ZAPYTANIE OFERTOWE dotyczące wyboru wykonawcy usług marketingowych z dnia r.

(1)

Projekt współfinansowany ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego

Zamawiający:

Nidzicka Fundacja Rozwoju NIDA ul. Rzemieślnicza 3,

13-100 Nidzica

ZAPYTANIE OFERTOWE

dotyczące wyboru wykonawcy usług marketingowych z dnia 27.07.2016 r.

Nr postępowania 12c/OWES/2016

Nidzicka Fundacja Rozwoju „NIDA” w związku z realizacją projektu pt. „Ośrodek Wsparcia Ekonomii Społecznej w Nidzicy” w ramach Osi Priorytetowej IX. Włączenie społeczne, Działanie 11.3 Wspieranie przedsiębiorczości społecznej i integracji zawodowej w przedsiębiorstwach społecznych oraz ekonomii społecznej i solidarnej w celu ułatwienia dostępu do zatrudnienia, Poddziałanie 11.3.1 Wsparcie przedsiębiorczości społecznej Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Warmińsko-Mazurskiego na lata 2014-2020, współfinansowanego ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego zaprasza do złożenia oferty dotyczącej wyboru Wykonawców świadczących usługi marketingowe dla podmiotów ekonomii społecznej i przedsiębiorstw społecznych kontraktowanych w zależności od bieżących potrzeb.

Niniejsze zapytanie ofertowe jest zamówieniem powyżej 50 tys. PLN netto, które udzielane jest zgodnie z zasadą konkurencyjności. Do niniejszego zapytania ofertowego nie stosuje się przepisów ustawy z dnia 29 stycznia 2004 roku Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2010 r. Nr 113, poz. 759 z późn. zm.) postępowanie prowadzone jest w formie zapytania ofertowego z zachowaniem zasady konkurencyjności w związku z udzielaniem zamówienia finansowego ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego.

I. OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA:

Wspólny słownik zamówień (CPV) 85312320-8 Usługi doradztwa 79342000-3 Usługi marketingowe

Przedmiotem niniejszego zamówienia jest wybór Wykonawców świadczących 400 godzin usług marketingowych kontraktowanych w zależności od bieżących potrzeb podmiotów ekonomii społecznej i przedsiębiorstw społecznych na terenie powiatów: działdowskim, nidzickim, nowomiejskim, szczycieńskim woj. warmińsko-mazurskiego z następujących zakresów tematycznych:

1) Usługi marketingowe: przygotowanie kampanii promocyjnej, opracowanie materiałów promocyjnych, w tym ulotek, opracowanie i modyfikacja strategii marketingowej przedsiębiorstwa społecznego, kreowanie wizerunku przedsiębiorstwa itp. oraz inne pojedyncze czynności związane z działaniami marketingowymi na rzecz podmiotu zgodnie z zapotrzebowaniem podmiotów ekonomii społecznej. Pojedyncza usługa marketingowa rozumiana jest jako realizacja jednego z powyższych działań na rzecz jednego podmiotu.

(2)

Prawidłowe wykonanie usługi musi zostać potwierdzone przez podmiot na rzecz, którego usługa była świadczona.

Rezultatem prowadzonych działań w projekcie, w tym usług doradczych w zakresie objętym powyższym przedmiotem zamówienia jest powstanie 30 grup inicjatywnych, które wypracują założenia co do utworzenia podmiotu ekonomii społecznej, 18 środowisk lokalnych, które przystąpią do wspólnej realizacji przedsięwzięcia mającego na celu rozwój ekonomii społecznej, utworzenie 79 miejsc pracy w nowoutworzonych oraz istniejących przedsiębiorstwach społecznych poprzez wsparcie finansowe w formie dotacji (utworzenie spółdzielni socjalnych oraz ekonomizacja podmiotów ekonomii społecznej), utworzenie 15 organizacji pozarządowych prowadzących działalność odpłatną pożytku publicznego lub działalność gospodarczą (nowych organizacji oraz ekonomizację istniejących) oraz wzrost obrotów przedsiębiorstw społecznych objętych wsparciem o 3%.

Wykonawca odpowiada za osiągnięcie rezultatów w ramach wykonywanych usług doradczych będących przedmiotem zamówienia. Stosowny zapis dotyczący odpowiedzialności za osiągnięcie rezultatów zostanie zawarty w umowie z Wykonawcą.

Wskazana powyżej w opisie przedmiotu zamówienia liczba 400 godzin usług jest przewidywaną maksymalną liczbą godzin do realizacji w projekcie. Natomiast faktyczna liczba godzin może być inna, gdyż będzie zależna od potrzeb zgłaszanych przez odbiorców w trakcie trwania projektu.

Zasady świadczenia usług marketingowych:

1. usługa rozumiana jest jako wykonanie pojedynczej czynności związanej z działaniami prawnymi, księgowymi i marketingowymi wymienionymi w opisie przedmiotu zamówienia na rzecz podmiotu zgodnie z zapotrzebowaniem podmiotów ekonomii społecznej. Usługa może być realizowana w sposób bezpośredni jako spotkanie z PES/PS, lub pośredni świadczone drogą elektroniczną (w uzasadnionych przypadkach),

2. czas trwania 1 godz. usługi wynosi 60 minut, liczba godzin usług świadczona jednorazowo nie może przekroczyć 6 godz.,

3. usługa świadczona jest na terenie realizacji projektu tj. na terenie powiatów działdowskiego, nidzickiego, nowomiejskiego i szczycieńskiego woj. warmińsko-mazurskiego, usługa jest świadczona w siedzibie Centrum Ekonomii Społecznej w Nidzicy, Inkubatorze Przedsiębiorczości Społecznej w Działdowie lub Kamionce oraz w miejscu siedziby PES/PS lub w odległości do 30 km od miejsca siedziby. Termin oraz miejsce świadczenia usług musi być dostosowane do możliwości podmiotów z nich korzystających,

4. wykonawca pokrywa koszty związane z dojazdem do miejsca świadczenia usług,

5. wykonawca po wykonaniu usługi zobowiązany jest przekazać Zamawiającemu dokumenty związane z realizowanym projektem w tym dokumenty potwierdzające wykonanie usługi oraz ankiety ewaluacyjne uczestników – ustalone z Zamawiającym,

6. wykonawca ma obowiązek informowania uczestników/uczestniczek o współfinansowaniu projektu ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego,

7. wykonawca współpracuje z kadrą projektu w zakresie przekazywania informacji o PES/PS, 8. wykonawca zobowiązany jest do terminowej realizacji powierzonych zadań oraz informowania

kadry projektu o występujących problemach i trudnościach w realizacji zadań,

9. wykonawca zobowiązany jest do prowadzenia miesięcznej ewidencji godzin i zadań wykonywanych na rzecz projektu oraz pozostałej ewidencji pokazującej zaangażowanie osób w realizację wszystkich projektów finansowanych z funduszy strukturalnych i Funduszu Spójności oraz działań finansowanych z innych źródeł, w tym środków własnych innych podmiotów.

(3)

10. wykonawca wybrany do realizacji usługi nie może być jednocześnie zatrudniony na podstawie stosunku pracy w instytucji uczestniczącej w realizacji Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Warmińsko-Mazurskiego na lata 2014-2020, chyba że nie zachodzi konflikt interesów lub podwójne finansowanie.

II. ZAMÓWIENIA UZUPEŁNIAJĄCE:

Istnieje możliwość udzielenia wykonawcy wyłonionemu w trybie zasady konkurencyjności zamówień publicznych uzupełniających, w wysokości nieprzekraczającej 50% wartości zamówienia publicznego określonej w umowie zawartej z wykonawcą, o ile te zamówienia publiczne są zgodne z przedmiotem zamówienia publicznego podstawowego oraz możliwość udzielenia takiego zamówienia publicznego została przewidziana w zapytaniu ofertowym oraz w umowie z wykonawcą. W takim przypadku nie jest konieczne ponowne stosowanie zasady konkurencyjności.

III. TERMIN WYKONANIA:

Usługa świadczona będzie w okresie od czerwca 2016 roku do grudnia 2018 roku (według zaplanowanego harmonogramu: 100 godzin w 2016 roku, 150 godzin w 2017 roku, 150 godzin w 2018 roku).

IV. WYMAGANIA:

O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się wykonawcy, którzy spełniają następujące warunki lub dysponują osobami spełniającymi następujące warunki (osoby wskazane do wykonania zamówienia osobiście, wymienione w wykazie zrealizowanych usług):

1. Akceptują treść zapytania ofertowego, bez zastrzeżeń – złożenie oferty jest uważane za akceptację treści zapytania.

2. Posiadają niezbędną wiedzę i doświadczenie zgodne z opisem przedmiotu zamówienia (w tym wiedzę nt. ekonomii społecznej oraz nt. zakładania i funkcjonowania podmiotów ekonomii społecznej i przedsiębiorstw społecznych, organizacji pozarządowych, wiosek tematycznych) oraz dysponują potencjałem technicznym i osobami zdolnymi do wykonania zamówienia.

3. Znajdują się w sytuacji ekonomicznej i finansowej zapewniającej wykonanie niniejszego zamówienia.

4. Posiadają udokumentowany dorobek zawodowy adekwatny do problematyki świadczonej usługi.

5. Posiadają wykształcenie wyższe-ukończyli studia zawodowe/magisterskie lub studia podyplomowe kierunkowe np. ekonomiczne, zarządzanie i marketing lub wykształcenie średnie kierunkowe np. ekonomiczne.

6. Posiadają uprawnienia lub dysponują osobami posiadającymi uprawnienia do wykonywania określonych działań lub czynności, jeżeli przepisy prawa nakładają obowiązek ich posiadania.

7. Posiadają min. 3 letnie doświadczenie zawodowe w zakresie, na które składana jest oferta zgodnie z przedmiotem zamówienia, w tym udokumentowane min. 2 lata doświadczenia w świadczeniu usług w obszarze ekonomii społecznej.

8. Spełniają warunek dotyczący posiadania wiedzy i doświadczenia, tj. wykonali w okresie ostatnich 3 lat przed upływem terminu składania ofert co najmniej 200 godzin usług w zakresie, na które składana jest oferta, którego odbiorcą były:

(4)

- osoby zagrożone ubóstwem i/lub wykluczeniem społecznym

- podmioty ekonomii społecznej oraz przedsiębiorstwa społeczne, organizacje pozarządowe 9. Realizowali usługi w minimum 1 projekcie związanym z ekonomią społeczną.

10. Znają lub dysponują osobami znającymi specyfikę obszaru, o którym mowa w opisie przedmiotu zamówienia ze szczególnym uwzględnieniem podziału administracyjnego, ilości i rodzaju działających podmiotów ekonomii społecznej oraz innych instytucji pomocy i integracji społecznej i zawodowej, a także instytucji rynku pracy.

11. Są mobilni i dyspozycyjni – będą obecni w zaplanowanym terminie i zaplanowanych godzinach realizacji zamówienia w miejscu wskazanym przez Zamawiającego.

Zamawiający dokona oceny spełniania w/w warunków zgodnie z formułą „spełnia – nie spełnia” w oparciu o informacje zawarte w formularzu oferty, w wykazie zrealizowanych usług, CV oraz w dołączonych rekomendacjach.

Wykonawca zobowiązany jest także zapoznać się i stosować obowiązujące Standardy Ośrodków Wsparcia Ekonomii Społecznej szczególnie w zakresie ogłoszonego zapytania, które dostępne są na stronie internetowej: www.ekonomiaspoleczna.nida.pl

V. SPOSÓB PRZYGOTOWANIA OFERTY:

1. Wykonawca powinien sporządzić ofertę na załączonym formularzu ofertowym stanowiącym Załącznik nr 1 do niniejszego zapytania oraz dołączyć Wykaz zrealizowanych usług o podobnym charakterze związanych z ww.tematyką, stanowiący Załącznik nr 2 do niniejszego zapytania.

2. Każdy Wykonawca może złożyć tylko jedną ofertę.

3. Oferta oraz wszelkie załączniki muszą być podpisane przez osoby upoważnione do reprezentowania Wykonawcy. W przypadku, gdy oferta jest podpisana przez inną osobę niż przedstawiciel/e prawny/i Wykonawcy, do oferty należy dołączyć oryginał lub poświadczoną kopię stosownego pełnomocnictwa wystawionego przez osoby do tego upoważnione.

4. Wzory dokumentów dołączonych do niniejszego zapytania powinny zostać wypełnione przez Wykonawcę i dołączone do oferty, bądź też przygotowane przez Wykonawcę w formie zgodnej z niniejszym zapytaniem.

5. Wykonawca ponosi wszelkie koszty związane z przygotowaniem i złożeniem oferty.

6. Wykonawca w toku postępowania może zwracać się z pytaniami o wyjaśnienie niniejszego zapytania.

7. Wykonawcy są zobowiązani do regularnego przeglądania strony internetowej, na której zamieszczone jest niniejsze zapytanie celem rejestrowania wszelkich zmian zapytania i udzielonych wyjaśnień.

8. Wykonawca przed upływem terminu składania ofert może dokonywać jej zmian, uzupełnień, wycofań.

9. Wykonawca zobowiązany jest podać w formularzu ofertowym godzinową stawkę brutto usługi (za 1 h brutto).

10. W celu potwierdzenia warunków określonych w punkcie I i IV Zamawiający wymaga przedłożenia następujących dokumentów:

(5)

CV osoby wskazanej do realizacji niniejszego zamówienia – według wzoru stanowiącego załącznik nr 3,

Rekomendacji i referencji potwierdzających doświadczenie związane z opisem przedmiotu zamówienia.

11. Osoba wskazana do realizacji nie będzie podlegała zmianom z wyjątkiem sytuacji losowych. W takim wypadku nowa wskazana do realizacji osoba będzie musiała spełniać wymagania z punktu I i IV niniejszego Zapytania i będzie podlegała zatwierdzeniu przez Zamawiającego. Zamawiający zastrzega możliwość sprawdzenia powyższych informacji.

12. Dokumenty wchodzące w skład oferty mogą być przedstawione w formie oryginałów lub poświadczonych przez Wykonawcę za zgodność z oryginałem kopii.

13. Zamawiający może żądać przedstawienia oryginału lub notarialnie poświadczonej kopii dokumentu wyłącznie wówczas, gdy złożona przez Wykonawcę kserokopia dokumentu jest nieczytelna lub budzi uzasadnione wątpliwości, co do jej prawdziwości.

VI. KRYTERIA OCENY OFERTY:

Oferty zostaną ocenione przez Zamawiającego w oparciu o następujące kryteria:

1) Cena: 40%

2) Doświadczenie wykonawcy: 60 %

1) cena – 40%:

a) oferty w tym kryterium będą oceniane w odniesieniu do najniższej ceny przedstawionej przez wykonawców, nie podlegającej odrzuceniu,

b) oferta z najniższą ceną otrzyma maksymalną ilość punktów,

c) ocena punktowa tego kryterium dokonana zostanie zgodnie z formułą:

oferowana wartość minimalna cena brutto wartość punktowa oferty = _________________________________________________________________

x 10 x 40%

oferowana wartość oferty cena brutto

2) doświadczenie wykonawcy – 60%:

a) oferty w tym kryterium będą oceniane na podstawie informacji zawartych w Wykazie zrealizowanych usług (Załącznik nr 2)

b) oferty oceniane będą w odniesieniu do największej ilości godzin doradczych, jaką dysponują wykonawcy powyżej minimalnej ilości określonej w punkcie IV, nie podlegający odrzuceniu c) ocena punktowa tego kryterium dokonana zostanie zgodnie z formułą:

ilość godzin usług doradczych zrealizowanych przez wykonawcę wartość punktowa oferty = _______________________________________________________________________________

x 10 x 60%

maksymalną ilość godzin usług doradczych

(6)

Sumę punktów będzie stanowić kryterium cena plus doświadczenie.

1. Największą ilość punktów w kryterium „cena” otrzyma Wykonawca nie podlegający odrzuceniu, który zaproponuje najniższą cenę.

2. Preferowani będą Wykonawcy, którzy posiadają największe doświadczenie w świadczeniu usług wskazanych w pkt I niniejszego zapytania tj. Wykonawca (oferta nie podlega odrzuceniu), który wykaże największe doświadczenie poparte wykazem wykonanych usług i referencjami.

3. Wykazane godziny doradcze nie należycie udokumentowane, nie będą podlegały ocenie.

Zaznacza się, iż prowadzenie szkoleń nie jest równoznaczne z faktyczną realizacją usługi.

4. Pozostali Wykonawcy otrzymają mniej punktów, proporcjonalnie do liczby wskazanych przez siebie usług spełniających wymagania pkt IV zapytania.

5. Wykonawca maksymalnie może zdobyć 10 pkt. Liczba punktów wynikająca z działań matematycznych będzie zaokrąglana do dwóch miejsc po przecinku.

6. W wyniku przeprowadzonego postępowania wyłoniony zostanie co najmniej 1 wykonawca usług.

7. Za najkorzystniejsze zostaną uznane oferty, nie podlegająca odrzuceniu, które po zsumowaniu punktów przyznanych w poszczególnych podkryteriach otrzymają największe ilości punktów.

8. Jeżeli nie można wybrać oferty najkorzystniejszej z uwagi na to, że dwie lub więcej ofert przedstawia taki sam bilans ceny i innych kryteriów oceny ofert, Zamawiający spośród tych ofert wybiera ofertę z ceną niższą.

VII. INTERGRALĄ CZĘŚCIĄ NINIEJSZEGO ZAPYTANIA OFERTOWEGO STANOWIĄ:

1. Formularz ofertowy – załącznik nr 1

2. Wykaz zrealizowanych usług – załącznik nr 2 3. wzór CV – załącznik nr 3

VIII. INFORMACJA O WYBORZE WYKONAWCY

Wykonawcy, którzy złożą ofertę zostaną zawiadomieni o wynikach postępowania w formie elektronicznej na adres e-mail wskazany w ofercie. Informacja o wynikach postępowania zostanie opublikowana na stronie internetowej Zamawiającego: www.ekonomiaspoleczna.nida.pl

IX. INFORMUJEMY, ŻE:

Beneficjent nie może udzielać zamówienia podmiotom powiązanym z nim osobowo lub kapitałowo.

Przez powiązania osobowe lub kapitałowe rozumie się wzajemne powiązania pomiędzy Zamawiającym lub osobami upoważnionymi do zaciągania zobowiązań w imieniu Zamawiającego lub osobami wykonującymi w imieniu Zamawiającego czynności związane z przygotowaniem i przeprowadzeniem procedury wyboru Wykonawcy a Wykonawcą, polegające w szczególności na:

1) uczestniczeniu w spółce jako wspólnik spółki cywilnej lub spółki osobowej;

2) posiadaniu co najmniej 10% udziałów lub akcji;

3) pełnieniu funkcji członka organu nadzorczego lub zarządzającego, prokurenta, pełnomocnika;

(7)

4) pozostawaniu w związku małżeńskim, w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa w linii prostej (rodzice, dzieci, wnuki, teściowie, zięć, synowa), w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa w linii bocznej do drugiego stopnia (rodzeństwo, krewni małżonka/i) lub pozostawania w stosunku przysposobienia, opieki lub kurateli.

W sytuacji wystąpienia powiązania Wykonawca będzie podlegał odrzuceniu z postępowania.

Ocena spełniania przedstawionych powyżej warunków zostanie dokonana wg formuły: „spełnia – nie spełnia”. Wykonawca, który nie spełni któregokolwiek z warunków zostanie odrzucony w postępowaniu.

X. PRAWA ZAMAWIAJĄCEGO:

1. Zamawiający zastrzega sobie możliwość unieważnienia postępowania bez podania przyczyny, w szczególności jeżeli najkorzystniejsza oferta przekroczy cenę zakontraktowaną w budżecie projektu.

2. Zamawiający oceni i porówna jedynie te oferty, które nie zostaną odrzucone przez Zamawiającego.

3. Zamawiający zastrzega sobie możliwość wprowadzenia modyfikacji do Zapytania. Jeżeli wprowadzone zmiany do Zapytania będą wymagały zmiany treści ofert, Zamawiający przedłuży termin składania ofert.

4. O każdej zmianie Zamawiający będzie informował na swojej stronie internetowej www.ekonomiaspoleczna.nida.pl

5. Zamawiający zastrzega sobie prawo do możliwości zmiany harmonogramu w trakcie realizacji projektu oraz zmniejszenia lub zwiększenia przedmiotu zamówienia.

6. Zamawiający ma prawo do złożenia pytań uzupełniających do złożenia ofert, może żądać od Wykonawców uzupełnień, wyjaśnień i poprawienia oczywistych omyłek.

7. Zamawiający ma prawo sprawdzania wiarygodności przedstawionych przez Wykonawcę dokumentów.

8. Niniejsze zapytanie ofertowe nie jest zamówieniem i otrzymane od Państwa oferty nie powodują powstania żadnych zobowiązań wobec stron.

9. Po otrzymaniu oferty z uwagi na założenia budżetowe Projektu Zamawiający zastrzega sobie możliwość negocjowania przedstawionych cen i innych warunków związanych z realizacją zadania oraz odstąpienia od zawarcia umowy.

10. Przed zawarciem umowy Zamawiający może prowadzić dodatkowe negocjacje z Wykonawcą, którego oferta została uznana za najkorzystniejszą lub z Wykonawcami, których oferty zostały ocenione najwyżej, w szczególności jeśli oferty przekroczą kwoty, które Zamawiający zamierza przeznaczyć na realizację zamówienia lub zaproponowane ceny w rażący sposób odbiegają od cen rynkowych. Jeżeli najniższa złożona oferta przekracza cenę zakontraktowaną w budżecie, Zamawiający przeprowadzi ze wszystkimi Oferentami negocjacje. Jeśli w wyniku negocjacji dojdzie do zmiany treści ofert, Wykonawca zobowiązany jest złożyć ofertę ostateczną w terminie 2 dni od dnia zakończenia negocjacji.

(8)

XI. INFORMACJE DODATKOWE:

1. Oferty złożone po upływie terminu składania ofert, przesłane na niewłaściwy adres e-mail oraz niekompletne nie będą rozpatrywane.

2. Wykonawcy, którzy nie spełnią wymagań określonych w Zapytaniu ofertowym zostaną wykluczeni z postępowania.

3. Niniejsze zapytanie ofertowe jest częścią zamówienia dotyczącego realizacji 1200 godzin usług zgodnych z kodem CPV 85312320-8 Usługi doradztwa.

4. Osobami upoważnionymi do kontaktu z Wykonawcami jest Magdalena Pepłowska-Krzykwa oraz Monika Jaszczerska, tel. 89 625 22 26, 696 088 701

XII. SPOSÓB SKŁADANIA OFERT:

Ofertę należy złożyć pocztą tradycyjną, osobiście lub w formie zeskanowanego dokumentu drogą elektroniczną:

- mailowo na adres: ekonomiaspoleczna@nida.pl - pocztą na adres:

Nidzicka Fundacja Rozwoju NIDA ul. Rzemieślnicza 3

13-100 Nidzica

Z dopiskiem: OFERTA OWES NIDZICA

XIII. TERMIN SKŁADANIA OFERT:

03 sierpnia 2016 r. (decyduje data wpływu do siedziby Zamawiającego)

Uwaga: Oferty składane pocztą lub osobiście (w wersji papierowej) przyjmowane będą tylko w godzinach pracy biura Fundacji NIDA tj. 8.00-16.00, natomiast składane w wersji elektronicznej - do końca dnia.