia lub brak spełniania przez zastrzeżoną informację przesłanek określonych w art.

11 ust. 2 ww. ustawy oznaczać będzie, że oferta może być ujawniona w całości albo części.

9. Ofertę należy sporządzić w języku polskim. Dokumenty sporządzone w języku obcym muszą być składane wraz z ich tłumaczeniem na język polski.

10. Wykonawca może wprowadzić zmiany lub wycofać złożoną ofertę przed upływem terminu składania ofert. Oferta ze zmianami, oprócz oznaczeń jak w ust. 14, musi być dodatkowo oznaczona określeniem: „ZMIANA”.

11. Wykonawca ponosi wszelkie koszty związane z przygotowaniem i złożeniem oferty, niezależnie od wyniku Postępowania. Zamawiający w żadnym przypadku nie odpowiada za koszty poniesione przez Wykonawcę związku przygotowaniem i złożeniem oferty. Wykonawca zobowiązuje się nie podnosić jakichkolwiek roszczeń z tego tytułu względem Zamawiającego.

12. Wykonawca jest związany ofertą przez okres 60 dni, bieg terminu związania ofertą rozpoczyna się wraz z upływem terminu składania ofert.

13. Zamawiający może zwrócić się do Wykonawców o wyrażenie zgody na przedłużenie terminu związania ofertą o oznaczony okres, nie dłuższy jednak niż 30 dni.

14. Skan podpisanej oferty lub ofertę w formie elektronicznej z podpisem kwalifikowanym lub postaci elektronicznej z podpisem zaufanym lub osobistym - zabezpieczonej hasłem - wraz z załącznikami należy przesłać na adres zakupy@arp.pl w tytule maila należy wpisać: „Oferta - Świadczenie usług w zakresie transportu osobowego dla ARP S.A. od dnia 1 lutego 2022 r. do dnia 31 stycznia 2023 r. - ZN/KO/23/2021”.

15. Hasło umożliwiające otwarcie pliku oferty należy przesłać w osobnej wiadomości.

16. Termin składania ofert upływa dnia 30.11.2021 r. o godz. 09:00.

17. Dla oceny zachowania powyższego terminu przyjmuje się datę i godzinę wpływu oferty i hasła

(7)

na skrzynkę zakupy@arp.pl z zastrzeżeniem, iż w przypadku gdy serwer pocztowy Zamawiającego zarejestruje wpływ oferty, to za moment wpływu oferty przyjmuje się ten moment niezależnie od podjętej przez serwer akcji (wstrzymane/ spam/ przekazano na skrzynkę zakupy@arp.pl).

18. W przypadku przesłania przez Wykonawcę pliku oferty niezabezpieczonego hasłem, przypadkowe otwarcie oferty nie ma wpływu na tok postępowania i nie będzie skutkować jego unieważnieniem.

19. W przypadku przesłania oferty zabezpieczonej hasłem, ale nieprzekazania hasła przed upływem terminu otwarcia ofert, Zamawiający nie będzie oceniał takiej oferty.

20. Zamawiający informuje, iż pliki w formie wypełnionego formularza oferty wraz z ww.

wymaganymi dokumentami (dalej „przesyłka”) ze względów technicznych nie może być większa niż 25 MB.

21. Niejawne otwarcie ofert odbędzie się w dniu, w którym upływa termin składania ofert, o godz.

10:00.

22. Zamawiający zawiadomi Wykonawcę o złożeniu oferty po terminie.

ROZDZIAŁ XI. BADANIE OFERT

1. Zamawiający może wezwać Wykonawców, którzy w wyznaczonym terminie nie złożyli wymaganych oświadczeń lub dokumentów, lub którzy złożyli dokumenty zawierające błędy, do ich uzupełnienia w określonym terminie.

2. Złożone na wezwanie Zamawiającego oświadczenia i dokumenty powinny być aktualne i potwierdzać spełnianie warunków lub wymagań.

3. Zamawiający może żądać udzielenia przez Wykonawców wyjaśnień dotyczących treści złożonych przez nich ofert, w tym treści dokumentów i oświadczeń załączonych do oferty, oraz innych dokumentów złożonych na wezwanie Zamawiającego.

4. Zamawiający może wezwać Wykonawcę, w wyznaczonym terminie, do złożenia wyjaśnień dotyczących ceny.

5. Zamawiający może poprawiać w ofercie omyłki.

ROZDZIAŁ XII. ODRZUCENIE OFERTY 1. Zamawiający odrzuca ofertę, jeżeli:

1) została złożona przez Wykonawcę, który nie przedłożył bądź nie uzupełnił wymaganych dokumentów i oświadczeń lub nie spełnił innych wymagań określonych w Instrukcji;

2) Wykonawca złożył nieprawdziwe informacje mające wpływ na wynik prowadzonego Postępowania;

3) jej treść nie odpowiada treści Instrukcji;

4) Wykonawca nie zgodził się na przedłużenie okresu związania ofertą;

(8)

5) jest nieważna na podstawie odrębnych przepisów;

6) zawiera błędy rachunkowe w obliczeniu ceny, których nie można poprawić;

7) zawiera rażąco niską cenę w stosunku do przedmiotu Zamówienia;

8) pomimo wezwania, o którym mowa w Rozdziale XI ust. 1 Instrukcji, oferta nie zawiera wszystkich wymaganych dokumentów, lub jeżeli złożone dokumenty zawierają błędy.

2. Zamawiający powiadamia Wykonawcę o odrzuceniu oferty.

ROZDZIAŁ XIII. NEGOCJACJE

1. Zamawiający zastrzega sobie prawo do przeprowadzenia negocjacji dotyczących obniżenia ceny zaoferowanej w Ofercie.

2. W przypadku skorzystania przez Zamawiającego z prawa do negocjacji, Zamawiający zaprosi do udziału w negocjacjach co najmniej jednego Wykonawcę, którego Oferta zgodnie z Rozdziałem VIII Instrukcji, została uznana za najkorzystniejszą.

3. Negocjacje zostaną przeprowadzone z zachowaniem zasad uczciwej konkurencji oraz równego traktowania Wykonawców.

ROZDZIAŁ XIV. UNIEWAŻNIENIE POSTĘPOWANIA 1. Zamawiający unieważni postępowanie, jeżeli:

1) nie zostanie złożona żadna oferta;

2) wszystkie oferty zostaną odrzucone;

3) cena najkorzystniejszej oferty będzie przewyższać kwotę, którą Zamawiający przeznaczył na realizację Zamówienia.

2. Zamawiający zastrzega sobie prawo unieważnienia Postępowania bez podania przyczyny na każdym jego etapie, zakończenia Postępowania bez wyboru Wykonawcy oraz niepodpisania umowy z wyłonionym Wykonawcą - bez prawa Wykonawcy do zgłaszania roszczeń odszkodowawczych.

3. Nie przewiduje się Postępowania odwoławczego w sprawie decyzji o wyborze oferty najkorzystniejszej, odrzucenia oferty, zakończenia Postępowania bez jego wyboru lub unieważnienia Postępowania bez podania przyczyny.

4. Po zakończeniu Postępowania Zamawiający poinformuje o jego wyniku Wykonawców, którzy złożyli oferty, podając punktację przyznaną ofertom w kryteriach.

ROZDZIAŁ XV. ZAWARCIE UMOWY

1. Wybrany Wykonawca zostanie zawiadomiony o terminie i miejscu zawarcia umowy.

2. Niedopełnienie obowiązku zawarcia umowy lub niedostarczenie wymaganych dokumentów do zawarcia umowy w terminie, zostanie uznane za uchylanie się od jej zawarcia. W takim

(9)

wypadku Zamawiający dokona wyboru innego Wykonawcy, który złożył ofertę najkorzystniejszą spośród pozostałych ofert niepodlegających odrzuceniu.

ROZDZIAŁ XVI. INNE INFORMACJE

1. Wykonawca nie jest uprawniony do występowania z jakimikolwiek roszczeniami pieniężnymi lub niepieniężnymi wobec Zamawiającego w związku z prowadzonym Postępowaniem, w tym z tytułu poniesionych przez Wykonawcę kosztów i szkód, w szczególności w przypadku odstąpienia przez Zamawiającego od Postępowania lub wyboru innego Wykonawcy.

2. Zastrzega się, że Instrukcja nie stanowi zobowiązania do udzielenia Zamówienia.

3. Zamawiający informuje, że Zamówienie nie jest współfinansowane ze środków Unii Europejskiej

ROZDZIAŁ XVII. KLAUZULA INFORMACYJNA RODO DO POSTĘPOWANIA Klauzula informacyjna RODO została zawarta w załączniku nr 1 „Projekt umowy”.

ROZDZIAŁ XVIII. ZAŁĄCZNIKI DO INSTRUKCJI 1. Projekt umowy.

2. Formularz oferty.

3. Formularz Wykaz usług.